Ontwikkeling van een instrument voor de BTW-aangifte - stad Diest

Ontwikkeling van een instrument

vOOr de Btw-aangifte - stad diest

Project Consultant TriFinance : Jan Binon Bestuur : stad diest

Peter : koen Berghmans

1 - OpdrachtOmschriJving

“steden en gemeenten worden niet als belastingsplichtigen beschouwd voor hun handelingen of werkzaamheden die zij als overheden verrichten.

mocht dit tot concurrentieverstoring leiden, zullen ze wel als Btw-plichtige beschouwd worden.

Zij worden in elk geval als Btw-plichtige beschouwd voor de volgende werkzaamheden of handelingen, voor zover deze niet van onbeduidende omvang zijn :

3° het goederen- en personenvervoer”

deze parafrase van art. 6, wetboek Btw schetst de setting van mijn opdracht : stad diest is sinds enkele jaren Btw- plichtig voor haar activiteiten in verband met (vervoer en opslag van) rioolwater, en dat brengt wat praktische beslommeringen met zich mee.

eenvoudig gesteld vervoert de stad via haar rioleringsnetwerk afvalwater voor de drinkwatermaatschappij.

deze vervoerdienst is een Btw-plichtige handeling. de dienst wordt dus mèt Btw gefactureerd aan de drinkwatermaatschappij, en de Btw aangerekend op aangekochte diensten en goederen mag in mindering gebracht worden van de aan de staat verschuldigde Btw.

eens per kwartaal wordt een Btw-aangifte opgesteld.

deze Btw-plichtigheid is vrij recent (2006), de stad ondervindt er dan ook nog wat praktische moeilijkheden mee en doet beroep op consultants om haar bij te staan.

aan mij werd gevraagd een samenvattende nota als hulpmiddel bij de boekingen op te stellen en een excel-tool voor de opmaak van de aangifte te ontwikkelen.

2 - uitgangspunt en risicOanalyse

voorgaande opmerking : in de uiteenzetting wordt de focus gelegd op de input Btw aangezien de output Btw beperkt wordt tot 4 kwartaalfacturen aan de drinkwatermaatschappij.

traditioneel wordt de Btw-aangifte door het boekhoudpakket zelf gegenereerd.

dit proces kent twee stappen :

• de leveranciersboekhouder boekt de facturen en kiest een juiste Btw-sleutel.

deze Btw-sleutel heeft twee functies. ten eerste geldt hij als parameter voor de correcte weergave van de maatstaf van heffing en de Btw in de Btw-aangifte. ten tweede zorgt de Btw-sleutel voor een automatische boeking van de Btw op een subrekening afhankelijk van het type van Btw.

vb : 1. boeking van intracommunautaire verwerving van goederen, 100 eur.

2. boeking van aankoop kantoormateriaal, lokale leverancier, 200 eur excl. Btw

• de algemene boekhouder stelt de Btw-aangifte op, centraliseert de subrekeningen, vult de regularisatieroosters in (roosters 61 en 62) en vergelijkt het bedrag van de aangifte met het bedrag in de boekhouding.

eventuele verschillen worden opgespoord en gecorrigeerd, daarna wordt de aangifte ingediend via de intervat-applicatie.

vb centralisatie :

deze manier van werken biedt een grote mogelijkheid tot controle : het saldo van de rekeningen kan steeds worden afgestemd met de Btw-aangifte, eventuele verschillen kunnen snel opgespoord worden door het gebruik van subrekeningen.

voor de stad zou deze methode echter te duur en te omslachtig zijn.

slechts een klein gedeelte van de inkomende facturen (ongeveer 250 per jaar) hebben betrekking op Btw- plichtige activiteiten. mocht bovenstaande procedure gevolgd worden, zou het leeuwendeel van de inkomende facturen geboekt moeten worden met een Btw code “0” of “out of vat scope”, wat het registratieproces onnodig zou vertragen. verder is het natuurlijk ook zo dat het instellen van de Btw-sleutels in het boekhoudpakket de nodige expertise vereist, expertise die soms duur moet aangekocht/gehuurd worden.

dit alles in acht houdende, koos de stad ervoor om de Btw-aangifte op te stellen in een excel-sheet :

• de leveranciersboekhouder boekt de facturen en maakt kopies van alle facturen die betrekking hebben op de Btw-plichtige activiteit.

• de algemene boekhouder geeft de informatie van deze facturen in in een excel tool, waaruit de aangifte gegenereerd wordt.

• de algemene boekhouder vult de regularisatieroosters aan en dient de aangifte in via de intervat-applicatie.

dit proces is meer risicovol dan het eerder vermelde proces.

• er is een risico voor gebrek aan volledigheid van data : het is mogelijk dat facturen wèl ingeboekt worden maar niet opgenomen worden in de Btw-aangifte.

• voor aankoopfacturen waarbij sprake is van verlegging van heffing van Btw (medecontractant, intracommunautaire verwerving van goederen), bestaat hierbij het risico dat de fiscus een boete van 10% op de niet aangegeven Btw heft, verhoogd met nalatigheidsintresten.

• verder is er een grotere kans op foutieve ingave van data aangezien er een extra stap met manuele ingave is : het invullen van de spreadsheet.

deze risico’s wegen voor de stad echter niet op tegen de bovenvermelde nadelen van de traditionele methode.

een excel-tool als basis voor de Btw-aangifte is meteen ook gemakkelijker aanpasbaar naar de noden van de stad.

3 - aanpak

voor het opstellen van de excel-tool ben ik uitgegaan van de drie journalen waaruit een Btw-aangifte voortvloeit : het aankoopjournaal, verkoopjournaal en diversenjournaal. aangezien het hier niet van toepassing is, maak ik abstractie van het financiële journaal en de btw op bankdiensten.

Zo meteen worden de journalen en de Btw-verwerking ervan stuk per stuk besproken, eerst wil ik nog even stilstaan bij een stadseigen bemoeilijking van de Btw-declaratie: de facturatie van wegenaanleg.

Bij facturatie van wegenaanleg mag de Btw voor het stuk wegeniswerk niet afgetrokken worden, de Btw voor het stuk rioleringswerk mag vanzelfsprekend volledig afgetrokken worden. Om het werk zelf uit te splitsen in een stuk wegeniswerk en een stuk rioleringswerk moet een verhoudingsgetal bepaald worden. er wordt een theoretische sleuf berekend over de lengte van de werken, de sleufbreedte wordt forfaitair bepaald op de diameter van de rioolbuis en diepte.

de theoretische sleufoppervlakte die men zo verkrijgt , wordt vermenigvuldigd met een gemiddelde kostprijs per m². Zo verkrijgt men de gemiddelde maatstaf van heffing voor de sleuf.

uiteraard is dit verhoudingsgetal niet beschikbaar bij de eerste facturatie. Om de aftrekbaarheid van de Btw te bepalen wordt in drie stadia gewerkt :

1. Ontwerpfacturen -> aanbesteding

2. aanbesteding -> voorlopige oplevering

3. voorlopige oplevering -> einde facturatie

Bij de voorlopige oplevering wordt de in aftrek gebrachte Btw herzien, het verschil tussen de in het verleden in aftrek gebrachte Btw en het correcte bedrag wordt in de Btw-aangifte geregulariseerd via de roosters 61 en 62.

mocht u zich de vraag stellen : het is de technische dienst die het verhoudingsgetal berekend.

dit verhoudingsgetal dient steeds ingegeven te worden bij aankoopfacturen van wegenaanleg, en dat brengt ons meteen bij…

Het aankoopdagboek

het aankoopdagboek is voor de stad het dagboek waarin de meeste gegevens voor de Btw-aangifte geboekt worden.

Om de excel tool zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken heb ik steeds getracht om zo weinig mogelijk invulvelden te voorzien : slecht de basisgegevens van de factuur worden ingevuld, alsook het eerder vermelde verhoudingsgetal (“% aftrekbaar”).

de aangifte zelf vloeit voort uit het gebruik van de Btw-code die ingegeven wordt in het vak “Btw-transactie”. deze code wordt gekoppeld aan een aantal formules die de juiste declaratieve vermelding van de factuur genereren.

de Btw-codes werken in grote lijnen op een analoge manier als de in het vorige deel vermelde Btw-sleutels.

het eigene aan het aankoopdagboek is dat het een groot aantal mogelijke Btw-verrichtingen bevat : alle Btw- verrichtingen met verlegging van heffing worden er namelijk in opgenomen.

Het verkoopdagboek

het verkoopdagboek wordt door de stad slechts gebruikt voor de kwartaalfacturen aan de drinkwatermaatschappij.

net zoals in het aankoopdagboek heb ik getracht om de invulvelden tot het strikte minimum te beperken. het aantal Btw-sleutels dat gebruikt kan worden is tevens beperkt wanneer vergeleken met die van het aankoopjournaal.

Diverse aanpassingen

wanneer een wegeniswerk voorlopig wordt opgeleverd, wordt meteen ook de in mindering gebrachte Btw geregulariseerd.

Bij voorlopige oplevering wordt een definitief verhoudingsgetal voor de aftrekbaarheid van Btw bepaald.

het verschil tussen de Btw die in aftrek gebracht werd mits het voorlopig verhoudingsgetal en de Btw die in aftrek diende gebracht te worden, rekening houdende met het definitieve verhoudingsgetal, wordt in een apart tabblad berekend.

merk op dat ik de excel-tool eerder summier omschreven heb, ik ben bewust niet dieper ingegaan op de werking van de achterliggende formules : dit om de wakkerheid van de lezer niet onnodig te beproeven !

4 - resultaat

met de excel-tool heeft de stad een degelijk hulpmiddel in handen.

er dient een minimum aan data ingevoerd te worden om de Btw-aangifte te verkrijgen, de formules zijn steeds zo transparant mogelijk opgesteld.

een kritische houding ten opzichte van deze template blijft echter steeds nodig : het blijft slechts een hulpmiddel.

de Btw is een erg formele belasting, de declaratieve verplichtingen ervan veranderen ook niet zo frequent als die van de directe belastingen.

een degelijke kennis van de Btw en zeker van de modaliteiten van de aangifte ervan kan al bij al gemakkelijk onderhouden worden mits enkele opfrismomenten per jaar.

maak hierbij de bedenking dat de Btw een omzetbelasting is en dus steeds erg grote sommen geld betreft en het wordt al snel duidelijk dat een kennispunt van Btw in de eigen organisatie een relatief gemakkelijk in te vullen noodzaak is.

momenteel is de aangifteplicht van stad diest beperkt tot aan-en verkoopfacturen die betrekking hebben op het vervoer en de opslag van afvalwater, in de toekomst kan dat nog veranderen. niet alleen zou de stad andere activiteiten kunnen gaan uitoefenen, ook de niet-Btw plichtige diensten zouden aan de aangifteplicht onderworpen kunnen worden.

sinds januari 2010 dient elke onderneming ook ontvangsten uit vrijgestelde activiteiten vermeld in art. 44 van het wetboek aan te geven (onderwijs, bejaardenzorg, cultuur, sport). momenteel is het nog niet duidelijk of de lokale overheden deze activiteiten verrichten als niet-Btw-plichtige overheid, dan wel als Btw-vrijgestelde belastingsplichtige.

in de nabije toekomst zal de stad deze diensten dus niet moeten aangeven. vanaf het ogenblik dat dit wel moet, is de excel-tool meteen gedateerd: de tool zou nog steeds kunnen dienen maar zou geen tijdsbesparing meer opleveren.

deze actuele bedenking geldt dus als illustratie voor bovenvermeld punt : de excel-tool is enkel een hulpmiddel, en moet zeker in veranderende omstandigheden steeds kritisch bekeken worden.

5 - persOOnliJke ervaring

deze stage was voor mij vooral een summiere kennismaking met de werking van een lokaal bestuur.

een kijkje achter de schermen, misschien : mijn vertoeven in stadhuizen beperkte zich voorheen eerder tot het wachten aan het loket van de dienst bevolking.

nu weet ik ook een klein beetje over wie er achter de schermen werkt, en hoe het er daar aan toe gaat.

tijdens mijn stage heb ik kennis mogen maken met een gemotiveerd team professionals. de infrastructuur van de financiële dienst moet niet onderdoen voor die van menig privé-bedrijf.

Op zich zegt de vorige alinea niet veel, maar ze spreekt wel een heel aantal courante vooroordelen tegen.

dat draag ik dan ook mee : ik ben blij dat ik nu enigszins een beeld kan vormen van de werking van een lokaal bestuur.

een stage van twee dagen is natuurlijk erg kort, ik hoop dan ook om in de toekomst de kans te krijgen om gedurende een langere periode te kunnen samenwerken met een lokaal bestuur.