6. De uitvoeringskosten unit Zorg en Ondersteuning
6.1. Terugblik op de eerste 3 kwartalen 2016
De terugblik op 2016 begint met aandacht voor de organisatorische bezetting en in welke mate dit zich verhoudt tot de vastgestelde formatie in de begroting. Vervolgens gaan we in op de werkelijke uitvoeringskosten en hoe dit zich verhoudt ten opzichte van de begroting.
De personele bezetting van de uitvoeringsorganisatie
De personele bezetting van de uitvoeringsorganisatie wordt in vier verschillende situaties weergegeven en voorzien van de benodigde uitleg:
1. De totale personele bezetting over de afgelopen 12 maanden: oktober 2015 - september 2016;
2. De huidige bezetting per team binnen Z&O;
3. De verhouding tussen de bezetting van het vaste personeel en de inhuur van personeel;
4. De werkelijke levering per gemeente in FTE.
De personele bezetting over 2015-2016
Hieronder is in tabel 26 de maandelijkse ontwikkeling van de bezetting over de afgelopen twaalf maanden opgenomen.
Tabel 26: Ontwikkeling van de werkelijke bezetting ten opzichte van de vastgestelde formatie en prognose per maand over oktober 2015 tot en met september 2016
We zien in de tabel, als mede in grafiek 2, terug dat we eind december 2015 een aantal FTE’s de organisatie hebben verlaten. Dit komt omdat we in sommige gevallen de contracten met externe medewerkers niet hebben verlengd of men heeft ervoor gekozen om vrijwillig de organisatie
verlaten. Waar we gedurende het 1e kwartaal van 2016 gemiddeld met nagenoeg dezelfde bezetting hebben gewerkt ten opzichte van de begroting om onze taken en verantwoordelijkheden uit te voeren, hebben we vanaf het 2e kwartaal van 2016 meer medewerkers ingezet dan waar we vanuit zijn gegaan bij de begroting. Dit komt gedeeltelijk doordat we gestart zijn met de herindicaties,
Maand Bezetting Formatie Verschil in % Aantal
medewerkers
Gemiddeld FTE per medewerker
Oktober '15 132,95 120,21 -12,74 -10,6% 154 0,86
November '15 134,03 120,21 -13,82 -11,5% 155 0,86
December '15 135,92 120,21 -15,71 -13,1% 158 0,86
Januari '16 132,84 133,72 0,88 0,7% 156 0,85
Februari '16 133,73 133,72 -0,01 0,0% 157 0,85
Maart '16 134,68 133,72 -0,96 -0,7% 159 0,85
April '16 135,45 131,72 -3,73 -2,8% 159 0,85
Mei '16 138,84 131,72 -7,12 -5,4% 163 0,85
Juni '16 138,84 131,72 -7,12 -5,4% 163 0,85
Juli '16 135,81 125,27 -10,54 -8,4% 159 0,85
Augustus '16 139,14 125,27 -13,87 -11,1% 163 0,85
September '16 141,48 125,27 -16,21 -12,9% 166 0,85
FTE
42
waarbij de werkelijke ingezette FTE’s (gemiddeld 2.5 FTE) mee zijn genomen in de huidige bezetting en niet in de begroting. De andere voornaamste redenen voor de hogere bezetting ten opzichte van de formatie komt door de toename in werkdruk (meer aanvragen ter beoordeling), vervanging van (langdurige) ziekten en zwangerschapsverlof en de splitsing tussen de gemeente Helmond en de Peelgemeenten wat leidt tot extra werk.
Grafiek 2: Ontwikkeling van de werkelijke bezetting ten opzichte van de vastgestelde formatie van de
uitvoeringsorganisatie over oktober 2015 tot en met september 2016, uitgedrukt in FTE en aantal medewerkers
De huidige bezetting per team binnen Z&O
De cijfers met betrekking tot de bezetting op 30 september 2016 laten in de onderstaande tabel xx zien dat de personele capaciteit bijna 17 FTE hoger ligt dan is geraamd in de formatie. Ondanks dat de organisatie vanaf 15 juli volgens een andere teamstructuur werkt, blijven we tot en met het einde van het jaar op dezelfde manier rapporteren.
Tabel 27: De werkelijke bezetting per team ten opzichte van de vastgestelde formatie - per 30 september 2016
Dat de huidige bezetting niet meer in lijn is met de formatie is, naast een andere teamstructuur, vanwege meerdere redenen te verklaren. De voornaamste verschillen per team zijn als volgt:
Oktober '15 November '15 December '15 Januari '16 Februari '16 Maart '16 April '16 Mei '16 Juni '16 Juli '16 Augustus '16 September '16
Bezetting vs. Formatie uitvoeringsorganisatie - 2015/2016
43
• Staf: Er is voor dit jaar tijdelijke capaciteit ingezet op beleidsmedewerkers en (juridische)
kwaliteitsmedewerkers. De capaciteit is in de eerste negen maanden gericht op de voorbereiding van herindicaties WMO/Jeugd, uitbetalingen PGB’s, de ontwikkelagenda Jeugd, het thema privacy, doorontwikkeling van de regionale inkoop, interne controles, kwaliteitscontroles, toetsing toename aanvragen BBM en bezwaar- en beroepszaken WMO. De huidige bezetting ligt momenteel iets lager dan begroot, maar gezien de hoeveelheid aan onderwerpen, waarbij de uit te voeren kwaliteitscontroles prioriteit heeft, zal dit naar verwachting wel toenemen;
• Melding & Advies: Binnen de teams van Melding & Advies is er sprake van een overbezetting van 8 FTE. Vooral bij de WMO consulenten zien we een toenemende werkdruk die er bij bijdragen dat er extra capaciteit is ingezet. Extra capaciteit wordt vaak zo snel mogelijk ingezet zodra we een stijging in de werkvoorraad zien en wanneer er medewerkers met ziekte uitvallen. Het aantal langdurig zieken proberen we zoveel mogelijk 1-op-1 te vervangen. De hogere bezetting komt verder tot uitdrukking in de extra capaciteit voor de verwerking van de herindicaties (2.5 FTE);
• Bijzondere Bijstand: We hebben gemerkt dat het aantal aanvragen individuele bijzondere bijstand over de afgelopen negen maanden is toegenomen. Daarbij leiden complexe aanvragen mede tot extra capaciteit om de aanvragen tijdig te behandelen. Daarnaast draagt de splitsing tussen de gemeente Helmond en de Peelgemeenten bij aan extra (dubbel) werk;
• AO: We zien dat de opgelopen werkvoorraad van de afgelopen maanden veel werk heeft opgeleverd bij de procesondersteuners en dat de capaciteit, zoals opgenomen in de formatie, niet volstaat om dit tijdig weg te werken. Daarnaast zijn de procesondersteuners continue bezig om de kwaliteit van de gegevens en de onderliggende systemen te verbeteren. De aangebrachte splitsing bij de procesondersteuners heeft ook bijgedragen bij een hogere bezetting, omdat er nu dubbel werk uit te voeren is. Op het gebied van de financiële administratie en
applicatiebeheerders blijven we in staat om met de huidige bezetting alle werkzaamheden uit te voeren ondanks ook de hier toenemende werkdruk richting het einde van het jaar.
Het ziekteverzuim binnen de organisatie blijft een belangrijke rol spelen binnen de bezetting, waardoor we genoodzaakt zijn om meer tijdelijke mensen in te zetten om de werkzaamheden (tijdelijk) uit te voeren. Het huidige verzuim wordt nog steeds veroorzaakt door een relatief groot aantal langdurig zieken en zwangerschapsverloven. Dit langdurig verzuim is voor het overgrote deel niet werk gerelateerd, maar zoals eerder in de halfjaarrapportage aangegeven streven we er naar om deze medewerkers te helpen en weer aan de slag te krijgen.
De ontwikkeling van de bezetting: verhouding intern en extern personeel
Het inzetten van personeel geschied in eerste instantie met medewerkers in loondienst van de verschillende Peelgemeenten. Helaas zijn er momenteel te weinig medewerkers in loondienst die alle taken en verantwoordelijkheden kunnen uitvoeren en daardoor is inhuur van medewerkers op specialistische vakgebieden noodzakelijk. De verhouding interne medewerkers ten opzichte van externe medewerkers lag vorig jaar gemiddeld rond de 60% (intern) - 40% (extern) en we zien het patroon over de eerste negen maanden van het jaar 2016 langzaamaan verschuift naar 55% (intern) - 45% (extern). In tabel 28, als ook in grafiek 3, is de ontwikkeling van de verhouding per maand inzichtelijk gemaakt.
44
Tabel 28: De onderlinge verhouding tussen intern/extern personeel – oktober 2015 tot en met september 2016
Het huidige hoge percentage aan externe medewerkers is in de afgelopen periode niet significant minder geworden, in lijn met de uitgangspunten in de begroting, maar het percentage is juist in tegenstelling toegenomen. Dit komt enerzijds doordat een aantal vaste medewerkers zijn vertrokken en geen nieuwe vaste medewerkers kunnen worden aangetrokken. Anderzijds zien vanwege de eerder genoemde redenen een toename in het aantal medewerkers en dit wordt volledig opgevuld met extern personeel. Zo lang we de uitstroom onder de vaste medewerkers en het extern personeel kunnen minimaliseren tot en met het einde van het jaar, maken we ons geen zorgen dat de kennis en kwaliteit wordt geborgd binnen de organisatie en zodanig mee wordt genomen naar de nieuwe organisaties vanaf 1 januari 2017. Voor de organisatie is en blijft het belangrijkst dat er
gekwalificeerd personeel de werkzaamheden uitvoert en dat men voornamelijk actief is op de specialistische functies.
Grafiek 3: De ontwikkeling van het aandeel inhuur personeel ten opzichte van de totale bezetting over oktober 2015 tot en met september 2016
De werkelijke levering per gemeente in FTE
Het uitgangspunt voor 2016 is dat de taken zoveel mogelijk worden ingevuld door medewerkers vanuit alle zes Peelgemeenten met in acht name van een flexibele schil van 25%. We weten dat dit niet realistisch is om te bewerkstelligen en daarmee hebben we rekening gehouden bij het opstellen
Maand Intern Extern Intern Extern Intern Extern
45
van de begroting. Tabel 29 geeft de huidige levering van de personele bezetting per gemeente op 30 september van 2016 weer.
Tabel 29: De werkelijk geleverde FTE ten opzichte van begroting voor iedere gemeente – 30 september 2016
We constateren dat tot op heden niet iedere gemeente meer in staat is om dezelfde bezetting te leveren als in de begroting is opgenomen vanwege de uitstroom van medewerkers. Deze uitstroom zien we bij de gemeente Gemert-Bakel en de gemeente Helmond. De betreffende functies zijn tijdelijk tot het einde van het jaar ingevuld met interne verschuiven en/of extern personeel.