Huishoudelijk Reglement van de VASMO
Artikel 1. Algemeen
1. Dit reglement is het Huishoudelijk Reglement zoals bedoeld in artikel 21, lid 1 van de statuten d.d. 30 juni 1999 van de Vereniging van Ambtelijk Secretarissen van Medezeggenschapsorganen in
Nederland, gevestigd te Utrecht.
2. De Vereniging is ingeschreven onder nummer V 40481775 in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Utrecht.
3. De in dit reglement voorkomende begrippen hebben, indien deze begrippen eveneens voorkomen in de statuten, de betekenis die de statuten hieraan geven.
4. Wijziging of aanvulling van dit reglement kan slechts geschieden door de algemene ledenvergadering met volstrekte meerderheid van de geldige stemmen.
Artikel 2. Lidmaatschap
1. In het kader van het lidmaatschap zal het begrip Medezeggenschapsorganen, als bedoeld in artikel 2 van de statuten, in de ruimste betekenis van het woord worden opgevat.
2. Naast de leden, ereleden en leden van verdienste, zoals genoemd in artikel 4, lid 1 van de statuten kent de vereniging ook aspirant-leden en buitengewone leden
3. Voor natuurlijke personen, die (nog) geen Ambtelijk Secretaris zijn en die betrokken willen zijn bij VASMO kan een aspirant-lidmaatschap worden afgesloten voor een periode van 2 jaar. Daarna gaat het lidmaatschap in principe over in een gewoon lidmaatschap. Het bestuur kan -na verzoek van betrokkene- deze periode van aspirant-lidmaatschap verlengen. Aspirant-leden hebben geen
stemrecht in de ledenvergadering en kunnen niet in het bestuur worden benoemd. De kosten voor dit aspirant-lidmaatschap zijn 50% van de geldende contributie
4. Buitengewone leden zijn zij die tijdens hun beroepsuitoefening lid zijn geweest van de vereniging en vanuit hun baan als ambtelijk secretaris zijn gepensioneerd, vervroegd zijn uitgetreden of bijvoorbeeld onder de WAO-regeling vallen. Zij behouden hun stemrecht in de algemene vergadering en kunnen als bestuurslid optreden of daarin worden benoemd.
Artikel 3. Opzegging
1. Opzegging van het lidmaatschap kan slechts voor het contributiejaar volgend op dat waarin wordt opgezegd worden ingediend en dient uiterlijk vóór 1 december schriftelijk bij het secretariaat van de vereniging bekend te zijn.
2. Wie na 1 december opzegt is de volledige contributie voor het volgende boekjaar verschuldigd.
3. Bij opzegging tussen 1 januari en 1 december van een contributiejaar vindt geen restitutie plaats van de inmiddels betaalde contributie.
4. In onvoorziene gevallen kan het bestuur afwijken van het in artikel 3.1 t/m 3.3 bepaalde.
Artikel 4. Betaling contributie
1. De contributie voor leden wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld door de algemene vergadering.
2. Na ontvangst van de acceptgirokaart dient de contributie voor dat jaar binnen een maand op de girorekening van de vereniging te zijn overgeschreven.
3. Wanneer men zich als lid in het eerste kwartaal van het jaar aanmeldt, is de volledige contributie verschuldigd. In het tweede kwartaal 75% van de contributie, in het derde kwartaal 50% van de contributie en in het vierde kwartaal 25% van de contributie.
4. Bij niet betaling van de contributie voor de vervaldatum zal eenmaal een aanmaning worden gestuurd.
5. Blijft men opnieuw in gebreke, dan zal een tweede aanmaning worden gestuurd met de mededeling dat bij niet betaling administratie- en incassokosten in rekening worden gebracht dan wel binnen een door het bestuur vast te stellen termijn het lid zal worden uitgeschreven.
6. Indien een lid na een tweede aanmaning niet aan zijn/haar verplichtingen voldoet, kan het bestuur besluiten tot: (a) het in rekening brengen van administratie- en incassokosten en/of (b) het uitschrijven van het lid van de vereniging. Het bestuur stelt de uitgeschrevene hiervan op de hoogte.
Artikel 5. Algemene Leden Vergadering
1. Eenmaal per jaar vindt in het eerste kwartaal een jaarvergadering plaats.
2. De datum voor een algemene vergadering wordt tenminste 6 weken voor deze vergadering aan de leden bekend gemaakt.
3. De agenda en de bijbehorende stukken worden tenminste twee weken voor de vergadering aan de leden toegezonden.
4. Van de algemene vergadering wordt een verslag gemaakt dat aan de leden wordt toegezonden en in de eerstvolgende algemene vergadering wordt vastgesteld.
Artikel 6. Het bestuur
1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur .
2. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen die niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld.
3. Het bestuur bestaat uit de in artikel 6.1 genoemde functionarissen, uitgebreid met overige bestuursleden.
4. Het bestuur vergadert in principe maandelijks en stelt hiervoor jaarlijks een schema vast.
5. De agenda voor de bestuursvergaderingen wordt in overleg tussen voorzitter en secretaris opgesteld en uiterlijk 10 dagen voor de vergadering verzonden.
6. Het bestuur kan uitsluitend in een bestuursvergadering, waarin meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is, besluiten nemen.
7. Het bestuur besluit bij meerderheid van stemmen. Bij staken van stemmen wordt het betreffende onderwerp in de eerstvolgende bestuursvergadering opnieuw in stemming gebracht. Aan deze stemming dient tenminste de helft van het aantal bestuursleden plus één deel te nemen. Staken de stemmen opnieuw, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
8. Een stemming over personen vindt schriftelijk plaats met ongetekende, gesloten briefjes.
9. Bij stemming over personen is diegene gekozen die de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen op zich heeft verenigd. Indien niemand die meerderheid heeft verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen die het grootste aantal van de uitgebrachte stemmen hebben verkregen en is diegene gekozen die bij die tweede stemming de meerderheid van de uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien bij die tweede stemming de stemmen staken, of indien dit bij de eerste stemming het geval is en er is slechts gestemd tussen twee kandidaten, dan beslist het lot.
10. Een bestuursfunctie van de VASMO is onverenigbaar met een functie in een instelling/bedrijf, waarmee de VASMO een financiële – c.q. een klant-leverancier relatie heeft, behalve indien vooraf toestemming is gevraagd aan de ledenvergadering. Een daartoe strekkend verzoek dient schriftelijk, doch uiterlijk 14 dagen voor de datum van de algemene vergadering aan de leden van de algemene vergadering te worden voorgelegd.
Artikel 7. Rooster van aftreden
1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk twee jaar na zijn benoeming af en is terstond herkiesbaar.
2. In het oneven jaar treden de vice-voorzitter, de secretaris en de helft van de resterende leden af.
3. In het even jaar treden de voorzitter, de penningmeester en de andere helft van de resterende leden af.
4. Indien sprake is van een combinatie van functies treedt het bestuurslid af op het moment dat hij of zij moet aftreden voor de functie waarvoor de eerste benoeming heeft plaatsgevonden.
Artikel 8. Tussentijdse vacatures bestuur
1. In bijzondere gevallen kan het bestuur een niet-bestuurslid een bestuursfunctie opdragen, ter tijdelijke vervulling van een vacature binnen het bestuur.
2. In de eerstvolgende vergadering wordt een besluit als bedoeld in het eerste lid van dit artikel ter bekrachtiging aan de algemene ledenvergadering voorgelegd.
Artikel 9. Aanbestedingen
1. Aanbestedingen (betaalde opdrachten) aan een bestuurslid van de vereniging zijn alleen mogelijk na voorafgaande instemming door de algemene vergadering. Een daartoe strekkend verzoek dient schriftelijk en uiterlijk 14 dagen vóór de datum van de algemene vergadering aan de leden te worden voorgelegd.
2. Het bestuur van VASMO vraagt bij het aanbesteden van werk altijd aan meer partijen een offerte (waaronder ook de partij kan zijn waarbij een bestuurslid werkzaam is). Een persoon in het bestuur die werkzaam is bij een meedingende organisatie is niet bij de besluitvorming over dat onderwerp in het bestuur betrokken.
Artikel 10. Commissies
1. Het bestuur benoemt de leden van de vaste en tijdelijke commissies die voor de voorbereiding en uitvoering van taken van het bestuur nodig worden geacht.
2. Iedere commissie bestaat uit tenminste drie leden waaronder tenminste één bestuurslid.
3. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter.
4. De commissie is verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
5. Voor het einde van het jaar dienen de commissies een jaarplan met de daarin opgenomen activiteiten voor het volgende jaar in. Daaraan wordt een begroting gekoppeld.
6. Voorafgaand aan de jaarvergadering vergadert het bestuur met de commissies over het ingediende jaarplannen en de begrotingen.
7. Het beleid waarin de jaarplannen van de commissies zijn vastgelegd wordt vastgesteld in een beleidsnota jaarplannen.
8. De beleidsnota jaarplannen wordt gelijk met de begroting van de vereniging voor dat jaar in de Algemene Vergadering ter goedkeuring aan de leden voorgelegd.
Artikel 11. Onkostenvergoeding
1. De bestuursleden ontvangen vergoeding van de door hen ten behoeve van de vereniging gemaakte onkosten en een vaste vergoeding per vergadering voor het voorbereiden en bijwonen van de vergadering.
2. Wanneer de leden van commissies uit de vereniging onkosten maken vanwege werkzaamheden voor de commissie, worden alleen deze kosten volledig vergoed.
Artikel 12. Klankbordgroep
1. De klankbordgroep is een adviesorgaan van het bestuur dat gevraagd en ongevraagd het bestuur van advies kan voorzien.
2. Het bestuur benoemt en ontslaat de leden van een klankbordgroep.
3. Leden van de klankbordgroep zijn personen waarvan het bestuur verwacht dat hun advies een belangrijke bijdrage kan leveren aan het bestuur van de vereniging.
4. Leden van klankbordgroep, bestuursleden en de algemene vergadering kunnen leden van de vereniging voor benoeming in de klankbordgroep voordragen.
5. Ook niet-leden kunnen in de klankbordgroep worden benoemd.
6. Voor zover leden van de klankbordgroep geen lid zijn van de vereniging hebben zij tijdens de algemene vergadering spreekrecht, maar geen stemrecht.
7. Leden van de klankbordgroep worden door het bestuur tenminste twee maal per jaar tijdens een vergadering geïnformeerd over de stand van zaken binnen de vereniging.
8. De leden van de klankbordgroep kunnen op elk moment voor hun benoeming bedanken.
Artikel 13. De redactie 1. Algemeen
a. In overeenstemming met het bepaalde in artikel 3, onder b en c van de Statuten geeft de
vereniging periodiek een blad uit ter behartiging van de belangen en ter bevordering van een professionele uitoefening van de beroepsgroep.
b. Het blad met de titel “ASpecten”, informeert over bestuurs- en commissieactiviteiten, als mede over zaken binnen het aandachtsveld van de beroepsgroep waarvoor de vereniging is opgericht.
c. ASpecten verschijnt minimaal vier maal per jaar en wordt gratis aan alle leden en buitengewone leden toegezonden.
2. Beginselen
a. Het blad zal zijn lezers zo eerlijk, objectief en veelzijdig mogelijk voorlichten en daarbij rekening houden met de geschakeerdheid van opvattingen en achtergronden die de meningsvorming van de ambtelijke ondersteuning van medezeggenschapsorganen bepalen.
b. De redactie is zelfstandig in en verantwoordelijk voor de inhoud, met dien verstande dat de redactie rekening houdt met de door de vereniging uitgestippelde beleidslijnen. Het bestuur kan, indien daartoe aanleiding bestaat, ruimte opeisen voor berichten van het bestuur.
3. De exploitatie
a. Niet-leden kunnen zich tegen door het bestuur te bepalen voorwaarden op ASpecten abonneren.
b. In het blad kunnen advertenties en mailings worden opgenomen. Voorstellen voor de tarieven worden door de redactie samen met de begroting ter vaststelling aan het bestuur voorgelegd.
c. De redactie is verantwoordelijk voor het indienen van de begroting, voorzien van een budget voor de te verwachten kosten en inkomsten en voor het bewaken van het budget.
d. Bij onvoorziene omstandigheden die gevolgen hebben voor de exploitatie van de vereniging en die geen uitstel dulden, neemt het bestuur na overleg met de redactie tussentijdse passende maatregelen. In de eerstvolgende ledenvergadering legt het bestuur hierover verantwoording af.
4. Samenstelling redactie
a. De redactie bestaat uit tenminste drie leden van de vereniging, waarvan minimaal één lid tevens lid is van het bestuur.
b. De leden van de redactie worden door het bestuur benoemd op voordracht van de redactie.
c. De redactie verdeelt in onderling overleg onder meer de volgende taken: eindredactie, redactiesecretariaat en het beheer van advertenties.
d. Het bestuur is bevoegd leden van de redactie te schorsen. Voordat hiertoe wordt overgegaan wordt het betreffende redactielid gehoord. In de eerstvolgende algemene vergadering wordt de schorsing op de agenda geplaatst.
5. De redactievergadering
De redactievergadering bestaat uit tenminste tweederde van het aantal redacteuren.
6. Relatie redactie en andere verenigingsorganen/leden
a. Medewerking aan het blad staat open voor een ieder die binnen de doelstellingen van het blad zonder commercieel oogmerk een bijdrage wil leveren.
b. De redactie beslist zo spoedig mogelijk over plaatsing van ingezonden stukken. De redactie heeft het recht ingezonden stukken in overleg met de auteur te bekorten.
c. De redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud van een ingezonden stuk.
d. Anonieme ingezonden stukken worden geweigerd.
e. Als een bijdrage niet wordt geplaatst, wordt de auteur daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld. Desgewenst wordt het stuk onder vermelding van de reden van weigering
teruggezonden.
f. Ingezonden bijdragen zullen worden voorzien van de naam van de inzender of van de vermelding dat de naam van de schrijver bij de redactie bekend is.
g. Interviews dienen vóór publicatie door betrokkene te worden geaccordeerd. Hierbij kan uitsluitend in de te publiceren tekst feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd.
Artikel 14. Onvoorzien
In alle gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet is voorzien beslist het bestuur.
