Scenario 2: Centralisatie met één centrale besteller

Het tweede scenario betreft centralisatie van de inkoopfunctie, waarbij één centrale besteller zich binnen het BC gaat vestigen. Dit betekent dat binnen de locaties geen bestellers actief zijn en alle inkoop gerelateerde activiteiten via de centrale besteller lopen.

Methoden & procedures – De huidige methode voor het bestellen van producten blijft gehanteerd, namelijk via Baseware. De procedures voor het bestellen van producten wijzigt. Op de locaties is geen mogelijkheid meer tot het bestellen van producten en alle behoeftes met betrekking tot producten/diensten worden doorgegeven aan de centrale besteller. Het hanteren van dezelfde procedure voor elke locatie zorgt voor efficiëntie, uniformiteit en standaardisatie.

Organisatie & personeel – Dit scenario betreft het verwerven van een centrale besteller, uit de resultaten blijkt dat deze functie kan worden uitgevoerd door een operationele inkoper. Van belang is dat deze inkoper kennis en ervaring heeft binnen de inkoop en de wijze waarop recht- en doelmatig ingekocht wordt. Deze inkoper focust zich in de eerste periode volledig op het verwerken en plaatsen van bestellingen volgens de voor het BC nieuwe strategie.

Voor de opstart van de herinrichting van de inkoopfunctie moet voor een tijdelijke termijn een strategisch/tactisch inkoper worden verworven. Deze inkoper gaat zich bezig houden met de implementatie van de herinrichting. Wanneer de herinrichting volledig geïmplementeerd is, zit de taak voor de strategisch/tactisch erop en kan de operationele inkoper de herinrichting blijven analyseren.

Het verwerven van deze twee inkopers betekent voor de medewerkers die in de huidige situatie een bestellende functie hebben dat zij een deel van hun taken verliezen. Het betreft een deel van de

taken, gebleken is dat in de huidige situatie geen enkele medewerker fulltime actief is met de uitvoer van de operationele inkoopfunctie.

Van de medewerkers wordt met dit scenario een gedragsverandering verwacht. Zij moeten de nieuwe bestelroute gaan omarmen en aanvragen op de juiste manier doorgeven. Verwacht wordt dat de medewerkers in de behoefte vooruit gaan denken, zodat producten op het benodigde moment binnen zijn. De mogelijkheid om zelf of via de locatie in te kopen verdwijnt.

Om te kunnen borgen dat de operationele inkoopfunctie altijd wordt uitgevoerd is het belangrijk dat een back-up centrale besteller wordt aangesteld en getraind.

Informatievoorziening – Allereest moeten de medewerkers worden ingelicht over de veranderingen binnen het BC, dit wordt gedaan door het management van het BC. Waarnaar de strategisch/tactisch en operationele inkoper de verdere informatievoorziening op zich nemen. De communicatielijnen tussen deze twee inkopers zijn kort. Deze informatievoorziening betreft:

 Verspreiden van informatie over de nieuwe bestelroute aan alle medewerkers. Hierbij is van belang dat niet alleen informatie wordt versterkt over de wijze waarop besteld moet worden, maar ook waarom dit wordt gedaan en wat dit het BC oplevert.

 Het blijven informeren van medewerkers over ontwikkelingen binnen de inkoopactiviteiten, het inzichtelijk maken van bijkomende kosten wanneer buiten Baseware om besteld wordt en het begrijpelijk maken van documentatie.

 Wanneer de operationele inkoper volledig is ingebed in de organisatie gaat deze persoon op zoek gaan naar een back-up centrale besteller binnen de organisatie en deze volledig van kennis voorzien om wanneer noodzakelijk de operationele inkoopfunctie over te nemen. Uit de resultaten blijkt dat face-to-face kennisoverdracht het grootste effect heeft, de inkopers gaan bij de locaties langs om de medewerkers te informeren.

Leveranciers – Voor een efficiëntere werkwijze met daarin uniformiteit en standaardisatie is recht- en doelmatig inkopen belangrijk. De operationele inkoper kan hier aan bijdragen met betrekking tot het bestellen bij de juiste leveranciers. Aan de strategisch/tactisch inkoper is het de taak om contracten te bundelen en de lopende contracten in kaart te brengen, de leveranciersanalyse uit hoofdstuk 4.1.1 kan hierbij helpen.

Invloed op de tactische inkoopfunctie – Dit scenario heeft geen directe invloed op de tactische inkoopfunctie. Uit de resultaten is gebleken dat de tactische inkoopfunctie wordt uitgevoerd door SCC en het management van het BC. De tactische inkoopfunctie blijft bij deze personen, wel kunnen de operationele en strategisch/tactisch inkopers waar mogelijk en relevant aansluiten. De strategisch/tactisch inkoper kan op basis van de analyse van de contracten en inzicht in de spend informatie aanleveren voor mogelijke aanbestedingen.

Invloed op de operationele inkoopfunctie – Met de implementatie van dit scenario is een grote invloed op de operationele inkoopfunctie gemoeid. De huidige medewerkers in de operationele inkoopfunctie gaan een deel van hun taken verliezen en een nieuwe medewerker gaat deze inkoopfunctie bekleden. Het is noodzakelijk dat een back-up centrale besteller aanwezig is. Wanneer de decentrale besteller door omstandigheden niet aanwezig kan zijn, moeten de bestellingen blijven doorlopen.

Inkoopbeleid – Het BC kan het inkoopbeleid van SCC blijven naleven wanneer dit scenario wordt geïmplementeerd. Dit scenario draagt bij aan het behalen van de gestelde doelstellingen van SCC, genoemd in hoofdstuk 1.2 en te lezen in bijlage B, het betreft een bijdrage aan de volgende doelstellingen: 1, 2, 3, 5, 7 & 8. De wijze van bijdrage aan deze doelstellingen is uitgewerkt in bijlage O.