Toetsing ondersteunende processen

In deze paragraaf toetsen we de of de ondersteunende processen in de gecoördineerde zorginkoop voldoen aan de toetsingscriteria voor goede zorginkoop. Het gaat om de volgende toetsingscriteria:  Vaststellen van plannen en beleid voor inkoop

 Inrichting van de inkooporganisatie  Ontwikkelen van inkoopprocedures  Prestatie-indicatoren voor Inkoop  Informatietechnologie voor Inkoop  Human Resource Management (HRM)

Vaststellen inkoopplannen en -beleid

Ten aanzien van de inkoop is duidelijk bepaald dat met vier segmenten gewerkt wordt en uitsluitend erkende gedragsinterventies ingekocht worden.

In de tweede inkoopfase zijn voor segment 4 naast NPT ook met zorgaanbieders voor meerdere andere interventies contracten afgesloten. Deze interventies zijn echter tot op heden nog niet ingekocht. Het inkoopbeleid is onvoldoende gebaseerd op een analyse van de (verwachte) vraag. De inkopers hebben door bezoeken aan zorgaanbieders kennis over de in te kopen producten vergaard.

Conclusie: de erkende interventies en de segmenten zijn duidelijke criteria voor de inkoop. Tevens zijn de inkopers op de hoogte van het soort producten dat ze inkopen. De inkoop is echter

onvoldoende gebaseerd op de vraag. De verwachte vraag bleek gedurende de loop van de pilot te hoog geschat.

Inrichting van de inkooporganisatie

DForZo heeft een gespecialiseerde inkoopafdeling met ruime ervaring in zorginkoop. Deze ervaring is beschikbaar gesteld bij de inkoop van de erkende interventies voor de GBM. Er is sprake van een duidelijke en goed onderhouden relatie tussen DForZo en de opdrachtgever (het ministerie van Veiligheid en Justitie). De inkoopdoelen zijn duidelijk, namelijk het realiseren van een landelijk dekkend aanbod aan erkende interventies in de vier segmenten.

Conclusie: De inkoop wordt uitgevoerd door een professionele inkooporganisatie, op basis van een duidelijke inkoopopdracht met duidelijke inkoopdoelen.

Ontwikkelen van inkoop procedures

De inkoopprocedure is goed opgezet en goed uitgevoerd. Bijna alle zorgaanbieders geven of in de vragenlijst of in de interviews aan tevreden te zijn over de inkoopprocedure. Zij vonden de

aanbestedingsprocedure helder en het contact met DForZo verliep goed. Meerdere zorgaanbieders gaven aan dat het wel veel werk was, vooral in verhouding tot het aantal afgenomen interventies.

Ongeveer de helft van 26 zorgaanbieders die de enquête hebben ingevuld zijn ontevreden en vier matig tevreden over de pilot Zorginkoop GBM. De redenen die zij hiervoor geven hebben geen betrekking op de inkoopprocedures op zichzelf, maar op het feit dat er geen productgaranties zijn afgesproken, er uit is gegaan van een te hoog aantal opgelegde GBM, er geen interventies zijn afgenomen en de administratieve lasten dus niet in verhouding staan tot wat het oplevert. Acht zorgaanbieders geven aan tevreden te zijn. Als toelichting geven zij allemaal dat de procedure goed was opgezet en uitgevoerd.

Conclusie: de inkoopprocedures zijn goed opgezet en uitgevoerd, met de kanttekening dat er uitgegaan is van een te hoog aantal opgelegde GBM. Hierdoor hebben de zorgaanbieders een verkeerd beeld gekregen van te verwachten productie. Dit leidt tot ontevredenheid bij

zorgaanbieders.

Prestatie-indicatoren voor inkoop

Het behalen van het belangrijkste inkoopdoel (landelijk dekkend aanbod) is meetbaar gemaakt en na de eerste inkoopronde in schema’s en kaartjes teruggekoppeld aan de Landelijke Projectgroep Implementatie GBM en de opdrachtgever (het Kerndepartement). Na de eerste inkoopronde heeft

eind 2010 een tweede inkoopronde plaatsgevonden (zie boven). In die inkoopronde zijn ook aanvullende regelingen zoals de reiskostenvergoeding en vergoeding voor ontwikkeling en het in stand houden van de interventie opgenomen om knelpunten in de inkoop op te lossen. De resultaten van deze tweede inkoopronde zijn niet in mooie schema’s en overzichten

gecommuniceerd aan de ketenpartners omdat de werkzaamheden van de Landelijke Projectgroep Implementatie al waren gestaakt. Er is alleen teruggekoppeld aan het departement. Men is er van uitgegaan dat een landelijk dekkend aanbod is gerealiseerd. Uit dit onderzoek blijkt dit niet helemaal het geval en blijkt de landelijke dekking in sommige arrondissementen theoretisch (zie 4.1).

Conclusie: Het doel van de inkoop: het realiseren van een landelijk dekkend aanbod is een meetbare prestatie.

Informatietechnologie voor inkoop

DForZo beschikt over een uitgebreid ICT systeem voor de declaratie van forensische zorg voor volwassenen. Hiervan is bewust geen gebruik gemaakt bij de inkoop van de gedragsinterventies voor de GBM omdat de geringe omvang het gebruik van dit systeem niet rechtvaardigt. De administratieve lasten zouden daardoor voor de zorgaanbieders onevenredig groot zijn. De geïnterviewde zorgaanbieders die interventies hebben uitgevoerd in het kader van de GBM geven inderdaad aan dat er weinig administratieve lasten zijn voor de declaratie van uitgevoerde

interventies. Na afronding van de interventie kan een declaratie worden ingediend bij DForZo. Er is sprake van een vaste prijs. Wel is er enige onduidelijkheid bij de zorgaanbieders of afgebroken trajecten ook kunnen worden gedeclareerd.

De bewuste keuze om gebruik te maken van een meer eenvoudige administratie, duidt op een goed functionerende inkoopfunctie, want er wordt flexibel ingespeeld op de (nieuwe) praktijk van kleinschalige inkoop. Dit betekent wel dat er voor deze pilot geen ondersteuning van een ICT systeem is, waardoor ook geen goede monitoring kan plaatsvinden. Er is geen gemakkelijk toegankelijk overzicht van het aantal gedeclareerde interventies. En nog belangrijker: er is geen zicht op het aantal interventies dat momenteel wordt uitgevoerd. Pas na afronding van een traject wordt aan DForZo een declaratie gestuurd. De mate waarin het beschikbare budget dus in de loop van het jaar geconsumeerd wordt is niet duidelijk. Doordat het aantal opgelegde GBM echter achterblijft bij de verwachting is dit – wat dit aspect betreft - geen probleem.

Conclusie: gezien de omvang is terecht niet gekozen voor een uitgebreid ICT systeem. Maar er is geen ander eenvoudig systeem ontwikkeld, waardoor het ontbreekt aan zicht op het aantal opgelegde GBM.

Human Resource Management

De inkoop is belegd bij een professionele inkooporganisatie met een goede naam. De

beleidsdirectie heeft heel bewust gekozen voor samenwerking met DForZo. Er was geen reden om de competenties van de inkopers bij DForZo (zoals opleidingsniveau, carrièreplanning,

teambeloning, integriteit) nader te onderzoeken. Er hebben tijdens de looptijd van de pilot

wisselingen in het personeel plaatsgevonden. Dit heeft de kennis over de geschiedenis van de pilot verzwakt, maar we hebben geen aanwijzingen gekregen dat het tactische inkoopproces hieronder geleden heeft.