DEEL I : ADMINISTRATIEVE EN WETTELIJKE BEPALINGEN
Hoofdstuk 2: Procedure
2.1. AARD VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht is een meerjarige open opdracht van diensten betreffende hotelaccommodatie voor personen of groepen van personen die door BTC uitgenodigd worden, overeenkomstig de voorwaarden bepaald in Deel II van dit bijzonder bestek. Het gaat om hoteldiensten.
De opdracht bestaat uit 8 percelen vernoemd naar de plaats van huisvesting:
Perceel 1: BRUSSEL Perceel 2: BRUSSEL Perceel 3: ANTWERPEN Perceel 4: LUIK
Perceel 5: BERGEN
Perceel 6: LOUVAIN-LA-NEUVE Perceel 7: GENT
Perceel 8: CHARLEROI
2.2. GUNNINGSWIJZE
Deze opdracht wordt gegund via een algemene offerteaanvraag op grond van artikel 13 en seq.
van de wet van 24.12.1993.
2.3. BEKENDMAKING
De opdracht is onderworpen aan de Belgische bekendmaking en zal eveneens gepubliceerd worden op de website van BTC (www.btcctb.org).
2.4. INLICHTINGEN
De gunning van deze opdracht wordt gecoördineerd door de dienst Logistiek & Aankopen.
Zolang de opdracht loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende overheid en de (eventuele) inschrijvers omtrent deze opdracht uitsluitend via die dienst en het is de (eventuele) inschrijvers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende overheid omtrent onderhavige opdracht, tenzij in het bestek ander is bepaald.
Tot een week voor de opening van de offertes kunnen kandidaat-inschrijvers vragen stellen over het bijzonder bestek en de opdracht. De vragen worden schriftelijk gesteld aan Mevr. Léa Ingabire, dossierbeheerder overheidsopdrachten, Hoogstraat 147, 1000 Brussel, België (lea.ingabire@btcctb.org) en worden beantwoord naargelang ontvangst.
Wanneer de geïnteresseerde inschrijvers het bijzonder bestek in elektronische versie hebben gedownload, worden ze verzocht contact op te nemen met de dossierbeheerder overheidsopdrachten (hoofdstuk 6, punt 1) om hem hun gegevens door te geven en inlichtingen in te winnen over eventuele wijzigingen of bijkomende informatie. Er wordt ook aangeraden regelmatig de bovenvermelde kanalen van publiciteit/bekendmaking te raadplegen. De inschrijver wordt geacht kennis te hebben genomen en rekening te hebben gehouden met eventuele rechtzettingen aan de vooraankondiging.
2.5. DE OFFERTE
2 . 5 . 1 . VO R M E N I N H O U D
De offerte wordt opgemaakt aan de hand van het offerteformulier dat bij het bijzonder bestek gevoegd zijn en moet alle gevraagde gegevens en documenten bevatten. De inschrijver wordt verzocht om de instructies om de offerte op te stellen (cf. Deel 3 ‘Samenstelling van de opdracht’) aandachtig te lezen en nauwkeurig te volgen, om te vermijden dat zijn offerte wordt uitgesloten wegens formele onregelmatigheid.
De inschrijver die zich op meerdere percelen wil inschrijven moet voor elk perceel een offerte indienen. Hij mag die offertes wel in één dossier bundelen en voor elk perceel naar documenten verwijzen die hij eenmaal bijgevoegd heeft voor het geheel van de percelen.
2 . 5 . 2 . DR A A G W I J D T E V A N D E O F F E R T E
De inschrijver moet zonder voorbehoud inschrijven op het volledig bijzonder bestek. Indien het bestek leemten, vergissingen en/of onduidelijkheden zou vertonen, moet de inschrijver deze aanduiden en verbeteren in een afzonderlijk document, waarbij hij de nodige uitleg geeft en de gevolgen ervan beschrijft, inzonderheid op financieel en technisch vlak.
Door een offerte in te dienen, verklaart de inschrijver af te zien van zijn eigen algemene (verkoops)voorwaarden. Elke andersluidende vermelding zal beschouwd worden als een voorbehoud met de onregelmatigheid van de offerte als gevolg.
2 . 5 . 3 . SA M E N S T E L L I N G V A N D E O F F E R T E
1) Het volledig ingevulde offerteformulier (Zie Deel III : Offerteformulier);
2) Een financiële offerte;
3) Een technische offerte met de aangeboden diensten in het kader van deze opdracht;
4) Documenten opgevraagd in punt 2.5.10 ‘Selectiecriteria’;
5) Een document met een algemene omschrijving van het etablissement, een gedetailleerde omschrijving van de lokalen die ter beschikking van BTC zullen gesteld worden in het kader van deze opdracht, indien nodig vergezeld van folders, foto’s…
6) Het brandverzekeringscertificaat voor de gebouwen van de inschrijver.
2 . 5 . 4 . IN D I E N E N V A N D E O F F E R T E S
De offerte wordt opgesteld in 3 exemplaren, waarvan een exemplaar met de vermelding
‘origineel’ en de twee andere met de vermelding ‘kopij’ of ‘duplicaat’.
De offerte bevat de nodige documenten in het kader van de selectie- en gunningscriteria (zie infra).
De offerte wordt verstuurd naar BTC, naar het adres dat vermeld is in punt 2,4 van Hoofdstuk 2
‘Informatie’, onder gesloten enveloppe waarop het volgende vermeld is: ‘OFFERTE’, het nummer van het bijzonder bestek (Bxl 569). Die moet op 19/10/2009 om 12h00 ten laatste in ontvangst genomen worden, en kan per aangetekende zending met de post of per koerier tegen ontvangstbewijs opgestuurd worden.
De offerte en alle bijbehorende documenten moeten genummerd en door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend zijn. Hetzelfde geldt voor verbeteringen, doorhalingen of aantekeningen die erop aangebracht zouden zijn. De gemachtigde moet tonen dat hij gemachtigd is om de inschrijver te verbinden.
Oveereenkomstig artikel 89 van het K.B. van 8 januari 1996 moet de offerte worden opgesteld op de originele offerteformulieren, bij dit bijzonder bestek gevoegd. Wanneer de offerte echter op andere formulieren is opgesteld (bijvoorbeeld op een gescande versie van deze formulieren), is de inschrijver gehouden zelf de overeenstemming tussen deze formulieren en de originele formulieren vast te stellen en moet hij op elke bladzijde van deze gebruikte formulieren aanduiden dat ze conform de originele offerteformulieren zijn.
2 . 5 . 5 . OP E N I N G OF F E R T E S
De offertes worden op 19/10/2009 om 12h15 tijdens een openbare zitting geopend op het adres vermeld onder punt 2.4 van Hoofdstuk 2 ‘Informatie’ in zaal TANA.
2 . 5 . 6 . TA A L V A N D E O F F E R T E
De offertes worden opgesteld in het Nederlands of het Frans (sommige technische bijlagen mogen in het Engels afgeleverd worden indien er geen vertaling van bestaat), overeenkomstig de offerteformulieren van Deel III van het bijzonder bestek.
2 . 5 . 7 . GE S T A N D D O E N I N G S T E R M I J N
De offertes die ingediend worden voor deze opdracht zijn onderworpen aan een gestanddoeningstermijn van ten minste 120 kalenderdagen, vanaf de dag volgend op de opening van de offertes, die eventueel gewijzigd werd door de aanbestedende overheid.
2 . 5 . 8 . VA R I A N T E N
Vrije varianten zijn niet toegelaten
2 . 5 . 9 . PR I J S O P G A V E
a) Prijsbepaling
Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst. De inschrijvers zullen een forfaitaire eenheidsprijs per overnachting voorleggen.
b) Opgave van de prijzen
Alle prijzen in de offerte worden vermeld in euro (€) tot twee cijfers na de komma. De opgegeven prijzen zijn btw niet inbegrepen om een gelijkwaardige vergelijking van de offertes mogelijk te maken. Het percentage van de BTW moet ter informatie apart expliciet vermeld worden.
2 . 5 . 1 0 . SE L E C T I E D O S S I E R
Met oog op de kwalitatieve selectie van de inschrijvers, overeenkomstig art. 69 en 69 bis van het KB van 8 januari 1996, moet de inschrijver bij zijn offerte een selectiedossier voegen met de gevraagde informatie over zijn eigen situatie, zijn financiële capaciteit en zijn technische bekwaamheid voor deze opdracht.
a) Eigen situatie
De inschrijver verklaart middels een bijgevoegde verklaring op erewoord dat hij niet valt onder de uitsluitingscriteria van artikel 69 en 69 bis van het KB van 08.01.1996.
De inschrijver voegt een uittreksel van het strafregister bij of een evenwaardig document uitgereikt door de griffie van de Rechtbank van Koophandel of een andere gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in staat van faillissement of vereffening bevindt, zijn werkzaamheden niet heeft gestaakt, geen gerechtelijk akkoord heeft bekomen of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen, en dat ook geen procedure aanhangig is die tot deze staat kan leiden.
De inschrijver voegt een origineel RSZ-attest of equivalent van het tweede kwartaal van 2009 bij, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.
b) Economische en financiële draagkracht
De inschrijver moet een verklaring verstrekken betreffende de totale omzet en de omzet m.b.t. de diensten waarover de opdracht gaat, over de laatste drie boekjaren.
c) Technische bekwaamheid
De inschrijver moet volgende documenten indienen:
- Een algemene omschrijving van het etablissement, met het aantal vaste werknemers en de uitrusting waarover de inschrijver beschikt;
- Een lijst van de voornaamste diensten die vergelijkbaar zijn met deze opdracht, uitgevoerd tijdens de laatste twee jaar, met vermelding van de begunstigde en de duur van de opdracht;
2.6. BEOORDELING VAN DE OFFERTES
2 . 6 . 1 . RE G E L M A T I G H E I D V A N D E O F F E R T E S
Alvorens over te gaan tot de evaluatie en de vergelijking van de offertes, onderzoekt de aanbestedende overheid of de offerte geen formele of materiële gebreken bevat die deze evaluatie zouden kunnen verstoren of verhinderen.
In een offerteaanvraag moeten de offertes zo zijn opgesteld dat de aanbestedende overheid haar keuze kan maken zonder in onderhandeling te treden met de inschrijver. Om die reden en om de offertes op gelijke voet te kunnen beoordelen, is het essentieel dat de offertes volledig overeenstemmen met de bepalingen van het bijzonder bestek, zowel op formeel als materieel vlak.
De offertes die een voorbehoud maken op het bijzonder bestek, die formele fouten bevatten (bijv. niet ondertekend zijn), onvolledig, onnauwkeurig of onduidelijk zijn of offertes die elementen bevatten die niet overeenstemmen met de werkelijkheid, kunnen uit de procedure verwijderd worden.
Wanneer de onregelmatigheid substantieel is d.w.z. wanneer de non-conformiteit over een essentiële bepaling gaat en/of een objectieve vergelijking van de offertes definitief in gevaar brengt, wordt de offerte automatisch uitgesloten. In de andere gevallen beslist de aanbestedende overheid vrij en in het licht van de omstandigheden, rekening houdend met de gelijke behandeling van de inschrijvers, welke niet-conforme offertes worden uitgesloten.
2 . 6 . 2 . G U N N I N G S C R I T E R I A
De aanbestedende overheid zal de meest interessante regelmatige offerte kiezen , rekening houdend met de volgende criteria:
• Prijs : 40 %
• Kwaliteit van de aangeboden dienst: 50 % verdeeld als volgt:
- Comfort (aantal sterren, dimensie van de uitrusting,…): 20%
- Nabijheid van opleidingsinstelling (zie tabel punt 4 Deel II): 10%
- Nabijheid van openbaar vervoer (welke, naam van de halte, afstand): 5%
- Ontbijt (gedetailleerde samenstelling bijvoegen): 5%
- Aanwezigheid van Internet 5%
- Andere troeven (doorlopende receptie,…) : 5%
• Maximale bijkomende kost voor vervaningsoplossingen in geval van late reservatie en het volboekt zijn van het hotel: 10 %
Onderstaande regel zal toegepast worden voor de puntenverdeling inzake het prijscriterium:
Bedrag laagste offerte
Punten offerte A = ____________________________ * maximum Bedrag offerte A
2 . 6 . 3 . D E G U N N I N G V A N D E O P D R A C H T
De percelen van de opdracht zullen gegund worden aan de inschrijver die de meest interessante regelmatige offerte indiende voor desbetreffend perceel.
Er moet wel opgemerkt worden dat overeenkomstig art. 18 van de wet van 24 december 1993, de aanbestedende overheid geenszins verplicht is om de opdracht te gunnen.
In toepassing van artikel 18 van de wet kan de aanbestedende overheid voor één of alle percelen afzien van de gunning van de opdracht of de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
2.7. SLUITEN VAN DE OVEREENKOMST
Overeenkomstig art. 117 van het KB van 8 januari 1996, komt de opdracht tot stand via bekendmaking aan de gekozen inschrijver van de goedkeuring van zijn offerte.
De volledige overeenkomst bestaat dus uit een opdracht die gegund is door de aanbestedende overheid aan de gekozen inschrijver overeenkomstig dit bestek en zijn bijlagen, de offerte en zijn bijlagen, de aangetekende brief met de kennisgeving van de gunningsbeslissing en eventuele latere documenten die ontvangen en ondertekend zijn door beide partijen.