MEMO
ZAAKNUMMER: AST/2016/016840
AAN : Commissie Algemene Zaken en Control
VAN : Burgemeester H.G. Vos,
NAMENS DEZE : I. (Isabelle) Ruyters, taakveld webcoördinatie DATUM : 19 augustus 2016
ONDERWERP : Stand van zaken website tweede kwartaal 2016
Samenvatting
In deze memo worden de ontwikkelingen en de stand van zaken van de website en de raadswebsite van het tweede kwartaal van 2016 toegelicht. Ik heb in deze memo geen vergelijking gemaakt met de eerder verstrekte memo (d.d. 3 december 2015). Dit omdat de vorige memo betrekking had op de oude website. De tweede reden is dat deze memo door een andere ambtenaar is opgesteld. Dan kan er sprake zijn van een andere
interpretatie van de cijfers. De volgende memo zal ook weer door mij opgesteld worden, daarin verwerk ik dan wel een vergelijking tussen de verschillende kwartalen van 2016.
Gemeentelijke website
Vernieuwde site
In april is de nieuwe website online gegaan. Zoals ook de vorige site is dit toptakenwebsite. Bij een toptakenwebsite ligt de focus op de meest gevraagde onderwerpen. Het uitgangspunt is om de bezoekers zo snel mogelijk naar de juiste informatie te leiden en waar mogelijk online de dienst of het product aan te vragen.
Bezoekersaantallen
week Aantal
bezoeken
Unieke bezoekers
% unieke bez.
Bijzonderhede n
04/04-10/04 2647 2041 77,11%
11/04-17/04 2455 1897 77,27%
18/04-24/04 1979 1525 77,06%
25/04-01/05 1836 1453 79,14% meivakantie
02/05-08/05 1532 1254 81,85% meivakantie
09/05-15/05 1926 1488 77,26%
16/05-22/05 1866 1533 82,15%
23/05-29/05 1770 1411 79,72%
30/05-05/06 2191 1761 80,37% wateroverlast
06/06-12/06 1667 1263 75,76%
13/06-19/06 2048 1586 77,44%
20/06-26/06 2649 2102 79,35% hagelschade
27/06-03/07 3198 2527 79,02%
Het is duidelijk zichtbaar dat tijdens de weken waarin de burgers last hebben
de communicatie extra verwezen naar de website. Enerzijds om de inwoners en ondernemers van informatie te voorzien, anderzijds voor het maken van een digitale Melding Openbare Ruimte (MOR).
Devices
De website wordt niet alleen vanuit een vaste pc of laptop bezocht. Ook de mobiele telefoon (smartphone) en tablet worden hiervoor vaak gebruikt. De verdeling was het afgelopen kwartaal nagenoeg gelijk.
Smartphone/table t
Laptop/deskto p
Aantal unieke bezoekers 10374 11469
Gem. aantal unieke bezoekers p/wk 798 882
% van totaal 47,49% 52,50%
Herkomst
Bezoekers van de website kunnen de site bezoeken doordat ze direct naar www.asten.nl gaan. Er kan ook een zoekopdracht in bijvoorbeeld Google aan vooraf zijn gegaan of er is geklikt op een link in een bericht dat op de Facebookpagina staat.
Herkomst % van totaal bezoekers
Direct asten.nl 29,50%
Google 61,28%
Facebook 1,97%
Overige 7,25%
Meest bezochte pagina’s
Tweede kwartaal 2016
1. Homepage
2. Openingstijden en contact
3. Zoeken
4. Afspraak maken
5. Afvalinzameling
6. Direct regelen
7. Bouwen omgevingsvergunning
8. Raad en college
9. De Schop
10. Nieuwsberichten nav water en hagel
Afspraken en meldingen
In het tweede kwartaal zijn er 1096 MOR meldingen via de website binnengekomen. In het eerste kwartaal waren dit er 572. Hierbij moet wel de kanttekening gemaakt worden dat in het tweede kwartaal een deel van de stijging toe te wijzen is aan de
stormmeldingen van 2-3 juni en 24 juni. Tijdens deze dagen is er zowel online als vanuit het KCC actief naar de website verwezen en dat is effectief is gebleken.
Formulieren
We zijn volop bezig met het uitbreiden van het aantal online formulieren. Bij de start van de nieuwe website stonden er 12 formulieren op de website. Dit aantal is toegenomen naar 30 formulieren. Bij 14 formulieren identificeert de klant zich met DigiD. Nu staan er nog 35 formulieren als PDF op de website. Er wordt momenteel aan 15 formulieren gewerkt om deze om te zetten naar een digitaal formulier. In september/oktober 2016 zijn de formulieren die nu op de site als PDF staan, allemaal omgezet naar een digitaal formulier.
Op de al ontwikkelde formulieren is bij sommige nog een verbeterslag gemaakt in gebruiksvriendelijkheid. Alle formulieren worden momenteel bijgewerkt volgens een afgesproken standaard. Dat betekent dat de inleiding overal gelijk getrokken wordt, er zijn invulinstructies geformuleerd waardoor eventuele onduidelijkheden uitgelegd worden en ook de invulvelden krijgen overal dezelfde benamingen.
Raad & College
Op de website is een tab Raad & College beschikbaar. Hier zijn allerlei onderwerpen voor burgers terug te vinden die te maken hebben met het bestuur van Asten. In mei en juni van dit jaar heeft het webteam in samenwerking met de griffie hier een verbeterslag in gemaakt op het gebied van overzichtelijkheid en er is een aantal onderwerpen
toegevoegd. Dit waren meestal directe links naar pagina’s op de raadswebsite. Hiermee zijn deze pagina’s voor burgers nog meer toegankelijk geworden.
Tot slot
De ervaring van de afgelopen maanden heeft geleerd dat inspelen op de actualiteit meer bezoekers op de site oplevert. Ook het actief communiceren van tijdelijke
functionaliteiten levert extra bezoekers en transacties op. Actualiteiten die een zichtbare rol in de statistieken spelen zijn de enquête over de markt, wateroverlast, hagelstorm, WOZ inventarisatie en de kermis. Voor deze onderwerpen is de website nadrukkelijk ingezet als communicatie instrument en uit de cijfers blijkt dat dit werkt.
Belangrijk aandachtspunt is dat de metadata (zoekwoorden) voor actuele onderwerpen uitgebreid worden aangevuld in Typo3 (beheertool website). Zo kunnen we de
vindbaarheid verbeteren als inwoners op andere kernwoorden zoeken.
Om beter op de website te kunnen sturen, zijn betere statistieken noodzakelijk. Hiervoor zijn gebruiksvriendelijkere tools beschikbaar dan Google Analytics. Hiervoor worden op dit moment de mogelijkheden bekeken.
Daarnaast is het noodzakelijk om de mogelijkheden van de website duidelijker te communiceren en een communicatieplan te ontwikkelen om meer bekendheid te geven aan digitale dienstverlening.
Raadswebsite
Ontwikkelingen
Voor de raadwebsite staan vooral de gebruiksvriendelijkheid en uitbreiding van
functionaliteiten hoog op de agenda. Het gebruik van de zoekmachine levert vaak veel resultaten op, waardoor het toch nog moeilijk blijkt om de gezochte informatie te vinden.
Hiervoor wordt een handleiding geschreven die in het najaar beschikbaar komt.
De raad heeft op 2 februari jl. de eisen en wensen voor de organisatie van de digitale raadsinformatievoorziening vastgesteld. De uitvoering en de inrichting van de diverse informatiestromen is opgepakt door de griffier en een ambtelijke projectgroep, er is enige vertraging opgetreden vanwege enkele vacatures.
Naar verwachting kan met verbetering van de bestaande raadswebsite aan de behoefte van de raad worden voldaan. Inmiddels is de wijze van notulering aangepast, worden getekende besluiten toegevoegd aan de raadsstukken, zijn beheerafspraken over de algemene website en de raadswebsite gemaakt, en worden raadsprocessen verbeterd en doorgevoerd in het zaaksysteem en op de website. Voor de opmaak van de website zijn in een testomgeving verbeteringen doorgevoerd, deze zullen in de tweede helft van 2016 aan de werkgroep RIS worden voorgelegd waarna het project kan worden afgerond en verbeteringen zichtbaar zullen zijn. Halfjaarlijks ontvangt u informatie over de
voortdurende doorontwikkeling van de raadswebsite en de digitale informatievoorziening.
Bezoekersaantallen
De statistieken van de raadswebsite zijn pas vanaf 30 mei voor mij beschikbaar. Om toch een beeld te geven van enkele kengetallen uit de statistieken, houd ik een langere
periode dan tot het eind van het tweede kwartaal aan (30 mei-31 juli).
week Aantal bezoeken Unieke bezoekers % unieke bez.
30/05-05/06 220 115 52,27%
06/06-12/06 252 122 48,41%
13/06-19/06 95 69 72,63%
20/06-26/06 Deze week geen statistieken beschikbaar
27/06-03/07 120 90 75,00%
04/07-10/07 166 123 74,09%
11/07-17/07 164 115 70,12%
18/07-24/07 158 83 52,53%
25/07-31/07 100 94 94,00%
Devices
Smartphone/table t
Laptop/deskto p
Meest bezochte pagina’s*
30 mei – 31 juli 2016
1. Homepage
2. Vergaderdata 2016
3. Griffie
4. Wie zijn de raadsleden
5. Besluitenlijst raad
6. Over de commissies
7. Over de raad
8. Nieuws
*In deze telling zijn de agenda’s van de vergaderingen niet meegenomen. Deze worden het meest geraadpleegd.
