Aon Gedragscode en Gedragsregels
Aon Groep Nederland
1. Inleiding . . . X 2. Ondernemingsbeleid . . . X
2.1 Ethiek . . . X 2.2 Veiligheid . . . XX 2.3 Non-discriminatie . . . XX 2.4 Ongewenste omgangsvormen . . . XX 2.5 Donaties . . . XX 2.6 Giften, gunsten, e.d. . . . XX
3. Individuele gedragsregels . . . X
3.1 Bedrijfsmiddelen . . . X 3.2 Betalingen . . . XX 3.3 Belangen buiten Aon . . . XX 3.4 Tegenstrijdigheid van belangen . . . XX 3.5 Bedrijfsgegevens . . . XX 3.6 Vastlegging van gegevens . . . XX 3.7 Veiligheid . . . XX 3.8 Naleving . . . XX
Aon Gedragscode Voorwoord
Gedragscode
De reputatie van iedere organisatie is afhankelijk van het gedrag van haar medewerkers. De uitstekende reputatie van Aon is van vitaal belang voor ons allemaal. Het handhaven van onze bedrijfsreputatie is een voortdurend proces, dat op een dagelijkse basis aandacht nodig heeft. Iedere afzonderlijke medewerker dient een rol te spelen in het handhaven van onze bedrijfs-reputatie door het in acht nemen van hoge ethische normen. De in deze gedragscode opgenomen gedragsregels zijn ontworpen om de voortdurende verplichting van Aon te benadrukken om de hoogste normen van betrouwbaarheid, integriteit en eerlijkheid te handhaven. Alle medewerkers van Aon hebben ten opzichte van elkaar de verantwoordelijkheid zich iedere dag door de regels en richtlijnen in de gedragscode te laten leiden.
Klanten
Aon is een dienstverlenend bedrijf op het gebied van verzekeringen, employee benefits en risicomanagement, waarvan de diverse onderdelen nauw met elkaar samenwerken. In onze benadering staat de klant centraal. Alle zaken voor belangrijke klanten worden gezamenlijk uitgevoerd als één Aon-team. Wij dragen oplossingen aan en doen voor onze klanten wat zij zelf niet kunnen, willen of behoren te doen.
Distributie is een van onze sterke punten. Wij bieden geïntegreerde verzekerings- en financiële adviesdiensten over organisatorische eenheden en landsgrenzen heen. Wij bundelen op creatieve wijze onze kernvaardigheden en zetten deze waar ook ter wereld in via elk ons ter beschikking staand kanaal. Wij lopen voorop bij de ontwikkeling van nieuwe, innovatieve distributiemethoden.
Op proactieve wijze anticiperen wij op de zich steeds wijzigende behoeften van onze klanten en ontwikkelen nieuwe producten en diensten om aan deze behoeften te voldoen.
Bij alles wat wij doen speelt creativiteit een grote rol. Wij zijn er trots op dat wij het voortouw hebben genomen voor veel van de benaderingen die thans op het gebied van risicomanagement als standaardaanpak gelden.
Medewerkers
Ons streven is een cultuur waarin iedereen vertrouwd is met en zich baseert op onze bedrijfswaarden. Het management geeft leiding door zelf het voorbeeld te geven, waarbij individuele talenten en bijdragen worden onderkend en ondersteund.
Wij worden gezien als aantrekkelijke werkgever, hetgeen ook uit externe publicaties blijkt.
Loopbaangroei is uitsluitend gebaseerd op capaciteiten en prestaties. Wij propageren en respecteren een verscheidenheid aan culturen, denkbeelden en meningen. Alle medewerkers worden de mogelijkheden geboden die bijdragen tot hun persoonlijke groei en ontwikkeling.
Aandeelhouders
Naast onze focus op groei en professionalisme, voeren wij een strikt beleid op het gebied van kostenbeheersing. Investeringsbeslissingen worden zorgvuldig afgewogen en dragen bij aan een efficiënte bedrijfsvoering. Handhaving van sterke balansverhoudingen heeft onze voortdurende aandacht. Onze medewerkers weten hoe zij kunnen bijdragen aan de constante groei van het rendement op ons vermogen.
A.A. Geerdes
1. Inleiding
De gedragscode van Aon geeft regels met betrekking tot de wijze van zaken doen met derden, alsmede de plichten die medewerkers tegenover elkaar en Aon hebben. Onder medewerkers worden niet alleen diegenen verstaan die een vast of tijdelijk dienstverband hebben, doch tevens diegenen die zijn ingehuurd om voor of namens Aon bepaalde taken uit te voeren.
Iedere werknemer is persoonlijk
verantwoordelijk voor de naleving van deze gedragscode.
2. Ondernemingsbeleid
2.1 Ethiek
Aon houdt zich vanzelfsprekend aan de wettelijke bepalingen; daarenboven kiest de onderneming voor integriteit als uitgangspunt bij zaken doen.
Een gevestigde reputatie van betrouwbaarheid en eerlijk handelen is van grote waarde voor de onderneming. Aon verwacht dat iedereen in de organisatie integer handelt. Het is medewerkers niet toegestaan om resultaten te bereiken door wetten te schenden of geschreven normen te overtreden. De directie kiest de zijde van medewerkers die kansen of voordelen verloren moeten laten gaan, die alleen hadden kunnen worden bereikt door het opofferen van deze principes. Indien vragen bestaan ten aanzien van wettelijke of andere regels dienen deze te worden voorgelegd aan de afdeling Juridische Zaken. Van alle medewerkers wordt oprechtheid verwacht.
Dit betekent dat beleidsverklaringen worden nageleefd, evenals administratieve en technische regels en procedures.
2.2 Veiligheid
Persoonlijke gezondheid en veiligheid van de medewerkers staan bij Aon voorop. Daarom biedt Aon de medewerkers een werkomgeving waarin veilig, gezond en naar tevredenheid kan worden gewerkt.
2.3 Non-discriminatie
De onderneming biedt alle medewerkers gelijke kansen bij indiensttreding, tewerkstelling en in arbeidsvoorwaarden, onafhankelijk van ras, huidskleur, religie, nationaliteit, geslacht of seksuele geaardheid.
2.4 ongewenste omgangsvormen
Om medewerkers te beschermen tegen ongewenste omgangsvormen voert Aon een klachten reglement. Onder ongewenste omgangsvormen worden verstaan: alle uitingen in woord en gebaat, afbeelding, gedrag of anderszins waarmee medewerker van uit de werksituatie bij Aon wordt geconfronteerd en die door hem/haar als ongewenst worden ervaren, zoals discriminatie, seksuele intimidatie of verbaal of fysiek geweld.
Het reglement beoogt medewerkers een middel te bieden om situaties waarin zij geconfronteerd worden met ongewenste omgangsvormen te voorkomen en te beëindigen.
2.5 Donaties
Er mogen geen bijdragen worden gedaan door of namens het bedrijf aan enige politieke kandidaat, partij of campagne.
2.6 Giften, gunsten, e.d.
Geen enkele leidinggevende functionaris of medewerker mag ten aanzien van een transactie met een leverancier, klant, regeringsambtenaar of andere persoon of entiteit, vragen om iets van belangrijke waarde te accepteren, aan te bieden, of te geven, als dit tot doel of resultaat heeft de bonafide zakelijke relaties tussen het bedrijf en dergelijke personen of entiteiten te beïnvloeden.
3. Individuele gedragsregels
3.1 Bedrijfsmiddelen
Elke medewerker is bij zijn werkzaamheden verantwoordelijk voor het juiste gebruik van bedrijfsmiddelen. Daarbij gaat het niet alleen om eigendommen en activa van de onderneming, maar ook om bedrijfsinformatie en zakelijke rechten.
Bedrijfsmiddelen mogen uitsluitend worden gebruikt om de doelstelling van de onderneming te verwezenlijken. De directie kan afwijkingen hierop toestaan.
3.2 Betalingen
Er mogen door of namens het bedrijf geen transacties of betalingen worden gedaan met de bedoeling of voorwaarde dat deze anders wordt beschreven in de documentatie die de transactie weerspiegelt of de betaling ondersteunt. Betalingen aan derden behoren in overeenstemming te zijn met gangbare regels, wetten en ethische normen.
Representatiekosten staan in verhouding tot het zakelijk belang en worden met betalingsbewijzen aangetoond. Vergoedingen die door derden aan medewerkers worden uitgekeerd, voortvloeiend uit activiteiten op grond van hun functie bij Aon, komen in principe ten gunste van de onderneming.
Geschenken of persoonlijke gunsten van derden mogen in principe niet worden geaccepteerd, tenzij beneden de EUR 50,--. In voorkomende gevallen kan de Directie Werkmaatschappij hier van afwijken. Relaties met leveranciers en afnemers moeten zuiver worden gehouden. Overwegingen van persoonlijk voordeel mogen geen rol spelen bij zakelijke besluiten.
3.3 Belangen buiten Aon
Zakelijke activiteiten van Aon medewerkers naast het dienstverband met Aon mogen niet strijdig zijn met de belangen van de onderneming. Aanmerkelijke financiële belangen in een bedrijf waarmee Aon zaken doet, dienen vooraf te worden gemeld.
Hetzelfde geldt voor commissariaten bij dergelijke bedrijven.
3.4 Tegenstrijdigheid van belangen
Medewerkers van Aon dienen tegenstrijdigheid
tussen hun belangen en die van de onderneming te vermijden, voor wat contacten met derden betreft die met Aon zaken doen.
3.5 Bedrijfsgegevens
Informatie die Aon c.q. haar klanten kan schaden als derden daarvan kennis kunnen nemen, dienst strikt vertrouwelijk te worden behandeld. Alleen de Directie Nederland kan besluiten belangrijke bedrijfsinformatie openbaar te maken. Medewerkers dienen strikt vertrouwelijk om te gaan met de klant informatie waarover zij dienen te beschikken bij de uitoefening van haar werkzaamheden. Bij afwezigheid mogen medewerkers geen informatie laten liggen op hun bureau of kamer (clean desk), de kasten moeten afgesloten zijn en de computers beveiligd met een wachtwoord. Er mag geen vertrouwelijke of geheime informatie in de prullenbak worden achtergelaten. Geheime informatie wil zeggen die informatie waarvan ongeoorloofde bekendmaking of ander misbruik de belangen van Aon of van klanten van Aon (zeer) ernstig kan schaden; vertrouwelijk is die informatie waarvan ongeoorloofde bekendmaking of ander misbruik de belangen van Aon of van klanten van Aon kan schaden. De medewerkers mogen geen eigendommen van Aon of van een van haar klanten met zich meenemen, wanneer zij niet langer voor Aon werken.
3.6 Vastlegging van gegevens
Zakelijke transacties worden volledig,
waarheidsgetrouw en nauwkeurig vastgelegd, in overeenstemming met de gedragsregels van Aon.
Dit geldt eveneens voor het declareren van kosten, gemaakt tijdens de uitvoering van werkzaamheden.
3.7 Veiligheid
Iedere medewerker dienst zo veilig mogelijk te werken en gezondheidsrisico’s te beperken. Hij of zij is verplicht onveilige situaties te melden en onmiddellijk in te grijpen als zich gevaarlijke of bedreigende situaties voordoen.
3.8 Naleving
Elke medewerker heeft de plicht het niet nakomen van deze gedragscode te melden. In de regels zal dat gebeuren bij het eigen bedrijfsonderdeel.
Indien dit gelet op de omstandigheden niet passend is, kan men zich rechtstreeks wenden tot de Directie Werkmaatschappij of Directie Nederland. Dergelijke meldingen worden met de grootste mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.
In een in te stellen onderzoek zal bronbescherming waar mogelijk worden gewaarborgd. Op de naleving van deze gedragscode zal worden toegezien ongeacht niveau en functie van de medewerker. Overtreding kan leiden tot sancties in de vorm van disciplinaire maatregelen, ontslag en/
of aangifte bij Justitie.
1. De verhouding tot cliënten . . . X 2. De verhouding tot verzekeraars . . . X 3. Dossiervorming . . . X 4. Communicatievormen . . . X 5. Security . . . X 6. Omgaan met andere kantoren . . . X 7. Errors and Omissions . . . X 8. Beloning en financiële transacties binnen Aon . . . X 9. Procedure afwijkende beloningsvormen . . . X 10. 10-Gouden regels . . . X
Gedragsregels Aon Nederland 1. De verhouding tot cliënten
De klant is niet afhankelijk van ons, wij wel van hem. Daarom staat de klant centraal in ons bedrijf. We doen er alles aan om hem dat ook te laten merken.De klant kan ons nooit storen bij ons werk: hij is immers het doel van ons werk. Wij mogen blij zijn dat hij ons gekozen heeft en niet een concurrent. Wij zijn er om zijn problemen op te lossen. De klant hoeft niet te klagen:
hij kan weggaan. Voorkom dus dat er reden is totklagen.
1. De klant legt grote belangen in onze handen.
Het blijven te allen tijde zijn belangen, rechten en aanspraken. Daarom dient de klant steeds geraadpleegd te worden en op de hoogte te zijn van de stand van zaken in zijn dossiers.
2. Als wij een toezegging doen aan een klant is dat een belofte van Aon. Het is een erezaak om die belofte na te komen. Als we onverhoopt in gebreke moeten blijven, laten we dat terstond en met redenen omkleed aan de klant weten.
3. Wij beschikken of beslissen nooit over rechten van de klant zonder eerst aan hem toestemming te hebben gevraagd. Die toestemming dient altijd te blijken uit het dossier.
4. De klant komt naar ons toe onder meer vanwege onze deskundigheid op ons vakgebied. Hij heeft recht op onze beste adviezen, die gebaseerd zijn op de laatste stand van zaken in het vak.
Raadpleeg anderen over het advies dat u moetgeven, of het standpunt dat u wilt gaan innemen. Laat de klant zien wat de alternatieven zijn.
5. Ieder advies aan c.q. iedere opdracht van de klant wordt schriftelijk vastgelegd; hetzelfde geldt voor een eventuele negatieve reactie van de klant.
6. Wees steeds bedacht op het risico dat de klant loopt ingeval van verzwijging. De klant moet er vanuit kunnen gaan dat wij hem die vragen stellen en die informatie verzamelen, die hem
behoedt voor een beroep op verzwijging door verzekeraars.
7. Als een aanvraagformulier moet worden ingevuld, laat dat dan door de klant zelf doen.
Leg hem uit dat zulks geen gebrek aan service is van onze kant, maar dat hij zelf het beste weet hoe de vragen beantwoord moeten worden.
Bespreek de door de klant gegeven antwoorden met hem. Ingeval wij het formulier invullen, wijs er dan schriftelijk op dat alle antwoorden zorgvuldig moeten worden gecontroleerd voor het ondertekenen. Onderteken nooit een aanvraagformulier namens de klant.
8. De beloning die wij krijgen (het commissie percentage c.q. fee) is geen geheim. Als de klant er naar vraagt, geef hem dan die informatie.
9. De klant heeft er recht op zo spoedig mogelijk schriftelijk te vernemen, dat wij een dekking tot stand hebben gebracht. Indien een dekkingsopdracht niet of niet geheel kan worden uitgevoerd, dient de klant periodiek, met schriftelijke bevestiging, over de stand van zaken te worden geïnformeerd. Zorg dat steeds precies datgene wordt bevestigd dat door verzekeraars is geaccepteerd. Hoe duidelijke geformuleerd u de verlangde dekking aan verzekeraars voorlegt, hoe minder kans er later is op problemen.
10. De polis dient, zeker als hij in de Nederlandse markt is gesloten, zo spoedig mogelijk in het bezit te zijn van de klant. Indien u weet dat de polis langer dan normaal op zich zal laten wachten (buitenlandse plaatsingen), deel dat dan tevoren duidelijk aan de klant mee en zorg, voor zover van toepassing, dat in ieder geval de sluitnota binnen één week (zo mogelijk vóór de ingangsdatum) wordt opgestuurd.
11. Dekkingsopdrachten/verhogingen dienen terstond te worden behandeld; het is niet toegestaan die tot de volgende dag te laten liggen.
12. Al hetgeen wij van de klant weten beschouwen wij als vertrouwelijke informatie, tenzij die
2. De verhouding tot verzekeraars
Makelaar dan wel consultant zijn betekent: tussen twee partijen in staan die tegenstrijdige belangen hebben, en tóch met beiden een vertrouwensrelatie onderhouden.
De makelaar c.q. consultant moet altijd het evenwicht in die verhouding bewaren en zich tegelijkertijd ervan bewust zijn dat hij aan de kant van de cliënt staat. Daar ligt zijn allereerste loyaliteit. Tegelijkertijd hebben we voor ons werk het vertrouwen van de verzekeraars nodig. Ook in de verhouding tot hen geldt: afspraak is afspraak.
We kunnen van verzekeraars alleen verwachten dat zij zich aan gemaakte afspraken houden, wanneer wij dat ook doen tegenover hen.
1. Zorg ervoor dat verzekeraars díe informatie over het te verzekeren risico krijgen, waarvan u weet dat die voor de beoordeling van het risico van belang is. Het achterhouden van informatie die u wel kent, maar die u niet aan verzekeraars wilt geven, is zeer gevaarlijk (en dus niet toegestaan):
de verzekering kan nietig worden verklaard wegens verzwijging en de relatie met de cliënt kan onherstelbaar beschadigd raken.
2. Maak in teksten van sluitnota’s, polissen, aanhangsels en schaderekeningen steeds met grote nauwkeurigheid duidelijk wat de cliënt en wij willen.
3. Documenteer de ontwikkelingen in een zaak volledig: houdt aantekening van (telefoon)gesprekken met zowel cliënten als met verzekeraars. Voeg brieven, notities, faxberichten en E-mails aan het (elektronisch) dossier toe.
4. Vraag bij plaatsingen in het buitenland steeds om een fotokopie van de originele slip, waaruit vroegtijdig blijkt welke verzekeraars op het cover zijn betrokken. Op die manier kan ook het oog gehouden worden op de solvabiliteit van de verzekeraars (zie ook hoofdstuk 5).
5. Ga gepast om met de macht die u als producent van zaken bij verzekeraars hebt. Die éne zaak kunt u er misschien mee redden, maar morgen heeft u diezelfde verzekeraar weer nodig en wordt “de rekening” vereffend.
6. Wees er zeker van dat alle verzekeraars de mening en afwikkeling van de leidende
verzekeraars volgen, in het bijzonder ingeval van coulance/sans prejudice betalingen.
7. Indien (buitenlandse) plaatsingen aflopend zijn (b.v. 12 maanden) en de verzekering een langere looptijd heeft, zorg dan voor tijdige signalering - met daarnaast een sluitende controle op de tijdige signalering - ten behoeve van de continuatie.
informatie langs andere weg algemeen bekend kan zijn. Al die vertrouwelijke informatie wordt alleen gebruikt voor het doel waarvoor zij ons ter beschikking is gesteld, te weten: om ons werk te doen.
13. Van ieder cliëntenbezoek dient een verslag gemaakt te worden.
14. Een schade moet met voortvarendheid behandeld worden en de schaderegeling moet niet vertraagd worden door het vragen van overbodige gegevens. De klant dient van de voortgang van de schadebehandeling periodiek, minimaal eens per vier weken, op de hoogte gehouden te worden.
15. De verzekerde wordt ruim van tevoren ingelicht indien verzekeraars de in de polis vastgelegde betalingstermijn, ingeval van schadebetaling, niet (kunnen) respecteren. U dient met de directie te overleggen of een voorschotbetaling door Aon zinvol en toegestaan is.
3. Dossiervorming 4. Communicatievormen
Als er ooit problemen komen, is het dossier het enige waaruit kan blijken wat we wel en niet hebben gedaan. Daarom is het nauwkeurig bijhouden van dossiers een eerste vereiste.
Tijdig documenteren wat er in een zaak gebeurt is één van de belangrijkste onderdelen van ons werk.
1. Op iedere afdeling behoren vaste regels voor het inrichten van dossiers te bestaan. Daarvoor is iedere leidinggevende verantwoordelijk. Hij of zij dient er op toe te zien, dat aan die regels de hand wordt gehouden
2. Iedereen is verantwoordelijk voor het op orde houden van de dossiers, waaraan hij/zij werkt.
Een dossier dient dusdanig te zijn samengesteld, dat een ander, na het nauwkeurig gelezen te hebben, de zaak zonder problemen kan overnemen. Dit brengt met zich mee, dat een dossier na behandeling direct op de daarvoor aangewezen plaats moet worden opgeborgen, een en ander voorzover het dossier niet elektronisch benaderbaar is.
3. Veel van wat we doen leidt tot verplichtingen tegenover onze cliënten, de verzekeraars of voor onszelf. Het is van het allergrootste belang, dat die zonneklaar uit het dossier blijken.
4. Zorg dat de andere partijen die bij het dossier betrokken zijn, steeds op de hoogte blijven van wat ze moeten weten. Dat geldt natuurlijk voor de klant, maar evenzeer voor verzekeraars en andere door ons of door de klant ingeschakelde dienstverleners en tegenpartijen.
5. Niet alleen (telefoon) gesprekken, maar ook ontmoetingen op de beurs of elders kunnen afspraken opleveren, die vastgelegd moeten worden. Daarnaast dient elke vorm van correspondentie in het (elektronische)dossier opgeslagen te worden.
Ons vak bestaat voor het grootste deel uit communicatie met anderen, zowel binnen het bedrijf als daarbuiten. Het product van Aon komt tot stand door een combinatie van verzekeringstechnieken communicatie.
De meeste klanten zullen aan de manier waarop we met hen communiceren meten of ze tevreden over ons zijn.
Een onvriendelijk telefoongesprek of een slecht uitziende brief kan grote onvrede bij de klant veroorzaken.
1. Iedere vorm van communicatie is belangrijk.
De klanten en andere relaties of tegenpartijen hebben recht op zorgvuldige, vriendelijke en zakelijke communicatie.
2. Een telefoon die meer dan vier keer overgaat, irriteert de beller. Bij Aon wordt de telefoon – ook die op het lege bureau naast u – dus vóór die tijd opgenomen.
3. Een telefoongesprek is pas afgelopen, wanneer de daarvan gemaakte notitie in het dossier of op het bureau van uw collega ligt.
4. Voorkom dat binnenkomende
telefoongesprekken gaan zwerven; als u niet precies weet met wie u een bij u binnenkomend gesprek moet doorverbinden, vraag dan of de beller kan worden teruggebeld en zorg ervoor dat dit spoedig plaatsvindt.
5. De werkdag is niet voorbij voordat alle voor u bestemde telefoonnotities zijn afgewerkt. Als u bij het terugbellen degene die u gebeld heeft niet te pakken krijgt, laat zo mogelijk bericht achter dat u gebeld heeft.
6. Brieven, faxen, volmachtpolissen, contracten, etc. worden uitsluitend ondertekend door degenen, die daartoe tekenvolmacht hebben gekregen.
7. Brieven worden in de voorgeschreven huisstijl, in
de voorkeursspelling geschreven en zijn duidelijk en logisch ingedeeld. Typefouten of zichtbare correcties dienen niet voor te komen: een brief met een typefout dient opnieuw geprint te worden.
8. Faxen worden steeds voorafgegaan door een faxformulier, dat geheel is ingevuld. Daardoor zal het antwoord op het goede faxtoestel binnenkomen.
9. Voorkom dat “onbekende” brieven gaan rondzwerven door de organisatie. Bel de afzender op voor de juiste referentieplaats of raadpleeg een terminal om vast te stellen waar de relatie is ingedeeld.
10. E-mail en internet gebruik.
E-mail is binnen de Aon organisatie een niet meer weg te denken hulpmiddel voor
communicatie tussen de medewerkers onderling en met de klanten.
Gebruik
De richtlijnen voor het gebruik van het e-mail systeem alsmede de controle daarop zijn vastgelegd in het Protocol “privacy e-mail- en internetgebruik”, dat geacht wordt een geheel te vormen met deze gedragsregels.
Autorisatie
Het is niet toegestaan het e-mail account van een andere Aon medewerker te gebruiken zonder uitdrukkelijke toestemming van de medewerker in kwestie.
Password/Wachtwoord
De geheimhouding van het password behorende bij het e-mail account is de verantwoordelijkheid van de Aon medewerker. Wij adviseren u dan ook om uw password nergens te noteren en een makkelijk te onthouden password te kiezen
dat moeilijk door anderen te achterhalen is. Uw geboortedatum of bijvoorbeeld de naam van uw partner zijn twee voorbeelden welke (te) gemakkelijk door een ander te raden zijn.
Controleren e-mail
De medewerker is verantwoordelijk voor het dagelijks controleren en behandelen van binnenkomende e-mail berichten op zijn/haar account. Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker en afdelingsleiding er voor te zorgen dat e-mail ook gelezen wordt tijdens vakantie of ziekte van de medewerker.
Zorgvuldigheid
Omdat het e-mail systeem tevens gebruikt kan worden voor het verzenden van vertrouwelijke informatie, is het van groot belang dat de adressering zorgvuldig wordt ingevoerd en dat de juiste voorzorgsmaatregelen (bijv. attachments voorzien van een password) met betrekking tot beveiliging van de informatie worden genomen.
Bewijskracht
Aangezien de bewijskracht van e-mail berichten (nog) niet vaststaat dienen belangrijke
mededelingen welke per e-mail zijn gedaan te worden bevestigd per fax of per brief.
Internet
Het gebruik van internet is u ter beschikking gesteld als ondersteuning van uw werkzaamheden. U kunt het internet gebruiken als informatiebron en voor het verschaffen van service aan de klanten.
Gebruik
De richtlijnen voor het gebruik van internet alsmede de controle daarop zijn vastgelegd in het Protocol “privacy e-mail- en internetgebruik”, dat geacht wordt een geheel te vormen met deze gedragsregels.
Geheimhouding
Het is niet toegestaan informatie van en/of over Aon of klanten van Aon te plaatsen op internet of anderszins te verspreiden zonder toestemming van Aon. Ten aanzien van de geheimhouding wordt eveneens verwezen naar de geheimhoudingsverklaring voorzover opgenomen in de individuele arbeidsovereenkomsten, stage overeenkomsten of overeenkomsten van opdracht.
Overtreding van de richtlijnen met betrekking tot het gebruik van e-mailen internet kan leiden tot disciplinaire maatregelen wat zou kunnen resulteren in beëindiging van het dienstverband met de betrokken medewerker.
5. Security
De klant wil bij Aon zekerheid kopen.
Daartoe behoort, dat hij er van uit gaat,dat de verzekeraars bij wie zijn
risico’s zijn ondergebracht goed zijn voor hun geld als het op betalen aankomt.
Een makelaar c.q. consultant kan weliswaar nooit een garantie geven dat er ook betaald zal worden,maar hij kan zich wel tot het uiterste inspannen om uitsluitend goede verzekeraars op zijn posten te betrekken.
De solvabiliteit van verzekeraars wordt regelmatig getoetst. Degenen, die niet aan de criteria voldoen, komen niet op de “lijst van toegelaten maatschappijen”.
1. Op de door Aon geplaatste posten mogen slechts verzekeraars betrokken worden die:
- algemeen bekend zijn en een goede reputatie hebben;
- Voorkomen op de “lijst van toegelaten maatschappijen”.
De sluiter c.q. consultant is verantwoordelijk voor het in acht nemen van deze criteria.
2. De security-committee is verantwoordelijk voor het opvoeren, handhaven en afvoeren van maatschappijen op de “lijst van toegelaten maatschappijen”. Ingeval u zich bezighoudt met het plaatsen van verzekeringen, dient u ervoor te zorgen dat u steeds van de laatste editie op de hoogte bent.
3. Het is nimmer toegestaan aan derden mededeling te doen omtrent de namen van de maatschappijen, die niet op de “lijst van toegelaten maatschappijen” voorkomen. Deze lijst is een uiterst vertrouwelijk document.
4. Als het niet mogelijk is een risico onder te brengen bij de gebruikelijke verzekeraars, dient omtrent nieuwe verzekeraars het oordeel van de security-committee te worden gevraagd door
de leidinggevende, het afdelingshoofd of de directie.
5. De regels van dit hoofdstuk zijn óók van toepassing op plaatsingen in buitenlandse markten, ook wanneer die plaatsing via andere makelaars plaatsvindt. Maak zonodig tijdig goede afspraken met de “placing broker”.
6. Afwijking van de in dit hoofdstuk gegeven regels is slechts mogelijk na vooraf verkregen goedkeuring van de Directie.
6. Omgaan met andere kantoren 7. Errors and Ommssions
Aon heeft kantoren in alle belangrijke landen van de wereld. In Nederland heeft Aon meerdere vestigingen.
Aon beschikt over een grote kennis van de meest uiteenlopende verzekeringsvormen, en constructies, maar niet ieder kantoor beschikt over alle kennis. Dus kan een beroep op u worden gedaan vanuit een ander kantoor.
De klanten van Aon zijn ondernemingen.
Velen daarvan beschikken over meerdere vestigingen. Soms in één land, soms in meerdere. Aon kan deze klanten beter helpen vanwege die vele kantoren. Daarom dient aan een verzoek tot hulp van een ander kantoor grote aandacht te worden besteed.
1. Een ander kantoor is een klant; we besteden aan een verzoek om hulp dezelfde aandacht als aan een verzoek van een klant.
2. Houdt het andere kantoor steeds op de hoogte van de ontwikkelingen aan uw zijde. Beter één bericht te veel, dan één te weinig.
3. Voor de klant is Aon één bedrijf. Nooit mag hij geconfronteerd worden met het argument dat
“het andere kantoor” iets niet, nog niet of fout gedaan heeft.
4. Vragen over de verdeling van de inkomsten tussen de kantoren zijn ondergeschikt aan de verlening van de dienst aan de klant.
5. Kennis die op een bepaalde plaats in het bedrijf bestaat, is nimmer exclusief eigendom. We stellen onze kennis en ervaring aan elkaar ter beschikking.
6. Als u de keuze heeft tussen het vragen van raad of hulp geven aan een ander in de organisatie en zelf opnieuw “het wiel uitvinden”, dan kiest u vanzelfsprekend het eerste. Het bespaart tijd en de klant is sneller en vrijwel altijd ook beter geholpen.
7. Laat nooit een verzoek van een ander kantoor onbeantwoord, bevestig omgaand de ontvangst, deel daarbij mede of aan het verzoek kan worden voldaan en doe zo duidelijk mogelijke uitspraken over de tijd die daarvoor nodig zal zijn. Houdt u aan die termijn en laat hem ik elk geval niet verlopen zonder dat uw collega weet, dat het langer zal gaan duren. Laat hem dat dus weten.
Een fout kan iedereen maken. Het maken van een fout is meestal vergeeflijk. Wat onvergeeflijk is, is het verzwijgen van een gemaakte fout.
Een persoonlijke fout kan vergaande consequenties voor heel Aon hebben.
Dat geldt voor de relatie met de klant, maar het geldt ook voor onze aansprakelijkheid en de mogelijkheid om een eventuele schade onder onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering te claimen.
1. Een fout, ook al leidt deze nog niet direct tot consequenties, dient terstond aan de naast hogere gemeld te worden. Dat geldt wanneer u zelf ontdekt een fout gemaakt te hebben, het geldt ook wanneer een klant, een collega of een verzekeraar u op een gemaakte fout attent maakt.
2. Ook wanneer u vindt, dat degene die u op een vermeende fout attent maakt, ongelijk heeft, dient u toch de situatie aan uw naast hogere te melden.
3. Alle gemelde fouten of verdachte omstandigheden dienen op de dag van ontdekking bij de Directie terecht te komen.
Tegelijkertijd dient er een melding aan de afdeling Juridische Zaken gedaan te worden.
4. De Directie beslist over de te volgen gedragslijn ten opzichte van elk van de bij de fout betrokken partijen.
5. Juridische Zaken neemt de verdere behandeling van de fout over en beslist op welk moment de verzekeraars moeten worden ingelicht.
6. Juridische Zaken legt een compleet dossier aan van elke foutmelding. Zij zorgt ervoor, dat iedere verklaring van de betrokkenen zo volledig mogelijk in het dossiers wordt opgenomen.
8. Beloning en financiële transacties
binnen Aon. 9. Procedure afwijkende beloningsvormen
Aon wordt beloond voor zijn diensten.
Van tijd tot tijd kunt u worden
geconfronteerd met iemand, die vindt dat hij recht heeft op een betaling of korting.
De beslissing om al dan niet aan dergelijke verzoeken tegemoet te komen en de beslissing om zelf iets aan te bieden dat afwijkt van het normale, is voorbehouden aan de Directie.
1. Het is niet toegestaan geldelijke toezeggingen te doen aan klanten of verzekeraars, tenzij een medewerker daartoe uitdrukkelijk gemachtigd is.
Deze regel geldt voor alle soorten toezeggingen zoals kortingen op de gebruikelijke courtage, het voor rekening van Aon nemen van premie of het betalen van (een deel van) een schade door Aon.
2. Er bestaan voor iedere verzekeringsvorm courtageregels. Die zijn steeds van toepassing.
Onder bepaalde voorwaarden kan met een individuele klant een (afwijkende) courtageregeling worden gemaakt. Het is niet toegestaan met klanten afspraken te maken over courtagedeling, tenzij een medewerker daartoe uitdrukkelijk gemachtigd is. Alle gemaakte courtageafspraken dienen gedocumenteerd te zijn.
3. Als u ook maar de geringste twijfel heeft, neemt u contact op met uw naast hogere of directeur.
Algemeen
Deze procedure geldt als er sprake is van een beloning die afwijkend is van de “normale” courtage , d.w.z.
fee (fixed of uurtarief) of courtage-deling.
Procedure
1. Indien er sprake is van een afwijkende beloningsvorm dient, voordat een voorstel aan de cliënt wordt gedaan door de accountmanager, overleg plaats te vinden met de controller van het betreffende bedrijfsonderdeel omtrent de vaststelling van de meest geschikte beloningsvorm.
2. Door de accountmanager wordt een voorstel geformuleerd voorzien van een deugdelijke onderbouwing.
3. Het voorstel wordt voor akkoord ter tekening voorgelegd conform de hierna vermelde autorisatie procedure. Indien het een gezamenlijke klant van ARM en AC betreft, dienen beide bedrijfsonderdelen met het voorstel akkoord te gaan.
4. De regeling wordt door de accountmanager vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. (DVO).
5. De door de cliënt getekende DVO wordt gearchiveerd door de afdeling Client Service, met een kopie naar de accountmanager en de controller.
6. Eenmaal per jaar produceert de controller een overzicht ter beoordeling van de winstgevendheid van de klant met een afwijkende beloningsvorm.
7. De accountmanager is verantwoordelijk voor de winstgevendheid van de klant.
Autorisatie – grenzen
Elke afwijkende beloningsregeling dient conform de hieronder vermelde grenzen van beloning voor akkoord te worden getekend.
beloning bevoegd ter tekening voor akkoord
> Euro 100.000 directievoorzitter werkmaatschappij
< Euro 100.000 - > 50.000 directielid werkmaatschappij
< Euro 50.000 Hoofd Klantgroep/EAD en/of Hoofdklantniche; bij
AC een directielid
Getekend wordt voor:
• de afspraak als zodanig
• de commerciële noodzaak, dan wel de winstgevendheid van de afspraak.
10. Beloning en financiële transacties binnen Aon.
Aon medewerkers dragen bij en voldoen aan de visie en verwachtingen van onze klanten door het in acht nemen van de volgende bedrijfswaarden:
1. Commitment en Loyaliteit aan Bedrijf en Genomen Besluiten.
Dit betekent onder meer dat indien aan
besluitvorming wordt meegedaan daar dan later geen afstand van kan worden genomen of kort gezegd geen “JA MAAR GEDRAG”.
2. Toon Constant en Continue Voorbeeldgedrag.
Voer uit wat je zegt en dat geldt van hoog tot laag.
3. Respecteer, Waardeer en Help Elkaar.
Elkaar serieus nemen en elkaar als zodanig behandelen mede onder het gezegde: “Wat gij niet wilt dat u geschiedt doet dat ook een ander niet”. Daarnaast zijn de meeste van ons slecht in het naar elkaar uitspreken van waardering, wellicht zouden wij ons gedrag op dit punt wat kunnen aanpassen.
4. Afspraak = Afspreken + Aanspreken.
Afspraken maken is het goed en duidelijk afspreken wat je van elkaar verwacht en dus niet veronderstellen dat de ander het misschien wel doet. Indien een afspraak niet kan worden nagekomen wordt daarvan tijdig melding gemaakt en indien een afspraak al dan niet per ongeluk niet wordt nagekomen, spreek je elkaar op een positieve manier aan.
5. Verantwoordelijkheid Nemen & Geven.
Weten wat van je wordt verwacht en daar naar handelen; het geven van vrijheid aan medewerkers betekent naar hen ook het kennen van grenzen.
6. Teamresultaat Boven Individueel Resultaat.
Resultaat boeken in teamverband is vaak effectiever en veelal leuker dan
individueel scoren of verliezen.
7. Denk en Werk Oplossingsgericht.
Leg problemen niet bij anderen neer zonder aan te geven wat jouw oplossing is of beter nog tussen welke door jou gevonden oplossingen kan worden gekozen; laten we ons pro-actief opstellen!
8. Ken en Gebruik Elkaars Kwaliteiten.
Wees nieuwsgierig en laten we ons realiseren dat 2 meer weten dan 1 en dat 3 meer weten dan 2; stel je kwaliteiten ter beschikking van je collega’s.
9. Stimuleer Creativiteit esn Initiatieven.
Torpedeer andermans voorstel niet direct met:
“leuk idee ... maar!”. Als iemand bij herhaling zijn neus stoot ontstaat er namelijk frustratie.
Stel anderen in staat om succes te hebben. Laat entrepreneurschap hoogtij vieren.
10. Creëer Plezier in het Werk.
Laat humor een grote bron van energie zijn:
“Let’s have more fun”.
Contact
Afdeling compliance +31 (0)10 448 78 92 louis.holst@aon.nl Ethics Helpline +1877 384 4276
Aon-Gedragscode-en-Gedragsregels-V3
Over Aon
Aon Nederland, toonaangevend adviseur in risico- management, employee benefits en verzekeringen, draagt bij aan het realiseren van de ambities van zijn cliënten. In Nederland heeft Aon 9 vestigingen met 1.750 medewerkers. Het bedrijf maakt deel uit van Aon plc in Londen, Verenigd Koninkrijk.
Het wereldwijde Aon-netwerk omvat circa 500 kantoren in meer dan 120 landen en telt ruim 66.000 medewerkers. Hiermee is Aon een van de grotere financiële dienstverleners ter wereld. Aon plc is gespecialiseerd in financiële en verzekeringsdienst- verlening en staat genoteerd aan de effectenbeurs van New York (NYSE:AON). Ga naar www.aon.nl voor meer informatie over Aon en naar www.aon.
com/manchesterunited om meer te lezen over het wereldwijde partnership met Manchester United.
Download de Aon plc Fact Sheet & Aon Fun Facts Sheet hier: www.aon.nl/factsheet
© Aon plc 2015. Alle rechten voorbehouden.
www.aon.nl
