Uit de analyse op Job / Performer Level kwam naar voren dat het vaak lastig is voor de productieafdeling om de procesinstellingen voor proeforders goed in te stellen wegens gebrek aan informatie vooraf. Indien de wensen van de klant wel goed naar specs vertaald kunnen worden is er niets aan de hand en verloopt de productie goed. Het geautomatiseerde productieproces staat daarvoor garant.
Het belangrijkste punt van aandacht op het Job / Performer Level is dan ook de koppeling van taak outputs en standaarden aan procesvereisten. De functionele organisatiestructuur beperkte in sommige gevallen de communicatie tussen de productieafdeling en de afdeling Sales & Marketing. Daardoor kwamen verschillende organisatiedoelstellingen met elkaar in conflict. Daarnaast bemoeilijkte dit de juiste vertaling van klant eisen naar specs voor productie. De processtructuur maakt deze communicatie beter mogelijk doordat Cross-Functional Teams procesgericht werken. Op Job niveau heeft dit een belangrijk voordeel ten aanzien van de taak identiteit. Taak identiteit is de mate waarin een uitvoerende een gehele taak uitvoert.18 In het geval van proeforders staat in de huidige situatie de productieafdeling niet in contact met de klant. Feedback verloopt via Sales & Marketing. Door te werken in Cross-Functional Teams neemt de taak identiteit toe. Voordeel daarvan is dat de kwaliteit van het eindproduct onderdeel is van de verantwoordelijkheid van het team. De betrokkenheid van het team ten aanzien van het totale
18Cummings & Worley,
proces is groot doordat het team in nauw contact staat met de klant. In feite is elke succesvolle proef dus een beloning voor de prestaties van het team. Klanttevredenheid is het uiteindelijke doel en het is daarmee de bepalende factor voor het functioneren van het team als geheel.
7 Conclusie
De onderzoeksvraag was gericht op het verbeteren van de Organizational Alignment bij Kappa Triton zodat de efficiency en effectiviteit van het proefordertraject groter werd. In het onderzoek is aangetoond dat het proefordertraject niet als losstaand proces beschouwd kan worden, maar een verzameling is van verschillende processen die bovendien door verschillende afdelingen uitgevoerd worden. Dit leidt in de praktijk tot problemen ten aanzien van de efficiency en effectiviteit. Het proefordertraject is van groot strategisch belang voor Kappa Triton. In de praktijk kunnen echter andere strategische doelen gericht op het handhaven van de operational efficiency op de productievloer in conflict komen met het ontwikkelingstraject, dat altijd een proefproductie met zich meebrengt. Toch kunnen deze strategische doelen best naast elkaar bestaan.
Verbetering van de efficiency en effectiviteit van het proefordertraject kan bereikt worden door het verbeteren van de Organizational Alignment bij Kappa Triton. Hierbij heeft niet alleen het proefordertraject baat, maar alle processen die in de huidige situatie over meerdere afdelingen lopen. In de huidige situatie zorgt de functionele organisatiestructuur voor een aantal belemmeringen op het gebied van lange en korte termijnplanning, communicatie tussen afdelingen en coördinatie. Dit drukt de efficiency en effectiviteit van de processen van Kappa Triton en in het bijzonder de processen die over meerdere afdelingen verlopen, zoals het proefordertraject.
Verbetering van de Organizational Alignment begint bij het herdefiniëren van de organisatiestructuur. Een organisatiestructuur die beter aansluit op de Organization Goals van Kappa Triton is de processtructuur. Het grote voordeel is dat er in feite niet heel veel hoeft te veranderen bij Kappa Triton om dit in de praktijk te brengen. Het management is de laatste jaren steeds proces gerichter gaan opereren en de stap naar een processtructuur zal daarom een logisch vervolg zijn. De verwachting is dat door de processtructuur de strategische doelen beter met elkaar gecombineerd kunnen worden. Hierdoor vergroot de fit tussen de verschillende organisatieonderdelen en daarmee de Organizational Alignment. Dit wordt bereikt door te werken met cross-functional teams bestaande uit leden met verschillende achtergronden uit de organisatie. Op proces niveau zal dit leiden tot het effectiever en efficiënter uitvoeren van de taken en op taakniveau tot een vergroot inzicht in de klantenwensen. Daarmee zal de kwaliteit van het eindproduct duidelijker tot het verantwoordelijkhedenpakket van het personeel behoren en is een tevreden klant dus een extra beloning voor de leden uit de cross-functional teams.
Literatuurlijst
Baarda, D.B. & M.P.M. de Goede
Methoden en technieken; Basisboek: praktische handleiding voor het opzetten en uitvoeren van onderzoek, Stenfert Kroese, Houten, 1995
Cummings, T.G. & C.G. Worley
Organization development and change, Thomson/South Western, Mason, OH, 2005
Harmon, P.
Business Process Change: a manager's guide to improving, redesigning, and automating processes, Morgan Kaufmann Publishers, San Francisco, 2003
Leeuw de, A.C.J.
Organisaties:management, analyse, ontwerp en verandering, een systeem visie, Van Corcum, Assen/Maastricht, 1990
Rummler, G.A. & A. P. Brache
Improving performance: how to manage the white space on the organization chart, Jossey-Bass Publishers, San Francisco, 1995
Verschuuren, P.J.M.
Bijlagen
- Rummler en Brache: negen performance variabelen - Producten Kappa Triton
Goals Design Management
Orga
nization Level
Organization Goals
• Is de organisatiestrategie duidelijk gecommuniceerd?
• Is de strategie logisch, in termen van externe kansen en bedreigingen en interne sterktes en zwaktes?
• Gegeven deze strategie, zijn de benodigde outputs van de organisatie en de verwachtte prestatieniveau’s van die outputs vastgesteld en gecommuniceerd?
Organization Design
• Zijn alle relevante functies aanwezig?
• Zijn alle functies nodig?
• Is de huidige stroom van inputs en outputs toepasselijk?
• Ondersteunt de formele organisatiestructuur de strategie en vergroot deze de efficiëntie van het systeem?
Organization Management
• Zijn toepasselijke functionele doelen gesteld?
• Worden relevante prestaties gemeten?
• Zijn bronnen op een toepasselijke manier toegewezen?
• Worden de interfaces (verbindingen/raakvlakken) tussen functies gemanaged?
Process Le
ve
l
Process Goals
• Koppelen de doelen voor sleutel processen aan klant/organisatie vereisten?
Process Design
• Is dit het meest effectieve/efficiënte proces om de proces doelen mee te bereiken?
Process Management
• Zijn toepasselijke proces subdoelen gesteld?
• Wordt proces prestatie gemanaged?
• Zijn voldoende bronnen aan elk proces toegewezen
• Worden de interfaces tussen proces stappen gemanaged?
Job/Pe
rform
er Level
Job Goals
• Zijn taak outputs en standaarden gekoppeld aan process vereisten?
Job Design
• Worden proces vereisten weerspiegeld in de daarvoor bestemde taken?
• Verlopen de taak stappen in een logische volgorde?
• Zijn er ondersteunend(e) procedures en beleid ontwikkeld?
• Is de werkomgeving ergonomisch in orde?
Job Management
• Begrijpen de uitvoerenden de taakdoelen?
• Hebben de uitvoerende voldoende bronnen, duidelijke signalen en prioriteiten en een logisch taak ontwerp?
• Worden de uitvoerenden beloond voor het bereiken van taakdoelen?
• Weten de uitvoerenden wanneer zijn taakdoelen bereikt hebben?
• Hebben de uitvoerenden voldoende kennis en vaardigheden om de taakdoelen te bereiken?
• Indien zij in een omgeving werken waarbij voor bovenstaande vragen “ja” geantwoord wordt, hebben ze de fysieke, mentale en emotionele capaciteit om de taakdoelen te bereiken?
Bijlage 2: De producten van Kappa Triton
Producten Kappa Triton Agri Board
Groente en fruit, zoals komkommers, tomaten, paprika’s, of appels. Het karton moet goed tegen vocht kunnen en tegen invriezen kunnen. De stevigheid van het karton is van belang voor deze producten.
Flower Board
Karton bestemd voor dozen voor transport van bloemen. Bij het eindproduct is de bedrukking belangrijk. De stevigheid en vochtbestendigheid zijn minder belangrijk.
Fish Board
Voor het transport van vis zijn
waterdichte dozen vereist. Daarnaast moet de doos een goede isolatie bieden. De vis mag niet aan het karton blijven plakken, daartoe is soms een extra coating nodig. De mogelijkheden voor bedrukking wordt steeds belangrijker. Het karton moet goed tegen invriezen.
Meat Board
Vlees is een vet product, de doos moet vocht- en vetbestendig zijn. Ook hier mag het product niet blijven plakken aan de binnenkant van de doos.
Poultry Board
Voor pluimvee karton zijn de belangrijkste eigenschappen de mogelijkheden voor bedrukking en de bestandheid tegen vocht. Bovendien moet het karton tegen invriezen kunnen.
Dairy Board
Kaas, boter, melkpoeder, allemaal producten die vettig zijn. De
bedrukking is hier minder belangrijk aangezien het eindproduct meestal later word uitgestald in supermarkten en in een eigen verpakking zitten.
Retail Board Wordt gebruikt voor
levensmiddelenverpakkingen, schoenendozen en “bag in box” verpakkingen. Deze dozen moeten sterk, niet doorprikbaar zijn en tegen invriezen kunnen. De bedrukking is belangrijk. Daarnaast moet het karton mogelijkheden voor een goede afwerking bieden.
Factory Board
Dit karton wordt gebruikt voor
glasverpakking, postorderverpakking, industriële verpakking en
tussenvellen. Het moet sterk zijn en niet doorprikbaar, egaal zijn en niet te glad, tegen condensatie kunnen en een goede bescherming bieden voor het product.