Nederlandse universiteitsbibliotheken, klaar voor de toekomst
Een verkennend onderzoek naar de gevolgen van de digitalisering van content voor interne werkprocessen en bibliotheeksystemen. Masterscriptie Culturele Informatiewetenschap augustus 2016 Universiteit van Amsterdam Faculteit der Geesteswetenschappen Scriptiebegeleider: Dr. H.J. Voorbij Gert‐Jan Boers Studentnummer 10632816 De Condor 54 7609 HD Almelo
Inhoudsopgave
Voorwoord
3Samenvatting
4Summary
51. Inleiding
6 1.1 Werkprocessen 7 1.2 Bibliotheeksystemen 9 1.3 Werkprocessen bij bibliotheeksystemen 10 1.4 Probleemstelling 11 1.5 Onderzoeksmethode 11 1.6 Begrippen en afbakening 12 2. Situatieschets 13 2.1 Infrastructuur 14 2.2 Content 15 2.3 Databases 16 2.4 Ontwikkelingen 17 2.5 E‐book en e‐journal werkprocessen bij de UB Twente 17 2.5.1 Acquisitie/Aanschaf 18 2.5.2 Catalogiseren 19 2.5.3 Uitleen 20 3. Deskresearch 23 3.1 Inleiding 23 3.2 Literatuur 23 3.3 Conclusie 33 4. Resultaten vragenlijst 34 4.1 Inleiding 34 4.2 Deel A. vragenlijst: E‐journals 35 4.3 Deel B vragenlijst: E‐books 59 5. Conclusies en aanbevelingen 86 5.1 Inleiding 86 5.2 Verbanden bij E‐journals 86 5.3 Verbanden bij E‐books 99 5.4 Heeft de e‐journal transitie de weg bereid voor de e‐book transitie? 103 5.5 Totaalconclusie 104 5.6 Aanbevelingen 105 6. Gebruikte literatuur 107 Bijlage 1: Vragenlijst 110 Bijlage 2: Lijst van respondenten (instellingen) 119Voorwoord
Deze masterscriptie vormt de afsluiting van mijn studie Culturele Informatiewetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. De onderwerpskeuze werd mij voorgesteld door de bibliothecaris van de Universiteit Twente, tevens mijn werkgever. Het onderwerp: invloed van digitalisering van content op werkprocessen bij universiteitsbibliotheken sprak mij direct aan. Dagelijks werk ik met bibliotheeksystemen en ondersteun ik gebruikers bij het gebruik daarvan. Steeds vaker constateer ik onvrede bij hen over wat het bibliotheeksysteem zou moeten kunnen om efficiënt te werken en wat het systeem daadwerkelijk kan. Snelle maatschappelijke en technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat processen en systemen relatief snel verouderd aanvoelen. De onvrede uit zich steeds frequenter in frustratie en, nog erger, moedeloosheid. Een onderzoek om te kijken hoe andere Nederlandse Universiteitsbibliotheken dit ervaren, welke oplossingen ze (eventueel) hebben gekozen en de resultaten van deze oplossingen kunnen waardevolle informatie opleveren. Informatie die vervolgens gebruikt kan worden om de eigen interne werkprocessen van de Universiteitsbibliotheek Twente te stroomlijnen en om inzichtelijk te krijgen welke criteria en prioriteiten gebruikt kunnen worden bij de zoektocht naar een eventueel nieuw bibliotheeksysteem. De kritische blik en steun van mijn begeleider Henk Voorbij is bij het schrijven van deze scriptie onmisbaar gebleken. Ook de hulp van mijn collega’s van de UB Twente mag niet onvermeld blijven. Tenslotte was het zonder de medewerking van een groot aantal medewerkers van alle Nederlandse Universiteitsbibliotheken niet mogelijk geweest dit onderzoek uit te voeren, mijn dank gaat uit naar hen allen. Almelo, 9 augustus 2016
Samenvatting
Interne werkprocessen binnen universiteitsbibliotheken in Nederland zijn onderhevig aan ingrijpende veranderingen. Diverse factoren beïnvloeden zowel de input als de output. Digitalisering van content zorgt enerzijds voor een gedifferentieerder aanbod van content. Krimpende budgetten, regelgeving en ontwikkelingen in het onderwijs vragen anderzijds steeds méér en sneller beschikbare informatie. Het bibliotheeksysteem is een onmisbaar middel voor een bibliotheek om deze processen uit te voeren teneinde aan de vraag te kunnen voldoen. Door de snelheid waarmee de digitalisering van content zich voltrekt, is het voor veel universiteitsbibliotheken moeilijk om het tempo bij te houden. Bibliotheken evolueren mee met de tijd, maar de vraag rijst of de processen en systemen genoeg zijn mee gegroeid. Het onderzoek laat zien dat er erg verschillend wordt gereageerd op de gevolgen van bovengenoemde digitalisering. Een aantal bibliotheken ervaart de verschillen als zeer aanzienlijk, een aantal andere als nauwelijks merkbaar. Ook de gevolgen voor het gebruikte bibliotheeksysteem worden zeer uiteenlopend beoordeeld. Een groot deel van de Nederlandse universiteitsbibliotheken is de afgelopen jaren overgegaan naar een ‘next generation’ bibliotheeksysteem. Hoewel door leveranciers aangeprezen als DE oplossing om werkprocessen efficiënter in te richten en kosten te besparen is het voor velen nog te vroeg om dit te onderschrijven. Wel kan worden geconcludeerd dat er in deze populatie nog geen algehele tevredenheid is over de manier waarop de huidige werkprocessen zijn ingericht en de wijze waarop bibliotheeksystemen dit faciliteren. Er is nog volop ruimte voor verbetering.
Summary
Internal workflows in Dutch Academic Libraries have experienced major changes in the past years. Multiple factors play significant roles in input as well as in output. The fast digitization of content enables a more differentiated supply of content. On the other hand, budget cuts, regulation or and changes in the curriculum demand more, better and quicker access to information. The Library system plays a key‐role in supporting and executing these processes to meet the demands. As a result of the fast pace in which the digitization process is taken place, many libraries struggle to keep up. Libraries do evolve in time, but is it questionable if processes and library system have evolved also. This research shows that Dutch Academic Libraries respond to this transition very differently. Some Libraries state that the changes are quite substantial, as where others qualify them as hardly noticeable. Consequences for the Library system are also judged as being very divers. A number of Dutch Academic Libraries have moved to a ‘next generation Library system’ in the last years. Although vendors say that these systems will raise efficiency and bring down costs, it is too early to agree with this statement. We can, however state that within this population there is not yet an overall satisfaction with current workflows and library systems. There is room for improvement.1. Inleiding
In : ‘On the origin of species by means of natural selection, or the preservation of favoured races in the struggle for life’, voor het eerst uitgegeven in 1859, beschrijft Charles Darwin veranderingen bij diersoorten die hij bestudeerde op verschillende locaties tijdens zijn vijf jaar durende reis aan boord van de H.M.S. Beagle. De door hem geconstateerde veranderingen/verschillen zijn mutaties in bouw en/of uiterlijk om de omgeving beter toegerust te zijn en zo het voortbestaan van de soort te garanderen. De aanpassing is reactief, de omstandigheden veranderen, waarop diersoorten zich (over een hele lange periode) hebben aangepast. De aanpassing wordt mogelijk gemaakt doordat de erfelijke eigenschappen veranderen. Dit als gevolg van genetische variatie, voortplanting en natuurlijke selectie. Bij de op de Galapagoseilanden voorkomende vinkenpopulaties constateerde hij andere snavels voor ander voedsel en langere of kortere poten al naar gelang de leefomgeving dit vereiste. Deze geleidelijke en onomkeerbare aanpassingen noemde Darwin evolutie. (afgeleid van het Griekse: ‘evolvere’ wat ontwikkeling betekent) De evolutietheorie die Darwin onder andere baseerde op de aanpassingen bij vogels en die in het begin op veel controverse stuitte, is op veel meer diersoorten van toepassing. Bij een groot aantal dieren zijn nog (rudimentaire) overblijfselen te zien van verre voorouders die de theorie staven dat voorouders er anders hebben uitgezien en dat de soort zich over vele jaren geleidelijk ontwikkeld heeft. Enkele voorbeelden zijn resten van achterpoten bij diverse walvissoorten en het staartbotje bij de mens. Door zijn onderzoek en daaruit voortvloeiende evolutietheorie kwam Darwin tot de stelling dat niet het sterkste dier overleeft (survival of the fittest), maar juist degene die zich het best aan zijn omgeving aanpast.
Organisaties kunnen ook beschouwd worden als onderhevig aan evolutie. De omgeving verandert, en organisaties die daar op kunnen anticiperen hebben een grotere kans op overleven. Toen digitale fotografie de analoge fotorolletjes verdrong was menig producent van fotorolletjes binnen afzienbare tijd failliet. Zij hadden niet goed gereageerd op een veranderende omgeving en daardoor veranderende markt. De neergang van het V&D concern is een actueel voorbeeld van een organisatie en een organisatieformule die volgens ‘de kenners’ niet met zijn tijd is meegegaan. Het resultaat: dure winkels die vol staan met spullen die niet gekocht worden. De opkomst en bedreiging van online winkels is door dit bedrijf lange tijd niet serieus genomen en veel te laat is nog getracht om op deze reeds rijdende trein te stappen. Toen was het echter al te laat.
Bibliotheken zijn organisaties. Zij bevinden zich midden in de samenleving en dienen de samenleving door informatie te verzamelen, te ontsluiten en deze aan te bieden. Universiteitsbibliotheken staan in het epicentrum van het primaire proces van een Universiteit, namelijk Onderwijs en Onderzoek.
Onderwijs heeft informatie nodig zoals ook onderzoek. Onderzoek en onderwijs produceren daarnaast ook weer (wetenschappelijke) informatie. Voor het leveren van informatie, wat we rekenen tot de kerntaak van een UB, is een veelheid van interne processen nodig om te zorgen dat de juiste informatie zo doelmatig en gestructureerd mogelijk wordt verkregen, verwerkt en op de juiste plaats wordt geleverd.
Eén van de grootste veranderingen van de afgelopen jaren is de verregaande digitalisering van de maatschappij en daarmee ook van informatie, ook wel content genoemd. Papier, de materie die eeuwenlang het fundament heeft gevormd van wetenschappelijke informatie en dientengevolge van universiteitsbibliotheken, had niet langer het alleenrecht voor het verspreiden van informatie. De mogelijkheden die informatie in digitale vorm biedt, zijn in vergelijking met papier duizelingwekkend. De digitale revolutie is nu zo’n 20 jaar aan zijn opmars bezig en het lijkt er niet op dat de groei gaat afnemen, integendeel.
In deze scriptie wordt een beeld gegeven van de veranderingen in de omgeving van Nederlandse universiteitsbibliotheken die ervoor gezorgd hebben dat de interne (werk)processen zich hebben geëvolueerd tot de huidige manier waarop ze binnen deze organisaties vorm hebben gekregen. De UB Twente fungeert in dit opzicht als casestudy. De hier geconstateerde veranderende omgevingsfactoren en de gevolgen die dit oplevert voor interne werkprocessen staan model voor alle universiteitsbibliotheken. De nadruk zal liggen op hoe UB‐en hun werkprocessen zo goed mogelijk kunnen inrichten zodat snel en effectief kan worden omgegaan met veranderende omgevingsfactoren.
1.1 Werkprocessen
In deze studie worden werkprocessen binnen Nederlandse universiteitsbibliotheken beschreven. Zoals elke organisatie kent ook een universiteitsbibliotheek een groot aantal interne processen. De behandelde processen hebben een duidelijke relatie met het gebruikte bibliotheeksysteem. Aanleiding van het onderzoek is de reeds genoemde verschuiving van papier naar digitale content en de gevolgen die dit heeft voor de interne werkprocessen in een universiteitsbibliotheek. Doel is het inventariseren en analyseren van de veranderingen in werkprocessen en het uiteindelijk formuleren van conclusies en aanbevelingen om te borgen dat deze werkprocessen ook in de toekomst kunnen worden toegepast. Daarnaast wordt gekeken naar de eisen die deze (veranderende) werkprocessen stellen aan het bibliotheeksysteem.
Het Van Dale woordenboek omschrijft een workflow als een werkproces in een grote organisatie. De term ‘grote organisatie’ wordt niet verder gedefinieerd. Hierdoor is onbekend waar het omslagpunt ligt tussen een kleine‐, middelgrote‐ en grote organisatie. De omschrijving is mijns inziens echter zeker ook van toepassing bij universiteitsbibliotheken, die misschien niet altijd ‘groot’ zijn in termen van aantallen werknemers, maar qua complexiteit van de organisatiestructuur niet onderdoen voor een grote organisatie.
Het begrip proces heeft meerdere betekenissen, in de context van deze studie zijn de omschrijvingen: ‘verloop, ontwikkeling en geheel van opeenvolgend met elkaar samenhangende handelingen en werkingen’ passend. Werkprocessen komen we overal tegen, in alle soorten organisaties. Nederlandse universiteitsbibliotheken zijn verschillend en de bijbehorende organisatie kan dus ook in grootte verschillen. Wat ze echter allemaal gemeen hebben, groot of klein, is het feit dat ze gestructureerde, samenhangende, opeenvolgend en van elkaar afhankelijke handelingen verrichten om hun werk te kunnen uitvoeren. De begrippen werkprocessen en de Engelstalige variant ‘Workflows’ zullen beide in dit onderzoek gebruikt worden en kunnen als gelijken worden beschouwd. Workflows binnen academische bibliotheken zijn ontwikkeld om de taken en werkzaamheden zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Alle taken en werkzaamheden binnen een bibliotheek dienen de doelstelling van de organisatie (academische bibliotheek); namelijk het ondersteunen van onderzoek en onderwijs door het beschikbaar stellen van informatie in de breedste zin van het woord. Concreet valt dit te omschrijven als het zo optimaal verwerven, bewerken, opslaan en beschikbaar stellen van informatie. Aangezien academische bibliotheken al eeuwenlang bestaan (afstammend van de eerste kloosterbibliotheken) zijn de werkprocessen in de loop van de tijd steeds weer bijgesteld en verbeterd. Tot in de middeleeuwen moesten manuscripten met de hand gekopieerd worden om zo bezit op te bouwen. Deze boeken konden vervolgens in de leeszaal worden ingezien en bestudeerd. De komst van de boekdrukkunst kan worden gezien als een revolutie. Aanschaf van boeken werd een stuk eenvoudiger. Men kon veel meer bezit opbouwen, was minder afhankelijk van zeer geschoold (taalkundig en artistiek) personeel (monniken) en omdat de boeken minder zeldzaam waren, was het ook makkelijker om ze ter beschikking te stellen. Al die tijd hebben boeken (en vanaf de late middeleeuwen in steeds toenemende mate ook tijdschriften) in gedrukte vorm hun stempel gedrukt op de collecties. Hierdoor hebben zij de workflows van academische bibliotheken vormgegeven en bepaald. De laatste jaren is er echte sprake van een nieuwe revolutie: steeds meer content is (ook) digitaal verkrijgbaar. Een groot deel van de content is zelfs ‘digital born’, dat wil zeggen als digitaal bestand ontstaan. Aangezien digitale content moeilijk te bezitten is (niet fysiek in de kast) is er de laatste jaren ook een verschuiving gaande van bezit van informatie naar toegang tot informatie (access versus ownership). Een goed voorbeeld is de exponentiële groei van elektronische tijdschriften in de
afgelopen 20 jaar. Academische bibliotheken hebben tegenwoordig duizenden tijdschriftabonnementen. De inhoud is full tekst beschikbaar en doorzoekbaar en toegang hiertoe is niet gelimiteerd tot het gebouw van de universiteitsbibliotheek. Elke wetenschapper kan vanaf zijn eigen werkplek (of thuis) beschikken over een enorme collectie. Deze transitie van gedrukt (papier) naar digitaal heeft ook voor de werkprocessen in de universiteitsbibliotheek gevolgen.
1.2 Bibliotheeksystemen
Sinds een aantal decennia, grofweg vanaf de jaren 90 van de vorige eeuw, maken academische bibliotheken wereldwijd gebruik van zogenaamde ‘Integrated Library Systems’, kortweg ILS genoemd. Kenmerken van deze systemen zijn dat een aantal, voorheen op zichzelf staande functies in één systeem geïntegreerd zijn. Uitlenen, bestellen en catalogiseren worden in hetzelfde systeem uitgevoerd. De voordelen zijn duidelijk: het dubbel administreren van content is niet meer nodig. Zowel de uitleenadminstratie als de besteladministratie gebruiken hetzelfde record (de beschrijving van de content) om hun eigen, specifieke gegevens aan te koppelen.
Doordat bovengenoemde systemen ontworpen zijn in een tijd dat gedrukte content de (informatie)markt domineerde, worden bibliotheken nu geconfronteerd met hun beperkingen. Ze zijn gewoonweg niet berekend op de hedendaagse diversiteit aan formaten en manifestaties van content. De systemen die de huidige ILS‐en zullen gaan opvolgen worden ook wel ‘Next Generation ILS’ genoemd. Deze volgende generatie van geïntegreerde bibliotheeksystemen zal gebaseerd zijn op de wijze waarop informatie heden en in de toekomst zal worden aangeboden en dienen dusdanig flexibel te zijn dat ze zich makkelijk kunnen aanpassen aan veranderingen. Alma, het next generation ILS van leverancier ExLibris noemt dit principe ‘Unified Resource Mangement’. (Exlibris 2013 en ExLibris 2016) OCLC gebruikt de frase ‘meeting the challenge’ om aan te geven dat zij de uitdaging aangaat bij het bouwen van hun next generation ILS (OCLC 2014). Een ander, misschien nóg belangrijker kenmerk van deze next generation ILS‐en is het feit dat deze systemen ‘in de cloud’ zitten. Deze veelgebruikte en populaire uitdrukking betekent in werkelijkheid niets anders dan dat de instelling die gebruik wil maken van een dergelijk systeem, de hardware niet zelf hoeft aan te schaffen en te beheren. De leverancier beheert de servers op een speciaal daarvoor ingerichte locatie die aan alle veiligheids‐ en back‐up‐eisen voldoet. Als de server exclusief voor het bibliotheeksysteem is ingericht , spreken we van een ‘dedicated’ systeem. Steeds vaker wordt dezelfde server voor meerdere systemen gebruikt, doordat er gebruik wordt gemaakt van zogenaamde ‘virtuele servers’. Tevens betekent ‘in de cloud’ tegenwoordig steeds meer de mogelijkheid dat niet elke instelling een eigen (single‐tenant) systeem
heeft, maar dat meerdere instellingen samen een systeem, en voorzieningen (zoals database en beveiliging) delen. Bij deze ‘multi‐tenant’ systemen zijn beperkte individuele keuzes mogelijk. De meerwaarde van een gedeeld systeem is zichtbaar in onder andere: lagere kosten, mogelijkheden om bestanden te delen, minder onderhoud. Nadelen zijn er ook: verlies van eigen identiteit, verlies van controle, en afhankelijkheid van de instellingen waarmee je het systeem deelt. Bibliotheken die het traject van het zoeken en kiezen van een bibliotheeksysteem ingaan, zullen vele keuzes moeten maken: kiezen we een commercieel product van een ‘gerenommeerde’ leverancier of kiezen we voor een Open Source systeem? Is de privacy goed geregeld als het ‘ergens in de cloud’ opgeslagen is? Dit onder andere in verband met de Amerikaanse Patriot Act, die de Amerikaanse overheid toestaat in systemen en bestanden te kunnen kijken als ze onder de Amerikaanse wetgeving vallen of zich op Amerikaans grondgebied bevinden.
1.3 Werkprocessen bij bibliotheeksystemen
Bij nagenoeg alle werkprocessen binnen een academische bibliotheek is het bibliotheeksysteem een essentieel onderdeel van het proces. Een goed voorbeeld van symbiose: twee afzonderlijke entiteiten die samenwerken waarbij ze beiden profiteren. Werkprocessen voeden het bibliotheeksysteem met informatie. Het bibliotheeksysteem begeleidt, stuurt, controleert en organiseert alle stappen binnen het proces en levert op elk moment van het werkproces de gevraagde informatie. Het is vrijwel onmogelijk deze zaken los van elkaar te zien. Doel van dit onderzoek is het beschrijven van de veranderende werkprocessen door de transitie van papieren boeken en tijdschriften naar e‐books en e‐journals. Door het beschrijven en analyseren van deze werkprocessen wordt het, in theorie, mogelijk deze processen te toetsen aan de mogelijkheden en oplossingen die next generation ILS‐en bieden. Om ervoor te zorgen dat ook in de toekomst de gebruikte en/of benodigde werkprocessen optimaal worden ondersteund door het bibliotheeksysteem, is het noodzakelijk de wensen en eisen die men aan een dergelijk systeem stelt duidelijk te formuleren. Voordeel hiervan is dat onder andere de prioriteiten duidelijk gedefinieerd zijn. Ervaringen uit het verleden leren dat een toekomstig systeem flexibel genoeg dient te zijn om de onvermijdelijke veranderingen (aanpassingen aan omgeving) te kunnen blijven ondersteunen.1.4 Probleemstelling
Uitganspunt van het onderzoek is de probleemstelling: Hoe dienen Nederlandse Universiteitsbibliotheken hun interne processen voor de toekomst in te richten? Om deze probleemstelling uit te diepen zijn de volgende deelvragen uitgezet: welke veranderingen zijn er opgetreden? welke interne processen kunnen we onderscheiden? hoe reageren de diverse universiteitsbibliotheken op deze veranderingen? wat zijn de onderliggende motieven?1.5 Onderzoeksmethode
Het betreft een explorerend onderzoek. Doel is het in kaart brengen en analyseren van de werkprocessen die betrekking hebben op verwerven, bewerken, opslaan en beschikbaar stellen van e‐ books en e‐journals. Onderzocht wordt welke veranderingen binnen deze werkprocessen zijn opgetreden de afgelopen jaren, hoe daarmee in het verleden is omgegaan en hoe daar tegenwoordig oplossingen voor worden gezocht. Verder is het belangrijk om vast te stellen hoe tevreden men is met de huidige werkprocessen en de interactie met het gebruikte bibliotheeksysteem. Tenslotte wordt gekeken in hoeverre bij de inrichting van de processen en bij de keuze van een bibliotheeksysteem deze twee zaken elkaar beïnvloeden.
Om de processen in kaart te brengen worden interviews afgenomen met medewerkers van de UB Twente die intensief bij deze processen betrokken zijn. Deze inventarisatie van werkprocessen vertaalt zich naar een situatieschets. Op basis van de geïnventariseerde werkprocessen wordt een vragenlijst opgesteld die naar contactpersonen binnen alle Nederlandse academische bibliotheken wordt gestuurd met het verzoek deze in te vullen. De verwerking en analyse van de geretourneerde vragenlijsten zal inzicht geven in de manier waarop Nederlandse universiteitsbibliotheken omgaan met de overgang van papieren naar digitale content en de rol die het bibliotheeksysteem daarin speelt.
1.6 Begrippen en afbakening
In een academische bibliotheek zijn vele werkprocessen te onderscheiden. Niet alle werkprocessen zijn direct gerelateerd aan de vorm (papier of digitaal) van de content. Dit onderzoek beperkt zich tot werkprocessen die direct te maken hebben met de aanschaf, verwerking en beschikbaarheidsstelling van boeken en tijdschriften (acquisitie, catalogisering, beschikbaarstelling). De relatie van deze werkprocessen met het gebruikte bibliotheeksysteem (onderlinge afhankelijkheid) zal waar nodig verder uitgediept worden. Onderzocht zijn de Nederlandse universiteitsbibliotheken die deel uitmaken van het UKB (samenwerkingsverband Universiteitsbibliotheken en Koninklijke Bibliotheek). De werkprocessen, in gebruik bij de UB Twente, zullen als uitgangspunt dienen voor het inventariseren en beschrijven van de afzonderlijk processen.
2. Situatieschets
Nederland kent een groot aantal Universiteiten. Oud en relatief jong, technisch georiënteerd of meer algemeen, gespecialiseerd of een heel scala aan opleidingen biedend, traditioneel of modern/vernieuwend. Kortom, een enorme verscheidenheid aan instituten en studies. Een universiteitsbibliotheek is een vanzelfsprekende eenheid binnen een academische omgeving. (Bijna) alle universiteiten in Nederland beschikken over een bibliotheek (of vormen deze samen met andere onderwijsinstellingen) De dertien grote universiteitsbibliotheken vormen samen met de Koninklijke Bibliotheek het UKB (Universiteitsbibliotheken en Koninklijke Bibliotheek). Een samenwerkingsverband dat sinds 1976 namens deze partijen fungeert als spreekbuis en onderhandelaar bij diverse zaken die een intensieve samenwerking en afstemming vereisen. Op mondiale schaal gezien is één enkele Nederlandse universiteitsbibliotheek relatief klein, maar als UKB‐ consortium wordt een massa gecreëerd die duidelijk gewicht in de schaal legt waardoor meer zaken bereikt kunnen worden. Eén van de doelen van het UKB is een betere onderlinge samenwerking tussen de afzonderlijke universiteitsbibliotheken. Het gezamenlijk catalogiseren in de Geautomatiseerde Centrale Catalogus (GGC) is daar een goed voorbeeld van. Ook onderhandelt het UKB, samen met de Stichting SURF (Samenwerkende Universitaire RekenFaciliteiten) over landelijke contracten met leveranciers (o.a. van content). Tenslotte heeft het UKB een zwaarwegende stem in het Nederlandse informatielandschap door het (mede)bepalen van de GII (Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur). Doel van al deze inspanningen is o.a. (financieel) voordeel door samen op te trekken en efficiency‐voordeel door samen te werken.
De transitie van papieren naar digitale content heeft ook binnen het UKB voor veranderingen gezorgd. Door de verregaande digitalisering van content werd het steeds belangrijker om met leveranciers goede afspraken te maken. Door deze afspraken te coördineren en vast te leggen wordt vermeden dat content dubbel, of nog erger, niet wordt aangeschaft. Het UKB fungeert hier als stuurgroep, die de diverse werk‐ en projectgroepen initieert en controleert. De afzonderlijke bibliotheken kunnen profiteren van de ‘big deals’ die namens het UKB door SURF worden gesloten met content‐ leveranciers, hieronder vallen onder andere pakketten met databases, elektronische tijdschriften en elektronische boeken. Door de grote jaarlijkse prijsstijgingen van journals (een trend die met de komst van e‐journals helaas werd voortgezet) gaf dit bibliotheken de mogelijkheid om in consortiumverband, met korting toch grote pakketten e‐journals aan te kunnen schaffen. Er kleven echter ook nadelen aan ‘big deals’. Uitgevers stellen pakketten samen met de meest gewaardeerde journals (veel geciteerd, hoog scorend in de JCR, de Journal Citation Report) en vullen deze aan met minder gevraagde en soms
obscure journals. Door de steeds maar slinkende budgetten zijn zelfs deze ‘big deals’ voor bibliotheken een grote hap uit hun totale content‐budget. De situatie in de Verenigde Staten gaf aanleiding tot het creëren van een toolbox, waarmee bibliotheken de effectiviteit van hun ‘big deals kunnen meten. Ook hier zijn teruglopende budgetten een reden om ‘big deals’ kritisch te bekijken, eventueel op te zeggen en de echt belangrijke (e‐)journals desnoods los aan te schaffen (Blecic 2013). Naast deze ‘big deals’ en andere consortia‐afspraken zullen universiteitsbibliotheken nog steeds een (groot) gedeelte van hun content via de gebruikelijke kanalen aankopen via: boekhandel, uitgeverij, (eigen) University Press en in toenemende mate via internetwinkels zoals Amazon en Bol.com. Content‐leveranciers anticiperen op het veranderende aanbod en de veranderende vraag. Velen hebben platforms ontwikkeld met uiteenlopende collecties met elektronisch materiaal waarbij een klant (universiteitsbibliotheek) zelf een collectie kan samenstellen en deze voor een bepaalde tijd beschikbaar kan stellen aan zijn/haar gebruikers. Ook bestaat de mogelijkheid om collecties, of delen daarvan te kopen. Daarnaast bieden content‐leveranciers diverse vormen van PDA (Patron Driven Acquisition) of DDA (Demand Driven Acquisition) aan, waarbij de bibliotheek deels zelf de criteria kan bepalen wanneer tot koop wordt overgegaan. Bijvoorbeeld na één keer lenen of pas na tien keer lenen. Hierdoor is het mogelijk de gebruikers een enorme collectie aan te bieden, maar feitelijk worden alleen de boeken aangeschaft waar gebleken belangstelling voor is. De genoemde platforms dienen dan bij voorkeur naadloos samen te werken met het bibliotheeksysteem. Het is immers de bedoeling om alle content via één interface aan te bieden en niet gebruikers voor een PDA of DDA collectie te moeten verwijzen naar een uitgeversplatform, met een eigen zoekinterface en huisstijl.
2.1 Infrastructuur
De overgang van de Nederlandse informatie infrastructuur naar het OCLC WorldShare platform ([s.n.] 2014) is een goed voorbeeld van het werk van het UKB. Deze transitie behelst de overgang van alle Nederlandse bibliotheken (eerst universiteitsbibliotheken, uiteindelijk ook openbare bibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek), in het kader van de reeds genoemde GII, van het GGC platform naar het Worldshare platform. Dit gezamenlijk gebruikmaken van hetzelfde platform biedt veel mogelijkheden tot samenwerking, het (her)gebruik van elkaars data en het gebruik van standaarden. In feite is het een modernisering van de hele Gezamenlijke Informatie Infrastructuur (GII) in Nederland. Deze overgang dwingt bibliotheken echter ook tot het maken van keuzes hoe men zo’n nieuw platform dient te integreren in de huidige manier van werken. De komst van dit nieuwe platform zal bestaande werkprocessen veranderen. De bestaande manier van catalogiseren verandert, dus afgezien van print‐of elektronisch materiaal, zal de universiteitsbibliotheek moeten anticiperen op de mogelijkheden die geboden worden. Een aantal Nederlandse universiteitsbibliotheken heeft de overgang naar het nieuwe platform aangegrepen om ook (vaak gelijktijdig) hun ILS te vervangen. Los van het feit dat veel bibliotheken al op zoek waren naar een next generation Library system ter vervanging van hun bestaande ILS, werkte de overgang naar WorldShare als katalysator om werkprocessen en bibliotheeksysteem in één beweging naar een hoger plan te tillen.
2.2 Content
De grootscheepse digitalisering van content begon in de jaren 90 van de vorige eeuw. Het betrof vooral de opkomt van e‐journals ter vervanging van papieren abonnementen. Dit maakte mogelijk dat het aantal journals waarop een universiteitsbibliotheek een abonnement en toegang had exponentieel toenam. Carol Tenopir somt in ‘Should we cancel print?’ (Tenopir 142) vijf categorieën e‐journals op: Categorie 1: ouderwetse pre‐web journals. Uittreksels hiervan staan in verouderde databases. Maken geen gebruik van de mogelijkheden van het World Wide Web.Categorie2: lijken nog steeds op hun papieren equivalent. Doordat ze geïndexeerd zijn worden ze vooral gebruikt voor document delivery. Zijn te vinden op CD‐ROMs.
Categorie 3: lijken minder op de papieren uitgave, maar kunnen deze (nog) niet vervangen. Hebben niet volledig dezelfde inhoud als papieren uitgave.
Categorie 4: bieden toegevoegde functionaliteit in vergelijking met hun papieren tegenhanger. Zijn interactief, gebruiken hyperlinks. Kan print versie vervangen. Print uitgave is nog wel beschikbaar. Categorie 5: digital born journals. Hier bestaat geen print versie van. Kenmerken: interactief en multimediaal.
Nu, in 2016, zeventien jaar na deze indeling, zou een categorie 6 kunnen worden benoemt: door gebruikers zelf samengestelde content, steeds veranderend, interactief, multimediaal en gelinkt aan sociale media.
2.3 Databases
Tegelijkertijd waren er nieuwe ontwikkelingen gaande bij databases. In het verleden waren deze alleen tegen hoge tarieven raadpleegbaar, waarbij veelal elke afzonderlijke database met een eigen commandotaal (vaak niet erg gebruiksvriendelijk) kon worden doorzocht. Gebruikers konden niet zelf zoeken. Een informatieanalist doorzocht, na overleg met de gebruiker (om de zoekvraag helder te krijgen) de database. Vaak had de informatiespecialist een exclusieve aansluiting op de database en moest er ingebeld worden. Afgerekend werd er per zoekactie, per tijdseenheid of per ‘telefoontik’. Nu kunnen gebruikers zelf in een grafische interface hun zoekvraag in begrijpelijke taal in de database invoeren. De universiteitsbibliotheek heeft veelal een abonnement, gebaseerd op IP‐adres waar iedereen binnen de campus gebruik van kan maken. Doordat databases doorlinken naar elektronische (full) tekst was het noodzakelijk een mechanisme te ontwikkelen waarbij de gebruiker, afhankelijk van de toegangsrechten van de universiteitsbibliotheek, bij de full tekst van het gezochte uitkwam. Deze oplossing werd begin 2000 gevonden door het ontstaan van ‘linkresolvers’. (Walker 2001) Een knowledgebase, waarin een bibliotheek haar elektronische bezit registreert, creëert bij het linken vanuit een database of een anders systeem een zogenaamde ‘OpenURL’. Deze ‘OpenURL’ controleert op basis van de eigen abonnementen in de lokale knowledgebase of de bibliotheek toegang heeft tot de content en linkt dan door naar de full tekst. Een volgende stap in het zoeken in grote databestanden betrof het gelijktijdig doorzoeken van meerdere databases, federatief zoeken genaamd. De onderliggende techniek maakte het mogelijk dat de gebruiker met één zoekinterface en in één taal zijn zoekvraag kon stellen aan diverse databases. Vertaalmechanismen zorgen ervoor dat de zoekvraag wordt vertaald naar de taal en het format van elke afzonderlijke database. De resultaten worden vervolgens weer terugvertaald, ontdubbeld en in één geïntegreerde lijst getoond.
De huidige stand van zaken is dat veel universiteitsbibliotheken gebruik maken van ‘Discovery systemen’ om hun content aan de gebruiker aan te bieden. Deze zoeksystemen zoeken in grote indexen waarin al het bezit van de bibliotheek is geïndexeerd. Vaak wordt hier ook nog een ‘Central Index’ aan toegevoegd; een enorme index met miljoenen boeken, tijdschriftartikelen, rapporten, theses en andere wetenschappelijke publicaties. De bibliotheek heeft niet per se toegang tot al deze content. De theorie om de gebruiker toch te wijzen op het bestaan van deze content (hoewel misschien niet allemaal beschikbaar) gaat er vanuit dat de gebruiker dan de content op een andere manier kan verkrijgen (bijvoorbeeld via IBL). Discovery omgevingen maken in toenemende mate de traditionele bibliotheekcatalogus overbodig. Zij bieden de gebruiker één zoekinterface voor alle mogelijke informatie. Vaak zijn ze gekoppeld aan een onderliggend lokaal systeem zodat het eigen bezit (boeken) ook nog steeds kan worden aangevraagd, geleend en verlengd.
2.4 Ontwikkelingen
Doordat het aandeel e‐books in de Nederlandse universiteitsbibliotheken steeds groter wordt (enkele universiteitsbibliotheken hebben reeds een e‐only beleid) zal ook deze content een steeds groter stempel drukken op de werkprocessen binnen een universiteitsbibliotheek. Maar ook aan de eisen die men stelt aan het bibliotheeksysteem. Te denken valt aan het integreren van PDA en/of DDA collecties. In het jaarlijkse UKB benchmark rapport is de dalende trend wat betreft uitgaven bij universiteitsbibliotheken van papieren content ten opzichte van de stijgende lijn van elektronische content duidelijk te onderscheiden (Voorbij 46, 51‐56, 86, 91).
Bovenstaande ontwikkelingen hebben de afgelopen jaren tot veranderingen in workflows en aanpassingen van bestaande workflows geleid. Ook zijn met de komst van linkresolvers, knowledgebases en discovery systemen compleet nieuwe workflows ontstaan. Doordat er continu ontwikkeld en verbeterd wordt, is het noodzakelijk om de werkprocessen te kunnen laten profiteren van de nieuwste technische mogelijkheden. De systemen die ontwikkeld worden streven er naar om bibliotheken zoveel mogelijk te ondersteunen bij het uitvoeren van haar taak. Efficiency, lage kosten, eenvoudig gebruik en samenwerking zijn veelgebruikte kreten. Om te kunnen bepalen welke gevolgen deze transitie van papieren naar digitale content heeft voor de diverse workflows binnen een universiteitsbibliotheek en om vast te kunnen stellen hoe groot de invloed en de daarop noodzakelijke verandering is, wordt een inventarisatie gegeven van bestaande werkprocessen. De bestaande interne werkprocessen van de UB Twente dienen als casestudy en kunnen als representatief worden beschouwd voor de werkprocessen in academische Bibliotheken in Nederland.
2.5 E‐book en e‐journal werkprocessen bij de UB Twente
De werkprocessen die betrekking hebben op e‐books en e‐journals zijn ingedeeld op basis van een aantal uitgangspunten van een bibliotheek, namelijk aanschaf, verwerking en beschikbaarheid. Vertaald naar de terminologie zoals deze bij de processen wordt toegepast spreken we over acquisitie, catalogisering en uitleen. De werkprocessen worden beschreven en geanalyseerd vanuit het oogpuntvan de organisatie met de nadruk op de doorstroom, ofwel ‘flow’. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om de werkprocessen te beschrijven tot het detail van werkinstructies per individuele handeling.
2.5.1 Acquisitie/aanschaf
De werkprocessen bij de acquisitie van content zijn onder te verdelen in een groot aantal deelactiviteiten, namelijk: bestellen, factureren, licentie(beheer) en rapportage.
Bestellen
Bij het bestellen van content begint het werkproces voor de bibliotheek weliswaar als het verzoek tot aanschaf van content bij de bestelafdeling binnenkomt, maar er kan al een heel proces aan voorafgegaan zijn. Gebruikers worden geattendeerd op (nieuwe en/of relevante) content door literatuurverwijzingen, aankondigingen, andere publicaties, uitgeverslijsten of mailings etc. Informatiespecialisten zijn actief op zoek naar actuele en relevante literatuur voor hun vakgebied om de collectie courant en op niveau te brengen en te houden. Gebruikers kunnen door PDA (Patron Driven Acquisition) of door DDA (Demand Driven Acquisition) door vooraf ingestelde criteria een bestelling activeren. Dit alles resulteert in een verzoek aan de bestelafdeling om tot aanschaf van de content over te gaan. Op dit moment treedt de bestelworkflow in werking. De bestelafdeling krijgt de aanvraag binnen en registreert het aanschafverzoek en verwerkt de bijbehorende gegevens zoals prijs; leverancier; leveringsmethode, valuta, budget, aanvrager etc. in de besteladministratie. Een aantal vooraf gedefinieerde handelingen wordt uitgevoerd om te voorkomen dat een bestelling dubbel wordt geplaatst of dat een bestelling in bewerking wordt genomen terwijl deze reeds eerder is afgewezen. Na het plaatsen van de bestelling is de volgende fase het ontvangen van de bestelling. Dit moet ook in de besteladminstratie worden verwerkt. Facturering De leverancier dient een betaling te ontvangen en de aanvrager zal geïnformeerd moeten worden dat het gevraagde binnen is. Betalingen dienen op de juiste budgetten te worden geboekt en eventuele kortings‐ en BTW percentages moeten kloppen. Licentiebeheer/contracten In het geval van een bestelling van elektronische content zal in het licentiebeheer bijgehouden worden wat er is besteld. Beter gezegd: waar heeft de bibliotheek recht op? Waar is toegang voor verkregen, voor welke periode en welke hoeveelheid? De werkzaamheden hierbij worden vaak onder de noemer Electronic Resource Management (ERM) geschaard. Letterlijk vertaald: het beheren van elektronische content. Vaak is hier ook een koppeling gemaakt naar het onderliggende contract, waarin leverancier
en bibliotheek hun afspraken hebben vastgelegd. Deze ‘nieuwe’ werkzaamheden gaan een steeds belangrijkere rol spelen in de huidige en toekomstige werkprocessen. Rapportage Binnen een jaar zijn vaste periodes (jaar, kwartaal en/of maand) afgesproken waarbij de acquisitieafdeling rapporteert over de stand van zaken. Lopende verplichtingen, uitstaande betalingen, verwachte betalingen en gegevens over het aantal bestelde boeken en licenties worden hier samengevoegd zodat alle stakeholders (budgetbeheerders, controllers en informatiespecialisten) een duidelijk overzicht hebben over wat er is besteld, in bestelling staat en de bijbehorende aantallen.
2.5.2 Catalogiseren
Catalogiseren betekende van oudsher het ontsluiten van content. Het op basis van de inhoud en kenmerken toekennen van metadata die in de catalogus worden opgenomen, maakt het voor gebruikers mogelijk om op diverse manieren te zoeken naar informatie. De catalogus bevat een beschrijving van het object/de content vanuit diverse ingangen. Content kan via de catalogus op tientallen manier toegankelijk worden gemaakt: auteurs, titelwoorden, trefwoorden, systematische codes, onderwerp, etc. Het digitaliseren van content heeft het principe van catalogiseren niet ingrijpend veranderd. Doel is nog steeds het toegankelijk maken van content voor de gebruiker. De werkwijze voor bibliotheken is de laatste jaren echter wel ingrijpend veranderd. Shared Cataloguing Sinds het allereerste begin van catalogiseren zijn er regels afgesproken om te garanderen dat iedereen op dezelfde wijze catalogiseert, om zo de eenheid in het eindproduct (de catalogus) te waarborgen. Voorbeelden van dergelijke afspraken zijn de Nederlandse FOBID regels uit de jaren 70 van de vorige eeuw, de AACR (Anglo‐American Cataloguing Rules), en de Duitse RAK (Regeln für die alphabetische Katalogisierung). Nederland was eind jaren 70 van de vorige eeuw vooruitstrevend met de Gemeenschappelijke Geautomatiseerde Catalogus (GGC) Het principe van ‘shared cataloguing’ werd hier in de praktijk gebracht. Bibliografische data werden gedeeld en alleen de lokale gegevens konden per instelling verschillen. De gecombineerde data (centraal en lokaal) konden door elke instelling worden gebruikt om een eigen catalogus aan te bieden. Dit gezamenlijk catalogiseren maakte de urgentie duidelijk voor afspraken over HOE er gecatalogiseerd diende te worden. In de huidige situatie, waarbij bibliotheken overal ter wereld steeds meer catalogiseren met behulp van WorldCat (een wereldwijde enorme catalogus met informatie) maakt de noodzaak voor niet alleen landelijke maar wereldwijde afspraken met betrekking tot catalogiseren duidelijk. De RDA/PCC regels zijn hiervoor
opgesteld. Deze regels zijn ingewikkeld, het catalogiseren wordt erg complex, maar maakt het mogelijk om met meerdere landen, meerdere talen, meerdere nationaliteiten etc. samen te werken in één wereldwijde catalogus. Hierdoor krijgt delen en hergebruiken van data een vér over de grenzen reikende dimensie.
Voorgaande korte uitleg is nodig om duidelijk te maken dat catalogiseren veel meer inhoudt dan het invoeren van content in de catalogus. Internationale afspraken en regels, intensieve samenwerking met leveranciers en meertaligheid zorgen er onder andere voor dat de werkprocessen voor catalogiseren een complex geheel vormen. Hierbij moet nog worden vermeld dat het gebruikte bibliotheeksysteem extra hindernissen kan opwerpen als het (nog) niet gebaseerd is op de reeds genoemde afspraken en standaarden. In tegenstelling tot de eerder genoemde kloosterbibliotheken, waarbij de catalogus metadata bevatte van alle content die de bibliotheek in haar (fysieke) bezit had, beschikken moderne universiteitsbibliotheken over catalogi en reeds eerder vermelde discovery systemen waarbij niet alleen metadata van de content die ze in bezit hebben is opgenomen. Ook metadata van de (elektronische) content waartoe men (via afgesloten contracten) toegang heeft (vaak tot op artikelniveau) is hierin opgenomen. Verder bevatten deze systemen, die met enorme centrale indexen werken ook enorm veel metadata van content waarop de universiteitsbibliotheek geen licentie hebben. Naar keuze kan de gebruiker hier ook op zoeken.
Mede door het gebruik van deze internationale standaarden is het voor leveranciers van content ook mogelijk metadata ‘mee te leveren’ bij hun content. Dit kan zelfs ‘verrijkte’ metadata zijn (uitgebreide beschrijving, samenvatting en/of extra informatie). Deze metadata kunnen in de wereldwijde catalogus worden opgenomen, waardoor catalogiseren door bibliotheken zich kan beperken tot controle en invoer van lokale kenmerken bij dergelijke, via een leverancier aangeschafte, content.
2.5.3 Uitleen
Traditioneel is het uitleenproces voor de gebruiker één van de meest zichtbare processen die er in een universiteitsbibliotheek plaatsvinden. Het uitlenen van boeken, tijdschriften, audiovisueel‐materiaal en andere vormen is een proces waarbij de gebruiker direct contact heeft met bibliotheekpersoneel. Dit gedeelte van de dienstverlening wordt daarom ook vaak als ‘front‐office’ aangeduid, terwijl de eerder genoemde processen tot het ‘back‐office’ worden gerekend. Door de toenemende verschuiving naar elektronische content is het aantal uitleningen van fysieke content (papier) de laatste jaren steeds verder afgenomen (Voorbij 84). Voor de UB Twente heeft dat geleid tot een aantal drastische besluiten die ook effect hadden en hebben op het uitleenproces. De afname van het aantal uitleningen, gecombineerd met de invoering van een nieuw onderwijs model (TOM = Twents OnderwijsModel)hebben ertoe geleid dat in 2013 alle boeken uit de open opstelling van de leeszaal zijn verplaatst naar een gesloten magazijn. De vrijgekomen ruimte is verbouwd en getransformeerd in een studielandschap met een groot aantal groepsstudieruimtes om het nieuwe onderwijsmodel tegemoet te komen; in het nieuwe onderwijsmodel wordt door groepen studenten veel meer projectmatig gewerkt en is er behoefte aan goed geoutilleerde groepsstudieruimtes. Naslagwerken en verplichte literatuur zijn nog wel in het studielandschap geplaatst, maar zijn niet uitleenbaar.
Taken
Deze herinrichting heeft ertoe geleid dat het aantal FTE van het front‐office van de UB kon worden verminderd. Ook heeft de herinrichting gezorgd voor een herindeling van werkzaamheden. Het ontstane Studielandschap bied mogelijkheden voor verregaande samenwerking met de Educatieve Dienst van de UT, wat resulteerde in de vorming van een ‘Skillslab’ waarbij beide afdelingen dienstverlening aan studenten en medewerkers van de UT aanbieden. Door deze herverdeling van taken zijn de werkprocessen van het front‐office ook aangepast. Het steeds meer beschikbaar stellen van e‐content vraagt andere werkprocessen en andere competenties van medewerkers. Ook het InterBibliothecair Leenverkeer (IBL) heeft door de verschuiving van papier naar digitaal een verandering doorgemaakt qua personele inzet, maar ook qua werkprocessen.
Als gevolg van het dalend aantal uitleningen wordt het bibliotheeksysteem minder voor dit doel gebruikt. De zelfservice uitleenmachine (lendomaat) heeft de verhuizing van de vrij toegankelijke collectie naar een gesloten magazijn niet overleefd. Hierdoor moet elk boek worden aangevraagd (bij voorkeur via catalogus, maar telefonisch en ter plekke kan ook) en door het baliepersoneel worden afgegeven. Ondanks deze verandering (gebruikers kunnen niet meer zelf boeken uitlenen) zijn uitleenwerkzaamheden niet meer het majeure deel van de werkzaamheden (en werkprocessen) van het front‐office.
De overgang van papieren naar digitale tijdschriften leidt er al enige jaren toe dat het inchecken van losse nummers, het reclameren van ontbrekende nummers en het fysiek plaatsen van losse afleveringen nog een klein deel uitmaakt van de werkprocessen in het back‐office. Ook de overgang van gedrukte boeken naar digitale exemplaren heeft tenslotte geleid tot een verminderde workflow wat betreft de administratie van aanwinsten. Attenderen van gebruikers op nieuwe aanwinsten geschiedt niet of nauwelijks meer door middel van een aanwinstenplank/kast maar steeds meer via digitale informatieschermen (Narrow Casting) of via social media (Twitter/Facebook). Social media is vandaag de dag het medium waarmee men gebruikers bereikt en informeert. Kennis hiervan en, nog belangrijker, het belang hiervan inzien en er gebruik van maken is dan ook een van de speerpunten in de communicatie van een universiteitsbibliotheek.
Competenties
De veranderingen die hierboven zijn vermeld hebben geleid tot andere workflows maar vooral tot andere werkzaamheden en als gevolg hiervan, andere benodigde competenties bij de medewerkers van het front‐office. Licentievoorwaarden bij elektronische content zijn complex en roepen bij gebruikers regelmatig vragen op. Het personeel dient opheldering te kunnen geven. Omgang met digitale content vereist handigheid met systemen en media‐vaardigheid bij de medewerkers. Doordat restricties met betrekking tot de toegang tot content bijna altijd zijn gebaseerd op de locatie van de gebruiker, (campus‐licenties) moet het front‐office op de hoogte zijn van de diverse mogelijkheden voor geautoriseerde gebruikers om toegang tot content te krijgen. Toenemende samenwerking met het Centre for Educational Support (CES), onder andere in het Skillslab, vraagt om flexibele werkprocessen om snel en adequaat te kunnen reageren op diverse situaties.
De bij het catalogiseren vermelde internationale regels hebben ook impact op het front‐office en de daar gebruikte werkprocessen. Handelingen die in het bibliotheeksysteem door het front‐office worden verricht moeten aansluiten bij de door de catalogiseerafdeling gehanteerde procedures en afspraken.
3. Deskresearch
3.1 Inleiding
Er is ruim voldoende literatuur te vinden over Next Generation Bibliotheeksystemen. Veel artikelen sommen de diverse systemen op, vaak vergezeld met schema’s om verschillen, overeenkomsten en alternatieven aan te geven. Over werkprocessen‐gerelateerd aan bibliotheeksystemen is minder literatuur beschikbaar. Doel van dit hoofdstuk is een overzicht te geven van literatuur die achtereenvolgens de volgende onderwerpen belicht: evolutie van bibliotheken en (groei)stadia bibliotheeksystemen ervaringen van bibliotheken met systemen toekomst van bibliotheken en bibliotheeksystemen, inclusief adviezen veranderingen in werkprocessen onder invloed van digitalisering3.2 Literatuur
Brian Quinn geeft in ‘The MacDonaldization of Academic Libraries?’ aan de hand van vier karakteristieken (efficiëntie, voorspelbaarheid, kwantificeerbaarheid en controleerbaarheid) aan dat ook wetenschappelijke bibliotheken geëvolueerd zijn en zich hebben aangepast aan de wensen en eisen van de omgeving. In dit artikel komt duidelijk naar voren dat bibliotheken:
zich aanpassen aan een veranderende omgeving niet elke aanpassing een goede behoeft te zijn
In hun streven om de consument zo goed mogelijk van dienst te zijn en hun eigen processen te stroomlijnen lijkt het alsof het middel (efficiënte werkprocessen) het doel is geworden. Het uiteindelijke doel blijft echter het vervullen van de informatiebehoefte van de gebruiker. Duidelijke les van dit artikel is dan ook dat aanpassen om het aanpassen niet tot een betere dienstverlening hoeft te leiden. Verder behandelt dit artikel een aantal voorbeelden hoe grote bedrijven omgaan met het benutten en vooral stimuleren van de creativiteit van medewerkers. Mogelijkheden zoals ‘skunk works’ (een kleine groep medewerkers die, los van het bedrijfsbeleid en bureaucratie, in alle vrijheid
creatieve oplossingen mogen bedenken), speciale creatieve ruimtes en andere activiteiten. Niet relevant voor dit onderzoek maar wel interessant (Quinn 2015).
Carl Grant geeft reeds in de titel van zijn artikel: ‘A Clear Call For Revolutionary, Not Evolutionary, Thinking in Librarianship’ aan dat wat hem betreft evolutie niet genoeg is. Hij baseert zijn mening op een in 2010 verschenen OCLC rapport: ‘Perceptions of Libraries 2010’; veranderingen gaan zo snel dat bibliotheken het tempo niet kunnen bijhouden. Hoewel dit rapport niet specifiek over academische bibliotheken gaat, zijn de cijfers hierop ook toepasbaar en verontrustend. Bibliotheek‐zoekmachines worden nauwelijks gebruikt. Men is tevreden met ‘gewone’ zoekmachines. Ook bibliotheek‐gebruik neemt drastisch af. Als bibliotheken niet snel een toekomst‐ (of overlevings)strategie ontwikkelen, zal hun plek wellicht worden ingenomen door andere partijen in informatieverstrekking. Verregaande digitalisering, krimpende budgetten en gebruikers die steeds meer alternatieven vinden voor bibliotheekdiensten, dwingen bibliotheken om na te denken hoe zij hun bestaansrecht kunnen rechtvaardigen. Doordat bibliotheken content bezitten is het vindbaar en toegankelijk maken van die content voor andere zoekmachines (dan de eigen zoekmachine) een manier om gebruikers terug te voeren naar de bibliotheek (Grant 2011). Volgens Younghee Noh kunnen bibliotheken, net als het World Wide Web in (groei) stadia (versies) worden ingedeeld. In zijn artikel wordt een vergelijking getrokken tussen het ontstaan van en de kenmerken van Web 1.0; 2.0; 3.0 en 4.0 met bibliotheken met dezelfde stadia. Per stadium wordt behandeld wat de bepalende factoren en kenmerken zijn en wordt duidelijk gemaakt welke stap voorwaarts is gemaakt naar het volgende versienummer of stadium. Hoewel de auteur zelfs Web 5.0 noemt, is dit voor bibliotheken nog niet aan de orde. De verschuiving van puur informatief, eenrichtingsverkeer via sociale participatie en meer op maat gesneden persoonlijke informatie naar versie 4.0 is erg herkenbaar. De interne bibliotheek werkprocessen worden niet met name genoemd, maar zijn wel afhankelijk van het veranderende beeld en de veranderende vraag naar producten en diensten van bibliotheken. Ook dit artikel toont dat er een evolutie gaande is in de bibliotheekwereld en dat aanpassingsvermogen, het flexibel kunnen omgaan met veranderingen, de sleutel is tot voortbestaan (Noh 2015). In The Journal of Academic Libarianship schrijft Pongracz Sennyey over het belang van planning voor de toekomst. Om de toekomst voor een bibliotheek te plannen moet echter eerst duidelijk zijn wat het woord bibliotheek betekent. Volgens de Oxford Dictionary heeft het 3 betekenissen: 1. Fysieke plek waar boeken staan (gebouw)
2. Verzameling kennis (collectie) 3. Personeel In het analoge tijdperk (papier) waren deze 3 betekenissen onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het gebouw bevat de collectie en beide zijn ze afhankelijk van personeel. In een gedigitaliseerde omgeving echter, is de noodzaak voor personeel om dicht bij de collectie gesitueerd te zijn niet meer zo groot. Digitale collecties zijn niet meer afhankelijk van een fysiek gebouw en ook het gebouw is niet meer exclusief de plek waar informatie te vinden is. Voorwaarde voor strategisch plannen door bibliotheken is dan ook het loslaten van een verouderde opvatting. In feite betekent het dat de 3 betekenissen los van elkaar gezien moeten worden, de vanzelfsprekendheid waarmee ze werden samengevoegd moet worden opgegeven. De verschillende facetten van een bibliotheek moeten niet onder dezelfde noemer geschaard worden. Welke keuzes maken bibliotheken wat betreft prioritering van deze facetten voor de toekomst? Veel bibliotheken zetten in op het gebouw; de bibliotheek wordt getransformeerd tot een studielandschap waar het voor gebruikers (en personeel) prettig vertoeven is met alle informatie binnen handbereik. De nadruk leggen op de collectie leidt in vele gevallen tot het opbouwen van digitale collecties en een goede toegang tot deze collectie, user interfaces en uitgebreide portals zijn hier een voorbeeld van. Als de prioriteit op het derde facet wordt gelegd betekent dat een (re)organisatie van personeel om te komen tot een ‘service‐organisatie’ binnen een digitale bibliotheek. Allerlei combinaties van prioritering van deze facetten komen voor. De schrijver benadrukt echter dat men de traditionele manier van denken moet loslaten en verder dient te kijken. Moet de bibliotheek zelf het beheer van het gebouw doen? Virtuele collecties kunnen goed bestaande collecties vervangen. (Senney 2009)
Bibliotheek‐autoriteit Marshall Breeding vergelijkt in ‘New Libary Collections, New Technologies, New Workflows’ de verschillende stadia van bibliotheeksystemen. Via mainframe‐ en client‐server systemen zijn we bij de Integrated Libary Systems aangekomen. De volgende stap is het cloud‐based, software as a service (SaaS) bibliotheeksysteem. Dit geeft bibliotheken de unieke gelegenheid om te kijken of hun werkprocessen nog wel op orde zijn; baseren de werkprocessen zich niet (teveel) op verouderde systemen? Is het niet tijd om met de mogelijkheden die de nieuwe systemen bieden de werkprocessen vanuit een heel ander oogpunt te bekijken en organiseren? Beide zijdes van de medaille (workflows en bibliotheeksysteem) hebben elkaars functionaliteit de afgelopen jaren bepaald. Traditionele processen (voornamelijk gebaseerd op print content) bepaalden de gewenste functionaliteit van het bibliotheeksysteem. Bij het opschuiven van de verschillende stadia van systemen is dit eigenlijk weinig veranderd, waardoor de systemen nu de workflows ‘klem zetten’. Ze
zijn niet flexibel genoeg om de nieuwe content (elektronisch) voldoende te ondersteunen en faciliteren (Breeding 2012).
Verder beschrijft Breeding in ‘Can we Future‐Proof Library Automation?’ de analogie tussen een bibliotheeksysteem en het fysieke bibliotheekgebouw. Ontworpen voor papier en met magazijnopstelling, nu volkomen verouderd en slechts met het nodige hak‐ en breekwerk past de huidige bibliotheek er nog in. (Veel) bibliotheeksystemen zijn eigenlijk hetzelfde; ontworpen voor een andere ‘generatie’ content. Leermoment: probeer niet te ontwerpen voor het heden, maar houd genoeg flexibiliteit om toekomstige veranderingen (evolutie) op te kunnen vangen (Breeding 2010). Kort tussentijds samengevat kan worden gesteld dat bestaande bibliotheeksystemen gepoogd hebben de ontwikkelingen bij te benen, maar daar uiteindelijk niet (goed genoeg) in slagen. Yongming Wang en Trevor Dawes vatten het in hun artikel goed samen. Tekortkomingen worden belicht en criteria voor toekomstige systemen worden gegeven (Wang 2012) In ‘Library catalogues of the future : a social space and collaborative tool’ verklaren Tarulli en Spiteri hoe next generation catalogues er voor zullen zorgen dat het onderscheid tussen front‐ en backoffice (verder) zal verdwijnen. De gedeelde verantwoordelijkheid voor de hoeveelheid en juistheid in de catalogus zorgt ervoor dat de verschillende kwaliteiten die bij het personeel aanwezig zijn elkaar zullen complementeren in plaats van elkaar frustreren. Voortbordurend op de manier waarop gebruikers een leesadvies krijgen stelt de auteur dat in de eerste plaats de gebruiker centraal staat. Voldoet de bibliotheek aan zijn/haar verwachtingen? Bieden we services aan waar vraag naar is en die de gebruiker nodig heeft? Veranderen gebruikerswensen en eisen in de loop van de tijd? Wat zijn onze sterke en zwakke punten qua dienstverlening? Verder wordt in dit artikel de vinger op een zere plek gelegd: wat vinden gebruikers die we nooit spreken? In het huidige tijdperk waarin de meerderheid van de gebruikers bij voorkeur via social media communiceert. Hoe bereik je die als bibliotheek? De interne processen worden vooral bekeken door de bril van catalogiseerders (metadateerder) Hoe ga je om met het feit dat de catalogus niet meer exclusief door de catalogus‐afdeling wordt gevuld, maar ook door gebruikers, met hun op‐ en aanmerkingen, aanbevelingen, commentaar etc.? Groot gevaar schuilt in de behandeling van next generation catalogi als de zoveelste iteratie in de ontwikkeling. Het is veel meer dan ‘een nieuw systeem met nieuwe trucjes’. Het negeren van de mogelijkheden die een dergelijk systeem biedt aan zowel front‐ als backoffice zou zeer onverstandig zijn (Tarulli 2012).
Sharon Yang geeft in: ‘From integrated library systems to library management services: time for change?’ een overzicht van een flink aantal next generation bibliotheeksystemen. Het artikel behandelt de diverse componenten (modules) van deze systemen en gaat dieper in op een paar features die sommige systemen bieden en verklaart hun onderlinge samenhang. Zij concludeert dat deze systemen de manier waarop bibliotheken werken wel eens ingrijpend zouden kunnen veranderen, maar merkt ook op dat de systemen nog jong zijn en nog zullen groeien voordat hun volle potentieel zichtbaar zal zijn (Yang 2013).
Ook Matt Enis geeft een uitvoerig overzicht van de hedendaagse next generation library systemen in: ‘All systems go: the year saw an evolving process of innovation, integration, and iteration, as companies and products morph into next‐level services’. Hij beschrijft ook de diverse fusies en overnames door bedrijven (onderling) en de eventuele gevolgen voor de door die leveranciers aangeboden systemen. Diverse (vooral Amerikaanse) leveranciers van bibliotheeksystemen worden kort behandeld waarbij zelfs uitspraken van hogere functionarissen over toekomstplannen worden aangehaald. Verder laat hij met diverse grafieken en tabellen de groei van het aantal systemen zien. Dit artikel kan worden gezien als een weergave van de stand van zaken anno 2016 voor wat betreft bibliotheeksystemen (Enis 2016). Her artikel van Zhonghong Wang geeft ook een overzicht van beschikbare systemen (maar wel minder uitvoerig dan dat van Matt Enis) en focust zich op Academische bibliotheken in de Verenigde Staten die in een migratietraject zitten (voorjaar 2016) naar een next generation bibliotheeksysteem. Ook hier wordt benadrukt dat fusies en overnames het niet makkelijker maken voor bibliotheken. Door een survey uit te voeren onder de migrerende bibliotheken wordt inzichtelijk gemaakt hoe deze trajecten (zijn) verlopen en hoe tevreden bibliotheken zijn met hun keuze en over het migratietraject. Niet helemaal verassend is de uitkomst dat Open Source bibliotheeksystemen door de meerderheid van de respondenten toch als een te groot risico (continuïteit, ondersteuning, eigen inbreng) wordt gezien (Wang 2009).
William Dougherty geeft in: ‘Integrated Library Systems: Where are They Going? Where Are We Going?’ een beeld van de (destijds) aanwezige bibliotheeksystemen en schetst een toekomstbeeld. Los van de inhoud van het artikel, wat o.a. benadrukt dat fusies en ontwikkelingen bij en tussen leveranciers bij bibliotheken onrust veroorzaken, is het vooral verassend om te zien hoe relatief snel
