7 stappen om respectvol en efficiënt afscheid te nemen van een werknemer
Stappenplan
ontslag
Gelukkig staat het ontslaan van een medewerker niet op je dagelijkse activiteitenlijstje, al schuilt daarin ook een reëel gevaar. Want als het dan een keer niet goed gaat, heb je waarschijnlijk geen idee hoe zo’n procedure werkt.
Medewerkers worden in Nederland goed beschermd en van iemand afscheid nemen lukt alleen wanneer je een goede reden kunt aanvoeren en alles netjes volgens het boekje doet.
Schadevergoeding
Voorbeelden te over waarbij werkgevers dachten een goede zaak te hebben, maar uiteindelijk bot vingen bij de rechtbank. Zo kan een ontslagaanvraag je duur komen te staan, zeker wanneer de werknemer van de rechter een fikse schadevergoeding krijgt toegekend. Uitzondering?
Nee hoor, het gebeurt zelfs regelmatig in Nederland.
Alle reden dus om je goed in te lezen voordat je concrete maatregelen neemt. In dit stappenplan hebben we al die stappen voor je op een rijtje gezet. Van documenteren tot het treffen van een schikking, de procedure bij het UWV en de stap naar de kantonrechter.
‘Een ontslag
aanvraag kan je duur komen te staan’
‘Zorg dat de procedure op een nette, respectvolle manier verloopt’
Het gesprek aangaan
Zover hoeft het overigens niet te komen. De meeste ontslagzaken in ons land worden nog altijd opgelost omdat werkgever en werknemer met elkaar het gesprek aanknopen. Eventueel onder begeleiding van een mediator, maar zonder tussenkomst van een rechter. Ook daar vertellen we iets over in dit stappenplan. Verder is het een kwestie van de regels volgen en tijdens het proces niet proberen om buiten de lijntjes te kleuren. Maak er dus geen bokswedstrijd van. Zo kun je op een snelle, efficiënte, nette en respectvolle manier van elkaar afscheid nemen.
Moddergooien
Dat laatste is belangrijk. Want met ruzie en moddergooien uit elkaar gaan, is zakelijk gezien niet slim. Je weet immers nooit waar je elkaar ooit weer voor nodig hebt. En boven
dien staat de reputatie van jouw bedrijf op het spel.
Zorg daarom dat de ontslagprocedure op een nette en respectvolle manier verloopt, zodat je de exwerknemer altijd recht in de ogen kunt kijken. Dat dit ook kan zonder altijd een grote zak geld mee te hoeven geven, ontdek je in dit stappenplan.
Het is niet de reden waarom je ooit manager, directeur of ondernemer bent geworden. Toch krijg je er in je carrière vroeg of laat een keer mee te maken:
een medewerker ontslaan. Zelden leuk, maar soms wel nodig.
Zelden leuk, soms wel nodig
Ontslag in een notendop
Transitievergoedingen, reintegratieverplichtingen en opzegtermijnen.
Interessante weetjes en feitjes rondom het ontslag.
» Ontslag op staande voet
De 5 meest voorkomende redenen:
01 Diefstal 02 Fraude
03 Niet meewerken aan reintegratie 04 Disfunctioneren
05 Concurreren met de werkgever
» 24 maanden
Dat is de minimale duur van een contract voordat een mede
werker aanspraak kan maken op een transitievergoeding.
Voorwaarde is wel dat het arbeidscontract op initiatief van de werkgever wordt beëindigd of niet wordt verlengd.
» De opzegtermijn
Heeft jouw werknemer een vast contract? Dan heb je te maken met een opzegtermijn. Tenzij er in het contract een afwijkende opzegtermijn is afgesproken, gelden de volgende termijnen:
»
Korter dan 5 jaar > 1 maand»
Tussen 5 en 10 jaar > 2 maanden»
Tussen 10 en 15 jaar > 3 maanden»
15 jaar of langer > 4 maandenLet op: een kortere opzegtermijn is alleen mogelijk als dit in de cao staat.
» Re-integratietraject
Zieke werknemers genieten ontslagbescherming. Is je werknemer ziek?
Zorg dat de werknemer weer aan het werk komt door samen een goed reintegratietraject op te stellen en te doorlopen. Is de werknemer na twee jaar nog steeds niet beter? Dan kun je ontslag aanvragen bij het UWV. Mocht blijken dat jij als werkgever het reintegratietraject niet serieus genomen hebt, dan kan het UWV je een loonsanctie opleggen en verplichten het loon langer door te betalen.
» Nieuwe wetten in de maak
De ontslagregels zijn niet in beton gegoten.
In 2015 gingen veel regels op de schop onder de noemer ‘Wet Werk en Zekerheid’. Ook nu is de overheid voornemens de
regels in 2018 aan te passen. In de plannen voor de ‘Wet arbeidsmarkt in balans’
staat onder andere de mogelijkheid ontslaggronden te combineren. Nu moet er altijd sprake zijn van een voldragen redelijke grond. Bij de nieuwe plannen kan een ontslagverzoek ook op een combinatie van wettelijke ontslaggronden worden toegewezen. De transitievergoeding kan dan wel tot maximaal 1,5 keer zo hoog uitvallen.
Het is dus belangrijk om op de hoogte te blijven van de veranderingen in de wetgeving en vooraf altijd juridisch advies in te winnen.
» Historie ontslagrecht
De regels rondom ontslag zijn in de afgelopen 100 jaar sterk veranderd. In de jaren dertig van de vorige eeuw kon een werkgever z’n personeel zonder reden wegsturen. Daar werd veel misbruik van gemaakt. Het ongehuwd samenwonen of het bezoeken van een andere kerk kon al reden zijn voor ontslag. Opvallend genoeg veranderde dat met Duitse inval in 1940. De bezetter introduceerde strengere ontslagregels die na de oorlog grotendeels werden overgenomen door de nieuwe Nederlandse regering.
‘Denk aan
de openstaande vakantiedagen en het recht op
eventuele bonussen’
Netjes ontslaan in 7 stappen
Een werknemer ontslaan. Je ontkomt er soms niet aan. Ga goed voorbereid te werk en voorkom zo de nodige ruzie. Deze stappen moet je zetten om netjes en
efficiënt afscheid te nemen van iemand.
Stap 1 Ga het gesprek aan
Niet tevreden met het functioneren van iemand? Laat deze irritatie niet sudderen in het MT, maar ga hierover in gesprek met de medewerker zelf. Doe je dat niet en het komt uitein
delijk tot een ontslagzaak, dan is de kans erg groot dat je die gaat verliezen. Een rechter tilt hier namelijk zwaar aan. Deze gesprekken kunnen er bovendien toe leiden dat de werkne
mer zijn functioneren verbetert of uit eigen beweging opstapt.
Stap 2 Bouw een dossier op
Stel, je hebt te maken met een blijvend probleem. Begin dan snel met het opbouwen van een dossier. Hierin leg je precies vast wat er in jouw ogen niet goed gaat en op welke manier je daarover met de werknemer in gesprek bent gegaan.
Communiceren en documenteren dus. Geef de medewerker bovendien de kans om zichzelf te verbeteren, door concrete begeleiding of training on the job aan te bieden. Leg ook deze handelingen weer vast.
Uiteraard kan dit voor spanningen op de werkvloer zorgen.
Toch is het wel verstandig deze werkwijze te volgen.
Disfunctioneren enkel mondeling bespreken en niet vastleggen kan je anders duur komen te staan. De rechter zal een arbeidscontract nooit ontbinden op basis van de blauwe ogen van een werkgever.
Stap 3 Win juridisch advies in
Er zijn gesprekken geweest en er ligt een dossier in de kast.
Daarmee denk je wellicht voldoende input te hebben voor een succesvolle ontslagprocedure. Toch is het verstandig om in deze fase eerst juridisch advies in te winnen.
Werkgevers staan in de praktijk vaak minder sterk dan ze in eerste instantie denken, zeker wanneer er sprake is van disfunctioneren. Een jurist kan je al snel vertellen of het zin heeft om een zaak te starten.
Stap 4 Probeer te schikken
Onderzoek nu of je er zonder het UWV of de rechtbank kunt uitkomen. Dat doe je door de onderhandelingen aan te gaan met de werknemer in kwestie. Daarbij gaat het onder meer om de einddatum van een contract en de hoogte van de transitievergoeding. Leiden de gesprekken tot een deal? Leg de afspraken dan vast in een beëindigingsovereenkomst.
Vermeld daarin ook wat te doen met de nog niet opgenomen vakantiedagen, eventuele openstaande studieschulden en een leaseauto. Met zo’n beëindigingsovereenkomst koop je in feite het procesrisico af.
‘De rechter zal een arbeidscontract nooit ontbinden op basis van jouw blauwe ogen’
‘Niet tevreden met het functioneren?
Ga in gesprek met
de medewerker zelf’
Stap 5 Naar het UWV…
Okay, je komt er niet uit samen. Om een ontslagprocedure te starten heb je toestemming nodig van het UWV of een kantonrechter. Is er sprake van een ziekte van minimaal twee jaar of heeft het ontslag een bedrijfseconomische reden? Surf dan naar de website werk.nl, download daar het digitale aanvraagformulier, vul deze in en stuur het formulier naar het UWV. De arbeidsinstantie deelt deze vervolgens met de medewerker die dan nog de kans krijgt om te reageren. Is het formulier onvolledig? Dan krijg je ‘m retour gestuurd.
… of de kantonrechter
Slecht functioneren, een verstoorde arbeidsverhouding, verwijtbaar handelen of zeer frequent ziekteverzuim. In dat soort persoonlijke gevallen ben je voor ontslag aangewezen op de kantonrechter. Dien daarvoor een ontbindingsverzoek in bij de rechtbank. De medewerker in kwestie krijgt vervolgens een kopie thuis opgestuurd en heeft de gelegenheid om een verweerschrift in te dienen.
Stap 6 De opzegbrief opstellen…
Laten we er nu even van uitgaan dat het UWV akkoord gaat.
Dan heb je als werkgever een beschikking waarin staat dat het contract mag worden opgezegd. Maar let wel, je bent er nu nog niet. Stuur een opzegbrief naar de medewerker waarin staat dat het dienstverband wordt beëindigd met inachtneming van de opzegtermijn. Wanneer de procedure bij het UWV twee maanden heeft geduurd, dan mag je deze periode van de opzegtermijn aftrekken. De minimale opzegtermijn is één maand en gaat in vanaf de eerste dag van de volgende maand.
In theorie kun je ook nog naar de kantonrechter wanneer het UWV je ontslagverzoek om bedrijfseconomische redenen heeft afgewezen. Dat gebeurt overigens weinig. De praktijk leert namelijk dat de kantonrechter zelden anders beslist dan het UWV.
... of het ontbindingsverzoek ontvangen
Wanneer de zaak in de rechtszaal wordt besproken, krijgen beide partijen de kans om hun verhaal toe te lichten. Veel rechters onderzoeken eerst of er wellicht toch nog geschikt kan worden. Kijk dus niet vreemd op wanneer je samen met de tegenpartij naar de gang wordt gestuurd voor een gesprek. Leidt dat tot niks? Dan doet de rechter uitspraak.
Wanneer het ontbindingsverzoek wordt toegewezen, dan bepaalt de rechter – anders dan het UWV – de einddatum.
‘Werkgevers staan in de praktijk vaak minder sterk dan ze in eerste instantie denken’
‘De medewerker
krijgt nog de kans
om te reageren of
een verweerschrift
in te dienen’
Stap 7 De eindafrekening
Als het arbeidscontract wordt ontbonden, dan heeft de werknemer recht op een transitievergoeding. Dat komt neer op 1/6 maandsalaris voor ieder half jaar dat iemand bij je in dienst is geweest. Mensen die ouder zijn dan 50 en langer dan 10 jaar voor je hebben gewerkt, krijgen een iets hoger bedrag uitgekeerd. Let op: als de rechter vindt dat jij als werkgever ernstig verwijtbaar hebt gehandeld, dan kan hij de ontslagen werknemer ook nog een billijke vergoeding toekennen. De hoogte hiervan is afhanke
lijk van verschillende factoren. Daarnaast vindt nog de eindafrekening plaats. Denk aan het opnemen of uitbe
talen van niet opgenomen vakantiedagen en het recht op eventuele bonussen.
‘De praktijk leert dat de kantonrechter
zelden anders beslist dan het UWV’
Denkfout 1
Als een medewerker niet goed functioneert, heb ik vrijwel altijd voldoende reden voor
‘een ontslag op staande voet.’
Hier gaat het in de praktijk vaak mis.
Diefstal, verduistering, mishande- ling, een grove belediging of werk- weigering vindt een rechter meestal een gegronde reden, maar in veel gevallen is het niet zo zwart wit. Er zijn veel voorbeelden van werkgevers die hiervoor door een rechter zijn teruggefloten. Daarnaast moet je de werknemer direct informeren over het ontslag op staande voet, inclusief de reden waarom je hiertoe besluit.
Ook moet je kunnen bewijzen dat er een dringende reden is. Win daarom juridisch advies in voordat je iemand meteen de laan uitstuurt.
Denkfout 2
‘Met twee mailtjes heb ik voldoende dossier opgebouwd.’
Een duidelijke misvatting. Om de kantonrechter aan je zijde te krijgen, zul je in ieder geval het dossier goed op orde moeten hebben. Maak van ieder gesprek een verslag, deel deze met jouw werknemer, vraag daarbij om bevestiging en doe de informatie vervolgens in het dossier. Besef bovendien dat je een medewerker de kans moet geven om het eigen functioneren te verbeteren.
Denkfout 3
‘Via het UWV heb ik een ontslag procedure in twee weken geregeld.’
Helaas, dat duurt toch net even iets langer. Houd rekening met een procedure die twee tot drie maanden in beslag neemt, ook als de zaak bij de kantonrechter ligt. Dit ligt in grote mate aan de vraag hoe ingewikkeld de kwestie is. Soms kan het bij een rechtbank ook gewoon drukker zijn dan normaal waardoor de wachttijden iets oplopen.
Tot slot heeft de wet bepaald dat iedere werknemer bij ontslag recht heeft op een getuigschrift. Dat kun je neutraal opstellen, tenzij je vóór het beëindigen van het contract met elkaar hebt afgesproken dat jij daar als werkgever een aanbeveling bij doet.
Ontslag regelen? Lees je in
De regels voor werk en ontslag zijn sinds 1 januari 2015 vastgelegd in de Wet Werk en
Zeker heid. Een belangrijke wet voor werknemers én werkgevers dus, al begrijpen we best dat je daar niet elke dag mee bezig bent. Je hebt immers voldoende andere dingen aan je hoofd.
Maar komt het nou een keer tot een ontslagzaak? Dan heb je zoals gezegd wel met deze strenge regels te maken. In dit stappenplan heb je kunnen lezen dat het heel belangrijk is om die regels goed te volgen. Eén misser en grote kans dat een UWV of rechter in jouw nadeel zal beslissen. De 7 stappen helpen je om de ontslagprocedure op de juiste manier te doorlopen.
En bedenk goed, de snelste en meest efficiënte manier om iemand te ontslaan loopt nog altijd via het gesprek.
Door gewoon om tafel te gaan, te luisteren naar elkaars argumenten en – daar ontkom je meestal niet aan – een beetje water bij de wijn te doen. Dat is bovendien niet alleen de meest efficiënte en snelste methode, maar vaak ook de manier om elkaar ook na het ontslag recht in de ogen te kunnen aankijken.
Succes daarmee!
Juridisch advies nodig?
De experts van DAS helpen en adviseren je bij juridische vragen over personeel en het opstellen van documenten.
Bel 088 - 3279 800 of kijk op das.nl/ondernemer
COLOFON Dit is een uitgave van MT MediaGroep BV.
Redactie
John van Schagen, redactie Management Team.
m.m.v.: Pascal Besselink, senior jurist arbeidsrecht bij DAS.
Copyright ©
Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van MT MediaGroep BV en DAS.
Juli 2018
