Ieder bestuurslid heeft een persoonlijk halfjaarverslag geschreven. Deze zullen op volgorde van functie aan u gepresenteerd worden.
4.1 Voorzitter – Richelle Gerrits
Ik heb dit jaar vooral geprobeerd om het gezicht van de vereniging te zijn. Ik heb deze taak zeer serieus genomen. Ik heb er bewust voor gekozen om bij elke activiteit van Studievereniging Vedi aanwezig te zijn. Daarnaast heb ik geprobeerd om zoveel mogelijk aanwezig te zijn bij activiteiten van externe partijen en andere studieverengingen. Ook heb ik aan verschillende werkgroepen
deelgenomen en heb ik per periode een update gegeven op de medewerkersvergadering. Hierdoor heb ik geprobeerd een aanspreekpunt voor zowel mijn leden, als docenten, externe partijen en andere verenigingen te zijn.
Daarnaast heb ik mijn vergaderingen proberen te verbeteren. Aan het begin van het jaar merkte ik dat mijn vergaderingsstructuur te chaotische was en dat onze vergaderingen te lang duurden. Ik heb mijzelf hierin proberen te ontwikkelen. Ik merk aan mijzelf dat ik steeds sneller kan vergaderen, zonder dat dit ten koste gaat van de inhoud. Wel merk ik dat ik zo nu en dan nog te chaotisch ben tijdens de bestuursvergadering. Dit wil ik in het komende halfjaar proberen te verbeteren.
Een taak als voorzitter is om op de hoogte te blijven van de bezigheden van mijn bestuursgenoten. Ik probeer altijd buiten de vergaderingen om op de hoogde te blijven van de bezigheden van alle bestuursgenoten. Daarnaast houd ik eens per periode een functioneringsgesprek. In dit gesprek bespreek ik de voortgang van mijn bestuursgenoten en probeer ik eventuele onderlinge irritaties te achterhalen. Ik vind dat ik goed op de hoogte ben van de bezigheden van mijn bestuursgenoten.
Daarnaast probeer ik een ondersteuning te zijn als diegene zijn/haar taak niet kan vervullen. Aan het begin van mijn bestuursjaar merkte ik dat ik te veel taken op mij nam, waardoor ik niet alle taken goed kon vervullen. Daarom heb ik ervoor gezorgd dat ik niet alle taken op mij neem, maar toewijs aan de rest van mijn bestuur. Zo kan ik mijn taken goed kan volbrengen en ook eventueel andere bestuursgenoten kan helpen.
Als beginnende vereniging loop je vaak tegen zaken aan die van tevoren niet waren voorzien. Ook moet een beginnende vereniging zich continue afvragen hoe de continuïteit gewaarborgd kan worden. Daarom hebben wij als bestuur besloten om continuïteitsvergaderingen te houden. In deze vergaderingen gaan wij brainstormen over Studievereniging Vedi, de toekomst hiervan en hoe we onszelf kunnen verbeteren. Ik heb persoonlijk deze vergaderingen als zeer nuttig en leerzaam ervaren, wij zullen deze vergaderingen zeker aanraden aan de volgende besturen.
Ook heb ik contact proberen te houden met ons Raad van Advies, om zo eventuele moeilijkheden te bespreken. Ook probeer ik eens per periode met de voorzitters van onze commissies om de tafel te gaan zitten. Dit om ervoor te zorgen dat zij eventuele moeilijkheden bij mij kwijt kunnen die zij niet kwijt kunnen bij de Commissaris Intern.
4.2 Secretaris – Marike van der Meer
Afgelopen half jaar heb ik ontzettend veel geleerd. Natuurlijk wist ik wel wat, doordat we vorig jaar deze vereniging hadden opgezet. Ik wist in theorie wat een bestuursjaar zou inhouden, maar uiteindelijk is dat zo veel meer geworden dan ik had gedacht.
In september begonnen we dan echt met ons bestuursjaar. De functies waren netjes verdeeld en iedereen wist wel wat hij/zij moest doen. Het beleidsplan was ook al een aardig eind af, maar ja, toch moest alles eerst nog door de ALV. Dat gebeurde begin oktober. Dat zag ik als een grote mijlpaal.
Vanaf toen zat ik echt in het eerste bestuur van Studievereniging Vedi.
We zagen het ledenaantal langzaam stijgen. Daarmee werd ook mijn functie groter. Ik ben verantwoordelijk voor de administratie van de vereniging en dus ook voor de ledenadministratie.
Gelukkig is het goed te doen als je alles goed bijhoudt.
Alles goed bijhouden is toch lastiger dan gedacht. Plannen was nooit echt mijn sterkste punt en ik had aan het begin van het jaar al de hoop dat ik dit jaar beter zou kunnen plannen. En dat is ook wel gelukt. Ik moest wel. Er is veel te doen binnen een vereniging: notulen maken, taken doen,
ledenadministratie bijhouden, bijles coördineren, profileringsfonds bijhouden, Facebook bijhouden, nieuwsbrieven schrijven en de rest dat op dat moment van belang is.
Het werd een stuk lastiger toen ik deze winter persoonlijke problemen kreeg. Ik zat niet goed in mijn vel en alles bijhouden werd een stuk lastiger. Gelukkig stond de rest van het bestuur voor me klaar.
Ze hebben me erg geholpen door de winter te komen door me te steunen en wat taken van mij over te nemen. Mede dankzij hen ben ik nu bijna helemaal beter en kan ik nu weer verder waar ik was gebleven. Ze hebben me enorm gesteund en daarvoor ben ik ze enorm dankbaar.
Afgelopen half jaar ging niet alles van een leien dakje. Het was binnen het bestuur ook wennen. We kenden elkaar wel, maar we moesten toch een stuk intensiever samenwerken dan aanvankelijk gedacht. Ook de samenwerking met de RvA was nieuw en verliep niet altijd even soepel. Toch stonden we altijd voor elkaar klaar en kon ik met mijn problemen altijd wel bij iemand terecht.
Inmiddels zijn alle problemen opgelost. Bij samenwerken kom je soms gewoon problemen tegen en ik ben blij dat we als bestuur deze problemen aankunnen.
Mijn taken gingen me redelijk goed af. Ik ben verantwoordelijk voor nieuwsbrieven, facebook-posts en mails naar de leden. Soms had ik weinig inspiratie om ook maar iets op papier te krijgen, maar uiteindelijk komt het altijd wel goed. Ik neem ook de tijd om bijvoorbeeld de nieuwsbrief goed te krijgen. Soms rolt ie er binnen een kwartier uit en soms duurt het twee dagen. Hoe het ook went of keert, hij komt er altijd.
Ook bij andere schriftelijke dingen gaat het niet altijd even makkelijk. De ledenadministratie bijhouden is niet veel werk, maar als je het even niet hebt bijgehouden, kun je er erg tegenop zien.
Het is nou eenmaal een belangrijke taak die uitgevoerd moet worden. Het is mijn
verantwoordelijkheid, dus moet ik het maar met frisse tegenzin doen. Gelukkig is het achteraf altijd minder erg dan dat het vooraf lijkt.
Waar ik me wel flink in heb vergist, was het regelen van de bijles. Dat is toch heel wat meer geregel dan een paar mensen aan elkaar koppelen. Soms stromen de aanvragen binnen en dan reageren de bijles-docenten niet op de mail. Ja, wat doe je dan? Je kunt de mensen moeilijk zonder bijles laten zitten. Het is dus af en toe wel wat gestress om alles goed te laten lopen. Tot nu toe is alles goed gekomen en daaruit haal ik dan ook wel weer energie om verder te gaan.
Afgelopen half jaar heb ik veel geleerd, ben ik verder ontwikkeld en sta ik sterker in mijn schoenen.
Het heeft me veel geleerd over mezelf: ik kan meer dan ik denk. Ik heb efficiënter leren werken, ik plan beter dan ooit en het gevoel dat ik medeverantwoordelijk ben voor het succes van de vereniging doet me erg goed.
Ik hoop dat het komende half jaar me nieuwe uitdagingen biedt, waar ik nog meer van kan leren. Tot nu toe was het heel leerzaam en leuk en ik hoop dat dat zich voortzet in de rest van het jaar. Ik ben ook erg benieuwd hoe het is om te werken met het nieuwe bestuur en hoe zij het er van af gaan brengen. Dat is natuurlijk nog heel ver vooruit kijken, maar ik ben erg blij dat ik een deel mag uitmaken van Studievereniging Vedi.
4.3 Penningmeester – Marlies Koster
Terugkijkend op het laatste half jaar kan ik met zekerheid zeggen dat ik ontzettend veel nieuwe ervaringen heb opgedaan en dat ik veel heb geleerd. In eerste instantie was ik niet erg op de hoogte van wat een bestuursfunctie precies inhoudt. We waren met zijn allen druk bezig om de
studievereniging op te zetten, naarmate het officiële moment dichterbij kwam, ben ik mij meer gaan verdiepen in de verschillende functies binnen een bestuur. Om eerlijk te zijn lag mijn voorkeur niet gelijk bij de functie van penningmeester. Ik vind het wel leuk om met getallen bezig te zijn, maar ik zag toch meer in de functie van secretaris. Uiteindelijk heb ik er toch voor gekozen om de rol van penningmeester te vervullen. Ik kwam tot deze beslissing, omdat ik erachter kwam dat de taken die bij een penningmeester horen mij toch wel erg aanspraken. Het is een zeer verantwoordelijke functie, want het gaat tenslotte over het geld van de vereniging. Ik vond het een uitdaging om deze verantwoordelijke taak op mij te nemen.
Een van de taken waar ik graag meer over wou weten, was het maken van een begroting. Ik had dit nog nooit eerder gedaan. Aan het begin van het jaar is het natuurlijk belangrijk dat er een begroting komt, zodat er duidelijk wordt weergegeven wat de inkomsten en uitgaven van de studievereniging zullen zijn. Dit was een hele opgave voor mij. Gelukkig had ik een aantal voorbeeld begrotingen van andere studieverenigingen, waardoor ik wist hoe het er een beetje uit moest zien. Het bleek nog best lastig te zijn om van tevoren te bedenken hoeveel inkomsten we zouden genereren, en hoeveel kosten we zouden maken. Nadat ik een eerste versie had gemaakt, heb ik deze laten controleren. Na een aantal aanpassingen was de begroting af en kon het worden toegevoegd aan het beleidsplan.
Een andere uitdaging voor mij was het bijhouden van bijvoorbeeld een kasboek. Ik wist wel dat je inkomsten en uitgaven hebt, maar er komt toch wel veel meer bij kijken. Het vergt heel wat
administratief werk om alle declaraties, afschrijven en bijschrijvingen goed bij te houden. Bovendien wil je natuurlijk dat iedereen op tijd betaalt krijgt.
Omdat wij vanaf dit jaar pas officieel een studievereniging zijn, en daarom ook nog maar net een zakelijke bankrekening hebben geopend, kunnen wij dit jaar nog geen gebruik maken van automatische incasso. Dit had heel wat tijd en stress kunnen schelen: het kost namelijk heel wat moeite om alle leden zover te krijgen dat ze hun contributie uit zichzelf overmaken. Hier zijn dan ook vele maanden overheen gegaan. Uiteindelijk ben ik er toch wel trots op hoeveel contributie er is binnengehaald. Het is helaas iets minder dan begroot, maar dat kan nog komen.
Een probleem waar ik wel vaak tegenaan ben gelopen is de communicatie tussen mij en de
penningmeesters van de commissies. Voor de commissies was natuurlijk ook alles nieuw, dus ook zij hadden geen idee hoe het zou gaan met de financiën van hun activiteiten. Nadat dit een paar keer niet helemaal volgens mijn systeem is gelopen, is er besloten om een workshop te geven voor de penningmeesters van de commissies. Tijdens deze workshop kon ik goed uitleggen hoe ik
bijvoorbeeld graag de begroting opgesteld zie, en hoe er een voorschot aangevraagd kan worden.
Naar mijn mening heeft deze workshop grotendeels geholpen en gaat alles nu veel effectiever.
Verder kan ik concluderen dat ik mijn functie als penningmeester erg leuk en interessant vind, ik ben ontzettend blij dat ik deze functie mag vervullen binnen het bestuur.
Niet alleen van mijn functie als penningmeester heb ik veel geleerd, ook van het functioneren binnen een bestuur. Het was voor iedereen de eerste keer, en in het begin moesten we dan ook erg aan elkaar wennen. Er zijn vele verhitte discussies voorbij gekomen, maar we hebben ook heel veel leuke momenten met elkaar. Ik denk dat het echt een uitdaging is, om mensen met uiteenlopende
karaktereigenschappen, samen te voegen in een bestuur en dat dan goed te laten functioneren.
Afsluitend zou ik willen zeggen dat ik van mening ben dat ons dat tot nu toe ons dat goed gelukt is, en dat ik erg uitkijk naar het komende half jaar.
4.4 Commissaris Intern – Niels Laarhuis
Sinds vorige ALV zijn er twee commissies bij gekomen. Dit zijn de FoodCie en de GalaCie. We hebben nu zes commissies bij Vedi.
We hadden meer aanmeldingen voor de commissies gekregen dan dat er in de commissies pasten.
Om die reden hebben we de FoodCie opgericht. Deze commissie gaat over het organiseren van voeding gerelateerde activiteit en uitstapjes naar bedrijven.
De GalaCie is ontstaan door een samenwerking met twee andere verenigingen. Dit zijn SV.Cura (Verpleegkunde) en SV.Scopus (Technische bedrijfskunde). Wij hebben drie leden in deze commissie zitten. (Het Gala was een groot succes)
Tot op heden zijn er rond de 15 activiteiten georganiseerd door de verschillende commissies. De opkomst bij de activiteiten was wisselend. De Kookworkshops zitten elke keer helemaal vol en zijn erg populair. Verder zien we een redelijke groep leden steeds terugkomen en actief zijn bij
verschillende activiteiten. Verder zien we afwisselend nieuwe gezichten op de borrels en activiteiten.
We hebben helaas eenmaal een evenement moeten afblazen, omdat we niet genoeg inschrijvingen binnen hadden gekregen. De MediaCie brengt sinds begin oktober wekelijks een blog uit en heeft de tweede editie van Voedi uitgebracht.
Over het algemeen gaat het goed met de commissies. Er zijn hier en daar wel wat kleine problemen geweest, maar deze zijn allemaal opgelost. Er zijn helaas twee mensen gestopt met de commissies om persoonlijke redenen. Dit heeft verder geen negatieve invloed gehad op het functioneren van de commissies.
Om de band tussen de commissie, en ook tussen de commissies, en het bestuur te versterken hebben we al tweemaal een commissie-etentje gehad. Dit is goed aangeslagen en we willen ook komend jaar dit weer mogelijk maken. Verder hebben we functie gerelateerde mini workshops georganiseerd voor de commissie voorzitters, secretarissen en penningmeesters om hen te ondersteunen met hun taken. Ook hebben we op verzoek van de MediaCie een cursus InDesign gegeven voor alle commissie leden die daar geïnteresseerd in waren.
We zijn continu bezig verbeteringen door te voeren, omdat we weer nieuwe dingen hebben geleerd en adviezen hebben gekregen van anderen. Hierdoor zijn er vaak wijzigingen in het protocol met de commissies. Dit levert soms wat verwarring op en heeft ook al gezorgd voor wat miscommunicatie.
Door de protocollen te verduidelijken en goed door te spreken met de commissies hopen we toekomstige problemen voor te zijn.
4.5 Commissaris Extern – Alexandra Lüchinger
De taken van de Commissaris Extern staan duidelijk weergeven in het Beleidsplan van
Studievereniging Vedi. Hierin staan de drie overkoepelende taken van de Commissaris Extern:
- Regelt acquisitie
- Gaat samenwerkingsverbanden aan met nieuwe sponsoren en besturen - Onderhoudt en versterkt het contact met externe relaties
4.5.1 Regelt acquisitie
Studievereniging Vedi is een non-profit organisatie en is tevens afhankelijk van bijdragen van buitenaf. Naast inkomsten via leden is het belangrijk geld via externe partijen te krijgen. Zo krijgt de vereniging ook geld van de Hanzehogeschool, waar wij erg dankbaar voor zijn. Hierbij is de eerste stap van acquisitie al gezet; met de Heer Arwin Nimis (Dean van het Wiebenga-complex) heb ik met hulp van anderen geregeld dat de site een jaar lang betaald wordt door de school. Tevens krijgen wij van Voeding & Diëtetiek een bijdrage om activiteiten te organiseren.
Desalniettemin is het belangrijk ook buiten het complex en de opleiding te kijken. Sponsoren werven is daarbij van essentieel belang. Het doel voor dit eerste bestuursjaar was om een bedrag van tweehonderd euro te werven. Door nu al twee sponsoren te hebben geworven, is dit bedrag al verdrievoudigd naar zeshonderd euro. Het doel van de acquisitie is dus ruimschoots bereikt, al binnen een halfjaar. Dat betekent niet dat er het volgende halfjaar niks gedaan hoeft te worden.
Door een samenwerking aan te gaan met een docent van Voeding & Diëtetiek, Andrea Werkman, ben ik nu bezig nog meer sponsoren te werven.
4.5.2 Gaat samenwerkingsverbanden aan met nieuwe sponsoren en besturen
Naast de twee sponsoren die wij nu al hebben is het zaak de komende tijd nog meer sponsoren te werven. Zoals hierboven al vermeld doe ik dit in samenwerking met een docent. Het doel is om voeding gerelateerde bedrijven aan te spreken. Dat zorgt ook voor de zo gewenste brug naar de bedrijfswereld. Naast grote multinationals kijk ik ook naar kleinere Groningse bedrijven, kortom, de variatie is groot.
Niet alleen sponsoren werven is essentieel, het smeden van samenwerkingsverbanden is ook cruciaal. Dit hoeft niet altijd doormiddel van geld. Zo zijn wij een sterk verband aan het opbouwen met de cateraar van de hele Hanzehogeschool, Eurest. Hierdoor realiseren wij niet alleen een brug naar de bedrijfswereld via excursies, maar regelen wij ook lezingen en dergelijke activiteiten.
Omdat de focus van de vereniging was eerst binnen de opleiding banden te smeden zijn de
samenwerkingsverbanden met andere besturen nog niet zeer aan bod gekomen bij mij, Commissaris Extern. Wel organiseren wij verscheidene evenementen met andere besturen, wat zeer positief is.
4.5.3 Onderhoudt en versterkt het contact met externe relaties
Niet alleen de externe partijen benaderen, maar ook het onderhouden van die contacten, is een belangrijk aspect van Commissaris Extern. Het onderhouden van de banden is zeer belangrijk. Voor onze twee huidige sponsoren houdt dit frequent mail contact in. Door goed terug te koppelen naar de wensen en een goed contact te onderhouden blijven alle partijen tevreden. Tijdens Kerst hebben wij als vereniging een kerstkaart gestuurd naar al onze relaties, wat ook bijdraagt aan een goede band.
4.5.4 Conclusie
Het eerste half jaar als Commissaris Extern heeft zeer veel leermomenten gekend. Nog steeds doe ik het met heel erg veel plezier. Contacten met mensen opbouwen en onderhouden is een van mijn favoriete bezigheden en zal ik dus ook met veel plezier blijven doen het komende halfjaar. Belangrijk als realisatie punt was dat het werven van sponsoren niet altijd makkelijk gaat. Afwijzingen horen er ook gewoon bij. Dit is niet erg, maar kan soms wel teleurstellend werken.
Daarnaast is het belangrijk in gedachte te houden dat je als Commissaris Extern niet alleen maar geld moet binnen harken. Het smeden van contacten en bruggen bouwen is even belangrijk, zo niet belangrijker.