Verminderen aantal formulieren en vervangen door e-formulieren of webservices Binnen het agentschap werden de formulieren in kaart gebracht. AGODI stelt 216 formulieren ter beschikking aan de scholen en personeelsleden, 93% hebben het kwaliteitslabel.
Het aantal formulieren is zeer beperkt ten opzichte van het totaal aan berichten dat AGODI dagelijks krijgt. Het merendeel daarvan krijgt het agentschap via een elektronische zending of via webservices. We streven naar een verdere vermindering van het aantal formulieren.
Van elk formulier werd bekeken of de afschaffi ng opportuun was. Voor de resterende formulieren werd geanalyseerd wat door een e-formulier of een webservice kan vervangen worden. Deze worden gescand en digitaal opgeslagen in de dossiers waardoor medewerkers volledig digitaal én plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken aan de personeelsdossiers. In de afdelingen scholen en leerlingen wordt bijna alle informatie digitaal bezorgd via webservices. Alleen maar een restfractie van de gegevensstroom verloopt nog via formulieren.
Eind 2017 is in kaart gebracht hoeveel formulieren nog binnenkomen bij AGODI. Voor de personeelsafdelingen en AOP ging het om +/- 43.000 formulieren, waarvan de grote meerderheid voor het proces “arbeidsongevallen”. De afgelopen decennia zijn voor de personeelssector de overgrote meerderheid van de formulieren al afgeschaft door de introductie van elektronische zendingen of webservices. Van de 1.174.500 informatiemeldingen in het schooljaar 2016-2017 kwamen er 43.000 (3,6%) binnen op papier. De rest kwam via elektronische zending.
Voor instellingen en leerlingen zijn het aantal inkomende documenten van scholen (dit zijn gescande formulieren en Excel-documenten die ons door de scholen bezorgd worden) sinds 2016 gedaald van 16.700 naar 11.700 in 2018.
In 2018 startten we een aantal pilootprojecten om formulieren te digitaliseren en via Mijn Onderwijs ter beschikking te stellen. Een defi nitieve toolkeuze is nog niet gemaakt. De evaluatie van de pilootprojecten is voorzien in 2019.
In 2018 werd de analyse gemaakt om de uitgaande formulieren voor de vakbondspremie te digitaliseren en ter beschikking te stellen op Mijn Onderwijs. Deze doelstelling werd gerealiseerd in februari 2019.
Daarnaast is in 2018 ook het project ASR-ZIMA gestart. Dit project zal op termijn tot een reductie van een papierstroom leiden van enkele duizenden inlichtingenbladen per jaar.
3
Volledige digitalisering van personeelsdossiers
AGODI streeft naar 100% digitale werking. Daarvoor scant AGODI de resterende, zowel inkomende als uitgaande, papieren documenten en koppelt die aan het elektronisch personeelsdossier en aan de agenda van de individuele medewerkers.
Ondertussen biedt AGODI de scholen ook de mogelijkheid om hun documenten ter plaatse te scannen en via mail te bezorgen. AGODI werkt daarvoor met een permanent beheerde centrale mailbox: documenten.onderwijspersoneel@ond.vlaanderen.be. Scholen kunnen zo besparen op verzendingskosten en bovendien tijdswinst boeken.
Tabel 1: aantal inkomende mails in de centraal beheerde mailbox
2016 2017 2018 Evolutie t.o.v. 2017
98.421 97.042 108.861 12%
Tabel 2: aantal documenten digitaal in de personeelsdossiers opgeslagen
2016 2017 2018 Evolutie
t.o.v. 2017
Papieren documenten 97.755 91.725 82.427 -10%
Elektronische documenten (documenten + e-mailverkeer) 200.084 205.815 235.117 14%
Totaal 297.839 297.540 317.544 7%
Naast de elektronische documenten die scholen aan AGODI bezorgen, wordt ook relevant e-mailverkeer tussen de school en AGODI aan het digitale personeelsdossier toegevoegd.
In 2018 werden 317.544 documenten digitaal in de personeelsdossiers opgeslagen: 235.117 elektronische documenten (of 74%) en 82.427 papieren brieven (of 26%). Ten opzichte van 2017 is het aantal elektronische documenten dat opgeslagen werd in de personeelsdossiers met 14% vermeerderd. Het aantal papieren brieven ging zoals de vorige jaren in dalende lijn en verminderde met 10%.
Dat sluitstuk qua digitalisering draagt bij tot een effi ciëntere werking van AGODI. Inkomende documenten worden onmiddellijk gedigitaliseerd en gekoppeld aan de agenda van de dossierbeheerder. Zo kunnen dossierbeheerders meer dan vroeger dringende dossiers voor de eerstvolgende maandbetaling afhandelen.
Het documentmanagementsysteem (DMS) laat het centraal beheren van één personeelsdossier toe, ongeacht het onderwijsniveau waar een personeelslid is aangesteld.
Dat verhoogt de klantvriendelijkheid. Bij een vraag over een dossier kan een medewerker onmiddellijk het volledige dossier (met inbegrip van documenten over eventuele arbeidsongevallen) consulteren. Ook als een dossierbeheerder afwezig is kunnen collega’s de dossiers gemakkelijk opvolgen. Dat verhoogt de bedrijfszekerheid en de transparantie van de dossierafhandeling.
Door het digitaliseren van de personeelsdossiers kunnen medewerkers in de werkstations plaatsonafhankelijk werken. Dossiers kunnen geraadpleegd worden zonder fysiek
3
opzoekwerk. Bovendien slaagt AGODI er zo in om de kantoorruimte effi ciënter te gebruiken. Dat project komt ook tegemoet aan de doelstelling “duurzame overheid”.
Vermijden van het dubbel opvragen: LED als authentieke bron
Bij besluit van de Vlaamse regering van 10 november 2017 werd de Leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED) erkend als authentieke bron voor de toetsing van bekwaamheidsbewijzen. Dat impliceert dat het ministerie geen kopieën van bekwaamheidsbewijzen meer mag opvragen aan de schoolsecretariaten voor de personeelsleden die zij in dienst nemen.
Dat gebeurt gefaseerd, omdat de databank progressief opgebouwd wordt en daardoor alleen voor vrij recent afgestudeerde personeelsleden volledige informatie bevat. Qua volledigheid zijn er bovendien verschillen afhankelijk van het onderwijsniveau waarin het bekwaamheidsbewijs is behaald. Wat het hoger onderwijs betreft is LED volledig bruikbaar en betrouwbaar voor studiebewijzen behaald vanaf het academiejaar 2010-2011.
Daarom is met ingang van 1 september 2018 gestart met studiebewijzen van het niveau bachelor en meer bepaald met de bekwaamheidsbewijzen van de ambten van onderwijzer en kleuteronderwijzer (gewoon basisonderwijs) en van onderwijzer ASV en kleuteronderwijzer ASV (buitengewoon basisonderwijs). Voor die vier ambten hoeven de schoolsecretariaten vanaf één september 2018 geen kopieën meer in te sturen, tenzij het bekwaamheidsbewijs behaald is vóór het academiejaar 2010-2011.
Voor de interface tussen LED en EPD wordt gebruik gemaakt van het MAGDA-platform (Maximale GegevensDeling tussen Administraties). Via dat beveiligd platform worden de studiebewijzen opgehaald uit LED en opgeladen in EPD, waar ze via agendapunten aangeboden worden aan de dossierbeheerders. Een ingebouwde fi lter zorgt ervoor dat alleen nuttige studiebewijzen opgeladen en aangeboden worden. Sinds september 2018 hebben de dossierbeheerders van het basisonderwijs op die manier 3982 studiebewijzen rechtstreeks kunnen verwerken, zonder tussenkomst van de schoolsecretariaten.
Een uitbreiding naar alle personeelsdossiers van AGODI is voorbereid in het najaar van 2018 en is voorzien voor 1 maart 2019.
Digitalisering van instellingendossiers
AGODI zette ook met het project DIGIS verdere stappen naar een digitale overheid.
Papieren schooldossiers werden omgezet naar digitale schooldossiers met uitgebreide beheer-en opvolgingsmogelijkheden voor inkomende en uitgaande documenten.
Eind 2014 ging het digitaal schooldossier in productie. In 2015 gebeurde voor alle instellingen de volledige omschakeling van papieren naar digitale dossiers. In 2016 volgden nog aanpassingen zodat de digitale dossieropvolging zo goed als mogelijk wordt ondersteund. In 2017 werd de beveiliging van documenten met persoonsgegevens in het digitale schooldossier op punt gezet en werden een aantal aanpassingen uitgevoerd die het gebruiksgemak verhogen. In 2018 werd Digis naar VPC gemigreerd en daarvoor werden een aantal technische optimalisaties uitgevoerd. Bij publicatie van documenten vanuit Digis naar Mijn Onderwijs wordt nu ook de afzender toegevoegd, zodat de instellingen de oorsprong van het document beter kunnen achterhalen.