Our story

(1)

_{OUR STORY}

Open Universiteit Ludo de Vrede

Fontys Hogeschool Communicatie Dick Onstenk

Juni 2010 Denise d’Hondt Gianelli Sprockel

(2)

Denise d’Hondt & Gianelli Sprockel | Fontys Hogeschool Communicatie

2 Voorwoord

Deze scriptie is geschreven ter afsluiting van de opleiding Communicatie aan de

Fontys Hogeschool te Eindhoven. Het schrijven van deze scriptie hebben wij als een

leerzame maar plezierige tijd ervaren.

Voorafgaand aan deze scriptie willen wij een aantal personen bedanken voor hun

bijdrage, ondersteuning en medewerking tijdens deze afstudeerfase.

Ten eerste gaan onze woorden van dank uit naar onze afstudeerbegeleider, Dick

Onstenk. Hij heeft ons geholpen een juiste structuur te vinden binnen deze scriptie.

Door zijn kritische maar nodige feedback heeft hij ons weten te motiveren, waardoor

wij gestimuleerd werden van een afstand naar deze scriptie te kijken.

Ten tweede willen wij de heer Ludo de Vrede bedanken voor het aanbieden van een

goede stageplaats, het leveren van de nodige feedback, en het voorzien van begeleiding

binnen de organisatie.

Vervolgens willen wij de medewerkers van de afdeling Marketing, Communicatie en

Sales binnen de Open Universiteit bedanken voor de prettige samenwerking. Waar we

altijd vragen aan konden stellen of op konden rekenen als er iets geregeld moest

worden.

Inhoud

Gianelli…ondanks het feit dat we de afgelopen maanden bijna dagelijks samen achter één computer en bijna 50 uur naast elkaar in de trein hebben gezeten, vind ik het knap dat we tot de laatste dag zo’n fijne manier van werken en sfeer hebben weten te creëren. Wat uiteindelijk tot een goed resultaat heeft geleid. Ik wil je dan ook bedanken voor de gezellige maar vooral leerzame

samenwerking, voor je kritische en heldere blik op ons werk en voor je creatieve inbreng als collega maar vooral als vriendin.

Denise

Denise…heel erg bedankt voor de

prettige samenwerking. Ik heb ontzettend

veel genoten van de afgelopen

stageperiode. Ik ben blij dat we goed

samen kunnen werken. Het is knap dat

we 40 uur in de week samen hebben

gezeten zonder dat we ooit ergens ruzie

om hebben gemaakt. De discussies die

we hebben gevoerd waren alleen die ten

behoeve van ons scriptie. We hebben

veel van elkaar kunnen leren. Ik ben erg

trots op ons eindresultaat.

(3)

3 Inleiding

5 Samenvatting

6

1 Opdracht

en

organisatie

10

1.1 Opdrachtformulering

10

1.1.1 Opdracht

interpretatie

10

1.1.2 Aanleiding

opdracht

11 1.1.3 Waarom de focus op scripties

11

1.2 Organisatie 11

1.2.1 Missie

11

1.2.2 Ontstaan 12

1.2.3 Faculteiten

12

1.3 Communicatievraagstuk

12

1.4 Onderzoeksdoelstellingen

13

1.5 Deelvragen 14

1.6 Leeswijzer

15

1.7 Terugblik

16

2 Onderzoekstypen

en

methoden

17

2.1 Onderzoeksmethoden

17

2.2 Onderzoeksdoelgroep

17

2.3 Deskresearch

17

2.4 Fieldresearch

17

2.4.1 Diepte-

interviews

18

2.4.2 Groepsdiscussie 18

2.5 Matrix

Onderzoeksmethodiek

18

2.6 Terugblik

19

3 Onderzoeksresultaten

20 3.1 Onderzoeksresultaten bij doelstelling A

20 3.2 Onderzoeksresultaten bij doelstelling B

23 3.3 Onderzoeksresultaten bij doelstelling C

25

3.4 Terugblik

26

4 Knelpunten 27

4.1 Knelpunt

1 27

4.2 Knelpunt

2 27

4.3 Knelpunt

3 27

4.4 Knelpunt

4 28

(4)

4

4.5 Knelpunt

5 28

4.6 Knelpunt

6 28

4.7 Knelpunt

7 28

4.8 Knelpunt

8 29

4.9 Terugblik

29

5 Strategische

aanbevelingen

30 5.1 Intern advies

31 5.1.1 Waarom omgaan met professionals een andere aanpak eist?

33 5.1.2 Waarom een vertrouwensband creëren belangrijk is?

36 5.1.3 Waarom verantwoordelijke personen aanwijzen en interne-

middelen

toekennen

nodig

is?

37 5.1.4 Waarom breder kijken dan alleen ‘scriptieonderwerpen’ nodig is? 39

5.1.5 Terugblik

42 5.2 Extern advies

43

5.2.1 Wat en met wie moet de OU communiceren? 45

5.2.2 Wat moet de OU bereiken? 48

5.2.3 Successtory’s in de media? 50

5.2.4 Terugblik 53

6 Nawoord

54

(5)

5 Inleiding

De Open Universiteit (OU) is de enige instelling in Nederland die afstandsonderwijs

aanbiedt op academisch niveau. De organisatie dient tegenover haar doelgroepen

duidelijk te maken dat studeren aan de OU hetzelfde is als studeren bij een andere

reguliere universiteit in Nederland. De OU biedt de student het voordeel om de studie

geheel zelf in te plannen. Studeren wordt hierdoor toegankelijker gemaakt voor mensen

die werken, sporten, reizen of lichamelijk beperkt zijn.

De OU wil erkend worden als een volwaardige academische instelling. Dit wil de OU

bewerkstelligen door meer met scripties en onderzoeksresultaten in de media te treden.

De OU heeft ons ingeschakeld om te onderzoeken hoe ze dit het beste kunnen doen.

Om hier uitspraken over te kunnen doen, is het noodzakelijk om onderzoek te doen bij

de zes faculteiten van de OU. Hiermee wordt de huidige gang van zaken rondom

scriptiepublicaties binnen de zes faculteiten in kaart gebracht.

In de samenvatting die na deze inleiding volgt, zijn de belangrijkste

onderzoeksresultaten met betrekking tot het onderzoek beschreven. Uit de

onderzoeksresultaten zijn acht knelpunten naar voren gekomen. Deze knelpunten

vormen een brug naar het strategische advies. Tenslotte geven we een samenvatting

van de stappen die de OU kan hanteren om, door middel van scripties, meer publiciteit

te genereren.

Tijdens onze stageperiode hebben we de ‘boundary spanning position

1

_{’ (Dozier,}

1992) ingenomen. Deze grenspositie houdt in dat we de belangen van alle betrokken

afdelingen meenemen om een verantwoord advies voor de OU te formuleren.

Wij zijn ervan overtuigd dat de OU een positief effect zal ervaren na het toepassen van

de adviezen. Wij wensen de OU in de toekomst het allerbeste.

Denise d’Hondt & Gianelli Sprockel

(6)

6 Samenvatting

In deze samenvatting zijn de strategische keuzes en de daarbij passende thema uitwerkingen samengevat. Voor een onderbouwing en toelichting is het raadzaam het hele plan te bestuderen.

Opdrachtformulering

De opdrachtgever OU zou graag een communicatiebeleid ontwikkeld zien dat gericht is op het beheersen van de interne informatiestromen tussen de zes faculteiten en de afdeling MCenS op het gebied van scriptiepublicaties. Het doel hiervan is om in de toekomst doormiddel van scripties op een gestructureerde manier als volwaardige academische instelling in de media te treden.

Communicatievraagstuk

Het communicatievraagstuk dat wordt behandeld in dit scriptie luidt als volgt:

“Hoe kan de OU door middel van scripties, op een gestructureerde manier, als volwaardige academische instelling in de media treden?”

O nderzoeksdoelstellingen

A | In kaart brengen wat er binnen de faculteiten speelt op het gebied van scripties. Dit zodat een beeld kan worden geschetst van het huidige scriptiebeleid en duidelijk wordt welke personen en middelen binnen de faculteiten een belangrijke rol spelen.

B |Inzicht krijgen in de formele en informele communicatiestromen tussen de faculteiten en de afdeling MCenS, zodat een beeld kan worden gevormd over achterliggende motieven en belangen van beide partijen om het communicatieproces op het gebied van scripties te faciliteren.

C |In kaart brengen wat het huidige mediabeleid van de OU is op het gebied van scripties en hoe vaak het voorkomt dat er nieuwswaardige scripties geschreven worden, zodat duidelijk wordt hoe effectief de huidige aanpak is.

O nderzoeksdeelvragen

A 1|Wat is de huidige situatie op het gebied van scripties, binnen de faculteiten?

A2 |Welke personen spelen een belangrijke rol, en kunnen een schakel zijn in het communicatieproces op het gebied van scripties?

A3| Met wat voor type medewerkers hebben we te maken?

A4| Welke interne communicatie middelen worden nu gebruikt in het communicatieproces op het gebied van scripties?

A5|Wat wordt er op dit moment met de geschreven scripties gedaan?

B1| Is er momenteel een gestructureerde informatiestroom tussen de faculteiten en de afdeling MCenS op het gebied van scripties?

B2| Hoe staan de verschillende faculteiten tegenover het publiceren van scripties?

B3| Met welke factoren moet rekening gehouden worden voordat een scriptie gepubliceerd kan worden?

B4|Hoe staan de verschillende faculteiten tegenover de afdeling MCenS?

B5| Kunnen onderwerpen vroegtijdig aangekaart worden bij MCenS, zodat er vroegtijdig op ingespeeld kan worden?

B6| Hoe is het contact tussen de zes faculteiten?

C1| Hoe vaak komt het per faculteit voor dat een scriptie onderwerp geschikt is voor publicatie?

(7)

7

C3| Wat is er van gepubliceerde scriptieartikelen van de OU in de media terecht

gekomen?

C4| Met welke scriptie onderwerpen treedt de OU nu in de media? C5|In welke media worden scriptiepublicaties van de OU gepubliceerd? O nderzoekstypen en methoden

Om antwoorden te vinden op de onderzoekstervragen hebben we binnen het onderzoek gebruik gemaakt van deskresearch en kwalitatief fieldresearch. De onderzoeksmethoden die we hebben gehanteerd zijn diepte-interviews en een groepsdiscussie.

O nderzoeksdoelgroep

Het onderzoek is gehouden onder: scriptiecoördinatoren, medewerkers afdeling MCenS, medewerkers afdeling tentaminering- certificering en medewerkers van de afdeling archivering.

O nderzoeksresultaten

Resultaten op het huidige gebied van scripties binnen de faculteiten en over personen die een belangrijke rol spelen en een schakel kunnen zijn in het communicatieproces worden beschreven aan de hand van drie delen: A, B en C.

Knelpunten

Bij het formuleren van deze knelpunten zijn de uitkomsten van het onderzoek toegespitst op het oplossen van het centrale communicatievraagstuk. We hebben acht knelpunten uit het onderzoek geconstateerd waar we ons strategie op gaan richten. De acht knelpunten zijn:

1; communicatieprobleem voornamelijk intern van aard 2; Autonome medewerkers binnen de OU

3; Belangenverschillen tussen faculteiten en MCenS 4; Vertrouwensproblematiek

5; Geen aangewezen verantwoordelijken op het gebied van scriptiepublicaties 6; Geen standaard intern communicatiemiddel op het gebied van scripties 7; Inhoud van scripties meestal niet nieuwswaardig voor publicatie 8; Ongestructureerde media aanpak op het gebied van scriptiepublicaties Intern advies

Het interne advies is voornamelijk gericht op de interne structurering van informatiestromen tussen de zes faculteiten en de afdeling MCenS met betrekking tot scripties. In het interne communicatieadvies beantwoorden we het onderstaande dikgedrukte gedeelte van het communicatievraagstuk; “Hoe kan de OU de interne communicatie zo structureren (om op een gestructureerde manier als volwaardige academische instelling in de media te treden) ”?

(8)

8

Hierbinnen staan de volgende thema’s centraal;

- Waarom omgaan met professionals een andere aanpak eist? - Waarom een vertrouwensband creëren belangrijk is?

- Waarom verantwoordelijke personen aanwijzen en interne- middelen toekennen nodig is?

- Waarom het breder kijken dan alleen ‘scriptieonderwerpen’ nodig is?

Stappenplan

Aan de hand van een stappenplan beschrijven we hoe de OU dit aan kan pakken. Stap 1| Co- Creatie

Stap 2| Deelname aan faculteitsvergaderingen Stap 3| Aanwijzen verantwoordelijke personen

Stap 4| Hanteren van intern communicatiemiddel: informatiebulletin

Stap 5| Scripties koppelen aan ‘Successtory’s’: met Successtory’s worden, verhalen van studenten die opmerkelijk zijn bedoeld. De naam successtory is een afkorting van de eisen waaraan een dergelijk verhaal moet voldoen: Simple, Unexpected, Concrete, Credible, Emotion, Succes en Scripties.

Stap 6| Interne storytelling: met interne storytelling wordt de interne terugkoppeling met de scriptiecoördinatoren beschreven. Binnen deze stap wordt geadviseerd om het concept te presenteren aan de scriptiecoördinatoren van de faculteiten.

Extern advies

In het externe communicatieadvies beantwoorden we het onderstaande dikgedrukte gedeelte van het communicatievraagstuk; “Hoe kan de OU als volwaardige academische instelling in de media treden”? In het externe advies worden de communicatiedoelgroep, doelstellingen en boodschap beschreven.

Communicatiedoelgroep ‘Successtory’s’

‘Nederlandse mannen en vrouwen tussen de 25 en 45 jaar die naast de huidige invulling van hun leven (carrière, topsport, woonplaats en lichamelijke conditie) gemotiveerd zijn om meer uit het leven te willen halen door te studeren aan een universiteit die aansluit bij hun levensstijl’

Communicatiedoelstellingen ‘Successtory’s

De doelstellingen zijn te onderscheiden op twee communicatie- effectdoelstellingen te noemen; merkenkennis, merkattitude.

Merkenkennis: De doelgroep moet binnen een half jaar na het lezen van een ‘successtory’ weten dat de OU een universitaire afstandsonderwijs- instelling is die gelijk staat aan andere reguliere universiteiten met de mogelijkheid om zelf invulling te geven aan waar, hoe en wat je kunt studeren.

Merkattitude: De doelgroep moet binnen half jaar na het lezen van een ‘successtory’ zich kunnen identificeren met deze succestory’s. Ze moeten een positieve houding creëren ten opzichte van universitair afstandsonderwijs en hier de voordelen, mogelijkheden en persoonlijke toepasbaarheid van inzien.

Communicatieboodschap ‘Successtory’s

“Ongeacht; leeftijd, woonplaats, huidige carrière of vooropleiding biedt de Open Universiteit voor iedereen de mogelijkheid om succesvolle stappen te ondernemen in hun leven op het gebied van studie.”

(9)

9

Successtory’s in de media

We adviseren een aantal mediumtypen, te noemen; print, internet en social media. Hiernaast geven we een aantal voorbeelden van ‘successtory’s’ in de media.

(10)

10 1 Opdracht en Organisatie

Voor u als lezer is het van belang om vooraf inzicht te krijgen in de projectopdracht en de opdrachtgevende organisatie. Binnen dit hoofdstuk beschrijven we de projectopdracht ten behoeve van de OU. Naar aanleiding van de opdracht hebben wij een centraal communicatievraagstuk geformuleerd. Om dit vraagstuk te kunnen beantwoorden hebben we een drietal onderzoeksdoelstellingen geformuleerd waaronder verschillende deelvragen vallen. Aan het einde van dit hoofdstuk vindt u een leesroute, in deze leesroute staat een overzicht en een korte toelichting van de hierop volgende hoofdstukken.

1.1 Opdrachtformulering

De OU, afdeling MCenS (MCenS), zou graag een communicatiebeleid ontwikkeld zien dat gericht is op het beheersen van de interne informatiestromen tussen de faculteiten en de afdeling MCenS op het gebied van scriptiepublicaties. Dit zodat de OU in de toekomst door middel van scripties op een gestructureerde manier als volwaardige academische instelling in de media kan treden.

Er wordt nadruk op het begrip ‘volwaardige academische instelling’ gelegd omdat uit onderzoek 2 in het verleden is gebleken dat de OU weinig ‘brand awareness’ heeft bij het algemene publiek. Met brand awareness wordt bedoeld, dat de doelgroep bekend is met de OU zonder dat men de details ervan kent. Bij het horen van de naam OU is de reactie bij de doelgroep: ‘Daar heb ik wel van gehoord’, ‘Is het niet de Volksuniversiteit?’ De doelgroep is bekend met het begrip OU maar de doelgroep weet niet in welke categorie het begrip thuishoort. Deze bekendheid kan echter wel de start en basis zijn voor verdere kennis- ontwikkeling.

1.1.1 Opdracht interpretatie

Het ontwikkelen van een strategisch adviesrapport dat de communicatiestroom tussen

de faculteiten en de afdeling MCenS structureert, zodat de OU in de toekomst

regelmatig in de media kan treden met scripties. Met als doel brand awareness creëren

zodat de doelgroep weet wat de OU doet en kan.

(11)

11

1.1.2 Aanleiding opdracht

De afdeling MCenS heeft het gevoel dat er veel meer uit de ‘scripties’ gehaald kan

worden als het gaat om publiciteit. Op het moment dat er binnen een faculteit een

interessant scriptie- onderwerp is wordt dit niet doorgecommuniceerd naar de afdeling

MCenS. Er komt geen informatie-input vanuit de faculteiten op het gebied van

scriptie- onderwerpen, hierdoor is de kans groot dat de OU kansen in de media laat

liggen. Het is een communicatieprobleem voor de OU omdat het merkbaar is dat

andere reguliere universiteiten vaker met nieuwswaardige scriptie onderwerpen in de

media treden.

1.1.3 Waarom de focus op scripties?

“ Scripties zijn van belangrijke waarde voor de OU omdat de OU afstandsonderwijs

aanbiedt. Hierdoor wordt getwijfeld aan het academische niveau en de

wetenschappelijke waarde van de instelling. Door met scripties in de media te treden

doet de OU mee met academisch Nederland. De OU wordt vaak verward met

particulier afstandsonderwijs (van HBO niveau). Mede door het naar buiten treden

doormiddel van scripties, onderscheidt de OU zich hiervan.”

3

1.2 Organisatie

De OU is een afstands- universiteit met verschillende studiecentra verspreid over Nederland en België. Als enige universiteit in Nederland en Vlaanderen biedt ze open- enhoger onderwijs aan. De OU heeft naast deze wettelijke taak, nog twee wettelijke taken. De eerste is om bij te dragen aan de innovatie van het Nederlandse hoger onderwijs. De tweede is de aanpak van het lerarentekort.

Verder streeft de OU naar een belangrijke rol, zowel nationaal als internationaal als de universiteit voor het zogeheten ‘leven-lang-leren’. Dit ‘leven- lang-leren’ gaat ervan uit dat men nooit klaar is met leren en zich altijd door zal blijven ontwikkelen in werk en maatschappij.

1.2.1 Missie

‘De OU ontwikkelt, verzorgt en bevordert, samenwerkend in netwerken en allianties, hoogwaardig innovatief hoger afstandsonderwijs. Als de universiteit voor leven- lang- leren stelt zij centraal de uiteenlopende leerbehoeften van mensen in hun levensloop en de noodzaak tot aanzienlijke verhoging van het kennisniveau in de samenleving’. 4 (Petit, 2010)

3_{Bron| uitspraak: Stef Petit, hoofd afdeling MCenS, OU, 2010} 4

(12)

12

1.2.2 Ontstaan

De organisatie bestaat sinds september 1984. In 1981 werd het hoofdkantoor in Heerlen geopend waarna in de loop der jaren, verspreid over Nederland en België, verschillende studiecentra werden geopend. De OU werd opgericht om wetenschappelijk onderwijs te bieden aan iedereen die daarvoor de vereiste kennis en interesse heeft. De OU maakt hoger/ universitair onderwijs voor velen toegankelijk door de laagdrempelige toelatingseisen en de mogelijkheid tot afstandsstudie. Met als uitgangspunt ‘ leven-lang-leren’ stelt de OU de uiteenlopende leerbehoefte van mensen en de noodzaak tot verhoging van het kennisniveau binnen de samenleving centraal. De OU wil stevig verankerd zijn binnen het Nederlands hoger onderwijs en met een gemiddeld aantal inschrijvingen van 18.000 per jaar lopen ze voorop in (open) hoger afstandsonderwijs. Hiermee hebben ze een leidende rol binnen onderwijsinnovatie zowel nationaal als internationaal.

1.1.3 Faculteiten

De OU heeft zes faculteiten met een compleet diplomaprogramma te weten: - Cultuurwetenschappen - Informatica - Managementwetenschappen - Natuurwetenschappen - Psychologie - Rechtswetenschappen

Daarnaast heeft de OU nog een onderwijsinstituut: Onderwijswetenschappen.

1.3 Communicatievraagstuk

Nadat we in kaart hebben gebracht wat de opdracht is en hoe de organisatie eruit ziet hebben we het volgende communicatievraagstuk geformuleerd;

“Hoe kan de OU door middel van scripties, op een gestructureerde manier, als volwaardige academische instelling in de media treden?”

(13)

13 1.4 Onderzoeksdoelstellingen

Voor het oplossen van het in de vorige paragraaf besproken communicatievraagstuk hebben we drie onderzoeksdoelstellingen geformuleerd; A, B en C. Deze onderzoeksdoelstellingen hebben betrekking op: A) Belangrijke personen en middelen in dit proces; B) De communicatiestroom tussen de zes faculteiten en de afdeling MCenS op het gebied van scripties, en C) Het huidige mediabeleid van de OU op het gebied van scripties.

De drie onderzoeksdoelstellingen zijn:

A | In kaart brengen wat er binnen de faculteiten speelt op het gebied van scripties. Dit zodat een beeld kan worden geschetst van het huidige scriptiebeleid en duidelijk wordt welke personen en middelen binnen de faculteiten een belangrijke rol spelen.

B |Inzicht krijgen in de formele en informele communicatiestromen tussen de faculteiten en de afdeling MCenS, zodat een beeld kan worden gevormd over achterliggende motieven en belangen van beide partijen om het communicatieproces op het gebied van scripties te faciliteren.

C |In kaart brengen wat het huidige mediabeleid van de OU is op het gebied van scripties en hoe vaak het voorkomt dat er nieuwswaardige scripties geschreven worden, zodat duidelijk wordt hoe effectief de huidige aanpak is.

(14)

14 1.5 Deelvragen

In de vorige paragraaf hebben wij de drie onderzoeksdoelstellingen beschreven, om deze doelstellingen te kunnen beantwoorden hebben we per doelstelling een aantal deelvragen geformuleerd.

De onderzoeksdeelvragen, binnen de onderzoeksdoelstellingen zijn;

A | In kaart brengen wat er binnen de faculteiten speelt op het gebied van scripties. Dit zodat een beeld kan worden geschetst van het huidige scriptiebeleid en duidelijk wordt welke personen en middelen binnen de faculteiten een belangrijke rol spelen.

A 1| Wat is de huidige situatie op het gebied van scripties, binnen de faculteiten?

A2| Welke personen spelen een belangrijke rol, en kunnen een schakel zijn in het communicatieproces op het gebied van scripties?

A3| Met wat voor type medewerkers hebben we te maken?

A4| Welke interne communicatiemiddelen worden nu gebruikt in het communicatieproces op het gebied van scripties?

A5| Wat wordt er op dit moment met de geschreven scripties gedaan?

B |Inzicht krijgen in de formele- en informele communicatiestromen tussen de faculteiten en de afdeling MCenS, zodat een beeld kan worden gevormd over achterliggende motieven en belangen van beide parijen om het communicatieproces op het gebied van scripties te faciliteren.

B1| Is er momenteel een gestructureerde informatiestroom tussen de faculteiten en de afdeling MCenS op het gebied van scripties?

B2| Hoe staan de verschillende faculteiten tegenover het publiceren van scripties? B3| Met welke factoren moet rekening gehouden worden voordat een scriptie

gepubliceerd kan worden?

B4| Hoe staan de verschillende faculteiten tegenover de afdeling MCenS?

B5| Kunnen onderwerpen vroegtijdig aangekaart worden bij MCenS, zodat er vroegtijdig op ingespeeld kan worden?

(15)

15

C |In kaart brengen wat de huidige media aanpak van de OU is op het gebied van scripties is en hoe vaak het voorkomt dat er nieuwswaardige scripties geschreven worden, zodat duidelijk wordt hoe effectief de huidige aanpak is. C1| Hoe vaak komt het per faculteit voor dat een scriptie onderwerp geschikt is voor publicatie?

C2| Hoe treden andere universiteiten op in de media, met scriptieonderwerpen? C3| Wat is er van gepubliceerde scriptieartikelen van de OU in de media terecht

gekomen?

C4| Met welke scriptie onderwerpen treedt de OU nu in de media? C5| In welke media worden scriptiepublicaties van de OU gepubliceerd?

1.6 Leeswijzer

Tot zover hebt u kunnen lezen met welk communicatievraagstuk de OU te kampen heeft. Tevens hebben wij een aantal organisatorische elementen toegelicht die later in dit strategische adviesplan naar voren komen. Ook hebt u de doelstellingen en de deelvragen met betrekking tot het communicatievraagstuk kunnen lezen. Met deze informatie in het achterhoofd leest u vanaf hier een korte beschrijving van de volgende hoofdstukken. Hoofdstuk 2; Onderzoekstypen en methoden

In dit hoofdstuk worden de gebruikte theoretische onderzoek- modellen en methoden toegelicht. Hierin worden de onderzoeksmethodes uitgelegd en verantwoord. Aan het einde van dit hoofdstuk vindt u een matrix van de onderzoeksmethodiek. Deze matrix geeft een overzicht van welke methode gehanteerd zijn per deelvraag.

Hoofdstuk 3; Onderzoeksverwerking

In dit hoofdstuk leest u de belangrijkste resultaten uit het onderzoek. De onderzoeksresultaten zijn verwerkt in drie delen; A, B en C. Deze delen sluiten aan bij de onderzoeksdoelstellingen A, B en C.

Hoofdstuk 4; knelpunten

In dit hoofdstuk leest u de belangrijkste knelpunten die geformuleerd zijn aan de hand van de resultaten uit het onderzoek. Deze knelpunten vormen het vertrekpunt voor het strategische advies.

Hoofdstuk 5; Strategische aanbevelingen

In dit hoofdstuk leest u de strategische aanbevelingen. We geven binnen dit hoofdstuk een intern advies en een extern advies. Het interne advies is voornamelijk gericht op de interne structurering van informatiestromen met betrekking tot scripties. Het externe advies is voornamelijk gericht op het benutten van kansen in de media.

Hoofdstuk 6; Literatuurlijst

In dit hoofdstuk leest u de toegepaste literatuur. Hoofdstuk 7; Nawoord

(16)

16

Hoofdstuk 8; Bijlagen

In de bijlage vindt u gebruikte stukken en documenten die van toepassing zijn binnen dit advies.

1.7 Terugblik:

Nadat u in dit hoofdstuk kennis hebt gemaakt met de organisatie, hebt u kunnen lezen

hoe wij de opdracht aan gaan pakken. Het communicatievraagstuk wordt: “Hoe kan

de OU door middel van scripties, op een gestructureerde manier, als volwaardige

academische instelling in de media treden”? Hiernaast hebt u kunnen lezen welke

onderzoeksdoelstellingen we geformuleerd hebben en welke onderzoeksdeelvragen

daarbij horen.

(17)

17 2 Onderzoekstypen en methoden

In dit hoofdstuk worden de onderzoekstypen en methoden beschreven en beargumenteerd. Deze onderzoekstypen zijn gebruikt om antwoorden te vinden op de onderzoeksdeelvragen uit het vorige hoofdstuk. Deze zijn opgedeeld in; kwalitatieve deskresearch en kwalitatieve fieldresearch. Eerst wordt de keuze voor een kwalitatief onderzoek verantwoord waarna we dieper ingaan op de methodes. We sluiten dit hoofdstuk af met een matrix waarin de deelvragen gekoppeld worden aan de gekozen methodes. Dit geeft een snel overzicht van hoe de deelvragen zijn beantwoordt.

2.1 Onderzoeksmethoden

We hebben gekozen voor een intern kwalitatief onderzoek. Dit onderzoek is gericht op het verkrijgen van informatie over wat er binnen de OU leeft op het gebied van scripties. Er is gekozen voor kwalitatief onderzoek omdat deze vorm van onderzoek diepgaande informatie geeft door in te gaan op de achterliggende motivaties en meningen over het onderwerp. Voor het beantwoorden van de onderzoeksdeelvragen zijn meerdere methoden gebruikt, om zo de verschillende onderzoeksaspecten goed te kunnen belichten en de betrouwbaarheid van de resultaten te kunnen verhogen.

2.2 Onderzoeksdoelgroep

Het kwalitatieve onderzoek is gericht op het verkrijgen van informatie over wat er allemaal speelt binnen de zes faculteiten op het gebied van scriptiepublicaties. Het onderzoek is verricht onder de volgende interne doelgroep: scriptiecoördinatoren, medewerkers afdeling MCenS, medewerkers afdeling tentaminering- certificering en medewerkers van de afdeling archivering.

2.3 Deskresearch

Onder kwalitatief deskresearch valt literatuur onderzoek en onderzoek binnen databestanden, archieven, registraties en dossiers binnen de OU.

2.4 Fieldresearch

Onder kwalitatief fieldresearch valt intern onderzoek binnen de OU doormiddel van diepte- interviews en een groepsdiscussie.

(18)

18

2.4.1 Diepte- interview

Binnen het kwalitatieve fieldresearch is gebruik gemaakt van diepte- interviews. Deze diepte- interviews worden gehouden aan de hand van een gesprekspuntenlijst5_{. De} interviews zullen plaatsvinden op de campus van de OU en indien nodig op locatie. Door middel van diepte- interviews wordt er dieper ingegaan op het onderwerp en de veronderstelde knelpunten. Tijdens het diepte- interview kan er door de interviewer doorgevraagd worden waardoor achterliggende motieven en belangen van de respondent naar boven kunnen komen.

2.4.2 Groepsdiscussie

De groepsdiscussie heeft plaatsgevonden tussen de scriptie- coördinatoren van de zes faculteiten waarbij de veronderstellingen en knelpunten aan de hand van stellingen, vanuit de diepte- interviews worden getoetst. Tijdens de groepsdiscussie moeten de scriptiecoördinatoren het gevoel krijgen dat er naar hun wordt geluisterd en dat er rekening zal worden gehouden met hun wensen en belangen op het gebied van scriptie publicaties. De groepsdiscussie geeft de scriptiecoördinatoren de mogelijkheid om hun mening hierover te uiten. Dit is gedaan aan de hand van zes stellingen, waarbij wordt getoetst of iedereen op één lijn zit.

2.5 Matrix onderzoeksmethodiek

In de onderstaande matrix leest u aan de hand van welke onderzoeksmethoden de deelvragen worden beantwoord.

Deelvragen A Methode Verwijzing

A1 Kwalitatief desk & field research Middels diepte-interviews, beleidsstukken en vakliteratuur

A2 Kwalitatief fieldresearch Middels diepte-interviews

A4 Kwalitatief fieldresearch Middels diepte-interviews

5

(19)

19

Deelvragen B Methode Verwijzing

B 1 Kwalitatief desk & fieldresearch Middels diepte-interviews, beleidsstukken en vakliteratuur

B 2 Kwalitatief fieldresearch Middels diepte-interviews B 3 Kwalitatief fieldresearch Middels diepte-interviews

B 4 Kwalitatief desk & field research Middels diepte-interviews, beleidsstukken en vakliteratuur

B 5 Kwalitatief desk & field research Middels diepte-interviews, beleidsstukken en vakliteratuur

B 6 Kwalitatief fieldresearch Middels diepte-interviews B 7 Kwalitatief fieldresearch Middels diepte-interviews B 8 Kwalitatief fieldresearch Middels diepte-interviews

Deelvragen

C Methode Verwijzing

C 1 Kwalitatief fieldresearch Middels groepsdiscussie C 2 Kwalitatief fieldresearch Middels groepsdiscussie C 3 Kwalitatief fieldresearch Middels groepsdiscussie

C 4 Deskresearch Middels beleidsstukken en vakliteratuur C 5 Deskresearch Middels beleidsstukken en vakliteratuur

2.6 Terugblik:

In dit hoofdstuk hebt u kunnen lezen welke onderzoekstypen en methoden we hebben gebruikt om antwoorden te vinden op de deelvragen. We hebben de kwalitatieve onderzoeksmethoden besproken en deze toegespitst op desk- en fieldresearch. Ook hebt u kunnen lezen dat we gebruik hebben gemaakt van diepte interviews en een groepsdiscussie. Het onderzoek is gehouden onder: scriptiecoördinatoren, medewerkers afdeling MCenS, medewerkers afdeling tentaminering- certificering en medewerkers van de afdeling archivering.

(20)

20 3 Onderzoeksresultaten

6

In dit hoofdstuk staat de verwerking van de onderzoeksgegevens centraal. Nadat we het onderzoek hebben afgerond, hebben we uit een tal van gegevens een resultaat gehaald. Binnen dit hoofdstuk worden de resultaten uit het onderzoek opgedeeld in de delen; A, B en C. De onderzoeksdoelstelling A is gekoppeld aan de onderzoeksresultaten: deel A. Dit geld ook voor B en C.

3.1 Onderzoeksresultaten bij doelstelling A

Hieronder beschrijven wij de resultaten op de deelvragen van doelstelling A. De antwoorden zijn verkregen uit het kwalitatieve onderzoek. In de tabel hieronder blikken wij terug op: onderzoeksdoelstelling A en de daarbij horende deelvragen.

A

Doelstelling

In kaart brengen wat er binnen de faculteiten speelt op het gebied van scripties. Dit zodat een beeld kan worden geschetst van het huidig e scriptiebeleid en duidelijk wordt welke personen en middelen binne n de faculteiten ee n belangrijke rol spelen.

A1 Hoe ziet de huidige situatie eruit op het gebied van scripties, binnen de faculteiten?

A2 Welke personen spelen een belangrijke rol, en kunnen een schakel zijn in het communicatieproces op het gebied van scripties?

A3 Met wat voor type medewerkers hebben we te maken?

A4 Welke interne communicatie middelen worden nu gebruikt in het communicatieproces op het gebied van scripties?

A5 Wat wordt er op dit moment met de geschreven scripties gedaan?

(21)

21

A1| De huidige situatie op het gebied van scripties, binne n de faculteiten

Tussen de faculteiten verschilt de huidige situatie op het gebied van scripties nauwelijks. Bijna alle faculteiten maken gebruik van dezelfde procedures en randvoorwaarden. Wel verschilt het per faculteit of een student zijn scriptieonderwerp zelf mag kiezen, of niet. Zodra een onderwerp is gekozen, kan een student beginnen aan het onderzoeksvoorstel. Het onderzoeksvoorstel is een document dat eerst goedgekeurd moet worden door de scriptiebegeleider voordat een student aan zijn onderzoek kan beginnen. Het onderzoeksvoorstel wordt vervolgens naar de scriptiecommissie doorgestuurd. De scriptiecommissie archiveert vervolgens de naam, de onderwerpskeuze en de begeleidende docent in een datalijst. Nadat een scriptie volledig is afgerond en er een cijfer aan is toegekend, is de afdeling tentaminering en certificering verantwoordelijk voor het archiveren van de studieresultaten. Dit doen ze door zowel de papieren versies als de digitale versies van de scripties te bewaren. Dit is een wettelijke taak van de afdeling. De scripties moeten voor een periode van vijf jaar worden bewaard.

A2| Persone n die een belangrijke rol spelen en een schakel kunnen zijn in het communicatieproces op het gebied van scripties

Binnen afdeling MCenS;

Binnen de OU is de woordvoerster de verantwoordelijke persoon voor scriptiepublicaties. Nadat we de zes faculteiten hierover hebben gesproken bleek echter dat ze niet weten bij wie ze precies terecht kunnen met informatie over nieuwswaardige scriptieonderwerpen. Het kost de zes faculteiten veel tijd en moeite om uit te zoeken wie de verantwoordelijke persoon is. Als het wel wordt gedaan komt het soms bij de verkeerde personen terecht waardoor het alsnog blijft liggen. Binnen de afdeling MCenS hebben de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor scriptiepublicaties ook andere werkzaamheden. Ze geven aan dat hun focus niet alleen op het publiceren van scriptieartikelen ligt. Dit wordt vaak tussen hun eigen werkzaamheden ingepland.

Binnen de faculteiten spelen de volgende personen een belangrijke rol; -Scriptiebegeleiders

De scriptiebegeleiders spelen een belangrijke rol in het keuzeproces. Ze kunnen invloed uitoefenen op de onderwerpkeuze door bijvoorbeeld een onderwerp aan te reiken of af te keuren. Ook de scriptiebegeleiders spelen een belangrijke rol op het gebied van motivatie naar de studenten. De scriptiebegeleider heeft een begeleidende rol naar de student toe en is tevens de aangewezen persoon die de studenten tot publicatie kan motiveren. Hij is namelijk de eerste persoon die weet of een scriptie, een hoog cijfer kan halen en of het onderwerp een bepaalde nieuwswaarde heeft.

- Scriptie- coördinatoren

Scriptiecoördinatoren binnen de faculteiten hebben een overkoepelende functie op het gebied van afstuderen en scripties. Ze zijn verantwoordelijk voor de juiste coördinatie van dit proces. Denk hierbij aan het toewijzen van begeleiders aan studenten. Ze houden overzicht over de totale afstudeerlichting binnen de faculteit. Tevens hebben coördinatoren niet alleen contact met de studenten en begeleiders maar ook met de scriptiecommissie.

(22)

22

A3| Type medewerkers

De OU is een organisatie waarbinnen professionals werken. Professionals zijn mensen die relatief zelfstandig hun denkkracht, deskundigheid, vakmanschap, ervaring, probleemstellend en –oplossingsvermogen op een creatieve wijze aanwenden om organisatiedoelen te realiseren, met eigen aandacht voor efficiency. Binnen de OU gaat het voornamelijk om academici. Een organisatie waarin professionals werken vraagt om een aangepaste stijl. Uit de diepte- interviews met scriptiecoördinatoren komt naar voren dat ze niet zomaar taken opgelegd willen krijgen. Hun loyaliteit ligt meer bij hun vakgebied en faculteit. Het professionele eindresultaat van de scriptie staat voorop, de informatie moet helder, consistent en waarheidsgetrouw zijn.

A4| De huidige interne communicatiemiddele n in het communicatieproces op het gebied van scripties

De afdeling MCenS en de zes faculteiten gebruiken geen standaard intern communicatiemiddel om informatie uit te wisselen over nieuwswaardige scripties. Enkele voorbeelden van communicatiemiddelen die sporadisch gebruikt worden zijn: via de mail, tijdens vergaderingen en één op één. Ieder hanteert zijn eigen voorkeur.

A5| De huidige manier van scriptie- archivering

Uit onderzoek is gebleken dat de geschreven scripties op twee manieren digitaal worden gearchiveerd;

- Openbaar

Met openbaar wordt bedoeld, openbare websites waar iedereen toegang tot heeft. Hieronder vallen de websites: D- Space, Narcis en Scriptie- online. Echter loopt de archivering bij deze openbare websites sterk achter. De doorverwijzing van studenten naar D- Space gebeurt nauwelijks. De scriptiecoördinatoren geven aan zich te schamen voor de openbare website, omdat deze niet up-to-date wordt gehouden.

- Intern

Met intern wordt bedoeld dat enkel studenten en medewerkers toegang hebben. Onder intern valt studienet. De faculteiten geven aan dat ze zelf hun scripties op studienet moeten archiveren omdat het anders niet gebeurt.

(23)

23 3.2 Onderzoeksresultaten bij doelstelling B

Hieronder beschrijven wij de resultaten op de deelvragen van doelstelling B. De antwoorden zijn verkregen uit het kwalitatieve onderzoek. In de tabel hieronder blikken wij terug op: onderzoeksdoelstelling B en de daarbij horende deelvragen.

B

Doelstelling

Inzicht krijgen in de formele- en informele communicatiestrome n tussen de faculteiten en de afdeling MCenS, zodat een beeld kan worden gevormd over achterliggende motieven en belangen van beide parijen om het communicatieproces op het gebied van scripties te faciliteren.

B1 Is er momenteel een gestructureerde informatiestroom tussen de faculteiten en de afdeling MCenS op het gebied van scripties.

B2 Hoe staan de verschillende faculteiten tegenover het publiceren van scripties? B3 Met welke factoren moet rekening gehouden worden voordat een scriptie

gepubliceerd kan worden?

B4 Hoe staan de verschillende faculteiten tegenover de afdeling MCenS?

B5 Kunnen onderwerpen vroegtijdig aangekaart worden bij MCenS, zodat er vroegtijdig op ingespeeld kan worden?

B6 Hoe is het contact tussen de zes faculteiten?

B1| De huidige informatiestroom tussen de faculteiten en de afdeling MCenS op het gebied van scripties.

De berichtgeving over nieuwswaardige scripties gebeurt sporadisch. De scriptiebegeleiders geven vaak laat aan de afdeling MCenS door dat er een persbericht geschreven kan worden over een scriptie. De faculteiten geven aan dat dit niet op hun lijst van dagelijkse werkzaamheden staat. De afdeling MCenS moet door deze late berichtgeving, tussen hun dagelijkse werkzaamheden door, snel iets op papier zetten.

B2| De mening van de zes faculteiten over scriptiepublicaties

De faculteiten geven aan dat ze vinden, dat de afdeling MCenS niet altijd juist kan inschatten of een scriptie nieuwswaarde heeft en gepubliceerd kan worden. Het afstudeer- onderzoek is vaak een klein deel van een groter onderzoek en daardoor minder makkelijk leesbaar. Het is vaak alleen interessant voor een wetenschappelijk publiek. De faculteiten geven aan dat de nieuwswaarde van scriptieonderzoeken door de afdeling MCenS wordt overschat. De faculteiten geven aan behoefte te hebben om hun eigen belangen over het publiceren van scriptie artikelen in de media, uit te spreken tegenover afdeling MCenS. Ze vinden het belangrijk om een terugkoppeling te krijgen vanuit de afdeling zodat ze niet voor verrassingen komen te staan.

B3| Belangrijke factoren waarmee reke ning gehouden moet worden voordat e en scriptie gepubliceerd kan worden

Tijdens het kwalitatieve onderzoek gaven verschillende faculteiten aan dat scripties niet zomaar gepubliceerd kunnen worden. Er heerst een bepaalde angst omdat er een heleboel factoren zijn waar rekening mee gehouden moet worden. De coördinatoren vinden het belangrijk, dat als een “scriptieonderwerp” in de media terecht komt, de inhoud of de titel niet wordt verdraaid. Samenwerking met andere instellingen waar studenten afstuderen kunnen hierdoor op het spel worden gezet. Ze geven aan, dat dit in het verleden is voorgekomen.

(24)

24

B4| De houding van de zes faculteiten tegenover de afdeling MCenS

Er heerst verwarring over de taak- en rolverdeling. De drempel tussen de faculteiten en de afdeling MCenS is hoog en daarnaast wordt getwijfeld aan de expertise van de afdeling. Deze twijfel komt voort uit het feit dat er te weinig terugkoppeling plaats vindt vanuit de afdeling MCenS naar de faculteiten. Daarnaast heerst er onduidelijkheid over de taak van de afdeling MCenS en de afdeling woordvoering.

B5| De mogelijkheid om vroegtijdig onderwerpen aan te kaarten bij de afdeling MCenS

Uit onderzoek is gebleken dat het vroegtijdig aankaarten van onderwerpen bij de afdeling MCenS onmogelijk is. Dit komt door verschillende factoren; werktitels veranderen, afstudeerperiode verschilt in tijd, titels zeggen niets over inhoud, beoordeling van de scriptie is achteraf.

B6| Het contact tussen de zes faculteiten

Er is weinig contact tussen de zes faculteiten, ze geven aan dat ze niet op de hoogte zijn wat er speelt binnen de andere faculteiten op het gebied van scriptiepublicaties. Tijdens de groepsdiscussie werd duidelijk dat de scriptiecoördinatoren niet van elkaar wisten wie ze waren.

(25)

25

3.3 Onderzoeksresultaten bij doelstelling C

Hieronder beschrijven wij de resultaten op de deelvragen van doelstelling C. In de tabel hieronder blikken wij terug op: onderzoeksdoelstelling C en de daarbij horende deelvragen.

C

Doelstelling

In kaart brengen wat de huidige media aanpak van de OU is op het gebied van scripties is en hoe vaak het voorkomt dat er nieuwswaardige scripties geschreven worden, zodat duidelijk wordt hoe de OU me er met scripties in de media kan treden.

C1 Hoe vaak komt het per faculteit voor dat een scriptie onderwerp geschikt is voor publicatie?

C2 Hoe treden andere universiteiten in de media met scriptieonderwerpen? C3 Wat is er van gepubliceerde scriptieartikelen van de OU in de media terecht

gekomen?

C4 Met welke scriptie onderwerpen treedt de OU nu in de media? C5 In welke media worden scriptiepublicaties van de OU gepubliceerd?

C1| Geschikte scripties voor publicatie

Op dit moment komt het maar een enkele keer (1 of 2 keer) per jaar voor dat een scriptieonderwerp inhoudelijk nieuwswaarde bevat, zodat deze geschikt is voor publicatie. De scripties zijn inhoudelijk vaak alleen te begrijpen voor een wetenschappelijk publiek binnen het vakgebied. Daarnaast worden sommige onderwerpen door verschillende studenten, meerdere malen behandeld. De zes faculteiten geven allen aan dat het onderwerp ‘scripties’ te beperkt is, er moet gekeken worden naar andere factoren om vaker in de media te treden. Het inspelen met scriptieonderwerpen, op actualiteiten in de media is lastig omdat het onderzoek vaak al lang loopt, hierover kunnen geen voorspellingen gedaan worden in de toekomst. Uit onderzoek is gebleken dat de nieuwswaarde van scriptieonderwerpen door afdeling MCenS wordt overschat. Al zouden de faculteiten gestructureerd aankondigen dat er nieuwswaardige scriptieonderwerpen lopen, dan nog zal het aantal publicaties in de media niet drastisch toenemen.

C2| Scriptiepublicaties van andere Nederlandse Universiteiten

Binnen dit punt wordt beschreven wat er landelijk van andere universiteiten aan scripties in de media terecht komt. Hiervoor is gekeken naar het onderwerp ‘scripties ‘ en de media aandacht met betrekking tot deze scripties. Geregeld komen er studenten van verschillende universiteiten in de media, met een interessant onderzoek of met een interessant onderwerp. Dit gebeurt niet altijd in de vorm van een scriptie maar voornamelijk in het kader van een algemeen onderzoek. Soms wordt er ingespeeld op een hype of een maatschappelijk probleem. De onderwerpen spreken aan en hebben een bepaalde nieuwswaarde. Opvallend is dat andere universiteiten vaker in de media naar voren komen met vernieuwende onderzoeken dan dat de OU. De OU komt niet vaak naar voren op het gebied van scripties in de media. Er is weinig te vinden over studenten in de media met betrekking tot scriptieonderwerpen vanuit de OU.

(26)

26

C3| Door de OU gepubliceerde scriptie artikel e n

We hebben onderzoek gedaan naar het aantal persberichten dat de OU in de periode van januari 2009 – mei 2010 over scripties heeft geschreven. In totaal hebben we negen persberichten in het databestand van de OU terug gevonden.

Van deze negen persberichten zijn er zes terug gevonden in de interne knipselkrant. Dit betekent dat deze zes persberichten in de media zijn gepubliceerd. Vijf van de negen persberichten gaan over scriptieprijswinnaars.

C4| Onderwerpen van scriptiepublicaties van de OU

De onderwerpen waar de OU in de periode van januari 2009 – mei 2010 artikelen over heeft gepubliceerd zijn;

- Ouderen bewegen te weinig. Stimuleer hen!

- Rechtenstudenten leren beter redeneren door bestuderen voorbeelden - Aantekeningen maken in les niet effectief bij weinig voorkennis

- Scriptieprijs voor methode ter ondersteuning compliance in IT- systemen - Prijs voor scriptie over kankerrisico lab- medewerkers

- Prijs voor scriptie over relatie tussen logistieke flexibiliteit en klanttevredenheid

C5| Huidige mediatypen waarin scripties van de OU worden gepubliceerd

De mediatypen waar de OU met bovenstaande onderwerpen in is verschenen zijn: - Leefbewust.nl

- Recht.nl - Nu.nl

- Computable.nl

- Kijk op Oost Nederland - Logistiek

3.4 Terugblik:

In dit hoofdstuk hebt u een korte samenvatting kunnen lezen van de belangrijkste onderzoeksresultaten bij de doelstellingen A, B en C. De onderzoeksresultaten zijn toegespitst op de deelvragen die gekoppeld zijn aan deze doelstellingen.

De onderzoeksresultaten zijn verkregen aan de hand van kwalitatief desk- en fieldresearch.

(27)

27 Knelpunten

In het vorige hoofdstuk zijn de onderzoeksresultaten uit het kwalitatieve desk- en fieldresearch bij doelstellingen; A, B en C beschreven. In dit hoofdstuk worden aan de hand van deze resultaten, knelpunten over de huidige gang van zaken met betrekking tot scriptiepublicaties vastgesteld. Bij het formuleren van deze knelpunten zijn de uitkomsten van het onderzoek toegespitst op het oplossen van het centrale communicatievraagstuk;

“Hoe kan de OU door middel van scripties, op een gestructureerde manier, als volwaardige academische instelling in de media treden?”

4.1 Communicatieproblee m voornamelijk intern van aard

Knelpunt 1:

Het eerste knelpunt waar we tegenaan zijn gelopen is dat ons centrale communicatievraagstuk voornamelijk gericht is op externe communicatie(hoe de OU met scripties in de media kan treden). Uit onderzoek blijkt echter dat de OU geen intern communicatiebeleid heeft om scripties in de media te publiceren. Dit betekent dat we om het communicatieprobleem op te lossen eerst een intern proces op gang moeten brengen voordat scripties uiteindelijk in de media kunnen worden gepubliceerd.

4.2 Autonome medewerkers binnen de OU

Knelpunt 2:

Uit ons onderzoek blijkt dat de medewerkers van de OU hoog opgeleid zijn. Dit heeft een positief effect op de kwaliteit van het onderwijs maar ook een negatief effect op de beïnvloeding van de interne communicatie. Binnen de OU werken naast reguliere docenten ook hoogleraren. Deze hoogleraren zijn professionals die zelfstandig en individualistisch te werk gaan. Knelpunt 2 kenmerkt zich doordat deze professionals zich moeilijk taken laten opleggen. De informatie die ze van ‘bovenaf’ krijgen moet zinvol zijn voordat ze deze meenemen in hun acties. Daarbij komt dat er meer gewerkt wordt vanuit faculteitsbelangen dan vanuit organisatiebelangen. De medewerkers van de OU hebben een andere aanpak nodig om betrokken te raken bij het scriptiebeleid.

4.3 Belangenverschillen tussen faculteiten en MCenS

Knelpunt 3:

Eerder hebben we besproken dat de zes faculteiten en de afdeling andere belangen hebben ten opzichte van het publiceren van scripties in de media. Uit onderzoek blijkt dat de afdeling MCenS voornamelijk handelt vanuit commercieel belang. Dit doen ze door de artikelen aantrekkelijk- en makkelijk leesbaar te maken waardoor deze een grotere groep mensen aanspreken. De faculteiten vinden echter dat dit soort publicaties te kort doen aan het verrichte onderzoek. De faculteiten denken voornamelijk vanuit het belang van wetenschappelijk onderzoek. Binnen de faculteiten wordt een scriptie gezien als onderwijsmethode en niet zozeer als marketingmiddel.

4.4 Vertrouwensproblematiek

Knelpunt 4:

Binnen de OU heerst er een bepaalde mate van wantrouwen ten aanzien van de afdeling MCenS. De faculteiten hebben geen helder beeld van wat de afdeling doet. Ze zijn bang dat de wetenschappelijke waarde van de scriptieartikelen te niet wordt gedaan op het moment dat deze een commercieel jasje krijgt. Er zijn veel factoren waarmee de afdeling rekening

(28)

28

moet houden voordat een scriptieartikel gepubliceerd kan worden. Er is angst, dat hier gemakzuchtig mee wordt omgegaan.

4.5 Gee n aangewez en verantwoordelijken op het gebied van scriptiepublicaties

Knelpunt 5:

De OU heeft geen standaard communicatiebeleid om scripties in de media te publiceren. Dit betekent dat er ook geen personen zijn aangewezen met deze verantwoordelijkheid. Dit knelpunt zorgt ervoor dat er onduidelijkheid heerst bij de faculteiten over de verantwoordelijke persoon voor scriptiepublicaties. Op het moment dat er binnen beide afdelingen personen verantwoordelijk worden gesteld voor scriptiepublicaties wordt het communicatieproces tussen de afdelingen gefaciliteerd.

4.6 Gee n standaard intern communicatiemi ddel op het gebied van scriptiepublicaties

Knelpunt 6:

Het zesde knelpunt dat uit onderzoek naar voren is gekomen geeft aan dat de afdeling MCenS en de zes faculteiten geen standaard intern communicatiemiddel gebruiken om informatie uit te wisselen over nieuwswaardige scriptiepublicaties. Helderheid hierover zorgt ervoor dat het communicatieproces op het gebied van scriptiepublicaties wordt gefaciliteerd. Een ander intern communicatiemiddel dat aandacht vereist zijn de openbare websites. Eerder hebben we besproken dat de archivering van scripties op de openbare websites sterk achter loopt. Studenten van de OU worden hierdoor niet naar deze openbare websites doorverwezen. Belangrijk om aan te kaarten is het feit dat ook potentiële studenten op deze openbare websites kijken.

4.7 Inhoud van scripties me estal niet nieuwswaardig voor publicatie

Knelpunt 7:

De faculteiten geven aan dat de nieuwswaarde van scriptieonderzoeken door de afdeling MCenS wordt overschat. Niet alle scripties binnen de OU hebben de potentie om gepubliceerd te worden. Dit komt echter maar een of twee keer per jaar voor. Daarnaast zijn de onderwerpen vaak alleen interessant voor een wetenschappelijk publiek. Uit onderzoek blijkt dat al de zes faculteiten vinden dat enkel met scripties in de media treden te beperkt is.

(29)

29

4.8 Ongestructureerde media aanpak op het gebied van scriptiepublicaties

Knelpunt 8:

Uit ons onderzoek blijkt dat de OU niet consequent naar buiten treedt met scriptiepublicaties. De publicaties die wel in de media komen gaan voornamelijk over scriptieprijswinnaars. De OU heeft geen structuur over wat betreft mediatypen, doelgroepen en publicatiedoelen op het gebied van scripties.

4.9 Terugblik:

Aan de hand van de onderzoeksresultaten hebben we de acht knelpunten geconstateerd, te noemen:

Knelpunt 1; communicatieprobleem voornamelijk intern van aard Knelpunt 2; Autonome medewerkers binnen de OU

Knelpunt 3; Belangenverschillen tussen faculteiten en MCenS Knelpunt 4; Vertrouwensproblematiek

Knelpunt 5; Geen aangewezen verantwoordelijken op het gebied van scriptiepublicaties Knelpunt 6; Geen standaard intern communicatiemiddel op het gebied van scripties Knelpunt 7; Inhoud van scripties meestal niet nieuwswaardig voor publicatie Knelpunt 8; Ongestructureerde media aanpak op het gebied van scriptiepublicaties

De situatieanalyse is afgerond en er zijn enkele conclusies getrokken. Nu gaan we met deze conclusies in het achterhoofd beginnen aan het strategisch- advies. Het strategisch- advies bestaat uit twee delen. In het eerste deel behandelen we het interne advies en in het tweede gedeelte het externe advies.

(30)

30 5 Strategische aanbevelingen

Een belangrijke conclusie uit het onderzoek is dat er eerst intern het nodige gerealiseerd moet worden om vervolgens extern in de media te kunnen treden. We geven binnen dit hoofdstuk een intern advies en een extern advies. Het interne advies is voornamelijk gericht op de interne structurering van informatiestromen tussen de zes faculteiten en de afdeling MCenS met betrekking tot scripties. Het externe advies is voornamelijk gericht op het benutten van kansen in de media. We splitsen het communicatievraagstuk als het ware op in twee delen.

In het interne communicatieadvies beantwoorden we het onderstaande dikgedrukte gedeelte van het communicatievraagstuk; “Hoe kan de OU de interne communicatie zo structureren (om op een gestructureerde manier als volwaardige academische instelling in de media te treden) ”?

In het externe communicatieadvies beantwoorden we het onderstaande dikgedrukte gedeelte van het communicatievraagstuk; “Hoe kan de OU als volwaardige academische instelling in de media treden”?

(31)

31 5.1 Intern advies

(32)

32 Inleiding

Uit onderzoek is gebleken dat eerst intern binnen de OU het nodige gerealiseerd moet worden voordat we extern, doormiddel van scripties in de media kunnen treden. Binnen deze paragraaf leggen we de nadruk op het eerste deel van het communicatievraagstuk; “ Op een gestructureerde manier”. Hiermee bedoelen we dat het interne advies voornamelijk is gericht op de interne structurering van informatiestromen tussen de zes faculteiten en de afdeling MCenS op het gebied van scripties. Het advies wordt aan de hand van een stappenplan beschreven.

(33)

33 5.1.1 “Waarom omgaan met professionals een andere aanpak eist”

Eerder is gebleken dat de medewerkers van de OU hoog opgeleid zijn. Dit heeft zowel een positief als negatief effect op de beïnvloeding van de interne communicatie. Een organisatie waarin professionals werken vraagt om een aangepaste stijl* (Fielder, 1967). De medewerkers laten zich niet graag wetten en regels opleggen, ze werken voornamelijk vanuit hun eigen beweegredenen. Daar tegenover staat dat ze de wil en capaciteit hebben om mee te denken met overkoepelende problemen waarmee de OU in het geheel te maken heeft. Met deze wetenschap is gekozen voor de onderstaande methode, met als doel de scriptiecoördinatoren te betrekken bij het vastgestelde communicatieprobleem.

STAP 1; Co- creatie 7

De faculteiten van de OU moeten afdeling MCenS vaker op de hoogte brengen van ontwikkelingen op het gebied van scripties. Dit probleem moet opgelost worden zonder dat de faculteiten iets opgelegd krijgen. Er zal een andere aanpak gehanteerd moeten worden om het probleem binnen de zes faculteiten op de kaart te zetten. Een co- creatie is hierbij een goed uitgangspunt. Tijdens een co- creatie krijgen de betrokkenen de mogelijkheid hun ideeën met betrekking tot het communicatieprobleem op tafel te leggen in de vorm van een creatieve brainstormsessie. Tijdens de co- creatie hebben we de strategie dialogisering* (van Ruler, 2003) als uitgangspunt gebruikt. Bij dialogisering staat interactie met de betrokkenen centraal.

Omdat de co- creatie een onderdeel is van de strategie en omdat deze oplossingsgericht is hebben wij er bewust voor gekozen deze co- creatie uit te voeren. Dit betekent dat dit onderdeel van het advies al is uitgevoerd en toegepast binnen de organisatie, een onderdeel daarvan was een presentatie8_{. De co-creatie is als eerste stap het vertrekpunt voor de} overige aanbevelingen binnen dit advies. Wij adviseren de OU vaker gebruik te maken van co-creaties omdat dit een laagdrempelig manier is om in dialoog te treden met medewerkers. Co-creaties kunnen georganiseerd worden om verschillende communicatievraagstukken op verschillende deelgebieden op te lossen.

Doelgroep co- creatie

De co- creatie heeft plaatsgevonden tussen de scriptie- coördinatoren van de zes faculteiten en ons. We namen in dit proces een grenspositie. Dit is een positie tussen de faculteiten en de afdeling MCenS. We hebben gekozen voor deze positie zodat er meer informatie boven tafel komt en de scriptie- coördinatoren vrij kunnen denken en spreken zonder te hoeven vrezen dat er dingen gerapporteerd worden. Tijdens de co- creatie vindt er een wisselwerking plaats tussen de scriptiecoördinatoren van de zes faculteiten. De scriptiecoördinatoren zijn een belangrijke schakel in het overdragen van beslissingen en het ontvangen en doorgeven van signalen en informatie. Dit betekend dat de scriptie- coördinatoren de linking-pin* (Likert, 1961) zijn tussen studenten, scriptiebegeleiders en de scriptiecommissie.

7_{Bijlage 2| Opzet Co-Creatie}

(34)

34

Boodschap co-creatie

De co- creatie gaf de afdeling MCenS de mogelijkheid de volgende boodschap naar de scriptie- coördinatoren te communiceren;

‘De afdeling wilt m.b.v. de faculteiten meer in de media treden met scriptiepublicaties. Scriptiepublicaties in de media manifesteren het imago van de OU als academische instelling. Om dit te kunnen bereiken kunnen scriptiebegeleiders vroegtijdig potentiële kansen zien bij studenten en deze kansen doorcommuniceren naar de afdeling MCenS. Hiervoor kunnen de communicatiestromen tussen de faculteiten en de afdeling MCenS worden verbeterd. MCenS wilt gebruik maken van de kennis van de faculteiten om het gewenste resultaat te bereiken.’

Theoretisch perspectief

*Leiderschapsstijlen van Fiedler

Volgens de theorie van Fiedler9_{omtrent leiderschapsstijlen, vraagt een organisatie waarin} professionals werken om een aangepaste stijl. Professionals laten zich maar moeilijk ‘taken’ opleggen, hun loyaliteit ligt meer bij hun specialisme dan bij de organisatie. Het professionele eindresultaat staat voorop, de professional is de eigenaar van de output van zijn eigen werk. De informatie moet helder, consistent en waarheidgetrouw zijn.

*Communicatiekruispunt van Ruler

Onze keuze voor een co- creatie wordt ondersteund door het communicatiekruispunt van Ruler10_{. Dit kruispunt is een situationeel} model, hiermee wordt bedoel dat elk besluit en elke verandering gebaat is bij eenzelfde strategie. Binnen het communicatiekruispunt worden vier dimensies beschreven, deze vier dimensies kunnen als strategie worden ingezet. Tijdens de co- creatie hebben we gebruik gemaakt van de strategie dialogisering. Bij dialogisering gaat het om interactie.

9_{Bron|Organisatie en Management, 2002}

(35)

35

*Linking-pin gedachte van Likert

De scriptie- coördinatoren dienen volgens de Linking-pin gedachte van Likert11_als belangrijkste schakel in het overdragen van beslissingen, en het ontvangen en doorgeven van signalen en informatie. Dit betekend dat de scriptie- coördinatoren invloed kunnen uitoefenen op studenten en scriptiebegeleiders. Bij de linking- pin gedachte maakt iedere medewerker deel uit van een groep, terwijl de leider van de groep ook deel uitmaakt van een hiërarchische hogere groep.

(36)

36 5.1.2 “Waarom een vertrouwensband creëren belangrijk is”

Zoals naar voren is gekomen uit het onderzoek heerst er een bepaalde mate van wantrouwen vanuit de faculteiten ten aanzien van de afdeling MCenS. Doordat de faculteiten geen helder beeld hebben van wat de afdeling MCenS doet en kan heerst er wantrouwen over de expertise van de afdeling. De faculteiten communiceren hierdoor minder met de afdeling waardoor deze niet op de hoogte is van interne ontwikkelingen binnen de zes faculteiten. Zonder vertrouwensband tussen de afdeling MCenS en de zes faculteiten zal nooit enige vorm van informatie-uitwisseling plaatsvinden.

STAP 2; Deelname aan faculteitsvergadering

Om vertrouwen te creëren is het belangrijk dat beide partijen op de hoogte zijn van elkaar. Een mogelijkheid om dit te realiseren is actieve deelname aan de faculteitsvergaderingen. Tijdens deze faculteitsvergaderingen zal een ‘woordvoerder’ vanuit de afdeling MCenS vertellen welke ontwikkelingen er plaatsvinden binnen de afdeling. Als dit gebeurd krijgen de faculteiten een beeld van de werkzaamheden van de afdeling en de mogelijkheid om hierop in te spelen met ideeën. Het is belangrijk dat de afdeling MCenS tijdens deze vergaderingen publicaties in de media op de interne agenda* (McCombs en Shaw, 1972) zet. Op deze manier kan er rechtstreeks gevraagd worden of er interessante zaken spelen, die in de media gepubliceerd kunnen worden. Het deelnemen aan faculteitsvergaderingen bevordert de wisselwerking en sterkt het vertouwen aan, beide partijen tonen interesse in elkaars expertise. Op deze manier vindt er één op één contact plaats en worden de belangen van beide partijen behartigd.

Theoretisch perspectief

* Agenda setting

Volgens de ‘agenda setting’ theorie van McCombs en Shaw12_{bereikt men met het op de}

agenda zetten van een onderwerp of issue binnen de faculteitsvergaderingen ook dat deze in de mentale agenda van de doelgroep wordt geplaatst. Bij een volgende communicatiegelegenheid is hiermee de kans vergroot dat de doelgroep aandacht geeft aan het onderwerp, waar ze al enigszins vertrouwd mee zijn. Ook kan de aanleiding zijn er met anderen over te praten(sociale communicatie) om op die manier meer kennis te krijgen over het onderwerp.