Verantwoording waarderingen

Systeemanalyse

Met behulp van de systeemanalyse wordt bepaald welke processen in aanmerking komen voor blijvende bewaring (B). De systeemanalyse brengt de structuren (relaties tussen actoren, functies en documenten) in kaart om de wezenlijke informatie te identificeren die nodig is om de

activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. De systeemanalyse en de hotspotmonitor vullen elkaar aan.

Welke processen beschouwd worden als kerntaak wordt bepaald door de missie en kerntaken van een organisatie als uitgangspunt te nemen. Om dit te kunnen bepalen zijn vijf Systeem Analyse - Bewaarcriteria (SA-B) geformuleerd.

Selectiecriterium Toelichting SA-B1

Processen die betrekking hebben op de besluitvorming

Hieronder wordt verstaan de neerslag van de belangrijkste besluitvormingsorganen en -routes die betrekking hebben op de

kerntaken/-doelen van de organisatie en de inrichting van de organisatie.

Denk daarbij aan structurele overleggen op het hoogste niveau binnen de organisatie, maar ook aan cruciale besluitvorming die langs andere wegen verloopt, bijvoorbeeld via ambtelijke voorportalen.

Niet alle besluitvormingsorganen komen in aanmerking voor bewaring.

Alleen besluitvorming op de hoogste politieke en ambtelijke niveaus komt in aanmerking voor blijvende bewaring.

In het algemeen geldt dat besluitvormingsorganen in aanmerking komen voor blijvende bewaring als:

• ze van belang zijn om het handelen van de organisatie op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren;

• sprake is van een belangrijk informatieknooppunt.

NB: Voor overleggen geldt dat de besluitvorming alleen gereconstrueerd kan worden als ook de stukken op grond waarvan de besluiten zijn genomen als onderdeel van het proces gearchiveerd worden. Juist de aanwezigheid van deze stukken maakt dat een overleg beschouwd kan worden als een informatieknooppunt.

Een deel van de besluitvorming ligt buiten de organisatie, maar wordt wel binnen de organisatie voorbereid of door de organisatie geadministreerd.

Voorbeelden zijn:

• overleg tussen organisaties: wanneer de organisatie het secretariaat voert en het gaat om overleg op hoog ambtelijk niveau (SG, DG, enz.) komt het overleg in aanmerking voor blijvende bewaring.

• internationale besluitvorming: de voorbereiding van

besluitvorming binnen de Benelux, EU, NAVO en VN komt in aanmerking voor bewaring als een organisatie verantwoordelijk is voor de coördinatie van de Nederlandse inbreng. NB: de vergaderstukken van sommige internationale gremia mogen niet bewaard worden.

Pagina 9 van 27

Hieronder wordt verstaan de (tijdelijke) processen die als cruciaal worden beschouwd, omdat ze een goed beeld geven van nieuwe initiatieven, koerswijzigingen en belangrijke ontwikkelingen.

Hierbij kan gedacht worden aan beleid op bepaalde terreinen (kerntaken), wet- en regelgeving op bepaalde terreinen, bijzondere commissies en werkgroepen, reorganisatietrajecten, enz. Uitvoerende, repeterende processen zullen niet in aanmerking komen voor bewaring.

SA-B4

Verslagen en plannen die een goed beeld geven van de ontwikkeling en planvorming op een van de beleidsterreinen van de organisatie of de ontwikkeling binnen de organisatie zelf.

In geaggregeerde vorm wordt in verslaglegging en planvorming vaak veel vastgelegd over het actuele functioneren, de inrichting en de doelen van de organisatie. Niet alle rapportages en plannen komen in aanmerking voor bewaring, maar alleen die verslagen en plannen die betrekking hebben op de hele of een groot deel van de organisatie, op een kerntaak of een belangrijk beleidsterrein. Daarbij dient te worden bepaald of alleen het eindproduct in aanmerking komt voor blijvende bewaring of heel het proces. Met name bij planvorming op een bepaald beleidsterrein zal het proces mogelijk ook van belang zijn.

SA-B5

Processen die betrekking hebben op de (Basis)registraties

Hieronder wordt verstaan de grootschalige registraties die een

waardevolle bron zijn voor toekomstig historisch onderzoek, statistische analyse enzovoort.

Basisregistraties komen altijd in aanmerking voor bewaring. Voor andere registraties kan het zijn dat deze zodanig waardevolle en unieke

informatie bevatten dat deze eveneens voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Wanneer het gaat om registraties waarin persoonsgegevens voorkomen, wordt op voorhand bepaald of de data als dusdanig of in geanonimiseerde of gepseudonimiseerde vorm bewaard worden. Dat is afhankelijk van andere wetgeving. Dat een register persoonsgegevens bevat is op zich geen reden om het te vernietigen. Het is wel reden om met de

beschikbaarstelling van deze informatie zeer zorgvuldig om te gaan.

Bij de toepassing van de systeemanalyse is gebleken dat de bestuursstukken,

communicatieproducten en eindproducten van beleid- en managementstukken voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Deze stukken worden bewaard om het handelen van Sdkb te kunnen reconstrueren en blijvend te kunnen achterhalen met welke vraagstukken Sdkb zich geconfronteerd heeft gezien rondom de verstrekking van afstammingsgegevens en hoe Sdkb hiermee is omgegaan. Daarnaast bieden deze stukken inzicht in de organisatie.

Risicoanalyse

Met de risicoanalyse wordt bepaald hoe lang de informatie ten minste bewaard dient te blijven, dan wel wanneer deze vernietigd moet worden. Het doel van een risicoanalyse is niet alleen om een bewaartermijn vast te stellen, maar vooral ook om het belang vast te stellen van een

bedrijfsproces en de informatie die daarin omgaat. Dit gebeurt vanuit het perspectief van de proceseigenaar, vanuit de verantwoordelijkheid die hij heeft om alle belangen bij informatie te dienen. Dat geldt ook voor het te lang bewaren van informatie. Van ieder werkproces moeten de risico’s van vernietiging van overheidsinformatie op een bepaald moment in de tijd worden bepaald.

Bij het opstellen van deze selectielijst is een risicoanalyse uitgevoerd. Bij elke categorie is met proceseigenaren besproken hoe lang het overheidsorgaan de informatie nodig heeft voor de taakuitvoering. Daarnaast is per categorie gekeken naar de politieke, financiële, juridische en

Pagina 10 van 27 maatschappelijke (jegens de recht- en bewijszoekende burger) belangen. Ook de werking van de AVG is hierin meegenomen. Gezamenlijk is gekomen tot een termijn waarin de informatie nodig is voor het bedrijfsbelang, dan wel wanneer deze vernietigd moet worden.

De grootste categorie stukken die onder de selectielijst valt, zijn de geregistreerde behandel- en donorgegevens en de verzoeken voor persoonsidentificerende donorgegevens. Sdkb is op grond van artikel 8 van de Wet donorgegevens kunstmatige bevruchting verplicht de gegevens van de donor ten minste 80 jaar te bewaren vanaf de dag waarop Sdkb de gegevens ontvangt. De reden voor deze lange bewaartermijn is dat een donorkind een mensenleven lang toegang moet hebben tot de afstammingsgegevens. Uit de behandel- en donorgegevens blijkt welke gegevens verstrekt kunnen worden. Praktisch gezien rekent Sdkb 80 jaar vanaf de behandeldatum, omdat

behandelingen van de moeder, soms ver na de behandeldatum geregistreerd worden. De bijbehorende donorgegevens kunnen mogelijk langer dan 80 jaar worden bewaard, wanneer donorgegevens ook gekoppeld worden aan behandelingen die later plaatsvinden. In de praktijk worden deze vernietigd 80 jaar na de laatste behandeldatum.

De verzoeken om identificerende donorgegevens omvatten tevens een potentieel verzoek om met halfbroers en halfzussen met dezelfde donor in contact te komen. Het verzoek en de bijbehorende bescheiden dienen om de koppeling met halfbroers en halfzussen een mensenleven lang te kunnen waarborgen, en worden daarom ten minste 64 jaar bewaard vanaf binnenkomst van de aanvraag.

Ook het bezwaar en beroep behorende bij de aanvraag om persoonsidentificerende donorgegevens wordt gedurende 64 jaar bewaard aangezien het deel uitmaakt van het oorspronkelijke verzoek waardoor achterhaald kan worden of en waarom gegevens wel of niet zijn verstrekt. Zodoende kunnen ook eventuele foutvermoedens die naar boven komen bij gegevensverstrekking van halfbroers en halfzussen op latere leeftijd waar nodig gereconstrueerd en hersteld worden.

Opdrachtbrieven en terugkoppelingen van begeleiding bij de verstrekking van

persoonsidentificerende donorgegevens maken onderdeel uit van het aanvraagdossier, daarom worden deze gegevens ook 64 jaar bewaard. Het is in het belang van donorkinderen om bij begeleidingstrajecten rondom de uitwisseling van gegevens van halfbroers en halfzussen te weten welke donorkinderen kennis hebben genomen van de identiteit van de donor en of informatie die in het begeleidingstraject naar voren is gekomen die van belang kan zijn bij volgende

begeleidingstrajecten.

De bewaartermijn van 64 jaar komt voort uit het principe dat een mensenleven lang in de Wdkb geschat wordt op 80 jaar. Aangezien een verzoek om persoonsidentificerende gegevens altijd tenminste 16 jaar na de behandeling plaatsvindt worden verzoeken om identificerende gegevens 16 jaar korter bewaard. Het is mogelijk dat verzoeken langer bewaard worden dan bijbehorende behandelgegevens en donorgegevens wanneer een verzoek op latere leeftijd dan 16 jaar gedaan wordt. Er is geen reden om gegevens na overlijden van een donorkind langer te bewaren. Uit praktisch oogpunt is echter toch gekozen voor één bewaartermijn voor verzoeken om

identificerende gegevens en geen variabele termijn op basis van informatie die geen onderdeel uitmaakt van de aanvraag.

De verzoeken om ouderschapsverklaringen en de sociale en fysieke donorgegevens worden 19 jaar na binnenkomst van de aanvraag vernietigd. Het is in het belang van betrokken minderjarige kinderen om de toekenning van het juridisch ouderschap te kunnen verifiëren. De 19 jaar komt voort uit het feit dat een kind na 18 jaar meerderjarig is en de verklaring gedurende de

zwangerschap al kan worden opgevraagd. 18 jaar + 9 maanden, komt afgerond op 19 jaar. Voor verzoeken om sociale en fysieke gegevens kan het van belang zijn voor donorkinderen om sociale en fysieke gegevens op basis van DNA-onderzoek te verifiëren. Een donorkind kan echter pas vanaf 16-jarige leeftijd een verzoek indienen om de persoonsidentificerende donorgegevens.

Daarvoor is het voor een donorkind niet mogelijk om eventueel de donor te vragen de match van Sdkb middels DNA te verifiëren. De bewaartermijn van 20 jaar geeft een donorkind tenminste 4 jaar de tijd, waarvan tenminste twee jaar dat het donorkind meerderjarig is, om

persoonsidentificerende donorgegevens op te vragen met dit doel.

Het is niet nodig deze gegevens langer te bewaren aangezien deze verzoeken niet van belang zijn voor eventuele verzoeken om persoonsidentificerende donorgegevens in de toekomst. Ook voor het

Pagina 11 van 27 nogmaals opvragen van een ouderschapsverklaring dan wel de sociale en fysieke donorgegevens zijn eerdere verzoeken niet van belang.

Een verzoek van een huisarts om medische donorgegevens kan voortkomen uit medische zorgen dan wel vanwege een medische behandeling bij het donorkind. Het is daarom in het belang van het donorkind om in ieder geval gedurende een behandeling met de huisarts over de medische

gegevens te kunnen corresponderen. Omdat de aanvraag van de huisarts bijzondere

persoonsgegevens over het donorkind kan bevatten wordt de aanvraag na 5 jaar vernietigd. Ervan uit gaande dat de meeste medische behandelingen binnen 5 jaar afgerond zijn of de medische donorgegevens niet meer relevant zijn voor medische zorgen die bijvoorbeeld chronisch van aard zijn.