Plan van Aanpak. Beheermethoden Business Intelligence data

(1)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXX

Santosh Mes Dinsdag 7 april 2009

Bijlage 1: Plan van Aanpak

Plan van Aanpak

Beheermethoden

“Business Intelligence” data

Titel Plan van Aanpak, Afstudeeropdracht CTAC EIM

Auteur Santosh Mes

Datum laatst gewijzigd Vrijdag 27 maart 2009 Docentbegeleider Avans

Hogeschool

Adrie Rovers

Organisatie CTAC

Praktijk begeleider CTAC Ad van Tulder

Periode Februari 2009 – juni 2009

Versie 1.0

(2)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXXI

Voorwoord

Voor u ligt het plan van aanpak voor het uitvoeren van de afstudeer opdracht van Santosh Mes. Deze afstudeeropdracht zal uitgevoerd worden bij CTAC te

‘s-Hertogenbosch en wordt begeleid vanuit Avans Hogeschool te Breda in het kader van het afstuderen aan de opleiding Bedrijfskundige Informatica. Dit plan van aanpak is de eerste aanzet tot realisatie van de opdracht.

‘s-Hertogenbosch, Vrijdag 27 maart 2009

……….. ……… ……….

Santosh Mes Ad van Tulder Adrie Rovers

Namens CTAC Namens Avans

Hogeschool

(3)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXXII

Verklarende woordenlijst

In deze lijst zal er een verklaring gegeven worden van enkele termen die gebruikt worden in dit Plan van Aanpak.

Woord Betekenis

Avans Hogeschool De organisatie waar de opleiding Bedrijfskundige Informatica gevolgd is en vanwaar de afstudeeropdracht begeleid wordt

Beheersbaar c.q. beheersing Invoeren en handhaven van een stel maatregelen en procedures opdat de vastgestelde doelstellingen gehaald worden

BI Business Intelligence

BI data Alle gegevens en informatie die

ontrokken worden uit operationele bronsystemen zoals ERP die van strategische of tactische aard zijn

CTAC De organisatie als geheel waar de

afstudeeropdracht uitgevoerd wordt.

Gevestigd te ‘s-Hertogenbosch, Goudsbloemvallei 30

Databeheersing Beheersbare BI data in de zin dat deze voldoet aan de eisen die gesteld worden aan strategische en tactische informatie en toegestane (ICT-)kosten

Datawarehouse Een kopie van transactiedata afkomstig van verschillende bronnen uit operationele systemen, die specifiek in dimensies gestructureerd is voor query en analyse

ERP Enterprise Resource Planning,

softwarepakket ter ondersteuning van alle processen van een organisatie

QlikView BI oplossing om BI data te kunnen

rapporteren, presenteren en analyseren

SAP BW Datawarehouse systeem van SAP

Scriptie Eindverslag van afstudeeropdracht voor

de afstudeercommissie

SMART Principe om doelen zo concreet

mogelijk te omschrijven

(4)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXXIII

1. Achtergrond organisatie

1.1. Ctac N.V.

CTAC N.V. is sinds 1992 actief in de IT- en businessconsultancy met gedegen functionele en technische SAP expertice. CTAC is SAP Gold, SAP Hosting partner gecertificeerd en grootste reselller in Nederland voor middelgrote ondernemingen.

De opdrachtgevers van CTAC bevinden zich voornamelijk in de handel en industrie, retail, zakelijke dienstverlening, (semi-)overheid, zorg en wetenschappelijk onderwijs.

CTAC is een ICT diensterverlenend bedrijf. CTAC onderscheidt zich voornamelijk door het bieden van totaaloplossingen, partnerships en een heldere project aanpak voor elke branche en bedrijfsgrootte.

1.2. Missie en visie

Missie

Succesvol leveren van informatie- en procesoplossingen met duurzame toegevoegde waarde voor onze opdrachtgevers

Visie

Onderscheidend zijn in de markt door ondernemerschap te combineren met producten marktspecialisme 1)

__________________

1) Website CTAC, http://www.ctac.nl/2006/content/body.asp?smid=393

(5)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXXIV

2. Afstudeeropdracht

2.1. Oorspronkelijke vraagstelling CTAC

Met moderne Business Intelligence-tooling als QlikView kunnen gegevens direct uit de bronsystemen (ERP) worden onttrokken en kan daarover direct en op flexibele wijze worden gerapporteerd.

In wat grotere (rapportage)omgevingen worden veelal DataWarehouses ingezet, die de data bevatten waarover wordt gerapporteerd. Deze hebben onder meer als voordeel dat ze zeer gestructureerd in elkaar zitten.

Wanneer gegevens door een applicatie als QlikView uit een ERP-systeem zoals SAP R/3 worden onttrokken en dan direct beschikbaar zijn voor rapportage, vervalt dit voordeel.

Dan is een andere oplossing nodig om goed zicht te houden op het volume en de variëteit van de gegevens en tevens op de daarop gebaseerde rapportages..

Vraagstelling:

Help ons een methode en een hulpmiddel te ontwikkelen om binnen een SAP- QlikView omgeving tot een goede beheersing van de Business Intelligence-

"datamassa" en bijbehorende rapportages te komen Bij deze oplossing zal de applicatie QlikView een rol spelen.

(6)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXXV

2.2. Concrete opdracht

Probleemstelling

In de situatie dat gegevens uit diverse bronsystemen ontrokken worden zonder tussenkomst van een datawarehouse gaan essentiële attributen zoals structuur, relaties, transformatie enz. verloren. Daardoor wordt de beheersing van de geëxtraheerde gegevens lastiger. Dit vraagt om verbetering van het beheerproces, waarbij waarschijnlijk IT-hulpmiddel(len) nodig zijn. Onderzoek is nodig om inzicht te krijgen hoe deze oplossing er uit zal moeten zien. Aan de hand van dit onderzoek moet zal ook bekeken worden of er bestaande oplossingen zijn of dat er een gecreëerd moet worden.

Opdracht

De afstudeerder is verantwoordelijk voor het verbeteren het beheerproces van BI data van QlikView omgevingen zonder datawarehouse door:

• Inventariseren van de huidige problemen van het beheerproces onder de consultants, samen met consultants, beheerders en management te komen tot mogelijke verbeteringen en functionele eisen en wensen voor het proces.

• Realiseren van een conceptueel model van de methode c.q. (IT-) hulpmiddel aan de hand van de verbeteringen van het beheerproces die voortgekomen zijn uit de inventarisaties.

• Initiëren van een verandering van het ontwerpen van QlikView applicaties om zo te komen tot een beter beheerproces.

• Inrichten van een prototype van de methode c.q. hulpmiddel aan de hand van de eisen en het conceptueel model. ; eventueel^‡: draag bij aan de ontwikkeling van een applicatie voor het beheren van BI-data in een omgeving zonder DataWarehouse.

• Zorg dragen dat de methode gebruikt word door het creëren van draagvlak en acceptatie van de consultants van QlikView.

‡ Nader te bekijken; afhankelijk van de vraag of dit binnen de scope van de opdracht kan passen

(7)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXXVI

2.3. Toepassing BI kegel

Algemeen profiel Bedrijfskundige Informatica

Het werkterrein van elke BI-er kan middels de BI-kegel worden geïllustreerd:

BP = bedrijfsprocessen IV = inform atievoorziening IT = inform atietechnologie M = m ensen

IT IT

IV IV MM

klant klant

BP BP

strategie strategie

Werkterrein en competenties:

Een BI-er is een professional die ervoor zorgt dat mensen en IT op een dusdanige wijze worden ingezet en dat de informatievoorziening en bedrijfsprocessen zo worden ingericht dat deze bedrijfsprocessen beter afgestemd zijn op de klant en de organisatiestrategie. Essentieel hierbij is het woord ‘beter’. Een BI-er zal, uitgaande van een huidige situatie, een verandering initiëren teneinde een verbetering in de bedrijfsvoering te realiseren.

2.3.1. Bedrijfsprocessen

De processen aangaande het beheer van BI data QlikView verlopen nu niet optimaal. De opdracht heeft als doel een beter beheerproces voor de BI data van QlikView te ontwikkelen. Met deze methode kan het beheer proces van de BI data dus beter dat wil zeggen effectiever en efficiënter verlopen.

2.3.2. Mensen

De te ontwikkelen methode c.q. hulpmiddel heeft als resultaat dat er op een betere manier beheerd kan worden. Dat vereist wel dat deze manier daadwerkelijk toegepast gaat worden. Dit vereist acceptatie en bijvoorbeeld een goede introductie van de methode en inbedding ervan in bestaande werkwijzen.

Medewerkers van CTAC zullen worden betrokken bij het ontwikkelen van de methode, onder meer door participerende onderzoeken en interviews.

2.3.3. IT

(8)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXXVII

IT is veelal nodig om processen te ondersteunen. Zo is ook de verwachting bij het beheren van QlikView BI-data. Concreet wordt gedacht aan een applicatie op basis van een database van metadata. Ook beschrijvingen van procedures en methode kunnen opgeslagen –en beschikbaar gesteld- worden middels een IT hulpmiddel.

(9)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXXVIII

3. Doelstellingen, afbakening en randvoorwaarden

In dit hoofdstuk zal een gedeelte besteed worden aan de afbakening van het project. Dit om duidelijk te krijgen wat wel en wat niet binnen de grenzen van het project valt.

3.1. Doelstellingen

Het project heeft de volgende doelstellingen:

• Inzicht krijgen in het beheerproces van QlikView BI data op gebieden van incident en wijzigingsbeheer. Hierbij zijn incidenten en wijzigingen de triggers voor beheeractiviteiten.

• Ontwerpen van een beter beheerproces voor het beheren van een QlikView BI omgeving zonder datawarehouse. Dit beheerproces dient beter aan de gestelde eisen (Tijd, Geld en Kwaliteit) te voldoen dan de huidige werkwijze.

• Testen van het beheerproces van een BI omgeving zonder datawarehouse.

(in combinatie met een prototype van het IT hulpmiddel)

• Bijdragen aan het ontwerpen, bouwen en (functioneel) testen van een applicatie om het beheerproces te ondersteunen^§

• Zorg dragen voor het gebruik van de beheermethode

3.2. Afbakening

Binnen het project vallen de volgende werkzaamheden:

• Kennis opdoen van SAP B/W betreffende inrichting en front end.

• Kennis QlikView betreffende front en backend opdoen.

• Kennis over data uit operationele systemen die gebruikt worden voor.

strategische en of tactische doelen opdoen (BI data).

• Onderzoek naar maatregelen en procedures die het beheerproces verbeteren ten opzichte van tijd, geld en kwaliteit, betreffende incident en wijzigingsbeheer van de BI data.

• Ontwerpen van een procesverbetering voor het beheren van BI data.

• Testen of verbeterd proces en prototype tooling (functioneel) voldoet aan de eisen

• Opstellen rapportages en presentatie van de uitkomsten van het onderzoek.

• Beschrijving voortgang en proces

• Bijdragen aan het tot stand komen van een beheerapplicatie

§ Bijdragen omdat deze applicatie mogelijk niet binnen de scope van de afstudeeropdracht zal worden gerealiseerd

(10)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XXXIX

Buiten het project vallen de volgende werkzaamheden:

• Onderzoek doen naar informatiebehoefte van BI.

• Onderzoek doen naar beheerseisen die niet met tijd, geld of kwaliteitseisen te maken hebben.

• Onderzoek doen naar beheergebieden anders dan incident en wijzigingsbeheer.

• Alle zaken buiten SAP BW/Datawarehouse systemen en QlikView systeem.

• Rapportage van zaken buiten advies betreffende beheersing BI data massa om.

• Rapportage naar derden buiten CTAC of Avans Hogeschool om.

3.3. Randvoorwaarden

Aan de volgende randvoorwaarden moet worden voldaan voor het goed uitvoeren van de afstudeeropdracht:

Algemene voorwaarden:

• Toegang tot eigenwerkplek

• Stageovereenkomst

• Begeleiding Avans Hogeschool

• Begeleiding CTAC Inhoudelijke voorwaarden:

• Toegang tot literatuur betreffende de opdracht

• Toegang tot cursusmateriaal SAP BW, ClikView en andere DW systemen

• Mogelijkheid om interviews en praktijkonderzoek uit te voeren

• Goedkeuring plan van aanpak

(11)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XL

4. Activiteiten

Activiteiten die voorzien in het kader van deze afstudeeropdracht worden hier onder weer gegeven. Een detailplanning is opgenomen in hoofdstuk 6. Een flowchart is opgenomen in bijlage 2. De fases zijn opgesteld aan de hand van de kwaliteitscirkel van Deming. 2)

4.1. Fase 1 Oriëntatie (Plan)

• Inlezen in de opdracht

• Opstellen conceptversie Plan van Aanpak

• Afspraken maken over docentbegeleiding

• Bezoek docentbegeleider

• Inlezen literatuur Business Intelligence en Datawarehousing

• Cursus QlickView Professional en Enterprise (Developper)

• Cursus SAP BW “NetWeaver case”

• Vooronderzoek SAP BW, QlikView, Datawarehouse, Data extractie

• Definitief plan van Aanpak opstellen voor fase 2, dit resulteert in een oriëntatieverslag voor Avans Hogeschool

• Probleemanalyse maken

• Concept onderzoeksmethode

4.2. Fase 2 Concreet onderzoek (Do)

• Definitief plan van aanpak presenteren (fase 2)

• Literatuuronderzoek uitvoeren

• Praktijkonderzoek uitvoeren

• Ontwikkelen concept beheerproces en of tool

• Plan van Aanpak voor Fase 3 opstellen

4.3. Fase 3 Realisatie (Do) en testing (Check)

• Beschrijven concept beheerproces BI data en of tool van beheersing

• Concept advies opstellen, product concept ontwikkelen

• Concept adviesrapport en eindproduct opstellen

• Actieplan opstellen voor Fase 4 (Beslismoment)

• Testplan opstellen

• Testen (functioneel) uitvoeren

• Test resultaten evalueren

________________

2) Deming Cirkel, http://nl.wikipedia.org/wiki/Kwaliteitscirkel_van_Deming

(12)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XLI

4.4. Fase 5 Afronding en evaluatie (Act)

• Oplevering eindverslag (scriptie)

• Oplevering procesverslag

• Bezoek docentbegeleider

• Definitief adviesrapport en product opleveren

• Evaluatie en beoordelingen

• Reflectie op beoordelingen en opdracht

4.5. Voortgang

• Elke 2 weken zal er een voortgangsrapportage opgesteld worden naar Adrie Rovers. Dit zal worden gepubliceerd in het projectkantoor op BlackBoard van Avans.

• Elke week zal er een voortgangsgesprek zijn met Ad van Tulder en aan de hand daarvan wordt er een voortgangsrapportage opgesteld voor CTAC.

• Er zal een uren verantwoording vastgelegd worden

• Alle voortgangsdocumenten zijn input voor het procesverslag.

(13)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XLII

5. Producten

De producten zijn het resultaat van de activiteiten die gedaan moeten worden voor de afstudeer opdracht zoals beschreven in hoofdstuk 3.

5.1. Producten

Fase / tijd Concept Definitief Begin fase 1 Concept plan van

aanpak en

opdrachtomschrijving Einde fase 1 Aanzet tot

onderzoeksopzet

Plan van Aanpak voor fase 2 (Mijlpaal 1)

Begin fase 2 Onderzoeksopzet

Eind fase 2 Beheermethode Resultaten onderzoek

Eind fase 2 Plan van Aanpak

voor fase 3 Begin fase 3 Advies / eindproduct

Fase 4 Advies /

eindproduct (Mijlpaal 2)

Fase 4 Eindpresentatie

(Mijlpaal 3)

(14)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XLIII

5.2. Beschrijving producten

• Plan van Aanpak en opdrachtomschrijving

o Het plan van aanpak beschrijft de opdrachtomschrijving (zoals deze ingeleverd dient te worden aan Avans Hogeschool) en de aanpak en planning die gehanteerd word het gehele project. Tevens zal per fase het plan van aanpak aangepast worden aan het einde van elke fase (Zie ook bijlage 2: Flowchart).

• Onderzoeksopzet

o Het onderzoeksopzet beschrijft wat er precies onderzocht gaat worden, hoe dat gaat gebeuren en hoe de resultaten tot stand zullen komen.

• Verbetering van het beheer proces

o De verbetering van het beheerproces is een beschrijving van verbeteringen ten opzichte van het huidige proces.

• Resultaten onderzoek

o Dit zullen de resultaten zijn van het onderzoek. Dit zal gepresenteerd worden in de vorm van een presentatie en of rapport.

• Advies / eindproduct

o Het advies /eindproduct is het uiteindelijke product wat opgeleverd dient te worden aan CTAC. Hierin staat beschreven wat de beste methode van beheer is voor QlikView “BI data”. Dit kan in de vorm van een rapport of (de bijdrage aan) een IT hulpmiddel prototype.

• Eindpresentatie

o De eindpresentatie is de presentatie voor CTAC en Avans over de totstandkoming van het eindproduct en verloop van de afstudeerperiode.

(15)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XLIV

6. Communicatieplan

Het communicatieplan is bedoeld om op effectieve wijze partijen te betrekken bij het project om informatie uitwisseling (halen en brengen), acceptatie en medewerking te bevorderen.

6.1. Doelstellingen

• Het verkrijgen van informatie omtrent inzichten in het beheerproces, de problemen en mogelijke verbeteringen in het huidige proces en de eisen en wensen voor het ontwerp van het nieuwe proces

• Bewustwording bij de consultants van de problemen met de huidige manier van beheren

• Informeren en overtuigen van het nut van veranderen van het beheerproces

• Acceptatie van een nieuw ontwikkelde methode

• Toepassing van deze methode

• Informeren over de voortgang

6.2. Doelgroepen

• Opdrachtgever: de opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project. De communicatie met de opdrachtgever is voornamelijk over de voortgang van het project. Deze doelgroep bestaat uit Ad van Tulder en Hans Slaghuis.

• Consultants QlikView EIM: Consultants die vaardigheden hebben in het ontwerpen en beheren van QlikView-applicaties. Zij bezitten de kennis van en ervaring met het beheerproces en zijn belangrijk voor het opstellen van eisen en wensen, het aangeven van problemen en oplossingen en uiteindelijk voor acceptatie van de te ontwikkelen methode. Tenslotte zijn zij ook de doelgroep voor het noodzakelijke veranderingsproces. Communicatie die plaats zal vinden gaat over de voortgang van het project en inhoudelijke resultaten.

• Overige consultants QlikView (retail): De overige consultants zijn consultants die niet werkzaam zijn bij de afdeling EIM maar wel bij andere afdelingen van CTAC. Deze hebben ook kennis van QlikView en zullen uiteindelijk ook gaan werken met de nieuwe methode. Communicatie die plaats zal vinden gaat over de voortgang en inhoudelijke resultaten.

(16)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XLV

6.3. Communicatiemiddelen

De middelen die gebruikt gaan worden om te communiceren zijn de volgende:

• Nieuwsbrief. De nieuwsbrief zal gebruikt worden om voortgang te communiceren en enkele resultaten bekend te maken. De nieuwsbrief zal een communicatiemiddel zijn voor opdrachtgever en consultants.

• Info bijeenkomsten. Informatiebijeenkomsten zijn bedoeld om voortgang te communiceren en resultaten bekend te maken. Daarnaast zijn informatiebijeenkomsten ook voor het verkrijgen van feedback.

• Interviews. Interviews zijn bedoeld voor het verkrijgen van informatie met personen.

6.4. Strategie

6.4.1. Onderwerpen van communicatie

• Informeren over problemen en mogelijke oplossingen. Deze informatie zal verkregen worden door het houden van sessies waarbij verschillende mensen na denken over de huidige problemen en mogelijke oplossingen. Op deze manier zal iedereen zich betrokken voelen en het nut inzien van verbeteringen. Doelgroep hierbij zijn voornamelijk de Consultants van QlikView.

• Krijgen van inzicht in het huidige proces. Dit zal verkregen worden door het houden van interviews met consultants. Deze consultants hebben al kennis over het beheren van QlikView en kunnen hierover veel informatie geven.

Deze mensen zullen mee werken met het verbeteren als er betrokkenheid is en het nut zullen inzien van de verbeteringen. Het inzien van verbeteringen gebeurt door het mee denken over problemen en oplossingen. Doelgroep hierbij zijn de beheerders van QlikView.

• Verkrijgen van eisen en wensen. Het verkrijgen van eisen en wensen van het beheerproces zal geschieden door sessies met het MT en consultants. Op deze manier zullen beide betrokken zijn met het meedenken naar nieuwe oplossingen voor de beschreven problemen.

• Creëren van draagvlak voor de methode die ontwikkeld gaat worden zal gebeuren door het mee laten denken van de consultants, bewust laten worden van de huidige problemen, tussentijds afstemmen om te zien of er al acceptatie of weerstand bestaat. Indien er tussentijds weerstand wordt waargenomen dient hierop direct actie opgenomen te worden. Door bijvoorbeeld extra brainstormsessies in te plannen.

• Rapporteren over de voortgang. Aan de opdrachtgevers en consultants zal periodiek gerapporteerd worden over de voortgang.

(17)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XLVI

6.4.2. Detailplan communicatie

Fase Boodschap Consultants

EIM

Consultants overig

Opdrachtgever Tijdstip Methode 1 Informeren

projectdoelstellingen

X X Einde

fase 1

Nieuwsbrief

1 Probleemstelling X X Einde

fase 1

Info

bijeenkomst

2 Voorstel voor

verbetering (gewenste situatie)

X X X Einde

fase 2

Nieuwsbrief, presentatie

3 Testresultaten X X X Einde

fase 3

4 Definitief eindproduct X X X Einde

fase 4

4 Gebruikerservaringen X X X Einde

fase 4

(18)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XLVII

7. Kwaliteitsbewaking

In dit hoofdstuk zal beschreven worden hoe de kwaliteit gewaarborgd zal worden ten aanzien van de tussenproducten en eindproduct zoals beschreven in hfd. 5.

7.1. Oriëntatie (Fase 1)

Fase 1 levert een aanzet tot onderzoek (onderzoeksmodel) op en een definitief plan van aanpak. Deze producten zullen inhoudelijk getoetst worden door de praktijkbegeleider van CTAC. Indien deze niet voldoende worden geacht moeten deze aangepast worden tot ze wel voldoende zijn.

7.2. Concreet onderzoek (Fase 2)

Fase 2 levert onderzoeksresultaten op. Deze zullen worden opgeleverd aan de hand van een presentatie en een rapport. Deze producten zullen inhoudelijk beoordeeld worden door de praktijk begeleider en indien deze niet voldoende worden geacht moeten ze aangepast worden tot ze wel voldoende zijn.

7.3. Realisatie en test (Fase 3)

Deze fase levert een concept advies c.q. product op en test resultaten. Dit concept advies zal worden getoetst aan de eisen van CTAC door middel van rapportages en presentatie. Mocht dit advies c.q. product niet voldoen aan de eisen dan is mogelijk aanvullend onderzoek nodig en een aanpassing van het advies c.q. product zodat wordt voldaan aan de kwaliteitseisen.

7.4. Evaluatie en afronding (Fase 4)

Deze fase is een afronding van de opdracht. Alle voorgaande producten zijn de basis voor het eindproduct. De kwaliteit hiervan is al op eerder genoemde momenten bepaald, het eindproduct wordt zelf ook nog als geheel beoordeeld.

7.5. Verslaggeving ten aanzien van school

Alle producten die opgeleverd dienen te worden voor de verslaggeving naar school (te weten, oriëntatieverslag, statusrapporten, tussen verslag, eindverslag (scriptie) en procesverslag) zullen in overleg met de praktijkbegeleider en de docentbegeleider gemaakt worden. De praktijkbegeleider zal inhoudelijk de stukken beoordelen en de docentbegeleider procesmatig.

(19)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XLVIII

CTAC Afdeling EIM

7.6. Checklist kwaliteitsbepaling

Fase Product Te beoordelen

door

Actie bij geen goedkeuring

Eisen waaraan voldoen moet worden

Fase 1:

Oriëntatie

Opdrachtomschrijving Concept PvA

Santosh Mes, Ad van Tulder, en Adrie Rovers

Aanpassen tot dat

het wel

goedkeuring heeft

Helder en SMART omschreven zijn

Fase 1:

Oriëntatie

Probleemanalyse Santosh Mes, Ad van Tulder

Aanpassen tot het wel goedkeuring heeft.

Alle problemen moeten erkend worden door de opdrachtgever

Fase 1:

Oriëntatie

Aanzet tot

onderzoeksopzet

Santosh Mes, Ad van Tulder

Aanpassen tot dat

het wel

goedkeuring heeft

Onderzoek moet alle

(deel)gebieden van de opdracht bevatten

Fase 2:

Onderzoek

Concept

beheermethode

Aanpassen tot het wel goedkeuring heeft

Methode moet alle

probleemvelden bevatten

Fase 2:

Onderzoek

PvA fase 3 Santosh Mes,

Ad van Tulder

Doelstellingen en activiteiten moeten SMART omschreven zijn

Fase 3:

Realisatie &

testing

Concept advies /product

Aanvullend onderzoek

uitvoeren om advies / product aan te kunnen passen

Alle mogelijke probleemvelden moet de methode bevatten

Fase 4:

Evaluatie en afronding

Definitief product Santosh Mes, Ad van Tulder

Product moet aansluiten op de behoefte van CTAC

(20)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage XLIX

8. Planning

Fase Activiteit Product Datum

afgerond 1 Oriëntatie en inlezen opdracht

1 Aanleveren voorstel tot opdrachtomschrijving

1 Plan van Aanpak Concept opstellen

Concept PvA 20 februari 2009

1 Inlezen literatuur

Datawarehouse, SAP BW, QlikView

1 Cursus SAP BW/QlickView Kennis document 1 Operationele doelstellingen en

definitief plan van aanpak opstellen

Definitief PvA fase 2, oriëntatieverslag

(Mijlpaal 1)

6 maart 2009

1 Probleemanalyse maken Probleemanalyse 10 maart

2009

1 Opstellen concept

onderzoeksopzet

2 Definitief onderzoeksopzet Onderzoeksopzet 23 maart 2009

2 Onderzoek literatuurstudie datawarehouse, dataretrieval en QlikView

Kennis document

2 Onderzoek praktijksituatie dataretrieval, datawarehouse en QlikView

Kennis document

2 Maken rapportage met de resultaten van het onderzoek

Resultaten onderzoek, tussenverslag

10 april 2009

2 Opstellen plan van aanpak voor fase 3

Plan van Aanpak voor fase 3

10 april 2009

3 Opstellen concept methode 3 Opleveren concept methode

databeheersing

Concept beheermethode 17 april 2009

3 Testen concept methode databeheersing

Kennis documenten 3 Opstellen

tussenverslag/concept eindverslag

Concept eindverslag

4 Opstellen concept advies / eindproduct

Concept advies en of eindproduct

11 mei 2009 4 Testen definitieve methode

databeheersing

Test resultaten 4 Eindpresentatie houden Eindpresentatie

(Mijlpaal 2)

15 mei 2009

4 Opstellen definitief

adviesrapport

Definitief advies en eindproductverslag (Mijlpaal 3)

22 mei 2009

(21)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage L

9. Kosten / Baten analyse

In dit hoofdstuk zullen de kosten en de baten helder gemaakt worden die betrekking hebben op de afstudeeropdracht.

9.1. Kosten

Omschrijving Aantal Kosten Kosten totaal

Stagevergoeding 5 € 250,- € 1.250,-

Reiskostenvergoeding 15.000 € 0,19 € 2.850,- Gebruikte materialen

(Laptop,

kantoorbenodigdheden

1 € 1.000,- € 1.000,-

Licentie QlickView 1 € 2.035,- € 2.035,-

Totaal € 7.135,-

9.2. Baten

De baten zijn opgesplitst in 2 delen, te weten de baten voor CTAC als organisatie en voor Santosh Mes als afstudeerder.

9.2.1. Baten voor CTAC

De baten voor CTAC zijn de volgende:

• Kennis op het gebied van beheersbaarheid BI data

• Inzicht in methode beheersing BI data

• Relatie CTAC – Avans Hogeschool

9.2.2. Baten voor Santosh Mes

De baten voor Santosh Mes zijn de volgende:

• Kennis op het gebied van BI data

• Kennis op het gebied van BI strategie

• Kennis op het gebied van Datawarehouse/SAP BW

• Kennis op het gebied van QlikView

• Behalen competenties ten behoeve van het afstuderen van de opleiding Bedrijfskundige Informatica aan Avans Hogeschool te Breda

(22)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage LI

CTAC Afdeling EIM

10. Risico analyse

Product Wat kan er verkeerd gaan?

Kans op

1 = laag 10 = hoog

Snelheid van detectie

10 = laag 1 = hoog

Hoe groot zijn de gevolgen?

1 = laag 10 = hoog

Totalen (1-1000)

Actie bij het voordoen

Concept Pva, Opdracht omschrijving (Fase 1)

Opdracht is niet helder geformuleerd

4 7 8 224 Direct afstemmen om opdracht

helder geformuleerd te krijgen.

Definitief PvA (Fase 1)

PvA wordt niet geaccepteerd

3 5 6 90 PvA aanpassen om dez toch

geaccepteerd te krijgen Onderzoeks

resultaten (Fase 2)

Er is onvoldoende onderzoeksmateriaal beschikbaar

3 3 4 36 Alternatieven zoeken om toch het

onderzoek te kunnen afronden (praktijksituatie bekijken, veldonderzoek)

Conceptbeheer methode (Fase 2)

Concept

beheermethode word niet geaccepteerd

4 7 5 140 Methode aanpassen zodat deze toch

wordt geaccepteerd

Concept Advies c.q. product (Fase 3)

Concept advies / product word niet geaccepteerd

4 6 6 144 Mochten het advies niet geaccepteerd

worden dient er een aanvullend onderzoek plaats te vinden om het advies wel voldoende te krijgen Definitief Advies

c.q. product (Fase 4)

Planning kan uitlopen doordat er aanvullend onderzoek nodig is

7 6 4 168 Bij het uitlopen van de planning zal

er gekeken worden of de opdracht ingekort kan worden zodat deze toch tijdig afgerond kan worden.

(23)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage LII

CTAC Afdeling EIM

Algemeen Organisatie heeft geen tijd meer voor passende begeleiding (door bijvoorbeeld reorganisatie)

3 6 9 162 Bij het voorkomen van reorganisaties

of andere moet er direct gekeken worden of andere begeleiding mogelijk is binnen CTAC

(24)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage LIII

11. Overzicht taken en verantwoordelijkheden

Hieronder staat in schema weer gegeven wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens het afstudeerproject. De rollen zijn als volgt verdeeld:

Santosh Mes, (Projectleider, afstudeerder)

De afstudeerder is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een onderzoek betreffende de beheersdoelstellingen op het gebied van BI data massa en het ontwikkelen van een methode c.q. tool om deze beheersdoelstellingen toe te passen. Hiernaast is de afstudeerder verantwoordelijk voor de sturing en het proces van het project (projectmanagement).

Ad van Tulder, (Praktijkbegeleider)

Verantwoordelijk voor het inhoudelijk begeleiden van de afstudeerder en beoordelen van de opgeleverde producten. Namens CTAC aanspreekpunt voor de organisatie.

Adrie Rovers (Docentbegeleider)

Verantwoordelijk voor het begeleiden van het proces. Inhoudelijk beoordelen van procesverslagen voortgang en evaluatie leerdoelen (zie bijlage 1).

Leonie van Diepen, (Relatiebeheer AIB) Aanspreekpunt namens Avans Hogeschool.

(25)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage LIV

Bronnenlijst

11.1. Websites

1) Website CTAC, http://www.ctac.nl

2) Wikipedia, http://nl.wikipedia.org/wiki/Kwaliteitscirkel_van_Deming

11.2. Boeken

A) Roel Grit, Projectmanagement, ISBN: 90-01-34703-7

B) Hanna Nathans, Adviseren als tweede beroep, ISBN: 90-267-2233-2

11.3. Readers

I) Academie voor ICT en Business, Handboek Werkend Leren 2, 2008-2009, Semester 2 II) CTAC, Profiel CTAC

(26)

Bijlage 1: Plan van Aanpak Afstudeerstage LV

Flowchart

Flowchart afstudeerproject “Beheermethode BI data”

Producten voor Avans Hogeschool Definitieve

producten Concept

producten Fases

Onderzoeksopzet Opdrachtomschrijving &

Concept PvA Fase 1

Plan van Aanpak Fase 2

Resultaten onderzoek Fase 1

Oriëntatie

Fase 2 Onderzoek

Plan van Aanpak Fase 3

Concept Beheermethode

Fase 3 Realisatie &

Testing

Oriëntatie verslag

Tussenverslag

Concept Advies / product

Aanvullend Onderzoek

Definitief Advies Oplevering

product

Fase 4 Evaluatie en

afronding

Akkoord?

Ja Nee

Akkoord?

Ja Nee

Productverslag Scriptie Ja

Ja

Nee

Eindpresentatie Procesverslag

(27)

Bijlage 2: Literatuuronderzoek LVI

Santosh Mes woensdag 17 juni 2009

Bijlage 2: Literatuuronderzoek

Adviseren als tweede beroep

Als professional ontwikkel je ideeën om organisaties te veranderen of andere beleidsstukken door te voeren. Echter in de praktijk kan het voorkomen dat je geen voet aan de grond krijgt. Om toch ideeën geaccepteerd te krijgen is dit boek bedoeld. Het gaat uit van het principe dat als professional het adviseren een tweede beroep dient te zijn.

Het boek is opgebouwd aan de hand van het adviesmodel. Dit advies model is gebaseerd op de adviesaanpak, organisatie, geadviseerde, inhoud en de omgeving.

Als eerste worden de factoren in de adviseur zelf behandeld. Het gaat hier om het persoonlijkheidstype, waarden, overtuigingen, houdingen en gedragsrepertoire. Deze factoren worden aan de hand van bekende modellen als het enneagram, jung en kernkwadranten uitgelegd.

Het derde hoofdstuk beschrijft hoe men om dient te gaan met geadviseerde. Het gaat dan over het vinden van een opdrachtgever, rollen en rolconflicten, adviesgespreksvaardigheden en omgaan met weerstand.

In het vierde hoofdstuk wordt ingegaan op de inhoud van het advies. Hier wordt verteld over de vier manieren van weten of kennen, visie ontwikkelen, doelstellingen ontwikkelen, problemen oplossen en selecteren van oplossingen.

Als vijfde hoofdstuk gaat het over de organisatie en omgeving. Gekeken word naar de interne positie, omgaan met verschillende culturen, netwerken en kansen en bedreigingen.

Het laatste hoofdstuk gaat in op de adviesstrategieën. Hier wordt beschreven welke strategieën er zijn, in welke volgorde ze voorkomen, het managen van het advies proces en de marketing van de eigen diensten.

Voor het afstudeerproject is dit een zeer nuttig boek, omdat het adviseren een zeer belangrijk onderdeel hiervan is. Ook al heeft het enkele bekende onderwerpen zoals enneagram, persoonlijkheidstesten e.d. waar tijdens de opleiding al aandacht is besteed, het geeft ook nieuwe inzichten over het omgaan met omgeving en organisatie.

(28)

Bijlage 2: Literatuuronderzoek LVII

Literatuur: Mastering Data Warehouse design

Dit boek geeft een goed overzicht over de opbouw van een datawarehouse en welke functies de onderdelen hebben. Het geeft een goed inzicht in het concept datawarehousing.

Het eerste gedeelte gaat over de concepten van een datawarehouse. Dit gedeelte beslaat de eerste twee hoofdstukken.

Het eerste hoofdstuk gaat in op de functies en onderdelen van een datawarehouse en waarom je ze nodig zou hebben. Ook wordt er uitgelegd hoe een datawarehouse model er uit ziet.

In hoofdstuk 2 word uitgelegd wat de fundamentele relationele concepten zijn voor datawarehouses., Hier wordt beschreven waarom je een datamodel nodig hebt, de verschillende soorten datamodellen en het normaliseren van de datamodellen.

Met hoofdstuk drie begint het tweede gedeelte van het boek waar meer in gegaan wordt op het ontwerp van het datawarehouse. Het derde hoofdstuk gaat over het begrijpen van het business model en hoe je dit moet toepassen op het datawarehouse. De volgende hoofdstukken gaan over het ontwerpen van het datawarehouse waarbij het ontwikkelen van een datamodel, maken en onderhouden van sleutels, maken van een kalender, hiërarchieën creëren, transacties modeleren en de optimalisatie van het datawarehouse aan bod komen.

Het derde gedeelte van het boek gaat over het onderhoud en dagelijkse operaties aan het datwarehouse. Hier wordt verder ingegaan op de vraag naar verandering vanuit de business, het bij houden van de modellen, het ontwikkelen in de relationele oplossing en als laatste wordt er een vergelijking gemaakt van datawarehouse technieken.

Dit boek is een zeer interessant boek voor de opdracht, omdat de opdracht niet zozeer over datawarehouses gaat maar ook over de modellen die er achterliggen en het onderhouden van een datawarehouse en welke aspecten hierbij komen kijken. Omdat de opdracht deze aspecten ook heeft is het heel nuttig om te lezen hoe wat er precies komt kijken bij een datawarehouse en hoe dit hier opgelost wordt. Maar de opdracht van dit project is niet het ontwerpen van een datawarehouse dus hier moet wel aan gedacht worden.

(29)

Bijlage 2: Literatuuronderzoek LVIII

Literatuur: The Data Warehouse Toolkit

Dit boek over het ontwerpen van DataWarehouse systemen beschrijft hoe de structuur is opgebouwd van een datawarehouse en waar je aan moet denken als je aan het ontwerpen bent.

Het begint met de “basics” van datawarehouse systemen en de aspecten waar rekening mee gehouden dient te worden. Zo wordt uitgelegd waar een datawarehouse uit bestaat en word het vocabulaire uitgelegd.

Het tweede hoofdstuk is een “case study” vanuit de retail waarin in 4 stappen wordt uitgelegd hoe een datawarehouse ontworpen moet worden. Vervolgens worden de onderdelen van een datawarehouse toegelicht op de “case study” retail.

Hoofdstuk 3 beschrijft een inventory van de waarde keten waarin de business zich bevind en hoe deze vertaald wordt naar het datawarehouse. Ook wordt de bus architectuur beschreven van een datawarehouse.

In de volgende hoofdstukken van het boek worden verschillende aspecten van de business behandeld. Dit zijn de volgende aspecten: Procurement, order management, Customer Relationship Management (CRM), Accounting, Human Resource Management (HRM, Financial Services, Telecommunications and Utilities, Transportation, Education, Health Care en Electronic Commerce, Insurance.

De laatste twee hoofdstukken gaan over het bouwen en het project management erom heen.

Dit boek is een goed handboek voor het ontwerpen van een datawarehouse en om te ontdekken hoe een datawarehouse in elkaar zit. Omdat voor de afstudeeropdracht geen fysiek datawarehouse hoeft gebouwd te worden is dit boek als laatste gebruikt. Het geeft een goede indruk hoe men in een datawarehouse omgaat met data voor Business Intelligence doel einden en waarom dit zo gestructureerd is.

Ook van andere experts zijn de meningen erg positief over dit boek. Vele noemen dit het basisboek voor elke Business Intelligence Consultant om te lezen.

(30)

Bijlage 2: Literatuuronderzoek LIX

Reader: Bachelorscriptie Rijksuniversiteit Groningen

Deze scriptie is opgesteld door een bachelor student aan de rijksuniversiteit Groningen in het kader van zijn studie Technische Bedrijfskunde.

In deze scriptie wordt een methode uitgelegd die door de student deels is ontwikkeld voor het ontwerpen van een datawarehouse.

Als eerste is een probleem en doelstelling geformuleerd en daarna wordt er ingegaan op bestaande literatuur. Bestaande methodes worden beschreven en wanneer deze gebruikt dient te worden.

Hierna wordt de voorgestelde methode beschreven en waar deze op gebaseerd is.

De case Rijksuniversiteit Groningen wordt behandeld in hoofdstuk 4.

Van de case worden belangrijke aspecten als visie, missie, kritieke succesfactoren en strategy map weer gegeven. Voor de rest wordt in dit hoofdstuk de methode aan de hand van de case uitgelegd.

Deze scriptie is een goed voorbeeld over het ontwikkelen van een methode. Hoewel de case in deze afstudeeropdracht anders is als de beschreven case van de Rijksuniversiteit, geeft het wel een aantal inzichten die als voorbeeld kunnen dienen. Tevens geeft het een goed inzicht over de structuur en opbouw van een datawarehouse. Dit is ook opgesteld aan de hand van het boek

“The Datawarehouse Toolkit”.

Reader: Ook een gedistribueerd datawarehouse is een datawarehouse

Dit artikel gaat in op het concept datawarehouse en waar dit in de strategie van het bedrijf past.

Het eerste gedeelte over het artikel gaat over manieren van het opzetten van een datawarehouse en de verschillen met een transactionele database. Ook word er een gedeelte over performance van datawarehouse versus transactionele databases.

Hierna gaat het artikel verder over de keuzes die gemaakt moeten worden voordat er een datawarehouse aangeschaft en gericht worden.

In het laatste stuk van het artikel wordt een gedeelte beschreven waarin uitgelegd wordt dat verschillende data-marts ook samen een datawarehouse vormen. Hierin worden de verschillen en overeenkomsten beschreven van data-marts samen en één datawarehouse.

Ook is er een case opgenomen van Schiphol waarin de theorie wordt toegelicht.

(31)

Bijlage 3: Lijst beheer aspecten LX

Bijlage 3: Lijst beheeraspecten

Welke regels / richtlijnen voor beheer

Kan het gekoppeld worden aan SAP beheer methode Regels voor documentatie in qv

applicatie

Grens tussen prof en developer user Wat moet worden beschreven

binnen QV applicatie

Improvement projects notificaties Documentatie Technisch en

functioneel

Wat is incident, wat is wijziging

Change history in beheer Kombineren van meerdere data-marts in één QVW Hoe borg je business kennis voor

beheer

Inzichtelijkheid transormatie van gegevens Velden met onduidelijke namen

(technische namen)

Welke transformaties / expressies Inzichtelijkheid naamgeving

tabbellen (welke tabel bevat welke gegevens)

Structuur van QVD files

Hoe documenteer je data model voor (prof) users

Doorvoeren wijzigingen QVD naar QVW Hoe zorg je voor consistentie,

sortering, layout voor QVW’s

Welke relaties tussen velden Welke relaties tussen tabellen Wie mag wat?

Omgaan met delta’s Inzichtelijkheid autorisatie QVW applicaties Overzichtelijk datamodel/script Sizing

Scripting conventies voor beheer Data volume beheer?

Overzicht in databronnen Wat is de dataload per … Beheersbaarheid scripting Wie beheert het

Welke bronsystemen, tabellen, velden, filters

Selecteren van niet geboekte waardes

Geen wildgroei (voorkomen) Mogelijkheid tot hergebruik CKF en RKF’s professional users (samen met backend)

Wildgroei QVD applicaties Hoeveelheid gebruikers

SPOT houden CTAC standaard SLA

Consistentie gegevens bij verschillende applicaties

Ontwikkelen met een team te gelijk Naamgeving (iedereen hetzelfde) Doelgroep QV applicatie

Eenduidige dimensies /measures Doel van QV applicatie Wanneer er een grote toevoeging

komt, wat is de impact op de applicatie

Hoe word de QV applicatie gebruikt

Volgorde load jobs Wijzigingen in bron te weten komen Referential integrety, Link MD –

TD

Aantal FTE?

Op welk niveau sla je business logic op (QVD of QVW)

Personele organisatie beheer

Koppeling tussen tabellen Beheersbaarheid data extractie vanuit SAP BW

(32)

Bijlage 3: Lijst beheer aspecten LXI

Prioriteiten

Must (zeer hoge prioriteit)

Welke regels / richtlijnen voor beheer Overzichtelijk datamodel/script Regels voor documentatie in qv applicatie Scripting conventies voor beheer Wat moet worden beschreven binnen QV

applicatie

Overzicht in databronnen Documentatie Technisch en functioneel Beheersbaarheid scripting

Change history in beheer Welke bronsystemen, tabellen, velden, filters

Hoe borg je business kennis voor beheer Geen wildgroei (voorkomen) Velden met onduidelijke namen

(technische namen)

Wildgroei QVD applicaties Inzichtelijkheid naamgeving tabbellen

(welke tabel bevat welke gegevens)

SPOT houden Hoe documenteer je data model voor

(prof) users

Consistentie gegevens bij verschillende applicaties

Hoe zorg je voor consistentie, sortering, layout voor QVW’s

Naamgeving (iedereen hetzelfde) Welke relaties tussen tabellen Eenduidige dimensies /measures Omgaan met delta’s

Should (hoge prioriteit)

Wanneer er een grote toevoeging komt, wat is de impact op de applicatie

Welke relaties tussen velden

Volgorde load jobs Wie mag wat?

Op welk niveau sla je business logic op (QVD of QVW)

Inzichtelijkheid autorisatie QVW applicaties

Koppeling tussen tabellen Sizing Kan het gekoppeld worden aan SAP

beheer methode

Data volume beheer?

Grens tussen prof en developer user Wat is de dataload per …

Improvement projects notificaties Mogelijkheid tot hergebruik CKF en RKF’s professional users (samen met backend) Wat is incident, wat is wijziging

Inzichtelijkheid transormatie van gegevens

Welke transformaties / expressies Structuur van QVD files

Doorvoeren wijzigingen QVD naar QVW

(33)

Bijlage 3: Lijst beheer aspecten LXII

Would (lage prioriteit)

Referential integrety, Link MD – TD Kombineren van meerdere data-marts in één QVW

Wie beheert het

Selecteren van niet geboekte waardes Hoeveelheid gebruikers

CTAC standaard SLA

Ontwikkelen met een team te gelijk Doelgroep QV applicatie

Doel van QV applicatie

Hoe word de QV applicatie gebruikt

Could (zeer lage prioriteit)

Wijzigingen in bron te weten komen Aantal FTE?

Personele organisatie beheer

Beheersbaarheid data extractie vanuit SAP BW

(34)

Bijlage 3: Lijst beheer aspecten LXIII

Overzicht in QlikView applicatie

(35)

Bijlage 4: Notulen scoping meeting LXIV

Bijlage 4: Notulen Scoping meeting

Datum: 14 mei 2009

Plaats: CTAC ’s-Hertogenbosch

Aanwezigen: Santosh Mes, Ad van Tulder, Hans Slaghuis

Onderwerp: Statusupdate en bespreking realisatie stageopdracht

De status is dat op dit moment het onderzoek is afgerond, er zijn gesprekken met Managed Services om richtlijnen die er zijn aan te passen voor QlikView. Dit zijn vooral richtlijnen voor de documentatie die geleverd dient te worden bij een QlikView project. De richtlijnen in grote lijnen zijn er al, alleen deze zijn specifiek voor SAP systemen en moeten nog toegespitst worden op de eisen en wensen van QlikView. Deze eisen wensen hebben als uitgangspunt de resultaten van het onderzoek dat heeft plaats gevonden naar het beheer van QlikView.

Als praktijk case kan het CTAC interne project gebruikt worden wat op het punt staat live te gaan. Hier zijn gesprekken lopende voor de in beheername van dit QlikView project. Als hier de richtlijnen van QlikView zoals opgesteld zijn door Santosh Mes gehanteerd kunnen worden kan dit dienen als template voor komende projecten en als eindresultaat van de stage opdracht. Het wil niet zeggen dat de gehele documentatie opgeleverd dient te worden, omdat dit niet meer mogelijk is in het tijdspad wat nog rest (12 juni moet alles ingeleverd zijn en zeker een week van te voren al op papier staan).

Hans is tevreden met het idee om aanvullingen te maken op de richtlijnen die er zijn van Managed Services en gaat binnenkort een sessie plannen over de inbeheername van het CTAC intern project en zal Santosh hierbij uitnodigen om de documentatie richtlijnen te kunnen hanteren.

(36)

Bijlage 5: Vereisten voor het uitvoeren van Technisch Applicatie beheer LXV

Bijlage 5: Vereisten voor het uitvoeren van Technisch Applicatiebeheer

V E R E I S T E N V O O R H E T U I T V O E R E N V A N T E C H N I S C H

A P P L I C A T I E B E H E E R

(37)

Bijlage 5: Vereisten voor het uitvoeren van Technisch Applicatie beheer LXVI

1 Inleiding

In dit document staat een opsomming van de richtlijnen die Ctac Managed Services hanteert bij het "in beheer nemen" van een SAP omgeving van een klant.

Allereerst volgen hier nu twee definities:

1. "in beheer nemen": de start van het ondersteunen van de klant bij incidenten, wijzigingen, problemen en informatieverzoeken op het gebied van SAP, zoals vastgelegd in een Service Level Agreement.

2. SAP omgeving: de ingerichte (of nog in te richten) SAP systemen, eventueel aangevuld met aan SAP gerelateerde of gekoppelde systemen. Ook hiervoor geldt dat alles zal worden vastgelegd in een Service Level Agreement.

Om dit beheer uit te kunnen voeren op de wijze waarop dat met de klant is overeengekomen, hanteert Ctac Managed Services bepaalde richtlijnen. Deze richtlijnen beschrijven voornamelijk de documentatie, maar ook komen bijvoorbeeld technische eisen aan de orde en bekendheid van contactpersonen.

De richtlijnen kunnen worden gelezen als eisen; als hieraan niet wordt voldaan, kan Ctac Managed Services het beheer niet op een adequate manier uitvoeren. Sommige richtlijnen hebben betrekking op de tijd die nodig is om bepaalde taken uit te voeren; de aanwezigheid van goede testscripts kan bijvoorbeeld de doorlooptijd van een upgrade traject aanzienlijk verkorten.

De richtlijnen worden onderverdeeld in drie categorieën:

1. Technisch applicatiebeheer; SAP infrastructuur

2. Functioneel applicatiebeheer; inrichting SAP modules en development 3. Service management; ingeregelde beheerprocessen

In dit document worden de richtlijnen voor Technisch Applicatiebeheer beschreven, voor de beide andere disciplines zijn afzonderlijke documenten opgesteld.

Het beheren van klantsystemen is alleen mogelijk als de daarvoor benodigde kennis bij consultants aanwezig is. Als er sprake is van het in beheer nemen van een SAP systeem waarvoor die kennis niet aanwezig is, kunnen afspraken worden gemaakt die ervoor zouden zorgen dat op het moment van in beheer nemen die kennis alsnog beschikbaar zal zijn.

Voor een goede beheersituatie is het belangrijk dat ook bij de klant het beheer op een juiste manier is ingericht. Key users die snel vragen op de werkvloer kunnen beantwoorden, en functioneel beheerders die eerste- en tweedelijns ondersteuning kunnen bieden, waarbij meldingen op een efficiënte wijze geregistreerd worden.

Zowel de klant als de beheerpartner hebben belang bij actuele en grondige documentatie, en er zullen dan ook afspraken moeten worden gemaakt voor het bijhouden en beheren ervan.

Richtlijnen voor documentatie maken hieronder geen onderscheid tussen documenten voor functioneel beheer (bij de klant), en functioneel applicatiebeheer (bij Ctac Managed Services).

Bij het in beheer nemen zal worden gekeken of is voldaan aan de hieronder beschreven richtlijnen, en wat de kwaliteit is van de documentatie. Steekproefsgewijs zal worden getoetst of deze overeenkomt met de inrichting van het systeem. Ook zal worden gekeken naar dubbele, overlappende of afwijkende documentatie.

Kennis van key users en functioneel beheerders heeft uiteraard ook invloed op het beheerproces,

(38)

Bijlage 5: Vereisten voor het uitvoeren van Technisch Applicatie beheer LXVII

2 Technische richtlijnen

De technische richtlijnen zijn onderverdeeld in 5 categorieën, namelijk een algemeen gedeelte, de hardware, het operating system, de database en SAP.

Het algemene gedeelte heeft betrekking op documentatie en procedures. Het database gedeelte bevat een aantal richtlijnen die voor alle databases gelden maar ook een aantal richtlijnen voor bepaalde typen database.

2.1 Algemeen

Installatiedocument

Er dient een installatiedocument te zijn waarin is beschreven welke beslissingen er zijn genomen tijdens de installatie. Tevens dient de filesystem/diskindeling te zijn beschreven.

Landschapsbeschrijving

Het hele SAP-landschap moet zijn beschreven (plaatje in visio of ppt).

Alle interfaces moeten zijn gedocumenteerd. Er dient te zijn beschreven op welke omgevingen de interfaces betrekking hebben en welke actie dient te worden ondernomen bij het foutlopen van de interfaces.

Calamiteiten

Er moet zijn vastgelegd hoe belangrijk het SAP-landschap is voor de klant. Hoe lang kan/mag SAP uit de lucht zijn en welke maatregelen zijn er genomen om deze tijd te halen. Er kan bijvoorbeeld een uitwijk van het landschap zijn geregeld, of een cluster of standby database.

Als er maatregelen zijn getroffen voor de hogere beschikbaarheid van het SAP-landschap moeten deze zijn getest.

Er moet altijd een restoreprocedure zijn die ook is getest. Voor complexe SAP-landschappen is dit zeer belangrijk.

Standaard users

Van alle standaard users (OS, DB en SAP) dienen de default passwords te zijn gewijzigd.

Verbinding

De netwerkverbinding tussen Ctac en de klant moet zijn gemaakt.

2.2 Hardware

Hardware gecertificeerd

De gebruikte hardware moet hardware zijn die door SAP is gecertificeerd.

Sizing

De hardware moet voldoende zijn gesized. Hiervoor kan de Quicksizer op Sapnet worden gebruikt.

(39)

Bijlage 5: Vereisten voor het uitvoeren van

Technisch Applicatie beheer LXVIII

2.3 Operating System

Hostnaam

De hostnaam moet uniek zijn. Probeer hier de klantnaam in te verwerken.

Systeembackup

Er moet een backup zijn gemaakt van de systeemdisk van de server. Deze backup moet periodiek opnieuw worden gemaakt, maar vooral voor en na systeemwijzigingen.

Backup van OS

Er moet een filesystembackup van alle filesystems, behalve de database en de systemdisk, zijn gemaakt en ingepland.

OS versie

De laatste, door SAP ondersteunde, OS versie moet zijn geïnstalleerd, inclusief patches.

Filesystemindeling

De filesystems moeten zijn ingedeeld volgens de SAP normen, zie hiervoor SAP installatie guide en OS dependencies.

Op de systemdisk mag geen applicatiesoftware zijn geinstalleerd.

2.4 Database

Backup

De backup van de database en van de database-logfiles moet zijn ingepland.

Voor produktie-omgevingen geldt dat er elke werkdag een backup moet worden gemaakt en meerdere malen per dag een database-logbackup.

Voor testen ontwikkelomgevingen is 1 databasebackup per week voldoende. Wel dient de logbackup minimaal 1 maal per dag te worden gemaakt.

Restore

Voor de livegang moet er een restoretest zijn uitgevoerd om zekere te weten dat de gemaakte backups bruikbaar zijn.

Logmode

Voor elke database geldt dat de logmode aan moet staan om bij calamiteiten te kunnen recoveren naar een punt terug in de tijd. Voor Oracle is dit archivelogmode, voor MSSQL staat logmode op full.

DB versie

De laatste, door SAP ondersteunde, database versie moet zijn geinstalleerd, inclusief patches.

Jobs

Voor elke database zijn er jobs die behoren te draaien, deze moeten zijn ingepland.

Database parameters

De database parameters moeten zijn gezet volgens de voor de betreffende database geldende SAP note.

Oracle specifiek

Archivelogs 2X op tape (brarchive optie –cds) Locally Managed Tablespaces

Autoextend van tablespaces/datafiles uit

(40)

Bijlage 5: Vereisten voor het uitvoeren van Technisch Applicatie beheer LXIX

Parameters volgens SAP note gezet (voor Oracle 10 notenr. 871096).

MSSQL specifiek

Meerdere malen per dag een transactielogbackup

Parameters volgens SAP note gezet (voor MSSQL 2005 notenr. 879941)

2.5 SAP

Systemid en instancenummer

De SAP Systemid bestaat uit 3 posities waarvan de eerste 2 posities het systeemtype aangeven en de laatste positie de rol in het landschap (D=development, Q=quality assurance en P=production).

Voor bijvoorbeeld een CRM omgeving wordt dat dan CRD, CRQ en CRP.

De standaard instancenummers zijn: 00 voor development, 10 voor quality assurance en 20 voor production.

Standaard jobs gescheduled met een batchuser

De standaard onderhoudsjobs (bv reorg spool en reorg jobs) moeten zijn ingepland. Er kunnen per type omgeving specifieke jobs worden ingepland.

Alle deze jobs moeten worden ingepland met een batch-user.

Laatste versie SAP, inclusief support packages en kernel geinstalleerd

Het is wenselijk om van de SAP software de laatste versie geinstalleerd te hebben. Dit is niet altijd mogelijk voor de SAP release en de support packages, maar de SAP kernel zou wel de laatste versie moeten zijn.

EWA ingericht

Voor de produktie omgeving moet de Early Watch Alert zijn ingericht.

Transportmechaninsme ingericht

Het transportmechanisme moet zijn ingericht met een gezamelijke transportdirectory op de productie-omgeving.

Transportprocedure aanwezig

Om het overzetten van transporten zo soepel en veilig mogelijk te laten verlopen is het belangrijk om vast te leggen wie transporten mogen maken en overzetten.

Productiemandant dicht voor customizing en repositorywijzigingen

In produktie omgevingen mag niet worden gecustomized of ontwikkeld. Hiervoor dienen het systeem en de produktiemandant te worden dichtgezet voor wijzigingen.

Permanente Saplicense geinstalleerd

Er moet een permanente licentie zijn geinstalleerd en geen tijdelijke, zodat er later geen problemen kunnen ontstaan dat de licentie gaat/is verlopen.

(41)

Bijlage 5: Vereisten voor het uitvoeren van Technisch Applicatie beheer LXX

Minimaal 1 printer geinstalleerd en getest Er dient minimaal 1 printer te zijn geinstalleerd en getest.

Alle parameters voor SAP gezet

Hiermee worden de volgende parameters bedoeld:

- Instance profile parameters

- Parameters tbv buffers en memory

- RFC resource parameters (als er veel RFC verkeer is) - Memory management parameters

Werkprocessen

Er moeten voldoende werkprocessen zijn ingericht om de te verwachten load aan te kunnen.

Tevens dient er een goede verdeling in werkprocessen te zijn (voldoende dialoog-, batch-, en spoolwerkprocessen)

Autorisaties

Zijn de autorisaties geregeld. Er mogen slechts een paar users zijn met SAP_ALL/SAP_NEW rechten.

Stabiliteit

Het systeem moet stabiel draaien. Hierbij wordt gelet op:

- SAP available

- SAP systemlog meldingen - Update errors

- Canceled jobs

Verbinding naar Sapnet

De verbinding naar Sapnet moet zijn ingericht zodat SAP bij problemen in het klantsysteem kan kijken.

SAP system data ingevuld op Sapnet

Op Sapnet moeten de gegevens van de klantsystemen zijn ingevuld.

Documentatie

Er dient een job scheduling document te zijn indien job beheer complex is.