Reizen met kennis van zaken

(1)

(2)

Toerismecahiers

Reizen met kennis van zaken

MICE-onderzoek

in Vlaanderen en Brussel

(3)

Colofon

Toerisme Vlaanderen - dienst Planning & Onderzoek Raf De Bruyn (hoofd Planning & Onderzoek)

Vincent Nijs Jan Van Praet

Mia Lammens (cartograﬁe)

(4)

Inhoud

Woord vooraf 5

Ten geleide 7

Hoofdstuk 1 Concepten, methodologie en kengetallen 9 1.1 Toerisme (in) Vlaanderen: Kunststeden, Vlaamse regio’s en Kust 9

1.2 Toerisme: vrijetijd en/of zaken? 11

1.3 Over aanbieders, MICE-toeristen en tussenpersonen 12 1.4 De MICE-studie: een onderzoek in 3 fasen 14 1.5 Omvang van het MICE-toerisme in Vlaanderen 20 Hoofdstuk 2 Inventarisatie van het aanbod 23

2.1 Situering 23

2.2 Hotelaanbod 26

2.3 Vergaderruimtes 27

2.4 Tentoonstellingsruimtes 28

2.5 Catering 29

2.6 Maximum capaciteit 30

Hoofdstuk 3 Bepaling van de globale marktvraag 33

3.1 Volumemeting 33

3.2 Kenmerken van meetings en congressen 37

3.3 Kenmerken van beurzen 45

(5)

Hoofdstuk 4 Kenmerken van de vraag 53 4.1 De individuele residentiële meeting- en congrestoerist 53 4.2 De organisatoren van residentiële meetings en congressen 63 4.3 De bestedingen van de residentiële meeting- en congrestoerist

en van de organisatoren van meetings en congressen 71

Hoofdstuk 5 Samenvatting 79

5.1 Aanbodkenmerken van het MICE-toerisme 79

5.2 Globale marktvraag naar het MICE-toerisme 80

Verklarende woordenlijst 89

(6)

De term ‘toerisme’ wordt in de eerste plaats geassocieerd met vakantie, vrijetijd en ontspanning. Het aandeel van de reizigers die voor zaken in ons land verblijven is echter niet te onderschatten.

De voornaamste redenen waarom bedrijven en organisaties voor Vlaanderen kiezen om meetings en congressen te organiseren zijn de centrale ligging en be- reikbaarheid, de kwaliteit van onze logies en congrescentra en de authentieke, unieke uitstraling van de bestemming. Vlaanderen heeft met haar historische kunststeden een sterke uitgangspositie voor de markt van het zakentoerisme – met Brussel op kop. En er is nog veel potentieel.

Dit toerismecahier is gebaseerd op recent en wetenschappelijk onderzoek naar de vraag en het aanbod van het zakentoerisme in Vlaanderen, meer bepaald dan van het georganiseerde zakentoerisme. Het onderzoek focust op de zogenaamde MICE-sector – dat is het segment van vergaderingen (Meetings), motivatiereizen (Incentives), congressen (Conventions) en tentoonstellingen of beurzen (Exhibitions).

Het onderzoek is voornamelijk opgezet om het marketingbeleid van Toerisme Vlaanderen te sturen. Vanzelfsprekend biedt het ook waardevolle informatie voor de toeristische ondernemers zelf. Recent cijfermateriaal en speciﬁeke marktgegevens zijn essentieel om een goed beleid te voeren. De Vlaamse over- heid wil die professionaliteit aanmoedigen. Zo werd o.a. het Barometersysteem Steunpunt Toerisme en Recreatie (SteR) in het leven geroepen, een nieuw infor- matiesysteem dat op constante basis prestatiegegevens verzamelt van attracties, hotels en campings.

Het systeem onderbouwt het beleid, dat er al langer van overtuigd is dat toerisme een belangrijke economische pijler is in Vlaanderen. De toeristische sector biedt werkgelegenheid aan 5,6% van de totale Vlaamse werkende bevolking, en dat cijfer groeit elk jaar. Bovendien is het hoge overnachtingscijfer van toeristen in Vlaanderen een belangrijke bron van inkomsten. Dat geldt zeker en vast voor

Woord vooraf

(7)

dan gewone toeristen. De bestedingen van zakentoeristen die in Vlaanderen overnachten voor een congres of vergaderingen leveren jaarlijks zo’n 1,4 miljard euro op.

Eén ding is zeker: het economisch belang van toerisme in Vlaanderen mag niet onderschat worden. Ik ben ervan overtuigd dat de bestemming Vlaanderen een groeimarkt is met nog vele mogelijkheden. Dit onderzoek toont aan dat ook op het vlak van het MICE-toerisme nog heel wat kansen te benutten zijn. Daarom stel ik het ook als topprioriteit in het Vlaamse beleid om nog meer de troeven van onze Vlaamse kunststeden uit te spelen en verre en nieuwe markten te ver- kennen.

Geert Bourgeois

Vlaams minister van Toerisme

(8)

Toerisme Vlaanderen heeft als missie het toerisme, de toeristische recreatie en de vrijetijdsbesteding in het kader van toerisme te bevorderen. Hiertoe ver- vult zij twee belangrijke basistaken: ten eerste de kwalitatieve ontwikkeling van het toeristische product en ten tweede de promotie van de bestemming Vlaanderen/Brussel in binnen- en buitenland.

Vlaanderen en Brussel worden gepromoot voor zowel het recreatieve toerisme als voor het MICE-toerisme (Meetings, incentives, congressen en exhibitions).

Een efﬁciënte en effectieve promotie is slechts mogelijk indien deze voldoende onderbouwd is door objectief cijfermateriaal.

Tot voor kort beschikte het MICE-toerisme slechts over een beperkte hoeveel- heid gegevens. Daarom was het voeren van eigen primair marktonderzoek noodzakelijk. Bovendien vormt het hierna omschreven onderzoek een primeur in Vlaanderen en Brussel.

De belangrijkste resultaten uit dit omvattende marktonderzoek worden in dit toerismecahier toegelicht.

Aan de hand van drie hoofdstukken worden het aanbod, de vraag en het proﬁel van de MICE-toerist en de organisator van meetings en congressen en beurzen in Vlaanderen en Brussel beschreven.

Het eerste hoofdstuk omschrijft het huidige aanbod in Vlaanderen en Brussel voor de MICE-markt. Dit geeft ons een duidelijk beeld inzake het aantal venues en de spreiding hiervan in Vlaanderen en Brussel.

De globale marktvraag wordt beschreven in het tweede hoofdstuk. Hierin gaan we na hoeveel meetings, congressen en beurzen plaatsvonden in Vlaanderen en Brussel. Vervolgens worden de kenmerken van deze bijeenkomsten toegelicht.

Het derde hoofdstuk belicht de kenmerken van de vraag. Zowel voor de bedrijven en verenigingen die congressen en meetings hebben georganiseerd in Vlaanderen en Brussel als voor de residentiële MICE-toerist willen we een beeld krijgen van volgende onderzoeksthema’s: proﬁelbeschrijving, kenmerken van

Ten geleide

(9)

stemming, concurrentiepositie van Vlaanderen en Brussel, recreatieve activiteiten en bestedingen.

Tot slot zet een laatste hoofdstuk de belangrijkste bevindingen nogmaals op een rij.

Velen hebben bijgedragen om deze marktonderzoeken tot een goed einde te brengen. De auteurs danken dan ook graag alle betrokken medewerkers van het onderzoeksbureau ‘WES Onderzoek & Advies’, de venues, de congresbureaus en de eigen dienst Planning & Onderzoek.

Toerisme Vlaanderen Planning & Onderzoek

(10)

H

oofdstuk

1 1.1 Toerisme (in) Vlaanderen: Kunststeden, Vlaamse regio’s en Kust

Het onderzoek naar de MICE-sector in Vlaanderen en Brussel is uitgevoerd in opdracht van Toerisme Vlaanderen, het Intern Verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap. Toerisme Vlaanderen heeft verschillende opdrachten. Naast ‘Destination Management’ (het inves- teren in toerisme en het controleren en vergunnen van logiesinrichtingen en reisbureaus) is het vermarkten van de bestemming Vlaanderen en Brussel een van de kernopdrachten van Toerisme Vlaanderen. Zowel in binnen- als buitenland zet Toerisme Vlaanderen de toeristische bestemming Vlaanderen/Brussel op de markt, zowel voor de recreatieve verblijfstoerist als voor de MICE-toerist. Toerisme Vlaanderen concentreert zich op 13 markten, met name: België, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Japan, Spanje, Italië, Oostenrijk, Tsjechië, Denemarken en Zweden.

Ook de zogenaamde ‘macroproducten’ – de Kust, de Kunststeden en de Vlaamse regio’s – zijn componenten van deze strategie. Zij verdelen Vlaanderen op basis van productkenmerken en spelen een belangrijke rol in de werking van Toerisme Vlaanderen en in de marketingcommunicatie.

De drie macroproducten bestaan echter niet sinds jaar en dag onder deze vorm en benaming. Het begrip ‘Kust’ is de oudste entiteit en is weinig onderhe- vig geweest aan conceptuele renovaties. De ‘Kunststeden’ (Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Leuven en Mechelen) waren niet altijd gegroepeerd zoals we dat nu doen. En ook het begrip ‘Vlaamse regio’s’, het jongste concept in de huidige toeristische marketing, legde een lange weg af alvorens het onder deze benaming het daglicht zag.

1.1.1 Situatie vóór het internationale toeristische marketingplan

Een Internationaal Marketingplan vormt sinds 1994 de basis voor de toeristische promotiestrategie van Vlaanderen. Daarvoor was er sprake van de zogenaamde

Concepten, methodologie en kengetallen

(11)

heen ontstaan op basis van een logische analyse van vraag en aanbod. De Kust was en is een traditierijke vakantiebestemming, vooral voor de Belgen en onze buurlanden. De Kunststeden, toen nog een verzamelnaam voor 19 grote en klei- ne toeristische steden, zetten met onder andere Antwerpen, Brugge, Brussel en Gent een periode van sterke groei in. En de Kempen was de populairste ‘groene regio’ gelegen in de provincies Antwerpen en Limburg.

Deze opdeling voldeed echter niet. Verschillende toeristisch interessante regio’s waren onvoldoende geïntegreerd in het gevoerde marketingbeleid. Er moest daarom gezocht worden naar een omvattend concept dat de toeristische regio’s die niet behoren tot de Kust of de Kunststeden zou groeperen.

Ook voor de Kunststeden werden herhaalde pogingen ondernomen om het begrip beter te omschrijven en het een zo accuraat mogelijke inhoud te geven.

Het geheel van 19 steden was te omvangrijk en te heterogeen om samen te promoten. Een analyse op basis van internationale gidsen, lokale brochures, het logiesaanbod en de restauratiemogelijkheden moest het aantal steden beper- ken.

1.1.2 Situatie vanaf 1994

In de periode 1992-1993 bestelde Toerisme Vlaanderen een Internationaal Marketingplan bij het onderzoeksbureau ‘WES Onderzoek & Advies’ en het Spaanse marketingbureau THR (Asesores en Turosmo, Hoteleria y Recreation).

Bij de implementatie hiervan werd afstand genomen van de term Kempen en kwam het concept ‘Groen Vlaanderen’ in de plaats. De benaming ‘Groen Vlaanderen’ was niet alleen vernieuwend, ook de inhoud ervan was nieuw.

Naast de Kempen incorporeerde Groen Vlaanderen alle regio’s met een groen, natuurlijk en gezinsvriendelijk karakter. Nog later werd de conceptnaam Groen Vlaanderen geruild voor deze van ‘Vlaamse regio’s’ om beter te benadrukken dat er onder deze koepelbenaming talrijke en diverse – ook niet groene – regio’s schuilgaan.

Het drieluik Kust – Kunststeden – Vlaamse regio’s was geboren.

Gezien de concentratie van het MICE-toerisme in de steden – niet enkel de Kunststeden, maar ook in andere steden – worden een aantal speciﬁeke steden

(12)

In dit deel gaan we eerst dieper in op de deﬁnities rond toerisme en speciﬁek de MICE-sector. Vervolgens verduidelijken we vraag, aanbod en de interrelatie tussen beide en tenslotte lichten we de methodologie van dit onderzoek toe.

1.2 Toerisme: vrijetijd en/of zaken?

Een van de meest globale opdelingen die we binnen de basisdeﬁnitie van ‘toerisme’ kunnen maken is die van het zakentoerisme ten opzichte van het vrijetijdstoerisme. Binnen het zakentoerisme is er verder een onderscheid tussen het individuele zakentoerisme en het MICE-toerisme. ‘MICE’ is een Engelstalig letterwoord dat staat voor:

• Meetings (vergaderingen);

• Incentives (motivatiereizen);

• Conventions (congressen);

• Exhibitions (beurzen).

Figuur 1 Schematische voorstelling van toerisme*

Toerisme Vlaanderen, Planning & Onderzoek

De vier MICE-segmenten geven de basisindeling weer binnen de toeristische zakenmarkt. Het MICE-toerisme is per deﬁnitie een groepsgebeuren. De term

‘meetings’ vormt een verzamelnaam voor allerlei externe bijeenkomsten (ver- gaderingen) van bedrijven of verenigingen, en dat op één welbepaalde plaats.

Ze kunnen ad hoc gebeuren of op basis van een vastgelegde planning en hebben als doel informatie uit te wisselen, problemen op te lossen en/of beslis- singen te nemen.

TOERISME

Vrijetijdstoerisme

Individueel In groep Individueel In groep

= MICE Zakentoerisme

(13)

‘Incentives’ beschouwen we als ‘beloningsreizen’, waarbij het aspect ontspan- ning sterker aanwezig is dan het vergaderen of het verschaffen van informatie.

Daarom sluiten incentives nauw aan bij vrijetijdstoerisme. Toch is er een zakelijke kant aan deze vorm van reizen, en vooral ook een sterke economische kant.

‘Conventions’ of congressen zijn de bijeenkomsten waar personen samen over een bepaald thema beraadslagen of lezingen bijwonen. Het zijn, in vergelijking tot vergaderingen, meer formeel georganiseerde bijeenkomsten op een van te- voren afgesproken plaats waarbij het aantal deelnemers kan schommelen van een tiental tot meer dan 1.000. Kenmerkend voor de congressen is dat de be- sprekingen zeer gestructureerd verlopen, maar het doel is net zoals bij de vergaderingen kennis over te dragen en/of tot een overeenstemming te komen.

Tot slot worden de ‘exhibitions’ of beurzen als een zeer apart segment ervaren.

Tal van beurzen vallen onder deze noemer. Ze vormen veelal een commercieel platform voor bedrijven uit een bepaalde sector. Soms wordt aan de beurs ook een seminarie of een congres gekoppeld. Toeristische diensten en congresbureaus oefenen eerder een beperkte invloed uit op deze events.

1.3 Over aanbieders, MICE-toeristen en tussenpersonen

Ook in de MICE-markt kunnen we de klassieke economische indeling naar vraag en aanbod onderscheiden. Onder ‘aanbieders’ verstaan we deze organisaties die fysieke ruimte en diensten ter beschikking stellen voor een vergadering, een beurs of een congres. Tot de aanbieders op de MICE-markt rekenen we de conference centres (congres- en tentoonstellingscentra), de accommodaties (logiesinrichtingen), de special venues en de dienstverleners.

Conference centres zijn ruimtes die speciﬁek voor de organisatie van congressen, seminaries, tentoonstellingen of beurzen ingericht zijn.

Er bestaan ook logiesinrichtingen met infrastructuur voor seminaries en conferenties. Hieronder vallen zowel grootschalige als kleinschalige hotels, budgetaccommodaties als vakantiedorpen.

Special venues zijn allerlei inrichtingen zoals toeristische attracties, kastelen, musea, theaters, bioscopen, boten, golfclubs, restaurants, … waarvan de primaire activiteit niet gericht is op het MICE-gebeuren, maar die de aanwezige ruimte

(14)

ses, producenten van badges en promotiemateriaal, verhuurders van transport en dergelijke meer.

Onder ‘vraag’ verstaan we de commerciële en niet-commerciële organisaties die een vergadering, een congres, … wensen te organiseren. De commerciële organisaties zijn bedrijven en andere organisaties die een commerciële activiteit uitoefenen. Ze zijn actief op de zakentoeristische markt omdat zij bedrijfssemi- naries, bedrijfstrainingen, jaarvergaderingen, directievergaderingen, product- lanceringen, verkoopvergaderingen, … inrichten. We vermelden ze ook onder de noemer ‘corporate’. De niet-commerciële spelers worden ook wel associations genoemd.

Tot niet-commerciële organisaties behoren onder meer onderwijsinstellingen, socio-culturele verenigingen, vakbonden, politieke partijen, EU-instellingen, enzovoort.

Vraag en aanbod kunnen hetzij rechtstreeks met elkaar in contact komen hetzij via tussenpersonen. Het zijn organisaties, veelal verbonden aan een stad, regio of Gewest, die promotie voeren voor hun stad of regio als bestemming voor congressen en meetings. Een congresbureau creëert enerzijds een promotio- neel platform voor de aanbodzijde en adviseert anderzijds de vraagzijde over locaties en dienstverlening. Zij staan ook in nauw contact met de Professional Conference Organisers (PCO’s). Dit zijn professionele, commerciële privé-organisaties die in opdracht van derden en tegen betaling een congres organiseren.

Zij kunnen de voorbereiding, de begeleiding, de promotie, de sponsoring en de ﬁnanciële afhandeling van een congres op zich nemen.

Tot de overige tussenliggende personen of organisaties behoren de congresreisbureaus (reisbureaus die zich specialiseren in het organiseren en het regelen van de verplaatsing van de deelnemers aan een congres), Conference Organisers, Destination Management Companies (DMC), Incentive Travel Houses (ITH) of Event Organisers.

Figuur 2 toont de relaties tussen de verschillende spelers in het MICE-veld.

Enerzijds kunnen vraag en aanbod op directe wijze met elkaar in contact treden, anderzijds is er de indirecte weg via verscheidene tussenpersonen.

(15)

Figuur 2 Organisatie van de MICE-markt*

1.4 De MICE-studie: een onderzoek in 3 fasen

Om de MICE-markt grondig te kunnen benaderen, was het nodig dit onderzoek te sturen volgens de indeling naar vraag en aanbod. Daarom onderscheiden we drie onderzoeksfasen:

• FASE 1: Inventarisatie van het aanbod;

• FASE 2: Bepaling van de globale marktvraag;

• FASE 3: De kenmerken van de vraag (onderzoek bij de bedrijven en organisaties die meetings en congressen organiseren in Vlaanderen en Brussel en bij de individuele congres- en meetingtoeristen).

In de volgende paragrafen gaan we dieper in op de methodologie van elk van de drie onderzoeksfasen.

1.4.1 Fase 1: Inventarisatie van het aanbod

DIRECT INDIRECT

TUSSENPERSONEN AANBOD

VRAAG

• Bedrijven

• Verenigingen • Congresbureaus

• PCO's

• Congresreisbureaus

• Conference Organisers

• Conferentiecentra

• Accommodaties

• Special venues

• Andere dienstverleners

(16)

• congres- en seminariecentra;

• logiesaccommodatie;

• special venues;

• dienstverleners.

Voor het verder onderzoek naar de kenmerken van het aanbod in Vlaanderen en Brussel houden we enkel rekening met de eerste drie categorieën, namelijk congres- en seminariecentra, logiesaccommodaties en de special venues. De categorie ‘dienstverleners’ behoort omwille van hun ondersteunend karakter niet tot de scope van dit onderzoek.

De afbakening van het onderzoeksdomein maakt ook duidelijk dat we ons in de eerste plaats willen toespitsen op de markt van vergaderingen, congressen en beurzen en in mindere mate op de aanbieders van incentives.

De gegevens die we voor elke aanbieder inventariseren zijn de volgende:

• aantal vergaderzalen;

• maximale capaciteit van de vergaderzalen volgens verschillende opstellingen (seminarie, theater, auditorium, receptie, banket);

• aantal m² expositieruimte;

• cateringmogelijkheden (extern of intern);

• het aantal kamers en sterrenclassificatie (voor hotelaccommodaties).

De vergaderruimtes en bijhorende receptieve ruimtes kunnen in verschillende stijlen opgesteld worden. Elke stijl heeft een bepaalde capaciteit aan deelnemers tot gevolg. We onderscheiden: seminariestijl, theaterstijl, auditorium, receptiestijl en banketstijl.

In een ruimte in seminariestijl heeft iedere persoon een zitplaats. De stoe- len zijn verplaatsbaar en iedere zitplaats is voorzien van een individuele schrijf- tafel of schrijftablet (bevestigd aan de stoel). In deze categorie worden ook boardrooms opgenomen. In dit laatste geval wordt de individuele schrijftablet dan vervangen door een grote tafel.

Een ruimte in theaterstijl biedt aan iedere persoon een zitplaats. De stoelen moeten verplaatsbaar zijn.

Ook in een auditorium heeft iedere persoon een zitplaats. De stoelen zijn vastgemaakt aan de vloer en zijn trapsgewijs gerangschikt naar boven toe.

Een ruimte in receptiestijl biedt de deelnemers de mogelijkheid van een receptie te genieten.

Tenslotte is een ruimte in banketstijl zodanig opgesteld dat alle aanwezigen over een zitplaats beschikken. ‘Walking buffets’ vallen niet onder deze categorie.

(17)

Om het aanbod in kaart te brengen zijn diverse bronnen geraadpleegd. Het databestand van de MICE-cel van Toerisme Vlaanderen, vormt de basis.

Een groot gedeelte van deze informatie wordt gepubliceerd in de ‘Ofﬁcial Meeting & Incentive Guide to Flanders & Brussels’ en is ter beschikking van de (inter)nationale zakenklant. Volgende bronnen werden bijkomend geconsul- teerd:

• Antwerpen Congresbureau;

• OPT (Brussel);

• Meeting in Brugge;

• Westtoer;

• Toerisme Oostende;

• Toerisme Provincie Oost-Vlaanderen;

• Gent Congres;

• Toerisme Vlaams-Brabant;

• Congressulations (provincie Limburg);

• Semindex 2002/2003;

• www.reunions.be;

• brochures diverse diensten voor toerisme;

• websites van individuele aanbieders.

In het totaal werden ruim 500 potentiële aanbieders telefonisch gecontacteerd.

Deze aanbieders werden opgenomen in het databestand wanneer ze zichzelf positioneren op de zakelijke markt als organisatie met congres-, seminarie- of beursfaciliteiten. Finaal werd het databestand afgesloten met 903 aanbieders.

Gezien de concentratie van het MICE-toerisme in de steden – niet enkel de Kunststeden, maar ook in andere steden – zijn een aantal speciﬁeke steden apart opgenomen. Het gaat om plaatsen die geograﬁsch gezien in de Vlaamse regio’s zijn gelegen. Hierdoor komen we tot een vierledige indeling: Kunststeden, Vlaamse regio’s, Kust en de andere steden.

1.4.2 Fase 2: Bepaling van de globale marktvraag

De bepaling van de globale marktvraag is de tweede stap in dit grootschalige MICE-onderzoek. Hierbij gaan we in eerste instantie na hoeveel meetings, congressen en beurzen plaatsvinden in Vlaanderen en Brussel. Vervolgens belich-

(18)

De globale marktvraag naar het MICE-toerisme wordt bepaald door de bedrijven en verenigingen die meetings, congressen en beurzen organiseren in Vlaanderen en Brussel. Het ligt het meest voor de hand om de marktvraag bij deze bedrijven en verenigingen te bevragen. Dit is echter niet zo eenvoudig omdat de bedrijven en verenigingen behoren tot de meest uiteenlopende sectoren en ze bovendien op nationale en internationale schaal opereren.

Omwille van de verscheidenheid van de organisatoren en hun versnipperde locatie, opteerden we ervoor om de globale marktvraag naar het MICE-toerisme via de aanbodzijde te onderzoeken.

Op basis van de eerste fase in dit onderzoek, de inventarisatie van het aanbod, is het duidelijk hoeveel venues Vlaanderen en Brussel telt. Bovendien weten we van elk van deze venues een aantal kenmerken, zoals:

• type venue (hotel, congres- of seminariecentrum, special venue, …);

• vergadercapaciteit volgens diverse opstelling van de zalen (seminarieopstelling, theateropstelling, …).

De volgende punten kwamen aan bod bij deze vraagstelling:

• aantal meetings, congressen en beurzen in 2003, met verdeling over de diverse maanden;

• voor de drie meest recente meetings, congressen en beurzen in 2004 werden volgende kenmerken gevraagd:

• duur van de meeting/het congres/de beurs,

• gemiddeld aantal deelnemers per dag,

• aandeel residentieel tegenover niet-residentieel,

• Belgische tegenover buitenlandse deelnemers,

• commerciële of niet-commerciële organisatie (of corporate tegenover association),

• sector waartoe de organisator behoort,

• land (regio) waar de organisator gevestigd is,

• het rechtstreekse contact tussen de venue en de organisator tegenover het contact via tussenpersonen,

• de uitgaven verricht door de organisator aan de venue;

• belangrijke kanalen om meeting-, congres- en/of beursfaciliteiten te promoten.

Bij de resultaten zal duidelijk zijn dat beurzen heel divers kunnen zijn. Zo zal blijken dat bepaalde bedrijven ruimte afhuren om hun eigen product aan vak- mensen voor te stellen. In dit geval is er slechts één exposant. Maar aangezien dit eveneens een commercieel platform vormt, zijn deze beurzen eveneens opgenomen.

(19)

De globale vraagmeting heeft betrekking op 414 venues. Dit betekent een hoge respons van 47%. Daarenboven beantwoorden de verhoudingen naar macroproduct en naar type venue in de steekproef aan de verdeling in de realiteit.

1.4.3 Fase 3: Kenmerken van de vraag

In een derde en laatste fase van het MICE-onderzoek gaan we de kenmerken van de vraag na. Bij bedrijven en organisaties die congressen en meetings organiseren in Vlaanderen en Brussel en bij individuele meeting- en congrestoeristen willen we een zicht krijgen op thema’s zoals proﬁelbeschrijving van de klant, kenmerken van de trip, gebruikte informatiekanalen, typering en evaluatie van de bestemming Vlaanderen en Brussel, concurrentiepositie van Vlaanderen en Brussel, recreatieve activiteiten en bestedingen. We spitsen ons toe op de resi- dentiële meeting- en congresmarkt.

Om informatie in te winnen bij twee soorten klantengroepen (de meeting- en congrestoerist enerzijds en de bedrijven of organisaties die de meerdaagse meetings of congressen organiseren anderzijds), zijn twee losstaande enquê- tes uitgevoerd. De individuele meeting- en congrestoerist kon face-to-face ter plaatse geïnterviewd worden. Organisatoren (beslissingnemers) zijn in tegenstelling tot de individuele toerist niet altijd zelf aanwezig. Daarom zijn zij telefonisch benaderd. De vragen die zijn gesteld aan deelnemers en organisatoren van meerdaagse meetings en congressen liepen ook niet volledig parallel.

Tabel 1 Onderwerpen in de enquête naar de individuele meeting- en congrestoerist en de organisatoren

Inhoud van de bevraging Individuele meeting- en congrestoerist Bedrijven en verenigingen

Profielbeschrijving van de klant X X

Kenmerken van de trip X

Concurrentiepositie van Vlaanderen/Brussel X

Gebruikte informatiekanalen X X

Evaluatie van de bestemming Vlaanderen/Brussel X X

Bestedingen X X

Recreatief luik X

(20)

periode liep van oktober tot en met december 2004 en van maart tot en met april 2005. Er werden vier talen aangeboden om de mondelinge vragenlijst aan te brengen: Nederlands, Engels, Frans en Duits.

Voor de bevraging van de bedrijven (corporate) en verenigingen (associations) gingen we op zoek naar de beslissingnemers van het congres of de meeting.

Gegevens over organisatoren zijn verzameld tijdens de bevraging van de deelnemers aan de meerdaagse meetings en congressen. Daarnaast is deze data- bank aangevuld met contactgegevens die de venues hebben kunnen aanreiken.

Zo werden 300 organisatoren gevonden en ondervraagd. Er werd in de steek- proeftrekking rekening gehouden met de kenmerken van de organisatoren zoals blijkt uit de bevraging van het aanbod in de tweede fase van dit MICE- onderzoek. Ook hier maken we het onderscheid naar het type organisator: commercieel (bedrijven of ‘corporate’) en niet-commercieel (verenigingen of ‘associations’). De enquêteperiode verliep telefonisch, in december 2004 en van april tot en met juni 2005 en in drie talen (Nederland, Engels en Frans).

Tenslotte komen ook de bestedingen in Vlaanderen en Brussel van zowel de meeting- en congrestoeristen als de organiserende bedrijven en verenigingen aan bod. De berekening van deze bestedingen is geen sinecure. Afhankelijk van de organisatie van de meeting of het congres worden sommige bestedingen immers net wel of net niet door de deelnemer dan wel de organisator gedragen.

Er werd al het mogelijke gedaan om dubbeltellingen te vermijden.

Bij de deelnemers diende er bij de bevraging een onderscheid gemaakt te worden naar deelnemers die een deelnameprijs of ‘participation fee’ betaalden en zij die geen globale prijs betaalden. Bij de deelnemers kunnen we de bestedingen in een viertal grote categorieën indelen:

• logiesbestedingen;

• transportbestedingen;

• dagdagelijkse bestedingen in Vlaanderen/Brussel;

• elementen die deel uitmaken van, enerzijds, de kosten betaald door de organiserende instantie, en anderzijds, de ‘participation fee’.

Dit laatste item is in de enquête opgenomen om dubbeltellingen uit te sluiten. Deze elementen worden echter niet gebruikt voor de berekening van het economisch belang omdat ze reeds bij de bestedingen van de organisatoren voorkomen.

(21)

Ook bij de organisatoren kunnen we vier categorieën onderscheiden inzake bestedingen:

• huur van de meeting- of congresruimte;

• transportkosten;

• kosten voor lesgevers of sprekers;

• overige bestedingen.

Soms kunnen organisatoren of deelnemers aan meetings en congressen niet weergeven hoeveel er in totaal is besteed. Of andersom, soms kent men één of meerdere detailposten niet. Daarom werd de gemiddelde besteding berekend op basis van alle beschikbare antwoorden en is er bij de verdere detaillering rekening gehouden met de volledig in detail ingevulde vragenlijsten. Er werden extra controles uitgevoerd om dubbeltellingen in de registratie te vermijden.

1.5 Omvang van het MICE-toerisme in Vlaanderen

Voor een goed begrip van de resultaten van dit marktonderzoek is het nut- tig een beeld te hebben van de omvang van de toerismestromen in en naar Vlaanderen en Brussel.

De omvang van het verblijfstoerisme in België kunnen we schetsen aan de hand van de overnachtingstatistieken zoals beschreven door het Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS). Het NIS telt maandelijks het aantal personen dat in commerciële logiesvormen verblijft en het aantal nachten dat ze overnachten. Op deze wijze kennen we twee basisconcepten: het aantal aankom- sten en het aantal overnachtingen. Het meetsysteem van het NIS biedt ons geen inzicht in het dagtoerisme noch in het verblijfstoerisme in private (al dan niet tweede) verblijven. De volgende logiesvormen worden wel opgenomen in de NIS-statistiek:

• hotels;

• campings;

• vakantieparken;

• logies voor doelgroepen;

• huurlogies.

Voor de detailgegevens over de aankomst- en overnachtinggegevens van het

(22)

Gewest neemt twee derde van de overnachtingen in België voor zijn rekening. Het Brusselse en Waalse Gewest respectievelijk 13% en 20%. Aangezien het werkterrein van Toerisme Vlaanderen zowel het Vlaamse als het Brusselse Gewest behelst, heeft dit betrekking op acht op tien overnachtingen in België.

Samen trekken Vlaanderen en Brussel 28,3 miljoen overnachtingen aan. Dit aantal kan nog eens worden verdeeld in recreatieve overnachtingen, overnachtingen voor conferenties, congressen en seminaries en overnachtingen voor andere beroepsdoeleinden. De vakantiemarkt overweegt duidelijk met meer dan 80% van de overnachtingen. Het onderzoek dat we in dit cahier toelichten heeft betrekking op 2,9 miljoen overnachtingen voor conferenties, congressen en seminaries. Ze maken 10% uit van alle overnachtingen in Vlaanderen en Brussel.

De binnenlandse markt is de grootste, met een vijfde van alle MICE-overnachtingen. De Britse en Amerikaanse markt zijn de sterkst vertegenwoordigde buitenlandse markten. Daarna volgen Duitsland, Nederland en Frankrijk. Het MICE- toerisme is gekenmerkt door een grote groep overige nationaliteiten.

Tabel 2 Overnachtingen in België

aantal aandeel

Vlaamse Gewest 23.578.118 66%

Brusselse Gewest 4.736.406 13%

Waalse Gewest 7.210.574 20%

België 35.525.098 100%

Tabel 3 Overnachtingen in Vlaanderen naar verblijfsmotief

Ontspanning en vakantie 22.856.413 81%

Conferentie, congres en seminarie 2.883.963 10%

Andere beroepsdoeleinden 2.497.787 9%

Niet bepaald 76.361 0%

Totaal 28.314.524 100%

(23)

Tabel 4 MICE-overnachtingen in Vlaanderen naar herkomst

België 612.237 21%

Buitenland 2.271.726 79%

Verenigd Koninkrijk 390.028 14%

V.S. Amerika 235.395 8%

Duitsland 227.888 8%

Nederland 208.055 7%

Frankrijk 207.669 7%

Andere 1.002.691 35%

Totaal 2.883.963 100%

Het merendeel van de overnachtingen is te situeren in de Kunststeden. Vooral Brussel (59%) en in tweede instantie Antwerpen (12%) trekken veel MICE-toeristen aan. Een op vijf MICE-overnachtingen is te situeren in de Vlaamse regio’s, 6% aan de Kust.

Tabel 5 MICE-overnachtingen in Vlaanderen naar bestemming

Kunststeden 2.170.327 75%

Antwerpen 342.481 12%

Brugge 76.676 3%

Brussel 1.692.715 59%

Gent 23.396 1%

Leuven 23.613 1%

Mechelen 11.446 0%

Kust 158.850 6%

Vlaamse regio’s 554.786 19%

Totaal 2.883.963 100%

(24)

H

oofdstuk

2 2.1 Situering

Vlaanderen en Brussel tellen ongeveer 900 instellingen of bedrijven die seminarie-, congres- of beursfaciliteiten aanbieden. Zonder rekening te houden met de grootte van de aanbieders is 43% hiervan gelegen in de Vlaamse Kunststeden.

Eén op vijf bedrijven vinden we terug in de steden van de Vlaamse regio’s, een kwart in de rest van de Vlaamse regio’s en 13% aan de Kust.

Bij de Kunststeden merken we dat ongeveer de helft van de betreffende aanbieders gehuisvest is in Brussel, ongeveer een vijfde in Antwerpen. In Brugge en Gent vinden we telkens 45 tot 50 bedrijven terug. In Mechelen en Leuven tellen we elk ongeveer 15 instellingen met vergader-, congres- of expositie-infrastructuur die zich richten op de zakenmarkt.

Figuur 3 Verdeling van het aantal aanbieders van seminarie-, congres- of beursfaciliteiten voor de zakelijke markt

Op een totaal van ongeveer 900 aanbieders tellen we 390 hotels, 355 special venues, 108 congres- en meetingcentra, 39 inrichtingen die budgetaccommodatie aanbieden en 11 vakantiedorpen.

Inventarisatie van het aanbod

Kunststeden Kust Vlaamse regio's Andere steden

Brussel 20%

Antwerpen 9%

Brugge 5%

Gent 5%

Leuven 2%

Mechelen 2%

19 %

43 %

13 % 25 %

(25)

Figuur 4 Verdeling van het aantal aanbieders van seminarie-, congres- of beursfaciliteiten voor de zakelijke markt, naar type venue

De Kunststeden zijn het macroproduct met de meeste aanbieders: 62% van de congres- en meetingcentra, 46% van de hotels en 39% van de special venues.

Vakantiedorpen en budgetaccommodatie met congresfaciliteiten vinden we voornamelijk terug aan de Kust en in de Vlaamse regio’s.

In bijna elk macroproduct bevindt het merendeel van de congresfaciliteiten zich in de hotels. Enkel de Vlaamse regio’s vormen hierop een uitzondering met relatief meer special venues met congresfaciliteiten dan hotels.

Tabel 6 Verdeling MICE-aanbod in Vlaanderen en Brussel naar type venue

Type venue Kunststeden Kust Vlaamse regio’s Andere steden Totaal

Hotel 46% 17% 17% 19% 100%

Congres- en meetingcentrum 62% 2% 12% 24% 100%

Special venue 39% 6% 35% 19% 100%

Vakantiedorp 0% 55% 45% 0% 100%

Budgetaccommodatie 10% 49% 33% 8% 100%

Totaal 43% 13% 25% 19% 100%

Aantal venues 391 117 222 173 903

Hotel Special venue

Congres- en meetingcentrum Budgetaccommodatie Vakantiedorp

4%

43%

39%

12%

1%

(26)

Figuur 5 Capaciteit van de congres- en meetingfaciliteiten in Vlaanderen en Brussel per gemeente (aantal personen)

Tabel 7 Verdeling MICE-aanbod in Vlaanderen en Brussel naar macro-product

Type venue Kunststeden Kust Vlaamse regio’s Andere steden Totaal

Hotel 46% 57% 31% 43% 43%

Congres- en meetingcentrum 17% 2% 6% 15% 12%

Special venue 36% 20% 55% 40% 39%

Vakantiedorp 0% 5% 2% 0% 1%

Budgetaccommodatie 1% 16% 6% 2% 4%

Totaal 100% 100% 100% 100% 100%

Aantal venues 391 117 222 173 903

(27)

2.2 Hotelaanbod

Ruim vier op tien MICE-venues in Vlaanderen is een hotel. 44% van deze hotels zijn driesterrenhotels, een derde viersterrenhotels. 12% van de hotels behoort tot de categorie twee sterren en telkens ongeveer 5% tot de categorieën 1 ster/categorie 0 en vijf sterren.

De Kunststeden tellen voornamelijk drie- en viersterrenhotels maar ook vijfsterrenhotels die congres- en seminariefaciliteiten aanbieden (respectievelijk 38%, 41% en 12%). In de andere regio’s van Vlaanderen gaat het hoofdzakelijk om hotels tot drie sterren.

Een hotel in Vlaanderen en Brussel dat vergaderen/of congresinfrastructuur aanbiedt, beschikt gemiddeld over 69 kamers (suites inbegrepen). Samen tellen ze nagenoeg 27.000 hotelkamers. Abstractie makend van het aanbod in Brussel, telt een hotel met vergaderen/of congresinfrastructuur in Vlaanderen gemiddeld 46 kamers. Een doorsnee hotel in Vlaanderen – dat al dan niet beschikt over speciﬁeke infrastructuur voor congressen of seminaries – telt 25 kamers.

Het gemiddeld aantal kamers per hotel varieert sterk in functie van de regio.

Een hotel met congres- of seminarie-infrastructuur in de Kunststeden biedt gemiddeld 111 kamers aan terwijl dit voor de Vlaamse regio’s slechts 23 kamers is.

Voor de Kust en de steden in de Vlaamse regio’s is dit respectievelijk gemiddeld 42 en 34 kamers.

Terwijl de Kunststeden over 46% van het totaal aantal hotels met congres- of seminariefaciliteiten beschikken, loopt het aantal kamers in de Kunststeden op tot 74% van het aanbod omwille van het relatief groot aantal kamers per hotel.

Het tegenovergestelde stellen we vast in de Vlaamse regio’s: deze regio’s tellen 17% van het aantal hotels met dergelijke faciliteiten maar slechts 6% van het aantal kamers in Vlaanderen.

Figuur 6 Kenmerken van de hotels die congres-, seminarie- of beurs-

faciliteiten aanbieden voor de zakenmarkt in Vlaanderen en Brussel

Gemiddeld aantal kamers Aandeel in totaal aantal kamers (%) Totaal aantal hotels

Aandeel in totaal aantal hotels (%) 100120

140160

200180 20.012 kamers

(28)

2.3 Vergaderruimtes

Vlaanderen en Brussel tellen nagenoeg 4.000 vergaderruimtes opengesteld voor de zakelijke markt. Per instelling die vergaderen/of congresfaciliteiten aanbiedt, gaat het om gemiddeld 4,4 vergaderruimtes.

Het aantal vergaderruimtes waarover een aanbieder beschikt, is gerelateerd aan de ligging in Vlaanderen en Brussel en het type aanbieder. Aanbieders in de Kunststeden hebben relatief meer vergaderruimtes (gemiddeld vijf vergaderruimtes per aanbieder). Hetzelfde geldt voor congres- en meetingcentra (gemiddeld 7,2 vergaderruimtes).

Figuur 7 Gemiddeld aantal vergaderruimtes per aanbieder die congres-, seminarie- of beursfaciliteiten aanbiedt voor de zakenmarkt in Vlaanderen en Brussel

Macroproduct Kunststeden Kust Vlaamse regio's Andere steden Type aanbieder Hotel Congres- en meetingcentrum Special venue Vakantiedorp Budgetaccommodatie TOTAAL

0 1 2 3 4 5 6 7 8

5,0 3,6

4,0 4,1

7,2 4,1

3,7 4,3

5,2 4,4

(29)

2.4 Tentoonstellingsruimtes

Bijna zes op tien aanbieders met congres-, seminarie- of beursfaciliteiten in Vlaanderen zegt te beschikken over tentoonstellingsruimte. Voor tentoonstellingen of beurzen in Vlaanderen en Brussel kan de zakenwereld rekenen op bijna 600.000 m² ruimte of gemiddeld 1.159 m² per aanbieder.

In de steden (zowel Kunststeden als andere steden) is de gemiddelde oppervlakte per aanbieder relatief groot, ongeveer 1.200 tot 1.600 m². Aan de Kust en in de Vlaamse regio’s is deze gemiddeld kleiner (ongeveer 500 m²). De Kunststeden zijn goed voor 63% van de totale oppervlakte aan tentoonstellingsruimte in Vlaanderen en Brussel.

Vooral congres- en meetingcentra hebben veel ruimte ter beschikking voor tentoonstellingen en beurzen. Gemiddeld gaat het om 4.709 m² per aanbieder.

Alhoewel congres- en meetingcentra slechts 15% uitmaken van het totaal aantal aanbieders dat tentoonstellingsruimte aanbiedt, beschikken ze wel over 61%

van de totale oppervlakte.

Figuur 8 Gemiddelde oppervlakte (m²) per aanbieder die tentoonstellings- of beursruimte aanbiedt voor de zakenmarkt in Vlaanderen en Brussel

Macroproduct Kunststeden Kust Vlaamse regio's Andere steden Type aanbieder Hotel Congres- en meetingcentrum Special venue Vakantiedorp Budgetaccommodatie

1.626 498

520

1.214

327

4.709 851

499 247

(30)

2.5 Catering

Nagenoeg twee derde van de aanbieders met faciliteiten voor de MICE-markt in Vlaanderen beschikt over een eigen restaurant of is verbonden aan een vaste traiteur. Werken met een externe keuken is in dit geval niet mogelijk. In een op vijf gevallen heeft de klant de keuze: of men maakt gebruik van de interne keuken of traiteur die voorgesteld wordt door de aanbieder of men maakt gebruik van externe catering. Slechts bij een minderheid van aanbieders is enkel een externe traiteur mogelijk of kan men geen gebruik maken van cateringservices (of is dit niet gebruikelijk).

Figuur 9 De mate waarin de aanbieders van congres-, seminarie- of beursfaciliteiten aan de zakenmarkt in Vlaanderen en Brussel beschikken over interne catering, een vaste traiteur of een beroep doen op externe catering in 2004

Macroproduct Kunststeden Kust Vlaamse regio's Andere steden Type aanbieder Hotel Congres- en meetingcentrum Special venue Vakantiedorp Budgetaccommodatie

TOTAAL

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Zowel interne als externe keuken mogelijk Enkel interne keuken of vaste traiteur mogelijk

Enkel externe keuken mogelijk

Noch interne, noch externe keuken mogelijk

(31)

2.6 Maximum capaciteit

De ruim 900 aanbieders met vergaderen/of congresfaciliteiten kunnen in het totaal maximaal volgend aantal gasten huisvesten:

• 141.000 personen in seminarieopstelling;

• 239.000 personen in theateropstelling;

• 68.000 personen in auditoriumopstelling;

• 337.000 personen voor recepties;

• 201.000 personen voor banket.

Niet alle aanbieders hebben de mogelijkheden om deze vijf opstellingen aan te bieden. Bij nog andere aanbieders zou een bepaalde opstelling wel mogelijk zijn maar is dit niet gebruikelijk.

Ongeveer 141.000 personen kunnen tegelijkertijd in Vlaanderen en Brussel te- recht voor een seminarie. Het gaat om 795 instellingen die één of meerdere zalen aanbieden met seminarieopstelling. Een aanbieder van seminariefaciliteiten in Vlaanderen en Brussel beschikt over zalen met een gemiddelde maximumcapaciteit van 177 personen. Het macroproduct heeft relatief weinig invloed op de maximumcapaciteit, al heeft de aanbieder aan de Kust gemiddeld een iets kleinere capaciteit.

Het type aanbieder is blijkbaar meer determinerend voor de maximumcapaciteit. Congres- en meetingcentra kunnen accommodatie verschaffen tot gemiddeld 369 personen. Voor special venues ligt dit op 226 personen. Voor hotels, vakantiedorpen en budgetaccommodaties is dit respectievelijk 94, 160 en 120 personen.

Wanneer deelnemers aan een congres of seminarie niet over een individueel schrijftablet moeten beschikken en de stoelen in rijen achter elkaar kunnen worden opgesteld, hebben Vlaanderen en Brussel een capaciteit van nagenoeg 239.000 stoelen verspreid over 765 aanbieders (theaterstijl). Gemiddeld komen we tot een maximum capaciteit van 312 deelnemers in theateropstelling per aanbieder.

Steden in de Vlaamse regio’s hebben een relatief grote capaciteit per aanbieder, met name circa 450 personen per aanbieder.

Congres- en meetingcentra kunnen gemiddeld 745 personen huisvesten in

(32)

Het aantal aanbieders in Vlaanderen en Brussel dat beschikt over auditoria is eerder beperkt, namelijk 108. De maximumcapaciteit van deze auditoria samen bedraagt ongeveer 68.000 personen. Circa 47.000 zitjes vinden we terug in de Kunststeden en de special venues hebben de grootste capaciteit. Er is ruimte voor 45.000 personen of 67% van de totale auditoriacapaciteit. Deze special venues zijn voornamelijk concert- en theaterzalen.

Ongeveer 337.000 personen kunnen tegelijkertijd van een receptie genieten bij aanbieders van vergaderingen en congressen in Vlaanderen en Brussel (750 aanbieders). Per aanbieder komt dit neer op gemiddeld ongeveer 450 gasten.

Meeting- en congrescentra kunnen de grootste groepen ontvangen, ongeveer 950 personen per aanbieder. Bij special venues ligt deze capaciteit iets lager (gemiddeld 543 personen) maar samen vertegenwoordigen ze wel de helft van de totale receptiecapaciteit van instellingen die vergaderingen en congressen onthalen in Vlaanderen en Brussel.

Ruim 45% van de totale capaciteit vinden we terug in de Kunststeden, telkens ruim een vijfde tot een kwart in de Vlaamse regio’s of steden in deze regio’s en 8,5% aan de Kust.

715 aanbieders met vergaderen/of congresfaciliteiten in Vlaanderen en Brussel kunnen circa 201.000 mensen laten genieten van een banket. Gemiddeld komt dit neer op 281 personen per aanbieder. Aanbieders in de steden kunnen relatief meer mensen bedienen, gemiddeld ongeveer 300 tot 340 personen. Qua type aanbieder beschikken congres- en meetingcentra opnieuw over de grootste capaciteit: ongeveer 650 personen per aanbieder.

(33)

(34)

3.1 Volumemeting

Bij elk van de aanbieders is er gepeild naar het aantal meetings, congressen en beurzen die ze in de loop van 2003 onthaalden. Omdat het voor de ondervraagde aanbieders moeilijk is om het verschil tussen een meeting of een congres te achterhalen, worden beide organisatievormen in de volgende analyse gegroepeerd.

Per aanbieder in Vlaanderen en Brussel vonden gemiddeld ongeveer 200 meetings of congressen en één tot twee beurzen plaats. Als we dit extrapoleren naar de volledige capaciteit in Vlaanderen en Brussel komt dit neer op circa 165.000 meetings of congressen en ongeveer 1.300 beurzen in 2003.

In deze raming wordt een driedaags internationaal congres met 2.000 deelnemers gelijkgesteld aan een externe avondvergadering van een lokale vereni- ging. Ook wordt een internationale vakbeurs op dezelfde wijze benaderd als een plaatselijke ruilbeurs.

Het gemiddeld aantal meetings of congressen op jaarbasis is per aanbieder relatief hoog in de Kunststeden (289 meetings of congressen per venue) en relatief laag aan de Kust (42 meetings of congressen per venue). Aanbieders in de Vlaamse regio’s halen gemiddeld 119 meetings of congressen binnen op jaarbasis, in de andere steden is dit 208.

H

oofdstuk

3 Bepaling van de globale marktvraag

(35)

Figuur 10 Gemiddeld aantal meetings of congressen per aanbieder in Vlaanderen en Brussel

Als we kijken naar de raming van het marktvolume zijn de Vlaamse Kunststeden goed voor ongeveer 56% van alle meetings of congressen in 2003 of 92.500 in aantal. In Brussel vindt de helft van deze bijeenkomsten (46.500 meetings of congressen) plaats. Antwerpen volgt met 28.000 externe vergadermomenten.

De rij van de Vlaamse Kunststeden wordt vervolledigd met Gent (7.000), Brugge (5.500), Leuven (4.000) en Mechelen (1.500). Aan de Kust vonden in 2003 ongeveer 4.000 meetings of congressen plaats, in de Vlaamse regio’s zijn dit er 33.500 en in de andere steden in Vlaanderen 35.500.

Figuur 11 Raming van het aantal meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

Kunststeden Brussel Antwerpen Brugge Gent Mechelen Leuven Kust Vlaamse regio’s Andere steden TOTAAL

0 50 100 150 200 250 300 350 400 450

289

366 356 147

208 75

167 42

119

208

393

Kunststeden Kust Vlaamse regio's Andere steden

Brussel 46.500 Antwerpen 28.000 Brugge 5.500 35.500

92.500 33.500

(36)

Logischerwijze ontvangen congres- en meetingcentra relatief veel meetings en congressen: gemiddeld 279 in het afgelopen jaar. Hetzelfde geldt voor hotels (245). Het aantal bijeenkomsten in budgetaccommodaties, special venues en vakantiedorpen ligt lager (gemiddeld ongeveer 100 tot 125 bijeenkomsten).

Door het ruime aanbod aan hotels, vindt ruim de helft van de meetings of congressen (of 88.500) plaats in hotels. Special venues zijn goed voor ongeveer een kwart van deze bijeenkomsten (of 41.500 meetings en congressen). Congres- en meetingcentra onthalen circa een vijfde van de meetings of congressen (31.500), budgetaccommodatie en vakantiedorpen elk ongeveer één procent.

Figuur 12 Gemiddeld aantal meetings of congressen per aanbieder in Vlaanderen en Brussel, naar type aanbieder

Met uitzondering van de zomermaanden juli en augustus kennen de meetings of congressen een behoorlijk gelijkmatige spreiding doorheen het jaar. Juli en augustus zijn samen goed voor ongeveer 7% van de meetings en congressen.

De overige maanden hebben elk een aandeel van 8 tot 11%. De beurzen kennen wel piekmomenten, namelijk februari (13%) en maart (17%) in het voorjaar en september (12%), oktober (14%) en november (10%) in het najaar.

Hotel Congres- en meetingcentrum Special venue Vakantiedorp Budgetaccommodatie TOTAAL

0 50 100 150 200 250 300

245 279 126

116 96

197

(37)

Figuur 13 Verdeling van het aantal meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

Figuur 14 Verdeling van het aantal beurzen in Vlaanderen en Brussel

Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December

8%

9%

10%

9%

10%

3%

9%

11%

10%

8%

0% 2% 4% 6% 8% 10% 12%

10%

Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November

6%

13%

16%

7%

1%

5%

12%

14%

10%

4%

(38)

3.2 Kenmerken van meetings en congressen

Bij elk van de aanbieders is er gepeild naar de kenmerken van de drie meest recente meetings, de drie meest recente congressen en de drie meest recente beurzen. Omdat het voor de ondervraagde aanbieders moeilijk is om het verschil tussen een meeting of een congres te achterhalen, worden beide organisatievormen in de volgende analyse gegroepeerd.

Achtereenvolgens bespreken we volgende kenmerken van meetings en congressen: type organisator, land (regio) van herkomst van de organisator, duur van de meetings en congressen, aantal deelnemers, het residentiële en het internationale karakter van deze bijeenkomsten, de tussenpersonen, de bestedingen en tenslotte de gehanteerde promotiekanalen om de meeting- en congresfaciliteiten bekend te maken.

3.2.1 Type organisator

Ruim zeven op tien meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel (of ongeveer 115.000 meetings en congressen) wordt door een corporate organisatie georganiseerd. De overige 30% (of 50.000 bijeenkomsten) vloeit voort uit associations of niet-commerciële organisaties zoals onderwijsinstellingen, socio- culturele verenigingen, vakbonden, politieke partijen, EU-instellingen, enzovoort.

Meetings of congressen in logiesaccommodatie (hotels, vakantiedorpen en budgetaccommodatie) worden relatief vaker georganiseerd door corporate organisaties (79%). In congres- en meetingcentra vinden we relatief vaker associations terug.

Figuur 15 Type organisator van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

Niet-commerciële organisaties (associations) Commerciële organisaties (corporate)

29%

71%

(39)

De zakelijke dienstverlening, bijvoorbeeld: consultancy, opleidingsinstituten, enz. (13%); allerhande overheden, vakbonden, … (12%); de farmaceutische sector (11%) en de bank- en verzekeringswereld (11%) vormen de belangrijkste sectoren.

Eveneens niet onbelangrijk zijn recreatie, toerisme, sport en cultuur (8%), de medische sector (7%) en de voedingssector (6%).

Figuur 16 Sector waartoe de organisator van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel behoort

3.2.2 Land (regio) van herkomst van de organisator

Bijna negen op tien organisatoren komt uit België: 59% uit Vlaanderen, 27% uit Brussel en 1% uit Wallonië. Ruim vier op honderd organisatoren is Nederlander, 3% komt uit het Verenigd Koninkrijk, 3% uit Frankrijk en 1% uit Duitsland. Orga- nisatoren uit andere landen zijn goed voor 2% van de meetings en congressen.

Figuur 17 Herkomstland (regio) van de organisator van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

Zakelijke dienstverlening

Politiek, openbaar bestuur, vakbonden, EU Farmaceutische sector

Bank- en verzekeringssector Recreatie, toerisme, sport, cultuur Medische sector

Voedingssector Onderwijs Andere

13%

12%

11%

7% 8%

6%

5%

27%

Vlaanderen Brussel

Nederland 4%3%3%1% 1%2%

(40)

3.2.3 Duur van meetings en congressen

Ongeveer driekwart van de meetings of congressen duurt maximaal één dag: bijna een derde duurt maximaal een halve dag en 42% duurt een halve tot een volledige dag. Ongeveer 15% duurt twee dagen. Een gemiddelde meeting of congres duurt 1,3 dagen. Als we dit vermenigvuldigen met het volume van 165.000 meetings of congressen op jaarbasis komen we tot circa 215.000 meetingdagen.

Figuur 18 Duur van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

In tegenstelling tot meetings of congressen in logiesaccommodatie zijn meetings en congressen gehouden in gespecialiseerde centra of in special venues relatief vaker eendaags.

3.2.4 Aantal deelnemers

Meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel tellen gemiddeld nagenoeg 100 deelnemers. De grote congressen zorgen wel voor een vertekend beeld. De mediaan of de middelste waarneming bedraagt 31 deelnemers.

Ongeveer een kwart van de bijeenkomsten telt maximaal 15 deelnemers, de helft maximum 30 deelnemers. Nagenoeg een vijfde van de vergadermomenten telt minimaal 100 deelnemers en kunnen we eerder als congressen beschouwen. 7% van deze bijeenkomsten tellen meer dan 250 deelnemers.

We noteerden reeds dat er jaarlijks 215.000 meeting- en congresdagen zijn in Vlaanderen en Brussel. Als we uitgaan van 31 deelnemers per meeting (mediaan) duidt dit op ongeveer 6.650.000 meeting- en congresmandagen.

Maximaal een halve dag 1 dag

2 dagen 3 dagen 4 dagen Meer dan 4 dagen

7%

31%

42%

15%

2% 2%

(41)

Figuur 19 Aantal deelnemers aan meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

3.2.5 Residentieel tegenover niet-residentieel

Aan de aanbieder werd eveneens gevraagd om een schatting te maken van het aandeel deelnemers die de meeting of het congres combineerden met een overnachting binnen de eigen infrastructuur, buiten de infrastructuur van de venue of die de meeting of het congres niet combineerden met een overnachting buitenshuis. Hierbij willen we wel opmerken dat het niet zo eenvoudig is om als aanbieder uit te maken of de deelnemers na aﬂoop van de meeting of het congres naar huis terugkeren of de nacht doorbrengen in logies die los staan van de venue.

Bij een gemiddelde meeting of congres is zeven op tien deelnemers niet-residentieel, ongeveer een kwart is residentieel op de plaats waar de meeting of het congres doorgaat en 3% is eveneens residentieel maar overnacht op een andere plaats dan waar het vergaderen plaatsvindt.

Een meerdaags gebeuren telt uiteraard relatief meer residentiële deelnemers in vergelijking met een meeting of congres van maximaal één dag. Bij de meerdaagse meetings of congressen is ongeveer driekwart van de deelnemers residentieel.

Het is eveneens evident dat het aandeel residentiële deelnemers hoger is bij meetings of congressen met een buitenlandse organisator (62% is hier residen-

Tot 10 deelnemers 11 tot 15 deelnemers 16 tot 20 deelnemers 21 tot 30 deelnemers 31 tot 50 deelnemers 51 tot 100 deelnemers 101 tot 250 deelnemers Meer dan 250 deelnemers

12%

14%

11%

15% 13%

15%

12%

8%

(42)

Figuur 20 Het residentiële karakter van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

3.2.6 Nationaal tegenover internationaal

Volgens de aanbieders telt 57% van de meetings of congressen uitsluitend Belgische deelnemers, bij 35% van de bijeenkomsten is dit een mix van zowel Belgische als buitenlandse deelnemers en slechts bij een klein deel zijn uitsluitend buitenlandse deelnemers aanwezig (8%).

Eendaagse meetings of congressen tellen relatief meer uitsluitend Belgische deelnemers (67%). Bij meerdaagse gebeurtenissen treffen we relatief vaker buitenlandse deelnemers aan (70%). Hetzelfde geldt voor meetings of congressen met een buitenlandse organisator (94%).

Bij vergaderingen in logiesaccommodatie maken buitenlanders frequenter deel uit van de groep (54,5%). Hetzelfde geldt voor meetings of congressen in de Kunststeden (59%), zeker wat Brussel betreft (74%).

Figuur 21 Nationale tegenover internationale meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

Residentieel ter plaatse Residentieel andere plaats

Niet residentieel 20%

3%

71%

Uitsluitend Belgische deelnemers Uitsluitend buitenlandse deelnemers Zowel Belgische als buitenlandse deelnemers

57%

8%

35%

(43)

3.2.7 Contact met tussenpersonen

Bij 93% van de meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel neemt de organisator rechtstreeks contact op met de aanbieder. Bij ongeveer 4% verloopt het contact via een Professional Conference Organiser (PCO) of een Destination Management Company (DMC), bij circa 2% via een congresbureau en bij 1,5% via een ander kanaal.

Het ‘contact’ dient ruim te worden geïnterpreteerd: het gaat hier zowel over een vraag om informatie als een reservatie. Bovendien is het mogelijk dat de organisator een beroep gedaan heeft op een congresbureau om informatie te verkrijgen en daarna rechtstreeks de aanbieder gecontacteerd heeft. De aanbieder is hier niet noodzakelijkerwijze van op de hoogte.

Voor meerdaagse (vermoedelijk organisatorisch meer complexe) meetings of congressen verloopt het contact relatief meer via tussenpersonen (18%), hoofdzakelijk via PCO’s en DMC’s (11%). Ook buitenlandse organisatoren nemen relatief meer contact met tussenpersonen, voornamelijk met PCO’s of DMC’s (14%) en congresbureaus (7%).

Figuur 22 Het contact tussen de organisator van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel en de aanbieder

3.2.8 Bestedingen

Rechtstreeks contact PCO/DMC Congresbureau Via ander kanaal

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

93%

3,9%

2,1%

1,5%