Faculteit Economie en Bedrijfskunde MSc Change Management
TIJD INHOUD 0 Voorbereiding
- Audio-opname werkt?
- Toestemmingsformulier aanwezig? 0-5 Opening
- Introductie over wie ik ben en wat ik studeer.
- Introductie van het onderzoek uitleggen. Relevantie van het onderzoek uitleggen. Toegevoegde waarde van het onderzoek uitleggen.
- Uitleg geven van de procedure (toestemmingsformulier, opname, transcriptie, sturen van de transcriptie voor feedback).
- Overhandigen van toestemmingsformulier aan deelnemer (zie bijlage 1 en 2) - Deelnemer heeft toestemmingsformulier gelezen en geeft akkoord.
- Uitleggen van de structuur van het interview.
- Heb je, voordat we beginnen, nog vragen of opmerkingen over dit interview? - Dan start ik nu de opname (start van de opname).
5-10 Rol in organisatie (functie) geïnterviewde (3)
In het volgende deel van het interview ga ik in op je rol binnen de organisatie. Dit deel bestaat uit drie vragen:
1. Kun je een korte uitleg geven over je dagelijkse rol binnen de organisatie? 2. Hoe lang werk je nu in deze rol? Wat heb je hiervoor gedaan?
3. Wat is de rol van je afdeling binnen de organisatie?
10-20 Omschrijving van het project (6)
In het volgende deel ga ik in op het LSS-project waar je onderdeel van uitmaakt(te). Dit deel bestaat uit zes vragen:
1. Kun je een korte uitleg geven over het LSS-project?
2. Kun je een korte omschrijving geven van je aanpak van het LSS-project? 3. Waarom is dit project opgezet? Wie is de opdrachtgever van het project? 4. Wat was het doel van het LSS-project?
• Is dit doel behaalt? • Waarom wel/niet?
5. Hoe reageerden je collega’s (projectmedewerkers) aanvankelijk toen je hen benaderde voor het LSS-project?
• Waren zij direct enthousiast of eerder terughoudend?
6. Hebben/hadden de projectmedewerkers binnen het verbeterteam reeds eerdere ervaringen met LSS-projecten?
20-30 Invloed van projectmedewerkers op veranderingen (3) Dit deel van het interview ga ik in op de invloed van je collega’s
(projectmedewerkers) op de verandering van het LSS-project. Dit deel bestaat uit 12 vragen:
1. Kijkend naar je antwoorden op de enquête over het creëren van eigen invloed op het project onder je collega’s.
• Samen opstellen van uitdagende doelen: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• In overleg met medewerkers taken delegeren naar medewerker om zo hen/haar te laten groeien in zijn of haar werk: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Uitleg geven van de visie van het project binnen de organisatie: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Trainings- en opleidingsmogelijkheden geven om de medewerker te laten ontwikkelen [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Erkennen en belonen van medewerkers welke een hoge mate van eigen verantwoordelijkheid dragen binnen het project:
[ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Delen van informatie over patiëntenzorg, financiële prestaties, productiviteit: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
2. Kijkend naar je antwoorden op de enquête over het creëren van vertrouwen onder collega’s tijdens het werken van het project.
• Medewerkers uitdagende doelen voor zichzelf te stellen binnen het project: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Frequent feedback geven: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen? • Meningen van medewerkers actief meenemen binnen het project:
[ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Coachende vragen te stellen: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen? • Waardering uiten voor de toegevoegde waarde welke een medewerker
leverde binnen het project: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen? 3. Hebben/hadden projectmedewerkers volgens jou veel eigen invloed op de veranderingen welke dit LSS-project teweegbrengt/bracht?
• Waarom hebben/hadden zij zo veel/weinig invloed? • Hoe uitte dit zich tijdens het project onder de collega’s
(projectmedewerkers)? 30-40 Vastberadenheid tot veranderen (7)
Dit deel van het interview gaat in op de vastberadenheid tot veranderen onder de collega’s (projectmedewerkers). Dit deel bestaat uit zeven vragen:
1. Vinden/vonden de projectmedewerkers het volgens jou belangrijk om het LSS-project succesvol te voltooien?
2. Was dit volgens de projectmedewerkers de juiste oplossing voor de problemen binnen de afdeling?
• Waarom was dit volgens hen wel/niet de juiste oplossing?
• Weet/wist je deze kijk van de projectmedewerkers voordat je aan het project begon?
• Was dit volgens jou ook de juiste oplossing voor de problemen binnen de afdeling?
3. Hebben/hadden de medewerkers volgens jou de capaciteit om te veranderen? Denk hierbij aan de benodigde vaardigheden, trainingen en tijd (benodigde vaardigheden/trainingen/tijd)?
• Waarom hebben/hadden de medewerkers deze capaciteiten wel/niet? • Welk gedrag is hiervoor typerend?
• Hoe uitte dit zich?
4. Hebben/hadden de medewerkers volgens jou het zelfvertrouwen om te veranderen?
• Waarom hebben/hadden de medewerkers het zelfvertrouwen wel/niet? • Welk gedrag is hiervoor typerend?
• Hoe uitte dit zich?
5. Hoe heb je de steun ten aanzien van het management bij het uitvoeren van dit LSS-project ervaren?
6. Zagen de projectmedewerkers de voordelen in van het LSS-verbeterproject? • Wat zijn/waren deze voordelen voor de projectmedewerkers?
• Wat zijn/waren de nadelen van dit project voor de projectmedewerkers? • Wegen/wogen de voordelen op tegenover de nadelen van het project? 7. Indien je deze genoemde aspecten samenbrengt, waren de projectmedewerkers dan volgens jou vastberaden om te veranderen?
40-50 Weerstand bij veranderen (4)
Dit laatste deel van het interview gaat in op de weerstand bij veranderen onder de collega’s (projectmedewerkers). Dit deel bestaat uit vier vragen:
1. Kun je vertellen of je gedragingen van weerstand hebt ervaren tijdens het uitvoeren van het LSS-project (voorbeelden: Geven van tegengestelde standpunten, tonen van desinteresse en het geven van kritiek)
2. Heb/had je het idee dat acties of een gebrek aan acties van jouw kant als projectleider weerstand teweegbrengen/brachten?
3. Heb/had je het gevoel dat je tijdens het LSS-project gedragingen van medewerkers niet kan/kon plaatsen?
• Kun je hier voorbeelden van geven? • Hoe ben je hiermee omgegaan?
4. Wat zijn volgens jou de redenen van deze gedragingen tot weerstand?
• Denk hierbij aan: (a) Misverstanden over de reden(en) om te veranderen; (b) vrees voor het onbekende; (c) gebrek aan vertrouwen over de juiste oplossing (d) gebrek aan communicatie; (e) niet worden meegenomen in de verandering; (f) gebrek aan vastberadenheid tot veranderen
5. Wat zijn/waren volgens jou positieve uitingen van steun van het project? • Kun je hier voorbeelden van geven?
• Hoe ben je hiermee omgegaan? 45-50 Evaluatie project (1)
1. Terugkijkend op het LSS-project (tot nu toe), welke aspecten zou je anders aanpakken wanneer je weer zo’n LSS-project zou uitvoeren om zo gedragingen van weerstand onder het verbeterteam te verminderen?
• Waarom zou je deze onderdelen anders aanpakken?
• Pas je deze aangepaste aanpak ook toe in andere verbeterprojecten? 50 – 55 Evaluatie
- Mondelinge samenvatting geven van het interview.
- Heeft u verder zelf nog vragen? Heeft u nog opmerkingen over onderwerpen welke niet zijn behandeld, maar wel van belang kunnen zijn voor het onderzoek? - Dan stop ik nu de opname (stoppen van de opname).
55-60 Afsluiting
- Zodra het transcript is afgerond zou ik deze graag naar u toesturen zodat u deze kunt controleren op volledigheid. Is dat akkoord?
- Wat vond u zelf van het interview? Heeft u tips of overige opmerkingen om de kwaliteit van de volgende interviews te kunnen verbeteren?
Interview-vragen LSS-projectmedewerker (Change recipient) Tijdspad inclusief interviewvragen
TIJD INHOUD 0 Voorbereiding
- Audio-opname werkt?
- Toestemmingsformulier aanwezig? 0-5 Opening
- Introductie over wie ik ben en wat ik studeer.
- Introductie van het onderzoek uitleggen. Relevantie van het onderzoek uitleggen. Toegevoegde waarde van het onderzoek uitleggen.
- Uitleg geven van de procedure (toestemmingsformulier, opname, transcriptie, sturen van de transcriptie voor feedback).
- Overhandigen van toestemmingsformulier aan deelnemer (zie bijlage 1 en 2) - Deelnemer heeft toestemmingsformulier gelezen en geeft akkoord.
- Uitleggen van de structuur van het interview.
- Heb je, voordat we beginnen, nog vragen of opmerkingen over dit interview? - Dan start ik nu de opname (start van de opname).
5-10 Rol in organisatie (functie) geïnterviewde (3)
In het volgende deel van het interview ga ik in op je rol binnen de organisatie. Dit deel bestaat uit drie vragen:
1. Kun je een korte uitleg geven over je dagelijkse rol binnen de organisatie? 2. Hoe lang werk je nu in deze rol? Wat heb je hiervoor gedaan?
3. Wat is de rol van je afdeling binnen de organisatie? 10-20 Omschrijving van het project (6)
In het volgende deel ga ik in op het LSS-project waar je onderdeel van uitmaakt(te). Dit deel bestaat uit zes vragen:
1. Kun je een korte uitleg geven over het LSS-project?
3. Waarom is dit project opgezet? Wie is de opdrachtgever van het project? 4. Wat was het doel van het LSS-project?
• Is dit doel behaalt? • Waarom wel/niet?
5. Kun je een korte omschrijving geven van de aanpak van het LSS-project door de projectleider?
6. Hoe stond je zelf tegenover het LSS-project?
• Is/was je direct enthousiast of eerder terughoudend?
• Wordt/werd de reden tot uitvoering van het project ook begrepen onder collega’s van het verbeterteam?
6. Heb/had je eerder ervaringen met LSS-projecten? 20-30 Eigen invloed op veranderingen (5)
Dit deel van het interview ga ik in op je eigen invloed binnen het LSS-project. Dit deel bestaat uit 5 vragen hoofdvragen met een aantal deelvragen:
1. In de enquête heb je aangegeven dat.... [ANTWOORD]. Kun je een uitleg waarom je deze mate van informatie-deling zo ziet
• Op welke manier wordt/werd deze informatie gebruikt binnen het project?
2. Kijkend naar je antwoorden op de enquête over het ontvangen van eigen invloed door het creëren van structuren van eigen invloed binnen het LSS-project.
• Samen met de projectleider opstellen van uitdagende doelen: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• De projectleider moedigt mij aan eigen beslissingen te nemen: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• De projectleider luistert naar mijn ideeën: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Projectleider betrekt mij actief bij beslissingen die mij raken: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• De projectleider geeft mij de mogelijkheid om mezelf verder te ontwikkelen: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Trainings- en opleidingsmogelijkheden krijgen om je te ontwikkelen binnen het project: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Erkenningen en beloningen verkrijgen indien een hoge mate van eigen verantwoordelijkheid getoond wordt: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
3. Kijkend naar je antwoorden op de enquête over het ontvangen van verantwoordelijkheid van je projectleider.
• De projectleider geeft mij de verantwoordelijkheid voor de acties die ik neem/nam tijdens het project: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen? • De projectleider geeft mij regelmatig feedback: [ANTWOORD]. Kun je
dit uitleggen?
• De projectleider coacht mij om problemen die ik in het project tegen kom, zelf oplos: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
4. Overige vragen over het ontvangen van verantwoordelijkheid van je projectleider.
• Werd je mening actief meegenomen in het project: [ANTWOORD]. Kun je dit uitleggen?
• Uitte je projectleider ook waardering voor de toegevoegde waarde welke je levert binnen het project? Kun je dit uitleggen?
5. Heb/had je volgens jou veel eigen invloed op de veranderingen welke dit LSS-project teweegbrengt/bracht?
• Waarom heb/had je zo veel/weinig invloed?
• Hoe uitte dit zich tijdens het project (projectmedewerkers)? 30-40 Vastberadenheid tot veranderen (6)
In dit deel van het interview ga ik in op de vastberadenheid tot veranderen binnen het LSS-project. Dit deel bestaat uit 10 vragen:
1. Is/was er volgens jou behoefte bij collega’s om te veranderen en dit LSS-project uit te voeren?
2. Is/was er behoefte bij jezelf om te veranderen en dit LSS-project uit te voeren? 3. Hoe geschikt is/was volgens je collega’s binnen het verbeterteam het LSS-verbetertraject voor de problemen binnen de afdeling?
• Is/was er een hoge prioriteit onder collega’s om het LSS-project tot een succes te maken?
• Is/was er uitgelegd waarom het LSS-project wordt/werd uitgevoerd? 4. Is/was het LSS-verbetertraject volgens jou geschikt voor de problemen binnen de afdeling?
5. Is/was de benodigde capaciteit aanwezig bij collega’s binnen het verbeterteam om het LSS-project uit te voeren? Denk hierbij aan de benodigde vaardigheden, trainingen en tijd.
6. Is/was er bij jou de benodigde capaciteit aanwezig om het LSS-project uit te voeren?
7. Is/was er volgens collega’s voldoende steun aanwezig ten aanzien van de projectleider(s) bij het uitvoeren van dit LSS-project?
• Denk hierbij aan: (1) Benodigde vaardigheden; (2) voldoende capaciteit; (3) delen van verantwoordelijkheid met het team; (4) aanmoedigen om LSS-project te omarmen.
8. Is/was er volgens jou voldoende steun aanwezig ten aanzien van de projectleider(s) bij het uitvoeren van dit LSS-project?
9. Zien/zagen collega’s de voordelen in van het LSS-project? • Wat zijn/waren deze voordelen volgens collega’s?
• Waren er ook nadelen bij dit project aanwezig volgens collega’s? • Wogen de voordelen ook op tegenover de nadelen van het LSS-project
volgens collega’s?
10. Zien/zag jij ook de voordelen in van dit LSS-project? • Wat waren deze voordelen volgens jou?
• Wat waren de nadelen van dit project volgens jou?
• Wogen volgens jou de voordelen ook op tegenover de nadelen van dit LSS-project?
40-50 Weerstand bij veranderen (3)
Dit laatste deel van het interview gaat in op de weerstand bij veranderen. Zoals eerdergenoemd in de enquête, heeft weerstand een negatieve bijklank, maar wordt dit in veel onderzoeken ook als positief gezien. Weerstand zorgt voor interacties en discussies tussen de projectleider en de medewerkers. Dit kan ervoor zorgen dat LSS-projectleiders door medewerkers worden gewezen op onontdekte obstakels binnen een LSS-verbetertraject. Denk hierbij aan het geven van tegengestelde standpunten, tonen van desinteresse en het geven van kritiek. Dit deel van het interview bestaat uit drie vragen:
1. Kun je vertellen of je gedragingen van weerstand onder collega’s hebt ervaren tijdens het uitvoeren van het LSS-project?
2. Wat zijn volgens jou de redenen van deze gedragingen tot weerstand onder collega’s? (Zie hierbij het antwoord ingevuld in de enquête!)
• Denk hierbij aan: (a) Misverstanden over de reden(en) om te veranderen; (b) vrees voor het onbekende; (c) gebrek aan vertrouwen over de juiste oplossing (d) gebrek aan communicatie; (e) niet worden meegenomen in de verandering; (f) gebrek aan vastberadenheid tot veranderen.
3. Kun je vertellen of je zelf gedragingen van weerstand hebt geuit tijdens het uitvoeren van het LSS-project?
4. Wat was bij jou de reden(en) van deze gedragingen tot weerstand onder collega’s?
5. Heb/had je het idee dat acties of een gebrek aan acties van de projectleider bijdragen/bijdroegen aan deze gedragingen van weerstand onder collega’s? 45-50 Evaluatie project (2)
1. Terugkijkend op het project (tot nu toe), welke aspecten binnen het LSS-project of buiten het LSS-LSS-project om zou je veranderen bij jezelf om gedragingen van weerstand te verminderen onder collega’s?
• Waarom zou je deze onderdelen anders aanpakken?
2. Terugkijkend op je eigen houding (tot nu toe) tegenover het LSS-project, welke gedragingen zou je bij jezelf veranderen?
• Waarom zou je dit ander aanpakken? 50 – 55 Evaluatie
- Mondelinge samenvatting geven van het interview.
- Heeft u verder zelf nog vragen? Heeft u nog opmerkingen over onderwerpen welke niet zijn behandeld, maar wel van belang kunnen zijn voor het onderzoek? - Dan stop ik nu de opname (stoppen van de opname).
55-60 Afsluiting
- Zodra het transcript is afgerond zou ik deze graag naar u toesturen zodat u deze kunt controleren op volledigheid. Is dat akkoord?
- Wat vond u zelf van het interview? Heeft u tips of overige opmerkingen om de kwaliteit van de volgende interviews te kunnen verbeteren?
Bijlage 1: Onderzoek invloed van betrokkenheid medewerkers tijdens LSS-projecten: