Practice Management 365
Vergroot je productiviteit
Binnen je organisatie werk je met verschillende software
applicaties en platformen. Het is de bedoeling dat ze je werk gemakkelijker maken, maar in de praktijk zijn ze soms juist een belemmering. Herkenbaar? Maak dan nu kennis met Practice Management 365 van Software Gemak.
Standaardiseer, vereenvoudig en verbeter je bedrijfsprocessen
Ben je werkzaam bij een zakelijke dienstverlener en wil je weten wat het implementeren van een practice management oplossing je organisatie op kan leveren? Dan is deze eguide voor jou.
Inhoudsopgave
Optimaliseer de resultaten van je organisatie 3
Kan het beter? 4
Hoeveel verschillende applicaties heb je? 5
Hoe minder applicaties, hoe beter de resultaten 6
De oplossing 7
Van het eerste contact tot en met betaling van de factuur 8
Automatiseer je bedrijfsproces 9
Optimaliseer de resultaten van je organisatie…
Focus op het aantrekken en ontwikkelen van talentvolle
medewerkers.
Zorg dat iedereen op de hoogte is van de doelen, deadlines en het
budget per klant.
Zet gebruiksvriendelijke applicaties in om de productiviteit
te verhogen.
Het proces is pas afgerond wanneer de facturen voor je diensten op tijd en correct zijn
verstuurd en geïncasseerd.
…door de prestaties van je medewerkers te verbeteren:
Kan het beter?
Elke opdracht heeft een eigen levenscyclus
Een nieuw project start met een aanvraag van een bestaande of een nieuwe klant die je als verkoopkans identificeert. Op basis van de behoefte maakt de projectmanager een inschatting van budget en doorlooptijd en werkt hij/zij een passende aanbieding uit, wat als het goed is uiteindelijk resulteert in een ondertekende overeenkomst.
Dan begint het project pas echt.
De uitvoering van projecten wordt gedaan in diverse stappen die elk bijdragen aan het succesvol invullen van de behoefte van de klant.
Van de planning, naar het vaststellen van een einddatum, naar de fei
telijke uitvoering van het project. Vanaf het eerste contact tot aan het versturen van de factuur, alle activiteiten binnen het project kunnen als voltooid worden beschouwd als ze correct zijn.
GEÏDENTIFICEERD
GEDEFINIEERD
UITGEVOERD
GEFACTUREERD
GEÏND
GEMETEN
GEDOCUMENTEERD
Hoeveel verschillende applicaties heb je?
Sta je er wel eens bij stil hoeveel verschillende softwareoplossingen je organisatie gebruikt om alle bedrijfsprocessen te managen?
Bijna elke organisatie heeft software voor zijn facturatie, om uren en kosten te registreren en een oplossing om projecten mee te managen. Veel bedrijven hebben daarnaast verschillende applicaties voor het managen van hun medewerkers en hun boekhouding en misschien ook nog wel voor hun marketing en salesmanagement.
Deze applicaties zijn vaak afkomstig van verschillende softwareaanbieders, zijn intern ontwikkeld in de vorm van een databaseproduct of slechts een simpele spreadsheet. Sommige organisaties gebruiken zelfs nog formulieren die handmatig worden ingevuld.
Verschillende softwareoplossingen en handmatige systemen naast elkaar gebruiken, gaat echter ten koste van de winstgevendheid van projecten.
verschillende
2
applicaties
verschillende
3
applicaties verschillende
2
applicaties
verschillende
3
applicaties
STAP 2
STAP 4
ST AR T PR
OVEREENKOMST
Integratie-uitdagingen Ontelbare updates Kostbaar Tijdrovend
Hoe minder applicaties hoe beter de resultaten
Ben je al aan het tellen hoeveel applicaties jouw organisatie gebruikt? Terwijl je dit doet, bedenk dan dat elke applicatie die je ‘weg kunt strepen’
direct leidt tot verbetering van de resultaten van je organisatie.
Voor elke applicatie die je wegneemt, verdwijnen ook de kostbare en tijdrovende integraties. Uitgangspunten voor je Practice Management 365 case:
• Verlagen van de kosten betekent hogere winst
• Minder administratieve taken voor je medewerkers leidt tot een verhoging van productieve en declarabele uren
• Hoe meer processen je automatiseert, hoe meer verbeteringen je realiseert.
Elke applicatie die je toevoegt, gaat gepaard met nieuwe integratieuitdagingen die de informatievoorziening kunnen
belemmeren.
Handmatig data kopiëren van de ene naar de andere applicatie
kost niet alleen veel tijd, maar vergroot bovendien de kans op
fouten.
Tijdelijke oplossingen veroorzaken vaak meer problemen dan ze oplossen.
Daarnaast zijn integraties tussen de verschillende applicaties vaak kostbaar, zowel qua ontwikkeling
als om te onderhouden.
Telkens wanneer een of meerdere losstaande applicaties een update hebben gehad, moet ook
de software die deze systemen aan elkaar knoopt worden
herzien.
De ultieme oplossing
Eén enkele practice management oplossing, van één enkele leverancier
Wellicht heb je net als vele anderen in de loop van de tijd diver
se softwareoplossingen geïmplementeerd die je helpen alle processen binnen je organisatie te managen. Maar het kan allemaal veel eenvoudiger: Practice Management 365 van Software Gemak Bedrijfssoftware beval alle functionaliteit die je als zakelijke dienstverlener nodig hebt in elke fase van een project.
Van het managen van relaties tot het inplannen van resources en projecten. Tijd en urenregistratie en het eenvoudig toegang hebben tot managementinformatie, pijplijnmanagement en omzetherkenning. Allemaal in één oplossing, op één platform.
Nieuwsgierig geworden? Maak dan vandaag nog kennis met Practice Management 365.
PM365 van klantcontact tot facturatie
RELATIEBEHEER
MARKETING BUSINESS
DEVELOPMENT
PROJECT- REGISTRATIE
PROJECT- PLANNING
BOEKHOUDING FINANCIËLE TRANSACTIES
360° KLANTBEELD
Van het eerste contact tot en met betaling
van de factuur
Practice Management 365 ondersteunt je
medewerkers tijdens alle fasen die zij met een klant doorlopen.
Dit proces begint al bij het eerste contact met de klant. Practice Management 365 is gebouwd op het geavanceerde Customer Relationship Management (CRM)
platform van Microsoft Dynamics 365. Daarom heeft het alle functionaliteiten om potentiële klanten te identificeren en hen van campagne tot campagne en contact tot contact te volgen. Daarnaast kan de applicatie ook alle interacties met potentiële klanten op één plek managen.
Nadat de overeenkomst is getekend, kan je alle informatie van je klant vastleggen en volgen, op persoons en organisatieniveau. Je hebt alle informatie en commu
nicatie overzichtelijk in één enkel scherm, waardoor je bij elk contact met de klant volledig op de hoogte bent van alles wat je over de klant zou moeten weten.
Practice Management 365 breidt deze basisfunctionaliteit uit met alles wat een zakelijke dienstverlener verder nodig heeft om zijn dagelijkse bedrijfsprocessen en
FACTUREREN UITVOEREN
PLANNEN WINNEN
Salesactiviteiten en -voorstellen
Voordat je een offerte voor een nieuw project naar je klant kunt sturen, zijn er vaak talloze activiteiten aan voor
af gegaan. Jouw relatiebeheerders verzamelen gedetailleerde informatie over de behoeftes en prioriteiten van de prospect, zodat een passend voorstel kan worden gedaan.
Wet- en regelgeving en op- drachtacceptatie
Zodra de WWFT check succesvol is afgerond en het voorstel is verzonden en getekend is teruggestuurd, start je project. Je belangrijkste bezit, je con
tracten, manage en bewaar je veilig bij de informatie van je klant.
Projectmanagement
Zodra het project begint, kun je de planning maken. Je hebt direct inzicht in alle data die tot dan toe is verza
meld over de klant en het project, in
clusief de overeenkomst en het afge
sproken budget. De modules binnen Practice Management 365 managen al je declaraties, het materiaal dat je nodig hebt en de planning voor spe
cifieke taken en medewerkers om het project binnen de afgesproken tijd en budget af te ronden. Dit alles met een serviceniveau dat de verwachtingen overtreft.
Facturatie en incassering
Geen enkel project is winstgevend voordat de facturen zijn geïnd. Door
dat elke fase van het project uitge
breid wordt gedocumenteerd en ook de interactie met de klant wordt vastgelegd, beschikt je debiteuren
afdeling over alle informatie die zij nodig heeft voor het uitvoeren van
HRM
Het managen van de medewer
ker competenties, verzuimdagen, urenregistratie, vakantiedagen: het zit allemaal geïntegreerd in Practice Ma
nagement 365. De juiste medewerker voor het project of vacature vind je met behulp van de ‘match pro
fiel’functie, waarmee je bovendien interne profielen met profielen van externe kandidaten kunt vergelijken.
Planning van je medewer- kers
Je medewerkers plan je in met behulp van een inzet en beschik
baarheidsoverzicht. Dit geeft de planner de kans om te zoeken naar medewerkers die nog beschikbaar zijn voor onderbemande opdrachten.
Zo bewaakt je jouw opdrachten en
Koppelig met je boekhoud- pakket
Betrokkenen binnen je organisatie blijven op de hoogte door een uitge
breide, volledige en regelmatig ver
stuurde financiële projectrapportage van alle lopende projecten. Practice Management 365 bevat hiervoor een koppeling met jouw boekhoudpakket.
Je facturen worden verstuurd naar je boekhouding en de betaalstatus continue automatisch bijgewerkt in de software, zodat iedereen altijd weet wat de status is.
Project Accounting
Practice Management 365 registreert automatisch alle ingevoerde data van inzet van medewerkers, uren en activiteitenregistratie, gebruikt mate
riaal, kosten en aanvullende relevante gegevens op bijbehorend project en klant met de uitgebreide project
Over Software Gemak – An Exact Company
Software Gemak is leverancier van verrassend slimme softwareoplossingen voor het mkb en de grootzakelijke markt. Meer dan 100.000 klanten vertrouwen op Software Gemak voor hun boekhouding, HR en salarisprocessen en kantoorautomatisering.
Met een trackrecord van meer dan 40 jaar weten we bij Software Gemak als geen ander hoe we bedrijfssoftware kunnen leveren waarmee onze mkb en grootzakelijke klanten ‘alles onder controle’ houden.
Software Gemak - Alles onder controle
Neem contact op
Wij hopen je met deze eguide voldoende handvatten te hebben gegeven om je eigen business case voor een practice managementoplossing voor je organisatie op te stellen. Voor meer informatie en hulp bij de uitwerking, staan onze specialisten je graag te woord. Je kunt hen benaderen per email via info@softwaregemak.nl of op telefoonnummer 088 247 15 55.
