Werkgroepen

Voor diverse onderwerpen/bouwstenen worden werkgroepen ingesteld die aan de slag gaan met de ontwikkeling en/of harmonisatie van producten, beleid, regelgeving en de voorbereiding van de herindeling.

De colleges van B&W hebben ingestemd met het voorstel om voor het belangrijke onderdeel

‘Harmonisatie Beleid en Uitvoering’ tijdig te starten en in april 2016 te beginnen met het in beeld brengen van de harmonisatieopgave. Hiervoor is het plan van aanpak ‘Harmonisatie Beleid en Uitvoering’ opgesteld. De planning is erop gericht om voor de zomer van 2016 de

harmonisatieopgave in beeld te hebben. Dit betekent dat in kaart is gebracht welke harmonisatie voor 1-1-2018 plaatsvindt en welke daarna inclusief bijbehorende tijds- en organisatieplanning.

Het feitelijk harmoniseren start dan in/na de zomer van 2016 als ook de projectorganisatie van start is gegaan.

Voor het in beeld brengen van de harmonisatieopgave zijn vier harmonisatiewerkgroepen geformeerd:

- Organisatie en Ondersteuning (bestuurlijk-juridisch, PIOFACH)

- Publiekszaken (Burgerzaken, VTH, MO en Belastingen)

- Realisatie en Beheer (Openbare ruimte, Technische dienst, Reiniging, Sport en Vastgoed, Uitvoering grijs en groen)

- Ontwikkeling (Ruimte en Samenleving)

Deze werkgroepen dragen zorg voor de uitvoering van de 1^e fase; de inventarisatie, de vergelijking en de prioritering (opdracht: harmonisatieopgave in beeld brengen). Voor het feitelijk

harmoniseren (2^e fase) hebben de overige werkgroepen (zie hieronder) ook een belangrijke taak.

Nadat de harmonisatieopgave in beeld is, wordt bepaald of en in welke vorm de

harmonisatiewerkgroepen een rol hebben in het feitelijk harmonisatie. In dit plan van aanpak wordt er vooralsnog vanuit gegaan dat de vier harmonisatiewerkgroepen in de 2^e fase verdergaan als de werkgroep Beleid.

Voor een effectieve aansturing van de werkgroepen dient een linking-pin werkstructuur. Concreet betekent dit dat de leden van de Projectgroep aanspreekpunt zijn voor de voorzitters van de werkgroepen. Ze vormen de vraagbaak voor de werkgroepvoorzitters en zien er tevens op toe dat de werkgroep voldoende voortgang boekt in het proces van ontwikkeling en harmonisatie. In de Projectgroep wordt hier periodiek verslag van gedaan. Indien wenselijk kunnen werkgroepen ervoor kiezen met subwerkgroepen te werken.

De werkgroepen krijgen als eerste taak om een plan van aanpak op te stellen voor de opdracht die de betreffende werkgroep heeft ontvangen. Daar hoort het opnemen van een gedetailleerde activiteitenplanning, een tijdpad en een begroting van de benodigde middelen bij. De plannen hebben een standaard format en worden ter goedkeuring aan de Projectgroep aangeboden. De Stuurgroep stelt de plannen van aanpak vast.

Diverse werkgroepen hebben onderling raakvlakken in de uitvoering. Per werkgroep wordt dan ook in het plan van aanpak beschreven waar de raakvlakken naar voren komen en hoe dit dient te worden afgestemd. De Projectgroep zal gedurende het proces van ontwikkeling en harmonisatie nauwlettend volgen of de afstemming goed verloopt. Voorkomen moet worden dat zaken of niet goed op elkaar zijn afgestemd of tussen “wal en schip” vallen.

Als binnen de organisaties de benodigde expertise voor een werkgroep onvoldoende aanwezig is, kan de Projectgroep besluiten externe adviseurs in te schakelen. Het daarvoor benodigde budget zal worden opgenomen in de begroting voor de herindeling.

Vanuit de raad is het wenselijk een werkgroep in te stellen om de voorbereidingen te treffen voor het functioneren van de nieuwe gemeenteraad, de commissies, etc. De werkgroep Griffie

ondersteunt dit proces of zorgt zelf voor de uitvoering. Het instellen van de werkgroep Griffie of andere werkgroep is een verantwoordelijkheid van de gemeenteraden. Gelijk aan de andere werkgroepen start de werkgroep Griffie met het opstellen van een plan van aanpak (vast te stellen door de Raadsgroep).

Onderstaand volgt een overzicht van de werkgroepen die worden opgestart om alle producten, diensten en het beleid te ontwikkelen en harmoniseren.

Nr. Werkgroep Opdracht⁷

1. Dienstverlening De directe dienstverlening per 1-1-2018 op orde te hebben aan de hand van een op te stellen dienstverleningsvisie en -concept

2. Beleid (harmonisatie-werkgroepen als voorloper)

Het ontwikkelen en harmoniseren van beleid, producten, diensten, regelgeving et cetera.

3. Personeel &

Organisatie

 Het voorbereiden van de ontwikkeling van personeelsbeleid, arbeidsvoorwaarden en de harmonisatie van de personeels- en salarisadministratie.

 Het opstellen van de besturingsfilosofie, hoofdstructuur,

detailstructuur, functieboeken en procedures inclusief het begeleiden van de selectie- en plaatsingsprocedures.

4. Cultuur Door middel van gerichte activiteiten de culturen van de beide

organisaties naar elkaar toe te laten groeien in het belang van een goed functionerende organisatie en dienstverlening vanaf 1 januari 2018.

5. Communicatie De communicatie van de gemeenten volledig te harmoniseren, de huisstijl te ontwikkelen en een communicatieplan voor de nieuw te vormen gemeente op te stellen

6. Financiën en Controlling

 De begroting en belastingverordeningen voor de nieuwe gemeente voor te bereiden en om de (financiële) sturing en de onderliggende administratieve processen per 1 januari 2018 georganiseerd te hebben zodat deze kunnen functioneren.

 De controllingtaken van de gemeenten in de volle breedte te harmoniseren en door te ontwikkelen naar het niveau van de nieuwe gemeente

7. Informatisering en Automatisering

 De informatiearchitectuur voor de nieuwe organisatie te ontwikkelen en dit uit te drukken in een informatiebeleidsplan.

 De integratie en ontwikkeling van vitale systemen per 1 januari 2018 op orde te hebben om adequaat te kunnen werken.

7 Elke werkgroep heeft ook een taak in het feitelijk harmoniseren van beleid, regelgeving, verordeningen et cetera. Dit wordt in beeld gebracht door de harmonisatiewerkgroepen.

Nr. Werkgroep Opdracht⁷ 8. Huisvesting en

Facilitair

Per 1 januari 2018 een adequate voorziening te hebben voor zowel de dienstverlening aan de burgers (loketten) als de huisvesting van bestuur en organisatie in de nieuwe gemeente (zowel binnendienst als buitendienst).

9. Griffie De voorbereidende (en harmoniserende) werkzaamheden uit te voeren voor zaken die specifiek “ van de raad zijn” zoals het reglement van orde, een visie op het raadswerk, het al dan niet werken met een

commissiestelsel, inspraakmogelijkheden van bewoners, de inrichting van de Griffie, de arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers van de Griffie, etc.