BIJZONDER BESTEK BTC/CTB BXL 1683 VAN 11/09/2017

BIJZONDER BESTEK

BTC/CTB BXL 1683 VAN 11/09/2017

OPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN VOOR PRESTATIES OP HET GEBIED VAN MID-TERM REVIEWS

(MTR) EN EINDREVIEWS (ETR) VAN DE INTERVENTIES (PROJECTEN EN PROGRAMMA’S) VAN DE BELGISCHE

TECHNISCHE COÖPERATIE

RAAMOVEREENKOMST MET MEERDERE

DEELNEMERS

INHOUDSOPGAVE

1 DEEL 1: ADMINISTRATIEVE EN WETTELIJKE BEPALINGEN ... 4

1.1 A

... 4

1.1.1 Afwijkingen van het KB van 14.01.2013 ... 4

1.1.2 De aanbestedende overheid ... 4

1.1.3 Institutioneel kader van BTC ... 4

1.1.4 Regels voor de opdracht ... 5

1.1.5 Definities ... 6

1.1.6 Vertrouwelijkheid ... 7

1.1.7 Deontologische verplichtingen ... 7

1.1.8 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank ... 8

1.2 V

... 9

1.2.1 Aard van de opdracht ... 9

1.2.2 Voorwerp van de opdracht ... 9

1.2.3 Duur van de raamovereenkomst ... 10

1.2.4 Varianten ... 10

1.2.5 Hoeveelheden ... 10

1.3 P

... 11

A. P

.

.

.

... 11

1.3.1 Gunningswijze ... 11

1.3.2 Bekendmaking ... 11

1.3.3 Inlichtingen ... 11

1.3.4 Initiële offerte ... 12

1.3.5 Prijs ... 13

1.3.6 Indieningsrecht en opening van de offertes ... 15

1.3.7 Selectie van de inschrijvers ... 16

1.3.8 Gunningscriteria ... 18

1.3.9 Sluiten van de raamovereenkomst ... 20

B. P

.

.

.

... 22

1.3.10Inlichtingen ... 22

1.3.11Finale offerte ... 22

1.3.12Budget ... 22

1.3.13Gunning van de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst ... 23

1.3.14Sluiten van de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst ... 24

1.4

... 25

1.4.1 Definities (art. 2) ... 25

1.4.2 Briefwisseling met de dienstverlener (art. 10) ... 25

1.4.3 Leidend ambtenaar (art. 11) ... 25

1.4.4 Onderaannemers (art. 12 tot 15) ... 26

1.4.5 Vertrouwelijkheid (art. 18) ... 26

1.4.6 Intellectuele rechten (art. 19 tot 23) ... 26

1.4.7 Borgtocht ... 27

1.4.8 Conforme uitvoering (art. 34) ... 27

1.4.9 Wijzigingen van de opdracht (art. 37 tot 38/19) ... 27

1.4.10Voorafgaande keuring (art. 41-42) ... 28

1.4.11Onvoorzienbare omstandigheden (art. 56) ... 28

1.4.12Uitvoeringsmodaliteiten (art. 146 e.v.) ... 28

1.4.13Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art. 152-153) ... 29

1.4.14Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art. 44-53 en 154-155) ... 29

1.4.15Einde van de opdracht ... 31

1.4.16Facturering en betaling van de diensten (art. 66 tot 72 -160) ... 31

1.4.17Rechtsvorderingen (art. 73 van het KB van 14 januari 2013) ... 32

2 DEEL 2: REFERENTIETERMEN ... 33

2.1.1 Algemene informatie ... 33

2.1.2 Documenten te produceren bij de mid-term review en de eindereview ... 35

2.1.3 Verloop van de mid-term review en de einderiew ... 39

3 DEEL 3: FORMULIEREN ... 41

3.1

... 41

3.2

– P

... 42

3.3

... 43

3.4

3.5

–

42 ... 54

3.6

-

... 55

1 Deel 1: Administratieve en wettelijke bepalingen

1.1 Algemene bepalingen

1.1.1 Afwijkingen van het KB van 14.01.2013

Hoofdstuk 1.4 Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen van dit bijzonder bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van het KB van 14.01.2013 of dit aanvullen of verduidelijken.

In dit bestek wordt niet afgeweken van de artikelen van de Algemene Uitvoeringsregels – AUR (KB van 14.01.2013).

1.1.2 De aanbestedende overheid

De aanbestedende overheid van deze overheidsopdracht is de 'Belgische Technische Coöperatie', hierna BTC genoemd, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPR Brussel).

Als Belgisch ontwikkelingsagentschap steunt BTC, in opdracht van de Belgische regering, de ontwikkelingslanden in hun strijd tegen armoede. Naast deze taak van openbare dienstverlening voert BTC ook prestaties uit in opdracht van andere nationale en internationale organisaties die werken aan duurzame ontwikkeling1.

Voor deze overheidsopdracht wordt BTC rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Carl Michiels, voorzitter van het Directiecomité, en de heer Peter Pauwels, lid van het Directiecomité van de Belgische Technische Coöperatie.

1.1.3 Institutioneel kader van BTC

Het algemene referentiekader waarin de BTC werkt, is de Belgische wet van 19 maart 2013 op de Ontwikkelingssamenwerking², alsook de Belgische Wet van 21 december 1998 tot oprichting van de 'Belgische Technische Coöperatie' in de vorm van een vennootschap van publiek recht, zoals gewijzigd door de wetten van 3 november 2001, van 12 juni 2012, van 27 december 2012 en van 15 januari 2013³.

Ook volgende ontwikkelingen vormen een rode draad in het werk van de BTC. De voornaamste voorbeelden zijn:

 Op het vlak van internationale samenwerking: de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen (SDG's);

1 Voor meer info zie http://www.btcctb.org/showpage.asp?iPageID=34 en de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de Belgische Technische Coöperatie, gewijzigd door de wetten van 13 november 2001 en 30 december 2001.

2 BS van 30 december 1998, van 17 november 2001, van 6 juli 2012, van 15 januari 2013 en van 26 maart 2013.

3 BS van 1 juli 1999.

 Op het vlak van corruptiebestrijding: de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het VN-verdrag tegen Corruptie, opgemaakt in New York op 31 oktober 2003⁴, evenals de wet van 10 februari 1999 betreffende de bestraffing van corruptie ter omzetting van het Verdrag inzake de bestrijding van corruptie van buitenlandse ambtenaren in internationale zakelijke transacties;

 Op het vlak van respect voor de mensenrechten: de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties (1948) evenals de 8 basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie⁵ in het bijzonder gewijd aan het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87), vrijheid van vereniging en collectieve onderhandeling (verdrag nr. 98), het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 en 105), het verbod op elke vorm van discriminatie op vlak van werk en verloning (verdrag nr.

100 en 111), de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138), het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182);

 Op het vlak van respect voor het milieu: De Agenda 21 (Top van Rio, 1992), het Implementatieplan van de Wereldtop voor duurzame ontwikkeling (Johannesburg 2002), en de initiatieven van de Europese Unie zoals de ‘EU-strategie van 2001 voor duurzame ontwikkeling’ aangenomen in Göteborg.

1.1.4 Regels voor de opdracht

Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:

 De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

 De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

 De Wet van 16 februari 2017 tot wijziging van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

 Het KB van dinsdag 18 april 2017 betreffende plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren⁶;

 Het KB van 14 januari 2013 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.⁷;

 Het Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet van 16 februari 2017 tot wijziging van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en

4 BS van 18 november 2008.

5 http://www.ilo.org/ilolex/english/convdisp1.htm.

6 BS van 9 mei 2017.

7 BS van 14 februari 2013, err., BS van 26 maart 2013.

diensten;

 De omzendbrieven van de Eerste Minister inzake overheidsopdrachten.

1.1.5 Definities

In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder:

 De inschrijver: de natuurlijke (m/v) of rechtspersoon die een offerte indient;

 De deelnemer: de inschrijver met wie een raamovereenkomst wordt afgesloten;

 De dienstverlener: de deelnemer met wie een opdracht gebaseerd op de raamovereenkomst wordt afgesloten;

 De opdrachtnemer / de dienstverlener: de deelnemer aan wie de opdracht voortvloeiend uit de raamovereenkomst gegund werd;

 De aanbestedende overheid: BTC;

 Raamovereenkomst: een overeenkomst die gesloten wordt tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden vast te leggen inzake bepaalde te gunnen opdrachten, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden;

 De offerte: de verbintenis van de inschrijver om een opdracht uit te voeren tegen de voorwaarden die hij biedt;

 Technische specificaties: een specificatie die voorkomt in een document ter omschrijving van de vereiste kenmerken van een product of dienst, zoals het niveau van kwaliteit, het niveau van milieuvriendelijkheid, een ontwerp dat voldoet voor alle gebruik met inbegrip van de toegankelijkheid voor personen met een handicap, en de conformiteitsbeoordeling, gebruiksgeschiktheid, gebruik, veiligheid of afmetingen van het product, met inbegrip van de voor het product geldende voorschriften inzake handelsbenaming, terminologie, symbolen, proefnemingen en proefnemingsmethoden, verpakking, markering en etikettering, gebruiksaanwijzingen, productieprocessen en -methoden, en de procedures voor de conformiteitsbeoordeling;

 Variante: een alternatieve conceptie- of uitvoeringswijze die hetzij op vraag van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend;

 Optie: een bijkomend element dat niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, dat hetzij op vraag van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend;

 Samenvattende opmeting: het opdrachtdocument waarin de prestaties van een opdracht voor werken over verschillende posten worden gefractioneerd en waarbij voor iedere post de hoeveelheid of de wijze van prijsvaststelling wordt vermeld;

 De algemene uitvoeringsregels (AUR): de regels die zich in het KB van 14.01.2013 bevinden en die de algemene uitvoeringsregels voor de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken bepalen;

 Het (bijzonder) bestek: voorliggend document evenals alle bijlagen en documenten waarnaar het verwijst;

 Corruptiepraktijken: elk voorstel voor een onrechtmatige betaling, een gratificatie of een commissie of elke instemming met het doen van een dergelijk voorstel, met als doel iemand aan te moedigen of te belonen voor het verrichten of het nalaten te verrichten van activiteiten die verband houden met de gunning van de opdracht of met de uitvoering van de door de aanbestedende overheid verstrekte opdracht;

 Geschil: rechtsgeding.

1.1.6 Vertrouwelijkheid

De inschrijver of de opdrachtnemer en BTC zijn gehouden tot geheimhouding jegens derden wat betreft alle vertrouwelijke informatie die binnen het kader van deze opdracht bekomen wordt, en zullen deze slechts aan derden doorgeven na schriftelijk en voorafgaand akkoord van de andere partij. Zij zullen deze vertrouwelijke informatie enkel verspreiden onder de aangestelden die bij de opdracht betrokken zijn. Zij garanderen dat die aangestelden behoorlijk ingelicht zullen zijn over hun verplichtingen i.v.m. het vertrouwelijk karakter van de informatie en dat ze die verplichtingen zullen naleven.

1.1.7 Deontologische verplichtingen

Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot de uitsluiting van de kandidaat, de inschrijver of de opdrachtnemer van andere overheidsopdrachten voor BTC.

Zolang de opdracht loopt, zullen de opdrachtnemer en zijn personeel de mensenrechten respecteren en beloven ze rekening te houden met de politieke, culturele en religieuze gewoonten van het ontvangende land. De inschrijver of de opdrachtnemer zijn verplicht de fundamentele arbeidsnormen, overeengekomen op internationaal niveau door de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), na te leven, meer bepaald de verdragen over vakbondsvrijheid en collectieve onderhandelingen, de uitbanning van gedwongen en verplichte arbeid, de wegwerking van discriminatie inzake werkgelegenheid en beroepsuitoefening en over de afschaffing van de kinderarbeid.

Elke poging van een kandidaat of van een inschrijver om vertrouwelijke informatie te bekomen, om verboden kartels te vormen met concurrenten of om het evaluatiecomité of de aanbestedende overheid tijdens de procedure van onderzoek, verduidelijking, evaluatie of vergelijking van de offertes te beïnvloeden, leidt tot de afwijzing van zijn kandidatuur of offerte.

Om bovendien elke indruk van risico op partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de opdrachtnemer strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de

aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang.

Elke offerte wordt verworpen of elk contract (overheidsopdracht) wordt geannuleerd zodra zou blijken dat de gunning van het contract of de uitvoering ervan aanleiding zou gegeven hebben tot het storten van ‘buitengewone handelskosten’. De buitengewone handelskosten betreffen elke commissie die niet vermeld staat in de hoofdopdracht of die niet voortvloeit uit een volgens de regels opgemaakt contract verwijzende naar deze opdracht, elke commissie die geen legitieme dienst vergoedt, elke commissie gestort naar een belastingparadijs, elke commissie gestort aan een niet duidelijk geïdentificeerde ontvanger of aan een bedrijf dat een schijnbedrijf lijkt te zijn.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om op vraag van de aanbestedende overheid alle bewijsstukken m.b.t. de uitvoeringsvoorwaarden van het contract te leveren. De aanbestedende overheid zal kunnen overgaan tot alle vormen van controle, van stukken en ter plaatse, die zij nodig zou achten om bewijsmateriaal te verzamelen bij een vermoeden van ongewone commerciële kosten. Van de opdrachtnemer die ongewone handelsuitgaven betaald heeft kan, volgens de ernst van de feiten, zijn contract opgezegd worden of hij kan op permanente wijze uitgesloten worden.

1.1.8 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

De opdracht moet overeenkomstig het Belgisch recht worden opgevat en uitgevoerd.

De partijen verbinden zich ertoe om hun verbintenissen te goeder trouw na te komen en de goede afloop van de opdracht te verzekeren.

Bij geschillen of meningsverschillen tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer zullen beide partijen overleg plegen om een oplossing te vinden.

Wanneer ze niet tot een akkoord komen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om een oplossing te vinden.

Zie eveneens punt 1.4.9 Rechtsvorderingen (artikel 73 van het KB van 14.01.2013).

1.2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht

1.2.1 Aard van de opdracht

Overheidsopdracht voor diensten.

1.2.2 Voorwerp van de opdracht

Deze opdracht wordt afgesloten volgens de modaliteit van de raamovereenkomst met meerdere deelnemers.

De raamovereenkomst legt de voorwaarden vast van de opdrachten die gegund worden gedurende de geldigheidsperiode van de overeenkomst.

De raamovereenkomst wordt afgesloten met meerdere deelnemers na een oproep tot mededinging via een open procedure.

Overeenkomstig artikel 43, §5, 1° van de wet inzake de overheidsopdrachten, zal elke latere opdracht worden afgesloten zonder oproep tot mededinging overeenkomstig de clausules en voorwaarden vastgelegd in deze raamovereenkomst.

Het review/evaluatiesysteem van BTC bestaat uit volgende 2 elementen:

1. Mid-term reviews 2. Eindreviews

Elke opdracht die voortvloeit uit de raamovereenkomst bestaat uit externe mid-term reviews en eindreviews/evaluaties van de interventies die BTC en zijn partners hebben uitgevoerd.

Deze omvat zowel de projecten en programma’s voor institutionele als operationele ondersteuning in verschillende sectoren, en omvat ook transversale thema’s.

Per perceel wordt een aparte raamovereenkomst gesloten:

Perceel 1: expertisediensten op het gebied van mid-term reviews en eindereviews van de interventies (projecten en programma’s) van de Belgische Technische Coöperatie in de volgende sectoren:

landbouw, inclusieve economische groei, infrastructuur, energie, andere productiesectoren (niet-exhaustieve lijst) en in de volgende transversale thema’s: gender, mensenrechten, hiv en/of aids, milieu, capaciteitsversterking.

Perceel 2: expertisediensten op het gebied van mid-term reviews en eindereviews van de interventies (projecten en programma’s) van de Belgische Technische Coöperatie in de volgende sectoren:

onderwijs, gezondheid, governance, decentralisatie, migratie (niet-exhaustieve lijst) en in de volgende transversale thema’s: gender, mensenrechten, hiv en/of aids, milieu, capaciteitsversterking.

Inschrijvers mogen inschrijven voor beide percelen.

De prestaties worden in detail beschreven in deel 2 'Referentietermen'.

1.2.3 Duur van de raamovereenkomst

De raamovereenkomst vangt aan de eerste kalenderdag volgend op de dag vermeld op de kennisgeving van afsluiting van de raamovereenkomst en wordt gesloten voor een looptijd van vier jaar.

Elke partij kan evenwel een einde aan de overeenkomst stellen op het einde van het eerste, tweede of derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving minstens 90 kalenderdagen voor het eind van het eerste, tweede of derde jaar van de raamovereenkomst naar de andere partij(en) wordt gestuurd. In dat geval kan/kunnen de partij(en) geen schadevergoeding eisen op grond van die opzegging.

Indien de opzegging van de raamovereenkomst uitgaat van de aanbestedende overheid, geldt ze voor alle deelnemers en wordt ze bijgevolg per aangetekend schrijven aan alle deelnemers betekend. De enige uitzondering is wanneer de raamovereenkomst met een deelnemer opgezegd wordt in toepassing van een maatregel van ambtswege. In dat geval kan de opzegging van de raamovereenkomst zich beperken tot die enkele deelnemer tegen wie de ambtshalve maatregel werd genomen.

Indien de opzegging van de raamovereenkomst uitgaat van een van de deelnemers, dan wordt deze als deelnemer geschrapt vanaf het tweede, derde of vierde jaar van de raamovereenkomst, naargelang het geval. Van zodra hij geschrapt is als deelnemer komt hij niet meer in aanmerking voor opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst.

1.2.4 Varianten

Iedere inschrijver kan slechts één enkele offerte indienen per perceel. Varianten zijn niet toegestaan.

1.2.5 Hoeveelheden

Zie Referentietermen.

Het aantal reviews wordt geschat op een vijftiental per jaar voor perceel 1 en een vijftiental per jaar voor perceel 2.

1.3 Procedure

A. Procedure m.b.t. het sluiten van de raamovereenkomst

1.3.1 Gunningswijze

Deze raamovereenkomst maakt het voorwerp uit van een open procedure, overeenkomstig artikel 43 van de wet van 17 juni 2016.

1.3.2 Bekendmaking

1.3.2.1 Officiële bekendmaking

Deze raamovereenkomst wordt bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie.

1.3.2.2 Officieuze bekendmaking

Dit bijzonder bestek wordt gepubliceerd op de website van BTC (www.btcctb.org).

1.3.3 Inlichtingen

De procedure voor het sluiten van de raamovereenkomst wordt gecoördineerd door Sara Touhami (sara.touhami@btcctb.org) en door Didier Pocet (didier.pocet@btcctb.org).

Zolang de procedure loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende overheid en de (eventuele) inschrijvers omtrent deze opdracht uitsluitend via deze persoon en het is de (eventuele) inschrijvers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende overheid omtrent deze opdracht, tenzij in het bestek anders is bepaald.

De inschrijver wordt geacht zijn offerte in te dienen, daarvan kennis genomen hebbend en rekening houdend met eventuele rechtzettingen betreffende de aankondiging van opdracht of het bestek die gepubliceerd worden in het Publicatieblad van de Europese Unie en/of in het Bulletin der Aanbestedingen of die hem in een individuele aangetekende zending of per fax/e-mail worden toegestuurd. Indien hij het bijzonder bestek in elektronische versie heeft gedownload, wordt hem ten stelligste aanbevolen zijn gegevens door te geven aan de hierboven vermelde Dossierbeheerder Overheidsopdrachten en inlichtingen in te winnen over eventuele wijzigingen of bijkomende informatie.

Overeenkomstig artikel 81 van het KB van 18 april 2017: Als een ondernemer in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van die aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, meldt hij dit onmiddellijk en schriftelijk aan de aanbestedende overheid. Alleszins verwittigt hij haar ten laatste tien dagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes.

1.3.4 Initiële offerte

In het kader van de procedure m.b.t. het sluiten van de raamovereenkomst wordt de initiële offerte 'offerte' genoemd.

1.3.4.1 In de offerte te vermelden gegevens

De inschrijvers worden geattendeerd op de algemene principes uitgevaardigd onder titel 1 van de wet van 17 juni 2016 die van toepassing zijn op deze gunningsprocedure.

De ondernemer is verplicht om het (de) offerteformulier(en) in de bijlage te gebruiken.

Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.

De offerte en de bijlagen die bij het offerteformulier zijn gevoegd worden in het Nederlands, het Frans of het Engels opgesteld.

Door zijn offerte in te dienen, ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, zelfs indien deze vermeld zijn in een of andere bijlage bij zijn offerte.

De inschrijver vermeldt duidelijk in zijn offerte welke inlichtingen vertrouwelijk zijn en/of slaan op zijn fabrieks- of bedrijfsgeheimen en die de aanbestedende overheid dus niet mag onthullen.

De offerte vermeldt volgende inlichtingen:

- de forfaitaire eenheidsprijs / de forfaitaire eenheidsprijzen in letters en in cijfers (exclusief btw);

- het btw-percentage;

- de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die volmacht heeft/hebben om de offerte te ondertekenen;

- de hoedanigheid van de persoon of de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen;

- de datum waarop de bovenvermelde persoon of personen, naargelang het geval, de offerte ondertekend heeft/hebben;

- het volledige identificatienummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank voor ondernemingen (voor Belgische inschrijvers) of bij een gelijkaardige instelling voor buitenlandse inschrijvers.

1.3.4.2 Gestanddoeningstermijn van de offerte

Voor de procedure die leidt tot het sluiten van de raamovereenkomst blijven de inschrijvers 180 kalenderdagen door hun offerte gebonden, te rekenen vanaf de dag volgend op de opening van de offertes.

1.3.4.3 Samenstelling van de offerte

 De ingevulde formulieren die zich in Deel 3 van dit bijzonder bestek bevinden, ondertekend door de persoon of personen die bevoegd is of zijn om de offerte te ondertekenen. Het gaat om volgende formulieren:

- Formulier 3.1 – Gegevens van de inschrijvers;

- Formulier 3.2 – Het naar behoren ingevulde en ondertekende offerteformulier;

- Formulier 3.3 – Integriteitsverklaring van de inschrijvers;

- Le formulaire 3.4 – Het naar behoren ingevulde en ondertekende Uniform Europees Aanbestedingsdocument – UEA);

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is een verklaring op erewoord van de ondernemer dat dient als voorlopig bewijs, ter vervanging van door overheidsinstanties of derden afgegeven documenten of certificaten. Zoals bepaald in artikel 73 van de wet van 17 juni 2016 gaat het om een officiële verklaring waarmee de ondernemer bevestigt dat hij zich niet bevindt in een van de situaties waardoor kandidaten of inschrijvers kunnen of moeten worden uitgesloten en dat hij beantwoordt aan de toepasselijke selectiecriteria.

- Formulier 3.5 – Presentatie – Dagen van beschikbaarheid Week 42 - Formulier 3.6 – Model-cv

 Alle documenten gevraagd in het kader van de gunningcriteria;

 De statuten alsook alle nuttige documenten om de volmacht van de ondertekenaar(s) te bewijzen.

1.3.4.4 Exemplaren

Er moet een origineel papieren exemplaar van de volledige offerte worden ingediend.

Daarnaast voegt de inschrijver een kopie bij de offerte. Desgevallend mag die kopie ingediend worden op cd-rom of USB-stick in de vorm van een of meerdere pdf- bestanden.

1.3.5 Prijs

1.3.5.1 Prijsbepaling

Alle prijzen vermeld op het offerteformulier moeten verplicht uitgedrukt worden in EURO.

Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst, hetgeen betekent dat enkel de eenheidsprijs forfaitair is. De te betalen prijs zal worden verkregen door de eenheidsprijzen die in de inventaris worden opgegeven toe te passen op de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden.

1.3.5.2 Elementen die in de prijs zijn inbegrepen – offerte

De inschrijver wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde.

De dienstverlener stelt een dagtarief voor in euro, exclusief btw.

In dit dagtarief zijn inbegrepen: het logement, de per diems en de verplaatsingen in de partnerlanden (zonder link met de review).

Zijn onder meer inbegrepen in de prijzen:

• de administratie en het secretariaat;

• de verplaatsing en de verzekering;

• de documentatie die met de diensten verband houdt;

• de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering;

• de verpakkingen;

• in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk;

• de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten;

Maar ook de communicatiekosten (internet inbegrepen), de administratie- en secretariaatskosten, de fotokopieer- en drukkosten, de kosten voor de documentatie betreffende de diensten die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist, de productie en de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, alle personeels- en materiaalkosten die nodig zijn om deze opdracht uit te voeren, de vergoeding voor auteursrechten, de aankoop of huur bij derden van diensten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Hoeven niet te zijn inbegrepen in deze prijs:

Internationale reiskosten – het heen-en-terugticket wordt geregeld en betaald door BTC.

De kosten voor transport en het organiseren van workshops of werkvergaderingen.

In voorkomend geval moeten deze kosten verduidelijkt worden in de finale offerte (zie 1.3.12. Prijs – Deel B).

1.3.5.3 Prijsherziening van de offerte

Een prijsherziening kan slechts toegepast worden voor schommelingen in de lonen en de sociale lasten van de medewerkers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is van toepassing zowel naar boven als naar onder en kan worden toegepast op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. In geval van een aanvraag tot prijsherziening zal deze slechts ontvankelijk worden verklaard indien de geldige bewijsstukken bij de aanvraag zijn gevoegd. Voor dienstverleners gevestigd in België zijn aanvaarde bewijsstukken deze van het bevoegd paritair comité van de dienstverlener.

Niet-Belgische dienstverleners leveren evenwaardige bewijsstukken of elke ander

bewijsmiddel dat staaft dat de loonkosten daadwerkelijk gestegen zijn. Er kan slechts een enkele prijsherziening per jaar worden toegepast (op elke verjaardatum van het sluiten van de raamovereenkomst).

Voor de berekening van de prijsherziening is volgende formule van toepassing:

P = Po x (s x 0,85) + 0,15 (=F).

S

P = herziene prijs Po = prijs van de offerte

s = loonkosten (sociale lasten inbegrepen) geldig op de toepassingsdatum van de prijsherziening.

S = loonkosten (sociale lasten inbegrepen) geldig 10 dagen voor opening van de offertes F = niet-herzienbaar gedeelte dat de vaste kosten en winsten bevat.

De prijsherziening kan slechts toegepast worden indien het verschil tussen de nieuwe en de oude prijs (vermeld in de offerte voor de eerste prijsherziening of de laatst aanvaarde herziene prijs voor de volgende prijsherzieningen) minstens 3 % bedraagt.

1.3.6 Indieningsrecht en opening van de offertes

1.3.6.1 Indieningsrecht en wijze van indienen van de offertes

Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen per perceel.

Elke aanvraag tot deelneming of offerte moet vóór de uiterste datum en uur voor de indiening aankomen. Laattijdige aanvragen tot deelneming of laattijdige offertes worden niet aanvaard. (art. 83 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017)

Ze wordt ingediend in een definitief gesloten omslag met de vermelding: Offerte / Raamovereenkomst BXL 1683 – Opening van de offertes op vrijdag 3 november 2017 om 11 uur

.

De gesloten omslag wordt in een tweede omslag geschoven die verstuurd wordt naar:

Belgische Technische Coöperatie Ter attentie van mevr. Sara Touhami Hoogstraat 147

1000 Brussel, België De offerte mag ingediend worden:

a) met de post (normale of aangetekende zending) op bovenstaand adres

b) per overhandiging tegen ontvangstbewijs: de dienst is alle werkdagen toegankelijk tijdens de kantooruren: van 9 tot 17 uur (zie bovenstaand adres).

De aanbestedende overheid attendeert de inschrijvers op het feit dat het opsturen van een offerte per mail niet beantwoordt aan de voorwaarden van art. 14 § 6 en 7 van de Wet van 17 juni 2016.

1.3.6.2 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte

Wanneer een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, dient dit te verlopen overeenkomstig de bepalingen van artikel 43 en 85 van het koninklijk besluit van 18 april 2017.

Om de reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken is een schriftelijke verklaring vereist, die correct ondertekend is door de inschrijver of door zijn gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.

De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel worden meegedeeld voor zover deze bevestigd wordt via een ter post aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs ten laatste de dag vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes.

Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig worden vermeld.

De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.

1.3.6.3 Opening van de offertes

De offertes moeten vóór vrijdag 3 november om 11 uur (Belgische tijd) in het bezit zijn van de aanbestedende overheid. De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op volgend adres:

Belgische Technische Coöperatie Hoogstraat 147

1000 Brussel, België

1.3.7 Selectie van de inschrijvers

In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de Belgische Technische Coöperatie, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de Belgische Technische Coöperatie, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht.

BTC behoudt zich het recht voor dienstverleners uit te sluiten die momenteel rechtstreeks betrokken zijn bij de commercialisering van hetzelfde soort producten als de begunstigde organisatie.

Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van

de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht.

Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang.

1.3.7.1 Uitsluitingsgronden en selectiecriteria

De verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden en ook de selectiecriteria worden uiteengezet in Deel 3 van dit bijzonder bestek.

Door zijn offerte in te dienen vergezeld van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (zie UEA in de bijlage) verklaart de inschrijver officieel op erewoord:

1° dat hij zich niet in een van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgevallen bevindt die zijn uitsluiting moet of kan ten gevolge hebben;

2° dat hij beantwoordt aan de selectiecriteria die de aanbestedende overheid heeft vastgelegd voor deze opdracht.

De aanbestedende overheid vraagt indien nodig aan de inschrijver op eender welk moment van de procedure om alle of een gedeelte van de rechtvaardigende stukken voor te leggen indien dit nodig is om het goede verloop van de procedure te verzekeren. De inschrijver is niet verplicht ondersteunende documenten of andere bewijsstukken over te leggen indien en voor zover de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door raadpleging van een gratis toegankelijke nationale databank in elke lidstaat.

Met uitzondering van de uitsluitingsgronden met betrekking tot fiscale en sociale schulden kan de inschrijver die zich niet in een van de verplichte of facultatieve uitsluitingssituaties bevindt, op eigen initiatief bewijzen, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij de feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen die geschikt zijn om verdere strafrechtelijke inbreuken of fouten te voorkomen.

1.3.7.2 Modaliteiten voor het onderzoek van de offertes en regelmatigheid van de offertes

Alvorens over te gaan tot de evaluatie en de vergelijking van de offertes, onderzoekt de aanbestedende overheid de regelmatigheid ervan.

De offertes zijn zo opgesteld dat de aanbestedende overheid haar keuze kan maken zonder in onderhandeling te treden met de inschrijver. Om die reden en om de offertes op gelijke voet te kunnen beoordelen, is het essentieel dat de offertes volledig overeenstemmen met de bepalingen van het bestek, zowel op formeel als materieel vlak.

Substantieel onregelmatige offertes worden uitgesloten.

Een offerte is substantieel onregelmatig wanneer ze van aard is de inschrijver een discriminerend voordeel te bieden, tot concurrentievervalsing te leiden, de beoordeling van de offerte van de inschrijver of de vergelijking ervan met de andere offertes te verhinderen, of de verbintenis van de inschrijver om de opdracht onder de gestelde voorwaarden uit te voeren onbestaande, onvolledig of onzeker te maken.

De volgende onregelmatigheden worden met name als substantieel beschouwd:

1° de niet-naleving van het milieu-, sociaal of arbeidsrecht, voor zover deze niet-naleving strafrechtelijk gesanctioneerd wordt;

2° de niet-naleving van de vereisten bedoeld in de artikelen 38, 42, 43, § 1, 44, 48, § 2, eerste lid, 54, § 2, 55, 83 en 92 van het KB van 18 april 2017 en van artikel 14 van de wet, voor zover zij verplichtingen bevatten ten aanzien van de inschrijvers;

3° de niet-naleving van de minimale eisen en de vereisten die als substantieel worden aangemerkt in de opdrachtdocumenten;

4° de offertes die geen originele handgeschreven handtekening (geen scan) op het offerteformulier bevatten.

De aanbestedende overheid verklaart eveneens nietig, de offerte die meerdere niet- substantiële onregelmatigheden bevat die door hun cumulatie of combinatie van die aard zijn dat ze dezelfde gevolgen hebben als deze hierboven beschreven (overeenkomstig artikel 76 van het KB van 18 april 2017).

1.3.8 Gunningscriteria

Om de deelnemers aan de raamovereenkomst te kiezen, worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers beoordeeld op de beste kwaliteit-prijsverhouding volgens onderstaande criteria:

Kwalitatieve criteria (60 %)

1. Het feit dat de inschrijver de OESO-DAC normen en standaarden voor evaluatie onderschrijft en deze integreert in de organisatorische handvesten en backoffice mechanismen, een deontologische en ethische code en het bewijs van de professionalisering van de inschrijver op het gebied van evaluatie (15 %)

o Normen en standaarden vertalen zich in standaarden en kwaliteitscriteria gebruikt door de backoffice.

o Het bewijs wordt geleverd door:

1) de beschrijving in maximaal 2 dubbelzijdige A4-pagina’s van het bestaande proces voor kwaliteitszorg voor diensten gelijkaardig aan deze opdracht (10 %);

2) de beschrijving van de standaarden en criteria die de professionalisering van de inschrijver aantonen in de sector evaluatie (handvest, deontologische code, het bestaan van een accreditatie/certificering, kopie van kaderdocumenten van de organisatie, enz.)(5 %);

2. De competenties van de ingezette experts om een gedegen backoffice en beheer te verzekeren qua organisatie/coördinatie tijdens de hele duur van het

beoordelingsproces en om kwaliteitsvolle deliverables af te leveren (30 %).

o Onder ‘backoffice’ worden bedoeld: de controletaken en de

kwaliteitszorg tijdens de hele duur van het evaluatieproces, en meer bepaald de kwaliteitszorg op de deliverables van de beoordeling.

o Het bewijs wordt geleverd door:

1) maximaal drie cv’s van experts en/of beheerders die de backoffice zullen verzorgen en die de sectoren en thema’s van deze opdracht bestrijken (10 %);

Het verwachte profiel:

 Minstens 5 jaar ervaring op het gebied van evaluatie en kwaliteitszorg van de evaluaties (30 %)

 Een opleiding of certificering gevolgd hebben op het gebied van programma-evaluaties (25 %)

 Actief hebben deelgenomen aan minstens twee externe evaluaties van interventies in Afrika die de sectoren en thema’s van deze opdracht bestrijken of deze evaluaties hebben gerealiseerd (25 %)

 Kennis hebben van het Frans en het Engels, kennis van het Spaans wordt in beschouwing genomen (20 %)

2) Een presentatiesessie door minstens twee van

bovenvermelde experts, over de aanpak en het instrument voor kwaliteitszorg dat de inschrijver heeft opgezet (20 %).

De inschrijvers die een regelmatige offerte hebben ingediend worden uitgenodigd om hun kwaliteitsaanpak te komen voorstellen.

Deze aanpak beschrijft de elementen en functionaliteiten die uiteengezet moeten worden en waarop de evaluatie zich zal baseren.

Er wordt de inschrijver gevraagd in zijn offerte twee dagen op te geven van de voorziene periode waarop hij beschikbaar is voor het geven van deze demonstratie. De inschrijver vult hiervoor formulier '3.5 Demonstratie – Beschikbare dagen' in.

3. De kwaliteit van de deliverables van de inschrijver (15 %):

o De inschrijver moet kunnen aantonen dat hij in staat is om een kwaliteitsvol evaluatieverslag te produceren, geheel in

overeenstemming met de normen en standaarden en volgens de criteria van de OESO-DAC.

o Het bewijs wordt geleverd door:

1) twee evaluatieverslagen (één in het Frans – 5 %, één in het Engels – 5 %) die tijdens de laatste twee jaar werden opgemaakt in het kader van gelijkaardige diensten. Beide evaluatieverslagen zijn opgenomen in de lijst van de belangrijkste gelijkaardige diensten die de inschrijver aflevert (10 %);

2) twee exemplaren (5 % per verslag) van een startverslag in het kader van gelijkaardige diensten die een evaluatiemethodologie voorstellen (evaluatievraag en evaluatiematrix) en het

evaluatieproces gedurende de laatste twee jaar (5%).

Kwantitatief criterium (40 %)

o Dagprijs voor de hoofdbeoordelaar, die expert en teamleider is (20 %) o Dagprijs voor een niet-leidend expert van senior niveau⁸ (10 %) o Dagprijs voor een niet-leidend expert van junior niveau⁹ (5 %)

o Dagprijs voor de backoffice (kwaliteitszorg) (bij wijze van indicatie telt men twee werkdagen voor kwaliteitszorg voor elke evaluatie (5 %) De weging van de subcriteria gebeurt op basis van het dagtarief exclusief btw verkregen door het gemiddelde van de prijs voor de posten ‘domicilie’ en ‘terrein’.

De financiële offerte bestaat uit het ingevulde en ondertekende offerteformulier.

Eindbeoordeling

De punten voor de gunningscriteria worden opgeteld.

De inschrijver vermeldt duidelijk in zijn offerte welke inlichtingen vertrouwelijk zijn en/of slaan op zijn fabrieks- of bedrijfsgeheimen en die de aanbestedende overheid dus niet mag onthullen.

1.3.9 Sluiten van de raamovereenkomst

Een raamovereenkomst per perceel wordt gesloten met de drie (3) best geklasseerden, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op eer van de inschrijvers heeft geverifieerd.

De raamovereenkomst wordt gesloten d.m.v. de betekening van de beslissing van de aanbestedende overheid aan de deelnemer.

De kennisgeving gebeurt per aangetekende brief, per telefax of via andere elektronische middelen op voorwaarde dat in de twee laatste gevallen, de inhoud binnen vijf dagen per

8Senior = Minstens 10 jaar ervaring in de sector die het voorwerp van de review uitmaakt 9 Junior = Minstens 3 jaar ervaring in de sector die het voorwerp van de review uitmaakt.

aangetekende brief wordt bevestigd.

Er dient wel opgemerkt dat overeenkomstig art. 85 van de wet van vrijdag 17 juni 2016, de aanbestedende overheid geenszins verplicht is om de raamovereenkomst te sluiten.

De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het sluiten van de raamovereenkomst als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.

De documenten die de raamovereenkomst regelen zijn:

 dit bestek en zijn bijlagen;

 De goedgekeurde offerte en alle bijlagen ervan;

 De aangetekende brief met de kennisgeving van de beslissing tot het sluiten van de overeenkomst;

 Desgevallend de eventuele latere documenten, aanvaard en ondertekend door beide partijen.

B. Procedure m.b.t. de uitvoering van de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst

1.3.10 Inlichtingen

De gunningsprocedures van de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst worden gecoördineerd door het departement ‘Operations’ van BTC. Zolang de procedure loopt, verlopen alle contacten tussen de aanbestedende overheid en de deelnemers aan de overeenkomst hoofdzakelijk via die dienst

1.3.11 Finale offerte

In het kader van de procedure m.b.t. het gunnen van een opdracht gebaseerd op de raamovereenkomst, wordt de offerte 'finale offerte' genoemd. De uitnodiging om een finale offerte in te dienen wordt aan de deelnemers gestuurd met wie BTC een raamovereenkomst heeft afgesloten, volgens de modaliteiten beschreven in punt 1.3.13 Gunning van de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst. Bij de finale- offerteaanvraag worden de gegevens van de profielen, de prestaties, de plaats ervan, de duur ervan, enz. meegedeeld.

1.3.11.1 In de finale offerte te vermelden gegevens

De offerte en de bijlagen die bij het offerteformulier zijn gevoegd worden in het Frans of het Engels opgesteld.

1.3.11.2 Samenstelling van de finale offerte

De stukken die eventueel bij de finale offerte moeten worden gevoegd, worden vermeld in elke uitnodiging (samen met de specifieke referentietermen voor de zending) aan de deelnemers om een finale offerte in te dienen.

1.3.11.3 Indieningsrecht en wijze van indienen van de finale offertes

De finale offerte dient bij de aanbestedende overheid per e-mail toe te komen uiterlijk op de datum vermeld in de uitnodiging om offerte in te dienen.

De uitgenodigde inschrijvers kunnen vragen stellen over de opdracht. De vragen worden schriftelijk gesteld aan de contactpersoon vermeld in de uitnodiging

1.3.11.4 Opening van de finale offertes

De per e-mail opgestuurde offertes moeten in het bezit zijn van de aanbestedende overheid uiterlijk op de datum vermeld in de uitnodiging om offerte in te dienen. De uiterste datum zal in geen geval later zijn dan 21 dagen na de datum van opsturen van de finale-offerteaanvraag (zie deel 2).

1.3.12 Budget

Alle prijzen moeten verplicht uitgedrukt worden in EURO.

Het gedetailleerd budget wordt als volgt samengesteld:

a) Honoraria

De dienstverlener geeft in zijn finale offerte de prijs opgegeven in zijn initiële offerte op.

De forfaitaire eenheidsprijzen die de deelnemer in zijn finale offerte vermeldt, mogen niet hoger liggen dan de eenheidsprijzen die hij in zijn initiële offerte heeft vermeld.

Internationale reisdagen worden niet als werkdagen beschouwd en worden dus niet ten laste genomen door BTC.

Enkel de gepresteerde werkdagen worden betaald. Het aantal te presteren werkdagen wordt verduidelijkt in de specifieke referentietermen voor elke evaluatieopdracht.

b) Andere aanvaarde kosten (in voorkomend geval)

De kosten verbonden aan plaatselijk vervoer, het organiseren van workshops of werkvergaderingen in het kader van de uitvoering van de prestatie kunnen worden terugbetaald op basis van het originele bewijsstuk dat bij de factuur wordt gevoegd.

BTC kan de logistiek voor het plaatselijk vervoer faciliteren (enkel voor de uitvoering van de opdracht).

1.3.13 Gunning van de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst

1.3.13.1 Verloop van de gunningsprocedure

De uitvoering van opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst gebeurt door toepassing van de bepalingen van deze overeenkomst, zonder nieuwe oproep tot mededinging tussen de deelnemers.

Er mag dus geen enkele substantiële wijziging aangebracht worden aan de bepalingen vastgelegd in de raamovereenkomst.

De gunning van de opeenvolgende bestellingen gebeurt zonder nieuwe oproep tot mededinging volgens de clausules en bepalingen van de raamovereenkomst.

Er zal als volgt te werk gegaan worden:

Geval 1: De best gerangschikte deelnemer wordt schriftelijk gecontacteerd. Hij moet schriftelijk zijn voorstel opsturen volgens de specifieke referentietermen, met inbegrip van het profiel en de beschikbaarheid van het team, het startverslag, het gedetailleerd budget en de methodologie. Wanneer het voorstel objectief overeenstemt met de referentietermen, dan wordt de opdracht hem gegund.

Geval 2: Beschikt de bevraagde deelnemer op dat moment niet over de capaciteit om de bestelling uit te voeren of is hij niet geïnteresseerd om een andere reden, dan wordt de tweede best gerangschikte deelnemer uitgenodigd om de bestelling te bevestigen.

De gunning van de opeenvolgende bestellingen wordt dus stapsgewijs verdeeld, volgens de rangschikking van de initiële offerte en volgens de objectieve afstemming van het voorstel op de specifieke referentietermen.

Deze methode wordt toegepast op de bestellingen tijdens de hele duur van de raamovereenkomst.

Er wordt geen enkele wijziging aangebracht ten opzichte van de bepalingen vastgelegd in de initiële offerte.

1.3.14 Sluiten van de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst

Het volledige contract bestaat uit:

 Dit bijzonder bestek en de bijlagen ervan;

 De uitnodiging om finale offerte in te dienen, vergezeld van de referentietermen;

 De goedgekeurde finale offerte;

 De aangetekende brief met de kennisgeving van de gunningsbeslissing;

 Desgevallend de eventuele latere documenten, aanvaard en ondertekend door beide partijen.

Er dient wel opgemerkt dat overeenkomstig art. 85 van de wet van vrijdag 17 juni 2016, de aanbestedende overheid geenszins verplicht is om de opdracht te gunnen.

1.4 Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen

Dit hoofdstuk van dit bestek bevat de bijzondere bepalingen van toepassing op alle opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst die afwijken van de 'algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken' van het KB van 14 januari 2013, hierna 'AUR' genoemd of die deze aanvullen of verduidelijken. De tussen haakjes vermelde artikelen verwijzen naar de artikelen van de AUR. Bij gebrek aan aanwijzingen zijn de relevante bepalingen van de AUR integraal van toepassing.

In dit bestek wordt niet afgeweken van de AUR.

1.4.1 Definities (art. 2)

In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder:

- leidend ambtenaar: de ambtenaar of ieder persoon belast met de leiding van en de controle op de uitvoering van de opdracht;

- borgtocht: financiële garantie gegeven door de opdrachtnemer voor zijn verplichtingen tot de volledige en goede uitvoering van de opdracht;

- oplevering: vaststelling door de aanbestedende overheid dat de door de opdrachtnemer geheel of gedeeltelijk uitgevoerde werken, leveringen of diensten overeenstemmen met de regels van goed vakmanschap evenals met de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht;

- betaling in mindering: betaling van een deel van de opdracht na verstrekte en aanvaarde prestaties;

- voorschot: betaling van een deel van de opdracht voorafgaand aan verstrekte en aanvaarde prestaties;

- bijakte: overeenkomst tussen de door de opdracht gebonden partijen, waarin de op de opdracht toepasselijke documenten worden aangepast tijdens de uitvoering ervan;

1.4.2 Briefwisseling met de dienstverlener (art. 10)

De kennisgevingen door de aanbestedende dienst worden gezonden naar het adres van de maatschappelijke zetel zoals vermeld in de offerte.

1.4.3 Leidend ambtenaar (art. 11)

Het beheer van de raamovereenkomst wordt toevertrouwd aan Sven Huyssen – Operation Manager.

Voor elke opdracht die wordt gesloten op basis van de raamovereenkomst, wordt de leidend ambtenaar vermeld in de uitnodiging om offerte in te dienen, of in de betekening van het sluiten van de opdracht.

Wanneer de opdracht afgesloten is, is de leidend ambtenaar de hoofdcontactpersoon van de dienstverlener. Alle briefwisseling en alle vragen omtrent de uitvoering van de opdracht worden aan hem gericht.

De leidend ambtenaar of de verantwoordelijke heeft volledige bevoegdheid om de opdracht op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. Hij/zij kan alle wijzigingen aan de opdracht bevelen die over het voorwerp van de opdracht gaan en binnen de beperkingen van de opdracht blijven.

Vallen niet onder zijn/haar bevoegdheid: de ondertekening van aanhangsels, en elke andere beslissing of akkoord die een afwijking op de essentiële bepalingen en voorwaarden inhoudt. De aanbestedende overheid wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in punt 1.1.2 De aanbestedende overheid.

Het is de leidend ambtenaar is geen enkel geval toegelaten de modaliteiten (bv.

uitvoeringstermijnen …) van het contract te wijzigen, zelfs indien de financiële impact nul of negatief zou zijn. Elke verbintenis, elke wijziging of elk akkoord die/dat zou afwijken van de voorwaarden in het bijzonder bestek en waarvan geen kennis werd gegeven door de aanbestedende overheid, moet als nietig worden beschouwd.

1.4.4 Onderaannemers (art. 12 tot 15)

In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer, wat de uitvoering van de opdracht betreft, aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid.

De dienstverlener verbindt zich ertoe om de opdracht te laten uitvoeren door de personen die aangeduid zijn in de offerte, behalve in geval van overmacht. Indien de persoon vermeld in de offerte in de onmogelijkheid verkeert om de opdracht uit te voeren, dan moet de dienstverlener de leidend ambtenaar onmiddellijk verwittigen en een vervanger voorstellen met een gelijkaardig profiel en dito competenties. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de voorgestelde vervanger al dan niet te aanvaarden.

De vermelde personen of hun vervangers worden verondersteld effectief mee te werken aan de uitvoering van de opdracht. De vervangers moeten door de aanbestedende overheid worden erkend.

1.4.5 Vertrouwelijkheid (art. 18)

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen reclame te maken over de opdracht zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. Hij mag wel de opdracht als referentie vermelden in het kader van een overheidsopdracht, op voorwaarde dat hij de staat ervan (bv. 'in uitvoering') eerlijk vermeldt en in zoverre de aanbestedende overheid die toestemming niet heeft ingetrokken omwille van een slechte uitvoering van de opdracht.

1.4.6 Intellectuele rechten (art. 19 tot 23)

Het materiaal dat de dienstverlener ontwikkelt, mag door de aanbestedende overheid

gebruikt worden. In dat verband mag het gereproduceerd en verdeeld worden.

BTC verkrijgt de intellectuele eigendomsrechten die ontstaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht.

Op geen enkel moment mag de dienstverlener de informatie gebruiken voor publicatie noch voor zijn eigen bedrijf, noch voor een concurrerend bedrijf

1.4.7 Borgtocht

Voor de opdrachten gebaseerd op deze raamovereenkomst is geen borgtocht vereist.

1.4.8 Conforme uitvoering (art. 34)

De diensten dienen in alle opzichten overeen te stemmen met de opdrachtdocumenten.

Zelfs bij ontstentenis van technische specificaties in de opdrachtdocumenten, voldoen ze op alle punten aan de regels van de kunst.

1.4.9 Wijzigingen van de opdracht (art. 37 tot 38/19)

De aanbesteder kan zich het recht voorbehouden de uitvoering van de opdracht gedurende een bepaalde periode te schorsen, met name omdat de opdracht naar zijn oordeel op dat ogenblik niet zonder bezwaar kan worden uitgevoerd.

In voorkomend geval wordt de uitvoeringstermijn verlengd met de door de schorsing veroorzaakte vertraging, op voorwaarde dat de contractuele termijn niet verstreken is.

Wanneer deze termijn verstreken is, kan een teruggave van de boete voor vertraging in de uitvoering worden toegestaan.

Wanneer de prestaties worden geschorst op grond van deze clausule, dient de opdrachtnemer op zijn kosten alle nodige voorzorgsmaatregelen te treffen teneinde de reeds uitgevoerde prestaties en materialen te vrijwaren tegen mogelijke beschadigingen door ongunstige weersomstandigheden, diefstal of andere daden met kwaadwillig opzet.

De opdrachtnemer heeft recht op schadevergoeding voor de schorsingen op bevel van de aanbesteder wanneer:

- de schorsing in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens tien werkdagen of vijftien kalenderdagen overschrijdt, naargelang de uitvoeringstermijn uitgedrukt is in werk- of kalenderdagen;

- de schorsing niet het gevolg is van ongunstige weersomstandigheden;

- de schorsing plaats vindt binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.

Binnen de dertig dagen vanaf wanneer de feiten zich hebben voorgedaan of vanaf de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbestedende overheid er normaal gezien kennis van moest hebben, geeft de opdrachtnemer de feiten of de omstandigheden bondig aan bij de aanbestedende overheid en beschrijft precies welke weerslag deze hebben op het verloop en de kosten van de opdracht.

1.4.10 Voorafgaande keuring (art. 41-42)

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de dienstverlener op eender welk moment van de opdracht een activiteitenverslag te vragen (gehouden vergaderingen, ontmoete personen, bezochte instellingen, overzicht resultaten, problemen die zich gesteld hebben en onopgeloste problemen, afwijking ten opzichte van de planning en afwijkingen ten opzichte van de referentietermen, enz.).

1.4.11 Onvoorzienbare omstandigheden (art. 56)

In beginsel heeft de opdrachtnemer geen recht op enige wijziging van de contractuele voorwaarden wegens onverschillig welke omstandigheden waaraan de aanbestedende overheid vreemd is.

Een beslissing van de Belgische Staat om de samenwerking met het partnerland stop te zetten, wordt beschouwd als een onvoorziene omstandigheid in de zin van dit artikel. In geval van schorsing of stopzetting van de activiteiten door de Belgische Staat die dus de financiering van deze opdracht impliceert, zal BTC redelijke middelen in werking stellen om tot een maximaal bedrag van schadevergoeding te komen.

1.4.12 Uitvoeringsmodaliteiten (art. 146 e.v.)

1.4.12.1 Termijnen en clausules (art. 147)

Voor elke opdracht gebaseerd op de raamovereenkomst moeten de diensten worden uitgevoerd overeenkomstig de kalender gevoegd bij de referentietermen van de uitnodiging om een finale offerte in te dienen.

1.4.12.2 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten (art. 149)

De diensten worden gepresteerd in een van de partnerlanden van BTC. Die plaats zal gespecificeerd worden in de uitnodiging om een finale offerte in te dienen.

De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn uitgedrukt in kalenderdagen die de inschrijver moet vermelden in zijn offerte. Deze termijn begint te lopen vanaf de dag volgend op deze waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties van de onderneming van de dienstverlener worden niet meegeteld.

Deel 2 ‘Referentietermen’ vermeldt de lijst van landen waarin de prestaties uitgevoerd zullen worden.

1.4.12.3 Evaluatie van de uitgevoerde diensten

De diensten worden tijdens hun uitvoering van nabij opgevolgd door de leidend ambtenaar.

Indien tijdens de uitvoering van de diensten afwijkingen worden vastgesteld, wordt dit onmiddellijk aan de dienstverlener ter kennis gebracht per fax of per e-mail, en daarna bevestigd per aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is verplicht diensten die niet-

conform zijn uitgevoerd, over te doen.

De dienstverlener deelt aan de leidend ambtenaar bij ter post aangetekende brief, of op elektronische wijze waarmee het mogelijk is de verzenddatum met verzekering vast te stellen, de datum mede waarop de nieuwe diensten kunnen gecontroleerd worden.

1.4.13 Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art. 152-153)

De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de geleverde diensten voorkomen.

Bovendien vrijwaart de dienstverlener de aanbestedende overheid tegen schadeloosstelling die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de diensten of in gebreke blijven.

1.4.14 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art.

44-53 en 154-155)

De ontoereikendheid van de dienstverlener wordt niet enkel beoordeeld op basis van de diensten zelf maar ook op basis van het geheel van zijn verplichtingen.

Om elk risico van partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de dienstverlener strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang.

In geval van overtreding kan de aanbestedende overheid de dienstverlener per overtreding een forfaitaire boete opleggen die kan oplopen tot het drievoudige van de som van de (geschatte) waarden van het voordeel aangeboden aan de aangestelde en van het voordeel dat de inschrijver hoopte te bekomen door het voordeel aan de aangestelde aan te bieden. De aanbestedende overheid zal soeverein oordelen over de toepassing van die boete en van het bedrag.

Die clausule doet geen afbreuk aan de eventuele toepassing van andere ambtshalve maatregelen die voorzien zijn in de AUR, meer bepaald de eenzijdige opzegging van de opdracht en/of de uitsluiting van de opdrachten van de aanbestedende overheid voor een bepaalde duur.

1.4.14.1 Gebrekkige uitvoering (art. 44)

§1 De opdrachtnemer wordt voor de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn:

1° wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten;

2° ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid;

3° wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid niet naleeft.

§ 2. Al de tekortkomingen op de bepalingen van de opdracht, daarin begrepen het niet- naleven van de bevelen van de aanbestedende overheid, worden in een proces-verbaal vastgesteld, waarvan onmiddellijk bij aangetekende brief een afschrift aan de opdrachtnemer wordt verzonden.

De opdrachtnemer dient zonder verwijl zijn tekortkomingen te herstellen. Hij kan bij aangetekende brief, te verzenden binnen de vijftien dagen volgend op de verzenddatum van het proces-verbaal, aan de aanbestedende overheid zijn verweermiddelen doen gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten.

§ 3. Wanneer in hoofde van de opdrachtnemer tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de artikelen 45 tot 49, 154 en 155.

1.4.14.2 Vertragingsboetes (art. 46-154)

De vertragingsboetes zijn onafhankelijk van de in artikel 45 bedoelde straffen. Zij zijn eisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor het totaal aantal dagen vertraging.

Onverminderd de toepassing van de vertragingsboetes, vrijwaart de opdrachtnemer de aanbestedende overheid in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.

1.4.14.3 Ambtshalve maatregelen (art. 47-155)

§ 1. Wanneer de opdrachtnemer, na het verstrijken van de in artikel 44, § 2, gestelde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief is gebleven of middelen heeft aangevoerd die door de aanbestedende overheid als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld, kan deze laatste de ambtshalve maatregelen vermeld in paragraaf 2 treffen.

De aanbestedende overheid mag de ambtshalve maatregelen nochtans treffen zonder het verstrijken van de termijn bedoeld in artikel 44, § 2, af te wachten wanneer de opdrachtnemer op voorhand expliciet de vastgestelde tekortkomingen heeft toegegeven.

§ 2. De ambtshalve maatregelen zijn:

1° de eenzijdige opzegging van de opdracht. In welk geval de aanbestedende overheid van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding verwerft of bij gebrek aan borgstelling een equivalent bedrag. Deze maatregel sluit de toepassing uit van iedere vertragingsboete op het deel waarop de verbreking slaat;

2° de uitvoering in eigen beheer van het geheel of van een deel van de niet-uitgevoerde