FUNCTIEBESCHRIJVING 1

FUNCTIEBESCHRIJVING ¹

Functie Deskundige burgerzaken B1-B3 Hoofddoel van de

functie

De dienst burgerzaken en onthaal bestaat uit vier clusters: loket bevolking, loket burgerlijke stand, vreemdelingenloket en het onthaal.

U verzorgt de permanentie aan het loket.

U bent verantwoordelijk voor de opvolging en toepassing van de wetgeving en reglementering i.v.m. materies burgerzaken.

In overleg met het diensthoofd bent u verantwoordelijk voor het actualiseren van de kennisfiches en de informatie op de website.

In overleg met het diensthoofd bent u verantwoordelijk voor het optimaliseren van de bestaande werkprocessen.

U vervangt het diensthoofd bij diens afwezigheid.

Uw functie is in hoofdzaak een uitvoerende functie, maar met een grote mate van zelfstandigheid. Een doortastend optreden is vereist om de diverse dossiers naar behoren af te handelen. Als deskundige heeft u eveneens een coachende en coördinerende functie.

U kan mee ingeschakeld worden om afwezigheden binnen de dienst op te vangen waardoor u over de capaciteit moet beschikken om u op korte termijn de wet- en regelgeving van de verschillende materies van burgerzaken eigen te maken.

Plaats in het organogram

De gemeente en het OCMW van Sint-Katelijne-Waver hebben een geïntegreerde organisatiestructuur. Samen telt het lokaal bestuur drie directies: de directie ondersteuning, de directie samenleving en welzijn en de directie grondgebiedszaken. Twee directies staan onder leiding van een directeur. De directie ondersteuning wordt deels geleid door de algemeen directeur en deels door de financieel directeur.

De dienst burgerzaken en onthaal maakt deel uit van de directie samenleving en welzijn. Deze directie groepeert vijf diensten van de gemeente en het OCMW, namelijk dienst samenleving en vrije tijd, dienst huis van het kind, de sociale dienst sociale zaken, bibliotheek en dienst burgerzaken en onthaal.

U rapporteert aan het diensthoofd burgerzaken en onthaal.

U werkt zeer nauw samen met de medewerkers en deskundigen van de dienst.

U werkt dienst- en directie-overschrijdend samen met medewerkers van andere diensten en directies.

U geeft geen hiërarchische leiding aan de medewerkers van de dienst, maar bij afwezigheid van het diensthoofd neemt u de leiding van de dienst

burgerzaken en onthaal over.

Functie-inhoud Kernopdrachten:

Klantvriendelijk onthaal en efficiënte dienstverlening

U staat in voor een klantvriendelijk onthaal en verzorgt een efficiënte en correcte dienstverlening aan voornamelijk externe klanten. Dit houdt onder meer in dat u:

• zich op een respectvolle manier gedraagt tegenover de klanten en hen begroet via een open en uitnodigende uitstraling;

• duidelijke en praktische informatie aan de klant geeft waardoor hij zich geholpen voelt;

• op een correcte en professionele communicatieve manier de klanten snel en efficiënt helpt;

• doorverwijst naar het juiste loket en/of de juiste dienst of persoon indien nodig;

• de nodige informatie opvraagt en/of documenten nakijkt en/of invult om de klant verder te helpen;

• een duidelijk beeld krijgt van de noden van de klant door het stellen van de juiste vragen en door actief te luisteren;

• uw communicatiestijl aanpast aan de situatie en aan de personen;

• tijdens moeilijke situaties (bv. bij een boze klant) een professionele houding behoudt;

• de correcte procedures volgens de richtlijnen toepast.

Dossierbeheerder aan het loket

U verzekert de permanentie aan het loket. Dit houdt in dat u ingeroosterd wordt en zowel aan het loket als telefonisch het eerste aanspreekpunt bent.

Dit houdt onder mee in dat u:

• aan het loket het eerste aanspreekpunt bent voor de burger;

• dossiers toegewezen krijgt in functie van uw domein specifieke kennis;

• dossiers administratief controleert en vervolledigt;

• de contacten legt die nodig zijn om uw dossiers optimaal op te volgen;

• de correcte procedures toepast;

• indien dit vereist is, de dossiers doorgeeft naar de betreffende persoon/dienst en eventueel terugkoppelt naar derden;

• contacten onderhoudt met de betrokken instanties.

Administratieve taken

U voert allerlei ondersteunende administratieve taken uit die bijdragen tot een vlotte en efficiënte werking van de dienst. Dit houdt onder meer in dat u één of meer van de volgende opdrachten vervult:

• baliegerelateerde verrichtingen verder afwerkt in backoffice en daarbij de deadlines respecteert;

• een aantal ondersteunende administratieve taken opneemt in overleg met uw diensthoofd. De interactie met uw klant heeft hierbij altijd voorrang;

• de relevante wetgeving opvolgt en toepast;

• in opdracht van uw verantwoordelijke dossiers administratief samenstelt;

• de beslissingen van de bestuursorganen administratief voorbereidt en afwerkt;

• notuleert bij vergaderingen en/of verslagen maakt na de vergaderingen;

• dienstgebonden gegevens verzamelt, controleert en hiervan overzichten opmaakt.

Beheer kassa

U bent verantwoordelijk voor het beheren van de kassa. Dit houdt onder meer in dat u:

• verantwoordelijk bent voor het innen van gelden;

• het geïnde geld nooit gebruikt om uitgaven te doen;

• dagelijks de loketkas controleert en minstens éénmaal per week afrekent bij de financiële dienst;

• ieder kasverschil onmiddellijk meldt aan de financieel directeur;

• de correcte gegevens bijhoudt omtrent de inhoud van de kassa en de nodige verantwoordingsstukken bewaart voor iedere

kasverrichting.

Opvolging en toepassing wetgeving en reglementering

U bent verantwoordelijk voor de opvolging en toepassing van de wetgeving en reglementering i.v.m. materies burgerzaken. Dit houdt onder meer in dat u:

• op de hoogte bent van de wetgeving burgerlijke stand,

vreemdelingenwetgeving en de bevolkingsreglementering en ervoor zorgt dat u de evoluties binnen uw expertisegebied constant opvolgt (technisch, reglementair en inhoudelijk);

• ervoor zorgt dat de eventuele veranderingen in werkwijze,

procedures, reglementeringen en beleidsbeslissingen in praktische implicaties worden omgezet voor de werking aan de loketten en hierover communiceert met uw medewerker(s) en met uw diensthoofd;

• de loketmedewerkers bijstaat indien er zich problemen voordoen bij de afhandeling van dossiers;

• contacten met diverse diensten en organisaties onderhoudt met het oog op het uitbouwen van expertise en een netwerk;

• nieuwe kennisfiches opmaakt bij nieuwe procedures en bestaande kennisfiches aanpast aan gewijzigde procedures en reglementering;

• de informatie op de website up to date houdt.

Optimaliseren van de bestaande werkprocessen

In overleg met het diensthoofd bent u verantwoordelijk voor het optimaliseren van de bestaande werkprocessen. U verzamelt, ordent, verwerkt en houdt gegevens actueel zodat er op elk moment correcte en recente informatie beschikbaar is. Dit betekent dat u:

• de bestaande werkprocessen in kaart brengt;

• de werkprocessen optimaliseert en aanpast aan wijzigingen in de wetgeving en procedures;

• tijdig gegevens verzamelt en interpreteert;

• nagaat of de in te voeren/ingevoerde gegevens correct en volledig zijn;

• documenten nakijkt op volledigheid, correctheid en wettelijkheid;

• opzoekwerk doet;

• statistieken opmaakt en verwerkt.

Projectwerking

Indien u hiertoe de opdracht krijgt via uw diensthoofd neemt u deel aan projecten die bijdragen tot de realisatie van een goede dienstverlening. Dit houdt onder meer in dat u:

• projecten leidt of er aan deelneemt om bij te dragen tot de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen;

• binnen een projectteam de afgesproken rol opneemt;

• een specifieke vakinhoudelijke bijdrage levert aan projecten;

• zorgt voor een goede communicatie naar de projectleider en de eigen leidinggevende.

Verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de dienst burgerzaken bij afwezigheid van de leidinggevende

In overleg met de leidinggevende maakt u het dienstrooster op. Als de leidinggevende afwezig is, neemt u de dagelijkse leiding van haar over. Dit houdt onder meer in dat u:

• de nodige aanpassingen doet in het dienstrooster bij afwezigheid van medewerker(s) van de dienst burgerzaken en onthaal;

• beslissingen neemt voor vragen die voortvloeien uit de loketwerking, eventueel in overleg met de medewerkers of na het inwinnen van adviezen bij vergelijkbare besturen.

Onderhouden van interne werkrelaties

U onderhoudt interne werkrelaties met betrekking tot de activiteiten en de doelgroepen om zo door een goede samenwerking een efficiënt verloop van de processen te garanderen. Dit houdt onder meer in dat u:

• een professionele werkrelatie uitbouwt met uw collega’s, uw verantwoordelijke, enz.;

• deelneemt aan (team)vergaderingen en werkgroepen en overlegt met collega’s om tot een positieve werksfeer te komen;

• relevante informatie deelt met collega’s;

• kennis, ervaring en knelpunten uitwisselt;

• samenwerkt aan verbeterprojecten;

• behoeften, tekorten en problemen signaleert rondom de werking van de dienst en mee nadenkt over oplossingen.

Optimaliseren van het lokaal sociaal beleid

• U faciliteert overleg met de sociale dienst om te bekijken of er een nauwere samenwerking mogelijk is (bv. nationaliteitsdossiers, vreemdelingendossiers, referentieadressen, )

• U optimaliseert ons lokaal sociaal beleid door een nauwere samenwerking met de sociale dienst.

Aanvullende taken:

• U volgt vormingen en opleidingen die relevant zijn voor uw werk.

Vanuit uw expertise levert u een positieve bijdrage aan uw directe collega’s.

• U respecteert de privacy van de burger. U gaat hierbij vertrouwelijk om met de verkregen informatie.

• U geeft informatie en beantwoordt vragen van mensen die zich persoonlijk of telefonisch op de dienst aanmelden.

• U staat mee in voor opleiding en/of begeleiding van collega’s, stagiairs en/of vrijwilligers.

• U zorgt ervoor dat de medewerkers burgerzaken een efficiënte en klantgerichte dienstverlening aanbieden aan de interne en externe klanten.

• U staat mee in voor de uitvoering van dossiers en projecten als dit door uw diensthoofd gevraagd wordt.

Competentie-

profiel Organisatiecompetenties

• Klantgericht handelen

• Zich flexibel opstellen

• Organisatiebetrokkenheid tonen Functiegerelateerde competenties

• Technische vaardigheden beheersen

• Probleemoplossend vermogen

• Zich empathisch opstellen

• Samenwerken

Functiespecifieke competenties

• Stressbestendig optreden

• Wetgeving kennen

• Nauwkeurig en planmatig werken

• Mondeling communiceren Weddenschaal B1-B3

Deze functiebeschrijving en profielbeschrijving zijn niet beperkend en kunnen te allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente en het OCMW.