Ontwikkelingen en context V|F – Nefit

De samenwerking tussen Nefit en V|F begon eind jaren 80 van de vorige eeuw, doordat V|F het internationale transport van het gereed product uitvoerde. Als retourvracht werden onderdelen van verschillende buitenlandse leveranciers meegenomen. Voor V|F golden deze transportopdrachten op wekelijkse basis een goede invulling voor een aanzienlijk deel van haar retourvrachten. Veel Italiaanse productiebedrijven zijn nog steeds traditiegetrouw de gehele maand augustus gesloten. Tot nu toe wist Nefit dit altijd op te vangen door een extra buffer met onderdelen in haar productievestiging in Buinen en Deventer op te slaan. Echter kampte men begin jaren 90 met een ruimte- en personeelsgebrek. Zodoende werd V|F gevraagd extra voorraad bij de Italiaanse leveranciers op te halen en dit tijdelijk in Heeg op te slaan. Nefit zou dan iedere dag een aantal onderdelen afroepen ten behoeven van haar productie. Dit bleek te werken en besloten werd om dit vanaf 1990 ieder jaar zo te doen. Hier ontstonden dus eigenlijk de eerste basis van „warehousing‟. Eind jaren 90 besloot Nefit in zee te gaan met een aantal Aziatische leveranciers van warmtewisselaars en aluminium spuitgietwerk, omdat dit een behoorlijk gunstig effect op de kostprijs van een cv-ketel had. Omdat de warmtewisselaars per volle 40-voets container vanuit Zuid-Korea en China werden verscheept, liep Nefit al snel tegen capaciteitsproblemen met betrekking tot opslagruimte aan. Containers komen veelal per tien of meer binnen in de haven van Rotterdam, leveranciers kiezen in verband met transportkosten altijd voor meerdere containers te verschepen. Alhoewel de kostprijs van de onderdelen behoorlijk lager lag, moest Nefit hierdoor wel veel meer voorraad aanhouden en financieren. Omdat V|F door de „vakantie-warehousing‟ al behoorlijk wat ervaring had opgedaan met het dagelijks leveren van de productie van Nefit, werden zij hier gevraagd mee te denken. Gezamenlijk werd besloten de grote voorraad onderdelen uit Azië onder consignatie in Heeg aan te houden. Grote voordeel hiervan was dat alle onderdelen nog eigendom van de leverancier waren, totdat Nefit ze afnam.

In 2000 kwam Nefit via haar inmiddels Duitse eigenaren in contact met Porsche. Hier werd de basis gelegd voor lean-manufacturing. Nefit zag in deze filosofie de mogelijkheid de internationale expansie te realiseren door haar productiecapaciteiten te verdubbelen. Als eerste elimineerde men de transportbuffers in haar eigen productievestigingen. Daarna richtte het bedrijf zich direct op de leverancierskant. Ook daar lag veel en gold als verspilling. “We wisten dat het teveel voorraad was omdat we door de veranderingen die we zelf hadden doorgevoerd ook exact wisten wat we wanneer konden maken en dus ook wisten wat we nodig hebben.” Besloten werd om V|F als leverancierswarehouse te gebruiken. Men had immers al ervaring met de Italiaanse en Aziatische leveranciers. Vanaf 2000 tot en met heden

heeft Nefit ieder jaar een aantal leveranciers gevraagd te gaan leveren via V|F. Op dit moment staat de teller op 95 leveranciers, met in totaal 2.300 artikelen variërend van kabelboom tot pomp en van afdichtrubber tot syphon. Iedere leverancier die overgaat naar V|F, bezoekt eerst het warehouse. Gezamenlijk is een plan opgezet om iedere leverancier zonder problemen over te zetten. De voorraad van Nefit anno 2011 is hooguit voldoende voor een paar dagen en de voorraad die in de fabriek aanwezig is, ligt naast de productielijn. Als via het gebruikte kanban-systeem (Japans: „kan‟ betekent visueel, „ban‟ betekent kaart of bord) duidelijk wordt dat er onderdelen nodig zijn voor de productie, dan ontvangt V|F een signaal en maximaal drie uur later zijn de artikelen bij productie.

Op dit moment rijdt V|F acht maal per dag met onderdelen van Heeg naar Deventer. Hieronder volgt een deel van het interview een logistiek manager bij Nefit. Hij weet met een aantal treffende zinnen de essentie van lean te verwoorden. “Bij Veenstra liggen onze belangrijkste onderdelen. Overigens zijn we geen eigenaar van die onderdelen, we betalen er pas voor als we het hier hebben.” De Nefit onderdelen komen van over de hele wereld, maar een groot deel ervan wordt neergelegd bij V|F. Uiteraard komen er ook nog producten via een „milk-run‟ en worden er direct aan de poort artikelen afgeleverd. “Dat laatste proberen we zoveel mogelijk te beperken. De milk-run is eigenlijk een rondje rond de kerk waarbij de grotere onderdelen dagelijks worden opgehaald.” Vóór die tijd werd in grote series geproduceerd, en waren er zeven productielijnen. Nu is er nog maar één productiestraat. Daarlangs bewegen zich de te assembleren verwarmingsketels, in een One Piece Flow. „De voorraden materialen zijn tot een kwart teruggebracht. Bovendien ligt alles nu langs de productielijn, in standaard klapkratjes. Is zo‟n kratje leeg, dan wordt er een kanban-signaal verstuurd naar V|F. Zij gaan orderpicken en zorgen er vervolgens voor dat binnen drie uur een nieuw kratje wordt gebracht.‟ Op het eerste gezicht lijken de fabrieksvoorraden te zijn verplaatst V|F. Alhoewel dit vaak de gedachte is, klopt dit niet. 'De materialen die nu in Heeg liggen, lagen vroeger bij onze leveranciers. Zij hebben hun artikelen opgeschoven, de keten in. Doordat V|F voor hen als buffer of hub fungeert hoeven ze in hun eigen magazijn minder veiligheidsvoorraden aan te houden. Bovendien kunnen ze nu efficiënter bevoorraden, bijvoorbeeld één keer per week, maar dan wel met een volle vrachtwagen.‟ Het draait bij V|F om een Vendor Managed Inventory. De leveranciers moeten er zelf voor zorgen dat hun voorraden altijd toereikend zijn voor tenminste twee weken productie. „Pas als we materialen afroepen zijn die van ons.‟ De klapkratjes gaan later weer terug naar de leveranciers. „We moesten hen wel overreden hun producten daarin te gaan verpakken. Dat was echter cruciaal, want die klapkratjes kunnen we zo langs onze productielijn plaatsen.‟ Het profijt van de

logistieke hub zit hem niet zo zeer in de voorraadverlaging. Ook de kosten van de bevoorrading zijn niet gedaald. 'De grootste winst zit hem in het feit, dat we de te assembleren materialen nu precies op de juiste tijd en plaats beschikbaar hebben. Daardoor kunnen we veel efficiënter en flexibeler produceren. Vroeger liep hier nog een speurder rond, die fulltime zocht naar zoekgeraakte materialen. Dat is nu verleden tijd. Ook hebben we nu veel meer rust. Vroeger belden we soms wel tien keer op een dag naar een leverancier in Italië.‟ Bij V|F zijn de voorraden bovendien veel beter beheersbaar. „Laat je in de fabriek een bakje onderdelen uit je handen vallen, dan gaat die voorraad verloren. In de huidige opzet maakt dat echter niet uit: In Heeg ligt immers altijd voldoende voorraad, onafhankelijk van de gebeurtenissen op de werkvloer.‟ Onderstaand figuur laat de informatiestroom zien.

Figuur 4.1 Informatiestroom Nefit – V|F

Zowel Nefit als haar leveranciers zijn in staat via een door V|F en Nefit ontwikkeld internetportaal (E-service) hun voorraadstanden en voorraadmutaties te monitoren. De voorraad en voorraadbeweging van ieder artikel wordt realtime getoond. Daarnaast wordt per artikel een minimumvoorraadstand getoond, welke is gebaseerd op de productieprognose van Nefit. Zodra een bepaald artikel onder het minimumniveau van twee weken voorraad dreigt te raken, ontvangt de leverancier automatisch per e-mail een waarschuwing (Red-Alert). Het online-klantenportaal is gekoppeld aan het WMS (Warehouse Management Systeem) van V|F, het operationele systeem waarmee de voorraad intern in het warehouse wordt beheerd. Het online-klantenportaal geldt als zeer belangrijke bron voor de material managers bij Nefit en iedere leverancier. Material management van Nefit stuurt blind op het online-klantenportaal en de leveranciers gebruiken de informatie om te factureren aan Nefit.

Suppliers: VEENSTRA TRANSPORT Kanban file Stock update Stock update -service FTP-Server Kanban file NEFIT _V|F

Bij V|F houden zich van maandag tot en met zaterdag circa 20 FTE‟s actief voor Nefit. Werkzaamheden in het warehouse variëren van inslag, uitslag en Value Added Logistics (VAL-activiteiten). Dagelijks levert een aantal leveranciers een partij onderdelen aan bij het warehouse. Deze worden door V|F op de verpakking gecontroleerd, voorzien van barcodes, geregistreerd in het WMS en in de stellingen weggezet. Zodra de goederen zijn ingeboekt in het WMS, zijn ze ook zichtbaar voor Nefit en de leverancier. Onder de noemer VAL levert V|F ook een flink aantal aanvullende diensten, zoals inklaring van douane-goederen, het herverpakken van goederen uit bulk naar standaard (Nefit-)verpakkingen, controlewerkzaamheden, rework en subassemblages. Op jaarbasis worden er voor Nefit zo‟n 300.000 kratjes met onderdelen gevuld.

V|F ontvangt iedere 20 minuten een kanban-bericht van Nefit. Dit is een digitaal bestand, waarin exact staat beschreven wat verbruikt is door Nefit en dus moet worden aangevuld. Alle kanban-berichten worden als orders in het WMS van V|F ingelezen. Deze orders worden via een handscanner verzameld. Dit betekent dat er iedere 20 minuten een orderpicker het magazijn in gaat orders voor Nefit te verzamelen. Dit verzamelen gebeurt op speciale trolleys, die gezamenlijk zijn ontwikkeld. Na zes afroepen worden alle tot dan toe verzamelde trolleys in een vrachtwagen geladen en vertrekt deze naar Nefit. Bij Nefit worden de trolleys door de chauffeur van V|F in de juiste volgorde op de juiste plaats in de productie afgeleverd. In onderstaand figuur is het warehouse- en kanban-principe nogmaals weergegeven.

Figuur 4.1 Warehouse proces V|F - Nefit

Production-process NEFIT A B C D Kanban ordering report Orderpicking in warehouse VEENSTRA 8 x per day Articles A B C D C D B A de liv e ri e s

Naast de volledige „voeding‟ van de productie, zorgt V|F ook voor het beheer van het emballagedepot van Nefit. Leveranciers kunnen via het online-klantenportaal bij V|F hun lege klapkratjes bestellen, welke dan door V|F worden afgeleverd. Ieder kratje dat wordt gebruikt in productie, komt uiteindelijk leeg weer in Heeg terecht. Hier wordt het iedere keer gewassen in een speciaal daarvoor ontwikkelde en door V|F aangeschafte krattenwasmachine. Dagelijkse contacten tussen beide organisaties lopen veel via operationeel coördinatoren van V|F en material management Nefit. Daarnaast heeft een aantal transportplanners dagelijks intensief contact met Nefit om alles in goede banen te leiden. Veranderings- en verbeteringsprojecten tussen beide organisaties lopen meestal via de warehousemanager van V|F en de logistiek manager van Nefit. Officieel staat er iedere maand een operationeel overleg gepland, maar in de praktijk gebeurt dit slechts één keer per kwartaal. De afdeling Inkoop van Nefit heeft ook regelmatig contact met planners, warehousemanager en operationeel coördinatoren van V|F. Dit gaat veelal over leverancierskwesties en –problemen. Op directieniveau is er eenmaal per jaar overleg. De warehouse- en transportomzet bij V|F van Nefit inclusief het deel van alle Nefit-leveranciers bedroeg in 2011 ruim 3,5 mln euro, meer dan 15% van de totale omzet van V|F.