4 Opleverafspraak
Zodra de nummerporteringen zijn goedgekeurd neemt ICoTec contact op met de klant om een afspraak in te plannen voor de installatie van de dienst. In overleg met de klant wordt een datum gepland na de eerst mogelijke porteerdatum.
3 werkdagen voor de installatie van de dienst begint ICoTec met de inrichting van de Hosted omgeving. Dit betekent dat alle gebruikers en profielen volgens nummerplan ingericht worden. De toestellen worden geüpdatet en ingeladen met het juiste profiel, zodat de omgeving voor de opleverdatum al helemaal is ingericht en klaar is voor gebruik.
Factoren die van invloed zijn op een mogelijk later dan verwachte opleverdatum van de dienst zijn onder meer, opleverdatum LAN upgrade, opleverdatum infra t.b.v. de telecomdienst, eerst mogelijke porteerdatum vanaf huidige provider etc.
Op het moment dat de nummerportering plaats vindt, zal u als partner beschikbaar dienen te zijn om op dat moment op nummers af te roepen bij de nieuwe provider.
4.1 Oplevering
Eenmaal op locatie van de klant op de afgesproken opleverdatum zal de medewerker van ICoTec zich melden bij de contactpersoon van de klant. Nadat deze medewerker samen met de klant de planning van de dag heeft doorgesproken en afgestemd beginnen ze met het testen van de toestellen op het netwerk van de klant.
Als de verbinding succesvol is getest wordt samen met de klant gekeken naar welke toestellen ze als eerste kunnen vervangen.
Belangrijk is natuurlijk dat de klant zo min mogelijk hinder ondervindt van de migratie, dit lost ICoTec op door bijvoorbeeld de helft van de toestellen binnen een Huntgroep alvast te vervangen, terwijl de andere helft blijft staan tot de nummerportering is afgerond.
Op deze manier wordt voorkomen dat de klant tijdens de migratie minder goed bereikbaar is. In overleg met de klant wordt een moment bepaald om de portering van de vaste nummers uit te voeren, dit is in de meeste gevallen rond het middaguur.
Voordat de portering wordt uitgevoerd test ICoTec eerst met een intern toestel de schakelingen en eventueel ingesproken meldingen op een Keuzemenu of Call Center Queue. Nadat de test succesvol is afgerond zal aan de partner verzocht worden de portering uit te (laten) voeren. Ook na de portering van de nummers zal ICoTec de Callflow testen.
4.2 Trainingen
Een belangrijk deel van een succesvolle oplevering zijn de instructies die de klant nodig heeft voor gebruik van de nieuwe telefonieomgeving.
Direct na de portering van de nummers zal ICoTec de klant van de afgenomen gebruikerstrainingen voorzien.
Denk hierbij aan:
- Basistraining (max 4 uur)
- Toesteltrainingen voor eindgebruikers - Trainingen in het gebruik van Mobiele Apps - Trainingen in gebruik van Soft Phone Clients - Trainingen voor beheerders
- Telefonistetrainingen.
Een overzicht van welke trainingen inclusief zijn bij de gekozen type installatie vin u op pagina 5 van dit document.
Wanneer de klant gebruik gaat maken van een Telefonistepost geven we deze training direct na de portering van de nummers “On the Job”. Dit betekent dat de ICoTec medewerker(s) naast de medewerker plaatsneemt achter de werkplek om samen de omgeving door te nemen en de eerste binnenkomende gesprekken af te handelen. Tijdens deze uitgebreide training wordt alle tijd genomen om de gebruiker te laten wennen aan het nieuwe telefoniesysteem. Zodra de trainingen zijn afgerond wordt uiteraard gevraagd of dit naar tevredenheid en verwachting is verlopen en of er nog vragen zijn over het gebruik van de verschillende systemen.
4.3 Protocol van oplevering
Nadat alle trainingen zijn gegeven en de klant heeft aangegeven tevreden te zijn over de geleverde dienst en instructies vult ICoTec samen met de klant het “Protocol van Oplevering” in (PvO)
In dit document staat o.a. samengevat wat de klant heeft afgenomen, zoals trainingen, hardware en netwerkbekabeling. Op elke pagina dient de klant een paraaf te zetten om de geleverde diensten af te tekenen. In het PvO staat ook een korte checklist om te kijken of de dienst daadwerkelijk naar behoren is opgeleverd en getest.
Beoordelingsformulier:
Wanneer alle gegevens zijn ingevuld wordt de klant gevraagd een kort
beoordelingsformulier in te vullen, hierin wordt gevraagd aan de klant op een schaal van 0 tot 10 de verschillende werkzaamheden te beoordelen. Denk hierbij aan de nummerplanbespreking, de LAN Check, de installatiewerkzaamheden en de
trainingen. Het ingevulde en ondertekende PvO en beoordelingsformulier zal ICoTec na afloop per e-mail aan de Partner toesturen.
4.4 Nazorg
De nazorg is een belangrijk stuk extra service die de klant zal ontvangen (ingeval van type basic installatie tegen een meerprijs, bij type premium is deze inclusief)
Wanneer de klant recht heeft op nazorg wordt samen met de klant na de installatie van de nieuwe telefonieomgeving direct een afspraak voor het leveren van de Nazorg.
De Nazorg kan zowel telefonisch als op locatie plaatsvinden en wordt meestal 1-2 weken na de installatie ingepland.
De klant wordt gevraagd in de tussentijd alle binnenkomende vragen en verzoeken te bundelen zodat deze op de afgesproken datum allemaal tegelijk behandeld kunnen worden.
Indien er verzoeken of wijzigingen uitgevoerd moeten worden die niet tot de Nazorg dag kunnen wachten mag de klant altijd beroep doen op de ICoTec Servicedesk om het verzoek sneller uit te laten voeren.
De Servicedesk zal dan hun best doen om het verzoek z.s.m. uit te voeren. Tot de Nazorg dag is geweest zal ICoTec fungeren als eerste aanspreekpunt bij incidenten of wijzigingen, hierna zal de klant doorverwezen worden naar de Partner.
Hierna wordt het project door ICoTec afgesloten.
Mochten er op basis van dit document nog vragen zijn over de werkwijze en processen binnen ICoTec horen wij via graag via connectivity@techdata.com