griff/jv/9-1-2020/H:\JAN\Griffierskring\MEMO samenwerking met regioambassadeurs.docx MEMO
Aan : Raadsgriffiers en regio- ambassadeurs
Van : Ralph de Vries en Jan Veenstra Datum : 6 januari 2020
Betreft : Samenwerking
Inleiding
Het proces in de aanloop naar besluitvorming over de Regionale Samenwerkings Agenda heeft duidelijk gemaakt dat de inzet van raadsgriffiers en regio-ambassadeurs overlap kan hebben bij de voorbereiding van de raadsbesluitvorming. Deze notitie dient als basis voor een gesprek tussen de raadsgriffiers en de regio- ambassadeurs, om te verkennen waar de overlap zit en op welke manier het beste met elkaar kan worden samengewerkt, in het belang van raadsbesluitvorming.
Taken van de raadsgriffiers
De taak van de griffier is bij Gemeentewet geregeld, namelijk: het terzijde staan van de raad en de door hem ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak. Een brede taakomschrijving. Daarom is
gemeentewettelijk verder bepaald, dat in een instructie voor de griffier de taak en bevoegdheden nader moeten worden geregeld.
De verdere uitwerking van de griffierstaak zal daarom per gemeente (kunnen) verschillen, onder meer afhankelijk van de wensen van de raad. Tot de taken die onderdeel uitmaken van de griffiersfunctie behoren vaak/in ieder geval die van adviseur en van procesregisseur (adviseren over en inrichten van processen met een informerend en/of besluitvormend karakter).
Taken van de regio-ambassadeurs
Op de website van de regio is een concept-raadsvoorstel bestemd voor alle gemeenten te vinden over de voortzetting van de werkgroep regio-ambassadeurs na de raadsverkiezingen van maart 2018. Daarin is onder meer het voorstel opgenomen, dat de werkgroep regio-ambassadeurs met een nieuw voorstel voor de taak- en rolinvulling voor de periode t/m 2022 moet komen. Navraag hierover bij Jaap Jan Bakker heeft er toe geleid dat bijgevoegd document is ontvangen. Onder punt 3 in dat document worden de taken beschreven van de regio-ambassadeurs voor deze raadsperiode.
Ondersteuning van de griffiers aan de regio-ambassadeurs
Enkele van de werkzaamheden in de taakomschrijving van de regio-ambassadeurs zijn specifiek voor hen en kunnen ook alleen door hen vervuld worden. Het kan ook anders gesteld worden: als de werkgroep regio- ambassadeurs er niet zou zijn dan zou er v.w.b. die taken geen taak zijn voor de griffiers.
Maar in de taakbeschrijving zijn ook werkzaamheden begrepen waarvan gesteld kan worden dat, als de werkgroep regio-ambassadeurs er niet zou zijn, die dan wel tot het werkpakket van de griffier gerekend kunnen worden.
Er is dus onmiskenbaar overlap in werkzaamheden van de griffiers en regio-ambassadeurs. Maar verder dan deze vaststelling hoeft het niet gaan.
Het is voor de griffiers wel het vertrekpunt om met de regio-ambassadeurs te bespreken hoe je in
samenwerking met elkaar deze taken vorm en inhoud kan geven. Immers, beiden staan uiteindelijk voor het zelfde belang: efficiënte en effectieve informatievoorziening aan en/of besluitvorming door de raad. Dus het kan/mag niet de bedoeling zijn elkaar wederzijds uit sluiten bij werkzaamheden. Nee uitgangspunt moet zijn:
samen staan we sterk!.
Als inzet voor de bespreking op 16-1 a.s. wordt daarom het volgende voorstel voorgelegd.
• Van de zijde van de griffiers wordt uitgesproken dat men faciliterend/ondersteunend aan de regio- ambassadeurs zal zijn bij die werkzaamheden waarvan gezamenlijk (dat kan ook na afstemming zijn op lokaal niveau tussen de griffier en de eigen regio-ambassadeurs) is vastgesteld, dat de regio-
ambassadeurs in beeld te zijn om als trekker te fungeren.
• In de overige gevallen (regio-aangelegenheden) treedt de griffier op als adviseur/procesregisseur, al dan niet na afstemming en/of in samenwerking met de eigen regio-ambassadeurs op basis van onderlinge (lokale) afspraken.
• Voorts kan het wenselijk zijn om als regio-ambassadeurs en griffiers afstemming te zoeken (en voor te stellen) ten aanzien van de behandeling en besluitvorming rond regionale beleidsvoorstellen.
Regioambassadeurs
Invulling opdracht periode 2018-2022
Ons kenmerk: 18.0006094 Versie: 0.3
Datum: 11 september 2018 Contactpersonen: Regioambassadeurs
E-mail: j.bakker@regiogv.nl
Pagina 2 van 6
INHOUD
1. Inleiding 3
2. Opdrachtomschrijving 3
2.1 Raad in de regio in de Raad. 3
3. Voorgestelde uitwerking van de opdracht 4
3.1 signalering relevante ontwikkelingen 4
3.2 proces van afstemming gemeenteraden en portefeuillehouders 4
3.3 ondersteuning proces van actualisering RSA met de portefeuillehouders 4
3.4 brede raadsbijeenkomsten en synchroniseren besluitvormingsprocessen 5
1. Inleiding
De gemeenteraden hebben na de raadsverkiezingen van 21 maart 2018 uit de raad twee
regioambassadeurs aangewezen en afgevaardigd naar de Regio Gooi en Vechtstreek om deel te nemen aan de werkgroep regioambassadeurs.
In de opdracht is als eerste actie opgenomen dat de regioambassadeurs na het zomerreces in de gemeenteraden terugkomen met een concretisering van de opdracht.
De werkgroep regioambassadeurs heeft in de vergadering van 6 september de rol concreet invulling gegeven, naast de rol van de portefeuillehouder die onverkort het eerste aanspreekpunt is voor de raad over issues die (boven)regionaal spelen.
Het onderstaande schema brengt in beeld dat bij toename van de maatschappelijke relevantie de behoefte aan adaptiviteit (aanpassingsvermogen) groter wordt en daarmee de vraag naar meer invloed van de gemeenteraad op een verbonden partij zoals de Regio.
De regioambassadeurs halen bij de gemeenteraden op bij welke regionale thema s de
volksvertegenwoordigers betrokken willen worden. De regioambassadeurs zitten niet voor zichzelf maar vormen de politieke antenne in de raad en in de regio.
(bron: WagenaarHoes)
Het schema laat een glijdende schaal zien waarbij voor het overgrote deel de portefeuillehouders in contact met de raad kunnen voorzien in een adequate terugkoppeling. Voor een ander deel zullen volksvertegenwoordigers meer behoefte hebben aan regionale betrokkenheid en de mogelijkheid tot beïnvloeding vooraf en tussentijds gelet op de maatschappelijke effecten.
2. Opdrachtomschrijving
2.1 De raad in de regio in de raad.
Centraal in de opdracht aan de regioambassadeurs staat het bevorderen van de betrokkenheid van de raden en de raadsleden bij wat (boven)regionaal speelt. Dit dient een doel.
Grip als raden op de Regio begint met aandacht voor de regio. Zo simpel is het.
Raadsleden zijn, zo laat landelijk onderzoek zien, vrijwel permanent ontevreden over hun eigen positie en hun mogelijkheden tot beïnvloeding van gemeenschappelijke regelingen.
De griffier uit Almere geeft in zijn essay van maart 2018 kernachtig aan hoe dit door de raad zelf kan worden doorbroken; door het acteren op het regionale speelveld en het tot stand brengen van een regionale gemeenschap:
(…)“De raad en daarmee raadsleden hebben een betekenisvolle rol te vervullen in de regio.
Door opgaven op te halen en te agenderen, samen met de partners in de regio (bedrijfsleven, kennisinstellingen, maatschappelijke partijen, enzovoort). Door die opgaven een podium te geven (regionaal agenderen). Zodoende ontstaat er een regionaal debat. Zodoende krijgt de regionale
Pagina 4 van 6
gemeenschap gestalte. Zodoende krijgt het regionale bestuur richting. Bovendien ontstaan er zodoende checks and balances in de regio, omdat gemeenteraden en belanghebbenden in de regio zich gaan richten tot het bestuur, om het te beïnvloeden en te controleren. (…)
(bron: Essay De raad in de regio en de regio in de Raad maart 2018 griffier raad van Almere)
De versterking van de verbinding tussen gemeenteraden, het ontwikkelen van een regionale gemeenschap, draagt bij aan de slagkracht van de samenwerkende gemeenten als geheel.
De regionale samenwerkingsagenda RSA, die vorige periode in het leven werd geroepen, is een middel om te laten blijken wat ons als regionale gemeenschap van volksvertegenwoordigers, bestuurders, inwoners en professionals in dit gebied bindt. De Regiopodia bieden een platform om samen met de partners in de regio (bedrijfsleven, kennisinstellingen, maatschappelijke partijen, enzovoort) de dialoog te voeren. Regioambassadeurs bereiden de programma s van de Regiodia voor.
De majeure regionale opgaven die in de Regionale samenwerkingsagenda (RSA) zijn opgenomen vragen niet alleen een lokaal maar ook om een regionaal podium.
De werkgroep van regioambassadeurs heeft op 6 september met elkaar vastgesteld dat voor
vraagstukken en opgaven die het lokale belang overstijgen, momenteel geen aanwijsbare plek of een planning aanwezig is voor het voeren van het regionale debat.
Gemeenteraden kunnen daarmee gezamenlijk de portefeuillehouders in de voorbereiding richting geven en zorgdragen voor draagvlak in fase van besluitvorming. De Regiopodia zijn momenteel te informeel en gelet op de opkomst (40-60) onvoldoende representatief voor wat breed in de verschillende gemeenteraden leeft.
(Besproken werd in dit verband dat er behoefte is aan het delen van kennis en ervaring tussen de gemeenteraden bij de implementatie van de Omgevingswet en het ontbreekt aan een gedeelde visie op de ontwikkeling van onze omgeving.
Er zijn momenteel grote verschillen in tempo.)
In de concretisering van de opdracht die geldt voor deze zittingsperiode zijn onder 3.4 het bieden van een regionaal platform van dialoog voor de gemeenteraden en het synchroniseren van processen aangemerkt als punten van doorontwikkeling
3. Voorgestelde uitwerking van de opdracht
De bullets zijn de aandachtspunten die aan de orde komen.
3.1 signalering relevante ontwikkelingen
Een algemeen onderdeel van de taak van de regioambassadeurs is:
Actualiteit, kennisuitwisseling en signalering met de duiding van het belang betrokken te zijn bij wat regionaal speelt, waar(om) en wanneer.
3.2 proces van afstemming gemeenteraden en portefeuillehouders
Regionale thema s en processen (gelijk-)tijdige agendering op de verschillende raadsagenda s
Eenduidigheid vorm en inhoud van raadsadviezen over regiozaken, vastgelegd in proces- en werkafspraken met de portefeuillehouders, de fractievoorzitters en de griffies
Regiopodia upgrade; te versterken opkomst, verbetering interactie en concreetheid ;
Lange termijn raadsagenda met sturing van raden op behandeling van regiodossiers;
Rekenkamercommissies: onderzoek regionale samenwerking van RKC s;
Vernieuwing van de Wet gemeenschappelijke regelingen (benutting experimenteerruimte).
3.3 ondersteuning proces van actualisering RSA met de portefeuillehouders
Ondersteuning in de raad van het proces van ophalen en actualiseren van speerpunten;
Aandacht voor proces van SMART maken, het aanbrengen van focus in de speerpunten RSA;
Aandacht voor proces van financiële draagvlakontwikkeling RSA.
3.4 brede raadsbijeenkomsten en synchroniseren besluitvormingsprocessen
Ondersteuning organisatie van gezamenlijke raadsbijeenkomsten/congressen/symposia;
Aanvoeren en signaleren van de inhoudelijke thema s voor het regionale debat;
Totstandkoming regionaal schema van regiocongressen over de periode 2018-2022;
Synchroniseren van raadsvergaderdata rond besluitvormingsprocessen, het uitbrengen van zienswijzen en amendering van voorstellen op de majeure regionale dossiers;
Afstemming voorgaande met de griffiers, de fractievoorzitters en de portefeuillehouders
Pagina 6 van 6 Ontwerpbesluit:
De gemeenteraad van de gemeente ………..heeft d.d. ……… 2018 - kennisgenomen van de concretisering van de opdracht nr. 18.0006094 d.d. 6 september 2018 - en stemt in met de aandachtspunten waar de regioambassadeurs zich op gaan focussen.
