organisatie contactpersoon
Medelo Wim Basten
Agrariërs binnen het projectplan Jan Philipsen Plattelandscoöperatie Peel en Maas Ron Janssen
IVN Ger Hendriks
Werkgroep Behoud de Peel Wim van Opbergen WBE St. Hubertus Meijel Giel Thijssen
Peel en Klok Asten Piet Snijders
Stichting Peelport (Peelgeluk) Willie Martens 4.4 sponsoren
Rabobank Peel en Maas en Leudal Berry Heymans
Dorpsoverleg Meijel Joost Stemkens
4.5 De beheerder / eigenaar
SBB is eigenaar van de grond en kazematten; zijn belang is gelegen in het al dan niet toestaan van het project op zijn grondgebied en in het toekomstig beheer van het project en aldus in de te realiseren kwaliteit. Het beheer en onderhoud wordt nadrukkelijk meegenomen in de te realiseren kwaliteit van de scope.
4.6 De sturings- / communicatielijnen projectgroep stakeholders
Communicatie tussen projectgroep en stakeholders is wezenlijk voor een optimale verstandhouding.
De projectgroep richt zich in deze tot de contactpersonen van de stakeholders (zie 4.2). Afhankelijk van de wensen van stakeholders, het onderwerp, de impact van de informatie of de urgentie en de spoed die gewenst wordt, zal dit op ad hoc basis plaats vinden. Afspraken hierover worden in het eerste overleg tussen projectgroep en stakeholders gemaakt en vastgelegd. Elk kwartaal zal door de projectgroep een projectrapportage opgesteld worden (zie ook 4.7 en 4.8).
4.7 Overlegstructuur
Overleg vindt (met een minimum van 1 overleg per maand) naar behoefte plaats met de betrokken stakeholders.
4.8 Rapportagestructuur
Per kwartaal wordt een projectrapportage opgesteld waarin de voortgang en de monitoring ten op-zichte van de projectkaders wordt weergegeven. Hierin zullen ook de belangrijkste wijzigingen in de risico’s worden aangegeven. Deze projectrapportage is ten behoeve van de Projectgroep en de Sta-keholders.
4.9 Communicatie
De projectgroep vindt communicatie, in de meest brede zin van het woord met als hoofddoel: het creëren van financieel en maatschappelijk draagvlak voor het project en de werkzaamheden die daarmee gepaard gaan, van groot belang. Maandelijks zal de voortgang van het project vermeld worden op facebook en website van het dorpsoverleg Meijel (www.dorpsoverlegmeijel.nl) en op website en facebook van Peelgeluk voor jou en Meijel (www.peelgeluk.nl).
4.9.1 Doelstellingen
In communicatie gaat het om uitwisselen van boodschappen. De projectgroep wil niet denken in termen van eenrichtingsverkeer. Zij willen geen boodschappen in andermans hoofd planten, maar vooral achterhalen wat de doelgroep er van vindt. Hun boodschap is naast het overbrengen van in-formatie in de eerste plaats een “vraag”: 'Denk mee, praat mee'. Zij willen inzicht geven in wat ze doen als projectgroep, wat het project “Stelling en Belfort de Vossenberg” inhoudt, hoe het werkt en vooral de vraag stellen “hoe denken jullie hierover, denk mee!
4.9.2 Doelgroepen
De projectgroep onderscheidt verschillende doelgroepen. Elke doelgroep wordt op een eigen speci-fieke manier benaderd, geïnformeerd en betrokken, afhankelijk van de relatie met de doelgroep en de behoefte die de groep heeft. In de meeste gevallen zal en kan de doelgroep zelf bepalen welke behoefte aan informatie er binnen de groep bestaat.
De volgende doelgroepen worden onderscheiden:
Stakeholders;
Sponsoren;
Inwoners kern Meijel en Ospeldijk;
Inwoners omliggende Peelgemeenten (Peel en Maas, Asten, Nederweert, Deurne);
Instellingen voor natuur en cultuur (IVN, Heemkundevereniging, Plattelandscoöperatie, werkgroep Behoud de Peel. WBE Meijel));
Agrariërs en grondeigenaren rondom het projectgebied;
VVV’s, toeristenbureaus en toeristische verblijflocaties;
Toeristen en bezoekers van de Peel.
4.9.3 Kenmerken en benadering doelgroepen
Uiteraard is de groep van stakeholders in het kader van communicatie een zeer belangrijke doelgroep. Het project heeft immers directe invloed op hun organisatie en daarmee is tevens duidelijk dat zij ook invloed kunnen en willen uitoefenen op het project Vesting en Belfort Vossenberg.
De groep van sponsoren zijn voor de realisatie van het project onmisbaar. Bij het afsluiten van een “sponsorcontract” zullen tevens afspraken gemaakt worden t.a.v. de “tegenpresta-tie”, waarbij de manier van informatie en communicatie zeker onderwerp van de overeen-komst zal zijn. Elke sponsor zal dat op een eigen en persoonlijke wijze ingevuld willen heb-ben. De projectgroep zal dit bij elk overeengekomen sponsorcontract invullen.
Als direct omwonenden van het Projectgebied zullen de inwoners van Meijel en Ospeldijk geïnteresseerd zijn naar de plannen rondom de Vossenberg. Direct na instemming van de Stakeholders met de opzet van het project, zal uiterlijk in het eerste kwartaal 2018 een in-formatieavond georganiseerd worden, die voor iedereen toegankelijk is, maar waarvoor de deze doelgroep specifiek uitgenodigd wordt en gevraagd wordt hun visie op dit plan te ge-ven.
De inwoners van Peel en Maas, Asten, Nederweert en Deurne zullen minder direct door de projectgroep benaderd worden. Wel zal er met regelmaat gebruikt gemaakt worden van lo-kale en regionale weekbladen die verschijnen in gemeenten rondom de Groote Peel, waarin alle inwoners geïnformeerd en opgeroepen zullen worden om mee te denken en mee te werken.
Instellingen voor Natuur en cultuur zijn voor de projectgroep “de partners van dichtbij” en inhoudelijk bezig met vraagstukken binnen natuur, platteland, en (cultuur)historie en worden met regelmaat geconsulteerd. Gevraagd en ongevraagd kunnen zij ons van advies dienen.
Met agrariërs rondom het projectgebied (hoofdzakelijk melkveeboeren) is al een band op-gebouwd en waar mogelijk zullen wij samen optrekken, wat betekend dat er voortdurende uitwisseling van ideeën plannen en resultaten plaats vindt.
VVV’s, toeristenbureaus en toeristische verblijflocaties zullen tijdens de ontwikkeling van het project voorzien worden van folders waarop het project niet alleen inhoudelijk, maar wat betreft de voortgang beschreven wordt.
Toeristen en bezoekers zullen wij via VVV’s, toeristenbureaus, verblijfslokatie en ontmoe-tingscentrum “de Pelen” van informatie worden voorzien.
4.9.4 Evaluatie
Het project “Vesting en Belfort de Vossenberg” kent diverse fasen; elke fase wordt mede afgesloten met een evaluatie ten aanzien van de communicatie, met de vragen:
Hebben we onze doelstellingen gehaald?
Wat ging er goed?
Wat ging er minder?
4.9.5 Communicatieoverzicht
Doelgroep:
Gepland overleg projectrapportage Op verzoek Volgens contract Informatie avond Website Facebook Lokale / regionale weekbladen consultatie Advies Uitwisselen ideeën Radio/TV (lokaal) folders
Stakeholders V V V V V V V V V V V V
5 Beheersaspecten
5.1 Scope
De projectscope is in hoofdstuk 2 van dit projectplan beschreven.
Om de beheersing van het project mogelijk te maken is het uitermate belangrijk om de project scope stabiel te houden. Dit betekent dat wijzigingen in de projectscope tot een noodzakelijk minimum be-perkt dienen te worden gehouden.
5.2 Budget
Om het project te kunnen realiseren is een budget benodigd.
Onderstaand de budgetraming op hoofdlijnen.
Investering
Het realiseren van ongekende mogelijkheden voor Vestiging Vossenberg
Omschrijving LASTEN Uitgaven Opmerking
Belfort de Vossenberg uitkijkpunt over de peel en peeldorpen
€ 175.000,00 Offerte 2016
Restauratie kazematten & vleermuizen verblijfsplaats € 6.000,00
Informatieborden kazematten € 10.000,00 Offerte 2017
Liberationroute (luisterplek) € 10.000,00 opgave VVV Giel Polman
Aanleg vestigingsloopgraven € 10.000,00
Aktion im Moor: Informatie bebording bakermat Ecokunst € 5.000,00
Peeltroef herkenningspunt (Hoogveenzuil & Kruiwagen) € 3.000,00 Offerte 2016 Materiele kosten (Huur graafmachine, etc..) € 1.000,00
Vergunningen & bestemmingsplan wijziging € 10.000,00 Opgave P&M Projectkosten & beheersing voor verwezenlijken plan € 2.000,00
Promotie & stimulering toerisme € 2.000,00
Grande opening € 1.000,00
Onvoorzien € 13.500,00
Sub totaal € 248.500,00
Voor het beschikbaar krijgen van het benodigd budget zijn en worden verschillende strategieën ge-hanteerd.
Vanaf de ontwerpfase wordt actief ingezet op het binnenhalen van sponsorgelden Met Trias zijn (op advies van de gemeente Peel en Maas, die een contract heeft dit subsidieadviesbureau) hierover al afspraken gemaakt. Mondelinge toezeggingen door provincie Limburg, gemeente Peel en Maas en NP de Groote Peel in de vorm van financiële steun en/of ambtelijke ondersteuning zijn door bestuur-ders van deze organisatie al gedaan. Naast financiële en ambtelijke onbestuur-dersteuning zal ook door inzet van vrijwilligers en plaatselijke ondernemers uiteindelijk de dekking van het project gerealiseerd gaan worden. Voor de initiatieffase van het project is door het Dorpsoverleg Meijel een startsubsidie van € 1.500,-- beschikbaar gesteld en Rabobank Peel en Maas en Leudal maakte hiervoor al een be-drag over van € 15.000,--.
5.3 Kwaliteit
De kwaliteit van de te realiseren scope
In de ontwerpfase wordt ook de kwaliteit van de scope uitgewerkt.
De kwaliteit wordt vervolgens vastgelegd in uitvoeringsbeschrijvingen en contracten.
5.4 Planning
Met een overzichtelijke en realistische planning wordt de kans op het succesvol realiseren van de projectdoelstellingen verhoogd. Onderstaand de Projectplanning op hoofdlijnen.
f
Plan van aanpak (2017 - 2019)
Initiatief fase Commitment en financiële toezeggingen ophalen
De Projectplanning is verder uitgewerkt tot een detailplanning, deze detailplanning wordt geactuali-seerd zodra daar aanleiding voor is (wijzigingen).
5.5 Risicomanagement
5.5.1 Doel van risicomanagement
Risicomanagement binnen het project is het proces waarbij potentiële risico’s geïdentificeerd wor-den, de mogelijke invloed van die risico’s op het behalen van de doelstellingen van het project geana-lyseerd worden en beheersmaatregelen ontwikkeld en uitgevoerd worden om negatieve effecten te minimaliseren of weg te nemen.
Risicomanagement voorkomt risico’s niet, maar geeft een grotere kans op succesvolle uitvoering van het project.
Concreet betekent dit dat alle potentiële invloeden op de planning, het budget en de kwaliteit van het werk in beeld worden gebracht en actieve sturing plaatsvindt, waarbij de scope als randvoor-waarde geldt. Dit betreft bedreigingen als zowel kansen, gedurende de voorbereidingsfase, de reali-satiefase en de overdrachtsfase. Een update van de risico’s (risicoanalyse) vindt plaats aan het eind van elke projectfase.
Het risicodossier wordt beheerd en actueel gehouden gedurende de looptijd van het project.
5.5.2 Toprisico’s
Onderstaand de toprisico’s van het project:
1. Het niet verkrijgen van het benodigde budget;
2. Het niet verkrijgen van de benodigde vergunningen;
3. Het niet verkrijgen van toestemming voor realisatie van het project binnen het plangebied door grondeigenaar (SBB);
4. De afwezigheid van voldoende draagvlak voor het project;
5. Onvoldoende draagkracht van de ondergrond.
5.5.3 Knelpunten / aandachtspunten
Op datum 28-11-2017 heeft een overleg plaats gevonden waarin onderzocht is of er knelpunten zijn die realisatie van het project kunnen bedreigen. In dit overleg waren de navolgende stakeholders aanwezig:
Uit dit overleg is naar voren gekomen dat er GEEN knelpunten zijn, maar wel een aantal aandachts-punten, die in het verslag van deze vergadering zijn opgenomen.
6 Project fasen
6.1 Initiatieffase
De initiatieffase is de huidige en startfase van het project “Stelling en Belfort de Vossenberg”. In deze fase is het idee voor dit project nader onderzocht en uitgewerkt. Doel van deze fase is te onderzoe-ken of het project haalbaar is. Verder wordt er gekeonderzoe-ken of er bij betrokonderzoe-kenen voldoende draagvlak is voor het project en welke partij(en) betrokken moeten worden bij het project.
Met het accepteren van dit projectplan wil de projectgroep deze fase afsluiten.
6.2 Ontwerpfase
Met de definitieve acceptatie van het projectplan uit de initiatieffase start de ontwerpfase. De ont-werpfase start met een schetsontwerp wat leidt tot een ontwerp op hoofdlijnen (voorontwerp) en het uiteindelijke definitieve uitvoeringsontwerp. Al deze fases zijn opgenomen in de ontwerpfase als een doorlopende fase. In de ontwerpfase worden deze fases per scopedeel doorlopen Het uitvoe-ringsontwerp is het ontwerp wat buiten uitgevoerd wordt. De schetsontwerpen en de uitvoerings-ontwerpen uitvoerings-ontwerpen worden voorgelegd aan de stakeholders van het project.
6.2.1 Vergunningen
Het onderzoek naar de noodzakelijke vergunningen wordt gestart met een inventarisatie van het projectgebied. Het doel is het opstellen van verwachting aan de hand van bestaande bronnen over bekende of verwachte landschappelijke, historische, en archeologische waarden, als ook de waarden ten aanzien van flora en fauna.
Ook wordt in deze fase gestart met de vergunningaanvraag.
6.2.2 Overeenkomsten
In de Ontwerpfase wordt onderzocht welke overeenkomsten nodig zijn.
Een voorbeeld van een overeenkomst is de Beheer en Onderhoud (B&O) overeenkomst met Staats-bosbeheer.
6.3 Contractfase
Gedurende de looptijd van het project zal de projectgroep mogelijk meerdere contracten diensten of leveringen moeten inkopen. Het inkopen van contracten is gebonden aan de aanbestedingsregels. De wijze waarop de markt wordt benaderd is afhankelijk van de geraamde opdrachtsom. De aanbeste-dingsregels zoals ze binnen de gemeente Peel en Maas gelden zijn van toepassing op het project.
6.4 Uitvoeringsfase
De Projectgroep is voornemens om met name plaatselijke ondernemers te betrekken bij de uitvoe-ring van het project. Daarnaast wil zij de kennis en vaardigheden van burgers binnen onze gemeen-schap inzetten en zal er zeker een beroep gedaan worden op vrijwilligers (zowel van binnen als ook buiten onze gemeentelijke en provinciale grenzen). Sponsoring van werk door plaatselijke onderne-mers wordt daarnaast zeer op prijs gesteld.