4. Analyse
4.2 Onderzoeksresultaten
De resultaten zijn door middel van enkele tabellen weergegeven. Op deze manier zijn de resultaten van het onderzoek inzichtelijk weergegeven.
Nederlandse ziekenhuizen
Er is een duidelijke indeling in de inhoud van de jaarverslagen. Alleen bij het azM
(Maastricht) is deze indeling niet goed te ontdekken. Ze splitsen de indeling op in meerdere onderwerpen die specifiek voor hun ziekenhuis gelden. De indeling bij de andere
ziekenhuizen is ongeveer als volgt:
Voorwoord.
1. Uitgangspunten van de verslaglegging. 2. Profiel van de organisatie.
3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering. 4. Beleid, inspanningen en prestaties. Jaarrekening.
Voorwoord
Het AMC (Amsterdam) heeft geen voorwoord. Zij beginnen meteen met de uitgangspunten van de verslaglegging. De drie andere jaarverslagen geven weer wat de missie van het ziekenhuis is geweest en wat de belangrijkste veranderingen binnen het ziekenhuis zijn geweest. Daarnaast gaat het voorwoord over financiële resultaten, verwachtingen voor de toekomst, onderzoek en samenwerking.
1. Uitgangspunten van de verslaglegging
De uitgangspunten van de verslaglegging verschillen behoorlijk per ziekenhuis.
Het AMC (Amsterdam) geeft informatie over het ziekenhuis in het algemeen, over het doel van het jaarverslag, en over de financiële resultaten.
Het UMCU (Utrecht) gaat verder in op haar financiële resultaten en haar kerntaken, waarna ze uitleggen hoe het jaarverslag in elkaar zit en hoe ze internationaal op de kaart staan. Het AzM (Maastricht) geeft de ontwikkelingen binnen en buiten het ziekenhuis weer. Ook gaan ze heel uitgebreid in op de missie en de daaruit voortvloeiende doelen. Ze geven ook aan waaruit het jaarverslag verder bestaat en wat wordt beschreven.
Het UMCG (Groningen) geeft aan waarom het jaarverslag wordt gemaakt en wat de inhoud hiervan is. Ze vertellen op welke regelgeving het verslag gebaseerd is en hoe het proces bij de totstandkoming van het jaarverslag verliep.
2. Profiel van de organisatie
In dit hoofdstuk wordt veel algemene informatie over het ziekenhuis gegeven zoals
identificatiegegevens, structuur van het concern, kernactiviteiten en feiten & cijfers. Alle vier de ziekenhuizen geven hier een organogram bij. Daarnaast worden kerngegevens
weergegeven. Hierbij valt te denken aan kerntaken, personeel, onderwijs en onderzoek. Deze informatie was echter niet relevant voor dit onderzoek.
3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering
Dit hoofdstuk is heel belangrijk geweest voor het onderzoek. De meeste relevante informatie komt dan ook uit dit hoofdstuk. Het bestuur en de Raad van Toezicht worden behandeld, waarbij wisselingen, samenstellingen en bezoldigingen worden beschreven. Ook komt in dit hoofdstuk de bedrijfsvoering en de planning & control cyclus aan bod. Per ziekenhuis is weergeven welke informatie ze geven.
Het AMC (Amsterdam) geeft aan dat het bestuur de eindverantwoordelijkheid heeft voor goed bestuur van het AMC, waarbij toezicht wordt gehouden door de Raad van Toezicht. Het Stafconvent, de Ondernemingsraad en de Studentenraad zijn de drie
van het gevoerde, en het te voeren beleid. Van deze drie adviesorganen worden de formele rechten en plichten genoemd. Over de zorgbrede governance code wordt het volgende gezegd; “Het AMC heeft de organisatie en verantwoordelijkheden van het bestuur ingericht conform de principes van de Zorgbrede Governancecode en de UMC-Governance-code.” Vervolgens worden de drie leden van de RvB genoemd waarbij wordt aangegeven dat ze elk kwartaal met bedrijfsdirecteuren de belangrijkste zaken bespreken. Door middel van de planning & control cyclus komen relevante onderwerpen minimaal jaarlijks aan bod.
Wekelijks legt de RvB een werkplekbezoek af. De RvT bestaat uit vijf personen, van wie de nevenactiviteiten worden weergegeven. Overleg tussen RvB en RvT vindt minimaal vijf maal per jaar plaats. In deze vergaderingen werden de volgende punten behandeld; “de
positioneringsnota van VWS ‘Publieke functies in een marktomgeving’, het kwaliteitsbeleid van het AMC, de omgevingsanalyse van het AMC en het format voor de financiële
rapportage. Daarnaast werd de begroting voor 2008 goedgekeurd en werden de
jaarrekening en het accountantsrapport alsmede de managementletter 2006 besproken.” Als laatste wordt de bedrijfsvoering besproken. Het gaat dan over de planning & controlcyclus (hoe divisies en diensten verantwoordelijkheid dragen en verantwoording afleggen via een kwartaal controlrapport) en risicomanagement (Financiële risico’s worden benoemd,
daarnaast wordt wel erkend dat er ook andere risico’s zoals kwaliteit en veiligheid zijn. Deze worden echter niet beschreven).
Voor het UMCG (Groningen) geldt in principe hetzelfde als voor het AMC. Ze benoemen echter de leden van de RvB niet, die komen later in het jaarverslag aan bod. De leden van de RvT worden wel genoemd, maar de nevenfuncties worden eveneens later in het jaarverslag genoemd. Ook de bezoldiging van bestuurders en toezichthouders wordt in de toelichting weergegeven. Het UMCG houdt zich ook aan de Zorgbrede Governancecode, en geeft de belangrijkste punten in de vergaderingen van de RvB en de RvT weer. Dit zijn respectievelijk:
“Belangrijke onderwerpen op de bestuursvergaderingen waren de nieuwe organisatie, het opstellen van ontwikkelingsplannen voor en door de sectoren en de inbedding van de medische verantwoordelijkheid in de organisatiestructuur. Voorts zijn vaste bespreekpunten het strategisch beleid van het UMCG, de regiosamenwerking en de maatschappelijke verbanden (onder anderen NFU, DBC-onderhoud, CRAZ, Opleidingsfonds,
Capaciteitsorgaan, CBOG); kwaliteit; personeel; financiën; effecten van (veranderende) wetgeving op het gebied van patiëntenzorg, onderwijs, opleiding en onderzoek; ICT en dan vooral het meerjarenbeleid; en renovatie en bouw van faciliteiten ten behoeve van de taken van het UMCG.” en
“In de vergaderingen (in aanwezigheid van de Raad van Bestuur) kwamen onder meer de volgende punten aan de orde: instemming met de beleidsbrief 2007, goedkeuring van de
begroting 2007, goedkeuring van het jaarverslag 2006, het (op advies van de
auditcommissie) goedkeuren van de jaarrekening 2006, de reorganisatie, de verkenningen voor een nieuwe visie en missie van het UMCG, prioriteiten in de ICT, de rapportage over de periode juli 2006-juli 2007.” Periodiek wordt gerapporteerd door de
resultaatverantwoordelijke eenheden aan de RvB en RvT. Deze eenheden hebben in belangrijke mate verantwoordelijkheid gekregen. Door middel van periodieke rapportages kan er toch nog controle en toezicht worden gehouden.
Het azM (Maastricht) geeft dezelfde informatie, alleen in een andere opzet. Zoals gezegd wijken ze iets af van het format dat de drie anderen ziekenhuizen toepassen in hun jaarverslagen. De betreffende onderwerpen worden echter wel beschreven in het jaarverslag van het azM. Er is een apart hoofdstuk voor de RvT ingericht. Hierin wordt informatie
gegeven over hoe de RvT het jaar 2007 bekijkt, hoe ze de financiële resultaten zien en hoe de zeven besprekingen zijn verlopen. De onderwerpen die hierin zijn behandeld zijn als volgt: benoeming nieuw lid RvB, financiële resultaten van het azM, onderdelen van
risicomanagement, evaluatie eigen functioneren, verrichten bedrijfsbezoeken en deelname aan een strategie conferentie. Daarna wordt de samenstelling en de bezoldiging van de RvT weergegeven. Vervolgens komt het azM met een hoofdstuk waarin Corporate Governance wordt behandeld. Hierin geven ze ook aan dat ze de Zorgbrede Governancecode naleven. Vervolgens wordt de RvB behandeld. Ze geven aan dat ze wekelijks hebben vergaderd, waarbij belangrijke onderwerpen waren; UMC-vorming, ICT beleid, samenwerking met Universitätsklinikum Aachen, diverse andere samenwerkingsverbanden, nieuwbouwplannen, ontwikkeling zorglijnen, uitvoering imago-onderzoek en een
medewerkerbetrokkenheidsonderzoek. Tevens werd nadrukkelijk aandacht besteed aan onderwerpen op het gebied van financieel, kwaliteits- en personeelsbeleid. Hierop volgend wordt de samenstelling en de bezoldiging van de bestuurders gegeven. De planning & controlcyclus en risicobeheersing kwam al in een eerder hoofdstuk in het jaarverslag aan bod. Voor planning & control maken ze gebruik van een azM-brede Balanced Scorecard. Bij risico’s geven ze vooral de strategische, financiële en veiligheidsrisico’s in het algemeen, en DBC en ICT risico’s in het bijzonder weer.
Het UMCU (Utrecht) houdt zich aan de Zorgbrede Governancecode. Ook zij geven de samenstelling van de RvB en de RvT weer. De bezoldiging komt echter in de toelichting van de jaarrekening aan de orde. Ze gaan net zoals de andere ziekenhuizen in op de benoeming van de RvB en van de RvT. Ook geven ze de taakverdeling weer en noemen ze de
eindverantwoordelijk van de RvB voor het besturen van het ziekenhuis en het
verantwoording afleggen aan de RvT. Ten aanzien van bedrijfsvoering geven ze informatie over de planning & control cyclus, de Balanced Scorecard (BSc) en op welke manier gerapporteerd wordt. De cyclus werkt via een kaderstellingsbrief. Zo wordt de strategie
vertaald naar een uitvoeringskader. De divisies en directies sturen dan weer hun
managementcontract op, waarna deze contracten en begrotingen worden verwerkt in een algehele conceptbegroting. Door middel van de BSc wordt de uitkomst van deze contracten gemonitord. In kernrapportages wordt dit minstens per kwartaal gepresenteerd aan de RvB en RvT. De vijf vergaderingen van de RvT worden besproken in het voorwoord van de RvT aan het begin van het jaarverslag. De volgende onderwerpen werden onder andere
besproken:
Ontwikkelingen van het kenniscentrum patiëntveiligheid, aanschaf nieuw ERP systeem, kennisvolarisatie in het UMC, de bouw van een nieuw IC centrum, evaluatie
wetenschappelijk onderzoek, regionale samenwerking en meerjarenafspraken met de universiteit Utrecht.
4. Beleid, inspanningen en prestaties
Dit hoofdstuk gaat vooral in op beleid, patiëntenzorg, onderzoek, kwaliteit van de zorg, klachten, enzovoorts. Hierin staan echter geen punten die van relevant of van invloed zijn op het onderzoek.
Tabel 1: Eerste deel jaarverslagen Nederlandse ziekenhuizen
Samenstelling RvB / RvT Biografiën RvB / RvT Wisselingen RvB / RvT Renumeration Report
Organogram Governance
Vergade-ringen
UMCG Ja (toel.) Ja (toel.) Nee Ja (toel.) Ja Ja Ja
azM Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
UMCU Ja Ja Ja Ja (toel.) Ja Ja Ja
Jaarrekening
In de jaarrekening staat meestal de accountantsverklaring die de ziekenhuizen hebben ontvangen van desbetreffende kantoren. Hier wordt de vaststellende en goedkeurende verklaring bij gegeven.
Het UMCU geeft deze vaststelling door de RvB en goedkeuring door de RvT in de overige gegevens weer. De handtekeningen van de bestreffende personen staan weergegeven. De volgende bladzijde in dit jaarverslag bevat de accountantsverklaring van Ernst & Young. Het azM geeft alleen de accountantsverklaring van Deloitte weer. In het jaarverslag geven ze geen verklaring van de RvB of RvT over deze accountantsverklaring.
Het UMCG geeft in het jaarverslag geen accountantsverklaring weer. Dit komt omdat in het jaarverslag de verkorte versie van de jaarrekening is opgenomen. In de niet-verkorte uitgave is de accountantsverklaring wel opgenomen. De vaststelling en goedkeuring wordt in het jaarverslag wel weergegeven, echter zonder handtekeningen.
Het AMC geeft de verklaring weer, echter ook zonder handtekeningen. De bladzijde die in het jaarverslag daarop volgt geeft de accountantsverklaring van Ernst & Young weer.
De accountantsverklaringen geven globaal de volgende informatie:
Allereerst wordt er gezegd wat er is gecontroleerd, namelijk de jaarrekening over dat jaar. Vervolgens wordt de verantwoordelijkheid van het bestuur weergegeven, namelijk het opmaken van het jaarrekening en het jaarverslag. De verantwoordelijkheid van de
accountant is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van de controle. De werkzaamheden van deze controle worden vervolgens omschreven. Als laatste volgt het oordeel en de handtekening.
Britse ziekenhuizen
In Groot-Brittannië wordt min of meer een zelfde indeling van de jaarverslagen toegepast. Alle vier de jaarverslagen beginnen met een voorwoord van de chairman en een voorwoord van de chief executive, of met een voorwoord waarin beide personen tegelijkertijd aan het woord komen. Vervolgens wordt bekeken hoe de resultaten in vergelijking met de doelen van dat jaar waren. In dit gedeelte kunnen de ziekenhuizen hun eigen specifieke informatie toevoegen. Er is in dit gedeelte dus nog wel verschil op te merken.
Vervolgens komt de jaarrekening aan bod. Hierin is echter weinig verschil in op te merken. Uiteraard wel in de genoemde cijfers, maar in elke jaarrekening worden in ieder geval de volgende punten genoemd;
- Statement of Internal Control
- Statement of the Chief Executive's responsibilities as the Accountable Officer of the Trust - Statement of Directors' responsibilities in respect of the Accounts
- Independent Auditor’s report to the Board of Directors
Nadat deze statements zijn gegeven wordt de financiële informatie behandeld. Vooral deze statements waren interessant voor dit onderzoek. Deze zijn dan ook uitgebreid beschreven. De resultaten zijn weergegeven aan de hand van de twee gedeelten die hierboven zijn genoemd. Dus in een eerste algemeen deel, en vervolgens in een tweede gedeelte waarin de ziekenhuizen hun jaarrekeningen en hun statements geven.
1. Algemeen deel
In het jaarverslag van het Bedford ziekenhuis is weinige specifieke informatie gegeven wat voor het onderzoek relevant is. In het voorwoord van de chairman komen enkel de
veranderingen in de Trust board ter sprake. Hij geeft aan welke mensen er zijn weggegaan, en welke personen daarvoor in de plaats zijn gekomen. Daarnaast worden heel veel
praktische zaken besproken. Er wordt ingegaan op de doelen die ze hadden gesteld en er wordt gekeken in hoeverre ze deze hebben gehaald. Hierbij is te denken aan wachttijden, klachten en aantallen behandelingen. In de statutory information wordt de samenstellingen van de Trust Board weergegeven. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen de executive en non-executive leden. Onder het kopje governance geven ze aan dat ze rekening houden met regelgeving en dat ze deze ook opvolgen. Ze geven aan dat er een governance en risk management strategy is. In drie pagina’s geven ze vervolgens weer wat de salarissen en pensioenen van de leden van de Trust board zijn.
Ook in het jaarverslag van het Queen Elizabeth ziekenhuis worden in het voorwoord van de chairman de wijzigingen in de Trust board weergegeven. The chief executive heeft het ziekenhuis namelijk verlaten. Ook twee non-executive leden van de Trust board zijn
weggegaan. Vervolgens wordt informatie over the Trust board gegeven. Governance in the Trust gebeurd volgens een framework waarin The board maandelijks vergadert om het management van de gehele organisatie te kunnen overzien. Aan vier gebieden wordt extra aandacht besteedt, dit gebeurt door middel van de volgende committees; Audit & Assurance Committee, Clinical Governance & Risk Management Committee, Finance Committee, Remuneration & Terms of Service Committee. Ze beschrijven ook hoe ze tot hun doelen komen en hoe het planning proces werkt bij het behalen van deze doelen. In een
renumeration report wordt beschreven wat de salarissen en pensioenen van de leden van de board zijn. In de bijlagen bij het eerste deel worden de biografieën van de leden van de Trust board weergegeven, met vervolgens een committee structure, dus hoe de structuur eruit ziet. Voor het Kingston ziekenhuis geldt ongeveer hetzelfde als voor bovenstaande ziekenhuizen. De samenstelling van the Trust Board wordt weergegeven, evenals een biografie van de leden. Vervolgens geven ze informatie over de salarissen en pensioenen via het
renumeration report. Anders is echter dat ze een hoofdstuk hebben wat gaat over clinical governance. Dit gaat over het halen van de praktische doelen die ze hebben gesteld. Hierbij geeft de chief executive een verklaring dat er major incident plans zijn die overeenkomen met de richtlijnen zoals die zijn gesteld door de ‘Department of health’.
Het Wirral University Teaching Hospital geeft onder andere de samenstelling en de
wisselingen in the Board weer. Er wordt ook een renumeration report gegeven. Opvallend in dit jaarverslag is echter dat er specifieke risico’s worden benoemd, met hun impact en kans op gebeurtenis. Tevens is aangegeven wat ze hebben gedaan om deze risico’s te
verminderen of te vermijden. Ze geven ook in hun jaarverslag aan, hoe ze omgaan met Standards for Better Health, en de Healthcare Commission.
De tabel hieronder geeft weer wat er samenvattend in het eerste deel van het jaarverslag staat. Over de Trust board geeft elk ziekenhuis informatie. Over vergaderingen en de inhoud daarvan wordt echter weinig gezegd. Alleen het Queen Elizabeth ziekenhuis geeft aan waar ze op letten en wat ze extra aandacht geven. Elk ziekenhuis besteedt wel aandacht aan governance. Ze letten hierbij vooral op de regelgeving en wat ze er aan doen om te voldoen aan deze regelgeving.
Tabel 2: Eerste deel jaarverslagen Britse ziekenhuizen
2. Jaarrekening en statements
Het meest handig bij de behandeling van deze verklaringen is om de meest algemene verklaringen als eerst te behandelen. De statement of the Chief Executive's responsibilities as the Accountable Officer of the Trust is daarom als eerst behandeld. Deze verklaring is namelijk heel kort en algemeen. De verklaring is als volgt;
“The Secretary of State has directed that the Chief Executive should be the Accountable Officer to the Trust. The relevant responsibilities of Accountable Officers, including their responsibility for the propriety and regularity of the public finances for which they are answerable, and for the keeping of proper records, are set out in the Accountable Officers' Memorandum issued by the Department of Health.
To the best of my knowledge and belief, I have properly discharged the responsibilities set out in my letter of appointment as an accountable officer.”
Daarop volgt dan de handtekening van de chief executive. Hij zegt dus eigenlijk dat hij volgens the Accountable Officers’ Memorandum handelt. Dit memorandum is in het literatuur hoofdstuk reeds behandeld. Alle vier ziekenhuizen geven deze verklaring, echter het Wirral University Hospital vult hierbij aan dat de chief executive de balansen ook naar behoren heeft ingevuld. Hierbij hoort de volgende verklaring:
Samenstelling Board Biografieën Board Wisselingen Trust board Renumeration report
Organogram Governance Vergade-ringen
Bedford Ja Nee Ja Ja Nee Ja Nee
Queen Elizabeth
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Kingston Ja Ja Ja Ja Nee Ja Nee
Wirral University
Statement of Directors' responsibilities in respect of the Accounts. Deze verklaring is als volgt;
“The directors are required under the National Health Service Act 2006 to prepare accounts for each financial year. The Secretary of State, with the approval of the Treasury, directs that these accounts give a true and fair view of the state of affairs of the trust and of the income and expenditure of the trust for that period. In
preparing those accounts, the directors are required to:
• apply on a consistent basis accounting policies laid down by the Secretary of State with the approval of the Treasury.
• make judgments and estimates which are reasonable and prudent.
• state whether applicable accounting standards have been followed, subject to any material departures disclosed and explained in the accounts.
The directors are responsible for keeping proper accounting records which disclose with reasonable accuracy at any time the financial position of the trust and to enable them to ensure that the accounts comply with requirements outlined in the above mentioned direction of the Secretary of State. They are also responsible for safeguarding the assets of the trust and hence for taking reasonable steps for the prevention and detection of fraud and other irregularities.
The directors confirm to the best of their knowledge and belief they have complied with the above requirements in preparing the accounts.”
Zoals gezegd heeft het Wirral University ziekenhuis beide bovenstaande verklaringen
samengevoegd tot één verklaring. De andere drie ziekenhuizen geven de beide verklaringen