Rapportage ten behoeve van de Voortgangscommissie Sint Maarten

3e kwartaal 2012

De

Minister

voor

Volkshuisvesting Ruimtelijke Ontwikkeling Milieu

en

Infrastructuur

(VROMI)

Datum 10okt. 2012

5424884 AlgemeneZaken 03:0l:17p.m. 11-07-2012 4/48

1. Inleiding:

Voor

u ligtde voortgangsrapportage van^het³^e^kwartaalvan2012. In het afgelopenis

weer

prioriteit

gegeven aan

deuitvoeringvan

de

actiesin relatie totdevoortgangsrapportage.

De

basisvoor

de

^acties overleg

met de

voortgangscommissie en ishet

VROMI

ministerieplan 2011. Ondertussenis

een nieuw

ministerieplan vastgesteldvoor

2012 - ₂₀₁₄

diealskaderbiedtvoor

de

prioriteitstellingin

de komende

periode.

Geboekte voortgang gedurende het afgelopen kwartaal

De onderwerpen

inrelatietot

de

voortgangsrapportagedie

opnieuw

in hetmiddelpuntblijvenstaanzijn

personeel,training

en

opleiding,verbeteringvergunningverleningenhandhaving,

wet

en regelgeving, administratieveorganisatie, ICTorganisatie, archiefenaanbestedingsregels.

De

bijgevoegdeactielijstlaat

de

voortgangen actuelestandvan zakenzien.

Personeel:

De

personeelsversterking verloopt volgens planning. Concreetzijn er2

nieuwe medewerkers

indienstgetreden in het

tweede

kwartaal, te

weten

een beleidsmedewerkerbijde dienst

domeinbeheer

en een

nieuwe

juridisch beleidsmedewerkerbij het stafbureau.Tevensis

een

besluit

genomen om een

seniorbeleidsmedewerkerbij

de

beleidsafdeling

VROM

ⁱⁿ dienstte

nemen

de

4^e kwartaalvan2012.

Momenteel

lopenwervingsproceduresvooronder andere

de

volgendekritieke vacatures: 1Senior Beleidsmedewerker voor debeleidsafdeling

VROM,

Hoofdmedewerkers

en 2 ContractBeheerders binnen Beheersdienst,1

hoofdmedewerker en

1vergunningverlener

voor de

dienst

Vergunningen

en

1 Projectmanager voor

de

dienst

Nieuwe Werken.

Inmiddels iser

een

veroordelendevonnis

gewezen

de

zaakvan

de

Veiligheidsinspecteurva

de

dienst

—

Inspectie. Er

wordt een

adviesingediendin de 4^ekwartaal

om

betrokkenedefinitief uitdienst

van

het ministerie teontslaan

en om de

wervingtestartenvooreenvervangendeinspecteurin

de

functie.

Bovenformatief:Zoals in

de

eerdererapportagevermeldtligt

de

nadereuitwerkingvan het planvan

aanpak

"bovenformatieven"

nu

grotendeels buiten hetministerie

VROMI.

Ervindtgestaagvoortgang

op

dit

onderwerp

VROMI

volgt

de

statusvanafhandelingvan

de

dossiersen

neemt

in overleg

met P&O

de

nodigeacties.

Voor

medewerker

^iseenbesluit

genomen om

betrokkene ⁱⁿ

een

functie binnen het Beheersdienst te plaatsen. Erzijn

momenteel

totaal

nog

8functiesals boven-formatie aangemerkt,

waarvan

1tewerkisgesteld binnen hetministerieenvoor2eenontslagprocedure isaangevangen.

Training

en

opleiding:Binnen

de

financiëlemogelijkhedenblijft

VROMI

sturen

op

training

en

opleiding.

Met name

voor dediensten vergunningverlening

en

inspectiezijnerenkele trainingen diehet

komend

kwartaalgeplandzullengaan worden,zoals

de

training

Buitengewoon

Agent

Van

Politie,toepassing

van

geldende wet- enregelgeving,hetschrijvenvanadviezen enrapporteren. Binnen het Ministerievan

Justitieis eenstichtinginhet levengeroepen voorhet organiserenvano.a. detrainingBAVPol,Sint

Maarten

Justice

Academy.

Er is

de

laatste

maand

intensiefcontact

met

Justice

Academy van

het

MinisterievanJustitie,betreffende

de

uitwerkingvan

de

BAVPoltraining.Het

wachten

op een

formele erkenningvan

de

opleiding

door de

ministervanjustitie.

De

trainingvoor middle

management

^is^door

Wat ^voor

5424884 AlgemeneZaken 03:01:34p.m. 11-07-2012 5/48

Ondertussen

wordt

ergewerkt aan

de

voorbereidingenvoor eentraininginhet gebruikvan MS-Project voor project

medewerkers

van dediensten

Nieuwe Werken

en Beheersdienst,

alsmede

aan

een

training voor het gebruikvan de internationalecontractvorm FIDICvoor

de

voorbereidingen uitvoeringvan

projecten.Beidetrainingen zullen

worden

gegeven in

de

^4*kwartaal.

Versterkinginspectie, handhaving

en

vergunningverlening: Het door deexterne consultantopgestelde organisatieplanen

de

procesbeschrijvingenzijnvastgesteld.Dit betekenddat het afgelopenkwartaal gewerktisvolgenshet, binnen

de

betreffende diensten, vastgestelde

nieuwe

organisatiemodel.

Met name

binnen

de

dienstinspectieis het

nieuwe

organisatiemodeleenwijzigingin

de

dagelijkse

werkzaamheden.

Daarnaastzijn ervoorstellengedaan voor aanpassing enwijziginginmandatering.

Hiervoorzullen inhet

nog

naderevoorstellenuitgewerktgaanworden.

Vergunningverlening:

Concretecijfers1-7-2012:

Totaalaangevraagde vergunningen van

2006

toten

met 2010 1901

Totaalafgehandeld vóór

2011 1338

Achterstandvan

voorgaande

jaren

op

1-1-2011 563 Achterstand van

voorgaande

jaren

op

^1-1-2012

354

Totaal afgehandeld

van

achterstandvan

2006

t/m

2010 39

Huidige achterstand

van 2006 t/m 2010

315

Totaal aangevraagde vergunningenin

2011

259

Totaalafgehandelde vergunningen van

2011

183

Nog

nietafgehandeld

van 2011 76

Totaalaangevraagde vergunningen

2012

t/m 3^eQ. 219

Totaalafgehandelde vergunningen van

2012

Nog

^nietafgehandeld

van 2012

147

Totaal

nog

aftehandelen vergunning aanvragen

538 Van

de(76)

nog

nietafgehandeldeaanvragen van

2011

zijn29albestuurlijk

goedgekeurd en wachten op

betalingvanlegesdoor

de

aanvrager,

wachten

op

correctiesofaanvullingenvan de aanvrager

en wachten

15 aanvragen

op

nadereadviseringvaninterne diensten.

Van

de(147)

nog

nietafgehandelde aanvragen van

2012

zijn

24

al bestuurlijkgoedgekeurd en

wachten op

betalingvanlegesdoor

de

aanvrager voorafgiftevan

de

vergunning.

wordt

door dedienstVergunningen eenPlanvan

Aanpak

voorbereidvoorhet

wegwerken

van

de nog

resterendeachterstandvan

2006 -

_2010.

Wet en

regelgeving: In

samenwerking met JZ&W

heeft

opnieuw

overlegplaatsgevonden betreffendede ontwikkelingvan

de

conceptlandsverordening

VROMI.

Geplande

en gewenste

ontwikkelingen

hebben

echter

een

vertragingopgelopen. Oorzaakligtvooralin

de

hoeveelheid

wet

enregelgevingdie

om

5424884 AlgemeneZaken 03:01:47p.m. 11-07-2012 6/48

aanpassingen ontwikkelingvraagt. Er iseen

TOR

opgesteldvoor deinhuurvan

een

externjuristvoor het opstellenvan nadere

LBHAM-men

ⁱⁿrelatietotvergunningverleningen handhaving.

wordt

voorgesteld

om

hiervoorbudgetvrijte

maken

vanuit het

USONA

projectversteking vergunningverlening

en

handhaving.

Erisbegin

2012

opdracht verleend aan eenexternbureau

om

deregelgeving

op

^hetgebiedvan

Domeingronden

te actualiseren. Hierindient bijvoorbeeld concreette

worden

geregeld

waar de

bevoegdheidligt

om

landsgrondenaan derdenovertedragen. In dehuidige regelgeving^is^ditniet duidelijkgeregeld.

Administratieveorganisatie: Binnen

de

procesbeschrijvingenvan dediensten vergunningverlening

en

inspectie is

eveneens de

administratieveorganisatie

opgenomen.

Verder

worden op

dit

moment de

primaireprocessen beschreven binnen dediensten

Nieuwe Werken

de

Beheersdienst.

Ook

hierbij

worden de documentstromen

ⁱⁿkaartgebracht.VerderdientDecosals

Document management

systeem vooralle

binnenkomende

en uitgaande

documenten.

Hiermee vorderen

de

ontwikkelingen m.b.tbeheersingenverbeteringvan

de

administratieveorganisatie.

ICT organisatie: Zoals ⁱⁿ

de

eerdere rapportage vermeldisDecosleverancier

van

het Business Process

Management,

ofwel BPM-tool.

Met de nieuwe

softwarezal het mogelijkzijn

om de Workflow

binnen

de

dienstenInspectieen Vergunningverleningⁱⁿ^te^voeren,^te^volgenen beheersen. Volgensplanningishet afgelopenkwartaal

een aanvang gemaakt met

de implementatie vanhet

workflow management

systeem.

De

testen voorhet eerste ingevoerde vergunning^proces^zijngaande.

Daarnaastwerkt de ICT afdelingvoor

VROMI

naar implementatie van SharePoint^als^intranetomgeving.

Tevens wordt

ergewerkt aan hetinvoerenvan gegevens in het Geografisch Informatie

Systeem

voor

VROMI,

dit

wordt

opgezet door de beleidsafdeling

VROM.

Archief: Hetvorig kwartaalisereen archiefbeheerder

aangevangen om

^als[projectleider

op

^tetredenⁱⁿ

de

opschoning van

de

archievenvan

VROMI.

Tevensisereen ruimtevrij

gemaakt

voor kantoor

en

zijn

de

archieven binnenhet

nieuw

bestuurskantooringebruik

genomen

voorhetoverplaatsenvan de archievenvan

onder

andere

VROMI

naardearchiefruimtevanhet

nieuw

bestuurskantoor. Daarnaastis

ertijdelijk 1 uitzendkracht ingezetvooropschoning,ordeningen beheer van hetarchief

en

wordt

de 4

^e^kwartaal

nog

1 uitzendkrachten ingezet

om

daarinteondersteunen. In

de toekomst

zalgekeken

worden

naar demogelijkheidvaninrichtingvan

een

digitaalarchief.

Aanbestedingsregels:

De

projectgroepaanbestedingheeft

met

deelnemersvanuit

de

verschillende ministeries

een

eerste aanzet

gemaakt

voor

de

totstandkomingvantransparante aanbestedingsregels.

De

projectgroep heefteen adviesvoorgelegdaan

de

Minister Presidentvoorofficiëleerkenningvan

de

statusvan

de

projectgroepalsadviesorgaan.Vooralsnogis

de

statusvanhet adviesonduidelijk.

Ondertusseniserbinnen deoverheid dooreen externepartij

een

wijzigingvan de comptabiliteit verordeninguitgewerkt diegoedgekeurdisdoorde

Raad

vanMinisters. Hetprocesvanadviseringover

de nieuwe

aanbestedingsregelsvaltgrotendeels buiten

de werkzaamheden van VROMI.

5424884 AlgemeneZaken 03:02:04p.m. 11-07-2012 7/48

Financiële paragraaf

De

belangrijksteorganisatie verbeteringsprojecten

worden

totnutoe gefinancierd

met

middelen beschikbaargesteld door

USONA

vanuit Nederlandseontwikkelingshulp. Het betreftintotaalongeveer

ANG

1,6 min.voorprojecten betreffende

de

afdeling

VROM

de

dienstenVergunningen en Inspectie.

Deze

bronvanfinancieringlooptbinnenkortaf.

De

landsbegroting

2012

vanSint

Maarten

isdoorhet Parlementvastgesteld,ditbiedt

meer

zekerheid m.b.t. het beschikbarebudget voorbijvoorbeeld

de

werving voorkritiekefuncties die nietdoor

USONA

gelden betaald

worden

en voor deverbeteracties die

door de

eigen middelen van het landdienente

worden

gefinancierd.

5

5424884 AlgemeneZaken 03:02:10p.m. 11-07-2012 8/48

Resultaten/

actielijst:

Actie.nr Omschrijving Status ^. Planning 1

Beleid

en

strategie

1 InvoeringPerformance

management Vooreen goed

inzichtinde ontwikkelingvan dediensten

worden

verbeteringenin

performance

management

iederkwartaal gevolgd.

Doorlopend

2 OntwikkelingMinisterie Plan inclusief beleidsdoelstellingen

Hetministerieplan

2012 -2014

isvastgesteld door

de

Minister. Ditplan zal

worden

gebruiktalsleidraadvoor de

prioriteitstellingbinnen het ministerievoor de

komende

periode.

4Jaarlijks

Medewerkers

3 Personeelsversterking

algemeen

Hetafgelopen kwartaalzijner

opnieuw

2 kritische functies ingevuld.

2 Wekelijks iser

een

overleg tussen

de

CtM en

SG

waarin

de

planningen

voortgang geëvalueerd en geactualiseerd wordt.

4 ^Oplossingbovenformatief^personeel

De

verantwoordelijkheidvoor afhandelingvan

de

dossiers

ligtgrotendeelsbij

P&O

en SZV.

Ontwikkelingen

worden

door

VROMI

gevolgden ondersteund.

5 Training

Vanwege

hetbenodigd

akkoord van hetMin.v.Just. is

een

vertragingm.b.t. de trainingbuitengewoon agent.

In document Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ontwikkeling, Milieu en Infrastructuur (pagina 27-32)

Rapportage ten behoeve van de Voortgangscommissie Sint Maarten

3e kwartaal 2012

De

voor

en

(VROMI)

Datum 10okt. 2012

Voor

weer

gegeven aan

de

De

de

met de

VROMI

een nieuw

2012 - 2014

de

de komende

Geboekte voortgang gedurende het afgelopen kwartaal

De onderwerpen

de

opnieuw

en

wet

De

de

De

nieuwe medewerkers

tweede

weten

domeinbeheer

nieuwe

een

genomen om een

de

VROM

nemen

de

Momenteel

de

VROM,

Hoofdmedewerkers

hoofdmedewerker en

voor de

en

de

Nieuwe Werken.

een

gewezen

de

de

de

—

wordt een

om

van

en om de

de

de

de

aanpak

nu

VROMI.

op

onderwerp

VROMI

de

de

neemt

met P&O

de

Voor

medewerker

genomen om

een

momenteel

nog

waarvan

en

2012 - ₂₀₁₄

Wat ^voor