De RvT-reflector voor zelfevaluaties raden van toezicht

(1)

De RvT-reflector voor zelfevaluaties raden van toezicht

De voortdurende en tegelijk wisselende coronamaatregelen stellen onderwijsorganisaties voor forse uitdagingen.

Onderwijs volgen binnen de muren van de school is niet langer vanzelfsprekend. Deze dynamiek stelt ook raden van toezicht voor uitdagingen. Hoe kiezen we positie? Wat mogen we verwachten van ons bestuur? Hoe houden we zicht op de kwaliteit van onderwijs? Hoe werken we aan onze eigen professionalisering? Juist nu is reflecteren op het eigen handelen van belang. Maar hoe doe je dat in deze tijd? De RvT-reflector van B&T biedt handzaam en gericht houvast om ook op afstand met elkaar de juiste zaken te belichten.

De (nieuwe) codes goed bestuur en goed toezicht¹ roepen toezichthouders op om de wijze en kwaliteit van hun toezicht jaarlijks te evalueren. En deze evaluatie periodiek extern te laten begeleiden. Een fysieke zelfevaluatie in deze tijd is niet (goed) mogelijk. Maar reflecteren op het eigen handelen als raad is en blijft belangrijk. Want, hebt u nagedacht over hoe u toezicht wilt houden? Op welke criteria het toezicht zich specifiek richt? Hoe u rolbewust invulling geeft aan uw taken als toezichthouder? In hoeverre het lukt om bewust stijlen en competenties complementair in te zetten? En is uw visie op toezicht voldoende afgestemd met uw bestuur? Om hier zicht op te krijgen, ontwikkelde B&T de RvT-reflector.

De RvT-reflector heeft als meerwaarde dat:

 de blinde vlekken in relevante gespreksthema’s worden blootgelegd;

 inzicht wordt geboden in verschillen in beleving van betrokkenen;

 het instrument snel en efficiënt in te zetten is (korte doorlooptijd);

 de deelnemers aan de zelfevaluatie snel tot de kern kunnen komen.

Basis voor het instrument

Iets wordt pas zichtbaar als je het zichtbaar in het licht zet! En dat is precies wat de RvT-reflector doet. Dit reflectie- instrument raakt alle relevante onderdelen van het handelen van de raad van toezicht en het samenspel met het bestuur. Het instrument is primair gebaseerd op weten regelgeving, de codes goed bestuur en toezicht in de sectoren funderend onderwijs en kinderopvang en algemene beginselen van ‘good governance’. De reflector is verrijkt met onze ervaringen vanuit begeleiding van zelfevaluaties en opleiding van raden van toezicht.

Inhoud en opbrengst van de RvT-reflector

De RvT-reflector bevat een combinatie van stellingen en een beperkt aantal open vragen. Deze gaan in op aspecten als ‘rolbewust handelen’, ‘interne organisatie’, ‘toezichtvisie en -kader’, ‘niveaus van toezicht’, ‘informatieverwerving’

en ‘samenspel’. In een bondige rapportage wordt inzichtelijk gemaakt hoe betrokkenen aankijken tegen de huidige praktijk. Alsook de mate waarin zich verschillen voordoen in beleving tussen raad van toezicht en bestuur, alsmede tussen leden van de raad van toezicht.

U kunt het instrument zelfstandig gebruiken in een door uzelf begeleide zelfevaluatie. Indien gewenst kunnen wij in deze begeleiding voorzien, en laat onze adviseur ook zijn licht schijnen over de resultaten van de RvT-reflector. B&T analyseert de opbrengst van de vragenlijst en zet deze in bij de zelfevaluatie: welke onderwerpen vallen op?

Waarover verschillen de meningen en waarover juist niet?

1 Code Goed Bestuur VO (2019), Code Goed Bestuur PO (2020), Governance Code Kinderopvang (2019) en Code Goed Toezicht – VTOI-NVTK (2020).

(2)

2 van 7

Praktische werkwijze

De uitvoering van de RvT-reflector bestaat uit de volgende stappen:

1 Afstemmen over praktische zaken 2 Invullen van het reflectie-instrument 3 Aanmaken en delen van resultaten

Deelname aan de vragenlijst is anoniem voor de leden van de raad van toezicht en zoveel mogelijk voor het bestuur.

Als u de RvT-reflector inzet bij een zelf begeleide zelfevaluatie, bieden wij u als optie een telefonisch analysegesprek aan. Daarin spreekt u samen met een van onze adviseurs de resultaten door en wordt u ondersteund bij de

agendavorming en eventueel gespreksmodel voor de zelfevaluatie. Wij hebben goede ervaringen met een eerste inzet van het reflectie-instrument in een door ons begeleide zelfevaluatie. Zodat de raad van toezicht de reflector de jaren erna zelfstandig kan gebruiken in zijn zelfevaluatie. Bij meerjarig gebruik is een trendanalyse mogelijk.

Meerwaarde van RvT-reflector samengevat

De reflector biedt een effectieve en efficiënte werkwijze om tot de beoogde opbrengst te komen.

Effectief

 Governance-proof

 Snel en vooraf inzicht

 Zicht op ‘blinde vlekken’

Ervaringen van deelnemers met inzet analyse- instrument

“De vragen geven scherpte voor mogelijke keuzes. Hierdoor wordt de discussie geopend over de rolverdeling van ieder lid en belangrijke aspecten daarbij.”

“Duidelijke vragen en de belangrijkste onderwerpen passeren de revue.”

“Snel inzicht in de meest belangrijke onderwerpen die we willen bespreken. Snel en duidelijk overzicht waarover we het eens zijn als leden van de raad van toezicht en waarover we juist verschillen van mening. Belangrijk om dat inzichtelijk te hebben en daar het gesprek over te voeren.”

Efficiënt

 Compacte online vragenlijst

 Volledig ontzorgd

 Korte doorlooptijd

Opbrengst

 Heldere rapportage

 Verbeterpunten

 Best mogelijke voorbereiding

Optioneel

 Telefonisch analysegesprek

 Meerjarige trendanalyse

 Begeleiding zelfevaluatie

(3)

Geïnteresseerd?

Wilt u meer weten over de inzet van de RvT-reflector? Neem contact op met een van onze adviseurs:

Joost Janssen, adviseur Joost.janssen@vbent.org 06-53780785

Jos van Elderen, adviseur Jos.van.elderen@vbent.org 06-51856360

Hilde Plantinga, adviseur hilde.plantinga@vbent.org 06 – 36 49 03 00

(4)

4 van 7

Oude tekst

Analyse-instrument voor zelfevaluaties raden van toezicht

Heeft u als raad van toezicht nagedacht over hoe u toezicht wilt houden? En op welke inhoudelijke criteria het toezicht zich specifiek richt? Lukt het om rolbewust invulling te geven aan uw rol als lid van de raad van toezicht?

In hoeverre zet u samen met de andere leden bewust verschillende stijlen en competenties complementair en situationeel in? En is de visie op goed intern toezicht voldoende afgestemd met uw college van bestuur?

De codes goed bestuur roepen toezichthouders op om de wijze en kwaliteit van hun toezicht jaarlijks te evalueren.

B&T begeleidt regelmatig dergelijke zelfevaluaties. Corona heeft ertoe geleid dat deze zelfevaluaties minder tijd en aandacht hebben gekregen. De prioriteit lag bij het continueren van onderwijs. Het reflecteren op het eigen handelen verdween daarbij enige tijd naar de achtergrond. We zien dat onderwijsorganisaties de lange termijn- ontwikkeling ook in deze tijd weer oppakken. En wij gunnen raden van toezicht dat zij hetzelfde doen.²

Dit betekent dat raden van toezicht ook in deze periode aandacht blijven besteden aan hun professionalisering.

Waarbij de raad terugkijkt op het handelen als collectief, de individuele invulling van het toezichthouden en het samenspel met het bestuur. We zien dat dit het rolbewust handelen versterkt en bijdraagt aan een betere afstemming tussen intern toezicht en bestuur. Ook bevordert het een bij de context passende inzet van stijlen en kwaliteiten van de individuele toezichthouders.

De meerwaarde van de zelfevaluatie valt of staat met de kwaliteit van de voorbereiding. Onze voorbereiding bij begeleiding van zelfevaluaties bestaat minimaal uit bestudering van documenten, waaronder het verslag van de laatste zelfevaluatie, en een intakegesprek. Aanvullend hierop hebben wij een analyse-instrument ontwikkeld met als toegevoegde waarde dat:

 blinde vlekken in relevante gespreksthema’s worden blootgelegd;

 voorafgaand inzicht wordt geboden in verschillen in beleving van betrokkenen;

 deelnemers aan de zelfevaluatie snel tot de kern kunnen komen.

De wijze van uitvoering past uitstekend in de context waarin we met elkaar op digitale wijze in verbinding staan.

Ons analyse-instrument is primair gebaseerd op weten regelgeving, de codes goed bestuur in de sectoren

funderend onderwijs en kinderopvang en algemene beginselen van ‘good governance’. Het instrument is verrijkt met onze ervaringen tijdens zelfevaluaties en het is bijgesteld op basis van feedback van ervaringsdeskundigen (intern toezichthouders en bestuurders). Wij zetten het analyse-instrument in tijdens de voorbereiding op nagenoeg alle begeleide zelfevaluaties.

2 Zie voor meer informatie over toezicht houden in corona tijd: “Belang van toezicht houden, juist in coronatijd” door Jos van Elderen en Joost Janssen, https://www.vbent.org/publicaties/actueel/toezicht-houden-in-coronatijd-juist-nu/

Ervaringen van deelnemers met inzet analyse-

instrument

(5)

“De vragen geven scherpte voor mogelijke keuzes. Hierdoor wordt de discussie geopend over de rolverdeling van ieder lid en belangrijke aspecten daarbij.”

“Duidelijke vragen en de belangrijkste onderwerpen passeren de revue.”

“Snel inzicht in de meest belangrijke onderwerpen die we willen bespreken. Snel en duidelijk overzicht waarover we het eens zijn als leden van de raad van toezicht en waarover we juist verschillen van mening. Belangrijk om dat inzichtelijk te hebben en daar het gesprek over te voeren.”

(6)

6 van 7

Inhoud van het analyse-instrument

In het analyse-instrument staan grofweg twee onderdelen centraal:

4 Het functioneren van de raad van toezicht

5 Het samenspel tussen de raad van toezicht en het college van bestuur

De vragenlijst bestaat uit zes thema’s, en daaronder een aantal onderwerpen (zie kader). Het instrument bevat een combinatie van stellingen en een beperkt aantal open vragen. Op alle onderdelen worden verschillen in beleving tussen raad van toezicht en bestuur, alsmede verschillen tussen de leden van de raad van toezicht, inzichtelijk gemaakt.

De vragenlijst levert voor de toezichthouders en het bestuur een overzichtelijke rapportage op waaruit de gang van zaken snel inzichtelijk wordt. Het is een snelle en efficiënte manier om op verschillende

onderwerpen een eerste beeld te creëren. B&T analyseert de opbrengst van de vragenlijst en zet deze in bij de zelfevaluatie: welke onderwerpen vallen op? Waarover verschillen de meningen en waarover juist niet?

Praktische werkwijze

De uitvoering van het analyse-instrument bestaat uit de volgende stappen:

6 Praktische afstemming 7 Invullen van de vragenlijst

8 Aanmaken en delen van resultaten

Deelname aan de vragenlijst is voor de leden van de raad van toezicht anoniem. Voor het college van bestuur in theorie ook, maar in de praktijk is dit logischerwijs niet of nauwelijks te realiseren.

Als u het analyse-instrument gebruikt in een zelf vormgegeven zelfevaluatie, bieden wij u als optie een telefonisch analysegesprek aan. Daarin spreekt u samen met een adviseur de resultaten door en wordt u ondersteund bij de agendavorming en eventueel gespreksmodel voor de zelfevaluatie. Wij hebben goede ervaringen met een eerste inzet van het instrument in een door ons begeleide zelfevaluatie. Vervolgens kan de raad van toezicht het instrument de jaren erna zelfstandig gebruiken in zijn zelfevaluatie. Bij meerjarig gebruik is een trendanalyse mogelijk.

Rolvastheid raad van toezicht

 Inrichter

 Toezichthouder

 Klankbord

 Adviseur

 Netwerker

 Werkgever

 Rollenscheiding en rolvastheid

Interne organisatie raad van toezicht

 Portefeuilles

 Competentie en expertise

 Vergaderorde Toezichtvisie en -kader

Informatieverwerving

 Passief

 Actief

 (G)MR

Gedragsbeïnvloeding

 Situationeel &

proportioneel

 Gedrag

Individueel handelen

 Toegevoegde waarde

 Eigen rol

 Ontwikkeling en -punten

(7)

Meerwaarde van analyse-instrument samengevat

Het analyse-instrument biedt een effectieve en efficiënte werkwijze om tot de beoogde opbrengst te komen.