Zie ook paragraaf 6.4 uit rapportage ‘Evaluatie Pilot Burgertop Limburg;
vrijwilligheid ondersteunen met een onkostenvergoeding’.
Uit de evaluatie met de trainees blijkt dat er in het begin onevenredig veel tijd is gaan zitten in het bespreken van het ‘proces’ in plaats van dat de ‘inhoud’ is besproken. Daarnaast worden verbeterpunten genoemd rondom het definiëren van de begeleidende rol en wanneer er wel/niet door de begeleiding dient te worden ingegrepen. Zie ook paragraaf 5.1. uit rapportage Evaluatie Pilot Burgertop Limburg; ondersteunende rol medewerker provincie: bepaal de rol’.
Aanbevolen wordt om van tevoren alle deelnemers, inclusief begeleiding, een soort reglement mee te geven omtrent wat ze kunnen verwachten én wat er van hun wordt verwacht. Tevens om een introductie-sessie te organiseren waarin de positie wordt toegelicht en rollen en verwachtingen duidelijk worden gemaakt.
Het is ook gewenst om een gedragscode op te stellen waarin iedereen (zowel deelnemers als trainees / organisatie) met hetzelfde uitgangspunt het traject ingaan. Afzonderlijk kunnen hier geen rechten aan worden ontleend. Zie ook paragraaf 5.4. uit evaluatie rapportage.
In de gedragscode komt dan o.a. te staan:
• Deelnemers hebben beroepsmatig geen belang bij de uitkomst van het Burgertoppanel;
• Deelnemers kunnen slechts aan één panel deelnemen;
• Deelnemers respecteren elkaars inbreng en laten elkaar aan het woord;
• De opgehaalde ideeën en adviezen zijn ten behoeve van het project Burgertop Limburg;
• Regel van tevoren de vergoedingen en leg de registratieplicht neer bij de deelnemers.
Een gedragscode alleen is evenwel niet voldoende. Het is van belang dat er voldoende tijd en aandacht geïnvesteerd wordt om beelden en verwachtingen over een weer gelijk te schakelen. Maak kennis met de deelnemers en leg van tevoren praktische zaken uit en wees betrokken, geef zelf het goede voorbeeld als overheid.
Regel ondersteuning voor coördinatie en begeleiding
Voor de afstemming tussen alle stakeholders (zie Actoren & Afkortingen) vinden diverse fysieke coördinatie overleggen plaats. Denk aan het RvA-overleg, OC-overleg, trainee-overleg en de afzonderlijke Burgertoppanels-overleggen.
Een afgesproken digitale manier kan hierbij ondersteuning bieden. Met name om de regie tussen alle schakels (coördinatie) te optimaliseren. Digitalisering heeft een tweeledig doel:
• Bevorderen van de efficiency: het bevorderen van een praktisch werkbare, doelmatige afstemming tussen de procedures; waar mogelijk bevorderen dat processen worden gestroomlijnd waarmee een versnelling wordt bewerkstelligd;
• Bevorderen van de effectiviteit: de afstemming wordt zodanig vormgeven dat de klantvraag (‘Provinciale Staten’) wordt meegenomen in de uitwerkingen.
Bovenstaande doelen kunnen conflicteren. In dat kader is het wenselijk dat wordt vastgelegd dat per doel één partij aan de lat staat. Voor ‘efficiency’ staat het OC aan de lat en voor ‘effectiviteit’ de RvA. Desbetreffende voorzitters zijn verantwoor-delijk voor afstemming.
• Bij versterking van de coördinatie en begeleiding worden de volgende adviezen gegeven:
• Zorg voor professionele (proces)ondersteuning in de Burgertoppanels.
Zie ook paragraaf 5.1. uit evaluatie rapportage;
• Zorg voor een strakke organisatie en een juiste dagvoorzitter bij plenaire bijeenkomsten;
• Coördineer samen – in overleg met deelnemers van de Burgertoppanels- en begeleid de voorbereiding van de adviezen/presentaties;
• Zet burgers in hun kracht: geef hen een gezicht, een stem, en profileer de burger. Zie ook paragraaf 5.5. uit evaluatie rapportage;
• Focus op het creëren van een goede sfeer en de juiste groepsdynamiek.
Zie ook paragraaf 5.3. uit evaluatie rapportage;
• Communiceer continu, in regelmaat en met duidelijke en herkenbare communicatie instrumenten zoals een nieuwsbrief met logo. Maar ook met extra aandacht voor de inzet van social media. Anticipeer met de inzet van communicatie middelen op de deelname van verschillende doelgroepen.
Zie ook paragraaf 7.2. uit evaluatie rapportage. Zorg voor een starterkit bij de aanvang van burgertoppanels, bestaand uit: ondersteunende materialen, informatie over de kaders waarin de Provincie dit thema op dit moment uitwerkt en praktische informatie over vergoedingen etc. Zie ook paragraaf 5.4 uit evaluatie rapportage.
Rapporteer regelmatig aan politiek en burger
De lerende organisatie staat steeds meer centraal. Als een overheid burgers aanspoort mee te doen, door bijvoorbeeld het organiseren van een Burgertop, dan dient dit voort te vloeien uit de authentieke overweging dat je als overheid ook openstaat voor inspraak. Bewustwording van burgers én ook van de Provinciale overheid vormt een van de kernconclusies van dit proces. Toch is deze bewust-wording omtrent de rol die burgers kunnen vervullen niet altijd even duidelijk.
Hoe zorgen we er bijvoorbeeld voor dat dit proces van bewustwording ook in andere groepen dan alleen de huidige participanten een plek krijgt? De volgende adviezen worden gegeven:
• Rapporteer met regelmaat aan Provinciale Staten wat de voortgang is van het proces. Zie Bijlage I;
• Rapporteer niet enkel met nota’s naar PS maar verzorg ook beeldmateriaal en / of plenaire ‘live’ bijeenkomsten om met elkaar het gesprek te blijven voeren over ontwikkelingen en standpunten;
• Organiseer in de verschillende PS commissies inhoudelijke workshops in bijzijn van betrokken burgers en verantwoordelijke portefeuillehouder(s) over specifiek opgestelde burgeradviezen;
• Zorg met regelmatige informatievoorziening dat er een positieve framing in de pers ontstaat over het samenspel tussen PS-GS en de burger in Limburg.
Draag met elkaar de positieve boodschap met trots uit.
Lees ook paragraaf 9 uit “Evaluatie Pilot Burgertop Limburg”.
5. Reflectie
5.1 Van temperatuurmeting naar een hulpmiddel bij beleidsontwikkeling
Bij burgerparticipatie kan gebruik worden gemaakt van verschillende elementen (cyclus) van de Burgertop Limburg, waarbij het samenspel van groot belang is.
Bij het instrument Burgertop Limburg start de temperatuurmeting in de samen- leving met een Publieke Raadpleging. Op basis van de resultaten van de Publieke Raadpleging wordt de cyclus verder doorlopen met achtereenvolgens de fysieke Burgertop en Burgertoppanels om uiteindelijk te komen tot concrete burgeradviezen.
De Burgertop Limburg voegt daarom een nieuw, innovatief perspectief toe aan de huidige manier waarop beleid wordt ontwikkeld. De cyclus van de Burgertop Limburg met als onderdeel de Burgertoppanels vertoont gelijkenis met die van de standaard beleidscirkel (Hoofdstuk 3). Deze ‘aangepaste’ burgerparticipatiebeleids-cirkel is in figuur VIII te zien:
Figuur IX: Burgertop-beleidscirkel, gebaseerd op de beleidscirkel van Cairney
Daar waar agendering en kaderbepaling normaliter de eerste fase zijn binnen het beleidsproces, biedt de cyclus van Publieke Raadpleging, fysieke Burgertop en de Burgertoppanels een alternatieve of aanvullende vorm voor deze fase. Hierbij kan de overheid nog steeds de kaders of de thematieken bepalen om ervoor te zorgen dat de discussies en adviezen van de Burgertop aansluiten op, bijvoorbeeld, het Collegeprogramma.
Ook bij monitoring en evaluatie, die de laatste fasen vormen binnen het beleids-proces, kan gedacht worden aan de inzet van de fysieke Burgertop en Burgertop-panels om in samenspraak beleid te monitoren en te evalueren. Immers degene die profijt moet hebben of impact moet merken, is vaak ook de burger. Door ook op participatieve wijze beleid te evalueren, kan de overheid ervoor zorgen dat in vervolgstappen meer aansluiting is bij de burgers als doelgroep, in de uitvoering van een nieuwe cyclus Burgertop of een reguliere beleidscyclus.
De Burgertop Limburg is een instrument voor burgerparticipatie dat PS kunnen inzetten ter ondersteuning van hun rol om sturing te realiseren en kaders te schetsen vanuit de samenleving. Instellen van een Raad van Advies met zowel PS-leden als ook burgerraadleden voor het regisseren van het proces, en het oprichten van een extern onafhankelijk Organiserend Comité voor de uitvoering ondersteunen aansluiting bij maatschappelijke uitdagingen. Simultaan kunnen GS de Burgertop Limburg gebruiken om het actuele beleid te toetsen en nieuw beleid te ontwikkelen. De Burgertoppanels hebben in 2019, verdeeld over verschillende thema’s, adviezen uitgebracht. Deze achttien burgeradviezen sluiten inhoudelijk aan bij de verschillende portefeuilles van GS. Burgeradviezen die niet tot de competentie van de Provincie behoren, worden door PS doorgeleid naar direct betrokken stakeholders, veelal non-gouvernementele organisaties in Limburg.
Betrokkenheid van burgerpanelleden bij uitwerking van de adviezen zou een uitgangspunt moeten zijn.
Rolbepaling van het instrument is daarom erg belangrijk. De inzetbaarheid van de Burgertop en Burgertoppanels is breed. De beheersing en keuzes die hierbij gemaakt worden is een verantwoordelijkheid van Provinciale Staten.
5.2 Van pionieren naar bestuurlijke vernieuwing
Versterken van burgerparticipatie kan alleen als de betrokken partijen allen hun schouders er onder zetten. Verantwoordelijkheid voor dit proces ligt deels bij de overheid, deels bij de individuele burger (maatschappij). Uiteindelijk zullen politieke keuzes ten grondslag liggen aan het pad dat wordt bewandeld. Verschillende spanningsvelden zijn daarbij te benoemen. Denk bijvoorbeeld aan:
• Wordt het instrument ‘Burgertop Limburg’ als een zelfstandig instrument gepositioneerd of als onderdeel van een breder meer omvattend burgerpartici-patietraject?
• Hoe verhoudt burgerparticipatie als beleidsinstrument zich tot het mandaat dat PS reeds van de Limburgse burgers heeft gekregen?
• Wordt bij de inzet van het instrument een inhoudelijk kader gebruikt of laat je dat helemaal open? Hoe zit het met de democratische borging?
• Op welk moment in een beleidsontwikkelingsproces wordt aan de burger de mogelijkheid gegeven om een bijdrage te leveren?
• Waar ligt het eigenaarschap van een instrument als de ‘Burgertop Limburg’? Is het een barometer voor wat er speelt in de samenleving die input voor beleid levert? Of is de inbreng van de burgers een papieren tijger?
Uit de conclusies die eerder in deze Wegwijzer zijn getrokken en de ervaringen die zijn opgedaan bij de deelnemers aan en met de organisatie van het instrument
‘Burgertop Limburg 2018’, klinkt één geluid duidelijk door: “Het smaakt naar meer!”. Dat vindt ook de nationale overheid. Het programmateam ‘Democratie in Actie’ van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkszaken in Den Haag komt op korte termijn naar Limburg om zich te laten informeren over de resultaten en geleerde lessen.
5.3 Pilot Burgertop Limburg is geslaagd
Op basis van de evaluatie afgenomen bij verschillende stakeholders (Bijlage III) wordt geconcludeerd dat de pilot is geslaagd. Deelnemende burgers zijn zeer betrokken gebleken bij deze pilot. Er zijn meer burgeradviezen opgesteld dan oorspronkelijk verwacht en PS en GS hebben direct geanticipeerd om bij de monitoring van hun werkprocessen direct ook aandacht te schenken aan de afhandeling van de opgestelde burgeradviezen. Zowel de Griffie (PS) als het ambtelijk apparaat van de Provincie Limburg (GS) heeft directe afstemming gehad over de wijze van opvolging en ontsluiting van informatie over de opvolging van de burgeradviezen richting burgers.
Kortom bestuurlijke vernieuwing is in de praktijk gebracht. Ervaring leert ons om burgers continu op de hoogte te houden over de beleidsontwikkelingen op de hen prioritaire onderwerpen en hen actief te betrekken door burgeradviezen te laten opstellen over onderwerpen waar zij meer aandacht voor willen hebben dan dat in reeds bestaande kaders is opgenomen.
Figuur X: Burgertop-beleidscirkel, gebaseerd op de beleidscirkel van Cairney