Het jaar 2012 heeft voor de sector vooral in het teken gestaan van het uitvoeren van de taken op een professionale manier, met de kleine bemensing die er door de bezuinigingen nog is.
1. Facilitair
De medewerkers hebben als hoofdtaak het bevorderen van de arbeidsomstandigheden in de brede zin van het woord, zowel voor de werknemers als voor degenen die het CDA Partijbureau gebruiken als vergaderlocatie. Dat heeft betrekking op het schoonhouden van het pand, het ontvangen van gasten en voorzien in de catering en ook de werkomstandigheden handhaven volgens de ‘arbeidsomstandigheden wetgeving’.
Concrete producten en diensten die werden opgeleverd zijn de volgende: • Een prettige ontvangst voor gasten van het CDA Partijbureau • Goed ingerichte werkplekken
• Schone werkkamers, vergaderruimtes, toiletten • Een goed onderhouden gebouw.
• Een toegankelijk en opgeruimd archief • Een lunchgelegenheid voor de medewerkers
• Een goede ontvangst van bijzondere gasten inclusief warme maaltijd
Er zijn drie externe huurders van de kantoor- en opslagruimtes die niet door het CDA gebruikt worden. Een degelijk huurcontract ligt hieraan ten grondslag. De medewerkers van dit onderdeel zijn aanspreekpunt voor alle verhuur gerelateerde zaken en verzoeken.
Het Partijbureau is nog altijd op zoek naar nieuwe externe huurders voor de leegstaande
kantoorruimte. Daarover worden gesprekken gevoerd met de makelaar. Er is interesse geweest, maar helaas heeft dit nog niet tot een nieuwe huurder geleid.
De vergaderfrequentie is toegenomen in ons pand de laatste jaren en dat wordt ook
gestimuleerd, met het oog op de kosten van externe zaalhuur en het optimaal benutten van de huidige interne capaciteit.
2. Systeembeheer
Het onderdeel systeembeheer biedt aan de medewerkers van het CDA Partijbureau en gelieerde organisaties volledig ingerichte werkplekken aan. Dit behelst een werkplek ingericht met pc, een telefoon en print faciliteiten. Systeembeheer draagt zorg voor het up-to-date houden van de faciliteiten. Tevens bied systeembeheer ondersteuning bij functionele en technische vragen van gebruikers.
Zoals al enige tijd wordt dit verzorgd door een interne eerstelijns helpdesk medewerker, die ondersteund wordt door een extern bedrijf voor de tweedelijns support. In 2012 is deze
medewerker uit dienst getreden, en is de functie waargenomen door de database administrator. In 2013 zal er toch weer een junior eerstelijnsmedewerker deze functie gaan vervullen.
3. Ledendesk
De Ledendesk vervult 3 taken:
• Verzorgen van de ledenadministratie • Uitvoeren van ledenzorg
• Bemensing van de receptie en aannemen van de telefoon Ledenadministratie en ledenzorg
De bijdragen van de leden vormen een belangrijke bron van inkomsten voor de partij. Tevens vormen zij de basis van de partij in het algemeen en wordt er volop gecommuniceerd met deze leden. Dat kunnen individuele leden zijn maar ook groepen van leden zoals afdelingsbesturen, gemeentelijke afdelingen en provinciale afdelingen.
Gegevens van leden worden vastgelegd in de ledenadministratie. Dat vraagt een goede communicatie met andere (lokale) afdelingen en gelieerde organisaties.
De ledenadministratie is ook een essentiële bron van informatie voor ledenzorg en ledenbehoud. Een belangrijke rol is weggelegd voor de ledenadministratie bij evenementen. Naast het feit dat alle aanmelders via de ledendesk worden vastgelegd vervult de ledendesk een belangrijke taak bij de aanlevering van de bestanden en bij de complete organisatie van het evenement, in samenwerking met de Database administrator.
Concrete producten en diensten die werden opgeleverd zijn de volgende: • Ledenlijsten voor afdelingen en provincies (digitaal en papier) • Acceptgiro’s versturen aan afdelingen t.b.v. herinneringen • Muteren van diverse gegevens op lidniveau
• Bestandsselecties voor het secretariaat, afdelingen en provincies • Contributieverzoeken, herinneringen en overige mailings
• Welkomstpakketten • Ledenservice
• Rapportages aan het management met strategische informatie
De ledenzorg betreft het beheren van de relatie met de leden. Feitelijk heeft dit veel raakvlakken met het administreren van de gegevens van de leden in de ledenadministratie.
Concrete producten en diensten die werden opgeleverd zijn de volgende:
• Professionele ontvangst van bezoekers, overdag en ’s avonds (m.b.v. oproepkrachten) • Professionele afhandeling van telefoongesprekken
• Verzorgen inkomende en uitgaande post • Ontvangen en doorgeleiden faxen • Uitleen fietsen, apparatuur e.d.
Voor de avondvergaderingen waren er oproepkrachten beschikbaar die de functie van avondreceptionist(e)/gastvrouw(-heer) konden vervullen.
4. Financiële administratie
De financiële administratie is in 2012 in het bijzonder druk bezig geweest met de overgang naar een nieuwe huisbankier. Na een offerteronde in 2011 is de Rabobank hier als beste uit gekomen. Eind 2011 is het contract met de Rabobank getekend als huisbankier van het CDA en gelieerde organen en organisaties, maar ook voor de afdelingen. In 2012 is dit uitgerold. Het bleek een omvangrijke operatie.
In de informatievoorziening is in 2012 verder gewerkt met tussentijdse prognoses, waarbij op basis van de gerealiseerde financiële resultaten een prognose gemaakt wordt van de totale cijfers van het boekjaar. Dit heeft geleid tot een beter inzicht in (de ontwikkeling van) de resultaten, waardoor er beter gestuurd kon worden door het betreffende management. Deze methodiek is goed ontvangen in 2011, en ook in 2012 is dit dus voorgezet. Ook de voorbereiding op de jaarrekening is op deze manier eenvoudiger geworden.
Het is een gegeven dat er een grote bulk aan gegevens door de administratie verwerkt moet worden. Daarnaast is de administratie van het CDA, gelieerde organisaties en organen,
behoorlijk complex. Het geheel maakte dat de implementatie van bovenstaande projecten zorgde voor de nodige extra werkdruk voor de medewerkers van de financiële administratie. De reguliere werkzaamheden moesten immers normaal doorgang vinden.