Pagina | 43
4.4 Energieplanning
4.4.1 Algemeen
De organisatie moet een proces voor energieplanning uitvoeren en documenteren. De energieplanning moet consistent zijn met het energiebeleid en moet leiden tot activiteiten die voor continue verbetering van de energieprestaties zorgen. De energieplanning moet een beoordeling omvatten van de activiteiten van de organisatie die de energieprestaties kunnen beïnvloeden.
Niet Onvoldoende
4.4.2 Wettelijke en andere eisen
De organisatie moet de van toepassing zijnde wettelijke en andere eisen die de organisatie onderschrijft identificeren, implementeren en toegang hebben tot deze eisen, waar deze betrekking hebben op
energiegebruik, -verbruik en -efficiency van de organisatie. De organisatie moet vaststellen hoe deze eisen van toepassing zijn op haar energiegebruik, -verbruik en -efficiency en moet bewerkstelligen dat deze wettelijke en andere eisen die zij onderschrijft in beschouwing worden genomen bij het vaststellen, implementeren en onderhouden van het EnMS. Wettelijke en andere eisen moeten na vastgestelde perioden worden beoordeeld.
Niet Matig Wettelijke eisen zijn bekend. Hieraan dient wel getoetst te worden.
4.4.3 Energiebeoordeling
De organisatie moet een energiebeoordeling ontwikkelen, registreren en onderhouden. De methodologie en criteria die worden gebruikt om de energiebeoordeling te ontwikkelen, moeten worden gedocumenteerd. Bij de ontwikkeling van de energiebeoordeling moet de organisatie:
a) haar energiegebruik en -verbruik analyseren op basis van meetgegevens en andere gegevens, d.w.z. — de huidige energiebronnen identificeren;
— het vroegere en huidige energiegebruik en -verbruik evalueren;
b) op basis van de analyse van energiegebruik en -verbruik gebieden van significant energiegebruik identificeren, d.w.z.
— identificeren welke faciliteiten, apparatuur, systemen, processen en personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn een significante invloed hebben op energiegebruik en -verbruik; — andere relevante variabelen identificeren die van invloed zijn op significant energiegebruik; — de huidige energieprestaties bepalen van faciliteiten, apparatuur, systemen en processen die verband houden met het geïdentificeerde significante energiegebruik;
— een schatting maken van het toekomstige energiegebruik en -verbruik;
c) kansen identificeren en registreren voor verbetering van de energieprestaties en deze naar prioriteit rangschikken.
OPMERKING Dergelijke kansen kunnen betrekking hebben op mogelijke energiebronnen, het gebruik van hernieuwbare energie of andere alternatieve energiebronnen, zoals restenergie.
De energiebeoordeling moet na vastgestelde perioden en ook na ingrijpende veranderingen in faciliteiten, apparatuur, systemen en processen worden bijgewerkt.
Niet Onvoldoende
Gegevens over het energieverbruik zijn beschikbaar. Dienen verder uitgewerkt te
worden volgens de norm.
4.4.4 Referentie voor energiegebruik
De organisatie moet een of meer referenties voor energiegebruik vaststellen op basis van informatie uit de initiële energiebeoordeling, waarbij een gegevensperiode wordt gehanteerd die geschikt is voor het energiegebruik en -verbruik van de organisatie. Veranderingen in de energieprestaties moeten worden gemeten ten opzichte van de referentie(s) voor energiegebruik.
De referentie(s) moeten worden bijgesteld in een of meer van de volgende situaties:
— de EnPI’s vormen geen correcte weerslag meer van het energiegebruik en -verbruik van de organisatie, of
— er zijn ingrijpende wijzigingen aangebracht in het proces, operationele patronen of energiesystemen, of — overeenkomstig een vooraf vastgestelde methode.
De referentie(s) voor energiegebruik moet(en) worden bijgehouden en geregistreerd.
Niet Matig
Gegevens over het energieverbruik zijn bekend en worden geregistreerd. Referenties moeten vastgesteld worden.
4.4.5 Energieprestatie-indicatoren
De organisatie moet EnPI’s identificeren die geschikt zijn voor het monitoren en meten van de energieprestaties van de organisatie. De methode waarmee de EnPI’s worden vastgesteld en bijgewerkt, moet worden geregistreerd en moet regelmatig worden beoordeeld.
EnPI’s moeten waar nodig worden beoordeeld en vergeleken met de referentie voor energiegebruik.
Deels Matig
Er wordt onbewust gebruik gemaakt van een aantal EnPI's. Geschiktheid van EnPI's en methode van meten moet
besproken worden. 4.4.6 Energiedoelstellingen
De organisatie moet gedocumenteerde energiedoelstellingen en -taakstellingen vaststellen, implementeren en bijhouden voor relevante functies, niveaus en processen of faciliteiten binnen de organisatie. Er moet een tijdbestek worden vastgesteld voor het behalen van doel- en taakstellingen.
De doel- en taakstellingen moeten zijn afgestemd op het energiebeleid. De taakstellingen moeten zijn afgestemd op de doelstellingen. Bij het vaststellen en beoordelen van doel- en taakstellingen moet de organisatie rekening houden met wettelijke en andere eisen, significant energiegebruik en kansen om de energieprestaties te verbeteren, overeenkomstig de energiebeoordeling. De organisatie moet tevens haar financiële, operationele en zakelijke eisen, haar technologische keuzemogelijkheden, evenals de gezichtspunten van belanghebbenden overwegen. De organisatie moet actieplannen vaststellen, implementeren en bijhouden om haar doelstellingen en taakstellingen te halen. Deze actieplannen moeten het volgende omvatten:
— aanduiding van verantwoordelijkheden;
— de middelen waarmee en het tijdsbestek waarin de afzonderlijke taakstellingen moeten worden gehaald; — een verklaring van de methode waarmee verbetering in de energieprestaties moet worden geverifieerd; — een verklaring van de methode waarmee de resultaten worden geverifieerd.
De actieplannen moeten worden gedocumenteerd en na vastgestelde perioden worden bijgewerkt.
Niet Onvoldoende Doelstellingen vaststellen middels ALG-F- 01. Actieplan per doelstelling toevoegen.
Pagina | 44
4,5 Implementatie en uitvoering
4.5.1 Algemeen
De organisatie moet de actieplannen en andere output die voortvloeit uit het planningsproces gebruiken voor
implementatie en uitvoering. Niet Onvoldoende Geen actieplannen gemaakt voor het behalen van de doelstellingen. 4.5.2 Bekwaamheid, training en bewustzijn
De organisatie moet bewerkstelligen dat personen die voor of namens de organisatie werken, met betrekking tot significant energiegebruik, bekwaam zijn op basis van geschikte opleiding, training, vaardigheden of ervaring. De organisatie moet de behoefte aan training vaststellen die samenhangt met de beheersing van significant energiegebruik en het functioneren van het EnMS. De organisatie moet training aanbieden of andere maatregelen nemen om aan deze behoefte te voldoen. Daarvan moeten voor zover geschikt registraties worden bijgehouden. De organisatie moet bewerkstelligen dat personen die voor of namens de organisatie werken zich bewust zijn van:
a) het belang van naleving van het energiebeleid, evenals procedures en eisen van het EnMS; b) hun functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de naleving van de eisen van het EnMS; c) de voordelen van verbeterde energieprestaties;
d) de daadwerkelijke of potentiële invloed, met betrekking tot energiegebruik en -verbruik, van hun activiteiten en hoe hun activiteiten en gedrag bijdragen tot het halen van energiedoelstellingen en - taakstellingen, evenals de mogelijke gevolgen van afwijking van de gespecificeerde procedures.
Niet Matig Niet geborgd, maar via bestaande procedures goed te borgen.
4.5.3 Communicatie
De organisatie moet interne communicatie verzorgen met betrekking tot haar energieprestaties en het EnMS, afgestemd op de omvang van de organisatie.De organisatie moet een proces vaststellen en implementeren waarmee personen die voor of namens de organisatie werken, opmerkingen of suggesties voor verbetering van het EnMS kunnen indienen.De organisatie moet besluiten of het extern wil communiceren over haar energiebeleid, EnMS en energieprestaties en moet haar besluit documenteren. Als tot externe communicatie wordt besloten, moet de organisatie een methode voor deze externe communicatie vaststellen en implementeren.
Niet Matig
Communicatie omtrent energieprestaties dient meegenomen te worden bij de huidige interne- en externe procedures.
4.5.4 Documentatie 4.5.4.1 Documentatie-eisen
De organisatie moet informatie vaststellen, implementeren en bijhouden, op papier, elektronisch of op andere media, waarin de kernelementen van het EnMS en hun onderlinge relaties worden beschreven. De EnMS-documentatie moet het volgende omvatten:
a) toepassingsgebied en begrenzing van het EnMS; b) het energiebeleid;
c) energiedoelstellingen, -taakstellingen en actieplannen;
d) documenten, met inbegrip van registraties, die deze internationale norm vereist; e) andere documenten die de organisatie noodzakelijk acht.
Niet Matig
De gehele EnMS-documentatie kan toegevoegd worden aan en middels het kwaliteitshandboek bijgehouden worden.
4.5.4.2 Beheersing van de documenten
De documenten die door deze internationale norm en het EnMS worden vereist, moeten worden beheerst. Dit omvat technische documentatie, voor zover geschikt.
De organisatie moet (een) procedure(s) vaststellen, implementeren en bijhouden om: a) documenten goed te keuren op geschiktheid alvorens ze worden uitgegeven; b) documenten waar nodig periodiek te beoordelen en bij te werken;
c) te bewerkstelligen dat wijzigingen en de actuele revisiestatus van de documenten zijn geïdentificeerd; d) te bewerkstelligen dat relevante versies van toepasbare documenten beschikbaar zijn op werkplekken; e) te bewerkstelligen dat documenten leesbaar en gemakkelijk identificeerbaar blijven;
f) te bewerkstelligen dat documenten van externe oorsprong, waarvan de organisatie heeft bepaald dat ze nodig zijn voor de planning en uitvoering van het EnMS, worden geïdentificeerd en de verspreiding ervan wordt beheerst;
g) te voorkomen dat verouderde documenten onbedoeld worden gebruikt en dat documenten die om welke reden dan ook moeten worden bewaard, op geschikte wijze worden geïdentificeerd.
DOC-P-01 Voldoende
4.5.5 Beheersing van de werkzaamheden
De organisatie moet de bewerkingen en onderhoudsactiviteiten vaststellen en plannen die betrekking hebben op significant energiegebruik en die overeenkomen met het energiebeleid, doel- en taakstellingen en actieplannen, om te bewerkstelligen dat deze worden uitgevoerd onder gespecificeerde omstandigheden, door:
a) criteria vast te stellen voor de doeltreffende uitvoering en handhaving van significant energiegebruik, als het ontbreken daarvan zou leiden tot significante afwijking van doeltreffende energieprestaties; b) beheren en onderhouden van faciliteiten, processen, systemen en apparatuur, overeenkomstig de operationele criteria;
c) operationele beheersmaatregelen op geschikte wijze kenbaar te maken aan personen die voor of namens de organisatie werken.
Niet Onvoldoende Voorafgaand dient het energieproces in kaart gebracht te worden.
4.5.6 Ontwerp
De organisatie moet kansen voor verbetering van de energieprestaties en operationele beheersmaatregelen in beschouwing nemen bij het ontwerp van nieuwe, aangepaste of gerenoveerde faciliteiten, apparatuur, systemen en processen die een significante invloed kunnen hebben op de energieprestaties. De resultaten van de beoordeling van de energieprestaties moeten voor zover geschikt worden verwerkt in de specificatie, het ontwerp en de inkoop van de relevante projecten. De resultaten van de ontwerpactiviteit moeten worden geregistreerd.
Niet Onvoldoende Energieprestaties worden op dit moment niet in overweging genomen.
4.5.7 Inkoop van energiediensten, producten, apparatuur en energie
Bij de inkoop van energiediensten, producten en apparatuur die invloed op het significante energiegebruik hebben of kunnen hebben, moet de organisatie leveranciers informeren dat de inkoop deels wordt
geëvalueerd op basis van de energieprestaties. De organisatie moet criteria vaststellen en implementeren voor de beoordeling van het energiegebruik en - verbruik en de energie-efficiency gedurende de geplande of verwachte operationele levensduur, bij de inkoop van producten, apparatuur en diensten die naar verwachting een significante invloed zullen hebben op de energieprestaties van de organisatie. De organisatie moet specificaties voor energie-inkoop vaststellen en documenteren, al naar gelang, voor doeltreffend energiegebruik.
Niet Onvoldoende
De inkoopprocedure dient uitgebreidt te worden waarin vastgesteld wordt welke
criteria gehanteerd wordt voor bijvoorbeeld grondstoffen, apparatuur en
Pagina | 45
4.6 Controle
4.6.1 Monitoring, meting en analyse
De organisatie moet bewerkstelligen dat de belangrijkste karakteristieken van haar activiteiten die bepalend zijn voor de energieprestaties met geplande tussenpozen worden gemonitord, gemeten en geanalyseerd. Deze belangrijkste karakteristieken omvatten ten minste:
a) significant energiegebruik en andere output van de energiebeoordeling; b) de relevante variabelen die betrekking hebben op significant energiegebruik; c) EnPI’s;
d) de doeltreffendheid van actieplannen bij het behalen van doel- en taakstellingen; e) evaluatie van het huidige ten opzichte van het verwachte energieverbruik.
De resultaten van monitoring en meting van de belangrijkste karakteristieken moet worden geregistreerd. Er moet een plan voor energiemeting worden vastgesteld en geïmplementeerd dat geschikt is voor de omvang en complexiteit van de organisatie en haar apparatuur voor monitoring en meting.
Matig Matig
Monitoring en metingen worden maandelijks besproken tijdens het
kwaliteitsoverleg, echter is de beoordeling niet gerelateerd aan gestelde doelstellingen. Kalibratie van meetapparatuur dient aan het huidige kalibratieplan toegevoegd te worden.
4.6.2 Beoordeling van naleving van wettelijke eisen
De organisatie moet de naleving van wettelijke en andere eisen die zij onderschrijft met betrekking tot energiegebruik en -verbruik met geplande tussenpozen beoordelen. Registraties van de resultaten van deze
beoordeling van naleving moeten worden bijgehouden. Niet Onvoldoende
Wet- en regelgeving is tot op heden niet van toepassing geweest. Er dient nader
onderzocht te worden welke van toepassing is naarmate het bedrijf groeit. 4.6.3 Interne audit van het EnMS
De organisatie moet met geplande tussenpozen interne audits uitvoeren om te bewerkstelligen dat het EnMS:
— voldoet aan de geplande maatregelen voor energiemanagement, met inbegrip van de eisen van deze internationale norm;
— voldoet aan de vastgestelde energiedoelstellingen en -taakstellingen;
— doeltreffend wordt geïmplementeerd en onderhouden en leidt tot verbetering van de energieprestaties. Er moet een auditplan en -schema worden opgesteld, waarbij rekening moet worden gehouden met de status en het belang van de processen en gebieden die een audit moeten ondergaan, evenals met de resultaten van vorige audits. De keuze van de auditors en de manier waarop de audits worden uitgevoerd, moeten de objectiviteit en onpartijdigheid van het auditproces bewerkstelligen. Registraties van auditresultaten moeten worden bijgehouden en aan de directie worden gerapporteerd.
AUD-P-01 Voldoende uitgebreid te worden voor het EnMS.Bestaande audit procedure dient
4.6.4 Afwijkingen, correcties, corrigerende en preventie maatregelen
De organisatie moet daadwerkelijke en mogelijke afwijkingen herstellen door correcties aan te brengen en door corrigerende en preventieve maatregelen te nemen, met inbegrip van het volgende:
a) beoordeling van afwijkingen of mogelijke afwijkingen;
b) vaststelling van de oorzaken van afwijkingen en mogelijke afwijkingen;
c) beoordeling van de noodzaak van maatregelen om te bewerkstelligen dat afwijkingen zich niet voordoen of opnieuw voordoen;
d) vaststelling en implementatie van geschikte vereiste maatregelen; e) het bijhouden van registraties van corrigerende en preventieve maatregelen;
f) beoordeling van de doeltreffendheid van de genomen corrigerende of preventieve maatregelen. Corrigerende en preventieve maatregelen moeten zijn afgestemd op de omvang van de daadwerkelijke of potentiële problemen en de daarmee samenhangende gevolgen voor de energieprestaties.
De organisatie moet bewerkstelligen dat eventuele benodigde wijzigingen in het EnMS worden aangebracht.
ALG-F-04 Voldoende
Het verbeterplan voor kwaliteit en arbo gerelateerde afwijkingen dient gebruikt te
worden voor het EnMS.
4.6.5 Beheersing van registraties
De organisatie moet registraties opstellen en bijhouden die nodig zijn om aan te tonen dat de eisen van haar EnMS en van deze internationale norm worden nageleefd en dat de energieprestaties werden geleverd. De organisatie moet beheersmaatregelen vaststellen en implementeren voor het identificeren, opvragen en bewaren van registraties.
Registraties moeten leesbaar, herkenbaar en naspeurbaar naar de relevante activiteit zijn en blijven.
DOC-P-01 Voldoende
Het huidige beoordelingssysteem omvat vele kwaliteits gerelateerde registraties en dit dient aangevuld te worden met
registraties van het EnMS.
4.7 Directiebeoordeling
4.7.1 Algemeen
De directie moet met geplande tussenpozen het EnMS van de organisatie beoordelen, om te bewerkstelligen dat het systeem blijvend geschikt, adequaat en doeltreffend is.
Er moeten registraties worden bijgehouden van deze directiebeoordelingen.
ALG-F-02 Voldoende
Huidige directiebeoordeling dient uitgebreid te worden met een
beoordeling van het EnMS. 4.7.2 Input voor de directiebeoordeling
De input voor de directiebeoordeling moet bestaan uit: a) vervolgacties van vorige directiebeoordelingen; b) beoordeling van het energiebeleid;
c) beoordeling van de energieprestaties en de daarmee samenhangende EnPI’s;
d) resultaten van de beoordeling van naleving van wettelijke eisen en veranderingen in wettelijke en andere eisen die de organisatie onderschrijft;
e) de mate waarin energiedoelstellingen en -taakstellingen zijn gehaald, f) auditresultaten van het EnMS;
g) de status van corrigerende en preventieve maatregelen, h) de verwachte energieprestaties voor de volgende periode; i) aanbevelingen voor verbetering.
ALG-F-02 Voldoende
4.7.3 Output van directiebeoordeling
De output van de directiebeoordeling moet bestaan uit de besluiten of maatregelen met betrekking tot: a) veranderingen in de energieprestaties van de organisatie;
b) wijzigingen in het energiebeleid; c) wijzigingen in de EnPI’s;
d) wijzigingen in doelstellingen, taakstellingen of andere elementen van het EnMS, overeenkomstig de verbintenis van de organisatie tot continue verbetering;
e) wijzigingen in de toewijzing van middelen.