Rapport - Concept 0.8
Bijlage 1 Plan van Aanpak
1. Achtergrond
In de jaren 2013-2015 zijn de bijdragen van de partners aan de OFGV gebaseerd op input-financiering. Elke partner betaalt een percentage van de OFGV begroting, afgeleid van de kosten van de partner in 2011 voor de taakuitvoering en gecorrigeerd voor taakverschui-ving zoals BRZO en Wabo-decentralisatie.
Vanaf 2016 zal de financiering op basis van kostprijzen plaatsvinden. De partners betalen dan voor de taken die zij afnemen, prijs * kwantiteit. De kostprijssystematiek is de metho-de van berekening van die bedragen.
2. Uitdaging
Er bestaat geen landelijke systematiek. Bestaande milieudiensten hanteren uurtarieven, nieuwe omgevingsdiensten moeten hun systematiek nog ontwikkelen.
De partners hopen met de systematiek inzicht te krijgen in wat de uitvoering van hun taken precies kost. Waarbij de politieke (onuitgesproken) wens is dat die uitvoering niet duurder mag worden dan de huidige inputfinanciering, liefst juist goedkoper. Voor de OFGV is de uitdaging om enige flexibiliteit in de uitvoering te houden zodat overcapaciteit bij een taak of voor een partner kan worden ingezet voor een andere taak of partner.
We onderscheiden daarom de kostprijsberekening en de kostprijssystematiek. De bereke-ning bevat onze producten en diensten, de kengetallen (hoeveel tijd kost een product, rekening houdend met onze efficiency en kwaliteitseisen) en het prijskaartje voor het product. De systematiek is de manier waarop we met de partners afspraken maken over de te leveren producten en de daarvoor te betalen vergoeding, inclusief een mening hoe om te gaan met schommelingen, eindafrekeningen en rapportages.
3. Doelstellingen
In 2015 heeft de OFGV een door het AB vastgestelde kostprijssystematiek die als basis dienst voor de facturering aan de partners (prijs * kwantiteit) vanaf 2016. Kwaliteitseisen aan de systematiek zijn dat deze:
- als basis dient voor de afspraken in de DVO 2016-2018;
- helpt bij het maken van concrete afspraken per partner in de opdrachtverlening 2016;
- de partners inzicht geeft in de kosten van de taakuitvoering;
- de OFGV ruimte geeft om haar personeel flexibel en efficiënt in te zetten (schuiven tus-sen partners/taken);
Projectopdracht
Kostprijssystematiek
Versie: 1.0
Datum: 20-6-2014 Opdrachtgever Paul Schuurmans
Projectleider Ingrid van Wijnbergen Projectcode
Akkoord opdrachtgever
4. Resultaat, werkzaamheden en fasering
Definitiefase: beeldvorming en analyse april 2014 – juli 2014 Resultaat beeldvorming: projectopdracht met afbakening (berekening vs systematiek).
Resultaat analyse: lijst van mogelijke systematieken.
- onderzoek naar verschillende methodes van kostprijsberekening (bij omgevingsdiensten of andere gemeenschappelijke regelingen).
- intern brainstorm over randvoorwaarden en uitgangspunten
- opzet van mogelijke scenario’s (uurtarief, prijskaart voor alle producten, basisprijs met extra’s a la pizza met toppings, winkelmandje producten voor een jaarlijks tarief zoals tegoedbon, strippenkaart, pakket dienstverlening zoals onderhoudscontract met afrekenen buiten de marges, …).
- uitnodiging ambtelijk klankbord meedenken systematiek (na zomervakantie)
Ontwerpfase: ontwikkeling methode augustus 2014 – oktober 2014 Resultaat: door ambtelijk klankbord gedragen voorstel kostprijssystematiek.
- beoordeling kengetallen door Twijnstra & Gudde.
- kostprijsberekeningen van huidige producten en diensten.
- met ambtelijk klankbord beoordelen van de verschillende scenario’s (technische haal-baarheid, pro’s en con’s, bestuurlijke gevoeligheden, doorrekening financiële gevolgen per scenario).
- voorstel keuze scenario.
Voorbereidingsfase: synthese, besluitvorming november 2014 – februari 2015 Resultaat: door AB vastgestelde kostprijssystematiek.
- met ambtelijk klankbord afstemmen DB & AB voorstel Kostprijssystematiek.
- verwerken systematiek in Kader 2016.
- besluitvorming DB januari.
- besluitvorming AB februari.
Realisatiefase: oplevering resultaat februari 2015 – juni 2015 Resultaat: systemen en werkwijzen voldoen aan kostprijssystematiek.
- aanpassen tijdschrijven en instructie medewerkers.
- aanpassen productregistratie (Squit?) en instructie medewerkers.
- indien nodig aanpassen PDC, kengetallen en categorisering bedrijven.
- verwerken in DVO 2016-2018 en in onderhandelingen opdracht 2016.
Nazorgfase: instructies en beheer juli 2015 – december 2015 - oefenen registratie tijd en product.
- evaluatie en verbetering, bijsturen, instructies.
5. Afbakening
Buiten het project, maar wel noodzakelijk bij aanvang van het project:
- Producten & Diensten Catalogus moet aanwezig en volledig zijn.
- Kengetallen voor benodigde uren per type bedrijf of categorisering van bedrijven moet aanwezig en compleet zijn. Wel binnen project: kengetallen door Twijnstra & Gudde laten accorderen/rapporteren.
Buiten het project, na afloop:
- onderhandelingen met partners over DVO en opdracht per partner hoort bij het reguliere
werk van accountmanagers.
- juistheid en volledigheid van registraties (producten en tijdschrijven) hoort bij het regu-liere werk van leidinggevenden VV & TH.
- financiële berekeningen en P&C documenten horen bij het reguliere werk van de control-ler.
8. Beheersing
• Tijd:
Doorlooptijd conform fasering, capaciteit past binnen reguliere uren.
• Geld:
Nvt, inzet van Twijnstra & Gudde met gesloten beurzen.
• Kwaliteit:
Zie kwaliteitseisen onder “3. Doelstellingen”.
• Informatie:
- Projectplan ter accordering naar MT, ter informatie naar MT breed.
- Voortgang en tussenresultaten wekelijks bespreken opdrachtgever-projectleider, waar nodig naar MT/extra/breed
- Scenario’s naar MT
- Voorstel kostprijssystematiek ter besluitvorming naar AB
• Communicatie
- Projectplan en voortgang in MT-breed - Keuze scenario actief communiceren intern
- Voorstel kostprijssystematiek voorbereiden met klankbord, afstemmen met ambtelijke 7. Afhankelijkheden
Technische haalbaarheid in overleg met ICT/Informatiemanager (Squit, Izis en Afas).
Besluitvorming door AB, dus afstemming met ambtelijke ondersteuning 17 partners (min-stens klankbord = meerderheid van stemmen).
6. Risico’s Kans Effect Maatregel(en)
PDC is niet aanwezig of
in-compleet. klein middel PDC moet nog aangepast worden tbv opdracht 2015 / DVO 2016-2018. Aanvul-lingen en wijzigingen direct meenemen in kostprijssystematiek.
Kengetallen of categorisering van bedrijven zijn niet aanwe-zig of niet juist.
middel middel De kans bestaat altijd dat de geschatte uren voor een product afwijken van de werkelijke uren. Zal een meerjarig leertra-ject zijn. Bij kostprijsberekening aan de veilige kant gaan zitten.
Bestuurders zijn het oneens
met de systematiek. middel groot Ambtelijk ondersteuners betrekken bij de keuze van scenario’s en vroegtijdig over-leggen wat de financiële gevolgen voor zowel de partners als de OFGV kunnen zijn.
• Organisatie:
Projectleider (voortgang, verantwoording, financieel):
Ingrid van Wijnbergen.
Teamleden (kengetallen, producten- en dienstencatalogus, tijdschrijven, contact 17 op-drachtgevers):
Artto Brakkee, Peter Kahmann, Henk van Someren.
Externe ondersteuning (uitruil kennis met gesloten beurzen):
Twijnstra & Gudde – Marlies Krul.
Klankbord partners (aangemeld via Klankbordgroep/opdrachtgeversoverleg):
Almere – Bart Groen, Jantine de Haan.
Lelystad – Martin Groeneveld, Sijtje Korf.
Flevoland – Jojet van Steenis, Marjolein Bouwhuis.
Huizen – Paul van Rooij.
Technische haalbaarheid en implementatie (Squit, Afas, Izis):
Emmeke Smeulders, Mellanie Kluijver.
Communicatie/afstemming met partners (politieke gevoeligheid):
Paul Schuurmans, André van Gemert, Marcel Sman.