De kracht van Teams zit in het samenwerken en het bundelen van informatie. Standaard krijgen Teams/kanalen maar zeker ook chats een aantal standaard tabbladen. Je kunt zelf deze
tabbladen uitbreiden door te klikken op het plusje. Denk aan belangrijke documenten, websites, dashboards of locaties.
De zoekbalk bovenin te vinden binnen Teams werkt over alle facetten van Teams heen. Zo zoek je dus heel eenvoudig terug naar onderwerpen, gesprekken of bestanden.
Bestanden
Een tabblad wat het verdient om los genoemd te worden is ‘Bestanden’. Als je deze aanklikt zie je alle bestanden die je recent hebt ingezien of bewerkt. Erg handig en het voorkomt onnodig zoekwerk.
6.0 Teams – de Kick-off_
Er zijn vele wegen die naar Rome leiden en hoe als organisatie Teams in te zetten is natuurlijk geheel aan ieder organisatie zelf. De ervaring die wij als VelzArt hebben heeft ons tot het volgende stappen plan gebracht.
1. Start Teams op. Ga naar https://teams.microsoft.com. Je kunt vervolgens kiezen om de app te downloaden mocht je hem lokaal nog niet hebben geïnstalleerd maar online is Teams ook echt buitengewoon prima te gebruiken.
2. Maak een nieuw Team aan met dezelfde naam als de organisatie, in ons geval heet het team VelzArt. Geen toevoegingen als BV, international of wat dan ook, gewoon simpel de naam van de organisatie.
Kies hiervoor Teams in de linkerbalk, onderin zie je de optie “Lid worden van een team of een nieuw team maken”. Kies voor een nieuw team en hier heb je vervolgens 2 of 3 opties.
Bij 3 opties heb je ook de mogelijkheid om een Organisatie team te maken, kies altijd deze optie!
Deze optie zorgt er namelijk voor dat iedereen met een geldige licentie direct lid is van dit team, ook als er nieuwe medewerkers komen. Is deze optie er niet en heb je twee keuzes kies dan voor een openbaar team en voeg hier vervolgens alle leden van je organisatie aan toe.
3. De eerste grote stappen zijn hiermee gezet. Geef nu direct het goede voorbeeld en post een bericht op het algemene kanaal van dit team. Zet in dit bericht bijvoorbeeld de reden waarvoor jullie Teams gaan gebruiken en voeg (een deel van) dit Handboek toe als begeleiding voor alle medewerkers. Zo weten ook zij hoe ze met Teams moeten omgaan en wat ze er van mogen verwachten.
4. Belangrijk is om niet direct vervuiling te krijgen op de kanalen binnen je team. We gaan dus ook direct een Chat groep aanmaken. Klik hiervoor binnen Teams in de bovenste paarse balk op het witte pennetje naast de zoekbalk in het midden. Je krijgt nu een balk te zien. Rechts van deze balk staat een pijltje naar beneden. Klik hierop. Je kunt nu een groepsnaam aanmaken. Kies hiervoor exact dezelfde naam voor deze groep als die we net gebruikt hebben voor het Team alleen dan gevolgd door “chat”. Dus bij ons heet dit de VelzArt chat. Voeg hier nogmaals alle gebruikers toe.
Helaas dit is nog een handmatige actie.
5. Optioneel: Om helemaal het kaf van het koren te scheiden zou je ook nog een (zeer) informeel chat kanaal kunnen maken. Bij ons heet deze VelzArt Kletspraat. Deze is om een plek te bieden voor allerlei humor zaken, ter vervanging van eigenlijk de whatsapp groep die we hier voor hadden. Dit is een keuze, zeker geen must.
6. We hebben nu een Team met in ieder geval één algemeen kanaal voor serieuze berichten. We hebben een chat groep voor vluchtige communicatie en vragen. Je hebt nu de keuze om stappen 3 en 4 te herhalen voor overige teams en afdelingen. Het advies is wel om beide stappen te
herhalen. Maak je dus een team Administratie, maak dan ook een Administratie chat aan. Zeker in het vervolg van het gebruik met Teams gaat dit een toegevoegde waarde zijn.
De basis staat nu. Gebruikers komen nu in de experimentele fase.
7.0 Werkafspraken_
Om de adoptie van Teams binnen een organisatie te vergroten is het belangrijk om werkafspraken te maken. Hoe wil je als organisatie dat mensen om gaan met Teams. Belangrijk daarbij is om als organisatie jezelf doelen te stellen. Wat wil je realiseren binnen Teams?
Bestanden
Nagenoeg iedere organisatie heeft ergens wel een mappenstructuur staan met bestanden erin. Soms zijn ze gekoppeld aan een file share (Z:/), soms via SharePoint, soms gedeelde mappen via OneDrive maar zo zijn er nog vele constructies te bedenken. Wat moet een medewerker doen die met bestanden wil gaan samenwerken binnen zijn Team? En waar komen de oude bestanden te staan? Ga je verhuizen (denk wel aan het opruimen) of ga je opnieuw opbouwen?
Wanneer voor ieder nieuw project een mappen structuur en/of documenten structuur moet worden uitgerold, informeer dan even bij VelzArt naar geautomatiseerde oplossingen via Teams / SharePoint.
Communicatie
Wat ga je in welk Team en welk kanaal communiceren? Een belangrijke stap heb je natuurlijk al gezet door verschillende Teams en kanalen te creëren, hopelijk gekoppeld ook aan gelijknamige Chat groepen. Gebruikers blijven toch altijd wel zoekende. Belangrijk is het dus om in het kort 10 stelregels op te stellen. Een voorbeeld hiervan:
1. Vergader notulen (OneNote) staan altijd op het 3e tabblad van het kanaal General / Algemeen. Er worden geen berichten verstuurd dat de notulen zijn aangemaakt.
2. Een bericht in een kanaal verdiend een titel. Dit is een bericht met inhoud en moet dus gewoon een titel hebben.
3. Wil je dat iemand reageert op een bericht, tag dan diegene in het bericht met @naam. Een persoon die is getagged moet op gepaste wijze reageren in het bericht, altijd.
4. Intern zullen we geen e-mail meer naar elkaar versturen. We gebruiken hiervoor Teams. Indien je e-mail wil bespreken stuur dit dan door naar een desbetreffend team-kanaal. Indien er geen Team / kanaal beschikbaar is mag een uitzondering op deze regel worden toegepast.
5. Vergaderingen worden altijd ingepland als een Teams-vergadering zodat een ieder, indien gewenst, online ook aan de vergadering kan deelnemen.
6. Alleen verantwoordelijken binnen afdelingen mogen Teams aanmaken. Kanalen aanmaken is wel toegestaan door leden zelf. Uit de naam van een Team en het kanaal moet eenvoudig het doel af te leiden zijn.
7. Enz…
Controle
Zeker in de adoptie fase van Teams is het goed om te monitoren wie er mee gaat in deze ‘nieuwe