om bedrijfsfraude te herkennen
20 Signalen
Over Corporateservices.nl
Lexence en Hoffmann bundelen hun krachten op het gebied van onderzoek, juridische ondersteuning en asset tracing & recovery. Samen bieden we een integrale oplossing bij bedrijfsfraude. Onze specialisten hebben uitgebreide ervaring en een bewezen
trackrecord. Corporateservices.nl werkt snel, zorgvuldig en discreet.
Fraude treft één op de zeven Nederlandse bedrijven. En dat betreft niet alleen een directeur die zijn privé-etentjes declareert op de zaak, of een salesmanager die te duur reist en daarbij nog zijn vrouw meeneemt.
Veel vaker gaat het bij bedrijfsfraude om strafbare, ongewenste en voor uw bedrijf schadelijke handelingen zoals:
+
diefstal;+
verduistering;+
oplichting;+
corruptie;+
belangenverstrengeling;+
onrechtmatige concurrentie;+
doorspelen van (vertrouwelijke) bedrijfsinformatie;+
sabotage en/of+
cybercriminaliteit.Bovenaan staat diefstal van geld of goederen, gevolgd door diefstal van informatie.
Een snelle stijger is cybercriminaliteit.
Bedrijfsfraude is lang niet altijd even gemakkelijk vast te stellen. Mogelijk heeft u het gevoel dat er iets niet klopt, maar weet u niet goed op welke signalen u moet letten.
Daarom schetsen we in deze whitepaper de belangrijkste oorzaken van bedrijfsfraude.
Ook inventariseren we twintig concrete signalen om fraude te herkennen. Zo kunt u uw organisatie meer alert maken op interne fraude.
20 Signalen om bedrijfsfraude
te herkennen
Helaas bestaat er geen standaardsignalement van een ‘foute’ werknemer. Op basis van onderzoek hebben we wel een aantal veelvoorkomende karakteristieken kunnen vaststellen.
De gemiddelde fraudeur is een man van middelbare leeftijd. Hij werkt zo’n negen jaar bij het bedrijf en is al zeven jaar werkzaam in dezelfde functie onder het middel
management. Hebzucht drijft hem. Hij kan de financiële verleidingen niet weerstaan.
Of hij moet een te luxueus leven financieren. Goed om te realiseren: fraudeurs plegen de fraude zelden alleen. Vaak spannen ze samen met een collega.
Hoe herkent u een fraudeur?
In 97 procent van de fraudegevallen blijken de fraudeurs niet gescreend bij indiensttreding.
In 20 procent van de fraudegevallen zijn directie en/of het management de dader.
Gelegenheid
Het is een open deur: gelegenheid maakt de dief. Dat geldt helaas ook voor bedrijfsfraude. Als werkgever creëert u gelegenheid door:
+
onvoldoende belangstelling van het management voor de werkvloer;+
ontbrekende interne controle;+
afspraken en procedures niet handhaven;+
gebrekkige administratie.Niet elke gelegenheid valt echter voor 100% uit te bannen. U stuurt bijvoorbeeld primair op resultaat. U heeft vertrouwen in uw team. En u geeft uw personeel ruimte en bedrijfsmiddelen om de onderneming succesvol te laten zijn.
Interne of externe druk
Wanneer werknemers onder druk staan, zullen zij eerder misbruik maken van de aanwezige gelegenheid. Externe factoren zijn bijvoorbeeld familieomstandigheden, hoge schulden, gokverslaving of alcohol. Er kan ook sprake zijn van interne druk.
Deze ontstaat wanneer de organisatie hoge en onrealistische doelen stelt. Hierdoor kunnen werknemers zich gedwongen voelen af te wijken van procedures of regels.
Interne druk kan ook op de werkvloer ontstaan: één of meer (dominante) werknemers kunnen collega’s manipuleren en onder druk zetten om mee te werken of te zwijgen.
De drie belangrijkste oorzaken van bedrijfsfraude
zijn gelegenheid, druk en rechtvaardiging.
Rechtvaardiging
Uw werknemer wordt pas een fraudeur als hij dit voor zichzelf kan rechtvaardigen. Als hij het gevoel heeft dat integriteit geen kernwaarde is voor de organisatie. Dat gevoel kan ontstaan als hij leidinggevenden onvoldoende ziet als integere personen. Of als managers weinig waarde hechten aan het belang van integriteit en/of niet ingrijpen bij misstanden.
Als werkgever heeft u hier een belangrijke rol. Voorbeeldgedrag is van cruciaal belang.
Kortom, als er een combinatie van gelegenheid, druk en rechtvaardiging aanwezig is, kan iedereen (ja, we zijn wat cynisch) zich ontpoppen als fraudeur. Daarnaast zien we regelmatig de volgende oorzaken van bedrijfsfraude.
Grote machtsafstand – De feitelijke macht binnen uw bedrijf is zodanig geconcentreerd bij een individu of groep dat tegenspraak onmogelijk is. De ‘machthebbers’ zetten werknemers onder druk om het niet zo nauw te nemen, de ogen toe te knijpen en/of frauduleuze handelingen te verrichten.
Isolement – Een organisatieonderdeel staat fysiek, emotioneel en/of sociaal los van de rest van de organisatie. Zo kunnen groepsnormen verschuiven. Onregelmatigheden worden makkelijker gerechtvaardigd. Er ontstaat een onderlinge sfeer van ‘naar ons wordt toch niet omgekeken, dus gaan we écht niet al die tijdrovende protocollen volgen.’
‘Rings of silence’ – Bepaalde werknemers zijn op de hoogte van schendingen en schermen die af voor anderen (‘We weten dat collega X af en toe ongeoorloofd eerder naar huis gaat, maar we klikken niet naar de baas’). Zij durven geen kritische vragen (meer) te stellen of zeer gevoelige onderwerpen als bedrijfsfraude aan te kaarten bij het hogere management.
Bedrijfsfraude begint bij werknemers die zichzelf een excuus verschaffen om te frauderen. Zoals gezegd kunnen deze excuses hun oorsprong hebben in privéomstandigheden. Een werknemer zit krap bij kas of staat onder druk van (dubieuze) vrienden. In de werksfeer kunnen rancuneuze motieven een rol spelen, bijvoorbeeld een conflict tussen werknemer en werkgever. Werknemers die frauduleus handelen, zijn echter niet gemakkelijk te traceren. Wees alert op signalen dat er iets mis is. Besteed aandacht aan de gedragingen van uw werknemers.
Waar moet u op letten?
Hoge werkdruk
Wees niet verbaasd; vaak is de fraudeur iemand die al jaren prima werk verzet voor uw bedrijf. Hij is vrijwel nooit ziek en is als eerste aanwezig om als laatste naar huis te gaan.
Een ideale werknemer, dacht u. Daardoor hebben ‘trouwe’ werknemers vaak vrijheden waarover zij weinig verantwoording hoeven af te leggen. Het gevaar bestaat dat het bedrijf deze werknemers overstelpt met zware en vertrouwelijke klussen. Zo kan de werkdruk zeer hoog oplopen. Wanneer een passende beloning achterblijft, ontstaat een motief om zélf te zorgen voor een passende vergoeding.
Hoe kan ik bedrijfsfraude
herkennen?
Blind vertrouwen
‘Vertrouwen is goed, controle nog beter’. Uw werknemer weet dat hij u het gemakkelijkst kan benadelen als hij uw vertrouwen heeft. Zo ontstaat vanzelf gelegenheid. Daarom is het verstandig dat u uw werknemers altijd om verantwoording vraagt. Hanteer als stelregel: geen vertrouwen zonder verantwoording.
Gedragsveranderingen
Een belangrijk signaal vindt u in het gedrag van uw werknemer. Als hij bijvoor
beeld zonder logische verklaring beschikt over meer geld en luxe dan het salaris rechtvaardigt. Wanneer een bepaalde werknemer vaak ronde kasverschillen heeft. Of wanneer een chauffeur afwijkende rijtijden heeft bij een vaste route. Zie onderstaand kader voor 20 veelvoorkomende signalen.
Zakelijk of privé contact onderhouden met uw concurrent … Boven zijn/haar stand leven …
Financiële problemen hebben en er met geen woord (meer) over reppen … Een opvallend lege e-mailbox en een lege prullenbak/geen verwijderde items … Problemen thuis en/of een (dure) verslaving hebben …
Plotseling vertrek van een werknemer zonder specifieke reden … Er altijd als eerste zijn en als laatste weggaan …
Bewust werken zonder dat collega’s kunnen meekijken, of altijd met dezelfde collega werken…
Niets uit handen willen geven aan een collega …
Veelvuldig of juist nooit fouten/onduidelijkheden in de urendeclaraties … Heimelijke telefoongesprekken …
Telkens de kas pas opmaken als andere werknemers naar huis zijn …
Regelmatig grote kasverschillen (met een rond getal) of juist nooit kastekort bij dezelfde werknemers …
Onevenredig veel foutbonnen en retours bij telkens dezelfde werknemers … Klanten die telkens door dezelfde medewerker willen worden geholpen … Tips van klanten: geen bon, datum klopt niet, factuurbedrag klopt niet … Opengemaakte verpakkingen in het magazijn …
Afwijkende rijtijden bij een vaste route … Niet houden aan regels en procedures …
Bij verandering in organisatie of proces sterk vasthouden aan de oude situatie …
Wees alert op de volgende
20 signalen van bedrijfsfraude.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
11 12 13
14
15
16
17
18
19
20
10
Stappenplan
In onze 10 Stappen om bedrijfsfraude succesvol aan te pakken leggen wij u stap voor stap uit wat u moet doen wanneer u bedrijfsfraude vermoedt binnen uw organisatie.
Op onze website kunt u deze whitepaper downloaden.
Wat kunt u doen als u vermoedt dat een van uw werknemers zich schuldig maakt aan fraude? Natuurlijk wilt u dit tot op de bodem laten uitzoeken.
Mocht de werknemer zich daadwerkelijk schuldig hebben gemaakt aan fraude, dan kunt u hem ontslaan. Bovendien kunt u de schade op de werknemer verhalen.
Het is noodzakelijk dat u voortvarend én zorgvuldig handelt bij iedere stap die u als werkgever zet. Zo mag u een onderzoek naar fraude door een recherchebureau niet lichtvaardig instellen. Daarvoor is een concrete ver
denking vereist. Ook rondom een ontslag bij fraude kunt u verschillende valkuilen tegenkomen.
Oriënteer u goed voor u een volgende stap zet en laat u goed adviseren.
U heeft een vermoeden van
fraude, en nu?
Spoed
Er is sprake van bedrijfsfraude? En u heeft met spoed hulp nodig?
U kunt ons 24/7 bereiken via telefoonnummer 020 5736 777. Onze alarmcentrale zorgt ervoor dat u snel in contact komt met de juiste specialist van Corporateservices.nl.
