Gemeente Nieuwerkerken
Afdeling 1. Algemene bepalingen
Artikel 1 : Komen in aanmerking voor het gebruik van materiaal van de uitleendienst:
1.1. Gemeente, OCMW en gemeentelijke kleuterschool
1.2. Gemeentelijke adviesraden en comités, officiële instanties (brandweer, politie, civiele bescherming, leger), Rode Kruis – afdeling Nieuwerkerken, buitenschoolse kinderopvang Het Bieke, charitatieve instellingen met zetel op grondgebied Nieuwerkerken (= een instelling die zich inzet voor een goed doel dat meestal een sociaal, medisch of cultureel karakter heeft), jeugdhuis Dwars, humanitaire organisaties.
Steden en gemeenten in het kader van goed nabuurschap voor gebruik door hun gemeentelijke diensten (in de maanden juli en augustus kan dit maximum 5 werkdagen op voorhand worden aangevraagd).
Ontleners 1.1 en 1.2 krijgen de materialen gratis ter beschikking.
1.3. Verenigingen van groot Nieuwerkerken aangesloten bij een erkende gemeentelijke raad, alle niet-gemeentelijke scholen uit Nieuwerkerken, niet plaatselijke charitatieve instellingen, woonzorgcentrum Sint-Jozef, politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad van Nieuwerkerken (enkel voor publiek toegankelijke activiteiten).
1.4. Buurtcomités voor maximum 2 activiteiten per jaar. Onder buurtcomités wordt verstaan iedere groepering van mensen uit eenzelfde straat of buurt, die zich als dusdanig kenbaar maken met het oog op het organiseren van een open feest voor de buurt.
1.3 en 1.4 betalen de basishuurprijs voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal
1.5. Verenigingen van groot Nieuwerkerken, niet aangesloten bij een erkende gemeentelijke raad betalen de basishuurprijs +50% extra.
1.6. Privépersonen die oc De Brug huren: deze kunnen 12 extra podiumelementen huren tegen de basisprijs + 20 % extra. Indien voor de veiligheid van hun activiteit het gebruik van glazen wordt afgeraden kunnen zij tevens beroep doen op het gebruik van de herbruikbare drinkbekers. In beide gevallen dienen zij een aanvraag te doen.
Gemeentelijke diensten, OCMW en de gemeentelijke kleuterschool hebben steeds voorrang op de beschikbare materialen en zijn niet gebonden aan de beperkingen die soms wel worden opgelegd aan andere huurders.
Artikel 2
Om te kunnen huren als nieuwe gebruiker moeten huurders zich online registreren via
https://reservaties.nieuwerkerken.be en de instructies volgen op het scherm om een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken.
Hiervoor worden steeds de persoonlijke gegevens gebruikt, ook al is de reservatie voor een vereniging of ander bestuur. De persoon in kwestie moet onder ‘mijn profiel’ deze vereniging of ander bestuur als bijkomende klant aanmaken..
Enkel wanneer dit niet lukt of de huurder niet in de mogelijkheid is om online te reserveren, kan er telefonisch (011 48 03 66) of via mail (vrijetijd@nieuwerkerken.be) contact opgenomen worden met de dienst vrije tijd.
44/52
2
Uitleenreglement gemeentelijk materiaal GR 21 januari 2021
Daarbij dienen steeds alle gegevens van zowel de persoon in kwestie als van de vereniging of het
gemeente/stadsbestuur ter beschikking gehouden worden. Zonder deze gegevens kan er geen registratie en dus geen verhuring plaatsvinden.
Aanvragen online kunnen tot 7 kalenderdagen vóór het plaatsvinden van de activiteit worden goedgekeurd door de medewerkers van de dienst vrije tijd. Na die periode kan de aanvraag slechts gebeuren na contact met de dienst vrije tijd (minstens 1 werkdag vóór de activiteit van maandag tot vrijdag tijdens de werkuren, NIET in het weekend) en wordt deze enkel goedgekeurd indien ze nog past binnen de planning van de technische dienst.
Aanvragen die niet vallen binnen het reglement worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen en dienen minstens 21 kalenderdagen vóór de activiteit toe te komen bij de dienst vrije tijd.
Aanvragen kunnen niet meer dan één jaar voor het plaatsvinden van de activiteit worden ingediend.
Aanvragers uit categorie 1.5 en 1.6 kunnen ten vroegste 9 maanden vóór de activiteit een aanvraag indienen.
Artikel 3
De aanvragen worden behandeld volgens volgorde van ontvangst (Bij gelijktijdige aanvraag geldt dat aanvragers 1.2 voorrang hebben op de aanvragers 1.3 (uitgezonderd buurgemeenten: onze verenigingen hebben voorrang op buurgemeenten), 1.3 op 1.4 en 1.4 op 1.5 .Indien verenigingen aangesloten bij een erkende gemeentelijke raad of comité gelijktijdig aanvragen , krijgt de vereniging die het langst onafgebroken bestaat voorrang. Met het in gebruik nemen van het materiaal verklaart de huurder automatisch akkoord te gaan met het op dat moment geldende reglement.
Artikel 4
Een annulering van materiaal moet 14 kalenderdagen vóór het plaatsvinden van de activiteit gebeuren . Gebeurt de annulering later, dan is de huurder 50% van de huurprijs verschuldigd aan de gemeente, tenzij hij overmacht kan bewijzen. Indien de annulering gebeurt na de gereserveerde datum wordt er 100%
aangerekend.
Huurders kunnen een optie plaatsen op materiaal. Deze optie wordt, indien niet bevestigd automatisch verwijderd na 14 kalenderdagen
Artikel 5
De lijst met opsomming van het materiaal dat voor bruikleen ter beschikking wordt gesteld en met vermelding van de huurprijzen wordt achter dit reglement toegevoegd en maakt er integraal deel van uit.
Deze lijst kan steeds worden aangevuld als het gemeentebestuur beslist om nieuwe aankopen te doen. Het college van burgemeester en schepenen brengt de aanpassing ter goedkeuring van de gemeenteraad. De adviesraden zien af van het uitbrengen van advies indien het een uitbreiding van reeds bestaande materialen betreft.
Afdeling2. Het in bruikleen geven van materiaal Artikel 6
Voor materiaal dat door de organisaties wordt afgehaald en/of teruggebracht worden de vestigingsplaats en de openingsuren van de uitleendienst vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. De ontlener kan het klein materiaal afhalen op de gemeentelijke loods tussen 13.30 uur en 15:00 uur en terugbrengen tussen 8.30 uur en 11.30 uur op de dag die hij/zij vermeld heeft bij de online reservatie.
Het groot materiaal, afzonderlijk vermeld, wordt naar de plaats van de activiteit gebracht (tussen 8u en 12u) door de bevoegde gemeentedienst (uitgezonderd voor buurgemeenten, deze moeten het materiaal zelf afhalen). De juiste tijdstippen van levering en afhaling worden bepaald bij de aanvraag. Indien gelijktijdige huur van klein en groot materiaal, wordt het klein materiaal meegeleverd.
45/52
3
Uitleenreglement gemeentelijk materiaal GR 21 januari 2021 Artikel 7
Het in bruikleen geven van het materiaal wordt beperkt tot de afgesproken en opgegeven periode en plaats.
Het gebruik van uitgeleend materiaal wordt enkel toegestaan op het grondgebied van de gemeente met uitzondering van het materiaal aangevraagd door andere gemeentebesturen en jeugdverenigingen op verplaatsing.
Artikel 8
Bij opstelling, gebruik en afbouw van materiaal van de uitleendienst op privédomein gelden er specifieke voorwaarden:
1) De gemeentelijke toezichter komt na de aanvraag ter plaatste om te beoordelen of de plaatsing door de technische dienst praktisch gezien mogelijk is op basis van een lijst objectieve gegevens (doorgang breed/hoog genoeg, soort ondergrond,…) en om reeds aanwezige gebreken aan het privédomein vast te stellen in een plaatsbeschrijving. De plaatsbeschrijving wordt door de eigenaar van het privédomein ondertekend voor akkoord.
2) De gemeente kan niet aansprakelijk gesteld worden voor toevallige schade aan omliggende gebouwen, opritten of tuinen die voortvloeit uit de correcte en op professionele wijze voltrokken levering, plaatsing of afbouw van het ontleende materiaal.
Artikel 9
De uitleningen geschieden uitsluitend aan de contactpersoon die geheel en alleen aansprakelijk is en zorg draagt voor:
- Het in goede staat houden van het materiaal
- Het door de vereniging of instantie op eigen kosten en op de juiste manier vervoeren, opslaan en gebruiken van het materiaal. Hiertoe zal de ontlener zich voldoende op de hoogte stellen van de gebruiksmodaliteiten van het materiaal.
- Betalen van alle kosten voor herstelling of vervanging, die het gevolg zijn van beschadiging, verlies, of diefstal van dit materiaal, nalatigheid, onjuist gebruik, vervoer, opslag.
De nodige herstellingen gebeuren op advies van het college van burgemeester en schepenen, in de eigen werkplaats of door een gespecialiseerde firma of bedrijf.
Herstellingskosten die het gevolg zijn van slijtage, worden door de gemeente gedragen Het materiaal dient teruggebracht te worden in dezelfde verpakking waarin het is geleverd.
Artikel 10
Alle gevallen van betwisting worden behandeld door het college van burgemeester en schepenen, eventueel na advies van de raad waarvan de verenging lid is.
Artikel 11
De uitleendienst neemt de nodige maatregelen opdat het geleende materiaal geen tekortkomingen zou vertonen. Tevens zal de lener de goede staat van de werking bij het afhalen van het materiaal nagaan..
De ontlener stelt de uitleendienst in kennis van eventuele tekortkomingen bij het gebruik van het ontleende materiaal, zelfs indien dit buiten de schuld van de ontlener gebeurt.
Artikel 12
Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten schriftelijk gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen. Over de in dit reglement niet voorziene gevallen wordt in het college van burgemeester en schepenen beraadslaagd.
Artikel 13
Het milieustraatje kan gratis ontleend worden voor het sorteren van afval. Het milieustraatje wordt niet ter beschikking gesteld van buurgemeenten of privépersonen.
Voor volgende fracties wordt een rolcontainer van 240L met zak voorzien.
- Glas - PMD
- Papier en karton
46/52
4
Uitleenreglement gemeentelijk materiaal GR 21 januari 2021 Afdeling 3. Huurprijs en boetes
Huurprijs Artikel 14
Na ontvangst van de factuur dient de huurprijs/boete/kostprijs voor verbruik binnen de 30 kalenderdagen op de rekening van de gemeente te staan. De huurprijs/boete die wordt aangerekend is steeds de op het moment van de activiteit geldende huurprijs of boete
Artikel 15
De maximumfactuur voor alle verenigingen aangesloten bij een erkende gemeentelijke adviesraad of comité bedraagt € 1250 voor de gezamenlijke huurprijs van zowel buurthuis Ter Cose, oc De Brug én de uitleendienst per kalenderjaar. Hierin zijn de onkosten voor het werk van de technische dienst niet inbegrepen, deze worden steeds aangerekend, ongeacht of de maximumfactuur werd bereikt of niet.
In de huurprijs van de kadertent van 10 op 15 meter en die van 5 op 10 meter zit er al een kostprijs verrekend voor het opzetten en afbouwen door de technische diens omdat dit niet door de huurder/gebruiker zelf mag gebeuren.
Verenigingen met een maximumfactuur moeten niet het volledige bedrag voor het huren van de kadertenten betalen maar wel een kostprijs voor het op- en afbouwen.
Voor de grote kadertent van 10 op 15 meter (of 10 x 10 meter) zal 100 euro aangerekend worden, voor de kadertent van 5 op 10 meter 75 euro.
Ook na het bereiken van de maximumfactuur dienen alle reservaties tijdig te worden doorgegeven en wordt bij niet tijdige annulering de kostprijs of een gedeelte ervan aangerekend.
Artikel 16 Boetes
De ontlener verbindt zich ertoe de geleende materialen in geen geval uit te lenen of te verhuren aan derden of te gebruiken voor privédoeleinden. De verantwoordelijke die de aanvraag deed voor de vereniging zal een boete worden aangerekend die gelijk is aan de huurprijs x 3. De persoon in kwestie zal ook niet meer aanvaard worden als aanvrager voor de vereniging in wiens naam hij/zij optrad.
Indien officiële instanties, steden of gemeenten het ontleende materiaal ter beschikking stellen aan derden in plaats van te gebruiken voor eigen gemeentelijke diensten of activiteiten, zullen toekomstige aanvragen geweigerd worden.
Indien bij het ontlenen van het milieustraatje de fracties niet correct gesorteerd worden, wordt een boete van 100 euro aangerekend+ de kostprijs die door Limburg.net wordt aangerekend. De fout gesorteerde zakken moeten door de gemeente Nieuwerkerken immers worden afgevoerd als grofvuil.
Ophalen van groot materiaal door vervoer gemeente en opgegeven datum volgens aanvraag - Geen persoon te beschikking voor laden materiaal: € 25 boete
- Niemand op de afspraak, gesloten deur: verplicht om een nieuwe afspraak te maken en een boete van
€ 65
- Na dit voorval treedt artikel 12 in werking
Afdeling 5: bijzondere bepalingen bij het ontlenen van de wc-wagen (5m x 2,40m) ,de kadertent van 10 op 15 meter of 10 op 10 meter, de kadertent van 5 op 10 meter en de lage tent van 5 op 10 meter.
Artikel 17
Bovenstaande wc-wagen en kadertenten worden niet ter beschikking gesteld van andere steden en gemeenten. De wc-wagen van 4m op 2m wel.
47/52
5
Uitleenreglement gemeentelijk materiaal GR 21 januari 2021 Artikel 18
De kadertenten mogen NIET gebruikt worden voor het bereiden van warme maaltijden.
Kadertenten die geplaatst worden op harde ondergrond worden door de technische dienst verankerd met betonblokken. Kadertenten worden steeds geleverd met een schuimbrandblusser die tijdens de activiteit aanwezig moet zijn in de tent. De huurder mag niets veranderen aan de opstelling van de tent zoals geplaatst door de technische dienst (er mogen bv. geen stabiliteitselementen veranderd of verwijderd worden). De huurder dient zich te houden aan de veiligheidsinstructiekaart die meegeleverd wordt.
In de huurprijs van de kadertenten zit meteen ook het opstellen door de technische dienst. Verenigingen met de maximumfactuur betalen een aparte prijs enkel voor het op- en afbouwen (75 euro voor de kadertent van 5 op 10 meter, 100 euro voor de kadertent van 10 op 15 meter of van 10 op 10 meter).
Artikel 19
Indien de huurder de lage tent van 5 op 10 meter huurt en deze zelf wenst te plaatsen moet hij/zij met het volgende rekening houden:
Indien geplaatst op harde ondergrond moet de tent verankerd worden met betonblokken. De huurder heeft volgende keuze:
1. Ofwel plaatst de technische dienst de betonblokken en zorgt de huurder ervoor dat de tent zo geplaatst wordt dat deze op de juiste manier met spanband en ratelgesp bevestigd kunnen worden aan de tent
2. Ofwel stelt de technische dienst een transpalet ter beschikking aan de huurder om de betonblokken zelf in de juiste positie te plaatsen. De huurder is persoonlijk aansprakelijk voor dit transpalet en zorgt ervoor dat dit in een droge, afgesloten ruimte wordt bewaard tot na het ophalen door de technische dienst. De huurder geeft bij de aanvraag aan of hij/zij gebruik wil maken van het transpalet.
Indien geplaatst op zachte ondergrond moet de huurder de tent verankeren met de nodige piketten.
De lage tent van 5 op 10 meter wordt ook steeds geleverd met een schuimbrandblusser die tijdens de activiteit in de tent aanwezig moet zijn.
Artikel 20
Een vereniging die de maximumfactuur bereikt heeft mag maximum nog 1 x extra gebruik maken van 1 kadertent tegen de prijs voor opbouw en afbouw. Daarna zal de volledige huurprijs van de kadertent in kwestie aangerekend worden.
Wanneer aan de technische dienst gevraagd wordt om een kadertent te plaatsen en deze wordt uiteindelijk niet gebruikt, dan wordt de volledige huurprijs hiervan toch aangerekend, ook als de maximumfactuur nog niet werd bereikt.
Afdeling 6. Slotbepalingen Artikel 21
De betrokken organisatie moet bij aanvraag en afhalen rekening houden met de openingsuren van het sociaal huis en de uitleendienst.
48/52
6
Uitleenreglement gemeentelijk materiaal GR 21 januari 2021