Werk het CLM scenario 2 uit op het gebied van inrichting en governance voor de hele regio Achterhoek.
Scenario 2:
Lokale uitvoering
• Backoffice
• CLM operationeel (vertaling van afspraken naar concrete uitvoering, initiëren van vernieuwing in de toegang)
• Beleid Regionale uitvoering
• Contractbeheer (Negometrix?)
• CLM tactisch en strategisch (afspraken over vernieuwing, kwaliteit en prestaties) voor regionale, bovenregionale en landelijke partijen
• Informatiebeheer en benchmarken, ook benchmark Divoso
• Klachten, handhaving en toezicht
• Coördinatie sociaal beleid
• Inkoop Wmo en Jeugd
• Communicatie Hoe
In regionaal team met coördinatie-, uitvoerings- en adviesverantwoordelijkheid
1.a. Beoogd resultaat
De Kadernota biedt inzicht in:
• Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn uitgewerkt lokaal en regionaal;
• De definities voor contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement;
• De verhouding tussen lokaal en regionaal CLM
• De verbinding tussen beleid, inkoop en CLM;
• Verbinding met Toezicht en Klachtafhandeling;
• Ruimte voor de lokale invulling;
• Integratiemogelijkheden met Participatie.
• Een uitgewerkt regionaal bedrijfsplaatje: functies en omvang
• Een gemandateerde governance;
1.b. Verantwoording van de uitvoering van de opdracht
Uit de groep ‘gesprekspartners’ uit de ronde langs de gemeenten is een werkgroep samengesteld, waarin alle gemeenten zijn vertegenwoordigd. Deelnemers hebben tussen de bijeenkomsten door regelmatig intern overleg gevoerd met hun eigen ‘achterban’. Dit heeft geleid enerzijds tot het inbrengen van een breder gedeelde mening/aanvulling en anderzijds tot een verspreiding van het ontwikkelde gedachtengoed en versterking van het draagvlak
Voor de finale bijeenkomst op 30 november 2016 zijn alle gesprekspartners uit de eerste ronde weer uitgenodigd.
Deze notitie is samengesteld op basis van de besprekingen deze werkgroep en op de finale bijeenkomst op 30 november 2016.
De werkgroep heef gebruik gemaakt van:
• materiaal van de gemeenten Bronckhorst en Doetinchem
• de inbreng Nevi op terugkoppelings bijeenkomst
5
• de inkoop resultaten uit 2015 en 2016 – Ruim 200 regionale contracten – Ruim 10 bovenregionale contracten
– 3 contracten Jeugdbescherming en Jeugdreclassering – Ruim 40 landelijke contracten
• contractafspraken Initi8 m.b.t. data- en informatiebeheer
• contractafspraken Decosign m.b.t. de inrichting van de database voor consulenten
• contractafspraken Negometrix m.b.t. contractarchivering en -beheer
• de contractafspraken GGD/NOG benut m.b.t. Toezicht en Handhaving
1.c. Scope van de opdracht
Voor de opdracht geldt de volgende scope:
Het betreft regionaal:
• Jeugdhulp
• Wmo Individuele begeleiding en maatwerk
• inclusief doorlopende contracten WMO Doetinchem
• inclusief Beschermd wonen Centrumgemeente Doetinchem Het betreft lokaal:
• PGB (regionaal meldpunt toezicht en fraude kan gemeenten ondersteunen bij PGB-uitvoering richting cliënten)
Op langere termijn kunnen daaraan worden toegevoegd:
• Wmo HH
• Participatie
1.d. Samenvatting
Deze nota betreft de afspraken die gemaakt moeten worden om op regionaal niveau Contract en Leveranciersmanagement (CLM) voor de regio Achterhoek te organiseren.
De (financiele) administratieve backoffice valt hier niet onder. Gemeenten hebben deze op lokaal niveau georganiseerd.
De regio heeft grote behoefte aan sturing op de gemaakte contractafspraken voor Wmo en Jeugdhulp. Dit moet resulteren in een groter rendement op deze gemaakte afspraken.
Naast een lokaal CLM is een regionaal CLM dringend gewenst. Redenen zijn: grote aanbieders hebben andere belangen en moeten vanuit een gezamenlijke houding worden benaderd.
Sectorbelangen en de regionale infrastructuur van de zorg vragen een andere aanpak dan op een lokaal niveau.
Voorwaarden zijn: een heldere organisatie, een gezamenlijke visie en gezamenlijke ijkpunten in beleid en uitvoering.
CLM houdt zich bezig met het beheer van de gegunde contracten, de monitoring van de resultaten, het toezicht op de uitvoering (beheersing van de risico’s) en de opbouw van de relatie met de contractpartners met als doel om de inkoopdoelen in de contracten te realiseren.
De werkprocessen, het classificeren van aanbieders en het verwerken van de resultaten zijn op lokaal en regionaal niveau zo goed als identiek.
Het onderscheid tussen lokaal en regionaal CLM ligt vooral op de regionale impact van de aanbieder.
Als deze contract- en zorgrelaties onderhoudt met meer dan 2 gemeenten, dan neemt de impact toe en wordt de aanbieder vanuit het regionale CLM benaderd; als deze aan minder dan 3 gemeenten aanbiedt, dan ligt het initiatief bij de lokale CLM’er.
CLM is een vak dat inhoudelijk niet verandert door wijzigingen in de schaalgrootte van het werkgebied. Binnen de functie wordt wel anders omgegaan met de aanbieders naarmate de
6 aanbieder van een grotere waarde is voor het zorggebied. Dit classificeren is nodig om het juiste relatie-regime naar aanbieders te kunnen inzetten.
De nota beschrijft de fasen waarin CLM werkzaam is en met welke verantwoordelijkheden en taken.
Om te komen tot een formatieberekning voor de regionale CLM is gebruik gemaakt van de zorgcijfers van de gemeenten over 2015 en 2016. Deze cijfers zijn niet compleet, maar geven een indicatie waar gemeenten mee kunnen starten.
Dit resulteert in 2,5 fte CLM structureel (naast de andere functies) en 1,5 fte tijdelijk voor 2 jaar.
Het blijft nodig om zeer regelmatig te beoordelen of deze formatie voldoet (te groot, te klein). Elk jaar kent een ander resultaat aan aantallen contracten en contractpartijen.
Voor de governance is een basisstructuur uitgewerkt, waarbij een gastgemeente op basis van een samenwerkingsovereenkomst tussen alle deelnemende gemeenten, de inrichting en praktische uitvoering van het CLM team realiseert. Een managementoverleg bewaakt en adviseert de uitvoering van de gemandateerde opdracht aan het CLM team. Dit overleg wordt geleid door de manager van de gastgemeente.
Voor de implementatie wordt voorgesteld een kwartiermaker aan te stellen. De werkgroep zal nog onderdelen van het implementatieplan aandragen, zodat snelle realisatie mogelijk wordt. Deze onderdelen zijn al in beeld gebracht.
7