Nieuwsbrief
Nieuwsbrief Servicepunt71 | nummer 18 | 28 februari 2011
In dit nummer:
bericht van Service Eenheden
•
inkoop -
ict -
financiën -
uit het BGO
•
samenwerking met kus!
•
functieboek
•
veel gestelde vragen
•
planning
•
Cultuurtraject
•
Erika van Drimmelen, Maarten Bekkers en
Dirk Achterberg
Eerste gezamenlijke aanbesteding via Servicepunt71
Op 27 januari vond de eerste gezamenlijke aanbesteding plaats bij de Service Eenheid Inkoop. De opdracht was het onderhoud groen voor de periode 2011-2014 voor Leiden en Zoeterwoude.
Het gaat hier om stukken openbare grond waar het gazon gemaaid moet worden, hagen geknipt en onkruid in beplanting wordt bestreden. Leiderdorp en Oegstgeest zijn bij de volgende aanbesteding ook zeker van de partij.
Jaap Overvoorde projectleider Inkoop is opgetogen: “Alle expertise van de beide gemeenten op het gebied van groen hebben we hierbij goed kunnen bundelen. Hierdoor is er ook meer inzicht gekomen hoe er bij iedere gemeente naar groenonderhoud gekeken wordt.”
Inkoop werkt nu al onder de naam Servicepunt71. Ze zijn sinds kort gevestigd in het bodehuis, gevestigd naast het Stadhuis van Leiden.
Vaak werkt Inkoop op locatie. De inkoper zit dan een dagje in Oegstgeest of bij de afdeling Stedelijk Beheer in Leiden als dat nodig is. En er wordt een laptop meegenomen.
Leiden is de enige gemeente waar inkopers werken. De andere gemeente hebben geen eigen inkoper. Daar werden de taken van inkoop vaak versleuteld in een andere functie, er werd een externe partij ingehuurd
of er werd bij de inkoopafdeling van Leiden aangeklopt. Inkoopmedewerkster Jessica van Duivenboden vult aan: “ Eigenlijk hebben we al meerdere gezamenlijke aanbestedingstrajecten achter de rug,
bijvoorbeeld schoonmaak, leerlingenvervoer en kantoorartikelen.” “Op energie, onderhoud groen en drukwerk hebben we al grote financiële voordelen behaald door zo samen te werken”, vult Jaap blij aan.
Uit het BGO
Het Bijzonder Georganiseerd Overleg heeft sinds het verschijnen van de laatste nieuwsbrief niet meer plaatsgevonden. Het eerstvolgend overleg staat gepland op 9 maart aanstaande.
Uiteraard is wel verder gesproken over het sociaal plan en de andere HRM aangele- genheden Die gesprekken vonden plaats in
Samenwerking tussen gemeenten bezegeld met een kus!
Vrijdag 11 februari zijn Hans Bakema en Mathilde Wijn getrouwd. Hans werkt bij de gemeente Leiderdorp als secretaris van de commissie bezwaar- en beroepschriften en Mathilde is medewerker bezwaar en beroep bij de afdeling WIZ van de gemeente Leiden. Zij hebben elkaar ontmoet tijdens het werk bij de behandeling van een bezwaarschrift. Leiden en Leiderdorp hebben een gemeenschappelijke regeling op het gebied van de WWB en aanverwante regelingen.
het Technisch Overleg. In dat overleg zijn de vakbondsleden, de vakbondsadviseurs en de werkgeversadviseurs aanwezig en wordt de besluitvorming en discussie in het BGO voorbereid. Daar werd ook de wens bespro- ken om medewerkers, voorafgaand aan het vaststellen van het sociaal plan, wel al te informeren over de aanstaande plaatsings- procedure. Formele besluitvorming daarover zal plaatsvinden in het BGO van 9 maart.
Nieuws brief
dan krijg je gekke situaties. Iedere computer moet dus een uniek nummer krijgen.”
Binnen het deelproject ICT worden diverse activiteiten uitgezet, zodat er vanaf 1 sep- tember met “een gezicht” gewerkt wordt.
Vooralsnog gaat alles volgens planning. Eén spannend punt is nog de –inmiddels be- faamde – glasvezelkabel. Tussen de diverse gemeenten moet nog een glasvezelkabel komen te liggen om alles op elkaar aan te sluiten. Deze kabel moet letterlijk nog de grond in. Vergunningen zijn in voorbereiding en de graafmachines staan klaar. Nu maar hopen dat er niet nog een vorstperiode in maart komt.
Voorbereidingen financiën in volle gang
Inmiddels is Servicepunt71 een zelfstandige organisatie. Dit houdt ook in dat alle financiën op orde moeten zijn en moet voldoen aan de voorwaarden zoals die voor gemeenten gelden. Er is een financiële administratie ingericht en de begroting van 2011 is inmiddels opgesteld. Deze is onlang in het Dagelijks Bestuur besproken en wordt nu aan alle gemeenteraden voorgelegd. Dit duurt zes weken en dan zal het Algemeen Bestuur de begroting vaststellen.
Aat van Genderen, projectleider Financiën is nu ook al bezig met de begroting voor 2012. Is dat niet een beetje vroeg? “Nee, deze begroting moet namelijk voor 15 juli ingediend zijn bij de provincie. Dit houdt in dat deze eind maart al besproken moet zijn door het Dagelijks Bestuur, zodat het de verdere weg kan bewandelen.” De begroting moet naar de provincie omdat zij toezichthouder is van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zoals Servicepunt71.
Naast de financiële zaken van Servicepunt71 zelf , zijn Aat en vele financiële
medewerkers van de gemeenten ook druk bezig met de voorbereidingen voor de Service Eenheid Financiën. In een aantal sporen en met verschillende werkgroepen
wordt gewerkt aan o.a zaken als de inrichting van een financieel systeem, werkprocessen en tijdschrijven, zodat er voor alle vier de gemeenten op een uniforme wijze gewerkt kan worden. Dit houdt in de praktijk wel in dat bijvoorbeeld de gemeente Leiderdorp en Oegstgeest over zullen gaan op een geheel nieuw financieel systeem. Leiden en Zoeterwoude werken al met het systeem, maar ook voor hen wordt het opnieuw ingericht.
Alle medewerkers van financiën kunnen tegen de zomer een blik werpen op het nieuwe systeem, tegen de tijd dat ze naar Servicepunt71 overgaan, zullen de benodigde opleidingen en trainingen worden verzorgd om de nieuwe werkwijzen te leren.
Samenwerking tussen ICT-afdelingen al gerealiseerd
Bas de Boer, werkzaam als Informatie- en Automatiseringsadviseur bij de gemeente Oegstgeest is gedetacheerd bij Servicepunt71 als projectleider ICT. Zijn hoofdtaak is van de vier aparte ICT-afdelingen één Service Eenheid te creëren.
“De opdrachtgevers besluiten samen hoe onze dienstverlening eruit gaat zien. Dit vertaalt zich o.a. naar nieuwe standaarden in systemen, processen en werkafspraken.
Dat is ons doel om daarnaar toe te groeien.
Dat is niet zomaar klaar, dat duurt wel zo’n drie jaar.”
Betekent dat we vanaf 1
september qua techniek nog niet op één lijn zitten?
“Dat klopt. Op het moment dat we met Servicepunt71 gaan starten werkt de Service Eenheid ICT met verschillende systemen.
Iedere gemeente heeft in het verleden zo haar eigen keuzes gemaakt, dit kunnen wij (ook om kostentechnische reden) niet zomaar opzij zetten. Wel gaan we dit zoveel mogelijk standaardiseren. Belangrijkste uitgangspunt is dat je als gebruiker hier zo min mogelijk van merkt. Het lijkt dan of er bij ICT niets gebeurt, maar dan hebben we ons werk juist goed gedaan.”
Hoe gaat de samenwerking tussen de verschillende ICT afdelingen?
“Boven verwachting goed! Het oplossen van probleemstellingen en uitvoering wordt gezamenlijk opgepakt door de ICT mede- werkers bij de gemeenten. De medewerkers krijgen deze ruimte om uiteindelijk samen tot een goed resultaat te komen. Ik coör- dineer deze diverse werkzaamheden, houd de mijlpalen, planning en het budget in de gaten.”
Noem eens een voorbeeld waar jullie op dit moment mee bezig zijn?
Om tot een goede dienstverlening te komen zijn verschillende activiteiten noodzakelijk, een voorbeeld hiervan is: Als je nu een probleem hebt met je computer dan ga je
naar de ICT-collega en dan geef je het num- mer van je pc door en dan kan deze collega je helpen. Dadelijk werken we met een centrale helpdesk op “afstand” en moeten we dus weten aan welke computer je werkt.
Alle computers worden momenteel geïnven- tariseerd op o.a. waar staat deze? wat voor type is het? welk nummer de pc heeft? Ver- volgens kijken we of dit nummer niet ook bij een andere gemeente gebruikt wordt, want dat zou lastig zijn. Als drie gemeenten een pc hebben staan met nummer 7585
Nieuws brief
Functieboek, wat is dit nou precies?
Yvonne Bakker is deelnemer van de werkgroep HRM. Zij is samen met een team druk bezig met het functieboek.
Maar wat is dit nu precies? “Iedere functie bestaat uit twee gedeelten:
een generiek gedeelte en een resultaatbeschrijving.”
Yvonne vervolgt: “In het generieke deel staat alles wat kenmerkend is voor een bepaalde functie, bijvoorbeeld een adviseur heeft altijd dezelfde functie-inhoud.
Je kunt dat zien als een basisstramien.
In de resultaatbeschrijving wordt het onderscheid gemaakt tussen een HRM- adviseur en een financieel-adviseur. Op dit moment zijn alle generieke beschrijvingen gemaakt en wordt er hard gewerkt aan de resultaatbeschrijvingen.”
Wat houdt dit voor de
toekomstige medewerkers in?
“Het functieboek is het uitgangspunt voor de plaatsingsprocedure. Er wordt nu een
“was/wordtlijst”opgesteld. Hierbij wordt gekeken welke functie iemand had en welke
deze dadelijk gaat worden. Het kan ook zijn dat je functie ongewijzigd blijft.
De spelregels voor de plaatsingsprocedure worden in het sociaal plan vastgelegd.
Ook hier wordt nog hard aan gewerkt. De
Bij het overgaan naar het Tweelinghuis gaan we werken met klanten; dit is een grote verandering. Ook het overgaan naar een nieuwe organisatie vraagt een nieuwe bedrijfscultuur.
Susan Bamsey is in het projectteam verant- woordelijk om Servicepunt71 te begeleiden om tot een nieuwe cultuurontwikkeling te komen. Zij is de “interne” opdracht- gever, maar is extern aangetrokken. Er is bewust gekozen voor een “externe interne opdrachtgever” om los te staan van elke be- staande cultuur bij een van de deelnemende gemeenten.
Susan wordt ondersteund door een extern
Kennen, Verkennen en Herkennen
bedrijf dat veel ervaring heeft met veran- deringen op de werkplek: Tamara de Reu, Harold Marsman en Huub Purmer. Samen ontwikkelen ze per Service Eenheid een programma op maat, met als hoofdthema opdrachtnemerschap. Net als processen en procedures hoort cultuur bij een organisatie.
Het is alleen moeilijker meetbaar en daarom lijkt het soms wat vaag.
“Dat is het helemaal niet”, aldus Tamara de Reu, “samen met collega’s van de Service Eenheden maken wij een leuk programma dat deelnemers aan het denken zet over en waarin we concreet aan de slag gaan met de samenwerking met elkaar en met de
klant. Dit is belangrijk om van Servicepunt71 een succesvolle organisatie te maken.”
Wat gebeurt er en wanneer?
We organiseren per Service Eenheid enkele bijeenkomsten met de thema’s Kennen, Verkennen en Herkennen. De komende maanden worden, in overleg met de projectleiders en collega’s, de bijeenkomsten gepland en voorbereid.
Het doel is om iedere Service Eenheid een goede start te laten maken, met elkaar en met de klant.
Vragen of suggesties? Stuur een mail aan s.bamsey@leiden.nl
verwachtingen zijn dat we begin april klaar zijn met de functiebeschrijvingen. Uiteraard zullen medewerkers voorafgaand aan de plaatsingsprocedure worden geïnformeerd over de methodiek (HR21) zodat zij straks het functieboek goed kunnen “lezen:”
Yvonne Bakker
Nieuws brief
Contact
Servicepunt71 werkt vanuit het stadhuis van Leiden. Het telefoonnummer is: 071 – 516 5222 of mail naar het projectsecretariaat:
info@servicepunt71.nl
Veel gestelde vragen
Waar moet een nieuwe directeur aan voldoen?
De nieuwe directeur is er nog niet, maar het selectieproces is in volle gang. Er wordt gezocht naar een inhoudelijk sterk persoon die het proces goed kan begeleiden. Daar- naast moet hij (of zij) het boegbeeld voor de nieuwe organisatie vormen. De nieuwe directeur is het aanspreekpunt voor de nieuwe organisatie en voor de medewerkers aan wie leiding wordt geven. De directeur moet goed kunnen samenwerken met de gemeentesecretarissen en veel ervaring hebben met lokale politiek. Daarnaast is een klantgerichte benadering vereist en goed kunnen flexwerken.
Ik heb gehoord dat we gaan flexwerken? Wat houdt dit in?
Flexwerken betekent eigenlijk dat je overal kan gaan zitten om te werken en geen vaste werkplek hebt. Dit kan op kantoor zijn, maar ook bij de klant. In de praktijk wordt er wel per Service Eenheid een “domein”
in het Tweelinghuis aangewezen. Hierdoor zitten vakgenoten wel samen, zodat de kennisdeling optimaal is. In dit domein is ook het archief van de Service Eenheid te vinden en de computers zijn zo uitgerust dat je de gewenste werkzaamheden uit kan voeren. Per dag of per dagdeel bedenk je welk werk je wilt gaan uitvoeren: zijn het veel doe-dingen, ben je even kort aanwezig en ga je daarna in overleg of heb je een concentratieplek nodig. Afhankelijk van die werkzaamheden kies je een plek die daarbij het beste past.
Waarom gaan we flexwerken?
Flexwerken past bij een toekomstgerichte organisatie. Door flexwerken leer je alle collega’s beter kennen, hierdoor is ook kennisdeling tussen vakgenoten sneller te realiseren. Daarnaast stimuleert flexwerken ook tot creativiteit en resultaatgerichtheid.
Tevens is het een goed middel om te netwerken. De ervaring is vooral: flexwerken moet je leren. En dat gaan we dus samen doen!
Wie worden mijn klanten?
De gemeente waar je nu voor werkt, wordt dadelijk je klant. Daarnaast werk je ook voor de andere gemeenten. Hierdoor worden de krachten gebundeld en is er meer back-up als je bijvoorbeeld met vakantie bent.
Ik werk graag rustig, kan dat dadelijk ook?
Jazeker, al het kantoormateriaal zoals vloerbedekking, lamellen etc worden van geluiddempende materialen gemaakt.
Bureau Berenschot heeft een aantal zaken uitgewerkt hoe het zou kunnen, dit is op intranet terug te vinden, maar er is nog niets definitiefs. Inbreng van jullie is zeker nog mogelijk. Daarnaast worden er tegen de tijd dat we echt gaan starten werkafspraken gemaakt over: hoe om te gaan met overleg, eten op de werkplek etc.
Planning
De eerste stappen zijn gezet. Nu is het wachten op het sociaal plan, zodra we iedereen mogen informeren worden er bijeenkomsten georganiseerd waarbij uitleg gegeven gaat worden over het hoe en wat, de plaatsingsprocedure, het flexwerken etc.
Uiteraard zal hier veel ruimte zijn om vragen te stellen. Zodra de data bekend
zijn ontvangen jullie persoonlijk een uitnodiging.
