Alvorens het analysekader toe te passen en de resultaten te bespreken, is het noodzakelijk om de organisatie van bevolkingszorg in de VRLN te bespreken. Later zal duidelijk worden dat dit van invloed is op de toepassing van het analysekader.
In dit hoofdstuk worden een aantal belangrijke eigenschappen van de organisatie van
bevolkingszorg in de VRLN beschreven. Achtereenvolgens is er aandacht voor de positie van bevolkingszorg (Oranje Kolom) ten opzichte van de veiligheidsregio (6.1), de
bevolkingszorgprocessen in de VRLN en de daarbij behorende organisatie (6.2 en 6.3), en de organisatie van functionarissen (6.4).
6.1 Positie van bevolkingszorg ten opzichte van de Veiligheidsregio Limburg-Noord
Het is van belang om bij de organisatie van bevolkingszorg in Limburg-Noord eerst iets te zeggen over de positie van bevolkingszorg (Oranje Kolom) ten opzichte van de
Veiligheidsregio Limburg-Noord. Deze is namelijk vrij recent aan verandering onderhevig geweest.
In Limburg-Noord is de Oranje Kolom (en daarmee bevolkingszorg) sinds 1 december 2014 niet meer hiërarchisch ondergeschikt aan de veiligheidsregio Limburg-Noord. De Oranje Kolom, waaronder het team oranje kolom, staat onder directe leiding van de coördinerend gemeentesecretaris. Het budget van de Oranje Kolom is wel ondergebracht bij de VRLN. Dit budget is voornamelijk afkomstig van de verschillende gemeenten. Daarnaast wordt voor een klein deel gebruik gemaakt van een rijksbijdrage welke wel is bestemd voor de VRLN. De Oranje Kolom heeft binnen de VRLN een losstaande begroting waardoor ze vrijwel
onafhankelijk zijn van de veiligheidsregio. De VRLN is de ‘standplaats’ van de Oranje Kolom. Technisch gezien kan er dan ook niet gezegd worden dat de Oranje Kolom onderdeel is van de VRLN.
6.2 Bevolkingszorgprocessen
In de VRLN is de bevolkingszorg onderverdeeld in zeven bevolkingszorgprocessen waarbij de Oranje Kolom binnen de crisisbeheersing voor al deze processen verantwoordelijk is. Deze bevolkingszorgprocessen zijn namelijk afgeleid van de hoofd- en deelprocessen waar de Oranje Kolom voor verantwoordelijk is. Als vertrekpunt hiervoor is de procesindeling gebruikt van het Referentiekader Regionaal Crisisplan (RRCP), de kaders die zijn gesteld in de projecten GROOT en GROOTER en de kaders die zijn gesteld in het Regionaal Crisisplan 2011-2012 (Oranje Kolom, 2014A).
De zeven bevolkingszorgprocessen in de VRLN worden hieronder uitgewerkt en toegelicht aan de hand van de Kadernotitie Crisisorganisatie Bevolkingszorg 2014 (Oranje Kolom, 2014A).
6.2.1 Proces 1: Publieke zorg
Het proces publieke zorg bestaat uit een drietal onderdelen, namelijk: opvang en verzorging, voorzien in primaire levensbehoeften en uitvaartverzorging.
Opvang en verzorging
Onder opvang en verzorging wordt de opvang en verzorging van daklozen, evacués, behandelde gewonden en dieren verstaan. Ook het registreren van slachtoffers en
gedupeerden valt onder opvang en verzorging. Dit is ondergebracht bij het proces publieke zorg vanwege de directe relatie met de bevolking.
Voorzien in primaire levensbehoefte
Het voorzien in primaire levensbehoefte is het treffen van maatregelen zoals voedsel, drinkwater, kleding, geld, medicijnen en tijdelijke huisvesting. Ook het treffen van
maatregelen in geval van uitval van nutsvoorzieningen, gas- of telecom valt hieronder. Het is ondergebracht bij het proces publieke zorg omdat het een directe relatie met de bevolking heeft. Het wordt onderscheiden van opvang en verzorging omdat het proces naast de langdurige opvang ook de basisbehoeften gas, water en elektra verzorgd.
Uitvaartverzorging
Onder uitvaartverzorging worden maatregelen voor bijzondere uitvaartverzorging verstaan, zoals het zorgen voor de mogelijkheid tot (gemeenschappelijke) rouwverwerking,
herdenkingsdiensten, stille tochten, en uitvaartdiensten. Uitvaartverzorging speelt zowel in de acute- als in de nazorgfase een rol. Het is echter opgenomen in het proces publieke zorg vanwege de acuutheid van het proces en de koppeling met publieke zorg. Het proces zal echter ook een sterke koppeling hebben met het proces nazorg wanneer dit wordt opgestart.
6.2.2 Proces 2: Crisiscommunicatie
Ook het proces crisiscommunicatie bestaat uit een drietal onderdelen, namelijk: pers/publieksvoorlichting, verwanteninformatie, en interne communicatie. Pers/publieksvoorlichting
Persvoorlichting heeft verschillende doeleinden, namelijk duiding geven aan het incident, het verzorgen van algemene informatieverstrekking en het openbaar maken van het beleid over de bestrijding van de crisis. Publieksvoorlichting lijkt qua doeleinden veel op persvoorlichting. Publieksvoorlichting heeft als doeleinden om duiding te geven aan het incident, beperken van schade door het verstrekken van adviezen en/of instructies, het verzorgen van algemene informatie over de bestrijding van de crisis en het verzorgen van algemene informatie over het beleid over de bestrijding van de crisis.
Verwanteninformatie
Het informeren van verwanten over de betrokkenheid van hun familielid/kennis bij het incident valt onder de taak opvang en verzorging van het proces publieke zorg.
Verwanteninformatie is onderdeel van het proces crisiscommunicatie, omdat het zaak is dat alle crisiscommunicatie vanuit één punt gecoördineerd wordt en niet op verschillende plaatsen wordt georganiseerd. De rol van crisiscommunicatie is om de informatiepunten voor
verwanteninformatie (bijvoorbeeld SIS) onder de aandacht te brengen van de samenleving. Interne communicatie
Interne communicatie betreft het communiceren / voorlichten van de bij de crisisbeheersing betrokken functionarissen en de bij het incident betrokken gemeente(lijke organisatie(s)).
6.2.3 Proces 3: Nazorg
Het proces nazorg wordt omschreven als: ‘het bevorderen van de veerkracht van getroffenen, het opheffen dan wel voorkomen en/of beperken van blijvende problemen of schade op lichamelijk, geestelijk en maatschappelijk terrein en op het herstel van getroffenen en het controleren van het verlenen van nazorg en het bewaken van de kwaliteit van de verleende nazorg’ (Oranje Kolom, 2014A, p 12). Daarnaast heeft nazorg als doel om de situatie terug te brengen naar de “normale” situatie.
Nazorg begint in de acute fase van een incident en gaat door in de nafase. Omdat het een complex en zorgvuldig proces is, is er voor gekozen om er een apart deelproces van te maken. CRAS
Ook het ‘CRAS’ is onderdeel van nazorg. Dit heeft betrekking op het verkrijgen van inzicht in de totale omvang van de schade en de registratie en coördinatie van schademeldingen.
6.2.4 Proces 4: Evacuatie
Het proces evacuatie is een door de overheid (al dan niet gedwongen) gelaste (grootschalige) verplaatsing van groepen personen en dieren. Ook het veiligstellen van bijzondere (kunst) objecten valt binnen dit proces. Het is als apart proces opgenomen omdat het hier om een integraal complex en projectmatige activiteit gaat, die onder de verantwoordelijkheid valt van de gemeentelijke kolom. Evacuatie moet worden onderscheiden van ontruiming: evacuatie is namelijk ‘planbaar’, ontruiming niet.
6.2.5 Proces 5: Omgevingszorg
Het proces publieke zorg bestaat uit een viertal onderdelen die allemaal een directe relatie met de zorg voor de omgeving hebben. Deze onderdelen zijn: milieubeheer, ruimtebeheer en bouwbeheer.
Milieubeheer
Onder milieubeheer wordt het nemen van maatregelen met als doel het milieu te beschermen verstaan. Hieronder vallen toezicht- en handhavingstaken, maar ook afvalverwerkingstaken. Ruimtebeheer
Ruimtebeheer is het nemen van maatregelen op het gebied van openbare verlichting, rioleringen, wegen etc.
Bouwbeheer
Bouwbeheer heeft betrekking op het nemen van maatregelen op het gebied van het beheer van gebouwen met als doel het waarborgen van een veilige en gezonde bebouwde omgeving.
6.2.6 Proces 6: Informatiemanagement
Informatiemanagement betreft het halen van informatie uit de eigen organisatie en bij externe partners. Daarnaast betreft dit het verwerken van gegevens tot informatie en het actief en passief delen van informatie met de eigen organisatie en de externe partners / kolommen. Dit is aangemerkt als apart proces in navolging van landelijke procesbeschrijvingen.
6.2.7 Proces 7: Resourcemanagement
Het proces resourcemanagement bestaat uit een drietal onderdelen die alle drie een
ondersteunende functie hebben. Deze onderdelen zijn: algemene ondersteuning, juridische advisering, bestuurlijke advisering.
Algemene ondersteuning betreft het nemen van maatregelen ter ondersteuning van het
bestuur. Dit kan gaan om zowel facilitaire zaken als protocollaire zaken. Juridische advisering betreft het nemen van maatregelen ter ondersteuning van het bestuur op het gebied van juridische zaken. Bestuurlijke advisering betreft ondersteuning van de burgemeester in het beleidsteam.
6.3 Organisatie processen bevolkingszorg
Om de organisatie van de processen bevolkingszorg vorm te geven, is er voor ieder proces een procesplan opgesteld. Het uitgangspunt hierbij is dat deze ‘lean en mean’ zijn, dus dat ze alleen de echt noodzakelijke informatie bevatten welke nodig is om het proces goed te kunnen beheren / uitvoeren (Oranje Kolom, 2015). Deze procesplannen betreffen tactische /
uitvoerende documenten welke tenminste de volgende onderdelen bevatten (Oranje Kolom, 2015):
Organogram; Procesbeschrijving;
Opschaling, afschaling en overdracht proces; Relatie met andere processen;
Taakbeschrijving per functie.
Het beheer en onderhoud van de procesplannen vindt op bovenlokaal niveau plaats. Per bevolkingszorgproces is voor het opstellen van de procesplannen binnen de Oranje Kolom een vakgroep geformeerd. Deze vakgroep wordt voorgezeten door een regisseur (deze worden aangeduid als zogenaamde ‘kartrekkers’). Dit is of een AOV’er of iemand uit het Team Oranje Kolom. Daarnaast is er in het Team Oranje Kolom een dossierhouder aangewezen, welke als sparringpartner voor de regisseur optreedt. De regisseur van de vakgroep is het eerste aanspreekpunt voor vragen over het proces waar de vakgroep mee belast is. Verder bestaat de vakgroep uit een vertegenwoordiging van functionarissen die in een warme situatie het proces moeten uitvoeren (aansluiting op het operationele werkveld) en functionarissen uit het middenkader van de gemeenten (aansluiting op de interne gemeentelijke organisatie) (Oranje Kolom, 2015). Deze worden actief berokken bij het vormgeven van het beleid met betrekking tot dat specifieke bevolkingszorgproces. De vakgroep monitort daarnaast de landelijke ontwikkelingen op het gebied van het proces waarvoor zij planvorming maken. De capaciteit die gemoeid is met het invullen van deze taken is voor rekening van de gemeenten zelf (Oranje Kolom, 2015).
De procesplannen worden tenminste iedere 2 jaar geëvalueerd en daar waar nodig aangepast. De procesplannen worden vastgesteld door de coördinerend gemeentesecretaris en ter
6.4 Functionarissen
Na het ontwikkelen van de bevolkingszorgprocessen was de vervolgstap om te bepalen hoe deze processen verder georganiseerd moesten worden. In 2012 is daartoe, onder leiding van de coördinerend gemeentesecretaris, een projectgroep opgericht bestaande uit het team Oranje Kolom van de VRLN en een aantal gemeentelijke vertegenwoordigers. Hieruit is een nieuw ontwerp van de crisisorganisatie bevolkingszorg ontstaan (Project professionalisering Oranje Kolom, 2014A). Hierbij is er van uitgegaan dat, om de processen binnen de bevolkingszorg goed te kunnen uitvoeren, er op cruciale plekken in de crisisstructuur zogenaamde
‘sleutelfunctionarissen’ geplaatst moeten worden (Oranje Kolom, 2014A). Deze ‘sleutelfuncties' zijn functies die kritisch/onmisbaar zijn in de crisisorganisatie van bevolkingszorg.
Het huidige ontwerp betreft een ontwerp waarin de 15 gemeenten gezamenlijk zorg dragen voor het in standhouden van een kleine groep professionals. Deze professionals staan paraat voor alle gemeenten in de regio om bij incidenten/crises de sleutelfuncties bevolkingszorg te bemensen. De professionals worden hiervoor specifiek opgeleid (Project professionalisering Oranje Kolom, 2014A). De functionarissen die deze functies vervullen nemen daarnaast óf deel namens de Oranje Kolom aan multidisciplinaire overlegvormen óf zijn verantwoordelijk voor de aansturing van (één van de) processen bevolkingszorg. Deze functionarissen worden ook allemaal opgeleid en ‘geoefend’ door de Oranje Kolom. Deze functies zijn dusdanig belangrijk dat ‘zonder tijdige en juiste bemensing van deze sleutelfuncties, het geheel van de crisisorganisatie bevolkingszorg niet optimaal kan functioneren’ (Oranje Kolom, 2014A p. 6). Voor deze sleutelfuncties is in Limburg-Noord een afweging gemaakt op basis van landelijke richtlijnen en context van de regio of deze bovenlokaal, interlokaal of lokaal moeten worden georganiseerd (Oranje Kolom, 2014A):
Bovenlokaal: Op de schaal van 15 gemeenten wordt de desbetreffende functie/rol
bemenst.
Interlokaal: Meerdere gemeenten werken met elkaar samen om één operationele
functie/rol te bemensen;
Lokaal: Een gemeente is zelf verantwoordelijk voor het bemensen van de
desbetreffende functie/rol;
In tabel 2 wordt een overzicht gegeven van de bovenlokale sleutelfuncties in de VRLN, in tabel 3 wordt een overzicht gegeven van de interlokale en lokale sleutelfuncties in de VRLN per district.
Bovenlokale Sleutelfunctie
s
GBT / RBT Strategisch adviseur bevolkingszorg Strategisch adviseur crisiscommunicatie
ROT Algemeen commandant bevolkingszorg
Adviseur crisiscommunicatie operationeel team Sectie
Bevolkingszorg
Medewerker sectie bevolkingszorg Taakorganisatie
Crisiscommunicati
Hoofd taakorganisatie crisiscommunicatie Omgevingsanalist
(Gezamenlijk voor 15 gemeenten) e Team Bevolkingszorg
Voorzitter team bevolkingszorg
Hoofd taakorganisatie informatiemanagement bevolkingszorg Hoofd taakorganisatie evacuatie
COPI Officier van Dienst (OVD) bevolkingszorg Voorlichter COPI
Tabel 2 Bovenlokale sleutelfuncties Oranje Kolom
District Functie Bemensing
Inrichting team bevolkingszor
g district Midden
Lokaal contactpunt crisiscommunicatie Lokaal Hoofd taakorganisatie publieke zorg Interlokaal Hoofd taakorganisatie omgevingszorg Interlokaal
Hoofd taakorganisatie nazorg Interlokaal
Hoofd taakorganisatie resourcemanagement Lokaal
Verslaglegger Interlokaal
Medewerker informatiemanagement Lokaal
Inrichting team bevolkingszor
g district Noord
Lokaal contactpunt crisiscommunicatie Lokaal
Hoofd taakorganisatie publieke zorg Lokaal
Hoofd taakorganisatie omgevingszorg Lokaal
Hoofd taakorganisatie nazorg Lokaal
Hoofd taakorganisatie resourcemanagement Lokaal
Verslaglegger Lokaal
Medewerker informatiemanagement Lokaal