Interviewers: Nadia Hattingh, Femke Mulder Date: 26-11-2020
Location: Online – Microsoft Teams Acronyms:
• Respondent 4 = R4
• Nadia Hattingh = NH
• Femke Mulder = FM
Meeting Start: 10:58 Meeting End: 11:24
Coding Grid
Colour Theme/Topic Organisation info Policy
Current situation Productivity/Efficiency Facilitating WFH Hurdles/Problems Employee Experiences Leadership
Trends & Developments
Total recording time: 00:24:23 (24 minutes, 23 seconds)
Start transcript: 00:00:38
NH: Ik zag dat je op de finance afdeling werkt, wat doe je precies?
R4: Uh ja goeie vraag, ik ben senior medewerker en dan vooral gericht op de accounting en reporting, van allerlei CBS-aangiftes, belastingaangiftes, ben vaak met banken bezig, energiebelasting, facturen en dergelijke, daar moet je aan denken.
NH: Oké, en hoe lang ben je al bij ORGANISATION X?
R4: Bij ORGANISATION X zelf 15 jaar.
NH: Oh dat is een mooie poos.
R4: Ja, ik heb wel meerdere functies gehad.
NH: Ja oké, en wat heb je dan hiervoor gedaan?
R4: Onder andere heb ik bij marketing en sales gewerkt, op wat ze nu noemen de customer services, dus ja de servicedesk, daar heb ik gezeten.
NH: We zijn dus de afgelopen tijd ook aan de slag gegaan met een literatuuronderzoek om te kijken wat is er uit eerdere onderzoeken gekomen over thuiswerken. Dan zie je vooral dat mensen thuis veel productiever zijn, dat ze meer tevreden zijn over hun werk en dat ze minder vaak denken aan ontslag nemen. Hoe bevalt het je nu om fulltime thuis te werken?
R4: Voor mij is de balans nu weg. Ik zit nu zo’n beetje vanaf halverwege maart thuis, maar dan ook echt volle dagen zit ik thuis. Hiervoor werkte ik 1 dag in de week thuis. Wat ik nu dus mis is onder andere contacten met je medewerkers, met je collega’s, balans tussen werk en privé is weg. Mijn vrouw werkt ook hele dagen thuis, ik heb twee kinderen op het voortgezet onderwijs en die hebben ook een tijd thuis gezeten met laptop onderwijs, dus we zaten soms met z’n 4en aan de eetkamertafel.
NH: Oef ja dat is pittig inderdaad.
R4: Ja, klopt.
NH: In de enquête geef je aan dat je huidige werksituatie hetzelfde is gebleven, je hebt voldoende middelen, je wilt drie dagen thuis blijven werken na de coronacrisis en toch ben je iets minder tevreden over je werkplek. Hoe ziet het er nu uit, wat mist eraan?
R4: Voordat ORGANISATION X zei je mag je spullen bij ons ophalen, dus je mag je stoel
ophalen of extra beeldschermen, heb ik zelf, ook vanwege het feit dat we met z’n 4en op gegeven moment thuis zaten, een kamertje opgeofferd, heb ik zelf een bureau gehaald, een stoel gehaald en heb ik zelf een werkplek gecreëerd. Nu is dat opzicht niet het meert erge, de stoel en bureau die ik zelf gekocht heb, die twee, driehonderd euro, daar hebben we het niet over, dat is niet erg.
Wat ik het meest mis is de aandacht voor de medewerker die dan thuis zit. Er zijn toch best wel mensen die hier last van hebben of die het best moeilijk vinden. Wat ik dan bijvoorbeeld ook van andere afdelingen hoor of wat ik ook bij mijn vrouw op het werk zie is dat ze daar heel veel aandacht hebben voor mensen die thuiswerken. Zo’n pubquiz hebben ze gehad, dat hebben ze dan van tevoren online kenbaar gemaakt, ze hebben spullen opgestuurd zodat je je nog een beetje kon inlezen, beetje mensen warm voor maken. Binnen ORGANISATION X zelf gebeurt dat
ook wel eens, een pubquiz of overleggen waarin dit besproken wordt, maar tot op heden heb ik niks meegemaakt bij mij op de afdeling.
NH: Volgens mij gaat het bij jullie ook heel erg per afdeling en per manager die dat zelf moet regelen.
R4: Ja klopt.
NH: En zou dat niet iets kunnen zijn wat jullie als medewerkers ook kunnen aandragen? Zo van, ah dat vinden we echt heel leuk en dit zouden we graag willen doen.
R4: Ja, maar dat is volgens mij…Merendeel van de afdeling heeft daar geen behoefte aan.
NH: Ja dan houdt het ook een keer op.
R4: Ja en dan houdt het ook een keer op vanuit de medewerkers zelf en zou er vanuit de manager ook wat moeten komen. Ja je ziet het binnen andere afdelingen binnen
ORGANISATION X wel. Dus ja dan vind ik het wel jammer dat er voor ons dan geen aandacht is.
NH: En hoe denk je dat je het zelf het contact met je collega’s goed kan houden? Wat je geeft ook aan dat je zeer ontevreden bent over het contact momenteel.
R4: Ja, ikzelf zou gewoon iets inplannen, op de donderdag of de vrijdag, gewoon even een half uurtje, van goh hoe gaat het nu, hoe gaat het thuis, wat maak je nog mee. De praatjes die je nu online hebt is echt anders, het is meer afstandelijk en alleen maar gericht op het werk.
NH: Ja precies, je zou bijvoorbeeld even een kwartiertje kunnen inplannen om samen koffie te drinken online en het niet over het werk te hebben.
R4: Ja, ja
NH: En ik heb inderdaad gehoord dat dat op andere afdelingen ook wel gebeurt.
R4: Klopt.
NH: Je geeft dus ook aan dat je geestelijke gezondheid veel slechter is geworden en dat komt ook denk ik mede hierdoor?
R4: Ja, ja.
NH: En was er in het begin, tijdens de eerste lockdown in maart, wel meer aandacht voor?
R4: Nee, toen ook niet nee. Nou ja, de leidinggevende heeft wel gezegd van joh als je wat hebt, kom ermee. Maar ja, dat vind ik iets te makkelijk, het moet van beide kanten komen.
NH: Ja goh dat is vervelend. Uit eerdere onderzoeken is ook gekomen dat bij thuiswerken vaak de balans tussen werk en privé beter wordt. Je gaf aan dat het bij jou iets slechter is geworden.
Kun je daar iets meer over vertellen?
R4: Ja, nou binnen finance hebben we gewoon heel vaak te maken met deadlines en op het werk was het vaak zo, je staat met elkaar te overleggen en je zorg er maar voor dat het voor vrijdag 18:00 klaar is en ander wordt het maandag. Nu wordt er toch vaak van uit gegaan dat als we die vrijdag 18:00 niet halen dat je maar ’s avonds dat extra uurtje erbij pakt. Voor jezelf is de grens ook wat meer weg. Op het werk kun je zeggen van dan tot dan ben ik beschikbaar, iedereen die weet dat normaalgesproken. Ik heb mijn vaste uren die ik ongeveer werk. Maar er verwacht toch dat je ’s avonds dat extra uurtje erbij pakt of als je gebeld wordt dat je toch nog de telefoon opneemt. Ja wat dat betreft vind ik de scheidslijn wel aan het vervagen.
NH: Ja dan zou je zelf ook ergens op de rem moeten trappen, dat je ’s avonds niet meer aan het werk gaat.
R4: Ja maar vanuit jezelf voel je je dan ook wel weer bezwaard. Ik begin meestal om 07:00 of 07:30 ’s ochtends al, tegen 16:00 of 16:30 heb ik mijn dag er alweer opzitten en als je dan toch nog om 18:00 een keer gebeld wordt, voel je je toch wel een beetje bezwaard als je hem niet opneemt.
NH: Ja snap ik, ja.
R4: Het werkt twee kanten op natuurlijk. Je moet ook altijd naar jezelf blijven kijken en wat kun je zelf erin betekenen en ja voor dit soort dingen is het ook af en toe fijn als je geholpen wordt vanuit de andere kant.
NH: Ja dat ze niet om 18:00 nog een keer bellen.
R4: Ja, bijvoorbeeld.
NH: Lukt het je ook om je af te zonderen thuis, met twee kinderen?
R4: Nee het is lastig, wij zijn ook nog een keer mantelzorger voor onze ouders. Dus wij zijn vrij voorzichtig op dit moment. Misschien iets te, maar ja omdat je ook aan andere mensen moet denken is het allemaal heel erg beperkt op dit moment.
NH: Ja en je kunt nu ook niet zoveel. Je kunt niet even uiteten gaan of naar de bioscoop.
R4: Nee niks. Of ja bijna niks.
NH: Zijn er ook bepaalde werkzaamheden waarvan je denkt, hiervoor kan ik beter thuiswerken of daarvoor kan ik beter naar kantoor?
R4: Ahmmm nee. Want in principe, dit werk kun je eigenlijk altijd wel thuis doen alleen is het af en toe wel productiever als je even bij elkaar bent, maar ja dan heb je het ook weer over privézaken of andere dingen. Qua werk, en werk gericht, je zou dit gewoon elke dag thuis kunnen doen.
NH: Ja precies, want je hebt denk ik gewoon geconcentreerd werk waarbij je niet al te veel hoeft te overleggen.
R4: Klopt, wat dat betreft is het af en toe thuis zelfs makkelijker. Je kan bijvoorbeeld zien dan iemand belt en dan kun je gewoon zeggen ik neem niet op, ik ben straks wel terug. Op het werk heb je toch vaak dat mensen langs je lopen en je dan een vraag stellen, dan kun je je niet verschuilen.
NH: Haha nee klopt. Nou, volgens de Arbo wet zijn werkgevers verplicht om medewerkers te voorzien in een gezonde en veilige werkplek. Dat geldt ook voor thuiswerken. Iedereen is daarin anders, waar jij behoefte aan hebt, geldt misschien niet voor je collega. Stel dat thuiswerken straks de norm wordt, zijn er nog dingen waar ORGANISATION X jou mee kan helpen om nog beter thuis te werken?
R4: Nou ik denk toch wel een goede mix tussen thuiswerken en op kantoor werken en ik denk toch nog een stukje ondersteuning op het mentale vlak. Wat je eventueel wel kan doen of voorkomen, valkuilen daarin herkennen en dergelijke.
NH: Ja precies, en als ze bijvoorbeeld communicatie uit zouden sturen met tips en tricks over hoe je je werk en privé beter gescheiden kan houden of hoe je gezonder thuis kan werken. Denk je dat je daar ook iets mee zou doen?
R4: Ahhh nou ik denk dat mijn werkplek wel goed geregeld is alleen ik zou meer voorstander zijn van iets persoonlijkers. Ja ik heb het antwoord niet. Maar ja als je met een kaartje gaat werken dan voelt het gelijk zo afstandelijk. Op dit moment is het juist van belang om beetje een
persoonlijke touch te doen.
NH: Je bedoelt dan communicatie vanuit je manager?
R4: Ja of vanuit een derde, maar dan wel iets persoonlijker zoals even beeldbellen in plaats van een brief of een mailtje.
NH: Oké, en heb je ook al iets gehoord over het nieuwe thuiswerkbeleid?
R4: Nee, ja ze zijn ermee bezig.
NH: Ja precies. Ik ben dan gewoon benieuwd of je al iets gehoord hebt over wat er mogelijk gaat veranderen. Of hoop je ergens op?
R4: Nou ja ik werk natuurlijk nu bij de afdeling finance en we zijn natuurlijk heel druk met de jaarcijfers en andere zaken die behoorlijk spelen op dit moment. Maar qua dat heb ik nog niet heel veel gehoord, over het thuiswerkbeleid.
NH: Ja en als ORGANISATION X verplicht is om medewerkers te voorzien in een gezonde thuiswerkplek, moeten ze dat ook kunnen controleren. Hoe zou je willen dat ze dat doen?
R4: Ik kan bijvoorbeeld wel begrijpen als iemand hier thuis komt om te kijken of je werkplek wel conform de wensen zijn. Ik kan best begrijpen als een bureau of een stoel verkeerd staat dat je werkhouding dan verkeerd is, zelf heb je daar niks aan en ORGANISATION X natuurlijk ook niet.
Zij hebben er natuurlijk ook geen baat bij als een medewerker uitvalt. Ondersteuning op mentaal vlak, maar ook lichamelijk. Misschien kunnen ze nog wat meer doen met hun sport
abonnementen.
NH: Ja je ziet vaak dat dat ook hand in hand gaat, lichamelijke en mentale gezondheid.
R4: Ja daarom.
NH: Nou ik ben eigenlijk wel een beetje door mijn vragen heen, maar zijn er ook dingen waarvan je denkt ik zou het fijn vinden als je dat meeneemt in je advies richting ORGANISATION X?
R4: Nou uhh, als ORGANISATION X er wat aan gaat doen, dan hoop ik dat het wat persoonlijker wordt, niet middels een brief of iets dergelijks en ja kijk goed om je heen, want ik zie namelijk ook bij veel andere bedrijven, die hebben al een thuiswerkbeleid. ORGANISATION X is een groot bedrijf maar het duurt naar mijn idee allemaal vrij lang voordat het een keer geregeld is. We zitten nu al in eind november, zoiets had ook al voor de zomervakantie klaar kunnen zijn en denk goed na met de medewerker. Wat ik bij mijn vrouw bijvoorbeeld zie, en dat slaat misschien weer te veel te andere kant op. Maar die krijgt vergoeding voor het internet, koffie, wc-rollen. Die heeft al allerlei pubquizzen online gehad, die heeft een fitbit cadeau gekregen, onder het mom van jullie gaan maar gewoon thuis een half uur vrij nemen om met de hond of zo te lopen en die hangen daar dan weer een ludieke prijsvraag aan vast. Bedenk zoiets, kom daarmee. Terwijl dat ook een heel groot bedrijf is met duizenden medewerkers, maar dat was van het zomer al klaar.
NH: Ja dat zijn wel leuke suggesties inderdaad. Maar ORGANISATION X was nooit zo van het thuiswerken volgens mij als ik het zo hoor van andere medewerkers.
R4: Uh nou dat is niet mijn ervaring, ik werk al bijna 10 jaar één dag in de week structureel thuis.
Dus bij mij was de mogelijkheid er eigenlijk altijd al wel. Nu geloof ik niet dat twee of drie dagen bespreekbaar was, misschien zal dat nu wel zo zijn, maar bij mij deden ze nooit echt moeilijk erover.
NH: Oké, nou dat is dan ook wel weer goed om te horen.
R4: Ja
NH: Maar prima, nemen we dat mee. Dankjewel!
R4: Graag gedaan.
NH: Femke….
FM: Ja, nou om te beginnen ben ik wel heel benieuwd hoe een vergadering er vóór corona uit zag. Voordat corona begon.
R4: Ehm…. Ja. Wij noemen dat bij ons in ORGANISATION X de vissenkom, dan heb je die glazen en dan ga je met z’n allen daar zitten. En meestal op zo’n televisiescherm heb je dan een presentatie. Eerst ga je je een paar minuten ergeren aan de mensen die te laat komen, en als dat voorbij is heb je meestal een uur lang, of anderhalfuur lang heb je een vergadering. Wat volgens mij korter zou kunnen. Want het voordeel van online vergaderen nu, is dat je makkelijker kan zeggen van dit gaat mij niet aan dus ik stop hier mee. De overleggen zijn nu korter vind ik, dan voorheen. En normaal als er een uur gepraat werd, was er tien minuten tot een kwartier voor jou interessant, en qua dat zit er wel verandering in de vergaderingen hoe het nu gaat. Ik moet zeggen nu wel méér vergaderen, maar wel korter.
FM: Oké dus wel meer vergaderingen maar inderdaad korter.
R4: Ja.
FM: En vind je het dan ook efficiënter, de vergaderingen van nu?
R4: Ja.
FM: Oké, en hoezo?
R4: Ja omdat ze korter duren en dan gaat het echt over specifiek iets wat ze van jou willen weten vaak. En dan zit je in een kleiner groepje bij elkaar. Zodra je weer met een aantal personen bij elkaar gaat zitten, wordt het al een stuk minder efficiënt.
FM: Ja precies. En wat voor type overleg heb jij meestal? Ik hoor van andere medewerkers bijvoorbeeld dat ze aan het begin van de week een soort van teamoverleg hebben. Maar hoe is dat bij jou?
R4: We hebben gestructureerd drie keer in de week een dagstart, zo noemen we dat dan. Eén keer gecombineerd met een continu verbeteren proces waar ik heel veel mee doe, en dat duurt meestal drie kwartier. En de rest van de dagstart probeer ik zo kort mogelijk te houden van ongeveer een kwartiertje, want anders heb je al gelijk een vergadering te pakken. Dus dat is wat er gestructureerd is, voor de rest is het allemaal ja, ad hoc vaak.
FM: Oké, en woon je deze vergaderingen ook altijd zittend bij?
R4: Nu wel!
FM: Nu wel, voor corona niet?
R4: Nee want wij hebben op onze verdieping een continu verbeteren bord hangen, waar ook avatars op staan en allerlei kolommetjes dus dan ga je daar taken verplaatsen. Ja en nu doe je dat allemaal digitaal.
FM: Ja, oké.
R4: De rest van de dagstarts was dan ook staand, bij ons op de afdeling. Ja dat is nu allemaal zittend geworden.
FM: Dus je hebt wel ervaring met staand vergaderen?
R4: Ja.
FM: En wat vind je daarvan?
R4: Ja, je krijgt een andere dynamiek dan wat je nu hebt. Het is een keer wat anders, ik vond het wel prettig.
FM: Ja, snap ik.
R4: Zo lang het maar niet te lang is, haha.
FM: Nee maar ik hoor van anderen ook wel dat staand vergaderen juist ook korter duurt, omdat je ja, je staat, en dan wil je toch sneller to the point komen.
Oké, ehm.. En ik zag in de enquête voorbij komen dat je juist geen interesse had in gezond vergaderen, maar je hebt dus al wel ervaring met staand vergaderen.
R4: Ja.
FM: Zou je ook interesse hebben in andere types van gezond vergaderen? Bijvoorbeeld wandelen, of op zo’n deskbike binnen.
R4: Ja, nee dat is niet voor mij weggelegd denk ik. Ik heb het wel eens gezien dat mensen dat doen, op een deskbike. En ja dat lopend zie ik zelf ook niet zoveel voordelen van in. Misschien dat het wel werkt hoor, dat durf ik niet te zeggen maar ik ben een man, dus ik kan geen twee dingen tegelijk dus ehm.. haha.
FM: Nee ja, iedereen is daar natuurlijk anders in. Zou er ook iets kunnen helpen om je te motiveren om dat wel te doen? Vanuit ORGANISATION X zeg maar?
R4: Nee dat denk ik niet. Ik persoonlijk zie daar misschien ook niet heel veel voordelen van in. Ik denk ook dat het te maken heeft met de cultuur en de afdeling zelf. Ik zie zoiets ook veel meer en
eerder gebeuren bij een Sales afdeling, dan bij Finance. Want je hebt toch met andere mensen te maken, een andere cultuur en andere dynamiek. Dus ik denk ook niet dat dat heel erg bij ons als afdeling zou passen. Neemt niet weg, we hebben het ook niet geprobeerd.
FM: Nee ja, ik hoor het ook wel vaak inderdaad dat het ook wel ligt aan de cultuur. Als het eigenlijk gewoon een zitcultuur is, dat het moeilijker is om te veranderen.
FM: Nee ja, ik hoor het ook wel vaak inderdaad dat het ook wel ligt aan de cultuur. Als het eigenlijk gewoon een zitcultuur is, dat het moeilijker is om te veranderen.