Raden van Toezicht in Zorginstellingen en het evaluatie-instrument
‘Toetsing Toezicht via Self-assessment’
Een onderzoek naar
behoefte, acceptatie en gebruik
Door: H. Wonderman
Faculteit Bedrijfskunde Rijksuniversiteit Groningen
Raden van Toezicht in Zorginstellingen en het evaluatie-instrument
‘Toetsing Toezicht via Self-assessment’
Een onderzoek naar
behoefte, acceptatie en gebruik
Auteur: H. Wonderman
Studentnummer: 1157264
Plaats van uitgifte: Groningen
Jaar van uitgifte: 2004
Uitgevende instantie: Rijksuniversiteit Groningen
Faculteit Bedrijfskunde
Datum van voltooiing: 19 maart 2004
Opdrachtgever: De Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen
Bedrijfsbegeleider: Dhr. J.J.K. Gerards
Docenten: Professor Dr. Ir. R. Goodijk Dr. D.J. Kiewiet
Inhoudsopgave
Voorwoord ...4
Samenvatting ...5
Hoofdstuk 1: Inleiding en probleemstelling...7
§ 1.1. Inleiding onderzoek: ...7
§ 1.2. Probleemstelling:...7
Hoofdstuk 2: Begripsdefinitie...9
§ 2.1. Inleiding: ...9
§ 2.2. Behoefte: ...9
§ 2.3. Acceptatie:...10
§ 2.4. Gebruik:...11
§ 2.5. Conclusie:...11
Hoofdstuk 3: Hypothetische model, onderzoeksvragen en onderzoeksopzet ...12
§ 3.1. Inleiding: ...12
§ 3.2. Hypothetische model:...12
§ 3.3. Onderzoeksvragen: ...13
§ 3.4. Onderzoeksopzet: ...14
Hoofdstuk 4: Onderzoeksresultaten ...15
§ 4.1. Inleiding: ...15
§ 4.2. Algemeen: ...15
§ 4.3. Behoefte: ...16
§ 4.4. Acceptatie:...19
§ 4.5. Gebruik:...20
§ 4.6. Vergelijking antwoordcategorieen: ...21
Hoofdstuk 5: Conclusies en aanbevelingen ...23
§ 5.1. Algemeen: ...23
§ 5.2. Beantwoording onderzoeksvragen: ...23
§ 5.3. Aanbevelingen:...25
Methodische verantwoording ...26
Literatuurlijst ...27
Bijlagen ...29
1. Het diepte-interviewschema ...30
Voorwoord
Dit onderzoek naar de ‘behoefte’ aan en de ‘acceptatie’ en het ‘gebruik’ van het evaluatie-instrument ‘Toetsing Toezicht via Self-assessment’ onder Raden van Toezicht is uitgevoerd in opdracht van de Nederlandse Vereniging van
Toezichthouders in Zorginstellingen.
Het onderzoek is verricht in het kader van een afstudeerproject aan de
Rijksuniversiteit te Groningen, faculteit Bedrijfskunde, afstudeerrichting Human Resource Management.
Graag wil ik professor dr. ir. R. Goodijk, hoogleraar Interne Arbeidsverhoudingen en Corporate Governance en voorzitter van de commissie Toetsing van Toezicht, bedanken als begeleider van dit onderzoek, evenals dr. D.J. Kiewiet, universitair docent methodologie, als medebeoordelaar van dit onderzoek.
Mijn dank gaat ook uit naar dhr. J.J.K. Gerards, directeur van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen en secretaris van de commissie Toetsing van Toezicht, naar de leden van de commissie Toetsing van Toezicht:
mevr. M.A. van der Meer, mevr. drs. Chr. Scholten, G. Lokerse RA, Ph. Schouten RA en mr. Fr. Van Wersch en naar mevr. M. du Burck en mevr. J. Hill van het bureau van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen.
Ten slotte zou ik mijn dank nog uit willen spreken aan alle respondenten die hun medewerking hebben verleend aan dit onderzoek.
Harry Wonderman
Groningen, 19 maart 2004
Samenvatting
De zorg staat in Nederland onder druk. Zorginstellingen en zorgverzekeraars moeten volgens het ministerie van VWS veel meer werk gaan maken van doelmatigheid, kwaliteit, innovatie en transparantie en moeten beter gaan presteren. Meer marktwerking is onontkoombaar om te komen tot betere prestaties en grotere productiviteit in de zorg. Ook moeten instellingen meer vernieuwen en daarbij gebruikmaken van onder meer ICT. Dat vraagt naast een goed bestuur van de zorginstelling ook een goed toezicht (RvT).
Door de toenemende druk op zorginstellingen om op meerdere vlakken te presteren (kwaliteit, procesvernieuwing, et cetera) zullen RvT’s op meer zaken moeten toezien.
Hierdoor zal een verdere professionalisering nodig zijn van goed toezicht.
Een RvT die professioneel en kwalitatief goed wil opereren dient zichzelf jaarlijks te evalueren. Dit blijkt onder andere uit het advies van de commissie Health Care Governance (1999).
In dat verband is in opdracht van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ) onderzoek gedaan naar de percepties van voorzitters van RvT’s ten aanzien van de behoefte aan evaluatie van het functioneren van RvT’s op zich en ten aanzien van de acceptatie en het gebruik van het evaluatie-instrument
‘Toetsing Toezicht via Self-assessment’ dat door de NVTZ is ontwikkeld. Het explorerend onderzoek is uitgevoerd onder vijftien à twintig voorzitters van RvT’s, verspreid over alle soorten zorginstellingen.
Alle onderzochte RvT’s blijken behoefte te hebben aan een evaluatie van het eigen functioneren. De mate waarin dit moet gebeuren verschilt nogal, variërend van behoefte aan een uitgebreide evaluatie tot behoefte aan een minder uitgebreide variant. De behoefte wordt voornamelijk veroorzaakt door de grotere aandacht voor corporate governance. Het functioneren van de RvT zelf is niet vaak een aanleiding om aan evaluatie te doen. Vooral de voorzitter is degene die het initiatief neemt tot de evaluatie (vanuit het oogpunt van professionaliteit).
In alle onderzochte gevallen geeft de RvB feedback op het functioneren van de RvT.
Daarnaast wordt ook nog eens in driekwart van de gevallen gebruik gemaakt van een instrument voor de evaluatie. In de helft van alle gevallen wordt gebruik gemaakt van het evaluatie-instrument ‘Toetsing Toezicht via Self-assessment’ van de NVTZ.
Er is niet echt sprake van een beargumenteerde keuze voor een bepaalde manier van evaluatie. RvT’s gaan niet op zoek naar een evaluatie-instrument. Vaak wordt datgene wat op het pad van de RvT komt, gebruikt. Promotie van de producten is dus een belangrijk item. Het gebruik van externe ondersteuning en begeleiding bij de evaluatie is nog niet erg populair onder RvT’s, maar hier zit een positieve
ontwikkeling in.
Over het algemeen ervaren RvT’s evaluatie als nuttig. In ruim driekwart van de onderzochte gevallen leidt de evaluatie tot concrete uitkomsten. Dit heeft een
positieve uitwerking op de behoefte aan evaluatie. In ruim driekwart van alle gevallen neemt de behoefte aan evaluatie van het eigen functioneren toe, of blijft deze
constant.
Dus, de behoefte komt vooral via de voorzitter tot stand en wordt veroorzaakt door een grotere aandacht voor corporate governance, maar als de evaluatie eenmaal heeft plaatsgevonden, krijgt de behoefte vaak een breder draagvlak binnen de RvT.
Een evaluatie-instrument moet vooral kort, helder en kernachtig zijn volgens de meeste voorzitters van RvT’s. Het evaluatie-instrument van de NVTZ voldoet niet
geheel aan deze criteria. Toch gebruikt de helft van de RvT’s het evaluatie- instrument van de NVTZ en is meer dan de helft van alle RvT’s er positief over.
Desondanks leidt dit niet tot een groter gebruik van het evaluatie-instrument onder RvT’s. Het evaluatie-instrument van de NVTZ zal dus aangepast moeten worden om het voor meerdere RvT’s aantrekkelijker te maken.
Opvallend is dat bijna driekwart van de RvT’s helemaal geen signalen van relevante anderen (zoals de overheid en de NVTZ) heeft ontvangen om het evaluatie-
instrument van de NVTZ te gebruiken. Hier liggen voor de NVTZ kansen.
In praktisch alle gevallen waarin gebruik wordt gemaakt van het evaluatie-instrument van de NVTZ bereidt de voorzitter de evaluatie voor, vullen alle RvT-leden het gehele evaluatie-instrument in en worden na de evaluatie de belangrijkste items
gedestilleerd en weggezet in de vergaderagenda voor het komende jaar. Er wordt een verslag van de resultaten gemaakt dat alleen bestemd is voor de RvB en de RvT. Het merendeel van de voorzitters wil deze evaluatie jaarlijks plaats laten vinden.
Hoofdstuk 1: Inleiding en probleemstelling
§1.1. Inleiding onderzoek:
In Nederland staat de zorg onder druk. Volgens het ministerie van VWS moeten zorginstellingen veel meer werk maken van doelmatigheid, kwaliteit, innovatie en transparantie. Zorginstellingen en zorgverzekeraars moeten dus beter gaan
presteren. Meer marktwerking is onontkoombaar om te komen tot betere prestaties en grotere productiviteit in de zorg (bron: Beleidsagenda VWS 2004). In 2006 wil het ministerie van VWS daarom een geheel nieuw zorgstelsel invoeren (van centrale aanbodsturing naar gereguleerde marktwerking). Ook moeten instellingen meer vernieuwen en daarbij gebruikmaken van onder meer ICT. Dat vraagt naast een goed bestuur ook een goed toezicht.
Door de toenemende druk op zorginstellingen om op meerdere vlakken te presteren (kwaliteit, procesvernieuwing, et cetera) zullen Raden van Toezicht (verder te
noemen: RvT’s) op meer zaken moeten toezien. Ook zullen RvT’s volgens het ministerie van VWS als ‘maatschappelijk ondernemer’ de ontwikkelingen in de zorg moeten volgen. Hierdoor zal een verdere professionalisering nodig zijn van goed bestuur en goed toezicht (bron: congres NVTZ: ‘Visie van het ministerie van VWS op ontwikkelingen inzake het toezicht in de zorg’, 2003).
Een RvT die professioneel en kwalitatief goed wil opereren dient zichzelf jaarlijks te evalueren. Dit blijkt onder andere uit het advies van de commissie Health Care Governance (1999). ‘Goede’ bestuurders en toezichthouders van zorginstellingen werken steeds meer volgens bedrijfsmatige normen en waarden. Ze leggen aan de buitenwereld verantwoording af over het functioneren van de organisatie.
Transparantie en openheid zijn vereist om inzicht te geven in onder andere het beleid, de positie en de doelstellingen van de organisatie. Hiervoor is het ook noodzakelijk dat Raden van Bestuur (verder te noemen: RvB’s) en RvT’s het eigen functioneren ter discussie stellen (bron: cie. Meurs 1999).
Belangrijk in dit verband is het werk van de beroepsvereniging van RvT’s, de
Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (verder te noemen:
NVTZ). Van de circa 1800 zorginstellingen zijn 975 RvT’s in de NVTZ vertegenwoordigd (bron: directeur NVTZ). De NVTZ stelt zich ten doel
‘toezichthouders en bestuurders in de gezondheidszorg in de breedste zin van het woord te ondersteunen en daarmee een bijdrage te leveren aan hun functioneren en bekwaamheid. De NVTZ richt zich daarbij sterk op inhoudelijke aspecten en biedt activiteiten voor leden aan, die gericht zijn op professionalisering en op het
bevorderen van het onderlinge contact van leden met elkaar’ (bron: website NVTZ).
§1.2. Probleemstelling:
Voor de ondersteuning van RvT’s zijn binnen de NVTZ diverse commissies aan het werk. Eén van die commissies is de commissie ‘Toetsing van Toezicht: de evaluatie van RvT’s in Zorginstellingen’. Deze commissie kreeg als opdracht mee om ‘advies uit te brengen over de toetsing van toezicht: 1. evaluatie als instrument voor een goede kwaliteit van RvT’s dan wel van Besturen van zorginstellingen die nog niet het RvT bestuursmodel hanteren en 2. als instrument in het kader van de zelfregulatie van zorginstellingen.
De commissie concludeerde dat drie aspecten onderscheiden behandeld zouden moeten worden:
• De ontwikkeling van een evaluatie-instrument, gericht op self-assessment, bestaande uit a. het ontwerpen, testen, bijstellen en toetsen ervan en b. het verkrijgen van draagvlak en gezag ervoor,
• De positie, functie en taken van de beroepsvereniging van RvT’s in het kader van de evaluatie van RvT’s, en
• De samenhang tussen interne evaluatie van RvT’s en het toezichthoudende arrangement van de overheid.
Dit heeft geleid tot het evaluatie-instrument ‘Toetsing Toezicht via Self-assessment’
(verder te noemen: het evaluatie-instrument). De bedoeling van het evaluatie- instrument is een adequaat hulpmiddel te zijn voor de evaluatie van de RvT. Het beoogt geen ideaaltypisch model voor een RvT te geven, maar ondersteunend te zijn bij een kritische evaluatie van de RvT’ (bron: NVTZ, 2002).
Nu het evaluatie-instrument is ontworpen en verspreid (alle zorginstellingen hebben een exemplaar ontvangen, geadresseerd aan de RvT; bron: directeur NVTZ), is de NVTZ benieuwd naar de praktijk van het evaluatie-instrument. Belangrijk daarbij is de vraag of er onder RvT’s behoefte is aan evaluatie van het functioneren en hoe het er met de acceptatie en het gebruik van het evaluatie-instrument voorstaat. Immers, het evaluatie-instrument moet getoetst en eventueel bijgesteld worden om er draagvlak en gezag voor te krijgen en om uiteindelijk bij te kunnen dragen aan een verdere professionalisering van RvT’s. Deze praktijktoets is het onderwerp van dit onderzoek.
De algemene doelstelling van dit onderzoek luidt als volgt:
Verslag uitbrengen aan de NVTZ van de ‘behoefte’ aan evaluatie op zich en de
‘acceptatie’ en het ‘gebruik’ van het evaluatie-instrument ‘Toetsing Toezicht via Self- assessment’ onder RvT’s.
De definiëring van de drie centrale begrippen uit de doelstelling zal in hoofdstuk 2 aan de orde worden gesteld en de vraagstellingen van dit onderzoek zullen besproken worden in hoofdstuk 3.
Voor dit onderzoek geldt de volgende afbakening:
• Het onderzoek zal plaatsvinden onder alle zorgsectoren en in heel Nederland.
• Het onderzoek zal plaatsvinden zowel onder RvT’s die lid zijn van de NVTZ, als onder RvT’s die geen lid zijn van de NVTZ en zowel onder RvT’s die wel het evaluatie-instrument hebben opgevraagd, als onder RvT’s die niet het evaluatie-instrument hebben opgevraagd.
• De positie, functie en taken van de beroepsvereniging van RvT’s in het kader van de evaluatie van RvT’s en de samenhang tussen interne evaluatie van RvT’s en het toezichthoudende arrangement van de overheid zullen binnen dit onderzoek buiten beschouwing worden gelaten.
Hoofdstuk 2: Begripsdefinitie
§2.1. Inleiding:
Uit de probleemstelling bleek dat drie begrippen centraal staan in dit onderzoek:
‘behoefte’, ‘acceptatie’ en ‘gebruik’. In dit hoofdstuk zullen deze begrippen worden gedefinieerd. Deze definiëring vormt de grondslag van het hypothetische model dat in het volgende hoofdstuk beschreven staat.
§2.2. Behoefte:
Behoefte is de primaire voorspeller van gedrag. Bewijs hiervoor wordt gevonden in het werk van onder andere Cofer (1965), Kreitner (1999), Nakshian (1964) en Tracey (1986).
Volgens Tracey bestaat ‘behoefte’ uit de volgende elementen: het gebrek (1.) aan iets (2.) (een hulpmiddel) dat nuttig (3.) is.
Een voorwaarde voor het ontstaan van gebrek is dat er een standaard moet bestaan waartegen de huidige status van het gewenste hulpmiddel kan worden afgemeten.
Dit is het doel dat iemand of een systeem heeft voor het hulpmiddel. Een afwijking van deze standaard (doel/ purpose) kan zowel in positieve als in negatieve zin. Het geheel kan gezien worden als een continuüm met in het midden het doel. Dit doel geldt als de optimale situatie. Komt de status van het gewenste hulpmiddel onder dit doel, dan is het de vraag hoever de status van het doel afwijkt. Er bestaat een minimaal niveau waar de status aan moet voldoen. Dit niveau wordt door Tracey de
‘level of requirement’ genoemd. Onder dit niveau wordt gesproken van ‘gebrek’.
Tussen dit niveau en het doel is er (nog) geen sprake van gebrek. Een afwijking van het doel kan ook in positieve zin. Ook hier geldt een niveau waaraan de status moet voldoen voor de optimale situatie (‘level of acceptance’). Boven dit niveau wordt gesproken van ‘overmaat’. De ruimte tussen de ‘level of requirement’ en de ‘level of acceptance’ wordt de ‘range of stability’ genoemd. Binnen deze ruimte is er dus noch sprake van gebrek, noch van overmaat. Er is dan dus een zekere stabiliteit.
Het geheel kan nu in een schema geplaatst worden:
Level of Requirement Range of Stability Level of Acceptance
Purpose
Gebrek Overmaat
Fig.1: Relatie Gebrek, Purpose en Overmaat (bron: Tracey, 1986)
Het iets is het tweede element uit de definitie. Dit woord doet misschien het
vermoeden rijzen dat het hier uitsluitend om materiaal kan gaan. Dit is echter niet het geval. Het kan om allerlei zaken gaan, bijvoorbeeld informatie.
Ten slotte moet het ‘iets’ ook nuttig zijn. De vraag of iets nuttig is hangt weer af van het doel van het systeem, of van het individu. Het doel is nodig om de vraag te beantwoorden: ‘nuttig waarvoor?’ (bron: Tracey, 1986).
De definitie van het begrip luidt nu als volgt: Een behoefte van een RvT is een gebrek aan een specifiek hulpmiddel dat nuttig is voor het doel van de RvT.
§2.3. Acceptatie:
Voor de definiëring van het begrip ‘acceptatie’ zal gebruik worden gemaakt van het model van Fishbein en Ajzen (1975). Dit model gaat over de processen die
voorafgaan aan een beslissing. Dat is voor dit onderzoek uitermate geschikt. Het gaat immers om inzicht in de processen die vooraf gaan aan de beslissing om wel of niet gebruik te maken van het evaluatie-instrument van de NVTZ. Voor dit
theoriegebruik wordt ook ondersteuning gevonden in de theorieën van Festinger (1957), Jones en Gerard (1967), Liker (1997), Perloff (1993), Szajna (1996), Veen en Wilke (1998) en Venkatesh (2000).
Het model van Fishbein en Ajzen ziet er als volgt uit:
Fig.2: Het model van Fishbein en Ajzen (bron: Veen en Wilke, 1998)
De elementen van het model dienen als volgt vertaald te worden naar dit onderzoek.
‘Intentie van gedrag’ is gelijk aan het begrip ‘acceptatie’ uit dit onderzoek. Indien men een intentie van gedrag heeft, dan heeft men de beslissing om iets wel of niet te doen al gemaakt. In dit geval is sprake van ‘acceptatie’. Indien een RvT de beslissing zou maken om het evaluatie-instrument van de NVTZ te gebruiken, dan heeft de RvT het evaluatie-instrument van de NVTZ ook geaccepteerd.
De tweede vertaalslag die gemaakt moet worden betreft de aanpassing van de elementen ‘attitude’ en ‘sociale norm’. Bij ‘attitude’ gaat het erom hoe RvT’s de kwaliteit van het evaluatie-instrument waarnemen en waarderen. Dit bepaalt de attitude/ houding die de betreffende RvT heeft ten opzichte van het evaluatie- instrument van de NVTZ. Er zal daarom in het verdere verloop van dit onderzoek gesproken worden van de ‘kwaliteit van het evaluatie-instrument’.
Datzelfde geldt voor het element ‘sociale norm’. Ook hier is sprake van een perceptie van hoe RvT’s waarnemen hoe voor hen relevante anderen tegen het gebruik van het evaluatie-instrument aankijken. Binnen dit onderzoek zijn de ‘voor de RvT relevante anderen’ de overheid (extern toezicht), de NVTZ, de RvB, de
Ondernemingsraad (verder te noemen: OR) en de Cliëntenraad (verder te noemen:
CR). Daarom zal voortaan gesproken worden van een ‘overeenkomst van de sociale norm van de RvT en de overheid’, van de NVTZ, enzovoort.
Er hoef geen vertaalslag te worden gemaakt voor de elementen ‘mogelijke hindernissen’ en ‘gedrag’. Immers, het element ‘intentie van gedrag’ staat in dit onderzoek gelijk aan het begrip ‘acceptatie’ en daarmee is de definiëring van het begrip voor wat dit onderzoek betreft af. De elementen van het model van Fishbein en Ajzen na het element ‘intentie van gedrag’ zijn voor dit onderzoek dus niet relevant.
Attitude
Sociale Norm
Mogelijke Hindernissen
Gedrag Intentie van
Gedrag
§2.4. Gebruik:
Bij ‘gebruik’ gaat het om de mate waarin en de wijze waarop het evaluatie-instrument van de NVTZ gebruikt wordt. Daarnaast is ‘gebruik’ binnen dit onderzoek afhankelijk van ‘behoefte’ en ‘acceptatie’.
‘Gebruik’ door ‘behoefte’. Behoefte op zich is een voorwaarde voor gebruik. Indien er geen behoefte bestaat aan evaluatie van het eigen functioneren op zich, dan zal het evaluatie-instrument van de NVTZ uiteraard ook niet gebruikt worden.
Er zal dus sprake moeten zijn van ‘behoefte’ wil het begrip ‘gebruik’ een rol kunnen spelen, want anders wordt er door de betreffende RvT in het geheel geen gebruik gemaakt van een instrument voor evaluatie.
‘Gebruik’ door ‘acceptatie’. Ook ‘acceptatie’ is een voorwaarde voor gebruik. Een RvT zal het evaluatie-instrument niet gebruiken als zij het evaluatie-instrument niet accepteert in de huidige vorm. De grens hiertussen is interessant voor het
onderzoek. In hoeverre en op welke wijze mag het evaluatie-instrument afwijken van het acceptatieniveau van de RvT alvorens de RvT besluit het evaluatie-instrument te verwerpen en uiteindelijk misschien besluit om een ander evaluatie-instrument te gebruiken?
§2.5. Conclusie:
Nadat de drie centrale begrippen uit dit onderzoek gedefinieerd zijn aan de hand van een literatuurstudie kunnen ze in de volgende matrix worden geplaatst:
Wel ‘behoefte’ Geen ‘behoefte’
Wel ‘acceptatie’ Wel
‘gebruik’ (1)
Geen ‘gebruik’ (3)
Geen ‘acceptatie’ Geen
‘gebruik’ (2)
Fig. 3: Mogelijkhedenmatrix
Er zijn dus een drietal mogelijke situaties die in de praktijk getoetst zullen worden.
Situatie 1. De meest duidelijke situatie. De RvT heeft behoefte aan evaluatie op zich en ook accepteert zij het evaluatie-instrument van de NVTZ. De RvT zal het daarom gebruiken. Belangrijk is dat ‘behoefte’ dus ook een voorwaarde is voor ‘acceptatie’ en niet alleen voor ‘gebruik’.
Situatie 2. In het tweede geval is er wel sprake van ‘behoefte’, maar niet van
‘acceptatie’. Het evaluatie-instrument van de NVTZ wordt dan niet gebruikt. De RvT zal in dat geval waarschijnlijk andere manieren van evaluatie hebben.
Situatie 3. In de derde vorm is er sprake van noch ‘behoefte’, noch ‘acceptatie’ en dus kan er ook geen sprake zijn van ‘gebruik’, vanwege het ontbreken van beide basisvoorwaarden.
Hoofdstuk 3: Hypothetische model, onderzoeksvragen en onderzoeksopzet
§3.1. Inleiding:
In het vorige hoofdstuk zijn de centrale begrippen ‘behoefte’, ‘acceptatie’ en ‘gebruik’
gedefinieerd. Hierbij kwamen (hypothetische) verbanden tussen de drie begrippen al ter sprake.
Dit derde hoofdstuk heeft twee doelen. Het eerste doel is het schematiseren van de begrippen uit dit onderzoek en de relaties tussen de begrippen. Deze schematisering wordt het hypothetische model genoemd (paragraaf 3.2.). In paragraaf 3.3 zullen de onderzoeksvragen geformuleerd worden op basis van dit model.
Het tweede doel van dit hoofdstuk is het beschrijven van de manier waarop de onderzoeksvragen onderzocht zullen worden. Deze onderzoeksopzet is te vinden in paragraaf 3.4.
§3.2. Hypothetische Model:
Fig. 4: Hypothetische Model
Het hypothetische model bestaat uit twee niveaus van aggregatie (begrippen en variabelen).
Op het eerste niveau (rechts) bevinden zich de drie centrale begrippen ‘behoefte’,
‘acceptatie’ en ‘gebruik’. De relaties tussen deze begrippen werden al geschetst in de
‘mogelijkhedenmatrix’ (fig. 3, blz. 8). ‘Behoefte’ is zowel voorwaarde voor ‘acceptatie’
Gebruik Behoefte
Acceptatie
Doel van RvT
Soort en aantal alternatieven
Nut van evaluatie Kwaliteit van het
instrument
Ovk. soc. norm Overheid - RvT
Ovk. soc. norm NVTZ - RvT
Ovk. soc. norm RvB - RvT
Ovk. soc. norm OR - RvT
Ovk. soc. norm CR - RvT
naar ‘gebruik’. Daarnaast is ‘acceptatie’ ook een voorwaarde voor ‘gebruik’ en daarom loopt er ook tussen die begrippen een pijl. Immers, indien een RvT het evaluatie-instrument gebruikt, heeft de RvT behoefte aan evaluatie op zich en accepteert zij het evaluatie-instrument ook.
Op het tweede niveau (links) bevinden zich de variabelen bij de begrippen ‘behoefte’
en ‘acceptatie’. Bij het begrip ‘behoefte’ staan een drietal variabelen vermeld die overeenkomen met de drie elementen van de definitie van het begrip die samen de
‘behoefte’ bepalen (zie blz. 6). Om die reden gaan er pijlen van de drie variabelen naar het begrip ‘behoefte’. Bij ‘acceptatie’ staan de variabelen ‘kwaliteit van het instrument’ en ‘overeenkomst van de sociale norm tussen RvT en overheid, NVTZ, RvB, OR en CR’ (= ovk. soc. norm) vermeld. Ook hier gaan de pijlen van de
variabelen naar het begrip.
Voor dit onderzoek worden ook variabelen gebruikt die niet in het hypothetische model genoemd zijn, zoals ‘bruikbaarheid van het evaluatie-instrument’. Deze
variabelen (van de tweede categorie) zullen worden gebruikt bij het opstellen van het diepte-interviewschema (zie bijlage 1).
§3.3. Onderzoeksvragen:
Op basis van het hypothetische model kunnen de onderzoeksvragen geformuleerd worden.
De eerste onderzoeksvragen gaan over het begrip ‘behoefte’. Deze komen overeen met de drie variabelen bij het begrip.
1. In hoeverre leiden afwijkingen van de doelen van RvT’s tot behoefte aan evaluatie van het eigen functioneren?
2. Op welke manier(en) vindt evaluatie door RvT’s plaats?
3. In welke mate ervaren RvT’s evaluatie als nuttig?
De volgende onderzoeksvragen gaan over het begrip ‘acceptatie’. Ook deze vragen komen overeen met de variabelen die bij het begrip horen.
4. In hoeverre leidt de kwaliteit van het evaluatie-instrument van de NVTZ onder RvT’s tot acceptatie van het evaluatie-instrument?
5. In welke mate leiden de overeenkomsten tussen de sociale norm van de RvT’s en relevante anderen tot acceptatie van het evaluatie-instrument?
De laatste twee onderzoeksvragen gaan over het laatste begrip, ‘gebruik’. Deze vragen zijn niet direct van het model af te leiden.
6. Op welke wijze wordt er door RvT’s gebruik gemaakt van het evaluatie- instrument van de NVTZ?
7. Op welke alternatieve wijze kan er door RvT’s gebruik worden gemaakt van het evaluatie-instrument van de NVTZ?
§3.4. Onderzoeksopzet:
Dit onderzoek zal explorerend van karakter zijn. Een beschrijvend onderzoek is op dit gebied nog niet goed mogelijk, aangezien er nog weinig data bestaan over het
onderwerp.
Het onderzoeksontwerp is een mondelinge survey. Via diepte-interviews zullen aan de hand van een vragenlijst de percepties van voorzitters van RvT’s worden
onderzocht, omdat de voorzitter van de RvT vanuit zijn/ haar takenpakket eindverantwoordelijke is voor het functioneren van de RvT.
Voor dit onderzoek zullen vijftien à twintig voorzitters van RvT’s uit alle onderdelen van de zorg benaderd worden voor een diepte-interview. Zes sectoren worden onderscheiden binnen de zorg: gehandicaptenzorg, ziekenhuiszorg, verpleeg- &
verzorgingssector, geestelijke gezondheidszorg, thuiszorg, en jeugdzorg (bron:
directeur NVTZ). Er zal bij de selectie geen onderscheid worden gemaakt tussen het wel of niet opgevraagd hebben van het evaluatie-instrument van de NVTZ (zie afbakening, hoofdstuk 1).
Het diepte-interviewschema is getest in een diepte-interview met dhr. Gerards, directeur van de NVTZ. De respondenten van het onderzoek zijn door de medewerkers van het bureau van de NVTZ benaderd.
Het volgende hoofdstuk zal de onderzoeksresultaten presenteren aan de hand van antwoordcategorieën die af te leiden zijn van het diepte-interviewschema.
De volgende antwoordcategorieën worden onderscheiden:
Begrip Variabele Antwoordcategorie
Algemeen A. Achtergrond voorzitter
B. Samenstelling RvT
C. Vergaderingen RvT
Behoefte Reeks van stabiliteit: A. Bestaan van behoefte B. Ontwikkeling van behoefte Soort en aantal alternatieven: C. Vormen van evaluatie
Nut: D. Uitkomsten van evaluatie
E. Groeiende behoefte?
Acceptatie Kwaliteit A. Criteria instrument algemeen B. Kwaliteit
Ovk. sociale norm C. Sociale norm
D. Groeiende acceptatie?
Gebruik A. Wijze van gebruik
B. Alternatieve wijze van gebruik Fig. 5: Antwoordcategorieën
Op basis van een kwalitatieve analyse (hoofdstuk 4) van de resultaten kan er verslag worden uitgebracht aan de NVTZ over hoe het er onder een steekproef van vijftien à twintig voorzitters van RvT’s voorstaat met de behoefte aan evaluatie op zich en de acceptatie en het gebruik van het evaluatie-instrument.
Hoofdstuk 4: Onderzoeksresultaten
§4.1. Inleiding:
In dit hoofdstuk staan de resultaten van de diepte-interviews beschreven. Deze resultaten zijn gebaseerd op de verslagen die van elk diepte-interview zijn gemaakt.
Voor een gedetailleerde weergave van elk diepte-interview wordt verwezen naar het rapport ‘Raden van Toezicht in Zorginstellingen en het evaluatie-instrument ‘Toetsing Toezicht via Self-assessment’: Diepte-interviewverslag’.
In de onderzoeksopzet is gesteld dat vijftien à twintig voorzitters van RvT’s benaderd zullen worden. Uiteindelijk zijn zestien voorzitters geïnterviewd, waarvan de verdeling van de respondenten over de sectoren niet helemaal evenredig is. De reden hiervoor is dat enkele voorzitters in verband met tijdsdruk niet beschikbaar waren voor een diepte-interview. Desondanks is er wel sprake van een redelijke spreiding van de respondenten over de sectoren.
Aan de hand van de antwoordcategorieën uit het vorige hoofdstuk zullen nu de onderzoeksresultaten gepresenteerd worden. Deze resultaten zijn dus de percepties van de voorzitters (en niet van de RvT als geheel). De laatste paragraaf beschrijft vergelijkingen tussen een zestal belangrijke antwoordcategorieën. Vergelijkingen tussen respondenten uit verschillende sectoren is niet goed mogelijk, vanwege de geringe steekproef en de niet evenredige verdeling van respondenten over de sectoren.
§4.2. Algemeen:
Eerst zal een aantal algemene kenmerken van de respondenten en hun RvT’s worden weergegeven. Hierbij gaat het om de achtergrond van de voorzitter, de samenstelling van de RvT en het aantal vergaderingen dat de RvT jaarlijks heeft met andere partijen.
A. De achtergrond van de voorzitter. In de eerste plaats is gevraagd naar de werkzaamheden van de voorzitter buiten de RvT. Er blijkt dat bijna de helft van de voorzitters directeur is (of is geweest) van een zorginstelling. Op de tweede plaats komen mensen met een achtergrond in de zorg en evenveel mensen met een achtergrond in de consultancy. Ten slotte zijn er nog voorzitters met een geheel andere achtergrond (politiek en onderwijs). Op grond van deze verdeling kan worden gesteld dat een groot deel van de voorzitters dus al ervaring had (met besturen) in de zorg vóór het voorzitterschap van de RvT.
Het volgende feit dat belangrijk is, is dat alle geïnterviewde voorzitters lid zijn van de NVTZ. Van alle voorzitters van RvT’s in Nederland behoren de respondenten van dit onderzoek dus tot de ‘actievere’ groep.
De helft van de voorzitters is nog actief in het arbeidsproces. Veel van de respondenten die niet meer actief zijn in het arbeidsproces nemen na hun pensionering nog extra bestuurlijke taken op zich. De helft van de respondenten heeft dan ook ervaring met meer dan één RvT in de zorg (in een aantal gevallen zelfs meer dan drie RvT’s). Pensionering en tegelijk ervaring met meerdere RvT’s gaan echter niet in alle gevallen samen, maar in de meeste gevallen wel. Op een enkeling na (‘ik ben nog zo groen als gras’) hebben alle voorzitters meerdere jaren ervaring.
B. De samenstelling van de RvT. Bij het onderzoeken van de samenstelling van de RvT is gekeken of er door de RvT gewerkt werd met een profielschets voor de leden
van de RvT, hoe de verhoudingen binnen de RvT zijn tussen mannen en vrouwen en wat de leeftijdsverdeling binnen de RvT is.
Alle voorzitters zeggen dat er binnen de RvT gewerkt wordt met een profielschets.
Een grote meerderheid van de gevallen maakt gebruik van een specifieke
profielschets. Slechts in een paar gevallen wordt gebruik gemaakt van een algemene profielschets voor de RvT als geheel.
In alle gevallen wordt de meerderheid van de RvT-leden gevormd door mannen.
Toch hebben de meeste RvT’s een redelijk aantal vrouwen. Gemiddeld bestaat een RvT voor ruim een vijfde uit vrouwen. Dit is meer dan in de profit-sector, waar de verhouding ongeveer 85-15 is (bron: NKCC). In een heel enkel geval bestaat de RvT voor de helft uit vrouwen. De voorzitter van de betreffende RvT gaf hierbij aan dat dit hoogstwaarschijnlijk een unicum betreft.
Ongeveer een kwart van de respondenten zegt een goede leeftijdsverdeling te hebben (met dertigers tot zestigers erin). Een even groot deel zegt veertigers en vijftigers te hebben, een ander kwart van de voorzitters zegt dat de RvT bestaat uit vijftigers en zestigers en in het laatste kwart van de voorzitters wordt gesproken van een RvT waarvan de gemiddelde leeftijd boven de zestig ligt. Over het algemeen is de gemiddelde leeftijd van de RvT’s van de ondervraagde voorzitters dus behoorlijk verdeeld.
C. Het aantal vergaderingen van de RvT. Alle RvT’s vergaderen uiteraard met de RvB en in de meeste gevallen vindt dit om en nabij zesmaal per jaar plaats. Een enkeling vergadert nog veel meer.Vaak komt het voor dat alleen de voorzitter van de RvT vergadert met de RvB of met de voorzitter van de RvB.
In alle gevallen wordt vergaderd met de OR. De ene helft vergadert één maal per jaar en de andere helft twee maal. Meestal is het een delegatie van de RvT die de
vergaderingen van de OR bezoekt en niet de RvT als geheel.
Datzelfde geldt voor de vergaderingen met de CR, alleen is er nu ook een groep RvT’s (ongeveer eenderde) die in het geheel niet met de CR vergadert. In de helft van de gevallen wordt er één maal per jaar vergaderd en in de overige gevallen zelfs twee maal met de CR. Ook hier betreft het vaak een delegatie van de RvT die de vergaderingen van de CR bijwoont.
Iets meer dan de helft van alle RvT’s vergadert jaarlijks alleen. Een kwart van de RvT’s vergadert nooit alleen (‘daar is geen reden toe’), maar altijd in het bijzijn van andere partijen. Een klein deel vergadert meer dan één maal per jaar.
§4.3. Behoefte:
Na de hiervoor genoemde algemene schets van de voorzitters en hun RvT’s zal nu het eerste centrale begrip uit dit onderzoek beschreven worden. In de eerste plaats zal het bestaan van behoefte worden beschreven bij RvT’s, vervolgens de manier waarop deze behoefte is ontstaan, daarna zal worden gekeken op wat voor manieren RvT’s het eigen functioneren evalueren, wat de uitkomsten van de evaluatie zijn en of er sprake is van een toenemende behoefte aan evaluatie van het eigen
functioneren.
A. Allereerst het bestaan van behoefte. Er is gebleken dat alle RvT’s behoefte hebben aan evaluatie van het eigen functioneren, alleen dat de mate waarin RvT’s daaraan behoefte hebben verschilt. Dit varieert tussen twee categorieën. RvT’s die behoefte hebben om jaarlijks het eigen functioneren uitgebreid te evalueren en RvT’s
eerste categorie is er ‘absoluut sprake van behoefte!’ en was er ‘vroeger alleen nog sprake van een soort van evaluatief rondje, maar dit was nog niet echt systematisch.
Daar is nu wel behoefte aan. Het voornemen om aan evaluatie te doen bestond al voordat de RvT werd ingesteld (dit was al vastgelegd in de reglementen) maar er ging nog een tijd overheen voordat dit in praktijk werd gebracht’. In deze categorie is dus sprake van een uitgebreide behoefte. Voorzitters uit deze tweede categorie voelen zich vaak nog een ‘roepende in de woestijn’ over dit onderwerp, maar nu blijkt dat dit aan het ombuigen is. Ook zijn er in deze categorie nog voorzitters die vaak
‘een enorme slag moeten maken’ voor de evaluatie plaats kan vinden. Maar in deze gevallen is dus wel behoefte aan evaluatie, alleen (nog) niet aan een heel
uitgebreide evaluatie (‘af en toe te reflecteren om te kijken of de RvT nog op de goede weg zit’ en ‘het altijd goed is om te evalueren, alleen verschilt de wijze waarop en de mate waarin dit gebeurt bij zijn RvT over de jaren’).
B. In de tweede plaats is de ontwikkeling van behoefte van belang. Behoefte ontstaat door oorzaken van binnenuit, of door invloeden ban buitenaf. Deze kunnen elkaar vaak overlappen. Daarnaast kan behoefte ontstaan door druk van de persoon van de voorzitter, door de overige RvT-leden of door de voorzitter en de RvT-leden samen.
Bijna driekwart van de voorzitters zegt dat de behoefte indirect ontstaan is door invloeden van buitenaf (‘alle leden van de RvT worden wel beïnvloed door de actualiteit van corporate governance’ en ‘van buitenaf hebben aanbevelingen van commissies et cetera wel een rol gespeeld’). In een enkel geval zijn invloeden van buiten zelfs de directe oorzaak van het ontstaan van de behoefte geweest (‘hiertoe is besloten na het uitkomen van het rapport van de commissie Meurs’). De rest vindt niet dat de actualiteit een rol heeft gespeeld in het ontstaan van behoefte (‘corporate governance is ook geen aanleiding geweest. Het is allemaal heel natuurlijk
ontstaan’).
Nog geen kwart van de voorzitters wijst een interne oorzaak aan (‘de behoefte is ontstaan uit de missers die gemaakt zijn in het verleden’). De rest van de voorzitters zegt dat er geen interne oorzaken waren (‘er is geen sprake geweest van
disfunctioneren van de RvT, zodat daarom de evaluatie plaats zou moeten vinden.
De RvT functioneerde goed. Er moest alleen eens een frisse wind doorheen na de fusie’ en ‘zelfevaluatie is in het reglement van de RvT opgenomen, omdat dit in een voorbeeldreglement stond wat gebruikt is’).
De behoefte komt in de meeste gevallen (driekwart) bij de voorzitter weg (‘het idee van evaluatie kwam enkel en alleen bij X vandaan, uit het oogpunt van
professionaliteit’ en ‘alle initiatieven komen bij de voorzitter vandaan’). De rest noemt een gezamenlijke behoefte: ‘er is sprake van een gezamenlijke behoefte, dus de voorzitter is niet de enige persoon die de kar trekt’, of ‘de voorzitter is voornamelijk de persoon geweest die de evaluatie heeft moeten trekken. Dit houdt niet in dat de leden er zelf niet mee zouden komen’.
C. Een derde antwoordcategorie horende bij het begrip behoefte is de vorm van de evaluatie. De verschillende vormen van evaluatie kunnen elkaar overlappen:
Feedback van de RvB 16
Evaluatie aan de hand van een instrument 12
Evaluatie onder begeleiding van externen 4 (n=16)
Tabel 1: Vormen van evaluatie van de RvT
Als eerste blijkt dat alle voorzitters gebruik zeggen te maken van de feedback die de gesprekken met de RvB opleveren (‘aan de RvB wordt ook gevraagd wat zij van het functioneren van de RvT vindt’ en ‘de RvB levert input voor het gesprek’). Bijna een kwart van de voorzitters zegt het functioneren van de RvT enkel en alleen te
evalueren tijdens de gesprekken met de RvB (‘direct heeft de RvT niets te maken met andere partijen binnen de organisatie dan de RvB en deze partijen leveren volgens X ook geen input voor de evaluatie van de RvT’). De overige voorzitters zeggen dat niet alleen naar de RvB moet worden geluisterd (‘je wordt als RvT erg beïnvloed door de RvB. Echter, als je goed functioneert als RvT moet je de oren niet alleen laten hangen naar de RvB’).
De tweede manier van evalueren die ook veel voorkomt is het gebruik van een instrument. Driekwart van de voorzitters zegt gebruik te maken van een instrument voor de evaluatie. De helft van alle voorzitters zegt gebruik te maken van het
evaluatie-instrument van de NVTZ (‘dit evaluatie-instrument is gekozen omdat het er lag vanuit het lidmaatschap van de NVTZ’). Het overige kwart maakt gebruik van het instrument van Arcares, of van een instrument van eigen hand (‘zelf legt X kreten neer waar de leden op reageren’ en ‘X heeft zelf een instrument ontwikkeld. Het evaluatie-instrument van de NVTZ wordt gezien als een verbijzondering van het evaluatie-instrument van X’). Het overgebleven kwart van de voorzitters maakt geen gebruik van een instrument tijdens de evaluatie (‘de RvT evalueert zonder lijsten of verslagen het functioneren met voldoende kritische distantie’). Opvallend is dat er geen beargumenteerde keuze wordt gemaakt uit een rij van mogelijke instrumenten voor evaluatie.
Een klein deel heeft al gebruik gemaakt van externe ondersteuning en begeleiding voor de evaluatie (‘de RvT heeft zich toen extern laten trainen en begeleiden door Zorgconsult’) en een even groot deel (samen een kwart van de voorzitters)
overweegt dat te gaan doen (‘als de RvT er eenmaal doorheen is en de mogelijke angst is eraf, dan zou X het leuk vinden om het ook eens extern te laten doen’). De overige respondenten hebben hier geen behoefte aan (‘de RvT zou het flauwe kul vinden als er een externe wordt aangetrokken’ en ‘als je zelf vindt dat je
toezichthouder kunt zijn dan moet je zelf je klussen opknappen’). Evaluatie door een externe staat dus nog in de kinderschoenen.
D. Uitkomsten van evaluatie. Driekwart van de voorzitters zegt dat de evaluatie tot concrete uitkomsten heeft geleid. In een enkel geval zelfs ‘zullen deze uitkomsten gebruikt worden voor een in-company training’. Veelgenoemde uitkomsten van evaluatie zijn bijvoorbeeld dat ‘valkuilen worden blootgelegd’, dat er ‘bewustwording optreedt’, dat de RvT ‘veel kritischer is dan zij ooit geweest is’, dat ‘de hele RvT veel professioneler is gaan werken’, dat ‘de RvT meer is gaan nadenken over haar rol als werkgever van de RvB’ en dat ‘er een positief beeld is ontstaan van hoe de RvT met elkaar bezig is’. De rest van de voorzitters weet niet wat aangemerkt zou kunnen worden als een uitkomst van de evaluatie. Een enkel geval zegt dat de evaluatie niet tot producten of uitkomsten heeft geleid (‘de evaluatie levert niets op, maar de leden vinden het gewoon prettig om eens op een andere manier bij de zaak stil te staan’).
E. Na al het hierboven genoemde zegt bijna de helft van de voorzitters een
toenemende behoefte aan evaluatie van het eigen functioneren waar te nemen (‘door ontwikkelingen neemt de behoefte toe’, ‘de behoefte is toegenomen door de grote actualiteit over het onderwerp’). Een deel van deze respondenten ziet de oorzaak
het tegenovergestelde beweren (‘het is een cultureel verschijnsel; het is niet zo dat de behoefte toeneemt door ervaringen met de evaluatie’). Een even groot deel neemt een constante behoefte waar (‘de behoefte is na de ervaringen gelijk gebleven’). De rest van de respondenten weet niet in welke richting de behoefte aan evaluatie zich beweegt (‘ik weet niet of behoefte toe of af is genomen’). Ook kan het soms nog niet gezegd worden (‘X denkt dat de behoefte wel toe zal nemen, maar dit zal nog
moeten blijken’). In geen enkel geval is er sprake van een afnemende behoefte.
§4.4. Acceptatie:
In deze paragraaf zal het begrip ‘acceptatie’ worden beschreven aan de hand van een viertal antwoordcategorieën: de criteria voor een instrument in het algemeen, de kwaliteit van het evaluatie-instrument van de NVTZ, de overeenkomst tussen de sociale norm van de RvT en de relevante anderen en een toe- of afnemende acceptatie.
A. Op de vraag aan welke criteria een instrument voor evaluatie in het algemeen aan moet voldoen, werd zeer divers geantwoord. Hieronder zal een opsomming worden gegeven van criteria waar een instrument aan moet voldoen:
• Alle thema’s die gekoppeld zijn aan toezicht, zodanig aan de orde stellen dat je er ook niet aan ontkomt om daar een kritische reflectie op te plegen.
• Je moet eerst weten wat je wilt evalueren. Wat is het doel, taak en rol van de RvT?
• Een evaluatie-instrument moet niet te ingewikkeld/ veel omvattend zijn.
• Een evaluatie-instrument zou een min en plus overzicht moeten opleveren.
• Een evaluatie-instrument moet de instrumenten op basis waarvan de evaluatie plaats vindt goed benoemen.
• Het moet een handvat zijn om willekeur te voorkomen. Zo kan ook de voortgang worden gemeten.
• Het moet kort, helder en kernachtig zijn.
B. Naast de criteria voor een evaluatie-instrument in het algemeen is de voorzitters ook de vraag voorgelegd wat men vindt van (de kwaliteit van) het evaluatie-
instrument van de NVTZ. De antwoorden waren globaal als volgt:
Zonder meer positief 2
Positief met aanmerkingen 9
Negatief 3
Onbekend 2 (n=16)
Tabel 2: Opvatting over het evaluatie-instrument
De meeste voorzitters dus zijn positief over het evaluatie-instrument van de NVTZ.
Een klein deel van deze groep is zonder meer positief (‘ik zou niet weten wat er aan het instrument verbeterd zou moeten worden’). Het overgrote deel van de groep die positief is heeft wel aanmerkingen op het evaluatie-instrument. Belangrijke
kritiekpunten uit deze groep: ‘het is nog niet geheel volledig’, ‘het moet in elkaar worden geschoven’, ‘het is te gedetailleerd en te veel’ (komt vaak voor) en ‘het evaluatie-instrument impliceert af en toe dat datgene wat in de stellingen staat ook goed is’. Bijna een kwart van alle voorzitters is negatief over het evaluatie-instrument.
Belangrijke kritiekpunten uit deze groep van voorzitters zijn: ’in de systematiek van
de NVTZ wordt veel doorgeborduurd op de groepsprocessen binnen de RvT, waarbij het nog maar de vraag is of deze wel aan de orde zijn in de praktijk’, ‘te omslachtig en te veel vragen. Het lijkt wel op een examen. Er moet ook ruimte zijn om ideeën uit te wisselen met elkaar’en ‘het sterft in schoonheid’. De rest kan geen oordeel over de kwaliteit van het evaluatie-instrument geven, omdat de structuur niet bekend is bij de respondent.
C. Het is voor een voorzitter belangrijk om te weten hoe relevante anderen denken over het gebruik van het evaluatie-instrument. Bijna driekwart van de ondervraagde voorzitters zegt geen signalen te hebben ontvangen van welke partij dan ook om het evaluatie-instrument wel of niet te gebruiken (‘ik kan me niet herinneren dat er een zodanige concrete vraag is geweest’). De rest zegt alleen signalen te hebben
ontvangen van de RvB en NVTZ (‘er zijn vanuit RvB, NVTZ en contacten met derden genoeg stimulansen aanwezig’): ‘Van de NVTZ heeft X uiteraard wel informatieve signalen ontvangen en van de RvB heeft X indirect signalen ontvangen, want de behoefte aan evaluatie van het functioneren van de RvT ontstond samen met de RvB’. Een ander voorbeeld van een genoemd signaal is de RvB die tegen de
voorzitter van de RvT zegt: ‘blijf goed naar jezelf kijken’. Daarnaast zijn er voorzitters die zeggen dat ‘de RvB zegt dat ze er positief tegenover staan’. De NVTZ zendt voornamelijk ‘informatieve signalen via de georganiseerde evenementen’. Opvallend is dat van de overheid in het geheel geen signalen worden ontvangen ter stimulering van zelfevaluatie.
D. Het laatste onderdeel van deze paragraaf gaat over de vraag wat er met de acceptatie van het evaluatie-instrument gebeurt nadat men er ervaringen mee heeft.
In de eerste plaats moet dan worden opgemerkt dat deze vraag in de helft van de gevallen niet relevant is, omdat er hier geen gebruik is gemaakt van het evaluatie- instrument. Hieronder was één respondent, die het evaluatie-instrument niet meer gebruikt vanwege slechte ervaringen ermee (‘de acceptatie van het evaluatie- instrument van de NVTZ is na de ervaringen ermee zover afgenomen dat het evaluatie-instrument niet meer gebruikt zal worden’). In die gevallen waarin deze vraag wel relevant is (de helft van de respondenten), is de acceptatie voornamelijk constant (‘ik denk dat de acceptatie van het evaluatie-instrument na de ervaringen ermee gelijk is gebleven’) of onbekend (‘er zijn nog geen ervaringen met het evaluatie-instrument, dus er kan nog niet gezegd worden dat er een groeiende, of afnemende acceptatie is’). Een heel klein deel van alle respondenten neemt een toenemende acceptatie waar (‘de ervaring met het evaluatie-instrument was goed, de motivatie om het weer te doen is er ook, dus daarom zal de acceptatie eerder positief zijn dan negatief’).
§4.5. Gebruik:
Bij de antwoordcategorieën ‘wijze van gebruik’ en ‘alternatieve wijze van gebruik’
gaat het slechts om de helft van de respondenten, aangezien de overige helft geen gebruik heeft gemaakt van het evaluatie-instrument.
A. Verreweg de meeste voorzitters bereiden zelf de evaluatie voor. Soms bespreekt de voorzitter dit eerst nog even met de voorzitter van de RvB. In een enkel geval stuurt de voorzitter eerst nog een artikel over evaluatie naar de leden (‘je moet namelijk even in ‘the mood’ komen’). Alle leden vullen het gehele evaluatie-
de voorzitter gestaffeld. Zaken die op grond van de uitkomsten van de evaluatie relevant zijn voor de vergadering worden in een overleg (soms met de voorzitter van de RvB) gedestilleerd. Na de evaluatie (soms in het bijzijn van de RvB) wordt
meestal een actielijst opgesteld of een lijst met vergaderthema’s voor het komende seizoen en een verslag van de evaluatie. Dit verslag gaat alleen naar de RvT en naar RvB.
Ruim driekwart van de voorzitters die gewerkt hebben met het evaluatie-instrument vindt dat het evaluatie-instrument een maal per jaar gebruikt zou moeten worden.
Een paar voorzitters vinden dat het slechts een maal in de zoveel jaren gebruikt zou moeten worden.
B. Alternatieve wijze van gebruik. Ruim de helft van de voorzitters die het evaluatie- instrument hebben gebruikt heeft geen alternatieve wijze van gebruik genoemd.
Daarnaast zijn er voorzitters die wel een alternatieve wijze van gebruik aan de orde hebben gesteld, maar die niet expliciet met een voorstel daarvoor komen (‘er staat niet teveel in, maar hoe gebruik je het’ en ’ik zou het evaluatie-instrument alleen anders gebruiken, dus ik zou er een andere toelichting bij schrijven’). Slechts een paar voorzitters hebben expliciet aangegeven hoe het evaluatie-instrument anders gebruik zou kunnen worden. Een eerste alternatieve wijze van gebruik is dat eerst zouden de ‘ist’-situatie en de ‘soll’- situatie bepaald moeten worden, alvorens er met het evaluatie-instrument gewerkt kan worden. Dit is een inventarisatie van criteria.
Daarna moet in deze inventarisatie een schifting worden gemaakt tussen de criteria.
Ten slotte moet nog bepaald worden of ‘het in de praktijk ook zo gebeurt’ (er kunnen nog waarden aan de criteria worden toegekend). Dit alles moet continu
geactualiseerd worden omdat de maatschappij dat wil. Ook moeten wetsverwijzingen aan de elementen van de checklist worden toegevoegd (overleg met OR en de WOR). Een deel van de checklist moet dus in ieder geval elke keer besproken worden. In een tweede alternatieve wijze van gebruik zou er een tweedeling moeten komen tussen stellingen die impliceren dat iets zo zou moeten en stellingen zonder die implicaties. Het resterende deel van de respondenten weet niet of de methode goed is (‘dat is een afweging die jezelf moet maken’).
§4.6. Vergelijking antwoordcategorieën:
In deze laatste paragraaf zullen een zestal vergelijkingen tussen een aantal van de hierboven vermelde antwoordcategorieën worden weergegeven: ‘bestaan van behoefte en vromen van evaluatie’, ‘vormen van evaluatie en uitkomsten van
evaluatie’, uitkomsten van evaluatie en groeiende behoefte?’, ‘kwaliteit en groeiende acceptatie?’, ‘bestaan van behoefte en gebruik van het evaluatie-instrument’ en
‘kwaliteit en gebruik van het evaluatie-instrument’.
a. Bestaan van behoefte en vormen van evaluatie. In de helft van de gevallen bestaat er behoefte aan een uitgebreide evaluatie van het functioneren. In al deze gevallen wordt ook gebruik gemaakt van een instrument voor evaluatie. De andere helft heeft behoefte aan een minder uitgebreide variant. Van deze groep voorzitters maakt de helft gebruik van een instrument en de andere helft niet. Driekwart van de ondervraagde voorzitters maakt in totaal dus gebruik van een instrument. Alle respondenten (zowel met een behoefte aan uitgebreide, als aan een minder uitgebreide evaluatie) maken gebruik van feedback van de RvB. Het gebruik van externe begeleiding en ondersteuning valt in deze vergelijking te verwaarlozen.
b. Vorm van evaluatie en uitkomsten van evaluatie. Hierbij wordt alleen het gebruik van een instrument meegenomen, aangezien alle voorzitters gebruik maken van de feedback van de RvB en het gebruik van externe begeleiding en ondersteuning te verwaarlozen valt. Van alle voorzitters die gewerkt hebben met een instrument voor de evaluatie zegt een ruime meerderheid dat de evaluatie heeft geleid tot concrete uitkomsten. Voor de rest van deze voorzitters zijn de uitkomsten vaak onbekend. Van alle gebruikers van het evaluatie-instrument van de NVTZ zegt driekwart van de voorzitters dat de evaluatie tot concrete uitkomsten heeft geleid. Dat is een groter deel dan de totale groep van gebruikers van een instrument.
c.Uitkomsten van evaluatie en groeiende behoefte? In bijna alle gevallen waarin voorzitters uitkomsten van de evaluatie waarnemen neemt de behoefte aan evaluatie van het functioneren toe of blijft deze in elk geval constant. In geen enkel geval neemt de behoefte af. In die gevallen warbij het onduidelijk is wat de evaluatie heeft opgeleverd zegt de helft een toenemende behoefte waar te nemen en de andere helft weet het niet. Er kan dus gezegd worden dat er in de meeste gevallen sprake is van een constante of een toenemende behoefte.
d.Kwaliteit en groeiende acceptatie? Hierbij worden alleen de respondenten meegenomen die het evaluatie-instrument van de NVTZ een positieve waardering geven. Er zijn een viertal mogelijkheden en de voorzitters zijn hierover behoorlijk evenredig verdeeld. Positief en niet van toepassing, positief en een toenemende acceptatie, positief en een constante acceptatie en positief en een onbekende acceptatie. Deze vergelijking levert niet veel op.
e. Bestaan van behoefte en gebruik van het evaluatie-instrument. Er blijkt dat in ruim driekwart van de gevallen waarin sprake is van een behoefte aan een uitgebreide evaluatie er ook gebruik wordt gemaakt van het evaluatie-instrument van de NVTZ.
In de overige gevallen wordt dus gebruik gemaakt van een ander instrument. In die gevallen waarin geen sprake is van een behoefte aan een uitgebreide evaluatie wordt in de helft van de gevallen geen instrument gebruikt, in een kwart van de gevallen wordt het evaluatie-instrument gebruikt en in het resterende kwart wordt gebruik gemaakt van een ander instrument.
f. Kwaliteit en gebruik van het evaluatie-instrument. Driekwart van alle voorzitters die positief zijn over het evaluatie-instrument (met of zonder aanmerkingen) heeft er ook gebruik van gemaakt. De kleine rest niet. Dit is dus de groep waarbij het evaluatie- instrument net niet acceptabel genoeg was om er mee aan het werk te gaan.
Hoofdstuk 5: Conclusies en aanbevelingen
§5.1. Algemeen:
Het onderzoek betrof een steekproef (n=16) onder voorzitters van RvT’s die een zekere band hebben met de NVTZ. Deze steekproef is derhalve niet zo
representatief voor de gehele sector.
Om dit onderzoek in een breder kader te plaatsen zal in deze paragraaf een korte vergelijking worden getrokken met de kenmerken van RvT’s (vanaf paragraaf 4.2) en enkele resultaten van het onderzoek van Meurs en Schraven (2002).
Uit het onderzoek van Meurs en Schraven blijkt dat ongeveer driekwart van alle toezichthouders man is. Dit komt ongeveer overeen met de resultaten van dit onderzoek (zie paragraaf 4.2). Daarnaast wijst het onderzoek van Meurs en
Schraven uit dat de meeste toezichthouders een financiële, of juridische achtergrond hebben. Op de tweede plaats komen ondernemers en dokters. De derde plaats wordt ingenomen door mensen uit onderwijs of wetenschap of mensen zonder betaald beroep. Dat is iets wat niet overeenkomt met dit onderzoek. Er zijn wel een aantal juristen, maar geen mensen met een financiële achtergrond. Ondernemers, dokters en mensen uit de wetenschap zijn in het geheel niet geënquêteerd. Hier moet wel bij worden vermeld dat het in dit onderzoek alleen om voorzitters van RvT’s gaat.
De resultaten van het onderzoek van Meurs en Schraven laten zien dat driekwart van de RvT’s met een profielschets werkt. In dit onderzoek echter werkten alle RvT’s met een profielschets.
Ten slotte evalueert volgens Meurs en Schraven bijna 90% van alle RvT’s jaarlijks het eigen functioneren. De manier waarop dit gebeurt, verschilt nogal per RvT. Bijna eenderde van de RvT’s nodigt externe gastsprekers. Uit dit onderzoek bleek dat alle RvT’s jaarlijks het eigen functioneren evalueert. De wijze waarop verschilt inderdaad, variërend van uitgebreide tot aanzienlijk minder uitgebreide evaluaties. Externen worden in een klein kwart van de onderzochte gevallen uitgenodigd.
§5.2. Beantwoording onderzoeksvragen:
Op basis van de resultaten uit het vorige hoofdstuk kan nu een antwoord worden gegeven op de onderzoeksvragen uit hoofdstuk 3:
1. In hoeverre leiden afwijkingen van de doelen van RvT’s tot behoefte aan evaluatie van het eigen functioneren?
Alle onderzochte RvT’s hebben behoefte aan een meer of minder uitgebreide
evaluatie van het eigen functioneren. De behoefte wordt vooral veroorzaakt door de actualiteit van corporate governance. Behoefte aan evaluatie van het functioneren is dus vaak onderdeel van deze algemene trend. Het functioneren van de RvT zelf is niet vaak een aanleiding om aan evaluatie te doen. De voorzitter is in de meeste gevallen degene die het initiatief neemt tot de evaluatie.
De behoefte ontstaat in het merendeel van de gevallen dus door afwijkingen van de doelen van de voorzitter (vanuit het oogpunt van professionaliteit en vaak zonder directe aanleiding).
2. Op welke manier(en) vindt evaluatie door RvT’s plaats?
In alle gevallen ontvangt de RvT feedback op het functioneren van de RvB. In driekwart van de gevallen wordt voor de evaluatie gebruik gemaakt van een
instrument en in de helft van alle gevallen wordt gebruik gemaakt van het evaluatie- instrument van de NVTZ. Er is niet echt sprake van een beargumenteerde keuze uit
