4. DEEL III
4.1 Resultaten
In dit hoofdstuk worden de resultaten beschreven die gedurende de afstudeerperiode zijn behaald.
De behaalde doelen, het “testen” van het handboek, welke verbeteringen zijn waargenomen, de uitbreiding op de ISO 9001, manier van beschikbaar stellen, behalen van de mijlpalen, praktijk
voorbeelden van resultaten. Tevens is ook een deel gewijd aan hoe het proces van het opzetten van het handboek is doorlopen. In bijlage 3 vind u het handboek zoals deze in gebruik is binnen Van Doren Engineers. Enkele onderdelen ontbreken in verband met ontbrekende informatie.
4.1.1 SMART Principe
Aan het begin van de afstudeerperiode is er tijdens het bespreken van het PMD voorgesteld om de opdracht SMART te formuleren. De opdracht is SMART geformuleerd in een aantal zinnen.
Opdracht volgens SMART principe:
Realiseren van een standaardisatie van de processen op de afdeling hardware engineering door middel van een interne benchmarking en onderzoek naar de “best practice” methode bij de medewerkers van de afdeling Hardware engineering. Met de input van medewerkers, eigen bevindingen en beschikbare documentatie een standaard ontwikkelen in vorm van een naslagwerk. Dit zal eind juni afgerond zijn.
Aan het eind van de afstudeerperiode kan bekeken worden of de smart doelen gehaald zijn. Hieronder zijn de resultaten weergegeven:
-Specifiek
Het proces hoe een project wordt doorlopen als hardware engineer staat beschreven in het handboek.
Alle normen en richtlijnen die hiervoor nodig zijn staan beschreven. Een onderdeel over CE markering en testprocedure is opgenomen in het handboek het SMART doel specifiek is hiermee behaald.
-Meetbaar
Het toepassen van interne benchmarking en beschrijven van de best practice methode is terug te lezen in dit eindverslag, het SMART doel meetbaar is hiermee behaald.
-Acceptabel
De reacties van collega’s zijn positief en er wordt gebruik gemaakt van het handboek, het SMART doel acceptabel is hiermee behaald.
-Realistisch
Het handboek is op dit moment in gebruik op de afdeling hardware engineering. Hiermee kan geconcludeerd worden dat het SMART doel realistisch is behaald.
-Tijdgebonden
Het handboek is eind juni afgerond, het SMART doel tijdgebonden is hiermee behaald.
4.1.2 Mijlpalen
Door de wekelijkse besprekingen zijn de gestelde mijlpalen op tijd gerealiseerd. Tijdens de besprekingen werd de planning doorgesproken. Vooraf was een planning in elkaar gezet deze werd op het juiste moment bijgesteld wanneer hiervoor de mogelijkheid bestond. De mijlpalen bestaan uit:
Fase 1 -Format van handboek.
Het format van het handboek is de eerste mijlpaal in de gehele opdracht. Het is belangrijk dat het format gelijk is aan het format die Van Doren Engineers binnen het bedrijf gebruikt. Dit om een duidelijk en overzichtelijk handboek te krijgen.
Fase 2 -Definitieve indeling van het handboek.
De tweede mijlpaal binnen de opdracht is de definitieve indeling. Dit is een belangrijke mijlpaal want vanaf dit moment ligt vast wat de inhoud van het handboek wordt en waar alle onderwerpen komen te staan.
Fase 3 -Goedkeuring concept handboek.
Mijlpaal 3 is in een later stadium van de opdracht. Op dit moment is al een gedeelte van het handboek afgerond. De indeling is aanwezig in het document en een aantal onderdelen zijn beschreven.
Fase 4 –Definitieve onderwerpen vastleggen.
Bij mijlpaal 4 is het concept goedgekeurd en wordt de laatste informatie in het handboek toegevoegd zodat het document compleet is.
Fase 5 –Afronden handboek
De laatste mijlpaal is het afronden van het handboek, de informatie is nu helemaal uitgewerkt en de laatste punten moeten nog afgewerkt worden.
Twee maanden voor afronding van het handboek werd er geconstateerd dat er een mijlpaal ontbrak.
Het handboek moest worden getest in de praktijk om te ondervinden of het bruikbaar is voor de organisatie. Deze mijlpaal is twee maanden voor afronding van het eindverslag ingevoerd in de planning.
De mijlpaal: Testen handboek is ingepland tussen fase 4 en fase 5. Uit de resultaten van de testperiode zijn verbeterpunten en aanvullingen op de inhoud van het handboek doorgevoerd. Hoe de testperiode invulling heeft gekregen leest u in paragraaf 4.1.3.
4.1.3 Testperiode
Een aantal weken voordat het eindverslag ingeleverd moest worden is het handboek in gebruik genomen op de vestiging in Boekel en Breda om de ervaringen van de medewerkers te peilen. Voor een periode van 3 weken is er gebruik gemaakt van het handboek tijdens de werkzaamheden. Op de volgende punten werd het handboek gecontroleerd.
-Is het handboek bruikbaar?
-Missen er onderdelen?
-Moeten onderdelen anders beschreven worden?
-Typefouten, zins opbouw.
Uit de testfase zijn nog een aantal verbeterpunten gekomen. Deze punten zijn besproken en verwerkt in het handboek zodat deze compleet is voordat het einde van de afstudeerperiode is aangebroken. Verder is er besproken of het handboek bruikbaar is voor in de toekomst en of nieuwe medewerkers goed gebruik kunnen maken van het handboek.
4.1.4 Standaardisatie
De processen op de afdeling hardware engineering zijn via verschillende vormen gestandaardiseerd.
-Standaardisatie van werkprocessen:
De verschillende handelingen waaruit een taak bestaat worden precies voorgeschreven.
-Standaardisatie van resultaten
Hierbij is een medewerker vrij om het werk naar eigen inzicht in te richten, als dit maar de resultaten in kwalitatieve of kwantitatieve zin oplevert, die zijn vastgesteld.
-Standaardisatie van kennis en vaardigheden
In dit geval is alleen voorgeschreven over welke kennis en vaardigheden iemand dient te beschikken die een bepaalde taak uitvoert. Bron: Bedrijfskunde de basis (blz. 340)
Deze standaardisatie is beschreven in het handboek HWE en is een aanvullen op de ISO 9001 certificaat.
Er zijn voor de onderdelen binnen een project flowcharts ontwikkeld zodat zichtbaar wordt welke input informatie er aanwezig dient te zijn alvorens aan een onderdeel te beginnen. Welke stappen er binnen een onderdeel gemaakt worden en wat de uiteindelijke output is.
4.1.5 Uitbreiding op ISO 9001
De ISO 9001 is een norm die eisen stelt aan het kwaliteitsmanagement systeem van een organisatie.
Van Doren Engineers heeft om aan de ISO 9001 een kwaliteitshandboek opgesteld. In dit handboek worden globaal alle processen van de afdelingen in een flowchart weergegeven. Het handboek hardware engineering sluit aan op het kwaliteitshandboek en is daarom een uitbreiding op de ISO 9001. In de toekomst wordt voor alle afdelingen een handboek geschreven. Dit heeft als resultaat dat straks de processen zowel globaal als in detail beschreven staan.
4.1.6 Personele aspecten
Er hebben vier hardware engineers een bijdrage geleverd aan het handboek. Dit is door middel van afnamen van een interview, ondersteuning tijdens werkzaamheden of het inbrengen van input voor het handboek gerealiseerd.
In totaal wordt het handboek beschikbaar voor ongeveer 15 hardware engineers en in de toekomst meerdere hardware engineers naarmate het bedrijf groeit. Doordat er continu verschillen in planning, bezetting, inleners en projecten zijn, ontstaat het probleem dat er veel overdrachten van het
werkdomein plaats vinden. Hierbij moet alle project informatie en werkzaamheden en contact personen doorgegeven worden aan de desbetreffende collega. Door het werken aan de hand van het handboek worden deze overdrachten minder complex en ingrijpend omdat elke hardware engineer volgens dezelfde standaarden werkt.
4.1.7 Digitaal via website beschikbaar
Het handboek is via het netwerk van Van Doren Engineers beschikbaar gesteld.
Een gedigitaliseerd handboek geeft een aantal voordelen voor Van Doren Engineers;
-Op elke vestiging binnen Van Doren Engineers de huidige versie van het handboek.
-Overal en altijd beschikbaar voor (nieuwe)werknemers(op thuis adres of op locatie bij klant).
-Updates worden aangedragen en eenmalig doorgevoerd. Dit is mogelijk vanuit elke vestiging.
-Snel informatie zoeken door toegepaste hyperlinks in handboek.
In figuur 13 is te zien op welke manier het digitale handboek beschikbaar en aanpasbaar is.
Figuur 13: Schema digitale handboek
4.1.8 Verbeteringen
Door het gebruik van het handboek zijn er een aantal verbeteringen geconstateerd. De verbeterpunten zijn vooral terug te vinden in de doorlooptijd van een project, de inwerktijd van nieuwe medewerkers en inleners, gedrag/werkwijze van medewerkers en inleners en de engineering van een project.
Inwerktijd:
Doordat het gehele proces van het engineeren van een project op hardware niveau beschreven is, zal de inwerkperiode voor nieuwe collega’s verkort worden. De nieuwe collega’s kunnen het handboek thuis vanaf het netwerk of als hardcopy doorlezen. Dit heeft als voordeel dat tijdens werkdagen specifieke vragen gesteld kunnen worden over het proces.
Engineering:
De doorlooptijd van een project zal op gebied van engineering verkort worden. De verkorte engineering periode is te verklaren doordat in het 2e deel van het handboek tabellen en informatie is beschreven die gebruikt wordt tijden het engineeren. De tabellen en informatie zijn verzameld vanuit verschillende bronnen en samengevat in het handboek. Doordat alle informatie in een document aanwezig is zal het opzoeken en toepassen van de informatie de doorlooptijd van het project verkorten.
Doorlooptijd:
De doorlooptijd van een project zal vooral op gebied van engineering verkort worden. Op andere onderdelen van het project zal de doorlooptijd ook verkort worden. Dit is te verklaren aan de hand van het 1e deel van het handboek. In dit deel van het handboek worden alle processen en taken beschreven die binnen een project uitgevoerd dienen te worden. Bij de taken staat vermeld wie verantwoordelijk is voor het resultaat. Door duidelijkheid en verantwoordelijkheid onder de werknemers zal de doorlooptijd verkorten.
Gedrag/werkwijze:
Bij het gedrag of werkwijze van de huidige werknemers is geen verandering waargenomen. Dit is te verklaren omdat het handboek gebaseerd is op de werkwijze van de huidige werknemers. Tevens is een groot deel van de informatie die aanwezig is in het handboek aangedragen door de werknemers zelf. Het handboek is vooral gericht op toekomstige werknemers en inleners, wanneer ze in een nieuwe organisatie komen te werken zal het handboek leidraad zijn voor de manier van werken en communiceren met elkaar.
4.1.9 Knelpunten en oplossingen
In deze paragraaf worden enkele knelpunten die uit de eerste analyse in het begin van de
afstudeerperiode naar voren zijn gekomen beschreven. Het uiteindelijke doel, begin situatie en eind situatie worden beschreven. hieruit kan worden opgemaakt of het knelpunt nog steeds aanwezig, verminderd of vervallen is.
Knelpunt:
Geen standaardisatie van de processen op de afdeling hardware engineering.
Beginsituatie:
Geen vaste volgorde om een project te engineeren. Engineeren gaat vanuit eigen kennis + ervaring van medewerkers. Processen staan niet beschreven.
Doel:
In juiste volgorde vastleggen van processen die uitgevoerd worden om tot een bepaald resultaat te komen. Kennis en ervaring vastleggen zodat deze bruikbaar is voor alle hardware engineers.
Eindsituatie:
Er is per onderdeel in een project een beschrijving van het proces gemaakt en er zijn flowcharts
ontwikkeld die de stappen in juiste volgorde weergeven. De kennis en ervaring van de medewerkers is nu gedocumenteerd en vastgelegd in de flowcharts zodat nieuwe medewerkers hiervan gebruik kunnen maken.
Knelpunt:
Hoe CE markering toe te passen in combinatie met een schakelkast.
Beginsituatie:
Onduidelijkheid bij collega’s over de richtlijnen en voorwaarde voor CE markering in combinatie met een schakelkast. Collega’s kunnen geen duidelijk verhaal presenteren aan klanten wanneer er gevraagd wordt naar een CE markering op een schakelkast. Niet genoeg kennis over CE markering.
Doel:
Duidelijk beschrijven wanneer en hoe CE markering wordt toegepast bij een schakelkast. Collega’s informeren over de richtlijnen en voorwaarde van CE markering.
Eindsituatie:
Na analyse van de richtlijnen en voorwaarde voor een CE markering is een document over CE markering opgesteld. Het document beschrijft wat CE markering is, wanneer het wordt toegepast, wat de
voorwaarde zijn en of het ook op een schakelkast mag worden aangebracht. De beschrijving is
ondersteund door een blokschema wat weergeeft welke onderdelen en documentatie nodig zijn om een CE markering af te geven.
Knelpunt:
Huidige manier van testen niet volgens voorgeschreven normen en richtlijnen voor CE markering Beginsituatie:
Huidige test document en manier van testen. Er ontbreken testen volgens voorgeschreven normen en richtlijnen voor CE markering.
Doel:
Beschrijven van testen die uitgevoerd moeten worden, opstellen van testdocument volgens normen en richtlijnen voor CE markering.
Eindsituatie:
Beschrijving van de testen waaraan voldaan moet worden wanneer een CE markering moet worden afgegeven.
Test document opgesteld waarin de beschrijving van de testen en testresultaten worden ingevoerd.
Om de doorloop van het testen van een schakelkast te bevorderen is onderzocht of testen door middel van een installatietester voordelen oplevert. Naar aanleiding van het onderzoek heeft er een informatief gesprek met de leverancier van een installatietester plaatsgevonden, eventueel vervolg gesprek moet nog gepland worden met Van Doren Engineers