De verantwoordelijkheid van de gegevens ligt bij het management, tevens gebruiken ze de informatie voor het maken van beslissingen. De controle op deze gegevens en werkwijze op de locaties is aanwezig om zorg te dragen voor correcte en betrouwbare informatie. Delfzijl wordt gecontroleerd op BU niveau en dit wordt weer op hoger niveau gemonitord. De financiële gegevens van het totale AkzoNobel concern zijn de samenvoegingen van alle locaties, waarbij de productielocaties het beginpunt vormen. Om dit goed op elkaar af te stemmen en de transparantie te vergroten wordt er streng gecontroleerd op dezelfde werkwijze.
5.2.2 Risico
In het geval dat de werknemer met alle kennis over de processen van het afsluiten van de maand uitvalt of niet beschikbaar is op de betreffende dagen ontstaat er een groot probleem. Er zal dan door de andere betrokkenen een benadering worden gemaakt. De nauwkeurigheid van die gegevens zijn in dat geval een stuk lager dan gewenst.
5.2.3 Functiescheidingen
Het bestaan is zoals de opzet. Er is sprake van een uitgebreide controlerende functie aangezien de productielocaties de eerste input zijn voor de maandafsluiting van het gehele concern AkzoNobel.
5.3 Toetsen van de werking
5.3.1 Corporate GovernanceHet nemen van verantwoordelijkheid voor de uitgedragen financiële gegevens is een positief signaal voor de stakeholders. Aangezien er in het verleden binnen AkzoNobel geen fraudezaken aan het licht zijn gekomen zal het vertrouwen zijn ontstaan dat dit in de toekomst ook niet gaat gebeuren.
5.3.2 Risico
Gelijk aan de facturering in hoofdstuk vier wordt er bij deze processen teveel vertrouwd op één werknemer met de benodigde operationele kennis. In de praktijk levert het tot nu toe nog geen problemen op omdat deze werknemer betrouwbaar is en rekening houdt met de maandafsluiting, bijvoorbeeld bij het plannen van de vakantie. Het is beter wanneer deze kennis gedeeld gaat worden binnen de afdeling zodat de werkzaamheden gemakkelijk overgenomen kunnen worden. 5.3.3 Functiescheidingen
Er is duidelijk een goede controletechnische functiescheiding tussen de registratieve en de controlerende functionarissen. Meerdere controles worden uitgevoerd op de gegevens en het frauderen met de financiële gegevens is alleen mogelijk wanneer er veel meer dan twee personen bij betrokken zijn.
6 Bezittingen
Dit hoofdstuk bestaat uit vier processen die te maken hebben met het waarderen van de bezittingen. Deze worden grotendeels uitgevoerd door de controller of financieel assistent van de afdeling Control, deze personen zijn ook geïnterviewd hierover. De volgende processen worden behandeld:
1. Investeren/divesteren
2. Project administratie: Investeringen 3. Activeren/ depreciëren van bezittingen 4. Verzekerde waarde
De processen beschrijven de correcte manier van het verwerken van een investering binnen de organisatie en het administratief aanpassen van de gegevens wanneer een bezitting in waarde toe- of afneemt.
6.1 Beoordelen van de opzet
6.1.1 Corporate GovernanceDe eerste drie processen vinden volledig intern plaats en hebben geen directe interactie met de stakeholders. Net als in hoofdstuk vijf, maandafsluiting en rapportage, gaat het om administratieve processen die moeten voldoen aan de Code Tabaksblat.
Het verzekeren van de waarden tijdens de uitvoer van de projecten is verplicht gesteld als het project meer dan € 100.000 kost, dit heeft als doel de waarden binnen de organisatie te beschermen. Zeker bij grote investeringen is dit wenselijk om de continuïteit te waarborgen. 6.1.2 Risico
De aanvrager en controller bij het project beschouwen de risico’s van het project in de aanvraag welke op BU niveau moet worden goed geautoriseerd. Dit is alleen mogelijk indien de benodigde informatie op de juiste manier wordt aangeleverd. Deze controle op BU niveau heeft tot doel de risico’s te beperken.
Het tweede proces, de project administratie, wordt gecontroleerd op hoger niveau. De handelswijze van de controller wordt door middel van rapportages in de gaten gehouden. ANBC zal risico’s proberen af te dekken door de projecten niet uit te voeren of aan te passen zodat er minder risico wordt gecreëerd. Tijdens de uitvoering van een project kunnen door interne of externe gebeurtenissen de kosten hoger uitvallen. Wanneer de afwijking meer dan 10% bedraagt van het voorgecalculeerde bedrag, moet er conform het autorisatieschema opnieuw toestemming worden aangevraagd.
Het op een correcte manier activeren of deactiveren van de bezittingen moet voldoen aan verschillende richtlijnen die op corporate niveau zijn vastgesteld. De gegevens worden via het SAP systeem op BU niveau gemonitord. Wanneer er onvolkomenheden zichtbaar worden zal er worden onderzocht hoe het in elkaar zit en wellicht stappen worden ondernomen om het te
verbeteren. Het activeren of deactiveren kan risico opleveren wanneer dit niet op een realistische basis wordt uitgevoerd, dit kan leiden tot noodzakelijke aanpassingen en afboekingen in de toekomst. Het doel is om de boekwaarde niet te laten afwijken van de werkelijke waarde van de bezittingen.
Het vierde proces is geheel gericht op het beheersen van de risico’s. Bij het uitvoeren van kostbare projecten is het noodzakelijk om de bezitting te verzekeren zodat bij ongelukken geen extra kosten gegenereerd worden. Deze verzekeringen zijn centraal geregeld in Arnhem. 6.1.3 Functiescheidingen
Het activeren van de bezittingen gaat om uitgevoerde en afgeronde projecten waardoor de waarden van de activa is toegenomen. De eerste drie processen geven weer hoe de beslissingen binnen de organisatie worden genomen en op welke manier dit proces dient te verlopen. Autorisaties zijn benodigd, afhankelijk van de hoogte van de investering, en zijn conform het autorisatieschema. Tevens wordt elke aanvraag schriftelijk ingediend en in SAP geplaatst. De aanvrager samen met de controller op het CPD hebben een registrerende en uitvoerende functies.
De controlerende functie valt samen met het management supervisie, deze is nodig aangezien het kan gaan om grote bedragen. De richtlijnen van ANBC moeten hierbij worden gevolgd. Deze functie wordt vervuld door de betrokken controller maar ook op BU niveau worden de gegevens maandelijks gecheckt op juistheid. Via SAP kan de controle onzichtbaar en gemakkelijk worden uitgevoerd.
Het activeren van een afgerond proces gebeurd in SAP aangezien er vanuit wordt gegaan dat de investering meerdere jaren opbrengsten zal genereren of over een langere periode afschreven moet worden. Door middel van regelmatig herwaarderen van de activa wordt de valkuil dat de activa niet juist is gewaardeerd ondervangen.
6.2 Vaststellen van het bestaan
6.2.1 Corporate GovernanceConform de opzet is het bestaan van deze processen niet direct van invloed op de stakeholders. 6.2.2 Risico
In de eerste plaats wordt er altijd een bepaalde mate van risico geaccepteerd bij het uitvoeren van projecten. Extra uitgaven als gevolg van tegenvallers moet dan ook in enige mate worden geaccepteerd. Doordat er een strak autorisatieschema binnen de organisatie wordt gehandhaafd is het niet mogelijk dat werknemers zonder de juiste kennis en autoriteit goedkeuring geven.
Zoals te lezen is bij de opzet van deze processen zijn er strakke richtlijnen die gevolgd moeten worden. In het geval dat werknemers op de locatie dit niet volbrengen en de juiste gegevens niet aanleveren, zullen ze niet de benodigde autorisaties bemachtigen en kan er geen doorgang van het project plaats vinden. Het bestaan van deze processen is daarom conform de opzet.
Er wordt aangegeven dat de controller elke maand de waardes checkt op correctheid om vervolgens met die informatie de juiste boekwaarde te noteren35. Het risico dat de boekwaardes niet overeen komen met de werkelijkheid wordt door een extra controle op BU niveau verkleind. Er moet voorkomen worden dat er later negatieve aanpassingen op de balans moeten worden gemaakt omdat de juiste boekwaardes niet zijn gehanteerd.
6.2.3 Functiescheidingen
Op BU niveau vindt elke maand een extra controle plaats waardoor de controlerende functie niet alleen voorkomt in combinatie met een registrerende en of uitvoerende functie maar ook als enkelvoudig functie. Hierdoor zijn er ook altijd meer dan twee individuen betrokken bij de uitgaven.
6.3 Toetsen van de werking
6.3.1 Corporate GovernanceDe werking van de corporate governance is gelijk aan de opzet en het bestaan. 6.3.2 Risico
De risico’s van deze processen worden niet alleen beoordeeld door werknemers in Delfzijl maar tevens op hoger niveau. Bij bedrijfsprocessen horen risico’s en deze worden geaccepteerd, ANBC zorgt door de extra controles ervoor dat er geen risicovolle projecten worden uitgevoerd. 6.3.3 Functiescheidingen
Door de controles en richtlijnen waaraan ANBC Delfzijl zich dient te houden zijn er veel werknemers bij de processen betrokken. Aan de controletechnische functiescheiding wordt voldaan bij de processen binnen dit hoofdstuk.
7 Shared Service Center
Het SSC zorgt voor verschillende services op het CPD voor alle participanten. Drie uitvoerende processen zijn hierbij van toepassing:
1. Afval verwerking
2. Afsluiten van een incidentele service 3. Facilities Service Management (FSM)
De informatie over het eerste proces is gegeven door de afvalcoördinator en beschrijft de correcte procedure waarop het afval verwerkt dient te worden. Ten tweede gaat het om de behandeling van een incidentele service door het SSC, hiervoor zijn de infra medewerkers geïnterviewd. Net als over het derde proces het FSM systeem, dit is een specifiek ontwikkeld informatiesysteem waarin de uitgevoerde services worden ingevoerd door de coördinators van de verschillende services: weegbrug, tankstation, catering, post en kopie. Met als doel de informatie vanaf de verschillende servicecentra voor de facturering volledig en juist aan te leveren.
Bij het uitvoeren van diensten zijn er vanuit het oogpunt van IC twee aandachtspunten: de beperkte mogelijkheid tot functiescheidingen en het ontbreken van controleverbanden afkomstig uit het waardenkringloopproces36.
7.1 Beoordelen van de opzet
7.1.1 Corporate GovernanceAfval verwerking en het FSM systeem zijn zeer specifiek voor de locatie en worden niet sterk beïnvloed op hoger niveau. Afvalverwerking is van invloed op de omgeving van ANBC aangezien ze verantwoordelijk worden gehouden voor het legaal en correct verwerken van het gevaarlijke chemische afval.
7.1.2 Risico
Het verwerken van (hoofdzakelijk) chemisch afval is zeer specialistisch en moet voldoen aan strenge regels en wetten. Het overtreden van die wetten kan leiden tot boetes. Het afval is niet te voorkomen en moet geaccepteerd worden aangezien het noodzakelijk is bij het uitvoeren van deze productieprocessen.
Het SSC voert incidentele diensten uit voor participanten van het CPD en daarmee wordt elke keer een risico geaccepteerd dat er onverwachtse dingen gebeuren met negatieve financiële gevolgen voor ANBC. Het autorisatieschema moet ook bij het accepteren van de order worden gevolgd.
Bij het FSM systeem loopt ANBC het risico dat het systeem niet goed werkt of dat er verkeerde informatie wordt ingevoerd wat weer leidt tot verkeerde bedragen bij de facturering.
7.1.3 Functiescheidingen
Wat betreft het eerste proces, de afvalverwerking, heeft het SSC vooral een registrerende- en uitvoerende functie. Na een melding van afval of een opdracht tot verwerking gaat de afvalcoördinator van SSC actie ondernemen en zoeken naar de juiste transporteur en verwerker om deze vervolgens in te plannen. De manier waarop de kosten worden doorberekend is via vaste contracten, die door het inbrengen van ‘impuls’ gegevens leiden tot het verwerken van het afval. Jaarlijks wordt een contract afgesloten met de opdrachtgevers, de participanten van het CPD, om de afvalverwerking te mogen uitvoeren. Het bijbehorende ordernummer wordt in het SAP systeem geplaatst en vervolgens kan er per opdracht tot verwerking van afval een order worden aangemaakt in SAP.
Bij het tweede proces, het uitvoeren van incidentele services, is er ook sprake van een regelende- en uitvoerende functie. De berekening van de kosten vindt plaats op basis van het overeengekomen bedrag.
Het derde proces betreft diverse facilitaire diensten waar de participanten gebruik van maken. Hier gaat het uitsluitend om de registrerende functie. De data en informatie worden verzameld om de juiste gegevens te gebruiken voor het factureringsproces, zie pagina 35.
7.2 Vaststellen van het bestaan
7.2.1 Corporate GovernanceHet goed functioneren van de afvalverwerking is een onderwerp wat volgens de regels moet verlopen. Aangezien er strenge regelgeving geldt waarbij alles geregistreerd moet worden en er straffen zullen volgen bij het niet volgen van deze regels verwerkt ANBC het afval op de legale manier. En het zal daarom niet leiden tot een verslechtering van de relatie met de stakeholders. 7.2.2 Risico
De eigenaren van het afval dragen alleen afval aan wat zorgvuldig is afgesloten en op een veilige manier is opgeslagen. Tevens is duidelijk bijgeleverd hoeveel en wat voor soort afval het betreft. Het risico dat het chemische afval schade oplevert op het CPD is daardoor erg laag. Vervolgens zal het afvalverwerkingsbedrijf alleen afval meenemen wat hij kan en wil verwerken, hier zal strikt mee worden omgegaan, aangezien er strenge wettelijke eisen aan zijn verbonden.
Bij het uitvoeren en een incidentele service is het SSC een tussenpersoon tussen de vrager van de service (één van de participanten of het CPD) en de uitvoerders. Het risico dat de prijs afwijkt, kan worden doorberekend en het SSC loopt daarom geen groot financieel gevaar.
De coördinators van de post en kopie, tankstation, weegbrug, IT en catering voeren de uitgevoerde diensten maandelijks in het FSM systeem. Bijvoorbeeld vanuit catering het aantal lunches voor het MEB of bij post en kopie het verzenden van diverse pakketten voor een andere participant op het CPD. Het risicopunt ligt bij de servicecoördinator aangezien die niet het geheel aan gemaakte kosten in rekening kan brengen maar vaste bedragen hanteert voor het verlenen van bepaalde diensten. Een ander voorbeeld is van de weegbrug, het kan gebeuren dat er een
weging niet in FSM wordt gezet waardoor er opbrengsten mis worden gelopen voor het SSC. Het menselijke aspect, het invoeren van de verleende diensten, waar FSM zwaar op steunt zorgt voor minder betrouwbaarheid van de gegevens.
7.2.3 Functiescheidingen
Het proces van afvalwerking is zeer complex aangezien het op vele manieren kan voorkomen. Niet elk afvalverwerkingsbedrijf is gekwalificeerd voor alle soorten afval of is altijd tijdig beschikbaar. De afvalcoördinator moet binnen een korte termijn zorgen dat het afval het CPD verlaat. De coördinator heeft een netwerk van afvalverwerkingsbedrijven en zal daaruit één selecteren en de order plaatsen, via SAP. Het plaatsen van deze order bij het bedrijf staat eigenlijk gelijk aan het doen van een inkoop via het CT inkoop. Naast de registrerende en uitvoerende functie is hier in de functie van afvalcoördinator ook sprake van de beschikkende functie, het verbindt de organisatie met derden. De afvalcoördinator heeft het overzicht en onderhoudt alle contacten wat betreft de afvalverwerking op het CPD.
De controle van de facturering van de uitgevoerde diensten vindt nog plaats bij de afdeling Control en later ook nog in Amersfoort, zie hoofdstuk 4 (pagina 35) voor het factureringsproces. Dit proces is het eindpunt van het uitvoeren van een dienst.
Zoals te zien is in het autorisatieschema, zie bijlage IV (pagina 52) mogen de