HOOFDSTUK 6. SAMENVATTING EN CONCLUSIES
In dit afsluitende hoofdstuk worden de conclusies en aanbevelingen op basis van het onderzoek behandeld. Er zal worden gekeken in welke mate de vraagstelling is beantwoord en of er aan de doelstelling is voldaan. Daarnaast zullen er op basis van de verkregen resultaten enkele aanbevelingen aan de provincie Groningen worden gedaan.
In deze scriptie is getracht antwoord te geven op de volgende vraagstelling:
Hoe verhoudt de huidige normering van huisvestings- en automatiseringskosten van de Provincie Groningen zich tot de werkelijke huisvestings- en automatiseringskosten en welke aanknopingspunten, met inbegrip van benchmarking, bieden de literatuur en de praktijk om de huisvestings- en automatiseringskosten normsystematiek binnen de Provincie Groningen te verbeteren?
De bijbehorende doelstelling luidt als volgt:
Inzicht verwerven in de kostenstructuur en allocatie van de overheadkosten - in het bijzonder toegespitst op huisvestings- en automatiseringskosten- van de Provincie Groningen op een zodanige wijze dat er een goed en geaccepteerd systeem van toerekening en beheer kan worden geformuleerd voor die huisvestings- en automatiseringskosten bij groei dan wel krimp van de organisatie.
Er was behoefte aan meer transparantie in de huisvestings- en automatiseringskosten bij de provincie Groningen in relatie tot de formatieplekken en voornamelijk in de variatie hierin. Dit aangezien er sinds 2001 een systematiek wordt gehanteerd waarbij de afdelingen FZ en ICT in principe voor een gezamenlijk bedrag van 10.000 euro per werkplek worden gecompenseerd of gekort bij een formatieverandering. Het systeem wordt echter op dit moment niet of nauwelijks toegepast. De oorsprong van de €10.000-norm is onbekend en waarschijnlijk gaat het om een aanname zonder specifieke onderbouwing.
De variabiliteit van de huisvestings- en automatiseringskosten bij de provincie Groningen is gering. De meeste kostenposten van de afdelingen FZ en ICT fluctueren niet of nauwelijks met een formatieverandering binnen de organisatie, aldus betrokkenen binnen deze afdelingen.
Aan de hand van de NEN-2748 norm - een norm voor de definiëring en rubricering van de kosten voor faciliteiten in kantooromgevingen – zijn voor de provincie Groningen de huisvestings- en automatiseringskosten per werkplek berekend voor de jaren 2005, 2006 en 2007 op basis van CODA-gegevens. De gemiddelde kosten voor de afdeling ICT per medewerker in deze jaren waren €3304,- per jaar en voor de afdeling FZ €6249,- per jaar, wat een gezamenlijk bedrag oplevert van €9553,-. Aangezien er meer werkplekken dan fte’s zijn, zijn de gemiddelde kosten per fte hoger, namelijk
€3774,- voor ICT en €7164,- voor FZ. Op basis van deze cijfers, kan geconcludeerd worden dat de huidige norm van €10.000,- een goede indicatie geeft van de gemiddelde werkelijke kosten van een 'bestaande werkplek'. Dat is echter niet hetzelfde als de toe- of afname van de kosten bij een werkplek meer of minder.
Het beperkte benchmarkonderzoek dat is verricht, heeft geen duidelijke resultaten opgeleverd. Met de nodige voorzichtigheid mag misschien worden gesteld dat de facilitaire kosten er niet gekoppeld worden aan formatieverandering. De kosten voor huisvesting en automatisering worden er namelijk niet behandeld als zijnde variabel.
Het voorgaande maakt duidelijk dat de vraagstelling van het onderzoek ten dele is beantwoord. Middels het literatuur onderzoek is inzicht verkregen in de relevante begrippen voor dit beleidondersteunende onderzoek, waardoor het mogelijk was de bestaande norm te doorgronden en te vergelijken met de huidige cijfers. Tevens is er in beperkte mate gekeken naar andere provincies om relevante aanknopingspunten te vinden voor een eventuele vernieuwende systematiek.
Verder is de doelstelling ook ten dele gehaald. Er is een inzicht ontwikkeld in de huisvestings- en automatiseringskosten bij de provincie Groningen, wat het op zich mogelijk maakt om specifieke aanbevelingen voor de toekomst aan te leveren. Echter, er is geen goed zicht verkregen op de toe- en afname van deze kosten bij groei of krimp van de organisatie. Het is het aan de provincie Groningen om te bepalen in hoeverre het rapport nu relevant en bruikbaar is, of mogelijk een basis kan bieden voor nader onderzoek naar de kostenvariabiliteit in de toekomst.
Naar aanleiding van het praktijkonderzoek en de daaruit verkregen resultaten, kunnen de volgende aanbevelingen voor de provincie Groningen worden opgesteld.
• De aanvankelijke opdracht van de provincie Groningen had betrekking op de €10.000 norm per fte bij groei of krimp van de organisatie. Na onderzoek binnen de organisatie, bleken de oorspronkelijke documenten te wijzen op een €10.000 norm als gemiddelde kosten bedrag per werkplek. Er blijkt verder veel onduidelijkheid over het berekende bedrag van de norm te zijn. Is dit het aantal licenties, het aantal medewerkers, het aantal fte, of misschien het aantal bureaus?
Ongeacht of de norm in de toekomst gehanteerd zal blijven worden, is het wellicht gewenst voor de provincie Groningen om een standaardwerkplek in termen van facilitaire diensten te ontwikkelen en die dan eveneens regelmatig bij te houden, opdat het duidelijk wordt wat een standaardwerkplek precies is, verder verdient het aanbeveling bij te houden over hoeveel werkplekken de provincie Groningen beschikt.
Het kan aanbeveling verdienen dat afdeling FZ een betere samenwerking met de afdeling Personeel & Organisatie opbouwt om zo een beter inzicht te krijgen in hoeveel bestaande werkplekken er zijn en ook hoeveel werkplekken er bijkomen of afgaan. Dit heeft natuurlijk alleen utiliteit als het aantal medewerkers wordt gezien als de noemer.
• De trendrapportage, ontwikkeld door Capgemini in samenwerking met de provincies kan in principe een nuttig hulpmiddel zijn bij de beoordeling van de prestaties van de afdelingen FZ en ICT/IVT. Het is derhalve gewenst dat de afdeling ICT gaat deelnemen aan de trendrapportage. Het zal, gebaseerd op overleg met de afdeling IVT, mogelijk circa anderhalf week kosten om de gegevens volgens de eerdergenoemde NEN-2748 norm te verzamelen. Nadat enige ervaring is opgedaan, kan de erna benodigde tijd afnemen. Gezien het feit dat de afdeling IVT nu niets aan benchmarking doet, zou het verstandig kunnen zijn om deelname aan de trendrapportage te starten. Op deze wijze kan de toekomstige bedrijfsvoering bij de afdeling IVT mogelijk efficiënter en effectiever verlopen, omdat geleerd kan worden van de ervaringen van de andere deelnemende provincies.
Een stagiaire zou een goedkope en hanteerbare oplossing kunnen zijn om de eerste stappen te zetten tot deelname aan de trendrapportage.
• Uit het praktijkonderzoek is gebleken dat de afdeling ICT pas sinds kort, namelijk sinds 2006, budgetten opstelt. Het wordt aanbevolen om tevoren de kosten nog beter inzichtelijk te maken. Er wordt nu namelijk één budget vastgesteld voor alle activiteiten. De verdere invulling vindt in het loop van het jaar plaats. Een tijdige nadere specificatie naar kostenposten verdient echter aanbeveling vanuit het oogpunt van planning en control.
Het doel van het onderzoek was om de huidige systematiek te verbeteren of aan te scherpen. Het is gebleken dat de betekenis van de nu gehanteerde norm van €10.000 twijfelachtig is. De kosten waren toentertijd mogelijk gebaseerd op het toenmalige aantal werkplekken in relatie tot de toenmalige kosten van FZ en ICT; het gaat dus om een gemiddelde kostenbedrag en niet om de verandering bij groei of krimp. Het berekenen van een norm is op zich interessant, maar het is twijfelachtig in hoeverre het waarde heeft als budgetteringsmiddel, aangezien de veranderingen in de kosten nauwelijks zullen samenhangen met een formatieverandering. Verder blijkt dat de beide afdelingen de afgelopen jaren ''redelijk ruim'' begroot hebben, waardoor de afgelopen drie jaar beide afdelingen ruim binnen hun begrote totale budgetten zijn gebleven. Het kan dan ook aanbeveling verdienen om in de toekomst ook, of uitsluitend, te sturen op de totale budgetten van de betrokken afdelingen. Een variatie in de hoogte van deze budgetten op basis van enige groei of krimp van de formatie is hierbij niet nodig.
LITERATUURLIJST
ANTHONY R.N. & D.W. YOUNG., 1994. Management control in nonprofit organizations. Boston: Irwin
CAMP R.C., 1992. Learning from the Best Leads to Superior Performance. Journal of Business Strategy. Vol. 13, Issue 3, pp. 3-6
CAMP R.C., 1993. A bible for Benchmarking, by Xerox. Financial Executive. Vol. 9, No.4, pp. 23-27 EISENHARDT K.M., 1989. Building theories from case study research. Academy of Management Review. Vol. 14, No.4, pp. 532-550.
GARTNER GROUP, 2003. Distributed Computing Chart of Accounts, pp. 1- 28 (http://www.gartner.com/4_decision_tools/modeling_tools/costcat.pdf)
GROOT T.L.C.M & G.TJ. BUDDING, 1998. Prestaties geprezen; Cost accounting door Nederlandse gemeenten. Den Haag: VNG uitgeverij
HART H., 1973. Overhead costs: Analysis and Control. London: Heinemann
HELDEN G.J. VAN, 1997. Cost allocation and product costing in Dutch local government. The European Accounting Review, 6:1, pp. 131-145
HELDEN G.J. VAN & J. BESSEMBINDERS, 1996. Kostenverbijzondering bij een gemeente. Overheidsmanagement, nr.11, pp. 286-293
HELDEN G.J. VAN, BOLLEN W.F. & G.E.M. THIELEN, 1994. Toerekening van indirecte kosten bij gemeenten. Overheidsmanagement, jrg1, nr. 3, pp. 74-81
HOOD C., 1995. The ''New Public Management'' in the 1980s: Variations on a theme. Accounting, Organizations and Society, Vol. 20, No. 2/3, pp. 93-109
HORNGREN C.T., BHIMANI A., FOSTER G. & S.M. DATAR, 1999. Management and cost accounting. London: Prentice Hall Europe
HUIJBEN M. & A. GEURTSEN, 2008. Heeft iemand de overhead gezien? Een beproefde methode om de overhead te managen. Den Haag: Sdu Uitgevers bv.
INNES J. & F. MITCHELL, 1993. Overhead cost. London: Harcourt Brace & Company
LEEUW A.C.J. DE, 2003. Bedrijfskundige methodologie: Management van onderzoek. 3e druk, Assen: Van Gorcum
LIMPERG TH., 1968. Leer van de kostprijs. Deel II. Deventer: N.V. Uitgeversmaatschappij Kluwer. MERCHANT K.A. & W.A. VAN DER STEDE, 2007. Management control systems: performance measurement, evaluation and incentives. 2nd. Harlow: Pearson Education Limited
PROCTOR R., 2002. Managerial Accounting for Business Decisions. Harlow: Pearson Education Limited
ROUW DE L-P., RIJN VAN F., LEMMENS J. & H. RIETVELD, 2004. Inzicht in de facilitaire organisatie door toepassing van NEN-2748.Overheid Facilitair. Vol.17, pp. 16-19
SEAL W., GARRISON R.H. & E.W. NOROON, 2006. Management Accounting. Berkshire: Mc Graw Hill
SCHROEFF H.J. VAN DER, 1965. Kosten en kostprijs. 6de ed., Amsterdam: N.V. Uitgeversmaatschappij Kosmos
SHIELDS M.D., 1997. Research in Management Accounting by North Americans in the 1990s. Journal of Management Accounting Research. Vol 9. pp. 3-61
TER BOGT H.J., 2004. Politicians in search of performance information? - survey researchnon dutch aldermen's use of performance information. Financial Accountability & Management. Vol.20, Issue 3. pp. 221-252
TUCKER F.G., ZIVAN S.M. & R.C. CAMP, 1987. How to measure yourself against the best. Harvard Business Review. Vol. 65, Issue 1, pp. 8-10
Interne documenten
Afdelingsplan Financiën & Control 2007
Afdelingsnota CD d.d. september 2000 (reg.nr. 00/12372 Bevoegdhedenbesluit GS provincie Groningen 2007
Eindnotitie werkgroep Financiën ten behoeve van de I&A-werkconferentie (22 oktober 1997) Handreiking Kostentoerekening, leges en tarieven (Juli 2007) van Deloitte Belastingadviseurs BV, Adviesgroep WOZ en lokale heffingen (Zwolle) en Deloitte Consulting BV
Integrale Bijstelling 2001 Sociaal jaarverslag 2006
Regeling budgetbeheer provincie Groningen
Geïnterviewden
Jasper Boelens (onderzoek TCO werkplek) Erik Bos (Provincie Drenthe)
Sacha Bouma (Provincie Friesland) Peter Bronsema (afdeling IVT) Haro van Dijk (Trendrapportage) Frank Dijkstra (Controller ICT) Marc Douma (Procesbeheerder IVT)
Jannes Gritter (opsteller van vroegere nota's) Fred Hassert (Afdelingshoofd ICT)
Casper Jongsma (stagebegeleider) Nico Kop (CODA)
Johan Oosterling (Financieel Beleid)
Johnny Riekert (Controller FZ)
Trieneke Swaving (Personeel en Organisatie) Cees Tetteroo (Afdelingshoofd FZ)
APPENDIX
BIJLAGE I CODA
BIJLAGE II Financiële ICT-objecten
BIJLAGE III Automatiseringskosten per werkplek 2005-2007 BIJLAGE IV Financiële FZ-objecten
BIJLAGE V Huisvestingskosten per werkplek 2005-2008
BIJLAGE VI Huisvestingskosten per medewerker - vloeroppervlakte 2005-2008 BIJLAGE VII Trendrapportage 2007