Monitoring social-returninspanningen

Monitoring van social return vindt plaats door middel van schriftelijke verantwoordingsinformatie en periodiek voortgangsoverleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, conform contractuele bepalingen. Met betrekking tot het toezicht op de social-returnverplichting is van belang om op te merken dat het Rijk heeft gekozen voor het uitgangspunt ‘high trust, low control’. Dat betekent in de praktijk bijvoorbeeld dat de opdrachtnemer periodiek wordt gevraagd om verantwoordingsinformatie aan te leveren, maar dat geen extra toets plaatsvindt op de correctheid van verstrekte gegevens.

Verantwoordingsinformatie

Voor het verstrekken van verantwoordingsinformatie is een standaardformulier ontwikkeld waarmee opdrachtnemers periodiek dienen te rapporteren hoeveel kandidaten zijn ingezet, wat de achtergrond (doelgroep) van de kandidaten is en in hoeverre met de inzet van de kandidaten is voldaan aan de social-returneis. Bij ontwikkeling van het formulier is rekening gehouden met bescherming van de privacy van de kandidaten (in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens) en is ernaar gestreefd de uitvoeringslasten voor alle betrokken partijen zo laag mogelijk te houden26_.

26 _{Ministerie van BZK en Ministerie van SZW (december 2011), Social Return: handleiding voor}

aanbestedende diensten van het Rijk, Versie 2.0 (Den Haag: Ministerie van Binnenlandse Zaken en

Zoals ook in hoofdstuk 2 is opgemerkt, is in deze evaluatie geconstateerd dat de verantwoordingsinformatie op dit moment ontbreekt of onvoldoende is. Daarnaast blijkt dat de informatie die wel beschikbaar is niet altijd op gestandaardiseerde wijze is aangeleverd. Soms gaat het om kleine aanpassingen van het standaardformulier die geen gevolgen hebben voor de kwaliteit van de informatie, zoals bij de Rijksgebouwendienst het geval is. Deze opdrachtgever werkt met een Excel versie van het formulier, omdat er vrij veel opmerkingen werden gemaakt door opdrachtnemers over de gebruikte standaardformulieren. In andere gevallen kan niet meer gesproken worden van kleine aanpassingen, maar wordt door de opdrachtnemer een ander format gebruikt. Het gevolg is dan dat niet meer wordt voldaan aan de uitgangspunten van het oorspronkelijke formulier en dat de verstrekte informatie niet volledig is. Via een brief of e-mail wordt bijvoorbeeld aangegeven welk percentage social return is gerealiseerd, echter zonder dat duidelijk wordt hoeveel verschillende kandidaten zijn ingezet, of wat de achtergrond van deze kandidaten is. In enkele gevallen is ook de privacy van kandidaten in het geding omdat meer persoonsinformatie wordt verstrekt dan gevraagd of toegestaan is.

Uit de interviews met opdrachtgevers is gebleken dat de ontvangen verantwoordingsinformatie veelal voor kennisgeving wordt aangenomen. Er vindt bijvoorbeeld geen navraag plaats bij de opdrachtnemer over de gerapporteerde inzet van kandidaten. Hoewel gesteld kan worden dat daarmee aangesloten wordt bij het uitgangspunt ‘high trust, low control’, levert het in de praktijk ook bepaalde sturingsrisico’s op. Daarbij kan bijvoorbeeld gewezen worden op de inzet van kandidaten die formeel niet aan de criteria voldoen.

Voortgangsoverleg

Over het algemeen is social return onderwerp van voortgangsoverleg, maar de manier waarop het inhoudelijk wordt besproken varieert. Dat hangt mede af van de betrokkenheid van de opdrachtgever en uitvoering van het contractmanagement. In de uitvoering worden verschillen in professionaliteit geconstateerd. Bij een deel van de opdrachtcategorieën heeft social return een duidelijke en structurele plaats in de kwaliteitscyclus, terwijl het toezicht in andere gevallen meer een ad-hoc-karakter heeft. Sommige opdrachtgevers bespreken de voortgang met betrekking tot social- returnafspraken niet standaard in elk overleg, maar bijvoorbeeld alleen op het moment dat problemen in de voortgang worden vastgesteld.

5.7.1. Ervaringen opdrachtnemers met monitoring

Monitoring van social return inzet heeft in de praktijk geen grote gevolgen voor opdrachtnemers. In een klein aantal gevallen wordt niet of nauwelijks gemonitord, en is de inspanning beperkt tot het periodiek invullen van een verantwoordingsformulier. Bij een deel van de opdrachten wordt in het voortgangsoverleg standaard ook gesproken over de voortgang op het gebied van social return, maar dat is niet bij alle opdrachten het geval. Sommigen hebben ervaren dat bespreking van social return in het voortgangsoverleg een procedurele aangelegenheid is.

Met betrekking tot de monitoring is een aantal maal opgemerkt dat deze alleen betrekking heeft op realisatie van de eis. Sommige betrokkenen verbazen zich erover dat wel wordt gevraagd naar verantwoordingsinformatie, maar niet naar de wijze waarop social return in de praktijk is ingevuld: bijvoorbeeld wat hebben de social-returnkandidaten gedaan aan werkzaamheden en welke ervaring en kennis hebben ze daardoor opgedaan?

5.7.2. Sanctiemogelijkheden en toepassing

Opdrachtgevers bij het Rijk beschikken over mogelijkheden om sancties toe te passen indien opdrachtnemers niet voldoen aan contracteisen. In het geval van social return is in standaard bestekteksten van het Rijk een passage opgenomen over de mogelijkheid om een sanctie toe te passen indien de opdrachtnemer niet voldoet aan de eisen. In de praktijk wordt deze mogelijkheid echter (nog) niet gebruikt door de contractmanagers. Geen enkele van de door ons geïnterviewde opdrachtgevers heeft een sanctie toegepast, of overwogen om dit te doen.

Daar zijn verschillende redenen voor gegeven. Zo vertelt een contractmanager dat toepassing van de sanctie alleen zou kunnen in situaties waarin 100% zeker is dat opdrachtnemer in gebreke is gebleven. In de praktijk is dat vaak lastig aan te tonen. Ook is aangegeven dat social return een relatief klein onderdeel van de uitvraag vormt, zodat het in relatie tot de contractbeheersings- en betalingsmethodiek al snel disproportioneel kan zijn om daarop een sanctie toe te passen. Ten slotte is aangegeven dat toepassing van social return in de implementatieperiode voor alle betrokkenen een leerproces is.