In zijn toezicht richt de Raad van Commissarissen zich vooral op het bewaken van de maatschappelijke doelstellingen passend binnen de statuten, visie en missie van de corporatie en uitgewerkt in het ondernemingsplan. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de corporatie, naar het te behartigen maatschappelijk belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden, primair de huurders en woningzoekenden en de gemeenten in het werkgebied van GroenWest.
De Raad hanteert als uitgangspunten:
a. een gezamenlijke en eenduidige visie op de maatschappelijke rol en opdracht van GroenWest;
b. vertrouwen in het bestuur met respect voor rollen en verantwoordelijkheid van bestuur en toezichthouder;
c. passend samenspel met de directeur-bestuurder;
d. proactief opereren;
e. in overleg met de bestuurder passend contact met gemeenten en huurdersvertegenwoordigers;
f. aandacht voor cultuur en gedrag binnen de RvC en uitdragen van de kernwaarden van GroenWest in haar handelen.
Er was behoefte aan een update van de visie op bestuur en toezichthouden uit 2016. In de afgelopen jaren zijn veel stappen gezet in het samenspel bestuur en toezicht houden. Er is een nieuw ondernemingsplan 2019+ vastgesteld en verder heeft de sector een nieuwe Governancecode vastgesteld en heeft de Aw het rapport Kracht en Tegenkracht uitgebracht, waarin het belang wordt benadrukt van voldoende tegenspel binnen de organisatie en tussen bestuur en Raad.
Onder externe begeleiding is daarom de visie geactualiseerd zodat deze aansluit bij de huidige stand van de organisatie.
Zo is toegevoegd wat de gezamenlijke visie van RvC en bestuurder is. Een goed samenspel tussen bestuur en toezicht stelt eisen aan de inrichting van
governance en aan de houding en gedrag van zowel bestuurder als
toezichthouder. Belangrijk zijn daarin: vertrouwen als basis, actief verantwoorden en leren, heldere rollen en taken en bevoegdheden en voldoende checks en balances. De basis van het samenspel tussen bestuur en toezicht is ‘het goede gesprek’ tussen bestuur en raad van commissarissen. Een goed gesprek kan alleen plaatsvinden op basis van een relatie van gepast vertrouwen. Waarbij sprake is van een open en transparante uitwisseling van kwalitatief goede informatie en een helder toetsingskader. Voor GroenWest betekent ‘het goede gesprek’ verder dat er binnen de verhoudingen tussen bestuur en raad van commissarissen ruimte is om twijfels en dilemma’s te delen en in openheid te bespreken. We gaan daarbij niet op elkaars stoel zitten – we respecteren ieders rol - maar durven elkaar wel open te bevragen over aannames, het
besluitvormingsproces en de informatiekwaliteit en gaan een schurend gesprek niet uit de weg.
In september heeft de Aw een Governance inspectie uitgevoerd bij GroenWest.
Daarbij is ook gesproken met de RvC. De is RvC verheugd dat de Aw geconstateerd heeft dat de governance goed op orde is:
"GroenWest heeft.... positieve ontwikkelingen doorgemaakt. De organisatie is ... naar een zeer professionele organisatie gegaan in de afgelopen 8 jaar. De basis is op orde en de corporatie blijft door ontwikkelen met veel aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers.
Dit aan de hand van thema's zoals: eigenaarschap,
leiderschapsontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Zowel RvC als de directeur bestuurder hebben een open en professionele houding en een onderlinge relatie op basis van vertrouwen en beide staan open voor verschillende meningen en kritische discussies. ... "
3.2.2 Toezicht op strategie
De Raad van Commissarissen houdt toezicht op de inhoud van de strategie van GroenWest en de mate waarin deze wordt gerealiseerd. In het jaarplan 2020 zijn de concrete voornemens voor 2020 verwoord. De Raad volgt de voortgang via de RvC-vergaderingen, door onder andere de verantwoording in de
tertiaalrapportages en gesprekken met de bestuurder en medewerkers in de organisatie. 2020 was het tweede ’uitvoeringsjaar’ van het Ondernemingsplan 2019+: ‘Samen werken aan een stevige thuisbasis’. Er is gewerkt langs de lijn van de vijf speerpunten:
- Meer huishoudens op hun plek;
- Uitstekende dienstverlening;
- Duurzaam én comfortabel wonen;
- Zorgen voor wonen met zorg;
- Samenwerken aan inclusieve wijken.
Er zijn diverse presentaties gehouden over verschillende thema’s: het management informatie systeem, Katoomba, samenwerken aan leefbare en inclusieve wijken, automatisering en informatisering binnen GroenWest en over de nieuwe onderhoudsvisie van GroenWest.
3.2.3 Samenwerking met woningcorporatie Provides in IJsselstein Dit jaar is GroenWest een intensieve samenwerking aangegaan met woningcorporatie Provides in IJsselstein. De RvC heeft op 30 juni het bestuursbesluit tot ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd. In september zijn de medewerkers en belanghouders hierover geïnformeerd.
Met de krachtenbundeling van beide corporaties wordt onder meer het volgende beoogd: het meer en sneller realiseren van nieuwe woningen, beter waarborgen van betaalbaarheid en verder versterken van de dienstverlening. Het doel is om uiteindelijk – uiterlijk in 2022- te fuseren. De Raad laat zich iedere vergadering informeren over de voortgang van de samenwerking. Zowel door de bestuurder als door gezamenlijk de aangestelde fusiebegeleider. Daarnaast is er periodiek overleg tussen de voorzitter van de RvC en bestuurder alsmede de voorzitters van beide RvC’s onderling.
Er is een aantal samenwerkingsthema’s benoemd die in werkgroepen van medewerkers van beide organisaties worden uitgewerkt: a) het formuleren van een gezamenlijke klantvisie, b) in beeld brengen van de investeringskracht c) projectontwikkeling d) formuleren van een visie op digitalisering en roadmap naar 2025 e) migratie van het primair systeem en f ) onderhoud en resultaat gerichte samenwerking. Begin 2021 is de voortgang van de samenwerking in een gezamenlijke RvC -vergadering besproken. In het voorjaar 2021 zullen
bestuurders en RvC’s stil staan bij de resultaten van de samenwerking tot dan toe en besluiten over vervolgstappen zoals een intentieovereenkomst tot fusie.
3.2.4 Toezicht op financiële en operationele prestaties en beheersing van risico’s
De auditcommissie bestaat uit twee leden van de Raad. Deze rapporteert haar bevindingen aan de Raad van Commissarissen en adviseert de directeur-bestuurder onder andere over financiën, prestatie- en risicomanagement en treasury. De auditcommissie bespreekt het werkplan van de bedrijfscontroller en de rapportages over de voortgang daarvan. De bedrijfscontroller informeert de Raad gevraagd en ongevraagd bij belangrijke afwijkingen. Tenslotte bespreekt de auditcommissie het auditplan van de accountant en geeft hiervoor input.
In de auditcommissie zijn de jaarrekening 2019, het jaarverslag 2019 en het accountantsverslag besproken met de directeur-bestuurder in het bijzijn van de
accountant. Voorafgaand aan de RvC-vergadering op 31 maart 2020 heeft het jaarlijks gesprek tussen de Raad en de accountant plaatsgevonden (buiten aanwezigheid van de directeur-bestuurder). In de auditcommissie zijn als voorbereiding op de verantwoording over 2020 onder andere het controleplan 2021 en de managementletter 2020 op basis van de interim-controle van KPMG besproken. De begroting 2021 inclusief de meerjarenprognose is op 18
november door de Raad goedgekeurd.
De Raad bespreekt tweemaal per jaar de ontwikkeling van de belangrijkste risico’s van GroenWest met de bestuurder. In 2020 is dit gebeurd bij de bespreking van de risico-paragraaf in ons jaarverslag over 2019 en bij de 2ᵉ tertiaalrapportage. Daarbij maken we gebruik van de strategische risicokaart voor de corporatiesector van Accent. Deze is voorafgaand besproken in de
auditcommissie. We hebben onze eigen strategische risico-inventarisatie in december 2020 geüpdatet en dit vormt de basis voor de risico-paragraaf in dit jaarverslag. Via de tertiaal rapportages ontvangen de Raad van Commissarissen en de auditcommissie informatie over de ontwikkeling van de financiële en niet-financiële prestaties. Onder andere op basis van informatie van het bestuur, de bedrijfscontroller en de accountant, komt de Raad tot het oordeel dat GroenWest de risico’s in de realisatie van de doelstellingen afdoende beheerst.
3.2.5 Toezicht op maatschappelijke en volkshuisvestelijke prestaties Algemeen
In 2020 is de Raad periodiek geïnformeerd over de (voortgang van de)
prestatieafspraken met de diverse gemeenten in het werkgebied van GroenWest.
Het bod op de prestatieafspraken is in het voorjaar besproken en de prestatieafspraken zijn in november ter goedkeuring voorgelegd. Een aantal belangrijke prestaties van de organisatie wil de Raad benoemen:
- Gemiddelde score op klanttevredenheid (B-score in de Aedes-benchmark).
De stijging van C naar B score is bestendigd.
- Voor het vijfde opeenvolgende jaar een A-score bedrijfslasten Aedes-benchmark.
- Het onderhoudsprogramma, bij 1.302 woningen is planmatig onderhoud uitgevoerd en bij 463 groot onderhoud.
- Energielabel B al eind 2019 behaald en een A-score op het gebied van duurzaamheid. In 2020 is een daling van de energie-index gerealiseerd met 0,04 labelstappen en ruim 470 woningen voorzien van zonnepanelen.
- De ontwikkeling van drie nieuwe woonzorgconcepten als antwoord op de groeiende vraag naar flexibele tussenvormen van wonen en zorg.
- Intensivering van de samenwerking met samenwerkingspartners op leefbaarheid, en wegen zoeken en vinden om zichtbaar, aanwezig en aanspreekbaar te zijn in de wijken om op een goede manier in verbinding te blijven, ook in tijden van corona.
- Duurzaam succesvol huurincassobeleid, ook in Coronatijd, met als resultaat relatief weinig gedwongen uitzettingen en een lage absolute en relatieve huurachterstand.
- Voor de huurders zijn tijdens Corona diverse acties gehouden. Zo hebben alle huurders een kaartje ontvangen, zijn bossen tulpen uitgedeeld in zorgcomplexen. Er zijn bingo’s gehouden in binnentuinen en zo’n 200 vooral oudere huurders zijn persoonlijk gebeld om te vragen hoe het met ze gaat.
Op bevrijdingsdag zijn enkele complexen bezocht met een draaiorgel.
Daarnaast zijn er ook aandachtspunten waarover is gesproken. Zoals het naar helaas beneden aanpassen van de ambitie van de nieuwbouwproductie van 750 naar 400 woningen in de ondernemingsplanperiode, de uitgaven groot
onderhoud mede in relatie tot de duurzaamheidsambitie en de bouwkostenstijging en natuurlijk de samenwerking met Provides.
Klachtenbehandeling
Op 23 september 2020 is het jaarverslag van de regionale Klachtencommissie besproken in de vergadering van Raad van Commissarissen. Er is aandacht besteed aan onze leerpunten en de daarna doorgevoerde procesverbeteringen.
3.2.6 Toezicht op de stakeholderdialoog
In 2020 is er op verschillende manieren vormgegeven aan de
stakeholderdialoog. Door de onzekere situatie is afgelopen jaar geen aparte fysieke belanghouderbijeenkomst georganiseerd en verviel ook de bijeenkomst met betrokken bewoners (ambassadeurs) en de bewonerscommissies. De periodieke overleggen met de huurdersvereniging en de Ondernemingsraad konden digitaal doorgaan. In februari is een stakeholderbijeenkomst
(‘inspiratiesessie’) gehouden over (de samenwerking rond) wonen en zorg in De Ronde Venen. Hierbij waren o.a. twee wethouders aanwezig,
vertegenwoordigers van gemeente en zorg- en welzijnsinstellingen en een RvC-lid. Verder wordt de Raad via de bestuursmededelingen op de hoogte gehouden van onder andere de diverse contacten met stakeholders en bestuurlijke overleggen met gemeenten.
• Toezicht op verbindingen
GroenWest voert haar activiteiten in principe volledig uit in de stichting en kent een zeer beperkte verbindingenstructuur, namelijk twee verbindingen, te weten WoningNet (2,15%) en de Coöperatie Smart Finance (2,04%). Onze
garantiestelling voor DIGH is in 2020 een vordering geworden, doordat we de lening hebben overgenomen en afgelost. De uitwinning van de zekerheden daaronder loopt. In 2020 is de periodieke evaluatie van onze verbindingen en de werking van het verbindingenstatuut uitgevoerd en besproken. De conclusie was dat we thans geen verbindingen hebben waar wij invloed van betekenis kunnen uitoefenen.
• Opdrachtgeverschap externe accountant
In 2018 is KPMG benoemd als accountant voor de periode 2019 – 2022. De jaarlijkse contacten met de accountant verlopen als volgt:
Wat AC RvC
Auditplan accountant Bespreking auditplan in Auditcommissie
Auditplan ter informatie aan RvC.
Managementletter Accountant bij bespreking aanwezig
Gesprek RvC / accountant zonder
directeur-bestuurder
Geen Accountant spreekt jaarlijks
met RvC zonder bestuur (voorafgaand aan bespreking
accountantsverslag bij de jaarrekening)
3.3 Raad van Commissarissen in werkgeversrol