voorzitter penningmeester secretaris twee leden
bestuur stichting Beheer Welzijn Landbouwhuisdieren bestuur stichting Wakker Dier Centraal Bureau
bedreigingen & risico’s vastgesteld. Tot slot worden doel-stellingen, strategie, financiën en de belangrijkste activi-teiten besproken.
Hierna stelt de directeur het concept jaarplan op (en een-maal per drie jaar een driejaarplan) met bijbehorend bud-get. Deze worden ter goedkeuring aan het bestuur voor-gelegd. Vóór aanvang van het betreffende jaar bespreekt het bestuur deze documenten en stelt deze, met eventu-ele aanpassingen, in de bestuursvergadering vast.
Per kalenderjaar komt het bestuur minimaal viermaal bij-een om de voortgang van jaarplan en budget te toetsen.
Dit gebeurt op basis van schriftelijke rapportages, die in
bestuurvergaderingen worden behandeld conform het schema in §C5.3.
Alle kostenposten en campagnebestedingen worden indi-vidueel gebudgetteerd en in de maandrapportage strikt gevolgd, zowel in relatie tot de begroting als tot het voor-gaande jaar. Penningmeester en accountant ontvangen iedere maand de financiële rapportage en hebben perio-diek ook rechtstreeks contact.
De directeur is autonoom in zijn initiatieven, mits bin-nen de parameters van jaarplan en -budget. Acties die niet zijn opgenomen in het jaarplan, moeten vooraf in de vorm van een projectvoorstel ter goedkeuring aan het bestuur worden voorgelegd.
Na afloop van het jaar wordt verantwoording afgelegd door het opstellen van het jaarverslag inclusief jaarreke-ning. In de bestuursvergadering van maart is de accoun-tant persoonlijk aanwezig om zijn bevindingen omtrent het jaarverslag met het bestuur te bespreken, waarna het bestuur deze – mits akkoord – goedkeurt.
HOOFDSTUK 5: ORGANISATIE | ORGANISATIE HOOFDSTUK 5: ORGANISATIE | ORGANISATIE
Bij de twee externe partijen die Wakker Dier jaarlijks be-oordelen staan geen opmerkingen of corrigerende maat-regelen open. Tot slot wordt hier vermeld dat de accoun-tant wordt benoemd en ontslagen door het bestuur. Ook verricht het accountantskantoor geen andere werkzaam-heden voor Wakker Dier.
Activiteiten
De eerste maanden van het jaar is er hard gewerkt aan het opstellen van het jaarverslag en de doorvertaling hier-van naar de website. Daarnaast vroeg het goed functio-nerend krijgen van de nieuwe software voor het beheer van onze donateurdatabase veel tijd en aandacht.
Bij het lengen der dagen organiseerden we de traditione-le voorjaarsschoonmaak op kantoor. Begin april lanceer-den we de speciale online beellanceer-denbank voor de pers. In juni stelden we samen met onze nieuwe ict-leverancier
een masterplan op om Wakker Dier op dit gebied in de top van het MKB te brengen.
In de tweede helft van het jaar voerden we de jaarlijkse websitecheck uit. Zo houden we de informatie die we on-line presenteren up-to-date. Net als vorig jaar hebben we een top 25 van onze crediteuren opgesteld en de samen-werking geëvalueerd. Tot slot werd er tijd gestoken in het uitwerken van het jaarplan en -budget voor 2014.
Resultaten
Het jaarverslag is goedgekeurd door het bestuur en de onafhankelijke accountant heeft de controleverklaring afgegeven. Ook het CBF had geen verbeterpunten. We waren blij verrast dat ons jaarverslag over 2012 weder-om hoog was geëindigd in de categorie ‘groot’ van de Transparant Prijs, met een triple A rating en een 8,3 als rapportcijfer.
Elk kwartaal toetst het bestuur de voortgang van Wakker Dier.
Hiervoor is een aantal sturingsinstrumenten ontwikkeld.
thema’s in de vee-industrie:
Stalbranden
In de wet werd tot 2013 geen onderscheid gemaakt tussen dieren en wc-rollen. Een opslagruimte voor wc-rollen moest aan dezelfde brandweereisen voldoen als een kippenstal met 30.000 kippen. In 2013 verbrandden er in stallen tienduizenden dieren. Vanaf 2014 moeten nieuwe stallen brandveiliger worden gebouwd en worden boeren beter voorgelicht over brandveilig werken. Oude stallen blijven echter brandgevaarlijk.
FOTO: WAKKER DIER
Jaarplan 2013
Scorekaart
overzicht van prestatie-indicatoren
2013
Budget 2013
HOOFDSTUK 5: ORGANISATIE | ORGANISATIE
opbouw
Bestuursagenda
Stichting* Onderwerpen Frequentie Doel
1. Bestuurszaken
SBWL/WD Notulen altijd Goedkeuring
SBWL/WD (Her-)benoeming & aftreden variabel Beslissing SBWL/WD Belangenverstrengeling 1x per jaar Ter informatie SBWL/WD Bestuursevaluatie 1x per jaar Discussie
2. Beleid bepalen
SBWL Eén-/driejaarplan (incl. SWOT) 1x per jaar Goedkeuring SBWL/WD Deelbeleid, o.a. risico & MVO 3x per jaar Discussie
3. Toezichthouden
WD Scorekaart Bestuur 1x per jaar Goedkeuring WD Scorekaart Campagne altijd Ter informatie WD Scorekaart Fondsenwerving 1x per jaar Ter informatie WD Scorekaart P&O 1x per jaar Ter informatie SBWL Financiële maandrapportage altijd Goedkeuring SBWL Bezoek accountant/advocaat 1x per jaar Discussie
4. Verantwoording afleggen
WD Gedragscode & Klachten 1x per jaar Discussie SBWL Verantwoordingsverklaring 1x per jaar Goedkeuring SBWL Jaarverslag 1x per jaar Goedkeuring
5. WVTTK
SBWL/WD Varia altijd N.v.t.
Nevenfuncties en belangenverstrengeling
In dit verslagjaar was er geen sprake van relevante ne-venfuncties bij bestuur (en directeur). Het voorkómen van belangverstrengeling of onverenigbaarheid van functies is – conform de vereisten van het CBF – statutair gere-geld. Elk bestuurslid heeft hier een schriftelijke verklaring over ondertekend. In grote lijnen dient een bestuurslid, indien een dergelijke situatie optreedt, daarvan onmiddel-lijk aan het bestuur melding te maken en zich van beraad-slaging en stemming te onthouden. Hiervan was in 2013 geen sprake.
Daarnaast is er een protocol waarin is vastgelegd hoe men dient te handelen bij een (mogelijk) belangenconflict waarin de statuten niet voorzien. Kort samengevat infor-meert het bestuurslid de voorzitter en – indien van toe-passing – de externe partij die hierbij betrokken is. Het betreffende lid onthoudt zich van beraadslaging en be-sluitvorming over het betreffende onderwerp en in de eerstvolgende vergadering neemt het bestuur eventueel nadere maatregelen. Hiervan was dit jaar eenmaal spra-ke. Het betreffende lid heeft na beraadslaging besloten om af te treden.
5.3 bestuur
Vergaderingen
Het bestuur kwam vijfmaal bijeen: vier keer voor een re-guliere avondvergadering en eenmaal voorafgaand aan de beleidsdag. De agenda (zie hiernaast) is ingedeeld op basis van de bestuurlijke kerntaken, zoals uitgewerkt in het CBF-reglement en de Code Goed Bestuur voor Goede Doelen van de commissie Wijffels. Deze kerntaken zijn beleid bepalen, toezicht houden en verantwoording afleg-gen. Daarnaast kwamen de volgende zaken aan de orde:
`Herziening budget algemene lasten
`Herziening bestuursreglement
`Verslag risicoteam
`Aanvraag Nationale Postcode Loterij
`Opvolgscenario’s
`Verloop vergaderingen
`Opvolgplan bij uitval/vertrek directeur
Bezoldiging
Het bestuur kiest ervoor om zich niet te laten bezoldigen.
Zo geven de bestuursleden uitdrukking aan hun betrok-kenheid en de beperkte werkdruk die deze functie met zich meebrengt. Alleen gemaakte onkosten worden – op verzoek – vergoed. Verder wordt er een vegetarische maaltijd aangeboden bij vergaderingen. In 2013 bedroe-gen de bestuurskosten, inclusief een aansprakelijkheids-verzekering, € 3.024.
* SBWL = Stichting Beheer Welzijn Landbouwhuisdieren, WD = Stichting Wakker Dier
HOOFDSTUK 5: ORGANISATIE | BESTUUR HOOFDSTUK 5: ORGANISATIE | BESTUUR
Werving en selectie
De werving van bestuursleden vindt plaats door het uit-zetten van oproepen in onze zakelijke netwerken. Ook wordt online geadverteerd. Hierbij wordt uitdrukkelijk gewaakt voor het werven in een te persoonlijke kring, omdat dit in strijd is met de voorschriften van het CBF en omdat dit spanningen zou kunnen veroorzaken bij functioneringsproblemen.
Aspirant-bestuursleden worden geselecteerd en be-noemd door het zittend bestuur, volgens een schriftelijk vastgelegde procedure. Op basis van een schriftelijke profielschets wordt hierbij met name gekeken naar affini-teit met de doelstelling (ook in eigen consumptiegedrag), bestuurlijke ervaring en specifieke kwaliteiten die comple-mentair zijn aan die van zittende leden. Daarnaast om-vat de wederzijdse kennismaking het bijwonen van een bestuursvergadering, kennismaking met het kantoor en een gesprek met twee bestuursleden. De directeur heeft een vrijblijvend adviesrecht. Bestuursleden worden voor een periode van drie jaar benoemd en zijn daarna nog tweemaal herbenoembaar. De individuele zittingstermij-nen staan in de tabel hiernaast vermeld.
bestuursleden