5.1 INLEIDING
Mijn onderzoek is gericht op accountantsorganisaties in Nederland. Het doel is de verschillen tussen accountantsorganisaties te onderzoeken rondom het beleid ten aanzien van risicovolle cliënten. In dit hoofdstuk beschrijf ik vanaf paragraaf 5.2 de onderzoeksresultaten, op basis van de antwoorden die de accountantsorganisaties tijdens de interviews hebben gegeven.
5.2 BEWUSTZIJN RISICOMANAGEMENT
Het proces rondom cliëntacceptatie en -continuatie is bij alle geïnterviewde accountantsorganisaties in een redelijk vast stramien gegoten. De accountantsorganisaties hebben een handboek kwaliteitsbeheersing ontwikkeld, waarin onder andere het proces cliëntacceptatie en –continuatie is opgenomen, die jaarlijks wordt geactualiseerd. De reden dat de accountantsorganisaties een handboek kwaliteitsbeheersing hebben, is omdat de Wta dit verplicht stelt, aldus meerdere geïnterviewden. Zonder een Wta(OOB) vergunning kunnen zij geen wettelijke controles uitvoeren. In het kwaliteitshandboek is uiteen gezet welke stappen zij moeten doorlopen op het moment dat een cliënt zich aandient. Deze handleiding zorgt voor de bewustheid van alle functionarissen die betrokken zijn in het proces en geeft de accountantsorganisaties de beschikking over de meest actuele werkwijze en standaarddocumenten voor het proces.
Accountantsorganisatie A heeft een Legal departement, accountantsorganisatie B en C hebben een kenniscentrum die op fulltime basis bezig is met wijzigingen in wet- en regelgeving. Deze afdelingen zorgen ervoor dat de wijzigingen zijn weerslag hebben in de handboeken. De accountantsorganisaties D en E zijn aangesloten bij het SRA voor MKB accountantskantoren en maken gebruik van (digitale) controledossiers die door hen zijn ontwikkeld. Het SRA werkt nauw samen met de AFM rondom het proces kwaliteitsbeheersing. Wanneer er wijzigingen zijn in wet- en regelgeving omtrent het proces, zullen de standaard template‟s/documenten in het controledossier door het SRA worden aangepast. Zo waarborgen de accountantsorganisaties dat de
41 standaarddocumenten (inclusief werkprogramma‟s in het controledossiers) conform recente wet- en regelgeving zijn.
5.3 DEFINITIE RISICOVOLLE CLIËNTEN
Bij alle geselecteerde accountantsorganisaties wordt wel duidelijk onderscheid gemaakt waar het hoge risico zit: een hoog risico in het kader van „het soort werk‟ wordt anders gezien als risico op reputatieschade.
Verhoogd risico in het soort werk:
De categorie cliënten die door alle geselecteerde accountantsorganisaties standaard een verhoogd risicoprofiel krijgen, zijn de cliënten die de WwFt heeft vastgesteld. Dit zijn cliënten die in de volgende sectoren opereren: vastgoed, horeca, bouw, pleziervaartuig en autohandel. Aangezien accountantsorganisatie A, B en C ook beursfondsen mogen controleren, worden deze ook gezien als een verhoogd risico. Verder worden ook de overige Organisaties van Openbaar Belang (OOB) als standaard verhoogd risico door de geïnterviewden gezien.
Accountantsorganisaties mogen specifieke criteria vastleggen die bepalen dat een cliënt aan het verhoogde risicoprofiel voldoet. Uit de interviews is gebleken, dat er tussen de accountantsorganisatie veel overeenkomsten zijn in het onderkennen van een verhoogd risico in elementen als:
- de publieke functie van een cliënt,
- landelijke bekendheid (zowel cliënt en of organisatie), - nieuwe cliënt (eerste controlejaar),
- onafhankelijkheidsissues,
- verhoogd risico op basis van marktontwikkeling of ontwikkeling bij cliënt (continuïteit)
- cliënten met een ERP pakket.
De relatiemanager van accountantsorganisatie E geeft aan dat de risicofactoren divers van aard kunnen zijn, bijvoorbeeld de branche waarin de klant opereert, het type klant,
42 de type leiding en externe factoren. Daarnaast kunnen interne factoren zoals de administratieve organisatie tevens van belang zijn om een cliënt een verhoogd risicoprofiel toe te kennen.
De accountantsorganisaties vinden het ook belangrijk om te weten of het eindproduct (bijvoorbeeld controleverklaring) publiekelijk wordt gemaakt, aangezien dit het risicoprofiel van de cliënt ook kan verhogen. Cliënten met een verhoogd risicoprofiel worden alleen aangenomen en gecontinueerd bij de accountantsorganisaties na overweging dat het beroepsrisico ondanks het profiel toch niet hoog is.
Risico op reputatieschade:
Potentiële cliënten waar vanuit maatschappelijk oogpunt een negatief stigma op rust worden gekenmerkt als een organisatie met een te hoog risicoprofiel. Deze cliënten worden bij voorbaat bij alle geselecteerde accountantsorganisaties niet geaccepteerd als cliënt.
Te denken valt hierbij aan cliënten in de gokindustrie, seksindustrie, (soft)drugs, maar ook organisaties die de schijn tegen hebben voor wat betreft witwassen van gelden of organisaties waar bij voorbaat al een „luchtje‟ omheen hangt. Cliënten die op grote schaal juridische procedures voeren en of frauderen en cliënten waar de accountantsorganisaties omvangrijke zakelijke relaties mee zouden kunnen hebben (kwestie onafhankelijkheid), worden ook niet geaccepteerd.
Er wordt tevens aandacht besteed aan een aantal bedreigingen die de Verordening Gedragscode voor accountants onderkend. Daarentegen vindt vennoot van accountantsorganisatie D sommige weergegeven bedreigingen van Verordening Gedragscode moeilijk te omschrijven. Hij vindt dat de ene accountant heel gevoelig is voor stemverheffing bij een cliënt en zich direct geïntimideerd voelt, terwijl een andere accountant denkt dat de cliënt altijd luid praat.
43 Risk appetite
De organisatiedoelstellingen van accountantsorganisaties zijn met name gericht op het bieden van accountancydienstverlening aan cliënten. Daarbij willen ze allen een zo hoog mogelijke kwaliteit bieden en een bepaalde groei realiseren in zowel cliëntenportefeuille als omzet.
Verhoogd risico in het soort werk:
De risk appetite is bij alle geselecteerde accountantsorganisaties laag. De accountantsorganisaties zijn niet risicomijdend bij risicovolle cliënten als het verhoogde risico in “het soort werk” zit.
De vennoot van accountantsorganisatie A vindt dat het een businesscase moet zijn; innoverende ondernemers (waar ook een risico bestaat dat de factuur niet wordt betaald) vindt hij geen probleem, maar zodra ondernemingen een risico zijn voor de reputatie en het financiële rendement is het wel een probleem. De vestigingsdirecteur van accountantsorganisatie B ziet geen reden een cliëntrelatie niet te continueren wanneer de continuïteit van de cliënt zwak is en de markt waarin de ondernemer opereert slecht is. Het risico bestaat hier dat de controlevergoeding niet wordt vergoed, maar wanneer de accountantsorganisatie de cliëntrelatie niet continueert, wordt de kans groter dat de cliënt failliet raakt.
Risico reputatieschade:
Niet alle cliënten worden door de verschillende accountantsorganisaties zomaar aangenomen; er wordt eerst gekeken of zij geassocieerd willen worden met bepaalde type cliënten. Zodra de cliënten een risico zijn voor reputatieschade en financieel rendement worden deze type cliënten niet aangenomen. De risk appetite voor deze cliënten luidt dan vermijden. Het vermijden van het risico op reputatieschade is belangrijk bij de accountantsorganisaties.
De negatieve, externe gebeurtenis die de accountantsorganisaties onderkennen bij dit soort cliënten is voornamelijk het afbreukrisico van de goede naam in de markt, bij
44 verwijzers (zakenrelaties) en de Belastingdienst. Zo deelt de vennoot van accountantsorganisatie D mee dat hij veel potentiële cliënten via verwijzers verkrijgt. De relatiemanager van accountantsorganisatie E onderkent ook dat de kans groot is dat er ten onterecht een goedkeurende controleverklaring wordt afgegeven.
5.4 OPDRACHTAANVAARDING
Er wordt door de accountantsorganisaties geen onderscheid gemaakt tussen cliënten met een laag of verhoogd risicoprofiel bij de opdrachtacceptatie. Wanneer een cliënt is geaccepteerd kunnen alle opdrachten die de accountantsorganisatie aanbiedt, worden aanvaard, waarbij wel rekening gehouden wordt met de gedrags- en beroepsregels.
5.5 INTEGRITEIT
Wanneer een potentiële of bestaande cliënt met onethische opdrachten/vraagstellingen komt, wordt ook direct getwijfeld aan de integriteit van het management. De vennoot van accountantsorganisatie A deelde mee dat het inschatten van de integriteit van het management het moeilijkste onderdeel van de cliëntacceptatie en -continuatie is. Echter, doordat de externe accountants bekend zijn in de branche, kennen zij het management. Indien zij het management niet kennen, dan komt het op professional judgement aan. De vennoot van accountantsorganisatie A geeft daarbij aan dat professional judgement heel vaag is, maar dat op basis van gesprekken met het management en door interne communicatie de integriteit van het management goed kan worden ingeschat.
Integriteitissues en de onwelwillendheid van de cliënt om hier wat aan te doen, kan bij accountantsorganisatie D leiden tot het afscheid nemen van een bestaande cliënt. De vennoot van accountantsorganisatie D geeft aan dat in de situatie waarbij sprake is van potentiële cliënten, dergelijke issues sneller zullen leiden tot het niet accepteren van een potentiële cliënt, dan het afscheid nemen van een bestaande cliënt. Dit komt doordat men dan allereerst in overleg wil treden met de cliënt om te kijken of de integriteitissues kunnen worden voorkomen.
45 Wanneer de vestigingsdirecteur van accountantsorganisatie B ontdekt dat een cliënt in het verleden bewust niet integer heeft gehandeld, geeft de vestigingsdirecteur aan dat hij de cliëntrelatie niet zal accepteren. Hij wil absoluut geen risico lopen, omdat de kans op reputatieschade hoog is. Daarentegen geeft de vestigingsdirecteur aan dat hij toevallig een nieuwe cliënt heeft geaccepteerd die jarenlang de publicatiejaarrekeningen niet heeft gedeponeerd, omdat de cliënt niet wist dat dit verplicht was. Naar zijn (vestigingsdirecteur) mening zegt dit niks over de integriteit van de cliënt, maar kwam dit puur omdat zich er niet van bewust was. De vorige boekhouder/administratiekantoor had namelijk verzuimd om dit tegen hem te zeggen.
5.6 RISICOBEPERKENDE MAATREGELEN
1. Voor alle geselecteerde accountantsorganisaties zijn er richtlijnen met betrekking tot het aannemen en continueren van cliëntenrelaties. Zo is bij accountantsorganisatie A en C de eindverantwoordelijk accountant tevens verantwoordelijk voor het aanvaarden en continueren van cliënten. Bij een verhoogd risico cliënt is bij accountantsorganisatie A het landelijk bestuur medeverantwoordelijk. Bij accountantsorganisatie C is de directeur controlepraktijk verantwoordelijk voor het aanvaarden en continueren van cliënten. Bij accountantsorganisatie B en D zijn de externe accountants, de compliance officer en directie gezamenlijk verantwoordelijk. Bij accountantsorganisatie E zijn de directieleden verantwoordelijk.
2. Het feit dat het proces bij alle geselecteerde accountantsorganisaties geautomatiseerd is, is een risicobeperkende maatregel. Met het geautomatiseerde systeem zorgen zij ervoor dat het systeem signaleert dat er vragen niet worden beantwoord. Vervolgens vinden er altijd controles plaats door verschillende functionarissen.
3. Een risicobeperkende maatregel bij alle geselecteerde accountantsorganisaties is een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB). Door accountantsorganisatie A wordt dit een independent review genoemd. Een OKB/review wordt uitgevoerd bij situaties die tot een verhoogd risico kunnen leiden bij het aanvaarden van cliënten. Bij accountantsorganisatie B en D vindt ook een OKB plaats wanneer een nieuwe externe accountant aan een controlecliënt wordt toegevoegd.
46 De OKB/review wordt uitgevoerd door een externe accountant die niet deel uit maakt van het controleteam. De functionaris die de OKB uitvoert, stelt onder andere vast dat het proces rondom cliëntacceptatie en –continuatie volledig en juist is uitgevoerd en bespreekt vervolgens zijn/haar visie met de verantwoordelijke externe accountant. Om een OKB onafhankelijker te maken, wordt door accountantsorganisatie B een OKB uitgevoerd door een extern bureau. Het externe bureau is een dienstverlenende organisatie die gespecialiseerd is in het verrichten van reviews.
4. Accountantsorganisatie A werkt samen met gespecialiseerde externe accountants. Het management van accountantsorganisatie A geeft aan in welke sector de cliënt opereert. Wie de verantwoordelijk accountant wordt, hangt af van de sector waarin de cliënt opereert. Cliënten die opereren in bepaalde sectoren, krijgen gespecialiseerde accountants in de desbetreffende sector toegewezen. Omdat de verantwoordelijke accountant al in de sector zit, weet de accountant welke risico‟s aanwezig zijn bij de betreffende cliënt. Hierdoor heeft hij/zij kennis van de sector en heeft de accountant in kaart gebracht welke bedrijven in de regio aanwezig zijn. De gespecialiseerde accountant is volgens de geïnterviewde daardoor beter in staat om diverse soorten risico‟s ten aanzien van de sector in kaart te brengen, dan een accountant die een divers cliëntenpakket heeft. Bij de overige geselecteerde accountantsorganisatie is dit niet het geval, omdat zij een beperkt aantal externe accountants in dienst hebben.
5.7 CONTROLEVERGOEDING
Potentiële, risicovolle cliënten worden door de geselecteerde accountantsorganisaties niet gezien als opportuniteit (hoog rendement). Er wordt eerst gekeken of de accountantsorganisatie geassocieerd wil worden met een potentiële cliënt, los van het rendement dat op een cliënt behaald kan worden.
Op basis van het professional judgement wordt door de externe accountants een schatting gemaakt van de risico‟s. De grondslag voor het honorarium is een detailplanning, waarin een inschatting van de benodigde uren wordt gemaakt. De inschatting wordt aan de hand van de benodigde uren gemaakt, waarbij per functie het
47 daarbij horende tarief wordt vermenigvuldigd. Ook commerciële overwegingen worden bij de bepaling van het uiteindelijke bedrag dat betaald moet worden gemaakt. De geïnterviewde accountantsorganisatie houden allen geen rekening met een risicomarge indien sprake is van een verhoogd risicoprofiel. De accountantsorganisaties vinden dat wanneer de accountantsorganisatie al rekening houdt met een risicomarge voor eventuele reputatieschade of claims, de cliënt bij voorbaat niet wordt geaccepteerd. De vennoot van accountantsorganisatie A geeft daarnaast aan dat het geautomatiseerde systeem automatisch blokkeert, indien op een vraag uit de cliëntacceptatie wordt beantwoord met dat er rekening wordt gehouden met toekomstige rechtszaken. Er komt dan geen goedkeuring tot het aanvaarden of continueren van de cliëntrelatie.
Bij risicovolle cliënten is ook sprake van kosten van risicobeperkende maatregelen, zoals de OKB/review. De hieraan verbonden uren worden tevens begroot, waardoor het honorarium bij cliënten met een verhoogd risico veelal hoger is dan bij cliënten met een laag risico profiel.
5.8 MONITORING/ INTERNE KWALITEITSBEWAKING
Accountantsorganisatie A, B en C hebben allen een aparte afdeling compliance. Accountantsorganisatie D en E hebben geen aparte afdeling compliance, maar hebben wel een compliance officer die tevens eindverantwoordelijk accountant en vennoot is. In reactie op de vraag waarom de compliance officer ook een externe accountant is, geeft de vennoot van accountantsorganisatie D aan dat de compliance officer verstand van de business moet hebben. Hierdoor is het logisch dat voor een externe accountant of vennoot wordt gekozen.
De compliance officer legt van alle afgewezen cliënten/opdrachten de overwegingen vast, met de reden voor het niet accepteren van een cliënt/opdracht. Verder informeert de compliance officer de beleidsbepalers bij geconstateerde onafhankelijkheidsrisico‟s bij cliënten en/of opdrachten. Tevens bewaakt de compliance officer de voortgang van het proces, en of de risicobeperkende maatregelen effectief werken.
48 Steekproefsgewijs vinden er interne kwaliteitsreviews bij accountantsorganisatie A, B en C plaats. Periodiek (bij accountantsorganisatie A eens in de 3 jaar) is een vestiging aan de beurt, waarbij een controleteam van een andere vestiging de controledossiers controleert. Dit doen de accountantsorganisaties om mogelijke affaires met de AFM te voorkomen en om continue kwaliteit te leveren.
Bij accountantsorganisatie D en E vinden ook kwaliteitsreviews plaats op afgesloten dossiers, maar deze worden uitgevoerd door het SRA. Het SRA werkt nauw samen met de AFM omtrent het proces kwaliteitsbeheersing. De AFM steunt ook op de werkzaamheden van het SRA.
5.9 SLOT
In dit hoofdstuk heb ik de uitkomsten van dit onderzoek beschreven aan de hand van de uitkomsten van de interviews. Ik ben hierbij ingegaan op het bewustzijn van risicomanagement, de opdrachtaanvaarding, de integriteit en risicobeperkende maatregelen. Ook ben ik ingegaan op het effect van risicovolle cliënten op de controlevergoeding. In het volgende hoofdstuk beschrijf ik de conclusie en beantwoord ik de hoofd- en deelvragen.
49
6 CONCLUSIE
6.1 INLEIDING
In dit hoofdstuk behandel ik allereerst de antwoorden op de deelvragen. Met behulp van de antwoorden wordt vervolgens de vraagstelling van dit onderzoek beantwoord.
6.2 DEELVRAGEN
In deze paragraaf geef ik antwoord op de deelvragen op grond van de uitkomsten van mijn praktijkonderzoek. De antwoorden op deelvraag 1, 2 en 3, welke betrekking hebben op het literatuuronderzoek, zijn in hoofdstuk 2 en 3 beantwoord.
4. Op welke manier worden potentiële cliënten geanalyseerd bij het aangaan van een relatie bij accountantsorganisaties?
Het proces waarbij potentiële cliënten worden geanalyseerd, is bij iedere geïnterviewde accountantsorganisatie in een vast stramien opgenomen. De accountantsorganisaties hebben een handboek kwaliteitsbeheersing ontwikkeld, waarin onder andere het proces cliëntacceptatie en –continuatie is opgenomen en die jaarlijks wordt geactualiseerd. Accountantsorganisaties hebben een handboek kwaliteitsbeheersing, omdat de Wta dit verplicht stelt. In het kwaliteitshandboek is uiteen gezet welke stappen zij moeten doorlopen op het moment dat een cliënt zich aandient. Deze handleiding zorgt voor de bewustheid van alle functionarissen die betrokken zijn in het proces dat zij over de meest actuele werkwijze en standaarddocumenten beschikken.
5. Welke verschillen en overeenkomsten zijn er tussen accountantsorganisaties inzake de cliëntacceptatie en -continuatieproces?
De overeenkomst tussen de geïnterviewde organisaties is dat ze allen een zo hoog mogelijke kwaliteit willen bieden en een bepaalde groei willen realiseren in zowel cliëntenportefeuille als de omzet. Als het hoge risico zit in het kader van “het soort
50 werk” dan is de risicohouding „verminderen‟. Wanneer het verhoogd risico zit in reputatieschade dan is bij alle geselecteerde accountantsorganisaties de risicohouding „vermijden‟.
Het grootste verschil is voornamelijk te vinden in de compliance. De bigfour accountantsorganisatie en de middelgrote accountantsorganisaties die een Wta/OOB vergunning hebben, hebben allen een aparte afdeling compliance, die zich bezig houden met wijzigingen in wet- en regelgeving en de implementatie in de handboeken. De overige organisaties zijn veelal aangesloten bij het SRA. Wanneer er wijzigingen zijn in wet- en regelgeving rondom het acceptatie- en continuatieproces, zullen de standaard template‟s/documenten in het controledossier door het SRA worden gewijzigd.
6. Wat voor gevolgen kan het verhoogde risico hebben ten aanzien van de controlevergoeding, inzet van personeel en de controle-inspanning?
Bij risicovolle cliënten waar het hoge risico in het kader van “het soort werk” zit, zijn door de accountantsorganisaties risicobeperkende maatregelen getroffen. Dit houdt in dat er minimaal een review plaats vindt door een externe accountant die geen onderdeel is van het controleteam. De extra personeelsuren (maal tarief) worden doorberekend aan de risicovolle cliënt. Er wordt geen risicomarge toegevoegd.
6.3 VRAAGSTELLING
Om antwoord te geven op de onderzoekbeschrijving in paragraaf 1.3, heb ik een centrale vraagstelling geformuleerd:
Hoe kunnen accountantsorganisaties het besluitvormingsproces rondom het verhoogde risico bij cliëntacceptatie en -continuatie inrichten, in relatie tot het behalen van haar
ondernemingsdoelstellingen?
Uit mijn onderzoek blijkt dat bij alle geselecteerde accountantsorganisaties een adequaat stelsel van kwaliteitsmaatregelen aanwezig is om het risicomanagement rondom
51 risicovolle cliënten uit te voeren. Naast opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen op risicovolle cliënten, vinden ook steekproefsgewijs periodieke kwaliteitsreviews (op alle soorten cliënten) plaats. Dit doen accountantsorganisaties om continue aan de kwaliteitsnormen van de Wta(/OOB) vergunning te voldoen om mogelijke affaires met de AFM te voorkomen.
Verder is gebleken dat alle accountantsorganisaties in het besluitvormingsproces een zelfde risicohouding aannemen, omdat zij tevens dezelfde organisatiedoelstellingen hebben. Ook geven ze allen aan dat het moeilijkste onderdeel bij het proces cliëntacceptatie en –continuatie, het inschatten van de integriteit van het management is. In dit verband vind ik het vreemd dat er door geen één van de geselecteerde accountantsorganisaties is gesproken over het jaarlijks opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), aangezien dit een minimale inspanning is voor een accountantsorganisatie.
Het risicobewustzijn van alle functionarissen die betrokken zijn in het proces, is van zeer groot belang. Daarin is “the tone at the top” enorm belangrijk, omdat de verantwoordelijke functionaris de waarde van risicomanagement omtrent risicovolle cliënten moet onderkennen en dit duidelijk moet communiceren met de overige teamleden. De jaarlijkse continuatie documenten worden primair veelal door assistent-accountants ingevuld en vervolgens door een eind verantwoordelijke beoordeeld. In deze documenten is prominent het onderdeel kans op fraude bij een cliënt opgenomen. De eindverantwoordelijk accountant is in deze sterk afhankelijk van de antwoorden, uitkomsten en input van de overige teamleden.
Geconcludeerd kan worden dat de kaders voor risicomanagement rondom cliëntacceptatie en –continuatie voldoende aanwezig zijn binnen de accountantsorganisaties. Het is echter ook van belang om de mensen die binnen die kaders werken te ontwikkelen door middel van bewustwording en permanente educatie, omdat zij veelal de voelsprieten zijn voor de eindverantwoordelijk accountant.
52
LITERATUURLIJST
GERAADPLEEGDE LITERATUUR
Anthony, R.N., en Govindarajan, V., (2002) “Management control systems”
AFM, (2010) “Vergunningwijzer WTA”
Almelo, L van, (2008) “Eerder fraude bij hoge winst”
Almelo, L van, (2005) “Ongewenste klanten”
Almelo, L. van, (2009) “Publiek (bank)geheim”