Alle commissarissen zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en wonen geregeld themabijeenkomsten bij.
In 2015 is een permanente educatie voor commis-sarissen vanuit de VTW ingevoerd. De RvC wil blij-vend haar kennis ontwikkelen door trainingen en cursussen, daarbij wordt aandacht besteed aan gewenst gedrag. De afgeronde permanentesyste-matiek is hierop van toepassing. In het jaar 2021 diende ieder RvC-lid minimaal 5 PE-punten behalen (zie bijlage 4).
Ook het bestuur blijft zich ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Beide bestuurders hebben in dit tijdvak hun punten behaald.
Vergaderingen 2021
De voorzitter van de RvC en het bestuur bereiden, ondersteund door de bestuurssecretaris, de verga-deringen van de RvC voor. Dit gebeurt voorafgaand aan iedere RvC-vergadering in een agendaoverleg.
Hierin worden lopende zaken besproken en wordt de agenda voor de RvC-vergadering voorbereid.
De agendering is gebaseerd op actualiteiten, statutaire bepalingen over bestuursbesluiten die de Raad moet goedkeuren en afspraken over periodieke informatie om de ontwikkelingen in de corporatie en sector te volgen. Ook onderhoudt de RvC periodiek contact met de accountant, de ondernemingsraad en de huurdersorganisaties.
57 Verslag Raad van Commissarissen
De RvC kwam in 2021 formeel zeven keer in
vergadering bijeen en een keer met een technische briefing. Door de regels rond het COVID19virus zijn vergaderingen deels fysiek en deels digitaal gehouden. Op 25 januari 2021 heeft de RvC een extra vergadering gehouden om de out-sourcing van I&A naar Conclusion te bespreken.
Daarnaast vond tweemaal een (informele) een-daagse over o.a. de strategie en een zelfevaluatie plaats. Tijdens de eerste eendaagse is vanuit ver-schillende perspectieven gesproken over de koers en duurzaamheidsvisie van Woonbron en was er ruimte voor een gesprek met de directeuren.
Ook werd er gesproken over Vestia en de mogelijke vermindering van de verhuurderheffing.
De tweede eendaagse stond in het teken van het duurzaam bedrijfsmodel en vond plaats onder externe begeleiding. Aan deze eendaagse ging een technische briefing vooraf.
Het bestuur, de bestuurssecretaris en de manager Financiën en Bedrijfsvoering zijn aanwezig tijdens de besprekingen met de RvC. Verder kan de RvB tij-dens vergaderingen en besprekingen specifieke kennis inroepen door een medewerker mee te nemen.
Naast de vergaderingen waren er besprekingen in verschillende commissies en tijdens diverse bijeen-komsten. Leden van de RvC bezochten op de fiets in Dordrecht enkele projecten ter plaatse. De twee nieuwe leden van de RvC (eind 2020 benoemd) volgden een meerdaags inwerkprogramma waarbij
zij, naast kennismaking en gesprekken met verschil-lende medewerkers, ook enkele locaties bezochten en met een vakman mee gingen. De voorzitter van de RvC heeft weer deelgenomen aan het RvC’en overleg van de Rotterdamse corporaties dat perio-diek plaatsvindt. De themabijeenkomst met
Havensteder over duurzaamheid is door de corona-maatregelen niet doorgegaan.
De Raad gaf goedkeuring aan de volgende bestuursbesluiten:
• Outsourcing I&A naar Conclusion
• Investeringsbesluit Spoorzone
• Biedingen prestatieafspraken
• Programmabesluit nieuwbouw (en tevens sloop-besluit) Van Kinsbergenstraat Dordrecht
• Programmabesluit Schuilburgh renovatie IJsselmonde
• Benoeming nieuwe concern controller
• Programmabesluit VVE 088
• Programmabesluit Vliegen- en van der Goesstraat
• Programma en Uitvoeringsbesluit nieuwbouw Koningskwartier
• Programmabesluit Beverburgh Special
• Programmabesluit renovatie en nieuwbouw Alhena deel A
• Programmabesluit renovatie Wippolderstraat en Spiekmanstraat e.o. Delft
• Leningenruil Vestia en Obligolening WSW
• Onderhoudsinvesteringen 2022
• Programmabesluit De Kulk Special – Renovatie plint
• Addendum Urkersingel
• Vaststelling aangepaste meerjarenbegroting 2021-2025
• Vaststelling herijking auditcharter Woonbron
• Vaststelling van de jaarrekening 2020 en het bestuursverslag 2020
• Vaststelling van het Koersdocument Woonbron
‘Thuis in de wijk’
• Controleplan en opdrachtbevestiging BDO
• Addenda Treasury Statuut en Reglement Financieel Beheer en Beleid
• Jaarplan 2022 Woonbron
• Meerjarenbegroting 20222026
• Treasury Jaarplan 2022
• Jaarplan 2022 Verbetermanagement en audit De Raad van Commissarissen heeft in 2021 de vol-gende besluiten genomen:
• Honorering RvC 2021
• Bevestiging benoemingen Abdel Salemi en PeterWillem van Lindenberg als commissarissen van Woonbron
• Benoeming Anja IJlstra als vice voorzitter RvC
• Herbenoeming Marja van Leeuwen als commis-saris van Woonbron
• Vaststelling van de jaarstukken 2020 onder voorbehoud dat een goedkeurende accountants-verklaring wordt verstrekt
• Verlenen opdracht aan BDO voor de controle van de jaarstukken 2021
• Evaluatie accountantsdienstverlening
• Goedkeuring voor het controleplan 2021 van de accountant
Overige bijeenkomsten:
• De Raad heeft in 2021 twee keer overleg gehad met de Ondernemingsraad. Het eerste gesprek vond plaats op 29 juni 2021. Er werd gesproken over: de algemene stand van zaken en samen-werking, werkdruk, (het nieuwe werken na) corona en het jaarverslag. De tweede keer was op 16 november 2021, waarbij toen is ingegaan op de feedbackgesprekken met het bestuur, het jaarplan, de vervoerregeling, I&A en Onderhoud.
Ook is gesproken met de OR over input voor de beoordelingsgesprekken van de bestuurders. De gesprekken met de OR zijn altijd uiterst construc-tief en verhelderend voor beide partijen. Beide partijen spreken hun waardering uit voor wat door Woonbron en haar medewerkers is verricht, de open communicatie en het vertrouwen in de toekomst.
• De voltallige Raad voerde in 2021 eenmaal overleg met de besturen van de huurdersorgani-saties. Hierbij kwamen alle relevante en actuele ontwikkelingen binnen Woonbron aan de orde.
Ook de huurderscommissarissen voerden een overleg met de besturen van de huurdersorgani-saties en waren aanwezig bij een overleg tussen het bestuur van Woonbron en de besturen van de huurdersorganisaties.
• De besturen van de huurdersorganisaties zijn betrokken geweest bij de herbenoeming van Marja van Leeuwen.
• Leden van de RvC hebben verschillende projec-ten op locatie bezocht.
• De RvC hebben een technische briefing en een themasessie bijgewoond.
Commissies
De RvC werkt met drie commissies die de besluit-vorming voor de RvC voorbereidt en zich verder verdiept in specifieke aspecten van het toezicht: de Auditcommissie, de Commissie Maatschappij en de Remuneratiecommissie.
Auditcommissie
De auditcommissie heeft als doel het faciliteren, ondersteunen en adviseren van de RvC in hun rol als toezichthouder op het gebied van financiën en interne beheersing. Verder heeft de
Auditcommissie met betrekking tot financiële en vastgoedgerelateerde vraagstukken een klank-bordfunctie naar het bestuur. Samenstelling, taken en werkwijze liggen vast in het Reglement voor de Auditcommissie. De auditcommissie bestaat uit het bestuur, 2 leden van de RvC, de manager Financiën en Bedrijfsvoering en de manager
Verbetermanagement en Audit. De commissie komt voorafgaand aan de RvCvergaderingen bij elkaar.
De auditcommissie zal de RvC bijstaan bij de toe-zichthoudende taak van de RvC en met name:
• bespreken van de jaarrekening en de managementletter;
• beoordelen van de begroting en de begrotingsprocedure;
• beoordelen van de financiële jaarcijfers.
59 Verslag Raad van Commissarissen
De auditcommissie kwam in 2021 zes keer bij elkaar. De belangrijkste onderwerpen die besproken zijn:
• Outsourcing afdeling I&A
• Programmabesluit Spoorzone Delft
• Adviesrapport woonfraude
• Jaarlijkse update Auditcharter
• Update Vestia (Zuidplas)
• Programmabesluit nieuwbouw (en tevens sloop-besluit) Van Kinsbergenstraat Dordrecht
• Programmabesluit Schuilburgh renovatie IJsselmonde
• Accountantsverslag 2020
• Jaarrekening 2020
• Bestuursverslag 2020
• Toetsingskader investeringen renovatie en nieuwbouw 2021
• Adviesrapport eigenaarvertegenwoordigersrol
• Controleplan en opdrachtbevestiging BDO 2021
• Programmabesluit Vliegen- en Van der Goesstraat
• Programmabesluit VvE 088
• 1e tertiaalrapportage 2021
• Biedingen prestatieafspraken 2022
• Programmabesluit renovatie en nieuwbouw Alhena deel A
• Programmabesluit renovatie Wippolderstraat en Spiekmanstraat e.o. Delft
• Programmabesluit Beverburgh Special
• Voorstel evaluatie accountant BDO
• Voortgangsrapportages team Audit
• Managementletter 2021
• Jaarplan 2022 Woonbron
• Meerjarenbegroting 20222026
• Jaarplan 2022 Treasury
• Jaarplan 2022 Verbetermanagement & Audit
• Programmabesluit De Kulk Special + renovatie plint
• 2e tertiaalrapportage 2021
• Actualisatie rode draden overzicht oktober 2021
• Evaluatie accountant BDO
• Onderhoudsinvesteringen 2022
• Addendum Urkersingel Commissie Maatschappij
De Commissie Maatschappij heeft als doel het faciliteren, ondersteunen en adviseren van de RvC in zijn rol als toezichthouder op het gebied van volkshuisvesting en de verbinding met de maat-schappij. Samenstelling, taken en werkwijze liggen vast in het Reglement voor de Commissie
Maatschappij. De Commissie Maatschappij bestaat uit het bestuur, twee leden van de RvC en twee leden van het management. De commissie komt voorafgaand aan de RvCvergaderingen bij elkaar.
De Commissie Maatschappij faciliteert de RvC bij de toezichthoudende taak van de RvC en met name:
• bespreken van de prestatieafspraken;
• betere besluitvorming in de RvC ten aanzien van beleids- en investeringsbeslissingen als balans tussen de financiële en de maatschappelijke opgave;
• cultuur en legitimiteit van de organisatie.
De Commissie Maatschappij kwam in 2021 vijf keer bij elkaar. De belangrijkste onderwerpen die besproken zijn:
• Programmabesluit Spoorzone Delft
• Ouderenhuisvesting
• Woonfraude en plan van aanpak ondermijning
• Koersdocument en koersdocument in de praktijk
• Wijziging algemene huurvoorwaarden
• Vestia en ontwikkelingen Zuidplas
• Prestatieafspraken
• Huurverhoging 2022
• Programmabesluit nieuwbouw en het programma- en uitvoeringsbesluit Van Kinsbergenstraat
• Programmabesluit Schuilburgh
• Bewonersparticipatie
• Brief oproep tot herziening woonvisie gemeente Rotterdam
• Resultaten Aedes Benchmark
• Samenwerkingsovereenkomst Drechtsteden
• Programmabesluit Vliegen- en Van de Goesstraat
• Programmabesluit VvE 088
• Agenda energietransitie vastgoed 20212030
• Tertiaalrappportages en jaarstukken 2022
• Jaarverslag geschillencommissie Wonen Zuid Holland Zuid
• Sessie Woonbron/zorgpartners
• Programmabesluit renovatie en nieuwbouw Alhena deel A
• Programmabesluit renovatie Wippolderstraat/
Spiekmanstraat eo
• Programmabesluit Beverburgh Special
• Programmabesluit De Kulk Special
• Casus ondermijning/woonfraude
• Casus wonen en zorg
• Terugblik op woonprotesten
Remuneratiecommissie
Deze commissie richt zich op de werkgeversrol voor het bestuur, governance en de ontwikkelingen op het gebied van personeel en organisatie binnen Woonbron. Deze werkgeversrol krijgt onder meer gestalte door het sluiten van een arbeidsovereen-komst. Hierin zijn afspraken gemaakt over bijvoor-beeld salariëring, pensioenvoorziening,
nevenactiviteiten en declaratiemogelijkheden. De remuneratiecommissie bestaat uit twee leden van de RvC. De remuneratiecommissie faciliteert de RvC bij de toezichthoudende taak van de RvC en met name:
• beoordelen en bespreken functioneren RvB;
• intensieve voorbereiding van de functionerings-gesprekken van de bestuurders;
• beoordelen en bespreken statuten en RvCreglement;
• voorbereiden en bespreken zelfevaluatie RvC;
• aanpak en procedure werving commissarissen;
• verslag remuneratiecommissie;
• nevenactiviteiten van de bestuurders.
De remuneratiecommissie kwam in 2021 zes keer bij elkaar. Aandachtsgebieden die besproken zijn:
• bezoldiging RvC;
• pepunten RvC;
• bezoldiging RvB;
• pepunten RvB;
• nevenfuncties RvB;
• functioneringsgesprekken RvB;
• topmanagement Woonbron;
• voorbereiding zelfevaluatie;
• voortgang werving herbenoeming commissaris.
Remuneratie
De RvC past de honoreringregeling voor commis-sarissen van de vereniging toezichthouders woning-corporaties (VTW) toe, passend binnen de wet normering topinkomens (WNT).
Voor de vergoeding wordt verwezen naar bijlage 3.