Vraag nr. 18
van 14 oktober 1998
van de heer PAUL VAN GREMBERGEN Vlaamse administratie – Doorlichtingen
1. Kan de minister een overzicht geven van alle externe studiebureaus die de jongste vijf jaar door de regering werden aangesteld voor door-lichting van de Vlaamse administratie en de begeleiding van de ambtenaren ? Graag opgave van de opdracht en de duur ervan per studiebu-reau.
2. Wat is de kostprijs van iedere opdracht aan elk studiebureau ?
3. Tot welke concrete acties hebben de aanbeve-lingen van deze studiebureaus geleid (resulta-ten) ?
4. Welke adviezen heeft de Inspectie van Finan-ciën uitgebracht over de aanstelling van de respectieve studiebureaus voor de opeenvolgen-de opdrachten ?
Antwoord
1. De administratie Personeelsontwikkeling deed de jongste vijf jaar een beroep op externe bureaus voor volgende projecten.
Projecten met het ECWS (European Center for Work & Society)
Het project Inpact is een begeleidend en onder-steunend opleidingsprogramma dat zich richt tot de politieke en administratieve top, de lijn-managers en de professionals in human resour-ces management (HRM) en vorming. De con-crete invulling hiervan gebeurt via verschillende acties gebaseerd op specifieke benaderingen naar de betrokken doelgroep. Volgende acties worden onderscheiden : strategisch advies, betrokkenheidsactieonderzoek (BAO), departe-mentale ondersteuningsacties en behoefteanaly-se voor vorming. De overeenkomst met het ECWS liep van 1993 tot 1997.
Het project BEST heeft betrekking op het belo-ningsbeleid en -systemen in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. De overeenkomst liep van 1 januari 1997 tot 31 december 1997. De overeenkomsten met Hay Management Con-sultants
In samenwerking met deze consultant werd voor het ministerie van de Vlaamse Gemeen-schap een nieuw evaluatiesysteem ontwikkeld door het afsluiten van verschillende kleine over-eenkomsten. Dit resulteerde in de Ploeg-cyclus (Planning, leiding geven en leiding krijgen, ondersteuning/opvolging, evaluatie, gewaardeerd worden – red.).
Deze werkcyclus gaat uit van een totaal managementconcept en is motiverend en resul-taatgericht. De samenwerking met Hay Management Consultants startte in 1992 en ein-digde in 1998.
Het project met Andersen Consulting
Andersen Consulting werd ingehaald ter onder-steuning voor de HOOP-projecten. Hoop staat voor Homogene Organisatie en Ontwikkelings-plannen. Het ministerie wil er een integrale organisatieontwikkeling mee op gang trekken, en dit door een analyse te maken van alle aspec-ten van de organisatie.
In totaal werden er drie grote overeenkomsten met Andersen Consulting afgesloten. Deze overeenkomsten liepen van 1993 tot 1997. Het project met Accord Group
Accord Group treedt op als externe evaluatie-instantie voor de topambtenaren van het minis-terie van de Vlaamse Gemeenschap. De opdracht van deze instantie bestaat uit het maken van een schriftelijk evaluatieverslag van de secretarissen- en directeuren-generaal ter ondersteuning van de evaluatoren, in casu de leden van de Vlaamse regering.
Dit is statutair zo bepaald. Het uitvoeren van zulke opdracht kan vanwege deontologische regels niet door internen worden uitgevoerd. De huidige overeenkomst met Accord Group heeft betrekking op de evaluatiejaren 1996, 1997, 1998 en 1999.
Het Bottom-up project met Fiduciaire Moores Rowland
te geven over de verschillen in perceptie tussen hem/haar en de medewerkers over stijl en ondersteuning. Het BU wordt dus duidelijk ingepast in een management-development benadering.
In 1997 werd een algemene offerteaanvraag voor de ontwikkeling van een BUA-instrument uitgeschreven. De opdracht met een looptijd van vijf jaar (mits gunstige evaluatie) werd toe-gewezen aan de firma Fiduciaire Moores Row-land. De overeenkomst eindigt in het jaar 2001. Het project potentieelinschattingen
Dit project heeft betrekking op de ontwikkeling en uitvoering van assessment en development center procedures ter ondersteuning van interne selectie en ontwikkeling, vooral op het niveau van het midden- en hoger kader.
Hieromtrent werden in het verleden twee grootschalige opdrachten uitbesteed :
– in 1994 door middel van een samenwerkings-verband van volgende firma's : RPD-advies, Quintessence, CPM, Hay Management Con-sultants, Berenschot, Dip Consulting, SHL Belgium en Baeten & Pot. Het betrof hier een eenmalige opdracht ;
– in 1997 door de firma Quintessence door middel van een raamovereenkomst met looptijd tot het jaar 2000.
Diverse kleinschalige ad hoc opdrachten
In 1998 heeft de administratie Personeelsont-wikkeling geregeld (tiental keren) een beroep gedaan op externe studiebureaus voor een aan-tal zeer specifieke en maatgerichte problemen, zoals die door het management werden gedefi-nieerd.
Voorbeelden hiervan zijn : herdefiniëring van de juridische functie overheidsopdrachten (Berenschot) ; hertekenen/bijtekenen van de opdrachten, processen en organisatie van de administratie Werkgelegenheid evenals de inventarisatie van de benodigde functies ; ondersteuning bij de oprichting van het Vlaam-se Selectiecentrum voor Overheidspersoneel (Andersen Consulting).
2. De projecten met het ECWS
De kostprijs van de Inpact-overeenkomst op jaarbasis bedroeg 23,7 miljoen. De totale kost-prijs kwam op 118,5 miljoen.
De kostprijs van de BEST-overeenkomst bedroeg 7,2 miljoen.
Het project met Hay Management Consultants De ontwikkeling van het nieuwe evaluatiesys-teem kwam tot stand door middel van een tien-tal kleinere overeenkomsten. In totaal kwam de kostprijs op 37 miljoen uit.
Het project met Andersen Consulting
Het project met Andersen Consulting werd uit-gevoerd in drie fasen. De kostprijs van fase 1 bedroeg 95,5 miljoen. Fase 2 kostte 108 miljoen en fase 3 134,6 miljoen.
Het project met Accord Group
De overeenkomst met Accord Group kost op jaarbasis 13,3 miljoen frank.
Het Bottom-up project
De overeenkomst met Fiduciaire Moores Row-land kost op jaarbasis 6 miljoen.
Het project potentieelinschattingen
De in 1994 uitgevoerde opdrachte kostte 30 mil-joen, die van 1997 10 miljoen.
Diverse kleinschalige ad hoc opdrachten
Het betreft hier steeds kleinschalige opdrachten met een maximale kostprijs van 1,5 miljoen frank per project.
3. In het algemeen kan worden gesteld dat de begeleiding en de implementatie van verande-ringsprocessen typisch projectgerelateerde pie-ken en personeelsbehoeften met zich meebren-gen. Het zou onverstandig zijn een permanente interne capaciteit af te stemmen op deze piek-behoeften. Vandaar werd in het algemeen geop-teerd voor de opbouw van een kwantitatief veel-eer beperkte deskundigheid, aangevuld met specifiek ingevulde externe mankracht en des-kundigheid.
De projecten met het ECWS
informatie uit het BAO is zeer waardevol en wordt continu gebruikt om de veranderingspro-cessen te sturen en bij te sturen. Wegens het groot strategisch belang zou het onverstandig zijn om beslissingen alleen maar te treffen op basis van interne knowhow. Bovendien vereist het uitvoeren van een BAO een specifieke des-kundigheid die vooralsnog niet aanwezig is bin-nen de organisatie.
De BEST-overeenkomst leidde tot een inventa-risatie en analyse van ontwikkelingen in het bui-tenland om alzo een gedegen basis te leggen voor een discussie binnen de politieke en de administratieve top van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap over de ontwikkeling van een toekomstgericht beloningssysteem voor het ministerie.
Het project met Hay Management Consultants Het resultaat van deze opdrachten heeft betrek-king op de ondersteuning bij de ontwikkeling en implementatie ( onder meer door de ontwikke-ling van trainingsmodules ) van het nieuwe prestatiemanagement. De sterke en positieve impact van de eerste Ploegcycli wordt algemeen onderkend. Zo blijkt uit allerlei kwaliteitscon-troles dat Ploeg in het algemeen goed wordt aanvaard, maar dat de toepassing door de lei-dinggevenden nog beter kan en moet. Samen-vattend kunnen we stellen dat het systeem wordt aanvaard, maar dat het nog te weinig wordt gezien als een geïntegreerd management-instrument.
Er werd een beroep gedaan op externe advi-seurs, deels wegens het kapitaal belang van deze opdracht voor de organisatie, waarbij het roeke-loos zou zijn om geen beroep te doen op een ervaren externe partner, deels wegens het ont-breken van de nodige mankracht.
Het project met Andersen Consulting
In december 1994 werd de eerste fase van het HOOP-project afgesloten met de operationali-sering van de nieuwe organisatiestructuur en de aanwijzing van nieuwe afdelingshoofden. Deze eerste fase omvatte drie componenten : de doelstellingenanalyse, het proces, het organisa-tieplan. De tweede fase van HOOP, uitgevoerd in 1995, omvatte de verdere uitwerking van pro-cesplannen, de opmaak van informatiestuur-plannen en de opmaak van een methodologie voor de personeelsplanning van het volledige ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.
In 1996, tijdens de uitvoering van HOOP fase 3, werden per departement een aantal procesplan-nen geïmplementeerd. Hierdoor werd een eer-ste aanzet gegeven tot de verwezenlijking van de doelstellingen die het ministerie in haar Charter voor zichzelf heeft vastgelegd. Boven-dien werd hierdoor de geloofwaardigheid van de veranderingen versterkt en werd de interiori-sering van de nood tot veranderen verhoogd. Het project met Accord Group
De opdracht van de externe evaluatie-instantie bestaat uit het maken van een schriftelijk evalu-atieverslag van de topambtenaren van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap ter ondersteuning van de evaluatoren, in casu de leden van de Vlaamse regering. Dit is statutair zo bepaald. De adviezen van deze externe eva-luatie-instantie werden door de Vlaamse rege-ring volledig opgevolgd.
Het uitvoeren van zulke opdracht kan vanwege deontologische regels en vanwege de positie van interne deskundigen niet autonoom worden uitgevoerd.
Het Bottom-up-project.
De BUA-bevraging leidde tot een actieve deel-name van het beoogde publiek (respons van 70 %). Per departement werden lijsten samen-gesteld met minimum vijf medewerkers. In totaal kwam men zo aan 845 leidinggevenden. 75 % van deze leidinggevenden ontving een individueel rapport. Dit rapport kan een aanzet geven tot een meer gericht management-deve-lopment opleidingsprogramma.
BUA geeft een aanzet tot een feedbackgerichte cultuur en maakt de stijl van leidinggeven bespreekbaar.
Het project potentieelinschattingen
Door een samenwerkingsverband met externe adviesbureaus werden via professionele selec-tietechnieken adviezen geformuleerd met betrekking tot de aanwijzing van een nieuw kwalitatief middenkader. Deze adviezen werden vrijwel volledig opgevolgd.
Voor deze opdrachten werden gespecialiseerde externen ingeschakeld wegens een gebrek aan voldoende interne gespecialiseerde mankracht en tevens wegens de positie van het interne per-soneel ten opzichte van zulke operatie.
Deze kleine projecten leveren een concrete en directe ondersteuning aan het lijnmanagement bij de aanpak van problemen en uitdagingen in verband met personeel en organisatie.
4. Met uitzondering van de overeenkomst met Andersen Consulting (HOOP fase 3) en de overeenkomst met het European Center for Work & Society omtrent het beloningsbeleid (BEST), bracht de Inspectie van Financiën voor al de overige afgesloten overeenkomsten een gunstig advies uit.
